Microsoft Access 2003

IV1 Tutorium Universität Linz Ernst Rodlmayr

Die Beispieldateien findest du unter:

http://students.idv.edu/248865/dbanken

Arbeitsblatt zum IV1 Tutorium

PLZ Ort Bundesland Land

PLZ

Stammdaten

MatrNr Nachname Vorname Straße PLZ [Ort] Geschlecht Geburtsdatum Hörerstatus

Studenten

Bewegungsdaten (Tagesgeschäft)

LfdNr MatrNr [Nachname] [Vorname] [PLZ] [Ort] StudKennz [StudrichLB] Beginn Ende

Belegte Studien

Unser relationales Datenmodell (Studentendatenbank)

Stammdaten

StudKennz StudrichKB StudrichLB

Studrich

Ernst Rodlmayr, IV1 Tutorium, Universität Linz

Inhaltsverzeichnis

1.

Objekte in Access................................................................................................ 1 1.1. Tabellen ....................................................................................................... 1 1.2. Weitere Objekte............................................................................................ 1 2. Tabelle in Entwurfsansicht erstellen .................................................................... 2 3. Felddatentypen.................................................................................................... 2 4. Registerblatt „Allgemein“ ..................................................................................... 3 2. Primärschlüsselfeld festlegen.............................................................................. 4 6. Tabellenname festlegen ...................................................................................... 4 7. Ansichtsarten....................................................................................................... 4 8. Tabellen verbinden .............................................................................................. 5 9. Formulare erstellen.............................................................................................. 6 9.1. Formular-Allgemein ...................................................................................... 6 9.2. Formular-Assistent ....................................................................................... 7 9.3. Formular-Entwurfsansicht ............................................................................ 8 9.3.1. Textfelder .............................................................................................. 9 9.3.2. Kombinationsfeld/Listenfeld .................................................................. 9 9.3.3. Befehlsschaltflächen ............................................................................. 9 9.3.4. Linie/Rechteck....................................................................................... 9 9.4. Eingabesperre ............................................................................................ 10 9.5. Aktivierungsreihenfolge .............................................................................. 11 10. Daten importieren .......................................................................................... 11 11. Datensätze sortieren...................................................................................... 11 12. Datensätze filtern ........................................................................................... 11 13. Abfragen erstellen.......................................................................................... 12 13.1. Über die Entwurfsansicht ........................................................................ 12 13.2. Abfrage ohne Assistent/SQL .................................................................. 13 13.3. Der Ausdrucks-Generator ....................................................................... 13 13.4. Parameterabfragen................................................................................. 14 13.5. Abfragen mit Funktionen......................................................................... 15 14. Datenbankwartung......................................................................................... 16 15. Daten ausdrucken.......................................................................................... 16 16. Berichte erstellen ........................................................................................... 16 16.1. Bericht-Assistent..................................................................................... 16 16.2. Bericht – Entwurfsansicht ....................................................................... 17 16.3. Nachträglich Felder in den Bericht holen ................................................ 18 16.4. Adressetiketten erstellen ........................................................................ 18 17. Benutzerführung organisieren........................................................................ 19

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1. Objekte in Access

1.1. Tabellen bilden die Basis jeder Datenbank. Sie enthalten das Material, das gespeichert und in verschiedenen Formen ausgewertet und zur Ausgabe vorbereitet wird. Alle anderen Objekte sind sozusagen der Überbau, der auf der Tabellenbasis beruht.

Abbildung 1: Objektfenster

1.2. Weitere Objekte -

Mit Abfragen und Berichten werden die Daten gefiltert, berechnet und ausgewertet. Berichte sind zum Ausdrucken gedacht. Formulare dienen hauptsächlich als Eingabemasken. Makros und Module dienen der Automatisierung von Abläufen und Berechnungen. Datenbankobjekte können kopiert, gelöscht und unbenannt werden.

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2. Tabelle in Entwurfsansicht erstellen Einzelne Tabellen (Relationen) erstellt man am besten in der Entwurfsansicht. Tipp: Um zu einem späteren Zeitpunkt Veränderungen bei den Feldern vorzunehmen musst du immer in die Entwurfsansicht der Tabelle gehen. Hier kannst du auch Felder löschen, etc. Die Felder dienen jedenfalls dazu später Werte aufzunehmen.

Abbildung 2: Entwurfsansicht – Tabelle „Studenten“

Hier legst du den Feldnamen und den Felddatentyp fest. Eine Beschreibung ist oft aus Dokumentationsgründen (für Andere) sinnvoll.

3. Felddatentypen 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10.

Text: für kürzeren Text (max. 255 Zeichen) Memo: für längeren Text (max. 64.000 Zeichen) Zahl Datum/Uhrzeit Währung: Bei Berechnungen wird Währung statt Zahl verwendet Autowert: z.B. fortlaufende Zahl Ja/Nein OLE Objekt: Foto, Musik, Excel-Diagramm, … kann hier eingefügt werden Hyperlink Nachschlage-Assistent: Werteliste (= Kombinationsfeld) Zuerst legt man mit dem Assistenten fest, dass man selber Werte in die Liste eingeben will; normalerweise reicht eine Spalte und in diese schreibt man die alternativen Werte untereinander. Wir wählen noch die Beschriftung „Hörerstatus“ und gehen auf „Fertig stellen“. Tipp: Später findet man diese Werteliste im Registerblatt „Nachschlagen“ links unten. Dort kann man auch in die Feineinstellungen Einsicht nehmen und diese zu einem späteren Zeitpunkt problemlos verändern. Abbildung 3: Listeneinträge

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4. Registerblatt „Allgemein“

Abbildung 4: Registerblatt "Allgemein"

Dieses Registerblatt im linken unteren Teil des Fensters in der Entwurfsansicht ist dazu da, spezielle Optionen für ein einzelnes Feld festzulegen. So haben wir hier bei Format durch „0000000“ festgelegt, dass die Matr.Nr. immer siebenstellig angezeigt wird. Weitere Einstellungen: 1. 2. 3. 4.

Feldgröße Eingabeformat: v.a. beim Datum (z.B. 2004-11-16 oder 16. Nov. 2004) Beschriftung: Ein Eintrag hier ersetzt später den Feldnamen Standardwert: überschreibbarer Wert der automatisch in diesem Feld (vor der Dateneingabe) steht 5. Gültigkeitsregel: hier lassen sich Bedingungen für die Eingabe formulieren z.B. beim Feld PLZ: < 10000; später lassen sich nur vierstellige Postleitzahlen eingeben; somit wird mit überlegten Regeln die Eingabe fehlerhafter Daten minimiert. Besondere Bedeutung hat dieses gelb hervorgehobene Feld. Es ruft den Ausdrucks-Generator auf mit dem sich komplexere Bedingungen formulieren lassen:

6. Gültigkeitsmeldung 7. Eingabe erforderlich: Ja/Nein; bei wichtigen Feldern sollte „Ja“ für Pflichtfeld stehen 8. Leere Zeichenfolge: bei „Ja“ steht bei einem leeren Feld später nichts in der Datenbank; bei „Nein“ steht später anstatt des leeren Feldes eine „0“ 9. Indiziert: „Ja“ beschleunigt eine spätere Suchabfrage, dafür steigt die Dateigröße an. Schlüsselfelder dürfen nur in den Stammdaten indiziert werden. Duplikate sind bei vielen Feldern, wie z.B. bei der MatrNr nicht erlaubt!

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2. Primärschlüsselfeld festlegen Jede Tabelle benötigt einen Primärschlüssel. Dieses Feld, welches das Kriterium der Eindeutigkeit erfüllt, sollte noch vor dem Abspeichern festgelegt werden. Dazu einfach mit der rechten Maustaste in das gewünschte Feld klicken und Primärschlüssel auswählen. Danach ist dieses Feld durch einen Schlüssel gekennzeichnet.

Abbildung 5: Primärschlüssel festlegen

6. Tabellenname festlegen Eine Datenbank besteht normalerweise aus mehreren Tabellen. Sind die Feldnamen definiert und ein Primärschlüssel festgelegt sollte man die Datenbank speichern. Beim ersten Mal Speichern kannst du immer den Tabellennamen angeben.

Abbildung 6: Tabellenname festlegen

7. Ansichtsarten Entwurfsansicht: Festlegen/Ändern/Einstellung von Feldern Datenblattansicht: Dateneingabe/Datendurchsicht/Löschen von Datensätzen (wir wollen statt der Datenblattansicht zur Datenverwaltung aber eigens erstellte Formulare verwenden) Abbildung 7: Ansichtsarten

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8. Tabellen verbinden Tabellen miteinander zu verbinden gehört zur Grundidee relationaler Datenbanken. Durch das getrennte Anlegen mehrerer Tabellen und dem späteren Verbinden wird Redundanz (Mehrfachspeicherung) von Daten vermieden. Verbunden werden Tabellen immer über ihr Schlüsselfeld. Vorgangsweise: Schritt1: Beziehungen definieren: Symbol: (oder Extras – Beziehungen) Schritt2: Tabellen hinzufügen: Gewünschte Tabellen auswählen und hinzufügen Schritt3: Tabellen verbinden: Schlüsselfeld einer Tabelle markieren und mit der linken Maustaste in die entsprechende Tabelle rüberziehen. Du musst die Maustaste loslassen wenn du über dem richtigen Feld stehst. Dann kommt das Fenster „Beziehungen bearbeiten“.

Abbildung 8: Beziehungen bearbeiten

Referentielle Integrität: Wenn angehakt werden die eingegebenen Daten (Bewegungsdaten) geprüft. Nur solche Daten können aufgenommen werden, die in den Stammdaten bereits vorkommen. Z.B.: Ich kann keine Studienrichtung (bei Belegte Studien) aufnehmen, die nicht bei Studrich vorkommt. Außerdem darf keine Studienrichtung in den Stammdaten gelöscht werden, wenn Datensätze aus den belegten Studien (Bewegungsdaten) damit verbunden sind. Aktualisierungsweitergabe: Änderungen bei den Stammdaten werden auch automatisch in den Bewegungsdaten geändert. Löschweitergabe: Beim Löschen eines Studenten aus den Stammdaten werden auch seine Belegten Studienrichtungen gelöscht. Wurden alle Einstellungen vorgenommen geht’s weiter mit „Erstellen“.

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Schritt4: Danach siehst du eine schwarze Linie, die sich auch später markieren und löschen lässt. Die Tabellen sind nun verbunden und damit verknüpfte Abfragen möglich.

Abbildung 9: Verbundene Tabellen Regeln für Beziehungen: Ausschließlich das verknüpfte Feld ist in den Stammdaten zu indizieren (Feldeigenschaften) Das verknüpfte Feld braucht nicht denselben Namen tragen, muss jedoch den gleichen Datentyp aufweisen und dieselbe Art von Informationen enthalten Beim Datentyp Zahl müssen die Felder die gleiche Feldgröße aufweisen. Ein AutoWert kann nur mit einem Datentyp Zahl verknüpft werden, dessen Feldgröße auf Long Integer gestellt ist. Zwischen zwei Tabellen kann immer nur eine Beziehung hergestellt werden Bevor man ein Primärschlüsselfeld oder eine gesamte Tabelle löschen kann, muss man die Beziehung selbst löschen.

9. Formulare erstellen

Abbildung 10: Formular mit Assistent erstellen

9.1. Formular-Allgemein Wenn die Tabellen erstellt sind muss man sich überlegen, ob einem die Datenblattansicht zur Dateneingabe bzw. Datenverwaltung ausreicht. Ein unroutinierter Benutzer hat möglicherweise nicht soviel Freude mit der Datenblattansicht. Deshalb erstellst du ein Formular - am besten mit dem Assistenten. Für eine professionelle Datenbank mit Benutzerführung sind Formulare unerlässlich.

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9.2. Formular-Assistent

Abbildung 11: Gewünschte Formularfelder festlegen

Wir wollen unter c. alle Felder hinzufügen, die unser Formular beinhalten soll. Unter a. wählst du die entsprechende Tabelle aus. Dann markierst du das gewünschte Feld in b. und klickst auf den einfachen Pfeil nach rechts (>). Mit dem doppelten Pfeil (>>) übernimmst du alle Felder der Tabelle. ACHTUNG: Unsere Tabelle „Belegte Studien“ soll sogenannte verknüpfte Felder beinhalten, die jeweils automatisch einen Wert aus einer anderen Tabelle beziehen. Willst du nun das Feld „StudrichLB“ aus der Tabelle „Studrich“ in unser Formular aufnehmen kannst du unter a. eine andere Tabelle auswählen und so unter b. auf Felder anderer Tabellen zugreifen. Später lässt sich das unter Access scheinbar nicht mehr ändern … ! Markierst du unter c. ein Feld wird das nächste Feld darunter eingefügt (>). Nächste Schritte: Die Daten sollen nach belegten Studien in einem einzelnen Formular angezeigt werden. Vom Layout her wollen wir eine einspaltige Darstellung. Danach bietet uns der Assistent ein paar nicht gerade überwältigende Designs an. Mit Standard sagen wir ihm, dass wir darauf gerne verzichten können. Nach Eingabe des Formularnamens wählen wir „Das Formular öffnen“ und gehen auf „Fertig stellen“.

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9.3. Formular-Entwurfsansicht Tipp1: Formularfelder können hier verändert werden (Position Größe, Farbfüllung, Schriftfarbe, -größe, etc.). Die Beschriftung oder das Formularfeld selbst können unterschiedlich behandelt werden. Die Layoutierung ist ein gutes Beispiel von Benutzer-unfreundlichkeit. Tipp2: Willst du die Position von Objekten auf den Pixel genau einrichten halte beim Verschieben zugleich die STRG-Taste gedrückt.

Abbildung 12: Formular-Ansichten

In der Entwurfsansicht wird das Design des Formulars layoutiert. Formular-Bereiche: Formularkopf, Detailbereich, Formularfuß Toolbox: Element

Verwendung Bezeichnungsfeld: entspricht dem Textfeld in Word. Zur Beschriftung von Eingabefeldern oder zur Erstellung von Überschriften Textfeld: späteres Eingabefeld Optionsgruppe: zum Einfügen von Optionsfeldern/Kontrollkästchen/Umschalteflächen mit dem Assistenten. Bei den Kontrollkästchen können mehrere Alternativen gleichzeitig ausgewählt werden. Umschaltefläche: zum Anzeigen eines Ja/Nein-Wertes. Ist die Schaltfläche gedrückt heißt das z.B. „ja“. Optionsfeld: zur Darstellung von Ja/Nein-Werten. Es kann auch eine Optionsgruppe verwendet werden wo jemand ein Element auswählen kann. Kontrollkästchen: zur Darstellung von Ja/Nein-Werten. Bei Kontrollkästchen können später mehrere Alternativen gleichzeitig ausgewählt werden (z.B. Mehrfachantwort). Kombinationsfeld: Kombination aus Text- und Listenfeld. Es soll später möglich sein einen Wert aus einer vordefinierten Liste zu verwenden oder einen Wert einzugeben. Letzteres geht beim Listenfeld nicht! Listenfeld: Ist eine vordefinierte Werteliste (vgl. 3.10 Nachschlage-Assistent); die Auswahl eines vordefinierten Wertes geht schneller als den Wert neu einzugeben Befehlsschaltfläche: Diese kann ein Makro oder eine programmierte Prozedur aufrufen. z.B. Befehlsschaltflächen zum Blättern zwischen Datensätzen . Bild: zum einfügen eines Bildes in das Formular. Objektfeld: zeigt ein Bild, Diagramm oder OLE-Objekt an, das nicht in einer Tabelle gespeichert ist. Gebundenes Objektfeld: zeigt ein Bild, Diagramm oder OLE-Objekt an, das in einer Tabelle einer Access-Datenbank gespeichert ist. Seitenwechsel: zum Setzen eines Seitenumbruchs für die Bildschirmseite wie auch für die Druckseite. Registersteuerelement: zum Einrichten weiterer Seiten, auf denen man andere Steuerelemente anordnen kann. Unterformular/-bericht: zum Einbetten eines Formulars in ein anderes Linie/Rechteck: zur grafischen Gestaltung des Formulars; Stärke, Farbe, Position, Größe, etc. einstellbar … Weitere Steuerelemente

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9.3.1. Textfelder Normalerweise verwendet man Textfelder als Eingabefelder. Genauso können hier aber auch Berechnungen durchgeführt werden: Bsp.: Im Formular Studenten erstellen wir zusätzlich ein Textfeld. Es soll das Alter eines Studenten in Jahren angeben. Die nötige Funktion dazu ist unten angeführt und wird im Fenster Eigenschaften ins Feld „Steuerelementinhalt“ geschrieben. Leichter ist es womöglich, diese Funktion mit dem Ausdrucks-Generator zu erstellen (anstatt sie auswendig direkt ins Textfeld zu schreiben): = Jahr ( Datum () ) - Jahr ( [Geburtsdatum] ) 9.3.2. Kombinationsfeld/Listenfeld Bei diesen Feldern lassen sich bekanntlich vordefinierte Werte auswählen. Vorgehensweise: Schon bei der Erstellung einer Tabelle solltest du alle gewünschten Felder in der Entwurfsansicht festlegen! So z.B. auch das Feld Geschlecht als Datentyp „Text“. Später erstellst du ein Formular in der Entwurfsansicht und löschst dieses Formularfeld heraus. Das dahinterliegende Feld in der Tabelle bleibt natürlich erhalten. Wir benötigen es um den ausgewählten Wert der Werteliste zu speichern. Schritt 1: Symbol aktivieren – Kombinationsfeld/Listenfeld „aufziehen“ Schritt 2: Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben Schritt 3: w und darunter m in die Spalte schreiben Schritt 4: Wert speichern in Feld „Geschlecht“ Schritt 5: Beschriftung des Feldes: „Geschlecht“ Schritt 6: Fertig stellen Diese Felder erleichtern die Eingabe oder Bearbeitung und dienen der Sicherstellung korrekter Schreibweisen. 9.3.3. Befehlsschaltflächen Sind ein Standardelement der Benutzerführung. Über einen Klick kommt der Benutzer z.B. zu einem weiteren Formular, startet einen Druck oder beendet die Anwendung. Folgende Kategorien stehen zur Verfügung: 5. Datensatznavigation (DS suchen, gehe zu nächstem DS, ...) 6. Datensatzoperationen (DS drucken/löschen, neuen DS einfügen …) 7. Formularoperationen (Formular drucken/öffnen/schießen, ...) 8. Berichtsoperationen (Bericht drucken, …) 9. Anwendung (ausführen, beenden, MS Excel ausführen, …) 10. Diverse Einfach ausprobieren 9.3.4. Linie/Rechteck Wenn du bestimmte Felder umrahmen willst und dieses Rechteck mit einer Füllfarbe versiehst, überlagert es andere Elemente. Das Rechteck muss also in den Hintergrund. Der Menüpunkt findest du in der Menüleiste: Format – In den Hintergrund

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Ein fertig gestaltetes Formular könnte etwa so Aussehen:

Abbildung 14: Fertiges Formular “Belegte Studien“

Abb. 13: r. Maustaste – Layoutgestaltung

Neben der Symbolleiste Formatierung stellt auch die rechte Maustaste einige Werkzeuge zur Layoutgestaltung zur Verfügung (vgl. Abb. 14) 9.4. Eingabesperre Standardmäßig werden alle Formularfelder beim Drücken der TAB-Taste angesprungen. Das ist aber nicht notwendig, weil andere Felder, wie der Voroder Nachname, automatisch über die Matr.Nr. aus einer anderen Tabelle bezogen werden. Im Beispiel „Belegte Studien“ braucht nicht einmal das Feld „LfdNr“ angesprungen werden, weil die fortlaufende Nummer vom Programm selbst vergeben wird. Hier werden also nur die Felder „MatrNr“ und „StudrichKB“ eingegeben, also alle anderen Felder deaktiviert und zur Eingabe gesperrt. Im Eigenschaftsfenster beim markierten Element schreibt man folgendes hinein: Aktiviert: Nein Gesperrt: Ja

Abbildung 15: Eigenschaftsfenster - Eingabesperre

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9.5. Aktivierungsreihenfolge Die Reihenfolge, mit der die Formularfelder über die TAB-Taste angesprungen werden lässt sich natürlich in der Entwurfsansicht verändern: Schritt1: Mit der rechten Maustaste in den Detailbereich des Formulars klicken Schritt2: Aktivierreihenfolge auswählen Schritt3: Drag & drop wie im Fenster beschrieben

10.

Daten importieren

Mit Access lassen sich natürlich auch Daten in verschiedensten Formaten (Access, Excel, Text, …) importieren. Wir wollen verschiedene Daten aus einer Excel-Datei importieren. Diese sind im Archiv „Import_Daten.zip“ enhalten. Nach dem Entpacken können die Daten importiert werden: Daten – Externe Daten – Importieren Üblicherweise befinden sich in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften (= Feldnamen). Da in Access bereits eine eigene Tabelle namens „Studrich“ existiert wollen wir die Importdaten hier hineinbekommen und erstellen keine neue Tabelle. Damit das funktioniert müssen die Feldnamen von Access und Excel natürlich übereinstimmen.

11.

Datensätze sortieren

Datensätze sortierst du am besten über das Objekt Formulare in der Formularansicht oder der Datenblattansicht des Formulars. Zweiteres gibt dir einen besseren Überblick über alle gefundenen Datensätze. Standardmäßig wird eine Tabelle aufsteigend nach dem Primärschlüsselfeld sortiert. Willst du nach einem bestimmten Feld sortieren musst du vorher in die zu sortierende Spalte klicken. Die beiden Sortierungs-Symbole dürften ja bekannt sein: Zum Entfernen: Datensätze – Filter/Sortierung entfernen

12.

Datensätze filtern

Manchmal will man nur bestimmte Datensätze aus einer Tabelle auswählen. Dazu eignet sich ein Filter. Am besten geht das wieder über die Datenblattansicht des Formular-Objektes: Schritt1: Datensätze – Filter – Formularbasierter Filter Schritt2: Suchkriterium festlegen Schritt3: Filter – Filter/Sortierung anwenden bzw. Schritt4: Datensätze – Filter/Sortierung entfernen Der Auswahlfilter Suchkriterium.

filtert

die

Datensätze

nach

dem

aktuell

ausgewählten

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Der Spezialfilter funktioniert ähnlich. Hier lassen sich untereinander ODER-Bedingungen und nebeneinander UND-Bedingungen formulieren. Eine Sortierung ist optional:

Abbildung 16: Spezialfilter/-sortierung

13.

Abfragen erstellen

13.1.

Über die Entwurfsansicht

Abfragen und Filter haben gemeinsam, dass es um die Auswertung von Daten geht. Der Unterschied zwischen beiden liegt darin, dass sich Abfragen dauerhaft speichern lassen. Öfter benötigte Datenauswertungen hat man so schnell zur Hand, und sie beziehen immer das aktuelle Datenmaterial mitein. Zudem können mit Abfragen viel kompliziertere Fragestellungen, insbesondere Berechnungen, durchgeführt werden. Am besten verwendet man dazu die Entwurfsansicht. Beispiel1: Ausgabe aller Informatikstudenten mit Vorname, Nachn., StudKennz Schritt1: Neue Abfrage in Entwurfsansicht erstellen Schritt2: Die Tabellen „Studenten“, „Belegte Studien“ und „Studrich“ hinzufügen Schritt3: Die Felder Vorname, Nachname, StudKennz auswählen (Doppelklick auf Feld in Tabelle ;-) Schritt4: Bei Kriterien die StudKennz für Informatik eingeben: 884

Abbildung 17: Abfrage (Entwurfsansicht) - Informatikstudenten

Schritt5: Beim Wechsel in die Datenblattansicht erhältst du das Ergebnis.

oder durch

Ausführen

Wird ein neuer Informatikstudent in die Tabelle „Belegte Studien“ aufgenommen, wird er automatisch bei der Abfrage berücksichtigt und dem Ergebnis hinzugefügt! In der Entwurfsansicht hat man die Möglichkeit die Reihenfolge der Felder zu verändern, eine Sortierung vorzunehmen, Funktionen einzufügen (r. Maustaste), Datensätze anzeigen oder ausblenden zu lassen. Über den Kriterienbereich lassen sich Bedingungen formulieren. Es gibt dabei eine ODER-Verknüpfung (eine der Bedingungen muss erfüllt sein), wo alle

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Bedingungen untereinander stehen. Und dann gibt es eine UND-Verknüpfung (beide Bedingungen müssen erfüllt sein), wo die Bedingungen nebeneinander stehen, z.B. Vorname: S* (mit S beginnend) und bei StudKennz: 884. Möchte man alle mit S und (eigentlich oder ;-) H beginnenden InformatikstudentInnen so könnte man bei Vorname auch eingeben: “S* oder H*“ sowie bei StudKennz: 884. 13.2.

Abfrage ohne Assistent/SQL

Abfrage in Entwurfsansicht wählen. Du kannst nun die benötigten Tabellen hinzufügen oder das manuell über die SQL-Ansicht erledigen. Wechsle dann in die SQL-Ansicht:

Abbildung 18: Zur SQL-Ansicht wechseln

Beispiel2: Nachname, Vorname, PLZ aller Studenten aus „4040“? Lösung: SELECT Vorname, Nachname, PLZ FROM Studenten WHERE PLZ="4040" Nett oder? ☺ 13.3.

Der Ausdrucks-Generator

Der Ausdrucks-Generator stellt Operatoren, Funktionen usw. zur Verfügung. Es geht also grob gesagt um Berechnungen. Benötigst du ihn bei irgendwelchen Abfragen gehst du am besten in die Entwurfsansicht und klickst mit der rechten Maustaste in das Feld „Kriterien“ und wählst die Schaltfläche „Aufbauen“ aus:

Abbildung 19: r. Maustaste: - Ausdrucks-Generator

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Abbildung 20: Der Ausdrucks-Generator höchstpersönlich

Beispiel3: Nachname, Vorname aller Studenten mit Geburtsdatum Dezember? Lösung: Monat ( [Studenten]![GebDat] ) = 12 Hinweis: Unter Funktionen – Eingebaute Funktionen – Datum/Uhrzeit gibt’s die Funktion „Monat“ => doppelklicken. Die Funktion wurde nun oben eingefügt. Hier den Platzhalter markieren und den Strukturbaum Tabellen öffnen. Dort suchen wir uns in der Tabelle Studenten das Geburtsdatum => Doppelklick. Jetzt brauchen wir hinten nur mehr „= 12“ dranschreiben.

13.4.

Parameterabfragen

Wenn du regelmäßig Abfragen hinsichtlich eines bestimmten Kriteriums tätigst bietet sich die Parameterabfrage an. Hier legst du das Kriterium im Vorhinein fest (z.B.: Studienrichtung). Bei der Abfrage selbst musst du dann immer den gewünschten Parameterwert eingeben (z.B.: Soziologie). Bsp4: Uns rufen häufig Studenten an, die nicht mehr wissen, was sie studieren *g*; MatrNr, Nachname, Vorname, StudrichKB Schritt1: Neue Abfrage in Entwurfsansicht erstellen Schritt2: Die 3! benötigten Tabellen ins graue Fenster hinzufügen Schritt3: Die eckigen Klammern bewirken eine Eingabeaufforderung! Einfach starten mit Wechsel zur Datenblattansicht bzw. Ausführen (!).Nun über das Eingabefenster die MatrNr 0257831 austesten.

Abbildung 21: Parameter-Ausdruck in der Abfrage

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13.5.

Abfragen mit Funktionen

Neben dem Gruppieren von Daten können hier Berechnungen (Anzahl, Summe, Min, Max, etc.) durchgeführt werden. Wieviele StudentInnen kommen jeweils aus den gespeicherten Orten/Städten? Gesucht: Ort und Anzahl der StudentInnen. Schritt1: Für diese Abfrage brauchen wir die Tabellen „Studenten“ und „Ort“. Studenten deswegen, weil wir wissen wollen wie viele aus den jew. Orten kommen. Schritt2: In der ersten Spalte das Feld Ort auswählen Schritt3: Rechter Mausklick irgendwo in dieser Spalte – Funktionen anklicken; danach wird die Zeile „Funktion“ eingeblendet und „Gruppierung“ ausgewählt Bsp5.:

Abbildung 22: r. Maustaste – Funktionen

Schritt4: Das zweite Feld kann irgendein Feld der Tabelle „Studenten“ sein. Access braucht es zum Zählen des Ortes. Schritt5: Danach einfach in die Spalte Funktion klicken und beim eingefügten Feld die Funktion „Anzahl“ wählen. Mit dem Wechsel in die Datenblattansicht startet die Abfrage.

Abbildung 23: Funktion festlegen

Für uns interessant natürlich auch die SQL-Ansicht mit der dazupassenden SQLAbfrage. Access formuliert es ein wenig anders als wir aus IV gewohnt sind. Wir können es natürlich unserem Wissen entsprechend umformulieren (Access wird unsere Formulierung sogar beibehalten ;-): SELECT PLZ.Ort, Count(PLZ.Ort) AS AnzahlvonOrt FROM PLZ, Studenten WHERE (Studenten.PLZ = PLZ.PLZ) GROUP BY PLZ.Ort

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14.

Datenbankwartung

Es besteht die Möglichkeit, dass du einmal Datenbanken übernehmen und betreuen musst, in denen von deinen fleißigen Vorgängern Datensätze doppelt und dreifach erfasst wurden (Redundanz). Der Assistent zur Duplikatsuche und der Assistent zur Inkonsistenzsuche können in diesem Fall hilfreich sein (Menüleiste – Einfügen – Abfrage – Abfrageassistenz zur Duplikatsuche/Abfrageassistent zur Inkonsistenzsuche).

15.

Daten ausdrucken

Tabellen oder Abfragen lassen sich natürlich auch ausdrucken. Meist druckt man aus der Datenblattansicht. Vor dem Drucken empfiehlt sich ein Blick in die Seitenansicht:

16.

Berichte erstellen

Berichte dienen zum Ausdrucken optisch aufbereiteter Daten. Dabei Lassen sich ebenso Berechnungen anwenden. Während man bei Abfragen das Layout der Datenausgabe nicht beeinflussen kann ist das beim Bericht das Um und Auf. Zuviel darf man sich aber hier nicht erwarten, denn die Entwurfsansicht von Access ist ein wenig nebulös. Der Assistent ist uns ja schon bekannt. Den lassen wir wieder ein bisschen für uns hackeln. 16.1.

Bericht-Assistent

Bsp6.: Wir wollen MatrNr, Nachname, Vorname, PLZ, Ort und StudrichLB aller Studis ausdrucken und nach Studienrichtungen zusammenfassen. Schritt1: Die Felder aus der Tabelle „Studenten“, „PLZ“, „Studrich“ auswählen:

Abbildung 24: Berichts-Assistent

Schritt2: Wie sollen die Daten angezeigt (gruppiert) werden? Wenn du nach Studenten gruppierst siehst du nachher welcher Student wieviele bzw. welche Studienrichtungen inskribiert hat. Wenn du nach Studienrichtung (Studrich) gruppierst siehst du später die Studienrichtung und welche Studenten diese inskribiert haben. Wir wollen …hmmm ... zweiteres.

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Abbildung 25: Gruppierung der Daten

Schritt3: Weiter > Gruppierungsebene; keine Änderung, Weiter Schritt4: Gewünschte Sortierreihenfolge festlegen: Nachname aufsteigend und Vorname aufsteigend Schritt5: Layout Schritt6: Vordefiniertes Format auswählen Schritt7: Berichtnamen vergeben – fertig Hinweis: Bei Zahlenfeldern erscheint bei Schritt4 der Button Zusammenfassungsoptionen, wo Berechnungen definiert werden können. 16.2.

Bericht – Entwurfsansicht

Hier verwendest du wieder die Toolbox-Leiste und die Symbolleiste Formatierung, um das Layout deinen Wünschen anzupassen oder berechnete Felder einzufügen. Die Layoutgestaltung unter Access ist bei weitem nicht so benutzerfreundlich wie unter dem Datenbankprogramm Filemaker.

Abbildung 26: Bericht-Entwurfsansicht

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16.3.

Nachträglich Felder in den Bericht holen

Um ein Feld nachträglich in den Bericht zu holten gehst du in die Entwurfsansicht des gewünschten Berichts. Nachdem du ein neues Textfeld aufgezogen hast klickst du es mit der rechten Maustaste an. Jetzt benötigst du den Punkt Eigenschaften. Auf Registerblatt Daten in der Zeile Datenherkunft, klickst du auf den Pfeil nach unten oder auf die drei Punkte (…) wenn du ein Feld über den Ausdrucksgenerator hinzufügen möchtest. Auch die Verknüpfung bestehender Felder lässt sich so ermitteln und verändern.

Abbildung 27: Drei Punkte für den der sie findet …

16.4.

Adressetiketten erstellen

Schritt1: Menüleiste: Einfügen – Bericht – Etiketten Assistent Tabelle „Studenten“ auswählen Schritt2: Hersteller und Etiketten auswählen Schritt3: Textformatierung Schritt4: Etikett-Felder festlegen (Leerschritt zwischen 2 Felder nicht vergessen!)

Abbildung 28: Felder festlegen

Schritt5: Sortieren nach: Nachname, Vorname Schritt6: Namen eingeben – fertig Tipp: Falls du das Geschlecht dabei stehen haben willst lautet die Formel in der Seitenansicht (neues Textfeld) folgendermaßen: = Wenn ([Geschlecht]=“w“;“Frau;“Herrn“)

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17.

Benutzerführung organisieren

Wer eine professionelle Benutzerführung will, der erstellt ein Menüfenster von dem aus sich alle erstellten Objekte öffnen lassen z.B. (Studenten anlegen, Studienrichtungen anlegen, etc.) Extras – Datenbank-Dienstprogramme – Übersichts-Manager Da noch kein Übersichts-Manager existiert erstellen wir einen neuen. Nun klicken wir auf „Bearbeiten“ um die bestehende Hauptübersicht anzupassen. Schritt1: Übersichtsname = Hauptübersicht. NEU Schritt2: Neu … Schritt3: Text: Formular - Studien belegen (inskribieren) Schritt4: Befehl: Formular im Bearbeitungsmodus öffnen Schritt5: Formular: Belegte Studien Schritt6: Neu … um weitere Formulare in die Navigation aufzunehmen Ziel und Zweck wäre es eigentlich, dass Benutzer (die sich nicht so gut auskennen wie du ☺) ausschließlich über diese Hauptübersicht navigieren können. Damit die Hauptübersicht automatisch bei Programmstart geöffnet wird nimmst du folgende Einstellung vor: Extras – Start – Formular/Seite anzeigen: „Übersicht“ (engl. Switchboard) hier eingeben.

Abbildung 29: Übersicht mit Programmstart öffnen

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Nun die Datenbank schließen und neu öffnen. Nur so erscheint die Hauptübersicht:

Abbildung 30: Hauptübersicht mit Menüpunkten

Im Rahmen einer organisierten Benutzerführung erscheint es sinnvoll, Benutzern nur eingeschränkte Rechte und Veränderungsmöglichkeiten der Daten einzuräumen. Dabei legt man zuerst unter Extras – Sicherheit – Benutzer- und Gruppenkonten an. Unter Neu legt man zB. den Benutzer „Yoschi“ an und vergibt eine persönliche ID. Jetzt wollen wir unter Extras – Sicherheit – Benutzer- und Gruppenberechtigungen ein wenig herumwerkeln und wählen dabei den Yoschi aus. Wie man sieht hat er überhaupt noch keine Rechte. Diese muss man ihm zuerst einräumen:

Abbildung 31: Benutzer- und Gruppenberechtigungen

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So kannst du nun für jeden Objekttyp maßgeschneiderte Berechtigungen für einen bestimmten Benutzer vergeben.

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 2: Entwurfsansicht – Tabelle „Studenten“ .................................................. 2 Abbildung 3: Listeneinträge ........................................................................................ 2 Abbildung 4: Registerblatt "Allgemein" ....................................................................... 3 Abbildung 5: Primärschlüssel festlegen ...................................................................... 4 Abbildung 7: Ansichtsarten ......................................................................................... 4 Abbildung 8: Beziehungen bearbeiten........................................................................ 5 Abbildung 9: Verbundene Tabellen ............................................................................ 6 Abbildung 10: Formular mit Assistent erstellen........................................................... 6 Abbildung 11: Gewünschte Formularfelder festlegen ................................................. 7 Abbildung 12: Formular-Ansichten ............................................................................. 8 Abbildung 14: Fertiges Formular “Belegte Studien“.................................................. 10 Abbildung 17: Abfrage (Entwurfsansicht) - Informatikstudenten ............................... 12 Abbildung 18: Zur SQL-Ansicht wechseln ................................................................ 13 Abbildung 19: r. Maustaste: - Ausdrucks-Generator................................................. 13 Abbildung 20: Der Ausdrucks-Generator höchstpersönlich ...................................... 14 Abbildung 21: Parameter-Ausdruck in der Abfrage .................................................. 14 Abbildung 22: r. Maustaste – Funktionen ................................................................. 15 Abbildung 23: Funktion festlegen ............................................................................. 15 Abbildung 24: Berichts-Assistent .............................................................................. 16 Abbildung 25: Gruppierung der Daten ...................................................................... 17 Abbildung 26: Bericht-Entwurfsansicht ..................................................................... 17 Abbildung 27: Drei Punkte für den der sie findet ….................................................. 18 Abbildung 28: Felder festlegen ................................................................................. 18 Abbildung 29: Übersicht mit Programmstart öffnen .................................................. 19 Abbildung 30: Hauptübersicht mit Menüpunkten ...................................................... 20 Abbildung 31: Benutzer- und Gruppenberechtigungen............................................. 20