Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
Páginas : 1
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
Procedimiento de surtido, empaque y despacho FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 12.03.2012 DIRECCIÓN GENERAL: 14.03.2012
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
1
Páginas : 2
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
OBJETIVO
Normar las actividades que integran el proceso de surtido, empaque y despacho del producto propiedad del FCE cuando éste ingrese al Almacén Central. Asegurando la preservación del producto hasta la entrega al destinatario. 2
ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación en el Almacén Central. Inicia con la recepción de documentos fuente para entregas y/o recolección de devoluciones del cliente, incluye el empaque del producto, organización de rutas de entrega y termina con la recolección de los comprobantes de entrega al cliente, transportistas y entrega al correo postal. 3 1. 2. 3.
4.
5. 6.
POLÍTICAS El Supervisor de Surtido es responsable de que el área de recepción permanezca libre antes de cada recepción. El orden de surtido será agotar como primeras salidas los ejemplares sueltos y comenzar a surtir del tercer nivel hacía abajo. Es responsabilidad de los Operadores de Almacén: a) revisar la información del pedido como es: título, clave, código de barras y la cantidad de ejemplares, antes de iniciar el proceso b) mantener con orden y limpieza el pasillo de almacenamiento que se les haya asignado. c) acomodar el producto y mantener los pasillos despejados de producción. d) informar de los cambios de ubicación a fin de mantener actualizado en el sistema los localizadores e) darle un uso adecuado a los montacargas, patines y diablos utilizados en el desarrollo de sus actividades. f) mantener en buenas condiciones los ejemplares y su empaque, así como su traslado del material a las áreas internas del almacén para su entrega. Cuando el espacio asignado a los productos de acuerdo al localizador no sea suficiente se reacomodarán otros ejemplares hasta lograr el espacio. El Operador de Almacén informará al Supervisor de movimientos internos la última ubicación de la obra para actualizar el catálogo de localizaciones. El número de control del pedido es el dato a utilizar para rastrear cualquier tipo de información referente a las entregas solicitadas por el FCE. Las solicitudes de servicio de las Gerencias del FCE deberán estar sin excepción acompañadas por la documentación soporte, no se aceptaran pedidos verbales.
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
7. 8.
9.
10. 11. 12. 13.
14. 15. 16.
Páginas : 3
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
Es responsabilidad del Supervisor de Surtido, verificar constantemente si la Gerencia Comercial y áreas internas del FCE han enviado sus pedidos. Cuando un producto no conforme se encuentra anaquelado, se procederá colocarlo en el área de recepción, estando plenamente identificado con la etiqueta de producto no conforme para su reproceso. Esto aplica solo cuando el área de producción da aviso. Cuando los libros se encuentren defectuosos los Operadores de Almacén se los entregarán al supervisor de devoluciones para que éste proceda a darlos de baja de inventario y pasarlos al subinventario de merma. El sello plasmado en el pedido significa que el producto/proceso es liberado en todas sus características de seguimiento La distribución de entregas tendrá como prioridad los pedidos que no se entregaron el día anterior. La carga liberada con etiqueta o marca verde es la única que podrá ser embarcada en los vehículos. Es responsabilidad del chofer mantener en buenas condiciones el vehículo que le ha sido asignado, asegurarse de contar con toda la documentación soporte de las entregas así como los documentos de referencia (guía-roji y reglamento de tránsito). Todas las cajas de cartón, plástico o paquetes deberán estar identificadas. Sólo se recogerán devoluciones que tengan documentación soporte, ya sea la remitida por el área de ventas o la que proporcione el cliente. El Subgerente de Almacén y Tráfico así como el Jefe de Departamento de Tráfico y Control y los Supervisores, analizan y evalúan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento y con base al resultado de este análisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias.
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
4
Páginas : 4
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
DEFINICIONES
De canto: Los libros están colocados con la portada o contraportada hacia abajo. Cuatrapeados: Para el acomodo de los libros se coloca uno con lomo a la izquierda y el siguiente a la derecha y así sucesivamente. Acondicionamiento: Lijado de hojas, limpieza de polvo, eliminación de etiquetas y precios con lápiz. Cenefa: Objeto de plástico que cubre la etiqueta. Etiqueta: Documento que contiene los datos de los ejemplares. Supervisor: Los responsables de esta área son el supervisor acomodo y surtido y el supervisor de empaque y despacho
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
5 5.1
Páginas : 5
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05
Área responsable: Gerencia de Producción
Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
Páginas : 6
Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
1
Empaca en cajas de cartón, plástico o papel kraft. OPA 17
Para envío internacional se coloca bolsa de plástico dentro de la caja.. OPA 18
Imprime copias de reporte, una para el cliente y otra se anexa al pedido. OPA 19
Identifica todas las cajas con etiquetas, coloca sello de liberación en la última; para internacional se flejan las cajas OPA 20
Sella y firma de liberado, anota n° total de paquetes. Para internacional anexa documento fuente y para nacional se anota el peso total en las cajas, solicita la elaboración de etiquetas OPA 21
FCE-ALM-IT.01
FCE-ALM-IT.01
FCE-ALM-RE.35
FCE-ALM-RE.14
FCE-ALM-RE.17
¿Es D.F. y área metropolitana?
Separa documentación en portapapeles por zona de entrega SED 25
Organiza rutas de entrega conforme a demanda, prioridades, distancia y volumen SED 26
Recibe documentación, verifica condiciones del vehículo y organiza ruta CHO 27
FCE-ALM-RE.13
Recibe documentación de los pedidos a entregar OPA 28
Carga pedido en unidad de reparto y registra la verificación realizada. OPA 29
Solicita Vo.Bo. del supervisor CHO 30
FCE-ALM-RE.13
FCE-ALM-RE.13
No Si
Recibe etiquetas, carta de instrucciones y coloca etiquetas caja por caja OPA 22
FCE-ALM-RE.14 FCE-CCI-RE.02
Coloca pedido en zona correspondiente OPA
Entrega copia de relación de entrega a vigilancia para salida del vehículo. CHO 31
FCE-ALM-RE.13
3 23
Responsable de la Actividad Recibe documentación para recolectar devoluciones SED 24
FCE-GCO-RE.12
OPA: Operador de Almacén. SED: Supervisor de Empaque y Despacho. CHO: Chofer
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05
Área responsable: Gerencia de Producción
Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
Número de documento: FCE-ALM-PR.04
Páginas :
Tipo de documento: Procedimiento
7
Versión: 07 Nivel: 2
2
Entrega producto al cliente y solicita firma de aceptación en documento fuente. CHO/OPA 32
Elabora relación de envíos por correo postal. OPA 41
En caso de devolución confirma que el producto coincida con documentación fuente y registra en relación. CHO/OPA 33
FCE-ALM-RE.13 FCE-ALM-RE.37
Registra en relación contratiempos de las entregas. CHO/OPA 34
FCE-ALM-RE.13
Entrega documento firmado por el cliente a control documental para el informe diario de salidas. CHO/SCS 35
¿Hay reclamaciones?
FCE-ALM-RE.13 FCE-ALM-RE.05
No
3
FCE-ALM-RE.19
Solicita portes al DSG vía correo y espera su envío. OPA 42
Recibe porte, firma, pega y coloca en ruta de reparto. OPA 43
Firma de liberado en reporte y relación de envíos por correo postal. SED 44
FCE-ALM-RE.15 FCE-ALM-RE.19
Deposita en servicio portal mexicano OPA 45
Si Las registra, informa al supervisor y entrega documentación de reclamación junto con material. CHO 36
FCE-ALM-RE.29
Recibe y envía al Departamento de Servicios Generales copia de los recibos de depósito y el reporte de envíos OPA 47
Analiza reclamación, registra en base de datos y da seguimiento a las reclamaciones. SCS 37 1
Recibe los recibos de depósito e informa al SCS OPA 46
3 2 Recibe del trimestre económico solicitud de envío y sobres. SED 38
Empaca producto, considera condiciones de acomodo y empaque. OPA 39
Fin
FCE-ALM-IT.01
Responsable de la Actividad Pesa y anota datos en la parte superior derecha del sobre o forro. OPA 40
OPA: Operador de Almacén. SED: Supervisor de Empaque y Despacho. CHO: Chofer DSG: Departamento de servicios generales SCS: Supervisor de control de salidas
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05
Área responsable: Gerencia de Producción
Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
5.2
Páginas : 8
Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO 1.
RESPONSABLE Operador de Almacén
2.
Subgerencia de ventas Nacionales, Internacionales
3.
Supervisor
4. Supervisor
ACTIVIDAD Acomoda la producción recibida tanto de entrada de producción como del área de devoluciones, en la colección y el anaquel correspondiente de acuerdo a la ubicación asignada, e identifica con la etiqueta la cual contiene los siguientes datos: clave, edición, cantidad por paquete y los últimos 6 dígitos del código de barras.
DOCUMENTO
Envían vía sistema Discoverer. Pedidos para su surtido.
Pedido FCE-ALM.RE.09
Imprime los pedidos especificaciones.
solicitados
y
verifica
Pedido FCE-ALM.RE.09
Aclara datos con la Subgerencia correspondiente cuando la información no sea clara.
5.
Supervisor
Organiza pedidos por prioridad y asigna a Operadores de Almacén para su surtido.
6.
Operador de Almacén
Identifica los títulos a surtir conforme al código de barras y toma las cantidades solicitadas.
7.
Operador de Almacén
Verifica que los ejemplares se encuentren en buenas condiciones, en caso contrario acondiciona antes de su empaque es decir elimina polvo, lija cuando las hojas se encuentren amarillas, quita etiqueta, etc. Utiliza como referencia los apoyos visuales. En caso de encontrar libros defectuosos, separa los ejemplares y los entrega al Supervisor de Devoluciones para su registro.
Pedido FCE-ALM.RE.09
Instructivo de apoyos visuales para la operación, FCE-ALM-IT.01
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
PASO 8.
9.
Páginas : 9
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
RESPONSABLE Operador de Almacén
ACTIVIDAD Palomea la verificación realizada en la columna de cantidad solicitada del pedido En caso de no completar la cantidad solicitada, registra en cantidad surtida, la cifra real. Firma y sella de liberado en pedido.
Pedido FCE-ALM.RE.09
Operador de Almacén
Organiza ejemplares por hoja y coloca en área de empaque de acuerdo a la zona (internacional, interior o zona metropolitana), anexa pedido de surtido liberado.
Instructivo de apoyos visuales para la operación, FCE-ALM-IT.01
10. Operador de Almacén
11. Operador de Almacén
12. Gerencia Comercial
DOCUMENTO
Instructivo consulta de existencias Cierra pedido vía sistema con la cantidad real FCE-ALM-IT.06, Instructivo de surtida. surtido FCE-ALM-IT.07 Verificación de prepedidos aceptados por la Registra el cierre en “verificación de pedidos Gerencia aceptados”. Comercial, FCE-ALM-RE.12 Acepta pedido e imprime documento de entrega que puede ser factura, traspaso, remisión, cortesia, etc. y los envia al área de Control de Salidas
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
Páginas : 10
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
PASO 13.
RESPONSABLE Supervisor
ACTIVIDAD Recibe de los procesos de control de salidas, documentos fuente para su empaque en el DF, Nacional e Internacional en original y copia: Factura Traspasos Remisiones (consignación) Cortesías Distribución Interna Solicitud para envíos por correo. Revisa: Dirección, tipo de pago, fecha de entrega. Para correo postal ir paso al 38
DOCUMENTO
14.
Operador de Almacén
Revisa pedido contra documento fuente. En caso de que no coincida dicho documento se informa al Departamento de Control de salidas. De lo contrario continúa el procedimiento.
Pedido FCE-ALM-RE.09
15.
Operador de Almacén
Se coloca los ejemplares en mesa de trabajo. Se ingresa en Programa de Inventarios, el número del pedido y se procede al escaneo de los ejemplares.
16.
Operador de Almacén
Cuando el sistema indique un sobrante o que la cantidad no coincida, Separará los ejemplares y se registra en el formato de desviaciones y se informa al Operador de almacén para su corrección.
Desviaciones en el proceso de surtido FCE-ALM-RE.18
17.
Operador de Almacén
Empaca de acuerdo a condiciones de acomodo en papel Kraft, caja de cartón o de plástico (ver Instructivo )
Instructivo de apoyos visuales FCE-ALM-IT.01
18.
Operador de Almacén
En caso de Internacional se coloca bolsa de plástico dentro de la caja (Ver instructivo)
Instructivo de apoyos visuales FCE-ALM-IT.01
19.
Operador de Almacén
Imprime 2 copias de Reporte de empaque y coloca una dentro de la caja de plástico, cartón o paquete, la otra la integra al pedido y documento fuente
Reporte de empaque de pedidos. FCE-ALM-RE.35
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
Páginas : 11
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
PASO 20.
RESPONSABLE Operador de Almacén
ACTIVIDAD Identifica todas las cajas o paquetes con datos de nombre del cliente, número de documento fuente y número de paquete o caja. Coloca Sello de Liberación en la última caja (Punto Verde). En caso de Interior e Internacional se flejarán todas las cajas.
DOCUMENTO Etiqueta de identificación de empaque FCE-ALM-RE.14
21.
Operador de Almacén
Sella, firma de liberado y anota el número total de paquetes o cajas en copia de documento fuente, se entrega al Supervisor de Control de Salidas para elaboración de etiquetas Para el exterior se anexará en documento fuente la lista de empaque. Para interior de la República se anota el peso total de las cajas Para DF y área Metropolitana ir a paso 23.
Copia de documento fuente. Lista de empaque FCE-ALM-RE.17
22.
Operador de Almacén
Se recibe etiquetas y Carta de Instrucciones del Supervisor de Control de Salidas y se colocan etiquetas caja por caja.
Etiqueta de identificación de empaque FCE-ALM-RE.14 Carta de Instrucciones FCE-CCI-RE.02
23.
Operador de Almacén
Coloca producto en la zona de distribución que le corresponda.
24.
Supervisor
Recibe del Departamento de Devoluciones, documentación para recolectar devoluciones.
25.
Supervisor
Separa documentación en portapapeles por zonas de entrega: Sur Centro Norte Oficinas del FCE Cliente pasa a recoger.
Memorándum de devolución FCE-GCO-RE.12
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
Páginas : 12
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
ACTIVIDAD Organiza rutas de entrega en base a: • Zona con mayor demanda • Volumen de carga • Distancia del destino • Prioridades del área de Ventas Nacionales o área de Ventas Internacionales.
Versión: 07 Nivel: 2
PASO 26.
RESPONSABLE Supervisor
DOCUMENTO
27.
Chofer
28.
Operador de Almacén.
29.
Operador de Almacén.
Carga pedidos a unidad de reparto de acuerdo a Relación de reparto, condiciones de acomodo (apoyo visual) y FCE-ALM-RE.13 registra (palomeo) la verificación realizada en la relación de reparto.
30.
Chofer
31.
Chofer
32.
Chofer / Operador de Almacén
Solicita Vo.Bo. en la relación de reparto por parte Relación de reparto, FCE-ALM-RE.13 del Supervisor de Empaque y Despacho Relación de Entrega una copia de la relación de reparto a Reparto vigilancia para su salida. FCE-ALM-RE.13 Entrega producto y en presencia del cliente Documento fuente. verifica que los documentos y el producto sea el correcto. Para solicitar firma de aceptación en el documento fuente original (factura, traspaso, cortesía o remisión).
33.
Chofer / Operador de Almacén
En el caso de devoluciones, confirma que el Relación de reparto producto a devolver corresponda con documento FCE-ALM-RE.13 Reporte de fuente y registra en la relación de reparto nombre recolección del cliente y cantidades. FCE-ALM-RE. 37
34.
Chofer / Operador de Almacén
Registra en la relación de reparto, contratiempos Relación de reparto presentados durante las entregas y que afectaron FCE-ALM-RE.13 el cumplimiento.
Toma documentación fuente de las entregas a Relación de reparto, realizar del Portapapeles, verifica condiciones del FCE-ALM-RE.13 vehículo, organiza su ruta y registra en relación de reparto. Recibe del chofer documentación original para localización de los pedidos a entregar.
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
Páginas : 13
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
PASO 35.
RESPONSABLE Chofer/ Supervisor Control de Salidas
ACTIVIDAD DOCUMENTO Relación de reparto Entrega documento fuente original firmada por el FCE-ALM-RE.13 cliente y relación de reparto a control documental Informe diario de para la elaboración del informe diario de salidas, salidas de almacén Si no hay reclamaciones ir a paso 38 FCE-ALM-RE.05 existe alguna queja o reclamación del cliente continúa procedimiento
36.
Chofer
Las observaciones hechas por el cliente las Reclamaciones del Registra e informa al Supervisor de Empaque y cliente durante la entrega Despacho. FCE-ALM-RE.29 Entrega al proceso de control de salidas, original del documento de reclamación junto con el material.
37.
Supervisor de Control de Salidas/ Jefe de Trafico y Control.
Analiza la reclamación y valida la acción correctiva. Registra en base de datos de reclamaciones del cliente. Procede a darle seguimiento a la acción (solicitud de aviso de crédito, cancelación).
38.
Supervisor
Recibe del Trimestre económico solicitud de envió y sobres.
39.
Operador de Almacén
Empaca producto en cartón corrugado con forro en papel Kraft y amarra con rafia el paquete y/o sobre, considera condiciones de acomodo y empaque (ver Instructivo).
Instructivo de apoyos visuales para la operación, FCE-ALM-IT.01
40.
Operador de Almacén
Pesa y anota datos en la parte superior derecha del sobre o forro.
41.
Operador de Almacén
Elabora “Relación de envíos por correo postal” Relación de envíos con los datos del producto a enviar. por correo postal, FCE-ALM-RE.19
42.
Operador de Almacén
Solicita portes al Departamento de Servicios Generales vía correo y espera su envío a través del chofer del Almacén central.
43.
Operador de Almacén
Recibe portes, firma de recibido y procede a pegarlos. Y coloca en ruta de reparto.
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
PASO 44.
RESPONSABLE Supervisor
Páginas : 14
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
ACTIVIDAD DOCUMENTO Firma de liberado en Reporte y Relación de Reporte de envíos, envíos por correo postal correo postal, FCE-ALM-RE.15 Relación de envíos por correo postal, FCE-ALM-RE.19
45.
Operador de Almacén
Deposita en Servicio Postal Mexicano.
46.
Operador de Almacén
Recibe de la administración de correos los recibos de depósito e informa al Supervisor de Control de salidas.
47.
Operador de Almacén
Recibe y envía al Departamento de Servicios Generales copia de los recibos de depósito y el reporte de envíos.
Recibos de depósito.
Termina del procedimiento.
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05
Área responsable: Gerencia de Producción
Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
6
Páginas : 15
Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
Versión: 07 Nivel: 2
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS
6.1
ID.
NO. DOCUMENTO FCE-RD-MGC
TÍTULO Manual de Gestión de la Calidad.
6.2
FCE-ALM-IT.01
Instructivo de apoyos visuales para la operación.
6.3
FCE-ALM-IT.06
Instructivo consulta de existencias.
6.4
FCE-ALM-IT.07
Instructivo de surtido.
6.5
FCE-ALM-RE.35
Reporte de empaque de pedidos.
6.6
FCE-CCI-RE. 02
Carta de instrucciones.
6.7
FCE-GCO-RE.12
Memorándum de devolución.
6.8
FCE-ALM-RE.05
Informe diario de salidas de almacén.
7
ANEXOS Y REGISTROS USADOS
ANEXO
NO. DOCUMENTO
TÍTULO Verificación de prepedidos aceptados por la Gerencia Comercial
7.1
FCE-ALM-RE.12
7.2
FCE-ALM-RE.09
Pedido
7.3
FCE-ALM-FV.04
Ficha de verificación de las características de Acomodo y Surtido
7.4
FCE-ALM-RE.13
Relación de reparto.
7.5
FCE-ALM-RE.14
Etiqueta de identificación de empaque.
7.6
FCE-ALM-RE.15
Relación de envíos, correo postal.
7.7
FCE-ALM-RE.17
Lista de empaque
7.8
FCE-ALM-RE.18
Desviaciones en el proceso de surtido.
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12
Procedimiento de surtido, empaque y despacho.
Páginas :
Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento
16
Versión: 07 Nivel: 2
7.9
FCE-ALM-RE.19
Relación de envíos por correo postal.
7.10
FCE-ALM-RE.29
Reclamaciones de clientes durante la entrega
7.11
FCE-ALM-RE. 37
Reporte de recolección.
7.12
FCE-ALM-FV.05
Ficha de verificación de las características de empaque y despacho.
8
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
COPIAS Original 1 V.E. 9
PUESTO
ÁREA
Biblioteca Gonzalo Robles
Gerencia de Producción
Almacén
Gerencia de Producción
Versión electrónica – solo lectura
Gerencia de Tecnología (Intranet)
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
PÁGINAS AFECTADAS
14.03.12
07
Todas
Subgerencia de Almacén y Tráfico
10.11.10
06
Todas
Subgerencia de Almacén y Tráfico
Actualización conforme la operación vigente.
Todas
Subgerencia de Almacén y Tráfico
Actualización conforme la operación vigente, actualización de referencia de registros utilizados
26.04.10
05
ORIGINADOR DEL CAMBIO
NATURALEZA DEL CAMBIO Se actualiza a la operación actual se incluyen las actividades del procedimiento de empaque y despacho. Se integra registro. FCE-ALM-RE.37 Reporte de recolección.
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.1 FCE-ALM-RE.12 VERIFICACIÓN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA COMERCIAL
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Fecha de revisión
VERIFICACIÓN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA COMERCIAL
FECHA:
1 2
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Revisión: 02
1
No. De PEDIDO
2
Referencia: FCE-ALM-PR.04
Código de documento: FCE-ALM-RE.12
PEDIDO CERRADO 3
COPIA DE FACTURA 4
RESPONSABLE 5
CANTIDAD TÍTULOS
CANTIDAD EJS
6
7
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado 1.
TÍTULO: VERIFICACIÓN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA COMERCIAL
2.
OBJETIVO DEL REGISTRO: Verificar que el pedido enviado por el la Gerencia Comercial ha sido aceptado.
3.
RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de acomodo y surtido.
4.
FORMA DE LLENADO: Manual.
5.
DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.
Elemento
Descripción
1
Fecha
Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento.
2
No. de pedido
Registrar el No. del pedido que se recibió de la Gerencia Comercial.
3
pedido cerrado
Anotar una (√ ) cuando el pedido se encuentre cerrado.
4
Copia de la factura
Anotar una (√ ) cuando se tenga físicamente la aceptación del pedido que es la copia de la factura, verificando que coincida con el No. del pedido.
5
Responsable
Nombre o firma de la persona que cierra el pedido.
6
Cantidad de títulos
Anotar la cantidad de líneas del pedido.
7
Cantidad de ejemplares
Anotar la cantidad de ejemplares surtidos.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.2 FCE-ALM-RE.09 PEDIDO
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Fecha de revisión
Código de documento: FCE-ALM-RE.09
Referencia: FCE-ALM-PR.04
Revisión: 02
PEDIDO
Creation Date Linea
Cve Fondo
Cod de Barras
Autor
Título
Ctd Ped. Ctd Res
Local.
Ctd Surt
Prioridad
1
3
003488R001
Breve historia de 0009789681662691 Leonardo Lomeli Puebla
5
5
G-03-A
Estándar
2
100063E001
Browne, 0009789681642716 Anthony
Willy y Hugo
30
30
C-16-C
Estándar
1
102705R001
0009789681673345 Beatrice Masini
Voces griegas
5
5
G-18-C
Estándar
5
004149R003
0009786071601643 Norbert Elias,
Sobre el tiempo
5
5
M-15-A
Estándar
4
040101R001
0009786071601902 Anne B.Smith.
Escuchemos a los niños
4
4
Fin de Pedido: 3
Total: 40
E-18-D
Estándar
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
2
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado
1. TÍTULO: PEDIDO 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar la cantidad real surtida. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén. 4. FORMA DE LLENADO: Manual y en caso de cambios de modo electrónico. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Cantidad Surtida
Se anota la cantidad real surtida.
2
Sello de liberación
Se le pone el sello de liberación de pedido.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.3 FCE-ALM-FV.04 FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE ACOMODO Y SURTIDO
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Fecha de revisión:
Ficha de verificación de las características del procedimiento
Código de documento: FCE-ALM-FV.04
Referencia : FCE-ALM-PR.04
Revisión: 02
PROCEDIMIENTO DE ACOMODO Y SURTIDO, FCE-ALM-PR.04 Característica
Método
Muestreo
Frecuencia
Parámetro de control
Registro
Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad
Títulos
Visual
Cada pedido x título
Siempre
Título del ejemplar vs. pedido
Pedido
Devolver ejemplares .
Cada pedido x título
Siempre
La cantidad indicada en el pedido
Pedido
Cantidad de ejemplares
Visual ,conteo Cantidad física vs. Pedido
Sin rayas Condiciones físicas
Visual
Siempre
No amarillento
Pedido
N/A
Ordenar ejemplares.
N/A
Avisar a control de documentos internos todos los cambios de localización.
Sin roturas
Acomodo del producto en anaquel
Identificación del producto
Manual, montacargas, patín, diablo.
Cenefa.
Cada título
cada título
En todas las recepciones de producción y devolución
En todas las recepciones de producción y devolución.
Pedido.
Acondiciona libro, cuando éste contenga un defecto crítico entrega al supervisor de devoluciones.
Sin etiquetas Cada ejemplar
Corrección en
De izquierda a derecha sin formar camas Respetar espacios libres a la estructura. Poner al frente el número de clave que identifica al producto.
Poner clave Cantidad x paquetes Edición y los últimos 6 dígitos del código de barras
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.4 FCE-ALM-RE.13 RELACIÓN DE REPARTO
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Fecha de revisión
Código de documento: FCE-ALM-RE.13
Referencia: FCE-ALM-PR.04
RELACIÓN DE REPARTO
Revisión: 1
I. DATOS GENERALES RUTA
FECHA
CHOFER
VEHÍCULO Km. INICIAL
AYUDANTE HORA FINAL
HORA INICIAL
Km. FINAL
II.REVISIÓN DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE Combustible
salida
Aceite
Agua
Limpieza
Estado Físico
llegada
III. DESCRIPCIÓN DE LAS ENTREGAS Cajas /ejemplares
Documento No.
Cliente
IV.REPORTE DE FALLAS MECANICAS O ACCIDENTES
Chofer: Supervisor de recepeción y despacho: Oficial de vigilancia:
Observaciones durante la entrega
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado 6.
TÍTULO: RELACIÓN DE REPARTO
7.
OBJETIVO DEL REGISTRO: Disponer de un formato que nos permita conocer las condiciones de embarque y transportación del producto terminado.
8.
RESPONSABLE DE SU LLENADO: Chofer.
9.
FORMA DE LLENADO: Medio electrónico.
10.
DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
I
DATOS GENERALES
1
Ruta
Anotar la ruta que corresponda a las entregas: Norte, Sur, Centro.
2
Fecha
Escribir el día y mes de elaboración del reporte.
3
Chofer
Anotar el nombre completo de la persona responsable de las entregas de este listado.
4
Ayudante
Anotar el nombre completo de la (s) personas que auxilian al reparto.
5
Vehículo
Tipo de vehículo.
6
Km. inicial
Anotar el número de kilómetros con los que se inicia el recorrido.
7
Km. Final
Anotar el número de Km. en el que termina su recorrido.
8
Hora Inicial
Anotar la hora en que sale el vehículo del Almacén.
9
Hora final
Registra la hora en que el vehículo ingresa al Almacén.
II.
REVISIÓN DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE
10
Combustible
Registra con una (√ ) cuando se cuenta con la cantidad
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Id.
Elemento
Descripción suficiente, o en caso contrario indicar la cantidad , en caso contrario con una (X).
11
Aceite
Registra con una (√ ) cuando el aceite se encuentre en buenas condiciones , en caso contrario con una ( X).
12
Agua
Registra con una (√ ) cuando el vehículo cuente con el agua suficiente, en caso contrario con una (X ).
13
Limpieza
Registra con una ( √) cuando el vehículo se encuentre limpio para colocar el producto así como su carrocería, en caso contrario con una ( X).
14
Estado físico
Anota (√ ) cuando el vehículo no cuenta ningún defecto que impida su transportación , en caso contrario con una ( X).
III.
DESCRIPCIÓN DE LAS ENTREGAS
15
Cajas /ejemplares
Anotar el número de cajas o ejemplares por documento a entregar.
16
Documento No.
Registrar el número de documento que corresponda a la entrega.
17
Cliente
Anotar la Razón social del cliente que se le entregará el producto.
18
Observaciones durante la entrega
Registrar comentarios referentes a la entrega como lo son: causas de atraso o incumplimiento.
IV.
REPORTE DE FALLAS MECANICAS O ACCIDENTES
19
Descripción
Registra las anomalías detectadas durante el trayecto de las entregas.
20
Chofer
Firma de la persona responsable del vehículo.
21
Supervisor de Recepción y Despacho
Anotar el Vo.Bo. y firma del Supervisor de Recepción y Despacho.
22
Oficial de vigilancia
Anotar el Vo.Bo. y firma del Jefe/Subgerente de Almacén.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Id.
Elemento
Descripción Registrar (con un ok o palomeo) el resultado de la verificación a las variables de acomodo e información. Este registro lo podrá realizar en el lado derecho o izquierdo de cualquier columna del documento.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.5 FCE-ALM-RE.14 ETIQUETAS DE IDENTIFICACIÓN DE EMPAQUE
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
CODIGO DEL DOCUMENTO: FCE-ALM-RE.14 REVISIÓN: 1
Fondo de Cultura Económica ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN DE EMPAQUE Carr. Picacho -Ajusco227 Col. Bosques del pedregal Destinatario:
Fact./Remisión
FCE940726-U22
1 2
Caja /paquete No.
3
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado 1.
TÍTULO: ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN DE EMPAQUE
2.
OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despacho hasta la entrega al destinatario final.
3.
RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.
4.
FORMA DE LLENADO: Manual
5.
DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.
Elemento
Descripción
1
Destinatario
Anotar la razón social donde se entregará el producto.
2
Factura
Anotar el número de la factura o remisión de la entrega.
3
Caja No.
Anotar el número de caja o paquete que corresponda del total.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.6 FCE-ALM-RE.15 REPORTE DE ENVÍOS, CORREO POSTAL
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Fecha de revisión Referencia: FCE-ALM-PR.04
REPORTE DE ENVÍOS CORREO POSTAL
GACETA
NOVEDADES
INTERNACIONAL
Código de documento: FCE-ALM-RE.15 Revisión: 1
TRIMESTRE ECONOMICO
INTERIOR
D.F.
PAQPOST
PERIODO
AL-0P5-3 DATO DE REFRENCIA
FILIAL
FECHA RECEPCIÓN
DE GACETA No.
CANTIDAD
TOTAL ELABORO Y APROBO:
Vo.Bo. SALIDA:
PAQUETES
PESO
TIMBRES $
FECHA DE ENVIO
No. DE TALÓN
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado 1.
TÍTULO: REPORTE DE ENVÍOS, CORREO POSTAL
2.
OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despacho hasta la entrega al destinatario final.
3.
RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.
4.
FORMA DE LLENADO: Máquina de escribir
5.
DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.
Elemento
Descripción
1.
Periodo
Anotar el mes que corresponda a los envíos.
2.
Gaceta, Novedades, trimestre
Marcar con una (√ ) el tipo de ejemplares enviados al que corresponde el reporte.
3.
Internacional, Nacional
Marcar con una ( √) el tipo de envío al que corresponde el reporte.
4. Dato de Referencia
Registrar el dato que identificará el envío.
5.
Filial
Anotar el nombre de la filial a donde se enviarán los ejemplares.
6.
Fecha de recepción
Anotar la fecha en que se recibieron los ejemplares de parte del cliente.
7.
No. De Gaceta Registrar el número de gaceta que se enviará.
8.
Cantidad
Anotar el número de ejemplares que se enviarán.
9.
Paquetes
Registrar el número de paquetes que se enviarán.
10. Peso 11. Timbres $
Registrar el peso de cada paquete.
Anotar el costo total por el número de timbres que correspondieron al envío. 12. Fecha de envío Registrar el día, mes y año que corresponde al envío.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Id.
Elemento
Descripción
13. No. De talón
Anotar el número de talón del envío.
14. Total
Registrar el total de las columnas.
15. Elaboró y Aprobó
Anotar el nombre de la persona que elaboró y liberó el reporte.
16. Vo.Bo. Salida
Registrar la Firma del Supervisor de Recepción y Despacho para dar salida a los envíos.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.7 FCE-ALM-RE.17 LISTA DE EMPAQUE
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Fecha de revisión Referencia: FCE-ALM-PR.04
LISTA DE EMPAQUE
CLIENTE
Código de documento: FCE-ALM-RE.17
1 2
DIRECCIÓN
FACTURA
3
FECHA:
No. De Paquete
No. De ejemplares
Peso del paquete
5
6
7
Autor
8
10
No. De paquetes
11 Peso
Liberó
4
12
Título de la Obra
9
Revisión: 1
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado 1.
TÍTULO: LISTA DE EMPAQUE
2.
OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar el producto listo para su empaque y dar aviso al área Internacional (Contar con un registro que nos permita programar la recolección del material devuelto por el cliente).
3.
RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.
4.
FORMA DE LLENADO: Manual.
5.
DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.
Elemento
Descripción
1
Cliente
Registrar el nombre del cliente a quién se le enviarán los paquetes.
2
Dirección
Registrar la dirección de entrega.
3
Factura
Anotar el número de factura que corresponde al envío.
4
Fecha
Anotar la fecha en que se elabora el documento.
5
No. De paquete
Anotar el número de paquete que se enviará.
6
No. De ejemplares
Registrar el número de ejemplares que se enviarán.
7
Peso del paquete
Anotar el peso del paquete.
8
Autor
Registrar el nombre del autor al que corresponde el paquete.
9
Título de la obra
Anotar el título de la obra que se empaquetó.
10
No. De paquetes
Anotar el número de paquetes totales que se enviarán.
11
Peso
Anotar el peso.
12
Liberó
Anotar el nombre de la persona que liberó el envío.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.8 FCE-ALM-RE.18 DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Fecha de revisión Referencia: FCE-ALM-PR.04
DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO
Código de documento: FCE-ALM-RE.18 Revisión: 1
ANÁLISIS DE DATOS PERÍODO DEL-------------------AL-----------------------DEL 2004
DESVIACIÓN FECHA
PEDIDO
RESPONSABLE DEL
EJEMPLARES
EJEMPLARES CON
EJEMPLARESPOR
TÍTULOS DIFERENTES
ACONDICIONAR
ACCION
RESPONSABLE DE LA
SURTIDOS DE MAS O DE SURTIDO
Total
MENOS
LIBERACIÓN
OBSERVACIONES
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado 1.
TÍTULO: DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO
2.
OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar los eventos que se identifiquen como una desviación en el surtido: Títulos, Cantidad, condiciones.
3.
RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén, Supervisor de Empaque y Despacho y Supervisor de Acomodo y Surtido
4.
FORMA DE LLENADO: Manual.
5.
DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.
Elemento
Descripción
1
Período
Registrar el período al que corresponde el reporte.
2
Fecha
Anotar el día y mes en que se identifica la desviación.
3
Pedido
Anotar el número del pedido al que corresponda la desviación.
4
Responsable
Anotar el nombre del surtidor que realizó el surtido.
5
Ejemplares surtidos de más o menos
Anotar el número de ejemplares que se identificaron como de más o menos.
6
Ejemplares con títulos diferentes
Anotar el número de ejemplares identificados con títulos diferentes.
7
Ejemplares para acondicionar.
Registrar el número de ejemplares que se identificaron como para acondicionar.
8
Acción
Anotar la acción que se tomó para eliminar la desviación.
9
Responsable de la liberación
Registrar el nombre de la persona que realizó la acción.
10
Observaciones Registrar comentarios que se consideren importantes.
11
Total
Anotar el número de eventos con desviación.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.9 FCE-ALM-RE.19 RELACIÓN DE ENVÍOS POR CORREO POSTAL
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
C O D IG O D E L D O C U M E N T O : F C E -A L M -R E .1 9
R E V IS IÓ N : 1
R E L A C IÓ N D E E N V ÍO S P O R C O R R E O P O S T A L
EMPRESA D O M IC IL IO N o. D E M E TER
P E R M IS O V IG E N T E
N o . D e C L IE N T E
C L AS IF I.D E
P IE Z AS
D .F .
P IE Z A S
IN T E R IO R
P IE Z AS
IN T E R N AL
ZO N A
PESO
P O RTE
CORRESP.
ORD.
REG.
ORD.
REG.
ORD.
REG.
AB C
X P Z A.
X P Z A.
S U B T O T AL
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado 1.
TÍTULO: RELACIÓN DE ENVÍOS POR CORREO POSTAL
2.
OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar los envíos solicitados por el cliente para su entrega al Servicio de postal mexicano.
3.
RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.
4.
FORMA DE LLENADO Máquina de escribir o manual.
5.
DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS Id.
Elemento
Descripción
1
Empresa
Registrar la razón social : FCE
2
Domicilio
Anotar el domicilio del FCE.
3
No. De Meter
Anotar el número de meter asignado por correos.
4
Permiso vigente
Anotar el número del permiso asignado por correos.
5
No. De cliente
Anotar el número del cliente asignado por correos.
6
Clasificación de Anotar el tipo de envío, paquete , caja , etc. correspondencia
7
Piezas Orden Regional
Anotar en el campo correspondiente el número de piezas que se enviarán ya sea en el D.F. o interior y si es de tipo ordinario o regional.
8
Zona ABC
Registrar el tipo de zona al que corresponde el envío A,B,C
9
Peso por pieza
Registrar el peso de cada paquete que se enviará.
10
Porte por pieza
Anotar el costo del porte de cada paquete.
11
Subtotal
Registrar los costos de los paquetes a enviar.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.10 FCE-ALM-RE.29 RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA ALMACÉN CENTRAL DEL FCE FECHA:
1
CLIENTE:
2
FCE-ALM-RE.29 REV.2
3
FOLIO_____________
4
No. de Docto.
MOTIVO DE LA RECLAMACIÓN
COMENTARIOS
PEDIDO ENTREGADO EN DIRECCION INCORRECTA EJEMPLARES MALTRATADOS ERROR EN EL SURTIDO (de más o de menos)
6
5
TÍTULOS O CANTIDADES NO SOLICITADOS EL CODIGO DE BARRAS NO SE ACEPTÓ OTRO
ACCIÓN INMEDIATA
REPORTÓ
7
AVISO DE CRÉDITO
GUARDADO
8
CAMBIO FÍSICO
CANCELACIÓN
Vo.Bo. DEVOLUCIÓN PARCIAL
TRASPASO
ANÁLISIS DE LA RECLAMACIÓN AREA: SURTIDO
VENTAS EMPAQUE D.F Y ZONA M
ALMACÉN INTERIOR EXTERIOR
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:
CAUSA:
9 ACCIÓN CORRECTIVA:
PERSONAL INVOLUCRADO
VoBo
EMBARQUES
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado
1.
TÍTULO: RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA
2.
OBJETIVO DEL REGISTRO: Documentar las quejas, sugerencias del cliente final en el momento de la entrega.
3.
RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de control de salidas, Chofer y Operador de Almacén.
4.
FORMA DE LLENADO: Manual.
5.
DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Elemento
Id.
Descripción
Fecha
Anotar el día mes y año en que se registra la queja o sugerencia.
Cliente
Anotar la razón social del cliente, dirección y demás referencias para su identificación.
Folio
Folio consecutivo asignado a la queja al final del mes.
4.
No. De Documento
Anotar el número de documento correspondiente.
5.
Motivo de la reclamación
Marcar el motivo de la reclamación.
Comentarios
Anotar los comentarios manifestados por el cliente final para mejorar el servicio.
Reportó
Nombre y firma de la persona que recabó la información así como la de quien revisó
Acción Inmediata
Poner la acción a seguir inmediatamente después de la queja.
1. 2. 3.
6. 7. 8. 9.
Análisis de la reclamación
Marcar el área involucrada. Describir de forma breve las acciones realizadas y anotar nombre y firma del personal involucrado.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.11
FCE-ALM-RE.37
REPORTE DE RECOLECCION DE DEVOLUCIONES.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
REPORTE DE RECOLECCIÓN DE DEVOLUCIONES 2
1 FECHA RUTA CHOFER AYUDANTE
FCE‐ALM‐RE.37 Ver.00
3 4
CLIENTE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
5
HORA ENTRADA
SALIDA
No. De Dev.
11
ENTREGO NOMBRE Y FECHA
REVISIÓN DE EJEMPLARES
6 7
OBSERVACIONES:
EJEMPLARES/CAJAS
8
9
10
12
RECIBIO NOMBRE Y FECHA
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Instructivo de llenado 1. TÍTULO REPORTE DE RECOLECCIÓN DE DEVOLUCIONES 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un documento que permita el control de las devoluciones hechas por el cliente. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Chofer y Operador de almacén. 4. FORMA DE LLENADO:
Manual. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
3.
Elemento Fecha Ruta Chofer
4.
Ayudante
5.
Cliente Hora No. de devolución Ejemplares/caja Revisión de ejemplares Observaciones Entregó Recibió
1. 2.
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Descripción Anotar la fecha de elaboración. Registrar el nombre de la zona Registrar el nombre del responsable de la unidad. Anotar el nombre del Operador de Almacén que auxilia al chofer. Registrar el nombre del cliente. Anotar la hora de entrada y salida de atención por el cliente Anotar el número de devolución. Registrar el número de ejemplares y/o cajas recibidas. Registra el Vo. Bo. si es devolución a caja cerrada o abierta. Anotar las observaciones realizadas durante la devolución. Anotar persona responsable de la entrega de devolución. Registrar persona responsable de la entrega de devolución.
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
ANEXO 7.12 FCE-ALM-FV.05 FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE EMPAQUE Y DESPACHO
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Fecha de revisión:
Ficha de verificación de las características del procedimiento
Código de documento: FCE-ALM-FV.05
Referencia : FCE-ALM-PR.04
Revisión: 1
PROCEDIMIENTO DE EMPAQUE Y DESPACHO, FCE-ALM-PR.04 Característica
Empaque Títulos y Cantidad de ejemplares surtidos
Acomodo en cajas
Método
Conteo manual, visual
Visual
Muestreo
Frecuencia Parámetro de control
100% de títulos del pedido
Al momento Comparación Marcación de empacar de las en copia de cantidades surtido o en el pedido pedido y/o copia de Sello en surtido vs. Lo Copia de real surtido surtido Desviacion es de proceso (cuando proceda) 100% de los Por cada Asegurando Marcación ejemplares caja o que no se en copia de paquete maltraten los surtido o ejemplares pedido Ver Manual Sello en de apoyos Copia de visuales surtido
Despacho Información Compara 100% de la Al momento correcta ción información de la (Razón social, visual del recepción Dirección,etc) documento de documentos Acomodo
Visual
Registro
100% de paquetes/
Coincidencia de datos entre documentos soporte
Palomeo en la relación de reparto
Al momento De acuerdo a Palomeo de apoyo visual en la
Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad Solicitar cambio y cantidad de ejemplares correctos.
Corrige acomodo hasta asegurar que no se maltrate
Solicitar información correcta al proceso de Control documental Corrige acomodo
Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho
Característica
Método
Muestreo
cajas
Frecuencia Parámetro de control
acomodar
Asegurando su preservación durante el traslado
Registro
Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad relación de hasta reparto. asegurar que no se maltrate
