Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología MICROSOFT EXCEL 2003. TEMARIO. I. – VENTANA DE EXCEL Y SUS COMPONENTES I.1 La pantalla inicial……………………….................................... 5 I.2 Las barras de titulo y menú ........................................................ 6 I.3 Comandos Inmediatos ................................................................. 6 I.4 Menú Desplegable ...................................................................... 6 I.5 Comando con Ventana………………………………………….7 I.6 Barra de herramientas Estándar ...……………………………...7 I.7 Barra de Formato……………………………………………….7 I.8 Barra de Formulas....……………………………………………7 I.9 El panel de tareas………………………………………………..8 II. – MOVIMIENTOS RAPIDOS EN LA HOJA II.1 Movimientos rápidos en la hoja………………………………..9 III. – TIPOS DE DATOS III.1 Valores constantes…………………….....................................10 III.2 Números ……………………………………………………...10 III.3 Fecha u hora ………………………………………………….11 III.4 Texto …………………………………………………………11 III.5 Formato General………………………………………………11 III.6 Formato Numeric ...……………………………......................12 III.7 Formato currency……………………………………………..13 III.8 Formato Accounting....………………………….……………13 III.9 Formato Date…………………………………………...…….13 III.10 Formato Custom……………………………………………..14 IV. – AUTO LLENADO DE DATOS IV.1 IV.2 IV.3 IV.4
Copy cells ….…...……………………................................... 15 Fill Series…………………………………………………….15 Fill Formating Only …………………………………………16 Fill Without Formatting ……………………………………..16
-1-
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología V. – BUSQUEDA DE DATOS V.1 Find…..…...……………..…………................................... 17 V.2 Replace…………………………………………………….18 VI. – CORRECCION DE ERRORES VI.1 Undo ….…...……………..…………................................ 20 VI.2 Redo ….………………………………………….……….20 VII. – CREAR FORMULAS PARA CALCULAR VALORES VII.1 VII.2 VII.3 VII.4 VII.5
Suma ( ) …...……………..…………................................ 21 Average ( )……………………………………….……….22 Count ( )…...……………..…………................................ 23 Min ( )...………………………………………….……….24 Max ( )...………………………………………….……….25
VIII. – COPIA DE REFERENCIA RELATIVAS Y ABSOLUTAS VIII.1 Referencia Relativa.……..…………................................ 26 VIII.2 Referencia Absoluta.…………………………….……….26 IX. – OPERADORES MATEMATICOS IX.1 Tipos de Operadores.……..…………................................ 28 IX.1.1 Operadores Aritméticos……………………………28 IX.1.2 Operadores de Comparación ………………………28 IX.1.3 Operador de concatenación de texto …….………...29 IX.1.4 Operadores de Referencia …………………………29 XI.2 Precedencia de los operadores ..………………….……….30 X. – ESPECIFICAR NOMBRES A GRUPOS DE DATOS…………..31 XI. – FUNCIONES ……………………………………………………34 XI.1 XI.2 XI.3 XI.4 XI.5
Fecha y Hora.……………..………….................................34 Texto …………………………………………….………..38 Búsqueda…...……………..………….................................40 Financieras……………………………………….………..43 Condicionales ……………………………………………..46
-2-
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XII. – SOLUCIONANDO ERRORES EN CALCULOS XII.1 Cambiar los errores comunes que comprobara Excel........49 XII.2 Corregir los errores de las formulas de uno en uno……...50 XII.3 Como reestablecer errores omitidos…...............................50 XII.4 Marcar los errores comunes de las formulas en la hoja de calculo y corregir directamente……………………….….……..51 XIII. – CAMBIAR LA APARIENCIA DEL DOCUMENTO XIII.1 Barra de Herramientas de formato………………………52 XIII.2 Ajustar tamaño de celdas……………………….……….55 XIII.3 Protección de celdas y documento…................................56 XIV. – INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS XIV.1 XIV.2 XIV.3 XIV.4 XIV.5 XIV.6
Insertar filas…………………….…………………….….58 Insertar columnas……………………………….….……58 Eliminar filas…………………….…................................59 Eliminar columnas ………….……………………....…..59 Insertar y eliminar hojas de trabajo ………….……….…60 Mover y copiar hojas de trabajo …...................................60
XV. – IMPRESION XIV.1 Encabezado y pie de pagina….………………………….63 XIV.2 Impresión …………………………………….…….…...67 XVI. – FILTROS DE DATOS XVI.1 Limitar datos que aparezcan en la hoja..............................68 XVI.2 Realizar cálculos con los datos filtrados............................69 XVI.3 Validación de datos ……………………...........................69 XVI.3.1 Tipos de datos que se pueden validar…………….….....70 XVI.3.2 Tipos de mensajes que se pueden mostrar……………...70 XVII. – IMPORTAR DATOS DE OTROS ARCHIVOS …………......72 XVII.1 Ligar datos de otras hojas y/o libros de trabajo...............74
-3-
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XVIII. – ORDENAR Y RESUMIR LOS DATOS XVIII.1 Ordenar una lista de datos ….……………………….75 XVIII.2 Resumir datos ……………………………….…...…76 XIX. – CREACION DE LISTAS DINAMICAS CON PIVOT TABLES XX. – GRAFICOS XX.1 XX.2 XX.3 XX.4
Crear una grafica personalizada ……………………….87 Crear una grafica dinámica usando PivotCharts ..……..92 Análisis tendencial de datos lineal……………………..94 Creación de Diagramas………………………..………100
-4-
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología I Ventana de Excel y sus componentes Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.
I.1 La pantalla inicial Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
-5-
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología I.2 Las barras. La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar
y cerrar
.
La barra de menú
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar del libro de trabajo. Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:
I.3 Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o el comando Hipervínculo que se activa pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K.
I.4 Menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque triángulo a la derecha.
tienen
un
Por ejemplo, en el menú Insertar, Imagen.
-6-
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología I.5 Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...
Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar. I.6 La barra de herramientas estándar
I.7 La barra de formato
I.8 La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante. La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
-7-
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología I.9 El panel de tareas. Este elemento se ha mejorado desde la versión anterior de Excel. El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrará información diferente según lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo. Por ejemplo, en la imagen es el panel de tareas que aparece al iniciar Excel nos ofrece los comandos más útiles para esa situación: nos muestra las hojas recientemente abiertas; nos permite crear una nueva hoja a partir de una plantilla, una gran cantidad de ayuda en línea, etc. Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas será diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabajo con imágenes. Hay disponibles otros paneles de tareas, como por ejemplo: Portapapeles, Buscar, Insertar imagen prediseñada, Nuevo Libro. Para acceder a ellos ir al triángulo que hay al lado del título del panel y se desplegará una lista con los paneles disponibles.
Al abrir Excel aparece el panel de tareas, si no queremos que aparezca cada vez que abramos Excel2003, bastará con desactivar la casilla Mostar al inicio, que está en la parte inferior del panel. En cualquier momento podemos abrir o cerrar el panel de tareas desde el menú Ver, opción Panel de Tareas.
-8-
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología II Movimientos rápidos en la hoja Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: Arrow Keys
Desplazamiento entre las celdas del documento.
Shift +Arrow Keys
Amplia la selección entre las celdas para aplicar diferentes acciones tales como copiar, eliminar, etc.
Shift + Page Down
Amplia la selección de una pagina completa hacia abajo
Shift + Page Up
Amplia la selección de una pagina completa hacia abajo
Page Down
Desplazamiento de una pagina hacia abajo
Page Up
Desplazamiento de una pagina hacia abajo
Ctrl + Up Arrow
Posicionarse en el primer renglón del documento actual.
Ctrl + Down Arrow
Posicionarse en el último renglón del documento actual.
Ctrl + Left Arrow
Desplazarse a la primera columna en el área actual del documento
Ctrl + Right Arrow
Desplazarse a la ultima columna en el área actual del documento
Ctrl + Page Up
Moverse a la siguiente hoja (documento) en el libro actual de trabajo.
Ctrl + Page Down
Moverse a la hoja anterior (documento) en el libro actual de trabajo.
-9-
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología III Tipos de Datos Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo: III.1 VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. III.2 NÚMEROS .Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . €. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo. Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a notación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda. III.3 FECHA U HORA. Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo. Ejemplos: 1/12/99
1-12-99
2:30 PM
14:30
1/12/99 14:30
12/07/2031
- 10 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología III.4 TEXTO. Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Comprendiendo el Formato III.5 Formato General El formato General es el formato por default aplicado a todas las celdas en el documento y visualiza los datos exactamente como se teclearon.
Todos los datos tipo texto que se han tecleado están alineados a la izquierda y todos los datos numéricos a la derecha. Cuando se usa este formato Excel puede cambiar el formato de los datos tecleados para darle una mejor representación al valor. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a notación científica Si al introducir números no hay suficiente espacio en la celda, o se pasa a notación científica o aparecerá el formato “#####” indicando que no cabe en la celda. En ambos casos el número es correcto.
- 11 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Los ceros a la izquierda o después del punto decimal no se consideran en éste formato (General).
Las fracciones decimales que han sido tecleadas sin ningún número antes del punto decimal; automáticamente se agrega el cero.
III.6 Formato Numeric Excel almacena los números como datos numéricos siempre y cuando no se apliqué después un formato específico a la celda. Este formato nos da el control sobre los datos numéricos para darles el formato requerido tal como: Decimal Places: La cantidad de posiciones decimales es de 0 a 30. Use 1000 Separator. Inserta una coma cada 3 dígitos. Negative Numbers. Por default se representa el número negativo con el signo de menos; también podemos poner el número negativo en color rojo o con el signo de menos y en color rojo.
- 12 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología III.7 Formato Currency Decimal Places: La cantidad de posiciones decimales es de 0 a 30. Symbol - Hay 350 símbolos de moneda para seleccionar. El separador de miles esta por default. Negative Numbers. Por default se representa el número negativo con el signo de menos; también podemos poner el número negativo en color rojo o con el signo de menos y en color rojo.
III.8 Formato Accounting. Este formato es muy similar al formato currency aunque hay un par de diferencias importantes. Decimal Places: La cantidad de posiciones decimales es de 0 a 30. Symbol - Hay 350 símbolos de moneda para seleccionar. Todos los valores negativos se representan por default en color negro y no en rojo. Cualquier valor en cero se representa con un guión.
III.9 Formato Date En Excel las fechas se representan como un número secuencial completo Excel mantiene el seguimiento de las fechas mediante la asignación de un número de serie a cada fecha. Estos números completos son referenciados como números de serie siempre y cuando representen el número de días desde el 1 Enero de 1900. La fecha puede ser representada en muchos formatos diferentes, pero el valor que usa y almacena Excel en las celdas es el número de serie Las fechas empiezan de el 1 Enero 1900 con un muero de serie para una fecha en particular teniendo el numero de días desde esta fecha. - 13 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Un número de serie de 3 corresponde al 3 de Enero de 1900. Excel solo puede hacer cálculos de fechas en fechas después del 1 de Enero de 1900. Cualquier dato tecleado antes de esta fecha no es reconocido y automáticamente se convertirá a tipo de dato texto.
III.10 Formato Custom El formato Custom (Personalizado) nos permite cambiar y controlar la forma en que deseamos que nuestros datos sean representados.
- 14 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología IV Auto Llenado de Datos. AutoFill La etiqueta inteligente para el Auto llenado no estará presente amenos que escojamos esta opción desde (Tools > Options)(Edit tab, Show Paste Options buttons).
Usar la etiqueta inteligente es una alternativa para llenar datos.
IV.1 Copy Cells. Si deseamos copiar solo las celdas podemos hacer clik, sostener el botón izquierdo del mouse y arrastrar el controlador de llenado de la celda para lograr el copiado de los datos.
IV.2 Fill Series. Seleccionamos Fill Series si queremos que la información seleccionada siga una serie determinada.
- 15 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología IV.3 Fill Formatting Only Con esta opción solo copiamos el formato de las celdas seleccionadas sin datos.
IV.4 Fill Without Formatting Solo copiamos los dataos sin el formato original de las celdas seleccionadas.
- 16 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología V Búsqueda de datos. V.1 Find Es una herramienta que se utiliza cuando en una hoja de cálculo tenemos demasiados datos, y queremos buscar un dato en específico. Ejemplo: En la columna A tenemos diversos datos, pero solo deseamos que nos muestre los que dicen sistemas. Seleccionamos edit y a continuación Find.
Aparece el siguiente cuadro de dialogo. En el escribimos la palabra que necesitamos que nos encuentre de entre todos los datos. Damos click en find next.
- 17 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Como vemos en la imagen encontró el primero que coincide y lo resalto en negro.
V.2 Replace Esta opción lo que hace es que nos reemplaza el valor que se encuentra en find what por el que nosotros agreguemos en replace with. Damos click en replace.
- 18 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Observamos que ya cambio el valor y si queremos cambiar todos los datos que digan sistemas, seguimos dando click en replace hasta que termine.
- 19 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología VI Corrección de errores. (Undo y redo). VI.1 Undo. Esta función la utilizaremos cuando al escribir o realizar cualquier acción ya sea insertar una imagen, copiar, etc. Deseemos deshacer la acción.
VI.2 Redo Esta función la utilizaremos cuando después de deshacer una acción nos demos cuenta de que nos equivocamos y queremos que aparezca de nuevo.
- 20 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología VII Crear formulas para crear valores. (Sum, average, count, min, max) VII.1 SUMA ( ). Esta función se utiliza cuando queremos sumar un grupo de datos. Lo que hacemos es lo siguiente: Damos click en el símbolo
seleccionamos SUM.
Seleccionamos el rango de números a sumar y vemos como aparece la formula = SUM (A25:A30)
- 21 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Damos Enter y nos aparece el resultado.
400 500 10 1000 200 70 2180 VII.2 Average ( ). Esta función lo que hace es que suma un rango de valores y los divide entre el mismo numero de valores. Demos click en el símbolo y seleccionemos AVERAGE y seleccionamos un rango de datos, como se observa en la figura de abajo.
Demos click en Enter. Aparece el resultado.
400 500 10 1000 200 70 363,3333333
- 22 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología VII.3 COUNT ( ). Esta función se utiliza para sumar un total de números seleccionados. Como por ejemplo a continuación. Demos click en el símbolo celdas.
y seleccionemos COUNT y seleccionamos un rango de
Presionamos Enter. Observemos que sumo la cantidad de datos seleccionados.
400 500 10 1000 200 70 6
- 23 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología VII.4 MIN ( ). La función MIN nos muestra el valor mínimo de un conjunto de datos seleccionados. Demos click en el símbolo
y seleccionemos MIN y seleccionamos un rango de celdas.
Presionamos Enter. A continuación nos muestra el resultado.
400 500 10 1000 200 70 10
- 24 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología VII.5 MAX ( ). Esta función nos muestra el valor máximo de un conjunto de datos seleccionados. Demos click en el símbolo
y seleccionemos MAX y seleccionamos un rango de celdas.
Presionamos Enter. A continuación nos muestra el resultado.
400 500 10 1000 200 70 1000 También existen otras funciones como son:
IF
HYPERLINK
SIN
SUMIF
PMT
STDEV - 25 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología
VIII Copia de referencias (Relativas y Absolutas)
VIII.1 Referencia Relativa. La función relativa es cuando nosotros en una formula hacemos referencia a una celda en especifico. Como por ejemplo: La formula utiliza el valor de la columna D, en la celda E32 Esta es la formula que se para realizar la formula tomamos el valor D32 y así en cada una aplica en la celda E32 de las celdas de la columna E tomamos el valor de la D que le =B32*C32*24*D32 corresponde. Estamos haciendo una referencia relativa.
- 26 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología VIII.2 Referencia Absoluta Aplicando la referencia absoluta se puede ahorrar tiempo. Aquí si el mismo valor se repite en la formula para todas las celdas. Lo que se hace es que solo se agrega el valor en una celda. Veamos el ejemplo:
Así es como queda la formula de la columna E=B2*C2*24*$D$2 Ahora solo se copia la formula de la columna E y ya tenemos nuestro valor absoluto para todas las celdas.
Este es el mismo ejemplo anterior como observamos no tenemos que escribir el mismo valor en todas las celdas D solo lo ingresamos una vez. Y en la formula de la columna E agregamos el valor de la columna D2 como absoluto, esto se hace seleccionando D2 y presionamos F4 y ahora lo pone así $D$2 ya es un valor absoluto.
- 27 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología IX Operadores matemáticos y su precedencia. IX.1 Tipos de operadores IX.1.1 Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético
Significado (Ejemplo)
+ (signo más)
Suma (3+3)
- (signo menos)
Resta (3-1) Negación (-1)
* (asterisco)
Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua)
División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo)
Exponenciación (3^2)
IX.1.2 Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación Significado (Ejemplo) = (signo igual)
Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que)
Mayor que (A1>B1)
=B1) 30, "Atrasado", "Al día") y, a continuación, presione ENTRAR. 2.Seleccione la celda D7 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno intervalo de celdas que desee que muestren el mensaje.
- 46 -
sobre el
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Si la fecha en curso es superior a 30 días a partir de la fecha de la factura, el valor de la celda es "Atrasado". Si no, el valor será "Al día".
Escriba la fórmula en esta celda. Arrastre el controlador de relleno sobre este intervalo de celdas. Escribir un valor basado en una condición. Excel puede calcular un valor, por ejemplo el descuento en una factura, basándose en los resultados de otra celda u operación. En este ejemplo, se calcula y aplica un descuento del 3% si la factura se paga en 30 días. 1.En la celda E7, escriba =SI((C7-B7) Proteger > Proteger hoja). A la protección le podemos poner una contraseña (que habrá que introducir 2 veces como siempre que se fija una contraseña o password) de modo que quien quisiera quitarla no pudiera a no ser que conociera la contraseña fijada por nosotros. Se necesitan, por lo tanto, las 2 características (bloqueo + protección) y en ese orden, para que el contenido de una celda no se pueda modificar. Si además de bloqueada está Oculta, el resultado de la celda se visualizará, pero la fórmula que aporta ese resultado no se verá. Inicialmente, todas las celdas de una hoja y de un libro están con el bloqueo activado. Esta propiedad se puede cambiar desde Menú Formato -> Celdas -> Solapa Proteger. Existe en ese mismo panel la casilla para Ocultar o no las fórmulas de esa celda o rango de celdas a las que estamos aplicando este formato de protección.
El bloqueo actúa sobre celdas o rangos de celdas, mientras que la protección actúa o bien sobre toda la hoja o bien sobre todo el libro según se elija en el menú de proteger. Lo mas elemental sería proteger la hoja. Una vez aplicadas las dos propiedades de protección vemos que no se puede modificar el contenido de las celdas, ni cambiar su formato, es mas, la barra de herramientas de formato aparece anulada en su práctica totalidad de acciones posibles (aparecen en gris). Para poder modificar de nuevo las fórmulas o contenidos de celdas protegidas deberemos quitar la protección. Ahora el menú de proteger, nos invita a desproteger hoja.
- 56 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Para proteger el documento deberemos ir al menor de FILE – SAVE AS – TOOLS -GENERAL OPTIOS
Aquí puedes poner tu password para abrir, para modificar y si seleccionas la opción de READONLY RECOMMENDED siempre se abrirá como solo lectura.
- 57 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XIV Insertar y Eliminar elementos XIV.1 Insertar filas. o Insertar nuevas celdas en blanco
Seleccione un rango de celdas en las que desee
insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. o Insertar una única fila Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5. o Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar.
XIV.2 Insertar columnas. o Insertar una única columna Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B. o Insertar varias columnas Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. o En el menú Insertar, haga clic en Celdas, Filas o Columnas.
- 58 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón
para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceré el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
XIV.3 Eliminar filas. Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar. Seleccionar el menú Edición. Eligir la opción Eliminar. Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.
XIV.4 Eliminar columnas. Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a eliminar. Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Eliminar... Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Observa como desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras. Hacer clic sobre Aceptar.
- 59 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XIV.5 Insertar y eliminar hojas de trabajo. Insertar una hoja de cálculo. Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255. Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos: Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar. Eligir la opción Hoja de cálculo.
Eliminar hoja. Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a eliminar. Seleccionar el menú Edición. Situarse sobre el botón para que se amplíe el menú. Eligir la opción Eliminar hoja.
XIV.6 Mover y copiar hojas de trabajo. Mover una hoja. Si deseas cambiar de posición una hoja de cálculo, puedes utilizar dos métodos. El primer método consiste en utilizar el menú: 1 Estar situado en la hoja de cálculo que queremos cambiar de posición. 2 Seleccionar el menú Edición. 3 Elegir la opción Copiar o mover hoja. Aparece el cuadro de diálogo de la derecha.
- 60 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología 4 En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el libro de trabajo donde queremos moverla. 5 En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja movida. 6 Hacer clic sobre el botón Aceptar. El segundo método es muy rápido y muy cómodo si queremos mover la hoja dentro del mismo libro de trabajo. 1 Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover. 2 Pulsar el botón del ratón y arrastrarlo hasta la posición donde queremos mover la hoja. 3 Una vez situados donde queremos mover la hoja, soltar el botón del ratón.
Copiar una hoja. A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posición una hoja sino copiarla en otro libro o en el mismo. Al igual que para mover hoja podemos utilizar dos métodos. El primer método consiste en utilizar el menú: 1 Estar situado en la hoja de cálculo que queremos copiar. 2 Seleccionar el menú Edición. 3 Elegir la opción Copiar o mover hoja. Aparece el mismo cuadro de diálogo que para mover una hoja. 4 En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el libro de trabajo donde queremos copiarla. 5 En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja copiada. 6 Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla. 7 Hacer clic sobre el botón Aceptar. El segundo método es muy rápido y muy cómodo si queremos copiar la hoja dentro del mismo libro de trabajo.
- 61 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología 1 Situarse en la hoja a copiar. 2 Pulsar la tecla CTRL del teclado. 3 Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posición donde queremos copiar la hoja. 4 Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.
- 62 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XV Impresión XV.1 Encabezado y pie de página. Vista preeliminar. La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja. Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos: Selecciona el menú Archivo. Elige la opción Vista preliminar. Si esta opción no aparece amplía el menú. O bien, haz clic sobre el botón Vista preliminar
de la barra de herramientas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1). En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones: para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado. para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera. Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón
.
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión explicado más adelante. Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página explicado más adelante.
- 63 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón preliminar
para cerrar la Vista
Configurar pagina. Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel2003 nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el menú Archivo. Elegir la opción Configurar página...
Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho cuadro consta de 4 fichas. La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.
Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma). En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).
- 64 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones: Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá. Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente. Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir. Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir. Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente. Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página.
- 65 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido. En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar. Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado... En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar. Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página... Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja. En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir. En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro. Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro. En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores. Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
- 66 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XV.2 Impresión. Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el botón Imprimir directamente la impresión.
de la barra de herramientas. Con ello se inicia
Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde el cuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir... del menú Archivo.
En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá. Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora. En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y hasta En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja. Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres Intercalar.
- 67 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XVI Filtros de datos XVI.1 Limitar datos que aparezcan en la hoja. Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Utilice títulos La fila superior de cada columna debe contener un título que describa el contenido de la columna, como "Nombre de producto" o "Nombre de empleado". No mezcle datos Los datos de cada columna deben ser todos del mismo tipo. No mezcle texto con números o números de una columna con fechas. No interrumpa los datos Los datos no deben interrumpirse con filas o columnas en blanco, aunque puede dejar celdas en blanco. Mantenga los datos separados Los datos que desee filtrar deben estar en su propia hoja de cálculo. Si eso no es posible, debe separarlos de otros datos mediante una fila o una columna en blanco. Auto filtro
Haga clic en una celda con los datos que desea filtrar. En el menú Datos, elija Filtro y, a continuación, haga clic en Auto filtro. Aparecerán flechas de Auto filtro a la derecha de cada título de columna. Comando Auto filtro mostrado como seleccionado mediante una marca de verificación. Flechas de Auto filtro en la hoja de cálculo.
- 68 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XVI.2 Realizar cálculos con los datos filtrados. Lo primero que debemos hacer es seleccionar toda el área que contenga la base de datos. Posteriormente y con el área seleccionada activaremos en el menú principal la ruta: Una vez que hayamos activado este comando aparecerán al inicio de cada columna unas casillas con unas flechas, esto nos indica que ya están activados los filtros. Desde esta ventana podemos ordenar ascendente o descendentemente la base de datos en según a la columna seleccionada. Mostrar las diez cantidades mejores, que pueden ser las diez más altas o las diez mas bajas etc.
XVI.3 Validación de datos (Data validation) La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.
La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.
- 69 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XVI.3.1 Tipos de datos que se pueden validar Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda: Números Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número. Fechas y horas Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora. Longitud Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres. Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeña, mediana, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.
XVI.3.2 Tipos de mensajes que se puede mostrar Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes. Mensaje de entrada Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda. Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: Mensaje de información Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.
- 70 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Mensaje de detención Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda. Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida. Siga estos pasos para realizar su filtrado. Paso 1: Seleccionamos la celda (o las celdas con las mismas características) en las que deseamos que se validen los datos (direcciones, fechas, teléfonos, etc.). Paso 2: Escogemos el tipo de datos que queremos que valide, por ejemplo, que al introducir información en una celda solo admita números dentro de un intervalo determinado, o podemos escoger que sólo admita formato de fechas, etc. También podemos definir el texto que queremos que aparezca en el momento de introducir la información en una celda que valide formato, o el texto que queremos que aparezca cuando se introduzca información no válida en una celda que valida formato.
- 71 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XVII IMPORTAR DATOS DE OTROS TIPOS DE ARCHIVOS Microsoft Excel te otorga la flexibilidad de importar otros tipos de archivos tales como TXT,DBF,XML y muchos otros. Para hacer esto deberemos abrir el MENU de FILE – OPEN – y escoger FILE OF TYPE
En el Ejemplo Mostrado escogeremos un archivo de texto de Notepad Al abrirlo nos aparecerá un asistente para importar los datos
En este Ejemplo la información del archivo esta separado por TABS, el asistente nos muestra como esta dividido
- 72 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología En el 3er paso el asistente te da la opción de manipular el tipo de datos.
Para Cambiarlos solo debes seleccionar el campo y en la parte de arriba cambiarle la opción deseada. Este es un extracto de cómo se ve después de importarlo de un archivo de texto.
Este procedimiento es el mismo para otros tipos de archivos tales como el DBF
GUARDAR EN OTRO FORMATO DIFERENTE AL DE EXCEL. Si tú elaboras un documento de Excel y quiere convertirlo a otro tipo de formato Excel te da esa opción de una manera muy sencilla. Basta tener abierto el documento elaborado e ir a la opción en el Menú de FILE – SAVE AS
Por Ejemplo guardarlo a en DBF
- 73 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XVII.1 LIGAR DATOS DE OTRAS HOJAS Y/O LIBROS DE TRABAJO. Excel te da la facilidad de combinar datos y hacer operaciones entre hojas del libro o entre libros diferentes. Para hacer eso debes utilizar la siguiente regla o sintaxis, por ejemplo una suma entre celdas de diferentes archivos = [nombrearch1]nombrehoja!$celda$numero de celda + celdas actuales
En este Ejemplo estamos sumando del Archivo llamado Suma entre hojas Celda numero B8 + B2 del libro actual con el que se esta trabajando. En este otro ejemplo es sumar datos de diferentes hojas del mismo libro = nombrehoja!$celda$numero de celda + celda de hoja actual En este ejemplo estamos calculando una suma simple, trayendo el valor de la celda B2 de la hoja que se llama IVA * El valor de la celda B6 de la hoja suma + El mismo valor para obtener un total
- 74 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XVIII Ordenar y resumir los datos XVIII.1 Ordenar una lista de datos. Microsoft Excel 2003 te da la facilidad de ordenar los datos de forma ascendente o descendente Por Ejemplo, queremos ordenar la siguiente lista de nombres por orden alfabético, deberás seleccionar las celdas que quieres ordenar o toda la columna si es lo que se requiere y dar clic al botón de Ordenar
Esta es la forma mas simple de ordenar datos, cuando tienes varias columnas y que quieres que se ordenen simultáneamente deberás hacerlos de la siguiente forma Seleccionar todas las columnas correspondientes y dar click sobre el botón ordenar.
- 75 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología La otra forma es irte al menú de DATA—SORT
Debes escoger cual Será la columna que será la principal luego la de segunda jerarquía y opcionalmente la tercera.
XVIII.2 Resumir datos. Ahora veremos la utilización de subtotales que te ayudara a resumir muchos datos. Subtotales Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números. Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma
en lugar de subtotales automáticos.
- 76 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Cómo se calculan los subtotales Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez. Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.
Subtotales anidados Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región. Subtotales exteriores Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas. Insertar subtotales individuales
Columna cuyos subtotales se desea calcular
- 77 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Subtotales Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente. En el menú Datos, haga clic en Subtotales. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. Haga clic en Aceptar. Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. Sugerencia Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales. Insertar subtotales anidados
Subtotales exteriores Subtotales anidados Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
- 78 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte. ¿Cómo? Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna. Haga clic en el rango que desee ordenar. En el menú Datos, haga clic en Ordenar. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Inserte los subtotales exteriores. ¿Cómo? En el menú Datos, haga clic en Subtotales. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. Inserte los subtotales anidados. ¿Cómo? En el menú Datos, haga clic en Subtotales. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.
- 79 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XIX Creación de listas dinámicas con Pívot Tables Adicionando nuevas filas, columnas o paginas. Para mejorar el nivel de detalle disponible en una tabla Pivot, usted adiciona más campos a las filas, columnas o páginas. Adicionando campos de filas y columnas se expande la tabla Pivot y se amplia la vista. En cambio, añadiendo campos de página se puede observar mejor los detalles al restringir los registros al coincidir el valor de un campo con el valor mostrado en el campo de página. Para comenzar, examine el siguiente ejercicio, que nos guía a través de un típico escenario con tablas pivote. Comenzar con los datos en bruto Para comenzar, usted primero necesita información en bruto para trabajar. La regla general es que usted necesite más de dos criterios de los datos para trabajar con-de otra forma, no habría nada que pivotear. Las tablas Pivote están especialmente bien adaptadas para tomar cantidades enormes de datos y resumir esos datos en informes útiles. En el ejemplo abajo, el departamento de marketing para una compañía ha tabulado los resultados de cuatro diversos tipos de campañas de mercadeo, que fueron conducidas en diversas ubicaciones durante diversos meses del año.
- 80 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Es importante notar que como se presentan, los datos no son fáciles de leer. Podemos hacer fácilmente unas pocas observaciones obvias referentes a estos datos en bruto. Por ejemplo, en la fila 46, vemos una campaña de mercadeo directa mediante correos, realizada en el mercado de Atlanta que tuvo como resultado 455 cupones redimidos. Sin embargo, en su formato actual nosotros no podemos ver la estadística en resumen rápidamente, tal como el éxito promedio de las campañas directas de correo, de los esfuerzos de Mercadeo de octubre, ni de los esfuerzos de mercadeo de Atlanta. Aquí es donde las tablas pivote pueden ayudar. El asistente para tablas pivote Para crear una tabla pivote, coloque el cursor dondequiera en el área de los datos (asumiendo que los datos son contiguos), y entonces ejecutar el asistente para tablas pivote del menú data, como se muestra abajo.
El asistente para tablas pivote le guiará paso a paso a través del proceso de creación de un atabla pivote inicial. Mientras que hay muchas opciones avanzadas disponibles de utilizar, en este ejemplo, nosotros haremos clic simplemente en el botón Finish para crear una tabla pivote rápida. Los resultados son que Excel crea una tabla pivote en blanco en blanco, y el usuario entonces debe arrastrar los campos de la lista de campos en la columna, fila, o la sección de datos apropiada.
- 81 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Arrastrando datos
Cuando usted arrastra los items, el reporte resultante se actualiza de inmediato. Abajo se presentan unos pocos ejemplos de los centenares de reportes posibles que se puede visualizar con estos datos utilizando el formato de tabla pivote. Reporte de Ejemplo El informe en el esquema debajo muestra las ventas totales resultantes para cada campaña de marketing para cada uno de los cuatro meses en que se realizaron.
- 82 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Modificando reportes Esta tabla pivote en particular se puede modificar para mostrar diferentes resultados tales como los promedios, los conteos, los mínimos, los máximos, etc. El cuadro de diálogo del campo de la tabla pivote de abajo muestra cómo podemos cambiar este informe para demostrar los porcentajes a totales, en vez de las cantidades totales.
Como se puede ver arriba, usted debe seleccionar primero el cuadro de diálogo field de la tabla pivote, y entonces expandir la caja haciendo clic en el botón options. Cuadro de diálogo expandido se muestra a la derecha. En esta sección de opciones avanzadas, entonces bajamos el campo "Show data as" y escogemos " % to total". El reporte resultante se muestra abajo
Aquí podemos ver nuestra segunda tabla pivote que representa la misma información del primer reporte, pero estos datos se muestran como un porcentaje del total. Unas cuantas observaciones se pueden hacer fácilmente ahora. Por ejemplo, nosotros vemos que en términos generales, los anuncios por radio fueron el tipo de campaña más efectivo, pero sólo en abril y julio. En enero y octubre, los anuncios locales y los correos directos produjeron los mejores resultados. Además, que las campañas de abril tuvieron la mejor respuesta en general. Esta conclusión se logra fácilmente ahora que la tabla pivote has sumarizado y organizado toda esta información. Los campos numéricos de datos se pueden sumarizar utilizando SUM,
- 83 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología AVERAGE, MAX, MIN, y las otras funciones acumuladas inclusive COUNT. (Al igual que con la característica de Subtotales, campos de texto se pueden sumarizar solamente con la función COUNT.) Por ejemplo, nosotros podemos utilizar la función SUM para crear una tabla que resuma las ventas resultantes para cada categoría por mes. Creando un Segundo Reporte
Auto formato El próximo paso a dominar de las tablas pivote será el comprender cómo los controles de formato automático pueden crear una depuración de datos sencillamente. Simplemente seleccione el menú Format y luego AutoFormat
- 84 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Excel proporciona un surtido de 22 formatos para escoger. Escoja simplemente un formato, y sus datos son ahora más legibles. Adicionalmente, estos formatos automáticos son formatos persistentes, o sea que el formato de la tabla se mantendrá mientras usted continúa trabajando con la tabla arrastrando campos adicionales en pantalla.
Un ejemplo de una tabla pivote formateado se muestra abajo.
- 85 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Pivotear El próximo paso es manipular aún más nuestros datos en busca de observaciones y referencias adicionales. Arrastrando el campo Ciudad en la tabla y quitando el campo de mes, vemos un informe completamente diferente como se muestra abajo. Esta acción es pivotear los datos—la esencia y el porqué de las tablas pivote.
Un análisis adicional en la imagen de arriba nos indica que nuestros resultados varían ampliamente de una ciudad a otra. En Nueva York, los cupones eran menos efectivos, pero dichos cupones eran muy efectivos en Columbus. Esta información puede ser valiosa para planear campañas de mercado el año próximo para cada locación.
- 86 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XX Gráficos XX.1 Crear una grafica personalizada. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Crear gráficos tipo estándar. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. A la hora de crear un gráfico podemos hacerlo de forma manual o con ayuda del asistente. Para insertar un gráfico manualmente, debemos asegurarnos de tener disponible la barra de herramientas Gráfico. Si no la tenemos visible debemos hacerla visible accediendo al menú Ver - Barras de herramientas - Gráfico. La barra Gráfico es como la que vemos en la imagen.
A continuación debemos seleccionar los datos a representar en el gráfico. Y después, hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra de herramientas Gráfico. Seleccionamos un tipo de gráfico de la lista de gráficos disponibles. Excel creará automáticamente el gráfico y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Después podremos variar las características del gráfico a nuestro antojo como veremos más adelante. Crear gráficos tipos personalizados Excel nos ofrece por defecto sus propios tipos de gráfico pero nosotros podemos crear un gráfico con las propiedades que nos convengan y luego asignar sus propiedades a un tipo de gráfico personalizado y así poder utilizarlo como tipo de gráfico para crear nuevos gráficos con esas mismas características.
- 87 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Una vez hemos terminado de crear el gráfico, para guardar el estilo personalizado de nuestro gráfico debemos seguir los siguientes pasos: - Seleccionar en la barra de menús la opción Grafico - Tipo de gráfico. Se abrirá el cuadro de diálogo Tipo de gráfico. Seleccionar la pestaña Tipos personalizados. En la sección Seleccionar desde debemos elegir Definido por el usuario. Nos aparecerá una lista con los gráficos definidos por nosotros (en la imagen podemos ver únicamente un gráfico). Debemos pulsar sobre el botón
para añadir el nuevo gráfico personalizado.
Hoja Base para realizar gráficos. Vamos a crear una hoja que contenga las ventas de nuestra empresa en el año actual, separando las ventas por trimestres.
Una vez creada y guardada la hoja sobre la que vamos a realizar los gráficos, vamos a ver qué parte de los datos vamos a utilizar para realizar nuestro primer gráfico. Vamos a realizar un gráfico sobre las ventas del 2º Trimestre del año.
- 88 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Selección de los datos. En nuestro caso, las ventas del segundo trimestre se encuentran en el rango formado por C7:C9, pero como también queremos que acepte los nombres de los meses y el año (Año 1), seleccionaremos el rango B7:C9 y C3 (utilizando la tecla CTRL). Ahora sólo nos queda llamar al asistente de gráficos. Asistente de Gráficos. El Icono de Asistente de Gráficos se encuentra el tercero hacia la izquierda desde la ventana de Zoom (representado por un gráfico de barras y un signo de interrogación). O bien, en el Menú Insertar/Gráfico. Manteniendo seleccionado el rango anteriormente indicado, pulsamos sobre el icono del asistente de gráficos (o bien en Insertar/Gráfico), y nos encontramos que: El puntero del ratón se transforma en una cruz, con un gráfico de barras. En la Barra de Estado, en la parte inferior de la pantalla, se nos indica que: ARRASTRE EN EL DOCUMENTO PARA CREAR UN GRÁFICO. Por tanto, Excel está esperando que le indiquemos una zona, en la propia hoja de cálculo, donde situar el gráfico que vamos a crear. Hacemos, pues, lo que se nos indica y arrastramos desde G2:L17 y automáticamente nos aparecerá el Cuadro de Diálogo, del primer paso (de 5) para la creación del gráfico mediante el asistente de Excel.
Este cuadro lo podemos desplazar a cualquier punto de la hoja de cálculo, donde no nos impida ver los datos. Hacemos clic en el botón siguiente del cuadro de diálogo y pasaremos al siguiente paso, que será elegir el tipo de gráfico que deseamos realizar, bien de Áreas, Barras, Columnas, etc.
- 89 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Hacemos clic en el tipo de gráfico que deseemos. En nuestro caso, vamos a seleccionar el CIRCULAR-3D. Y hacemos clic en el botón siguiente.
En el paso 3, es donde se elige el formato concreto, dentro del tipo de gráfico elegido, que le queremos dar. En nuestro ejemplo, elegimos el tipo 7 (que nos indicará los meses y el porcentaje de cada mes). Y pulsamos el botón siguiente.
En el gráfico del paso 4, es como nos va a quedar el gráfico, sino estuviera como habíamos planeado, podemos ir hacia atrás en los pasos que hemos seguido y modificar la decisión que habíamos tomado anteriormente.
- 90 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología En este último paso, sólo nos queda indicarle si incluimos la leyenda y el título al gráfico. Le damos al botón Terminar. Y nos queda colocado el gráfico en la hoja de cálculo.
Personalizar y modificar un gráfico creado. Hacemos doble clic en el gráfico recién creado y pasaremos a llenar toda la pantalla con el gráfico. Estamos, pues, en modo edición gráfico. Si miramos los menús, veremos que han variado para adaptarse a este modo. Pulsando una vez sobre el elemento que queremos modificar, realizamos los cambios sobre los elementos de igual característica (rótulos, leyenda, partes del dibujo del gráfico,...). Así, bien en los menús, bien con el botón derecho del ratón, o haciendo doble clic, podremos modificar los elementos que nos interesen. Y una vez hecho clic, volvemos a hacer clic, podremos modificar el elemento en concreto, y no como en el caso anterior, el conjunto de elemento.
- 91 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Incluir Nuevas Series. Para ello, partimos de un gráfico basado en la hoja anterior, del siguiente tipo:
Hemos de añadir una serie en la hoja base, que se correspondería con los datos de un segundo año de ventas en la empresa. La serie a incluir sería la siguiente:
- 92 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Los pasos a seguir, una vez introducida la nueva serie, serían los siguientes: Seleccionamos la segunda serie en la hoja base, el rango C3: C15. Edición Copiar. Hacemos clic, en la sección de gráfico (edición de gráfico) Menú Edición/Pegado Especial.
- 93 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XX.3 Análisis de tendencia de datos lineal. Para agregar las opciones de complementos siga los siguientes pasos: 1.Seleccionar el menú Herramientas | Complementos… y seleccionar las casillas de verificación de los complementos a agregar (Figura 1). Entre las opciones que podrá seleccionar se encuentran: Herramientas para análisis: Agrega funciones y herramientas de análisis financiero, estadístico y técnico. Herramientas para análisis VBA: Permite a los desarrolladores publicar herramientas y funciones de análisis financiero, estadístico y técnico utilizando la sintaxis de Herramientas para análisis. Asistente para sumas condicionales: Crea una fórmula que suma los datos de un rango si estos cumplen los criterios especificados. Asistente para Internet – VBA: Permite a los desarrolladores publicar datos de Excel en el Web utilizando la sintaxis del Asistente para Internet. Asistente para consultas: Crea una fórmula para buscar datos en un rango a partir de otro valor del rango. Solver: Calcula soluciones para los escenarios basándose en las celdas ajustables y en las celdas restringidas.
Figura 1 - 94 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología 2. Hacer clic en Aceptar. 3. Aparecerán en el menú Herramientas los complementos que se seleccionaron para poder utilizarse.
Nota: Entre las opciones de Análisis de datos podemos utilizar la de Regresión, la que nos permite determinar la correlación entre dos variables, una dependiente y otra independiente, es decir, la cantidad de cambio de una variable asociada a un cambio único de otra variable. Para utilizar la herramienta de Regresión: 1. Seleccionar el menú Herramientas | Análisis de Datos… 2. En el cuadro de diálogo Análisis de datos hacer clic en Regresión. 3. En la nueva ventana seleccionar el rango de celdas para cada una de las variables utilizando el botón Contraer cuadro. 4. Cuando ya se hayan seleccionado, especificar alguna otra opción que desee muestre el análisis y hacer clic en Aceptar (Figura 2).
Figura 2
- 95 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología Modificar gráficos de dispersión XY Los gráficos de dispersión XY comparan a la vez dos conjuntos de números, uno en el eje horizontal (X) y otro en el eje vertical (Y). Los valores de datos se representan dispersos por el gráfico. Se pueden conectar los valores mediante líneas, pero dichas líneas no muestran las tendencias a lo largo del tiempo. Agregar líneas de tendencia al gráfico Una línea de tendencia es una representación gráfica de tendencias en series de datos, como una línea inclinada ascendente para representar el aumento de ventas a lo largo de un período de meses. Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo que se denomina también análisis de regresión. Si usa líneas de tendencia, puede proyectar sus ventas futuras basadas en los cuatro últimos trimestres. a. Para agregar líneas de tendencias a un gráfico: 1.Seleccionar el área de trazado del gráfico. 2.En el menú Gráfico seleccionar Agregar línea de tendencia... 3.En el cuadro de diálogo Agregar línea de tendencia seleccionar el tipo de tendencia o regresión que se desee (Figura 3). a. Línea de tendencia lineal: Es una línea recta con el mejor ajuste que se usa con conjuntos de datos lineales simples. Los datos son lineales si el patrón de sus puntos asemeja una línea. Una línea de tendencia lineal normalmente indica que algo aumenta o disminuye con una frecuencia continua. b. Línea de tendencia logarítmica: Es una línea curva con el mejor ajuste que resulta más adecuada cuando la frecuencia de cambio de los datos aumenta o disminuye rápidamente y al final los niveles se estabilizan. Una línea de tendencia logarítmica puede usar valores negativos, positivos, o ambos. c. Línea de tendencia polinómicas: Es una línea curva que se utiliza cuando los datos fluctúan. Es útil, por ejemplo, para analizar las pérdidas y ganancias de un conjunto de datos grande. El orden del polinomio se puede determinar mediante el número de fluctuaciones en los datos o en función del número de máximos y mínimos que aparecen en la curva. Una línea de tendencia polinómicas de Orden 2 suele tener sólo un máximo o un mínimo. Una de Orden 3 normalmente tiene uno o dos máximos o mínimos. El Orden 4 tiene más de tres. d. Línea de tendencia potencial: Una línea de tendencia de potencia es una línea curva que se utiliza con conjuntos de datos que comparan medidas que aumentan a un ritmo concreto, por ejemplo, la aceleración de un automóvil de carreras a intervalos de un segundo. No es posible crear una línea de tendencia de potencia si los datos contienen valores cero o negativos. e. Línea de tendencia exponencial: Es una línea curva que es muy útil cuando los valores de los datos aumentan o disminuyen a intervalos cada vez mayores. No es posible crear una línea de tendencia exponencial si los datos contienen valores cero o negativos.
- 96 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología f. Una línea de tendencia de media móvil atenúa las fluctuaciones en los datos para mostrar con mayor claridad la trama o la tendencia. Esta línea de tendencia de media móvil utiliza un número concreto de puntos de datos (establecido por la opción Período), hace un promedio de los mismos y utiliza el valor del promedio como punto en la línea de tendencia. Por ejemplo, si el valor de Período está establecido en 2, el promedio de los dos primeros puntos de datos se utiliza como el primer punto en la línea de tendencia de media móvil. El promedio de los puntos de datos segundo y tercero se utiliza como el segundo punto de la línea de tendencia, etc. 4.En base a la tendencia seleccionada agregar o elegir de la pestaña de Opciones, un nombre personalizado para la línea de tendencia, señalar intersección, presentar ecuación en el gráfico, Presentar el valor R al cuadrado en el gráfico, entre otras. Nota: Una línea de tendencia es más fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o está cerca de 1. Cuando ajusta una línea de tendencia a sus datos, Excel calcula automáticamente su valor R al cuadrado basado en una fórmula. Si lo desea, puede mostrar ese valor en su gráfico.
Figura 3
- 97 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología
Ejemplo de la línea de tendencia lineal
- 98 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología XX.4 Creación de diagramas. Es posible crear distintos diagramas mediante las herramientas para diagramas de la barra de herramientas Dibujo. Tipo de diagrama
Se utiliza para mostrar Un proceso que tiene un ciclo continuo
Ejemplos de uso en una clase Ver, de un vistazo, la organización de trabajos de clase o la rotación de tareas. Aprender sobre el ciclo vital de varios animales.
Ciclo
Pasos para lograr un objetivo
Realizar el seguimiento de las latas de comida recolectadas para la beneficencia. Crear una lista de lectura progresiva, donde cada libro sea un poco más difícil que el anterior.
Círculos concéntricos
Radial
Venn
Relaciones entre elementos o de elementos respecto al elemento principal
Áreas que se superponen entre elementos
Relaciones basadas en una base Piramidal
Organizar equipos deportivos con capitanes y jugadores. Hacer que el estudiante más callado, el que siempre tiene la nariz pegada al libro, sea el capitán de vez en cuando. Ofrecer una explicación visual de cómo los personajes de un libro o cuento se relacionan entre sí. Enseñar a clasificar y a contar. Comparar especies relacionadas en clase de ciencias. (Se trata de intentar buscar algo en común entre adolescentes y adultos.)
Enseñar a organizar y administrar el tiempo. Examinar cómo se escribe un relato periodístico con el estilo de pirámide invertida.
- 99 -
Rev. 2.0
Grupo Segrove
Enero 2008
Departamento de Sistemas y Tecnología
Al agregar o cambiar un diagrama, éste aparece con un espacio de dibujo alrededor, rodeado por un borde que no se imprime y controladores de tamaño.
Diagrama (tipo radial) Barra de herramientas Diagrama Controladores de tamaño del diagrama Borde de dibujo Es posible cambiar el tamaño del diagrama mediante los comandos de tamaño con el fin de hacer que el área de dibujo sea más grande y tener más espacio para trabajar. También se puede eliminar el espacio extra al ajustar el borde al diagrama. Dé formato al diagrama entero con los estilos preestablecidos o a las piezas del mismo al igual que hace con las formas (agregue color y texto, cambie el estilo y el grosor de la línea y el estilo y agregue rellenos, texturas y fondos). Utilice la barra de herramientas Diagrama que aparece con el diagrama para agregar elementos o segmentos y para moverlos adelante y atrás.
- 100 -
