CURSO: “INFORMÁTICA E INTERNET” (60 H.) LUNES Y MIÉRCOLES DE 20:00H A 22:00H Profesor: Tomás Salvador Fuentes Web: tomassalvador.wordpress.com Email: [email protected]

NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Qué es Word y versiones Empezamos hoy a ver Microsoft Word, lo que se llama un procesador de textos. Es un programa que nos permite escribir documentos de todo tipo a os que podemos incorporar imágenes y modificar su estética para hacerlos más agradables a la vista. Al igual que Windows, es de la compañía Microsoft. Suele encontrarse integrado dentro de un paquete de aplicaciones llamado Microsoft Office. Como el resto de programas que podamos encontrar para un ordenador, existen diferentes versiones de Office: 95, 97, 2000, 2002 ó XP, 2003 y 2007. Lo primero que debemos saber es que las numeraciones de las versiones de Office no tienen nada que ver con las numeraciones de las versiones de Windows, es decir, que si tenemos Windows 98 no significa que exista una versión que se llame Office 98, ni que tengamos que instalar en nuestro ordenador un Office 97 porque sea lo más cercano. Nada de eso. Una cosa es nuestro sistema operativo Windows que ya comentamos en los primeros días del curso, y otra bien distinta es la versión de Office. Lo único que hay que saber es lo siguiente: • Las versiones 95 y 97 de Office son las que ya no deberíamos usar salvo que nuestro ordenador sea tan sumamente antiguo que no nos permita instalar la versión 2000 de Office (Office 2000 funciona bien en un ordenador de hace 8 ó 10 años). Además estas versiones son muy semejantes entre sí. • La versión 2000 supone ya un cambio en el aspecto del programa y posteriormente las versiones 2002 y 2003 mantienen prácticamente todas las opciones básicas de la versión 2000, sin embargo necesitan un ordenador mucho más potente para poder funcionar. • La versión 2007 implica un cambio estético y de organización de menús y opciones respecto a las anteriores, buscando rapidez y facilidad de uso. • Independientemente de cual sea nuestro sistema operativo Windows, podemos trabajar con la versión de Office que mejor admita nuestro ordenador. • En el curso vamos a trabajar con Office 2007 pero todo lo que aprendamos también se puede usar con el resto de versiones de Office • Por último, dentro del paquete Office, además de Word existen otras cuantas aplicaciones: o Excel que es un programa para trabajar mayormente con números y hacer operaciones matemáticas, estadísticas, de contabilidad, gráficas de datos, etc. o Access que nos permite crear bases de datos para almacenar información de lo que sea y luego poder consultarla, hacer informes en papel, etc. o PowerPoint que nos permite crear presentaciones de diapositivas que luego podemos visualizar en la pantalla del ordenador o proyectarlas con un cañón de proyección. Este programa viene a sustituir las transparencias en los antiguos retroproyectores o Outlook que nos permite enviar, recibir y gestionar toda la comunicación con el exterior de nuestro equipo, mayormente en cuanto a correos electrónicos y faxes. o FrontPage que es un programa de diseño y creación de páginas web, aunque no tiene comparación con Dreamweaver, que es el mejor que nos podemos encontrar en este aspecto. o Si la versión se Office es moderna, podemos encontrar algún otro programa añadido, pero mayormente son éstos anteriores los más conocidos.

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Como todo el mundo ya sabrá, recientemente ha aparecido la nueva versión del paquete Office de Windows, en concreto la versión 2007. Esta versión supone un pequeño cambio en la filosofía de uso del programa y también un rediseño de los tradicionales menús y barras de herramientas que hemos ido viendo a lo largo del curso. Vamos a hacer una breve introducción a esta nueva forma de trabajar con Word y Excel 2007. En posteriores documentos analizaremos la forma básica de trabajo con cada uno de estos programas.

Word 2007 Lo primero que tenemos que saber es que en un ordenador pueden convivir sin problemas diferentes versiones de Word y también de Excel, así que si tenemos ya instalada la versión de Office 2003 y nos ponemos a instalar la nueva versión 2007, tendremos las dos en nuestro equipo y podremos usar indistintamente una o la otra según nos apetezca. Al igual que la versión comentada durante el curso, esta nueva versión no es gratuita. Para arrancar el programa, vamos al botón “Inicio”, después a “Todos los programas” y luego buscamos el icono de “Microsoft Word”, que generalmente se encuentra dentro de la carpeta “Microsoft Office”. Por lo general, la primera vez que arrancamos Word 2007 se nos mostrará una ventana que nos pregunta por si queremos “Ayuda online”, es decir, ayuda directamente desde Internet y por si queremos activar las actualizaciones del producto de forma automática. Por determinados motivos le he indicado que no queremos ayuda en línea y también que no quiero actualizaciones automáticas del producto:

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Una vez contestadas estas dos preguntas veremos el nuevo aspecto de la ventana de trabajo, el cual se ha modificado para prácticamente todas las aplicaciones de Microsoft, así que tendremos que ir acostumbrándonos a ella:

Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con líneas y texto en color rojo. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

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Lo que más se ha visto modificado en esta nueva versión es la parte superior del programa. En la barra de título se mantiene el nombre del programa y el nombre del documento que estamos creando, añadiéndose a su izquierda el icono de “Guardar” y los iconos de “Deshacer” y de “Rehacer”. Junto a ellos tenemos el “Botón de Office”, que nos permite acceder a prácticamente todas las opciones del antiguo menú “Archivo”, como crear un nuevo documento, abrir uno existente, guardar un documento, imprimir, etc.:

Una opción interesante que debemos conocer es que el formato original en que se guardan los documentos de las versiones 2007 de los programas de Office, no es compatible con las versiones anteriores. Eso quiere decir que si alguien tiene un documento creado con Word 2007, no va a poder leerlo de forma directa con la versión de Office 2003 o anteriores. Para solucionar esto tenemos un par de opciones:

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Guardar el documento creado en Word 2007 en formato antiguo: Para ello, a la hora de guardar un documento debemos pinchar el botón de Office y elegir la opción de “Guardar como” y dentro de ella elegir la opción de guardar en formato de Office 1997 – 2003. Por supuesto esta opción corre por cuenta de la persona que crea el documento:

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Instalar un parche de Microsoft: Tendremos un problema si nos encontramos un documento en formato Word 2007 que no hemos creado nosotros, ya que en este caso le deberíamos de pedir a la persona que le haya hecho que le convierta a la versión antigua para poder leerle. Para que esto no ocurra, o en el caso en que no conozcamos quién es el autor del documento, disponemos de un parche gratuito creado por Microsoft, que hace que nuestro Word y Excel 2003 sean capaces de manejar documentos de la versión 2007. El parche se llama “Fileformatconverters”. Se buscaría en la página de Google, se elegiría la primera página que aparezca, que será la de Microsoft, se descargará guardándolo a una carpeta cualquiera de mi ordenador y cuando finalice el proceso de descarga le haremos un doble click al parche descargado. El proceso de instalación del parche es muy rápido y solo deberemos marcar una casilla aceptando las condiciones del contrato de instalación del programa.

Una vez hecha esta puntualización, vamos a ver qué más cosas han cambiado del aspecto de Word 2007. La barra de menús y las barras de herramientas se han visto sustituidas por solapas con iconos, las llamadas cintas de opciones. Básicamente es como que los menús se han visto sustituidos por los nombres de las solapas, ya que las barras de herramientas podemos decir que ahora quedan incluidas dentro de cada solapa. Todo esto hace que resulte ciertamente más sencillo el acceso a los iconos a la hora de crear los documentos. Nunca debemos perder las normas básicas que vimos en el curso acerca de la creación de documentos. Sigue siendo igual de recomendable seguir el proceso establecido de primero escribir TODAS las letras del documento y una vez que tengamos todo escrito, ir seleccionando aquello que queramos modificar e ir modificándolo con las opciones existentes en la parte superior de la ventana, en este caso situadas en las diferentes solapas de la aplicación.

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Un añadido en esta nueva versión es que las opciones más básicas de modificación de documentos quedan al alcance directamente sin más que hacer click con el botón derecho sobre el texto que tengamos seleccionado y que queramos modificar. Si nos fijamos en el nuevo menú contextual que aparece al hacer click con el botón derecho del ratón, vemos esta nueva opción en un pequeño rectángulo en la parte superior de este menú:

El único problema que tendremos a la hora de manejar el nuevo programa será adaptarnos a la nueva forma de mostrar los iconos para trabajar, que ahora se muestran en mucha mayor cantidad en cada una de las solapas. La nueva filosofía consiste simplemente en asociar a cada solapa las acciones que nos permitirá realizar con los iconos que contenga, y eso sí, tener un poco de paciencia para localizar los iconos que en las versiones anteriores localizábamos en los distintos menús. De forma general, dentro de cada solapa tendremos los iconos agrupados en bloques, los cuales suelen tener su nombre en la parte inferior de los mismos. Si el nombre del bloque dispone de un icono en su parte derecha, nos permitirá acceder a la ventana a la que accedíamos en la versión antigua del programa. Veremos qué nos ofrece cada una de las solapas de Word 2007:

Solapa Inicio

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Aquí tendremos casi todas las opciones generales de formato que necesitaremos a la hora de crear un documento: formato de fuente (negrita, cursiva, color, tipo de letra, tamaño de letra, etc.), formato de párrafo (alineaciones, interlineado, listas de números y viñetas, interlineados, bordes y sombreado, etc.), estilos predefinidos que poder aplicar a nuestros documentos y las opciones de copiar y pegar que también pueden hacerse con el ratón.

Solapa Insertar

De forma general esta solapa permite introducir en el documento cualquier tipo de elemento externo al mismo, así como otros componentes que no puedan ser directamente añadidos con el teclado, como pueden ser tablas, imágenes, gráficos, símbolos, etc. por citar los más utilizados. También se permite desde aquí el acceso a la zona del encabezado y el pie de página.

Solapa Diseño de Página

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Nos permitirá el acceso a las opciones para modificar el aspecto general de mi documento, como son la orientación del papel, el tamaño, los márgenes y la creación de columnas como opciones principales, así como otras opciones relativas al aspecto global de mi documento. Como hemos comentado anteriormente, si nos fijamos en el icono situado a la derecha del nombre del bloque “Configurar página”, si hacemos click en ese icono, accederemos al panel de opciones al que accedíamos en la versión 2003 si pinchábamos en “Archivo” – “Configurar página”.

Solapa Referencias

Durante el curso no hemos hecho uso de ninguna opción de esta solapa ya que suelen usarse en documentos mucho más elaborados de lo que suele necesitarse generalmente. Por destacar alguna de sus acciones más útiles, podemos hablar de la opción de insertar notas explicativas al pie del documento.

Solapa Correspondencia

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 En esta solapa se incluyen todos los iconos referentes a la creación de cartas, sobres, etiquetas o cualquier acción que tenga que ver con este proceso. Para ello suele ser necesario un listado de personas o entidades con sus datos personales y postales. Su uso suele quedar reservado más a nivel empresarial más que a nivel particular. En el curso este tema tampoco ha sido tratado.

Solapa Revisar

En esta solapa cabe destacar como opción importante todo lo referente a la revisión de la ortografía y gramática del documento. En el curso lo hemos resuelto simplemente haciendo uso del botón derecho del ratón sobre aquellas palabras que queden marcadas en color rojo si se tratan de errores ortográficos o en color verde si se tratan de errores gramaticales. Esta opción de marcado automático de las palabras que la máquina considera erróneas, sigue estando activa en esta versión de Word. El resto de opciones útiles en esta solapa hacen referencia fundamentalmente a revisiones de los cambios en los documentos cuando varias personas trabajan a la vez sobre los mismos.

Solapa Vista

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 En esta última solapa se incluyen todas aquellas opciones destinadas a configurar el aspecto global del programa y el aspecto del documento en mi pantalla a la hora de poder trabajar con él. Dentro de ellas están las opciones que ya hemos usado en nuestro curso: diseño de impresión para poder ver el papel con su encabezado y sus márgenes, ver las reglas, modificar el zoom y ponerlo por ejemplo al tamaño “ancho de página” para aprovechar mejor el ancho de mi pantalla, etc. En resumen, la nueva versión del programa mejora el uso del mismo, poniéndonos a la vista muchas más opciones que antes se encontraban en diferentes menús. Todo el mundo necesitará un pequeño periodo de adaptación al nuevo programa, pero a la larga veréis que es muy sencillo trabajar con él o adaptarme si lo que he usado son de las versiones 2003 hacia atrás

Excel 2007 El botón de Office situado en la parte superior izquierda de la pantalla, así como el funcionamiento del botón derecho a la hora de querer aplicar formatos básicos con las celdas que tenga seleccionadas, funcionan exactamente igual que en Word. Por supuesto, desde el botón de Office se permite que guardemos el documento de Excel 2007 en una versión compatible con las ediciones anteriores del programa:

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Al igual que con Word 2007, veremos aquí únicamente las solapas que muestra la nueva versión de Excel ya que el resto de filosofía de trabajo es la misma que la explicada para la nueva versión de Word. Las nuevas solapas existentes son las siguientes:

Solapa Inicio

Esta solapa contiene todas las acciones de formato básico que podremos usar en las celdas que tengamos seleccionadas en cualquier momento. Se incluyen prácticamente todas las opciones que existían en el panel de Formato de celdas de las versiones antiguas de Excel, según se puede ver en el nombre de cada uno de los bloques de opciones que tenemos en esta solapa. Os tenéis que acordar que si hacemos un click sobre el icono que tenemos a la derecha del nombre de cada bloque (fuente, alineación, número, etc.) vamos a ver en pantalla el aspecto que teníamos en la versión anterior de Excel.

Solapa Insertar

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Al igual que vimos en Word, permite la inclusión de elementos externos a la hoja de cálculo, incluyendo imágenes y gráficos fundamentalmente. Toda la parte de gráficos ha mejorado bastante en este nueva versión de Excel, ofreciéndonos muchas más opciones para su creación y edición. También desde esta solapa tendremos el acceso a los datos del encabezado y del pie de página del documento.

Solapa Diseño de Página

Es prácticamente idéntica a la existente para Word y que ya comentamos unas líneas más arriba. Permite configurar todo lo referente a la hoja en la que voy a imprimir mi documento de Excel, márgenes, tamaño, orientación del papel, etc.

Solapa Fórmulas

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Como su propio nombre indica, todo lo referente al cálculo de resultados y operaciones de cualquier tipo se encuentra en esta solapa. Vemos en la parte izquierda que todas las funciones se encuentran a la vista con un icono que indica su categoría general, pudiendo acceder a las opciones básicas que vimos durante el curso para la versión 2003 si hacemos uso del icono de la izquierda llamado “Insertar función”.

Solapa Datos

Esta es una de las solapas de Excel que nos ofrece acciones que generalmente no usaremos a nivel básico. La única que hemos visto en el curso y que nos puede ser de interés es la que nos permite la ordenación de los datos que tengamos en Excel de cualquiera de las formas que nos ofrecía el programa (alfabética, numérica o de fechas; de mayor a menor o viceversa; etc.). El resto de opciones nos ofrece tratamiento de datos a un nivel mayor al que hemos usado durante el curso.

Solapa Revisar

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NUEVO ASPECTO DE WORD Y EXCEL 2007 Otra de las solapas que ofrece Excel con opciones más avanzadas que las que hemos visto en el curso. Fundamentalmente hace referencia a las opciones para cuando varias personas trabajan a la vez sobre un mismo documento e ir viendo las modificaciones que hacen unos y otros. También permite añadir las opciones de seguridad contra accesos no autorizados a las hojas del libro o a las celdas que contienen datos o fórmulas.

Solapa Vista

Esta última solapa también tiene que resultarnos familiar, ya que es semejante a la existente en Word 2007. Permite fundamentalmente la modificación de las opciones referentes a cómo queremos que se vea nuestro programa, como pueden ser el zoom, la vista en modo normal o en modo diseño de página, el bloqueo de paneles para cuando tenemos muchos datos en pantalla o la organización de la ventana si queremos ver varias hojas a la vez. Durante el curso no hemos hecho uso de estas opciones, solo la de zoom.

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