PROCEDIMIENTO DE DESPACHO Y DISTRIBUCION

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PROCEDIMIENTO DE DESPACHO Y DISTRIBUCION

Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del Representante de la Gerencia.

Fecha de Vigencia: 14-06-2010 Revisión N°: 03

Elaborado por: Pamela Ampuero Saavedra Encargada de Calidad

Aprobado por: Javier Troncoso Anderson Representante de la Gerencia

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INDICE

0.

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE

3.

RESPONSABILIDADES

4.

DEFINICIONES

5.

DOCUMENTACIÓN APLICABLE

6.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

7.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

8.

REGISTROS

9.

ANEXOS

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0.

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Rev. Nº 00

Fecha 11/04/08

01

06/02/09

02

14/01/10

Alcance de la Modificación Versión Inicial

Se establece responsabilidad.

3

Actualización en procedimientos. Cambio de Logo y nombre Corporativo.

7

Actualización de la documentación aplicada. 03

14/06/10

Nº Página Aprobado por Representante Gerencia

Actualización de los procedimientos

Representante de Gerencia

Todo el documento

Representante de Gerencia

8

Representante de Gerencia

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1. OBJETIVO Definir toda la secuencia de actividades que se requieren desde la emisión de la nota de venta hasta la recepción del producto por el cliente. 2. ALCANCE Actividades de despacho realizadas por personal de la organización y actividades de distribución realizadas por la empresa de servicios Transportes Lutromo. 3.

RESPONSABILIDADES

Jefe de Bodega: es responsable de la verificación de la documentación con la que se requieren las mercaderías, mantiene informado al jefe de Logística de la llegada de los vehículos y las novedades detectadas en el proceso de distribución, de acuerdo a lo que le informan los conductores a su regreso de las rutas. El jefe de bodega prepara los pedidos. Jefe de Logística: Coordina y despacho.

determina las rutas óptimas de reparto o

Operarios de Bodega: deben timbrar con su timbre personal o firma con su nombre, todo documento que hayan liberado (facturas, guías de despacho, boletas). De este modo se responsabilizan por la revisión y verificación realizada. 4.

DEFINICIONES No Aplica

5.

DOCUMENTACIÓN APLICABLE ISO 9001:2008 Sistema Enterprise. Procedimiento Acción Correctiva y Preventiva Hoja de Seguridad de producto Procedimiento Control de Producto No Conforme

     6.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO No Aplica

7.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

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Antes del inicio de este proceso, existen dos pasos administrativos previos importantes, que son la cotización del producto por parte del vendedor y la aprobación financiera de este, el que concluido genera la nota de venta que da inicio a la facturación y posterior envío. Para el eficiente cumplimiento de un despacho, influyen diversos factores como: personal de bodega y conductores idóneos y bien seleccionados de acuerdo a perfiles de cargo determinados, cumplimiento de los horarios establecidos y transporte acorde a las exigencias del cliente. Cuando se hace referencia al cumplimiento de los horarios significa que, para la emisión de la cotización la aprobación financiera, la emisión de la nota de venta y del pre-despacho y finalmente la facturación, se deben cumplir los horarios como está definido (48 horas desde la facturación), permitiendo así, la preparación de los productos para ser enviados en los horarios establecidos. El transporte permanente y diario debe consistir en a lo menos dos camiones, de entre cinco y diez tonelada, mas una o dos camionetas de entre 500 a 1.200 kilos, cuyas carrocerías deben tener características apropiadas para acoger los productos de acuerdo a sus dimensiones. En las estructuras de las carrocerías llevaran la imagen corporativa de la empresa, como asimismo, si corresponden los símbolos de carga peligrosa. Estos vehículos deben tener la disponibilidad diaria permanente y si por alguna falla imprevista alguno no está en condiciones, el jefe de logística debe tener otro (s) de alternativa inmediata. Al final de cada día los conductores deben dejar los vehículos aseados, cargados de combustible y en condiciones optimas para opera al día siguiente. Los conductores serán instruidos de acuerdo a las exigencias que requiere una buena atención, esto es el ceñimiento a las a las rutas establecidas, el cumplimiento de los horarios de recepción impuestos por los clientes, la interrelación amable, educada y de solución de problema que se puedan presentar y la descarga de los productos cuando el receptor no tenga los medios o las exigencias que así lo precisen. Esta instrucción estará a cargo del jefe de bodega y del jefe de logística coordinadamente.

DESPACHOS A CLIENTES 1.-Despacho de Mercadería. El jefe de logística y distribución recibe las facturas, boletas o guías de despacho emitidas desde el punto de venta para su despacho, las cuales

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deben contener los siguientes datos claros y precisos: - Dirección exacta y horarios de recepción en el lugar de entrega del o los productos. 2. Entrega de mercadería: Atención de Público: Personal u operario de bodega recibe la boleta de parte de cliente. Prepara el pedido con la boleta, guía de despacho o factura, la cual debe timbrar y procede a su entrega previa inspección visual del jefe de bodega. Preparación de Despachos: El jefe de logística y distribución entrega de facturas al jefe de bodega para el despacho de mercadería. El jefe de bodega prepara los pedidos disponiendo de los productos en bodega, con los ayudantes de bodega. Manipulación para carga local: En la preparación de los pedidos, se debe tener especial cuidado en que los productos cumplan con lo solicitado por el cliente respecto a: Etiquetado, pesos, embalaje, certificados requeridos y cualquier otra solicitud. Los productos reenvasados deberán ir con sus correspondientes etiquetas y correctamente embalados. Cuando exista una entrega directa al cliente (este retira), se debe considerar que los productos se encuentren perfectamente etiquetados, los pesos sean los adecuados, los embalajes correspondan a los productos y los envases y artículos bien presentados sin polvo. Embalaje para despacho: Los productos líquidos envasados en bidones para ser despachados, deberán ser revisados minuciosamente, objeto no se filtren, y embalados en cajas etiquetadas frágil no voltear. Las manualidades (moldes, esencias, y otros), por su fragilidad, deberán ser protegidos con papel de diario y cartones, objeto evitar abolladuras y deformaciones. Y posteriormente introducidas en una caja para su protección y sellados con cinta adhesiva “Lutromo”. Productos químicos, ceras y otros, deberán ser estibados de tal manera, que no exista contaminación entre productos. Especial atención se debe tener con productos como los pigmentos que son fáciles de manchar otros envases. 3.- Armado de Rutas y Carga Al finalizar el proceso de facturación, el jefe de logística en coordinación con el jefe de bodega, determinan las rutas óptimas de reparto o despacho (de

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acuerdo a la factura o guía de despacho) que harán cada uno de los vehículos. Considerando los puntos de entrega y horas de recepción de productos establecidas por los clientes de modo tal que el recorrido sea aquel que permita dar satisfacción total en este cometido. Se tendrá presente al momento de confeccionar la ruta, que como prioridad de entrega, la tendrán los pedidos con más tiempo de facturación, posteriormente los urgentes del día y finalmente los del día si los hubiese. El jefe de bodega, prepara la ruta a los vehículos en coordinación con la empresa de transporte. El despacho se prepara a partir de la ruta asignada al chofer. Es así como se sacan los productos y se carga al vehículo ya sea camioneta o camión. Junto con la mercadería a despachar van documentos como facturas y/o guías de despacho, según corresponda. Además al chofer se le asigna una hoja de ruta, donde registrará las entregas, con fecha y hora de entrega al cliente. Los conductores efectúan el recorrido en el orden previamente establecido y su objetivo final es la entrega de todos los pedidos a plena satisfacción de los clientes. Los conductores se preocuparán de que el receptor certifique la recepción conforme, colocando todos sus datos claramente legibles, vale decir: nombre, Rut, recinto de recepción y firma, en la cuarta copia de la factura o de la guía de despacho. El cliente al estampar su firma da conformidad declarando que la mercadería fue recibida en buen estado, y con empaques limpios y sin daños. Posterior a esto no se aceptarán reclamos de mercadería entregada en malas condiciones. El proceso de despacho finaliza cuando los conductores entregan al jefe de bodega, la cuarta copia de la factura o de la guía de despacho, correctamente firmada, junto con la hoja de ruta y las novedades si las hubiese. El jefe de bodega, informa la llegada de los vehículos al jefe de logística y las novedades. DESPACHOS ENTRE SUCURSALES Existen las bodegas principales ubicadas en Puerto Vespucio, y dos sucursales: una ubicada en Santa Ester y la otra en Viña del Mar en 14 Norte.

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La bodega Vespucio es la bodega principal, y a ella se le hacen llegar todo lo requerido por las sucursales en cuanto a productos, los días viernes de cada semana, ya que los despachos a sucursales se realizaran preferentemente los días martes. Cada bodega, específicamente el jefe de local, solicita productos por medio de correo electrónico a nombre del Jefe de Logística y Distribución, con copia a jefe de bodega, jefe bodega envasado y encargado de bodega Adhesivos, según corresponda. Los responsables en preparar los pedidos informan vía e-mail al jefe de logística cuando estos se encuentren en condiciones de ser despachados, quien confecciona una guía para su posterior despacho, previa revisión del jefe de bodega de la mercadería para despacho. Bodega Vespucio Jefe de bodega recibe vía e-mail lo solicitado, prepara pedido, una vez terminado envía e-mail con lo preparado y observaciones si las hubiese al Jefe de logística, quien emite la guía correspondiente para su posterior despacho, previa revisión de la mercadería por el jefe de bodega. Despacho provincias El jefe de logística, recibe la factura o guía a despachar. Este la deriva al jefe de bodega para que disponga la preparación del despacho, según lo indica la factura o guía de despacho. Una vez listo el producto, quien preparó el pedido, solicita al jefe de bodega que revise el despacho, estando conforme proceden ambos a firmas la guía o factura del pedido como una forma de testificar que todos los productos están de acuerdo a los pesos y características solicitadas. Se comunica al jefe de logística que el pedido está preparado y en condiciones de ser despachado. La entrega de la mercadería siempre se despacha para transporte con la factura o guía o de despacho. Cualquier falla o desviación detectada en el proceso de despacho o distribución será informada como no conformidad en intranet por el Jefe de Bodega o por el Jefe de Logística. 8.

REGISTROS

Identificación

Almacenamiento

No conformidad Intranet Lutromo Acción Correctiva y Preventiva

9. ANEXOS

Tiempo de retención

Indexación

Llenado

Disposición

Indefinido

Por fecha

Según corresponda

No aplica

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