PLANEACION, CONTROL Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO POR MEDIO DEL PLAN DE COMPRAS.

1. RESPONSABLES DE LA EXPERIENCIA En el desarrollo y sustentación del la buena práctica, participó un grupo interdisciplinario de profesionales, que tienen a su cargo actividades que se interrelacionan y articulan a lo largo del proceso: Participante

Área

Alba Rocío Parra Vera

Subdirección de Contratación

Alfonso Tovar

Subdirección de Contratación

Andrés

Vanegas

Carmenza Rojas Rojas

Oficina de Tecnología

Sara Arrechea Banguera

Subdirección de Fomento de Competencias

Actividad Profesional de Apoyo estructuración, desarrollo y control Plan de Compras por área. Profesional de Seguimiento a Plan de Compras Asesora Proyecto STONE. Acompañamiento y capacitación sobre el uso del sistema. Técnico Administrativo. Estructuración de plan de compras y verificación de ejecución de presupuesto (Área de Servicio Interno).

2. FECHA DE INICIO DE LA EXPERIENCIA Esta fecha está determinada por la evidencia del cambio mediante la articulación del sistema Administrativo y financiero STONE y los procesos de contratación con el plan de compras: Enero 1 de 2008. 3. ÁREA TEMATICA Y SUB – ÁREA A QUE SE REFIERE LA EXPERIENCIA Planeación Estratégica Presupuesto Público Contratación Pública

1

4. RESUMEN Con el fin de controlar, verificar y realizar una correcta ejecución de los recursos públicos asignados al Ministerio de Educación Nacional, la administración actual, contempló dentro de sus políticas de gobierno, dar mayor relevancia a las actuaciones internas en la elaboración de una planeación estratégica, articulada al plan de acción y al plan operativo, mediante la utilización de herramientas de información y mejora en los procesos administrativos y financieros. Si bien, el Ministerio contaba con procedimientos de planificación; con la implementación del proceso de planear la contratación y la incorporación del sistema administrativo y financiero Stone, se cuenta con el detalle del proceso de contratación vinculado con la ejecución presupuestal de los recursos, permitiendo de esta manera superar dificultades como la desarticulación interna entre áreas para adelantar con celeridad y precisión los procesos de contratación. A partir del 2008, la buena práctica logra una dinámica entre planear, verificar y controlar la ejecución de los recursos al implementar elementos de carácter innovativo tales como: crear tiempos de gestión, incorporar una metodología de trabajo de asesoría legal personalizada sobre contratación, cualificar y definir procesos de contratación, administrar la información con la generación de informes por medio del sistema financiero y administrativo STONE y realizar un seguimiento efectivo al cumplimiento de actividades y metas institucionales. 5. OBJETIVO DE LA BUENA PRÁCTICA 5.1. Objetivo General Planear las necesidades de contratación del Ministerio de Educación Nacional, por medio del programa plan de compras, de tal manera que se cuente con un proceso que permita realizar el control, validación, verificación y seguimiento de la ejecución del presupuesto. 5.2. Objetivo Específicos Con base en el presupuesto asignado a cada dependencia, diseñar el Plan de Acción y el Plan Operativo Anual del área técnica, para proyectar las necesidades 2

de contratación y toma de decisiones gerenciales en cuanto al cumplimiento sobre la ejecución del presupuesto.

Monitorear la ejecución del plan de compras y de los recursos asignados por cada dependencia, incluyendo según el caso, el detalle por rubro, política, proyecto y actividad estratégica, para controlar y garantizar la correcta ejecución del presupuesto.

6. CONTEXTO DE LA EXPERIENCIA Como parte de las políticas del plan de desarrollo y de gobierno en el año 2002, se encuentra inmersa la estrategia denominada “Revolución Educativa del Sector”, en donde uno de los compromisos del Ministerio de Educación Nacional es establecer, implementar y mejorar continuamente sus procesos y procedimientos encaminados en la articulación de sus áreas misionales y de apoyo en el desarrollo de actividades administrativas y financieras, con el propósito de garantizar no solo la disponibilidad sino el uso eficiente y transparente de los recursos públicos que permitan cumplir con el objetivo esencial de la entidad. De igual manera, las entidades públicas tienen como mandato constitucional, actuar bajo los principios de legalidad, oportunidad, económica, eficiencia, transparencia y eficacia en la distribución y ejecución de los recursos asignados incluyendo desde la planeación, expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, adjudicación del contrato a un tercero, generación de un compromiso presupuestal, obligación y el pago de sus compromisos de forma clara, concisa y oportuna, por tal razón el eje principal de este nuevo desarrollo consistió en identificar la distribución de los recursos asignados a los proyectos estratégicos vinculados al plan de desarrollo del Ministerio de Educación, identificando claramente por rubro y referenciado la planeación y ejecución que durante la vigencia del presupuesto se requiere ejecutar conforme los lineamientos de la administración, es por eso, que se llega a determinar en un momento específico cuantos procesos de contratación por modalidad se estiman realizar en un periodo corto de tiempo, lo que posibilita que en el área de contratación se efectué una distribución de procesos acordes a la demanda de los mismos, identificados por dependencias y responsables. 3

El contexto de nuestra práctica, se enmarca en tres grandes momentos, los cuales se identifican de manera cronológica y como proceso de la siguiente manera: 1. Inicialmente se realiza la adquisición, parametrización y puesta en marcha del Sistema administrativo y financiero Stone. 2. Se definen e incorporan los procesos de contratación con la inclusión del insumo de contratación y generación del contrato y sus etapas. 3. Se incorporar el desarrollo a la medida del programa plan de compras. En el año 2003 se realizó la reestructuración organizacional de la entidad dando como resultado el diseño de una reingeniería de procesos. La nueva estructura dio paso a todo un esquema de procedimientos y actividades que permitió desarrollar de mejor manera la planificación estratégica de ejecución de recursos, así como el proceso de planificar la contratación y el seguimiento al plan de compras, el cual tiene como objetivo proyectar las necesidades de contratación del Ministerio de Educación Nacional y definir la información requerida para dar inicio a los procesos de selección de contratistas y a su vez el seguimiento a la ejecución del plan de compras, el cual le permite establecer acciones correctivas que garanticen la eficiente ejecución del presupuesto según lo planeado. Desde el inicio del año 2004, mediante el convenio MEN – Centro Regional para el fomento del Libro en América Latina y el Caribe - CERLALC 0108/01 otrosí integral 2, se adquirió el sistema Administrativo y financiero Stone, una herramienta que integra los módulos de presupuesto, contratación, contabilidad, inventarios, activos fijos, proveedores y tesorería para generar una información en línea que permite identificar por centro de actividad o centro de costo, el detalle de la ejecución presupuestal de los recursos asignados a un proyecto o actividad estratégica. Inicialmente esta herramienta fue utilizada en el Programa Nuevo sistema Escolar – PNSE y Programa de Educación Rural – PER, de acuerdo con los resultados obtenidos por el nivel de detalle de información en la ejecución de los recursos asignados a estos proyectos, a partir del año 2005, la Secretaria General, la Oficina de Planeación, la Subdirección financiera, la Subdirección administrativa y de contratación con el apoyo de la oficina de Tecnología, toman estos insumos positivos como referentes para empezar la implantación y puesta en marcha del sistema Administrativo y financiero Stone en el Ministerio de Educación Nacional. 4

Con la participación de los subdirectores de las áreas anteriormente descritas, se conformo un equipo de trabajo, incluyendo la contratación de un asesor por parte de la Oficina de tecnología, y tres (3) personas de apoyo para la inclusión de operaciones al sistema y acompañamiento en puesto de trabajo, así mismo el acompañamiento de un consultor externo de la firma, este equipo de trabajo realizó actividades de capacitación y socialización en el uso del sistema Administrativo y Financiero Stone en los diferentes módulos y roles requeridos para lograr la comprensión y asimilación del mismo en las diferentes dependencias del MEN. En cuanto a la administración de información, con la incorporación del sistema Financiero y Administrativo STONE, la entidad ingresa en un cambio donde el flujo de información e incorporación de procesos, permite acceder a datos confiables, organizados y controlados, conocer la emisión de CDP, generación de insumo de contratación, automatizar el consecutivo de los contratos y convenios, tramitar y generar las ordenes de pago, generar informes financieros y de ejecución presupuestal, superando así el estado manual en el cual trabajaban las dependencias, ya que la única fuente de información presupuestal y financiera era el Sistema Nación SIIF, hojas de EXCEL, oficios y correo electrónico. Esta práctica no permitía establecer controles y seguimientos detallados a los procesos de contratación, reportes de ejecución presupuestal detallados por rubro, proyecto y actividad estratégica, estado de avance de la ejecución presupuestal y de contratación, de igual manera se optimiza el tiempo y la consolidación de la información para cumplir con la presentación de información en el portal de contratación, en el SICE, en el SIGOB, para reportar información a los diferentes entes de control y vigilancia, como también proyectarse para la modificación que tuvo la Ley 80 de 1993 en el año 2007, asì como incorporar el detalle de la ejecución presupuestal de los en el Sistema de seguimiento de proyectos - SSP. Durante el año 2004 hasta el 2007, en los módulos de presupuesto, contratación, contabilidad, inventarios y activos fijos del Sistema Administrativo y Financiero Stone, en el Ministerio de Educación Nacional, se ingresaron las operaciones de forma complementaria, como se realiza en el Sistema SIIF Nación. En el caso específico del modulo de contratación, desde el año 2005 en coordinación con el jefe del área de contratación y el coordinador del área se identifican las diferentes 5

etapas y el detalle de las actividades de los procesos de contratación los cuales son definidos en el sistema administrativo y financiero Stone. Aproximadamente se definen cuarenta y cinco (45) modalidades de contratación y a cada una se le incorporan no menos de ciento veinte (120) actividades que deben ser diligenciadas una a una por las personas responsables de efectuar los procesos de contratación en el área. Se realiza una evaluación sobre el detalle de esta parametrización de estas etapas y se concluye que al presentarse la modificación sobre la Ley 80 de 1993 y la incorporación del desarrollo del programa del plan de compras, las etapas se reducen en los campos básicos y requeridos por el sistema para generar el contrato en el sistema Stone. Como resultado del trabajo mancomunado de las Oficinas de contratación y tecnología, se definen nuevamente las tipologías para las modalidades de contratación, vinculadas a la distribución de los recursos correspondientes a la vigencia presupuestal, que mediante el esquema de procesos de contratación, fechas y procedimientos se establece el alcance del desarrollo de este programa, así mismo se realizó la integración de esta información con el detalle de la distribución de los recursos por rubro, centro de costo, responsable, dependencia y referenciado. En los años 2006 y 2007, la programación del plan de compras, se realizaba utilizando mecanismos de información manual (hoja de Excel), las modificaciones eran solicitadas a través del correo electrónico, en el área de contratación un funcionario era el encargado de consolidar los datos en una única hoja de Excel y archivo, no se presentaba una integración con la información presupuestal, el tiempo de respuesta era muy lento, la aplicación de este recurso no permitía establecer controles eficaces, reportes, estados de avance, adicionalmente se evidenciaban errores en la incorporación de valores que no estaban de acuerdo con los reportados por la Subdirección de Gestión Financiera. El objeto de contratación indicado en el archivo, no estaba descrito acorde al insumo que se tramitaba en la Subdirección de contratación, por lo tanto no se podía establecer correctamente la modalidad del proceso, la remisión de información no estaba unificada por cada área y la presentación de la información era diferente, la asesoría de las áreas de apoyo no contaba con una metodología de trabajo de seguimiento puntual y personalizado dado las limitaciones de personal y de procedimiento. 6

De acuerdo con los registros para el año 2006 se generaron en Excel 804 planes de compra, en el 2007 928 para el 2008 en el sistema Stone se generaron 1825, en el 2009, 2649 y a la fecha (octubre) en el 2010 se han generado 1389. Con la implantación y puesta en marcha del sistema administrativo y financiero Stone en el Ministerio de Educación, cuenta con el detalle de las etapas del proceso de contratación, sin embargo, no se tenia un proceso en el sistema que vinculara este la información del plan de compras y la información de ejecución presupuestal, únicamente se incorporaba los datos del insumo de contratación (documentos utilizado para dar inicio a un proceso de contratación, generado directamente por una dependencia) vinculado a un certificado de disponibilidad presupuestal (expedido en el Sistema SIIF Nación, por la Subdirección financiera – Presupuesto), se diligenciaban unas etapas definidas como precontractuales, se generaba el contrato y posteriormente el compromiso, pero en sí, no poseímos el detalle y el inicio del proceso de contratación que corresponde al plan de compras y su vinculación directa con la ejecución de los recursos. Ante la necesidad anteriormente expuesta, a partir del 01 de Enero de 2008, se realiza el lanzamiento para el uso en línea del Plan de Compras desarrollado en el aplicativo Sistema Administrativo y Financiero Stone, módulo de contratos. La captura de estos datos genera el primer reporte que integraba la información del plan de compras con los datos presupuestales de rubro, política, proyecto y actividad estratégica, en el cual por medio de un archivo plano se identificaba el seguimiento y la ejecución de los recursos, como también presentar los informes a los entes de control en el tiempo estimado. Fue en este año donde se comenzó a evidenciar la aplicación de los beneficios de la articulación del sistema financiero y administrativo Stone y la metodología de trabajado de la Subdirección de Contratación, lo cual posibilita efectuar controles tales como: cuantos procesos de contratación por modalidad se estiman realizar en un periodo corto de tiempo, realizar la distribución de procesos acordes a la demanda de los mismos, identificados por dependencias y responsables, identificar el presupuesto programado y pendiente de programar por rubro y centro de costo. En este mismo año, la coordinación de la Subdirección de contratación fue sometida a un proceso de reingeniería con un enfoque más especializado, la Secretaria General a través de la Subdirección de Desarrollo Organizacional, estructuro el procedimiento interno de 7

planear la contratación y el seguimiento a lo planeado lo cual permitió una metodología de trabajo que apoyado en la herramienta del sistema Stone desarrollara una correcta planeación de actividades y genera puntos de seguimiento y control a la ejecución de los recursos asignados para el desarrollo de los proyectos. Mediante

capacitaciones

y

el

acompañamiento

en

puesto

de

trabajo

a

los

aproximadamente trescientos cincuenta (350) usuarios del sistema en las distintas áreas técnicas, incluyendo el diseño y publicación de los instructivos, se da a conocer el alcance y los beneficios al poseer una información en línea para la toma de decisiones en cuanto a la ejecución de los recursos asignados como en el avance y aplicación de los procesos de contratación. Esta metodología de trabajo, vislumbra la estructura del proceso, asigna responsabilidades, establece actividades y etapas consecuentes y organizadas, provee ayudas o instructivos (formatos), se incluye una asesoría legal y contractual personalizada, lo cual contribuye a superar la debilidades tales como la descripción correctamente del objeto de contratación, el valor total, con los cuales se puede establecer correctamente la modalidad del proceso de contratación.

Estos datos no

estaban unificados por cada área, por lo tanto la presentación de la información era diferente, ocasionado la dificultad de controlar la asignación y ejecución de los recursos por cada proyecto; la asesoría por parte de la Subdirección de Contratación era limitada en cobertura y tiempo dada las limitaciones de personal, con este nuevo esquema y como resultado de la reingeniería, se establecen procesos óptimos y mejora del servicio, superando dificultades como la desarticulación de información y premura o inmediatez con la que se manejaba la planificación de la ejecución de recursos. El reforzamientos de estas acciones al interior de la entidad, se releva en el apoyo que la administración del momento le ha dado a estos procesos, así mismo el interés de los usuarios en el uso del sistema y el cumplimiento del proceso de contratación de la subdirección de contratación, permiten garantizar el éxito del desarrollo de una planeación estratégica sobre la ejecución de los recursos del Ministerio de Educación nacional. Con la expedición del Decreto 5012 del 28 de Diciembre de 2009, se modifica la estructura del Ministerio de Educación Nacional y se determinan las funciones de sus dependencias, es así como en el artículo 36 se detallan las funciones específicas que debe cumplir a cabalidad la Subdirección de contratación, dentro de las cuales resaltamos las que dan soporte a la planeación estratégica de ejecución de los recursos en el MEN: 8

Elaborar el plan anual de compras y el plan general de contratación… Dar cumplimiento a los trámites y procedimientos legalmente establecidos… Administrar el sistema de información en materia de contratación, coordinar el suministro de información a los órganos de control… Coordinar con la Subdirección de Gestión Financiera la ejecución, evaluación y seguimiento presupuestal y contable que se deriven de los procesos a cargo de la subdirección. Desde el año 2009 y 2010 se cuenta con una información en línea, oportuna y veraz con datos suministrados directamente por los usuarios de las diferentes dependencias y la integración de éstas a nivel interno, que permite responder a la entidad adecuadamente en casos como la suspensión de la contratación por la Ley de garantías, coyunturas de aplazamiento de recursos, contratación con recursos de vigencia futura, lo que se refleja en una planeación eficiente de ejecución de los recursos y la visibilidad de una gestión transparente en los procesos de contratación. En lo que hace referencia al mejoramiento del proceso y el uso del sistema Administrativo y financiero Stone, actualmente, se han desarrollado consultas dinámicas y reportes gerenciales que permiten a los usuarios realizar el seguimiento oportuno de los procesos de contratación como el nivel de ejecución presupuestal de los recursos asignados a cada proyecto y actividad estratégica vinculada directamente con los planes y políticas identificadas en al Revolución Educativa. Así mismo, con la planeación estratégica de la ejecución de los recursos del MEN, se generó una gran dinámica e integración de los procesos de las áreas administrativas y financieras al interior de la entidad que contribuyen al desarrollo de los proyectos del Sector Educativo que se encuentran inmerso en la naturaleza y bajo la responsabilidad del Ministerio de Educación Nacional, el desglose y detalle de la información para la contratación pública,

se evidencia en la incorporación en el plan de compras de

información precisa, detallada, con la modalidad de contratación correcta, el objeto congruente, el aumento de procesos públicos con pluralidad de oferente, aumento de la visibilidad y transparencia de la gestión contractual de la entidad, generando mayor eficiencia y prontitud en la ejecución de los procesos de contratación y de los recursos públicos. 9

Finalmente, el mejoramiento de estas acciones al interior de la entidad, se releva en el apoyo que la administración le ha dado a estos procesos, de igual manera el interés de los servidores en el uso del sistema financiero y administrativo Stone, permiten garantizar el éxito del desarrollo de una planeación estratégica sobre la ejecución de los recursos del Ministerio de Educación Nacional.

7. ETAPAS DEL PROCESO. IDENTIFICACION DE FACTORES CRITICOS DE EXITO El desarrollo de las actividades de la buena práctica, se evidenciaba con mayor puntualidad en la falta de un procedimiento organizado y planeado para adelantar las actividades necesarias que incorporaran el proceso el seguimiento de la ejecución de los recursos públicos del Ministerio de Educación Nacional, esto insto a la Subdirección de Contratación a establecer una herramienta de planificación como el plan de compras que articulado con el sistema Administrativo y financiero Stone genera mecanismos estratégicos para la ejecución de los recursos y los procesos de contratación. El trabajo se inició con la revisión de actividades e implantación del proceso planear la contratación, el cual conto con la organización de una metodológica de trabajo que permitió al interior de la Subdirección de Contratación organizar los profesionales (abogados) por áreas técnicas asignadas para asesoramiento y estructuración y seguimiento al plan de compras, seguido de la implementación del Sistema administrativo y financiero STONE, puesto en marcha en 2008, este mecanismo permitió, hacer un seguimiento puntual de proyectos y actividades que tiene relevancia en el proceso de ejecución de presupuesto a través del plan de compras, con la articulación del sistema se puedo identificar la fuente del recurso, la asignación de presupuesto por áreas, el control de cdp, registrar los procesos de contratación proyectados, con la finalidad de registrar en una misma base de datos los contratos firmados por el Ministerio de Educación Nacional, cuales son los proveedores recurrentes con la entidad lo que llevó a tener mayores niveles de seguridad y confiabilidad en la información respecto a la ejecución del presupuesto, información con la cual se construyen los informes para el comité directivo par efectos de evidenciar el seguimiento a la ejecución del presupuesto. La aplicación de la buena práctica se divide en 2 Fases: 10

FASE l. PLANEACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Este proceso inicia con la definición del plan estratégico y el plan de acción por parte de la entidad y cada una de sus áreas para la formulación del plan de compras y finaliza con el registro del plan de compras aprobado en el SICE (Sistema de contratación Estatal) y programado en el sistema administrativo y financiero STONE. Los lineamientos para la construcción del plan de compras debe corresponder a:

1.

El plan de compras debe estar alineado y articulado con el plan estratégico, por lo tanto se debe derivar del plan de acción anual, el POA (plan operativo anual) que desarrollan cada una de las áreas con y en articulación con el presupuesto.

2.

La formulación del plan de compras para la vigencia inmediatamente siguiente debe realizarse, a más tardar, un mes después de que se expida la Ley de aprobación del presupuesto y el Decreto de liquidación del presupuesto.

3.

Las áreas que participan en el proceso de contratación e interventoría deben tener en cuenta los acuerdos de niveles de servicio para la proyección de la adquisición de bienes y servicios.

4.

La Subdirección de Contratación es la responsable del macroproceso de contratación e interventoría del Ministerio de Educación Nacional, por lo tanto será la responsable de liderar la consolidación de la información de la planeación anual de compras y promover los acuerdos de niveles de servicio entre las áreas participantes en el mencionado proceso.

5.

El plan de compras de cada dependencia debe ser generado a partir de un estudioso diagnostico y de sondeos de mercado que realiza cada área y que le permiten identificar sus necesidades de adquisición de bienes y servicios.

6.

El Subdirector y los Coordinadores de Contratación deben buscar economía y optimización de los recursos buscando satisfacer las necesidades con un mínimo de esfuerzo, para lo cual consolidan la información del plan de compras y 11

conforman necesidades de contratación globales que abarquen requerimientos comunes que permitan obtener compras en volumen.

ACTIVIDADES 1. Elaborar plan de acción para la formulación del plan de compras incluyendo su validación y ajuste. Esta actividad cuenta con la colaboración del Subdirector de Contratación,

los Coordinadores de área, la Oficina Asesora de Planeación y

Finanzas, el Subdirección de Gestión Financiera y Secretaria General. 2. La Subdirección de contratación, estructura y detalla el plan de compras en conjunto con las áreas técnicas para adelantar los procesos de contratación respectivos. 3. Con el plan de compras detallado, se define el tipo de proceso de selección, se asigna profesionales para la asesoría y acompañamiento de cada área y se adelanta el proceso de contratación respectivo. 4. Se procede a ingresar el detalle de de esta información al sistema financiero y administrativo STONE, teniendo en cuenta la siguiente datos: Descripción general de la necesidad, objeto de contratación. Descripción de la información financiera. Detalle por rubro y centro de costo del plan de compras. Detalle de las fechas claves para suplir la necesidad y el proceso de contratación. 5. Posteriormente, se genera el informe consolidado para ser evaluado en el Comité directivo y así obtener la proyección de la ejecución de los recursos. FASE ll. SEGUIMIENTO AL PLAN DE COMPRAS. CONTROL DE LA EJECUCION DE PRESUPUESTO Esta actividad corresponde a la etapa de seguimiento y verificación de los recursos del MEN, puesto que permite a través del plan de compras y la información consolidada en el sistema STONE y establecer acciones correctivas que garanticen la correcta ejecución del presupuesto según lo planeado. De acuerdo a lo anterior las líneas de acción para el seguimiento son: 12

1. El Comité de Contratación debe realizar seguimiento y revisión al plan de compras cada dos meses.

2. Las modificaciones a las modalidades de contratación establecidas en el plan de compras deben ser sustentadas ante el Comité de Contratación, por parte del área dueña del proceso, previo el inicio del proceso respectivo. El Comité determinará si aprueba o no el cambio.

3. El monitoreo y control de la contratación recae sobre cada uno de los servidores participantes en el proceso. Este ejercicio consiste en revisar periódicamente la ejecución del plan de compras proyectado por el Ministerio de Educación Nacional, identificando prioridades y puntos críticos que permitan establecer acciones para dinamizar la ejecución del mismo y cumplir las actividades según lo planeado.

8. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO Incorporar dentro del plan de desarrollo y plan de acción de la entidad como uno de los objetivos, el implementar procesos internos y adquirir un sistema de información que le permita realizar la planeación estratégica y el seguimiento de la ejecución presupuestal de los recursos asignados a la entidad, así como contar con el compromiso, constancia y perseverancia y participación de la administración y de los funcionarios de la entidad, en los procesos de modernización del Estado, son las herramientas que garantizan el éxito de la puesta en marcha de una buena práctica. De igual manera, designar un Comité y un equipo piloto multidisciplinario con la participación de un representante de cada una de las áreas involucradas en el proceso de implantación, puesta en marcha del sistema, inclusión de nuevos procedimientos al interior de la entidad, evidencian la participación de todos los actores en el cambio. Socializar, documentar y dar a conocer a cada funcionario estos cambios o ajustes que requieren las actividades que se vienen realizando frente al nuevo modelo y uso de los sistemas de información y procedimientos incorporados en el desempeño de sus actividades. 13

Concertar un cronograma de actividades y definición del alcance de los procedimientos como el seguimiento continuo y publicación de los avances para que al interior de la entidad se apropien del uso de las herramientas tecnológicas como de los procesos. Para la externalización de la buena práctica es necesario contar con un desarrollo de reingenieria de procesos orientados a la planificación estratégica, la implementación del sistema administrativo y financiero de seguimiento a la ejecución de recursos en articulación con la planificación de la entidad y personal con competencias en contratación y planificación. 9. MEDIOS UTILIZADOS Como parte integral del proyecto de modernización del Ministerio de Educación Nacional, se incorporan los recursos asignados para esta actividad estratégica en cuanto a la adquisición de sistemas de información y el desarrollo de los procesos de reingeniería y modernización del sector al interior de la entidad. A continuación se detalla de forma estimada, los costos totales que se han incurrido en la adquisición, puesta en marcha y desarrollos a la medida del sistema financiero y administrativo Stone, como el proceso de reingeniería para todo el Ministerio, para la aplicación de la buena práctica, ha implicado los siguientes recursos: Recursos de Tiempo: Dentro del procedimiento se tienen establecidos Acuerdos de Niveles de Servicio que permite optimizar el tiempo de cada actividad y a su vez hacer más eficaz el cumplimiento de metas, proyectos y procesos de contratación. En cuanto a la implantación y puesta en marcha del sistema administrativo y financiero Stone: En el año 2005 cuando se empezó a definir el alcance y la tipología para el módulo de contratos directamente en el Ministerio de Educación Nacional. En los años 2006 y 2007, se realizaron los desarrollos a la medida.

14

Para el año 2008, se lanza a producción del desarrollo del plan de compras. En el 2009 con salida a producción en el 2010, se muestran los reportes gerenciales diseñados a la medida. Actualmente, se realiza capacitación, seguimiento en el uso de la herramienta y evaluación de los procesos en el área de contratación. Frente a los procesos de reingeniería de las áreas, específicamente desde el año 2003, se ha realizado un trabajo profundo en la definición de procesos y procedimientos del área de contratación. Actualmente, por medio de los indicadores y seguimiento al cumplimiento al plan de acción incluida en el SIG (sistema integrado de gestión) se evalúa el cumplimiento de metas del área. Recursos Informáticos: SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (STONE) Recursos Financieros: En el 2004, la inversión de los recursos iníciales para financiar la adquisición del sistema Administrativo y financiero Stone en el proyecto Nuevo Sistema Escolar – PNSE, fue financiado con recursos del BID (Banco Interamericano de Desarrollo) el convenio con el Centro Regional para el fomento del Libro en América Latina y el Caribe - CERLALC, con un costo total de $243.600.000, incluyendo los ocho módulos adquiridos. Sin embargo, el desglose de estos costos para financiar nuestra buena práctica, se detalla a continuación y asciende aproximadamente a quinientos millones de pesos ($500.000.000): Adquisición módulo de contratos: Cincuenta millones de pesos m/cte ($50.000.000) costo promedio del valor del módulo de contratos que incluye definición de etapas de contratación, generación del insumo de contratación, etapas, reportes entre otros. Fue adquirido en el 2004. 15

Adquisición módulo presupuesto: Ochenta millones de pesos ($80.000.000), costo promedio. Permite realizar el seguimiento detallado de la ejecución presupuestal desde el rubro, recurso y centro de costo. Su adquisición se realizó en el año 2004. Desarrollos a la medida: El desarrollo de las mejoras del sistema incluyendo el plan de compras, reportes gerenciales. Año de adquisición 2008. Valor total promedio ciento veinte millones de pesos ($120.000.000). Mantenimiento software: Soporte y mantenimiento anual del sistema administrativo y financiero Stone, cuesta aproximadamente ochenta millones de pesos ($80.000.000). Asesores y apoyos: Costo promedio anual de un asesor, apoyos de mesa de ayuda y soporte del ingeniero. En promedio es de sesenta millones de pesos ($60.000.000). Proceso de reingeniería: Costo promedio total ciento diez millones de pesos ($110.000.000) del proceso de reingeniería realizado en el área. Recursos Documentales: -PROCESO DE PLANEAR LA CONTRATACIÓN. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. CONTRATACION E INTERVENTORIA. FICHA TECNICA (A-FT-CN-PC-01-01, A-FT-CN-PC-02-01). -SEGUIMIENTO A PLAN DE COMPRAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. CONTRATACION E INTERVENTORIA. FICHA TECNICA (A-FT-CN-PC-01-01, A-FT-CN-AC-05-01). -INSUMO DE CONTRATACIÓN -REPORTES DE EJECUCION DE PRESUPUESTO (STONE) -CUADRO DE SEGUIMIENTO INTERNO A PLAN DE COMPRAS -INFORMES A COMITÉ DIRECTIVO DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

16

-Recursos humanos: Oficina de Tecnología: Un asesor funcional en la implantación y puesta en marcha del proyecto y del sistema administrativo y financiero Stone, un ingeniero de sistemas, quien brinda soporte técnico, dos (2) personas de apoyos para brindar soporte en la mesa de ayuda y atender a los diferentes usuarios de la herramienta. Equipo Subdirección de Contratación: Cuenta con veintiséis (26) integrantes para el apoyo a las unidades técnicas ejecutoras. Subdirección Financiera: Ocho (8) usuarios del área de presupuesto, quienes emiten los certificados de disponibilidad presupuestal y los compromisos presupuestales. Área contable, cuatro (4) usuarios los cuales elaboran las cuentas por pagar y órdenes de pago, área de tesorería: un usuario, quien ingresa los pagos al sistema Stone. Subdirección Administrativa: Un (1) usuario, que genera las entradas de almacén vinculadas con los contratos y el compromiso presupuestal. Dependencias del MEN: Por cada dependencia del Ministerio de Educación Nacional, un asistente financiero es el encargado de generar los planes de compra, solicitudes de certificado de disponibilidad presupuestal, insumos de contratación y elaboración de reportes gerenciales para evaluar y hacer seguimiento a la ejecución de los recursos 10. ACTORES INVOLUCRADOS Inicialmente, se contó con la participación de los usuarios del área financiera del Programa Nuevo sistema Escolar – PNSE y Programa de Educación Rural – PER, posteriormente se incorporaron los funcionarios del área financiera, administrativa, contratación y las diferentes dependencias del Ministerio de Educación Nacional. Actualmente los actores involucrados en el proceso son los siguientes: DEPENDENCIA Oficina de Planeación, Finanzas y Sistemas

ACTORES Equipo STONE

de Información

17

Subdirección de Contratación

Profesional de Seguimiento a Plan de Compras Profesional

Subdirección de Contratación

de

Apoyo

estructuración,

desarrollo y control Plan de Compras por área.

Área Técnica

En cada área un profesional de ejecución de recursos.

Subdirección de Desarrollo Organizacional

Profesional de Apoyo a la estructuración de los procedimientos.

11. RESULTADOS LOGRADOS Podemos afirmar que la planeación estratégica sobre la ejecución de los recursos del Ministerio de Educación Nacional, es exitoso porque constituye una herramienta de gestión de recursos públicos trasparente y eficiente incorporado en los procesos de contratación que realiza la entidad. Por acción de la buena práctica los resultados están evidenciados en: CELERIDAD EN LOS PROCESOS DE CONTRATACION1

Mejoramiento en Niveles de Servicio 100%

96%

95%

90% 85%

93% 88%

87%

88% 85%

81%

80%

81%

86% 83%

82%

Total 2008 Total 2009

75%

Total 2010

70% Trimestre 1

Trimestre 2

Trimestre 3

Trimestre 4

Rango de Control 81% Meta 90%

1

Fuente de Información SIG. Indicadores. Macroproceso de Contratación e Interventoria.

18

La Subdirección de Contratación definió indicadores de eficacia y eficiencia que tienen como propósito medir la gestión en el proceso. Uno de ellos es "Cumplimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio" y se encuentra dentro de la segunda clasificación; permite el seguimiento y control del tiempo transcurrido entre la fecha de radicación de insumos en la Subdirección de Contratación y la fecha del Registro Presupuestal de los contratos. La cantidad de días que deberían emplearse depende de la modalidad de contratación utilizada.

Lo que representa el indicador es qué porcentaje del total de procesos

requeridos en un trimestre se realizaron dentro del tiempo (días) establecido para tal fin. En el gráfico se evidencia que para cada trimestre calculado el porcentaje fue mayor o igual al rango de control estimado (81%) y que para el Primer Trimestre de 2009 y Segundo de 2010 se ubicó por encima de la meta (90%). Si bien, el valor idel sería el de la meta en cada periodo, se puede decir que la mayoría de procesos de contratación realizados a partir del año 2008 en el Ministerio de Educación han cumplido con los tiempos acordados para su elaboración y registro, contribuyendo a la efectiva ejecución del presupuesto.

Cumplimiento Plan de Compras 2008 - 2010 250% 195%

200%

150%

127% 116%

115%

124%

113%

101% 86%

100%

95%

75% 62%

62%

71%74%66% 67%

75%

70%70%

76% 64% 69% 49%

51%

50%

39%

100%

97% 97% 84%87%

Total 2008

79%

Total 2009

38%

Total 2010

3%

0% Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Rango de Control 63% Meta 70%

Existen dos indicadores de eficacia en el proceso de Contratación, uno de ellos es el Cumplimiento al Plan de Compras y permite saber que porcentaje de recursos planeados para iniciar el proceso de contratación en un periodo, fueron efectivamente radicados para tal fin en la Subdirección de Contratación. En el gráfico se puede observar que para los 33 meses calculados, en el 21% de los casos el indicador estuvo por debajo del rango de control, el 61% por encima de la meta y el 18% entre el rango de control y la meta. Es 19

decir que en 27 de los 33 meses presentados (82%), el cumplimiento a la programación de Plan de Compras fue mayor o igual al rango de control. Lo anterior permite evidenciar que planear la ejecución presupuestal ha contribuido de manera eficaz a la realización de los planes de compras dentro de periodos establecidos, contribuyendo a la correcta ejecución de recursos.

MAYOR CONTRATACIÓN PÚBLICA CON PLURALIDAD DE OFERENTES

Eficacia Contratación Pública 120% 100% 100% 80%

65% 57%

60%

57%

40% 20%

30% 8%

8%

Trimestre 2

Trimestre 3

4%

33%

0% Trimestre 1

Total 2008

Total 2009

Trimestre 4

Total 2010

El otro indicador de eficacia en el proceso de contratación es el referente al porcentaje de Contratación Pública. Podemos evidenciar en el gráfico el similar comportamiento en la contratación pública realizada por el Ministerio de Educación para los periodos calculados y aumento del valor en cada trimestre por año. Lo anterior tiene sentido gracias a la buena práctica presentada en el documento que incluye en su objetivo la planeación y seguimiento para la ejecución del presupuesto.

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