MODULO DE CUENTAS POR COBRAR

MODULO DE CUENTAS POR COBRAR _______________________________________________________ MODULO CUENTAS POR COBRAR Manual del Usuario __________________...
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Manual del Usuario ________________________________________________ Página 1

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Tabla De Contenido Introducción ................................................................................................................................. 4 1.

Modulo De Cuentas Por Cobra ...................................................................................... 5

2.

Administración ................................................................................................................. 5

2.1.1

Menú Tablas Básicas .............................................................................................. 6

2.1.2

Menú Bancos............................................................................................................ 7

2.1.3

Menú Ubicación Geográfica .................................................................................... 8

2.1.4

Menú Zonas ............................................................................................................ 10

2.1.5

Menú Directorio Nits .............................................................................................. 11

2.1.6

Menú Formas De Pago Abono ............................................................................. 12

2.1.7

Menú Tipos Documentos Cartera ......................................................................... 14

2.1.8

Menú Clase Cuenta ............................................................................................... 15

2.1.9

Menú Exportar Excel Nit ........................................................................................ 16

2.2

Menú Cambio De Clave ........................................................................................... 18

2.3

Menú Auditoria ........................................................................................................... 18

3

Menú Cuenta Por Cobrar .............................................................................................. 20

3.1

Menú Edición Cuenta Por Cobrar............................................................................. 20

3.2

Menú Reportes Cartera ............................................................................................. 23

3.3

Menú Exportar Excel ................................................................................................. 25

3.3.1 4

Menú Cuentas Por Cobrar .................................................................................... 25

Menú Recibo De Cajas ................................................................................................. 27

4.1

Menú Edición De Recibos De Caja .......................................................................... 27

4.2

Menú Reportes ........................................................................................................... 29

5

Menú Notas Debito-Crédito .......................................................................................... 31

5.1

Menú Edición Notas Debito....................................................................................... 31

5.2

Menú Notas Crédito ................................................................................................... 33

5.2.1

Menú Edición Notas Crédito ................................................................................. 33

6 Menú Cta Cobrar ......................................................................................................... 35 Manual del Usuario ________________________________________________ Página 2

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Menú Edición Anticipo ............................................................................................... 36

6.1 6.1.1

Menú Reportes ....................................................................................................... 36 Menú Cruce ................................................................................................................ 38

6.2 6.2.1

Menú Edición Cruce............................................................................................... 38

6.2.2

Menú Reportes ....................................................................................................... 40

7

Menú Procesos .............................................................................................................. 42

7.1

Menú Cerrar Periodo ................................................................................................. 42

7.2

Menú Reabrir Mes ..................................................................................................... 43

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Introducción Este modulo le permitirá obtener mayores beneficios para su empresa los cual formara parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objetivo coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo optimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a sus clientes y estrategia de otros. Ante la necesidad de tener información rápida, segura, detallada y con los nuevos desarrollos tecnológicos, surgió la necesidad no solo de sistematizar los procesos contables que satisfagan los requerimientos en el manejo de los datos contables y financieros mediante operaciones automáticas sino además de establecer tecnologías que permitan disponer de la información oportuna en cualquier momento y lugar, evitando los riesgos de traslado de documentos y optimizando el tiempo del personal involucrado. Para cubrir todas estas expectativas surge el Sistema de Información Corporativo - SINCO “El sistema más sencillo, flexible y completo para el manejo de la información de la gestión contable y financiera de las organizaciones”. El manual de usuario describe las principales funciones y modo de operación del Sistema de Información Corporativo - SINCO – Modulo Cuentas Por Cobrar.

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1. Modulo De Cuentas Por Cobrar Una vez el usuario ha seleccionado la empresa escoge el módulo de Cuentas Por Cobrar y para ingresar hace clic en el botón Confirmar en la parte inferior de la pantalla

Una vez ha ingresado al modulo de CUENTAS POR COBRAR, encuentra los menús de: Administración, Compras, Reportes y Procesos.

2. Administración El menú de ADMINISTRACION, desplegara la ventana que contiene Tablas básicas, Cambio de clave y Auditoria.

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2.1.1 Menú Tablas Básicas Permite configurar inicialmente la información mínima requerida para el adecuado funcionamiento del módulo

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2.1.2 Menú Bancos Le permite codificar y crear las cuentas de ahorros y corrientes que la empresa maneja en los bancos y en las corporaciones financieras

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2.1.3 Menú Ubicación Geográfica Permite configurar la ubicación geográfica que permita posteriormente ubicar a los terceros que tienen alguna relación con las operaciones comerciales de la empresa, a nivel de Departamento, Municipio y Barrio.

El sistema por defecto se configura con los códigos utilizados por la DIAN para los Departamentos y Municipios, los cuales no podrá modificar, pero sí podrá anexar los barrios según corresponda. Una vez seleccionado el Departamento mostrará los campos: Código Municipio y Nombre Municipio y permitirá que se diligencien las casillas con la información del Barrio identificado por: Barrio Código y Barrio Nombre de acuerdo al pantallazo que se muestra a continuación. Manual del Usuario ________________________________________________ Página 8

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2.1.4 Menú Zonas Esta opción permite configurar la clasificación de la información por zonas para que en los informes pueda obtener una mayor precisión en la clasificación de la información relacionada con terceros

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2.1.5 Menú Directorio Nits Tiene las diferentes opciones con las que desee buscar los Nits, debe llenar todos los espacios son obligatorios están Nits, Razón Social, Nombre, Apellidos, Orden Impresión, y puede buscar dando clic a las casillas que desee ver la información ya sea clientes, Proveedores, Empleados, Socios y Otros y le da clic en buscar.

De clic sobre la casilla que quiera saber más información y de clic en DETALLE, y saldrá la información requerida. Y debe dar clic en el botón de la parte inferior de la imagen GRABAR

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2.1.6 Menú Formas De Pago Abono Registra los tipos de pago los cuales son los que se abonaran o se pagaran

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2.1.7 Menú Tipos Documentos Cartera Existen los diferentes tipos de cartera que necesite crear

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2.1.8 Menú Clase Cuenta Permite registrar el tipo de cuenta que utilice

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2.1.9 Menú Exportar Excel Nit De clic en la pestaña de la parte derecha de la casilla de Inicial y Final y saldrá la siguiente imagen en la cual debe diligenciar: Nit, Razón Social, Nombres y Apellidos, para poder exportar el documento que desee a Excel

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Esta pantalla saldrá cuando de clic en el Nit Inicial

Esta pantalla saldrá cuando de clic en el Nit Final

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2.2 Menú Cambio De Clave Se le dará un usuario el cual es su documento de identidad y su contraseña será el mismo usuario pero usted puede personalizar su contraseña.

2.3 Menú Auditoria Permite la revisión o verificación de quien tenga el manejo del software que ha sucedido en el. Y debe digitar las fechas de los días en los cuales desea saber cuáles fueron esos movimientos y quienes los realizaron

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Se le generara el siguiente reporte

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3 Menú Cuenta Por Cobrar

3.1 Menú Edición Cuenta Por Cobrar Le permite registrar y editar las cuentas por cobrar que realice en debidas fechas las cuales debe digitar Año y Mes, debe digitar los espacios requeridos para poder encontrar específicamente su cuenta por cobrar deseada, y si desea crear una nueva cuenta por cobrar debe dar clic en el botón llamado AGREGAR que está en la parte inferior de la pantalla

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Una vez ya creada su cuenta por cobrar aparecerá de la siguiente forma, y si desea mirar o verificar su información se puede ver dando clic encima de la casilla que desea ver y en la parte inferior de la pantalla da clic en el botón DETALLE

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3.2 Menú Reportes Cartera Le permite buscar el registro de los movimientos realizados en cartera digitando todos los espacios requeridos

Aparecerán todos sus reportes de carteras que tenga registrados

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Se le generara el siguiente reporte

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3.3 Menú Exportar Excel

3.3.1 Menú Cuentas Por Cobrar Le permitirá exportar su reporte de cuentas por cobrar en formato Excel de manera más ordenada

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Generara el siguiente reporte en formato Excel

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4 Menú Recibo De Cajas

4.1 Menú Edición De Recibos De Caja Le permite editar los recibos de caja que tenga registrados

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4.2 Menú Reportes Le permite ver los reportes realizados o registrados dependiendo del tipo de reportes que tenga registrados y digitando el tipo de documento Inicial y Final el numero de documento Inicial y Final y el rango de fechas Inicial y Final

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Se le generara el siguiente reporte

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5 Menú Notas Debito-Crédito

5.1 Menú Edición Notas Debito Le permite editar la información almacenada en dicha nota de debito lo cual le generara un reporte del usuario que realice esa actividad

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Se le generara el siguiente reporte

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5.2 Menú Notas Crédito

5.2.1 Menú Edición Notas Crédito Le permite editar en caso de que por algún motivo a un acreedor se le conceda un descuento o no pague lo estipulado se realiza el cuadre por intermedio de una nota crédito

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6 Menú Cta Cobrar

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6.1 Menú Edición Anticipo Le permite grabar los pagos anticipados cuando aun no se han registrado la venta a crédito, lo cual también le permitirá hacer uso cuando un cliente da un anticipo y posteriormente se registra la venta

6.1.1 Menú Reportes Le permite observar los reportes que en dichas fechas: Inicial y Final y Nit: Inicial y Final digite lo cual le generara un reporte

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Se le generara el siguiente reporte

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6.2 Menú Cruce

6.2.1 Menú Edición Cruce Le permitirá editar un cruce que haya registrado lo cual el cruce le servirá para cruzar las facturas pendientes de pago con los anticipos del cliente, y así poder descargarlos de las cuentas por cobrar

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6.2.2 Menú Reportes Le permitirá ver los reportes realizados digitando el tipo de reporte, el documento Inicial y Final

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Se le generara el siguiente reporte

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7 Menú Procesos Este menú le permitirá ingresar a los procesos los cuales son Cerrar Periodo y Reabrir Mes

7.1 Menú Cerrar Periodo Le permitirá cerrar el periodo que desee realizar, digitando el Año y el Mes y saldrán dos mensajes informándole que se realizo satisfactoriamente su cierre deseado

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7.2 Menú Reabrir Mes Permite retomar un mes ya cerrado como actual. De esta manera se tiene acceso a modificar nuevamente sus datos

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