Sistemas de Información II – Año 2011
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Formularios Microsoft Excel 2003 Formularios de entrada de datos Microsoft Excel ofrece los siguientes tipos de formularios para ayudarle a escribir datos en un rango de hoja de cálculo. •
Formularios de datos Formularios de hoja de cálculo
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Formularios de datos
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Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite escribir o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en un rango o una lista de una sola vez. Pueden utilizarse formularios para agregar, cambiar y/o eliminar registros. Utilice un formulario de datos cuando un informe simple que liste las columnas sea suficiente y no necesite funciones más complejas o personalizadas. Con los formularios de datos, escribir datos es más fácil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con más columnas de las que cabrían en la pantalla. Para poder utilizar un formulario de datos para agregar un registro a un rango nuevo o una lista nueva, el rango o la lista deberán tener rótulos en la parte superior de cada columna. Microsoft Excel utiliza estos rótulos para crear campos en el formulario. Para acceder a esta utilidad haga clic en una celda del rango (o la lista) al que desee agregar registros y seleccione la opción Formulario en el menú Datos. Nota: El siguiente cuadro de diálogo muestra en un formulario el primer registro de una lista determinada
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Agregar un registro Para incorporar un nuevo registro a la lista o base de datos, 1. Haga clic en Nuevo. 2. Escriba la información para el nuevo registro. 3. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro. 4. Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos. Cambiar un registro Para modificar el contenido de un registro: 1. Ubique el registro que se desea modificar. Cómo localizar un registro o Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de la barra de desplazamiento del cuadro de diálogo. Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, haga clic entre el cuadro de desplazamiento y la flecha de arriba o de abajo de la barra de desplazamiento. . o Para desplazarse al registro siguiente del rango (o la lista), haga clic en Buscar siguiente. Para moverse al registro anterior, haga clic en Buscar anterior. o Para definir las condiciones de búsqueda o criterios de comparación, haga clic en Criterios y, a continuación, introduzca los criterios en el formulario de datos. Para buscar los registros que coinciden con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o Buscar anterior. Para regresar al formulario de datos sin buscar los registros basándose en los criterios especificados, haga clic en Formulario. Caracteres comodines que se pueden usar como criterios Los siguientes caracteres comodines pueden usarse como criterios de comparación para buscar y reemplazar contenido. Utilice
Para buscar
? (signo de interrogación)
Un único carácter en una posición determinada Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco)
Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde. Por ejemplo, cómo~? buscará "cómo?".
2. Cambie la información en el registro. • Los campos que contienen fórmulas presentan los resultados de la fórmula como 2
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un rótulo. El rótulo no puede modificarse en el formulario de datos. • Si cambia un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará hasta que presione ENTRAR; también puede hacer clic en Cerrar para actualizar el registro. 3. Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYÚS + TAB. 4. Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR para actualizar el registro y desplazarse al registro siguiente. 5. Una vez cambiados los registros, haga clic en Cerrar para actualizar el registro presentado y cerrar el formulario de datos. •
Eliminar un registro 1. Busque el registro que desee eliminar. Vea Cómo localizar un registro más arriba. 2. Haga clic en Eliminar.
Notas • Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como máximo a la vez. • Mientras se esté agregando o cambiando un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en Restaurar siempre que el registro sea el registro activo en el formulario de datos. •
Formularios de hoja de cálculo Permiten la introducción de datos complejos o especiales. Puede crear una hoja de cálculo o una plantilla para utilizarlos como formulario y después personalizar el formulario de la hoja de cálculo según sus necesidades. Por ejemplo, podría crear un formulario de informe de gastos para que los usuarios lo rellenen en pantalla o que lo impriman para rellenarlo a mano. De acuerdo con lo expresado pueden obtenerse los siguientes tipos de formularios de hoja de cálculo, a saber: 1. Formulario impreso 2. Formulario en pantalla
1. Formulario impreso Los formularios impresos son aquellos que los usuarios rellenarán a mano. Para crear un formulario impreso, siga los siguientes pasos: a) Cree un libro nuevo. b) Elimine las hojas que no vaya a utilizar: haga clic en la etiqueta de la hoja y, a continuación, seleccione Eliminar hoja en el menú Edición. c) Agregue las preguntas, los rótulos, las instrucciones y el texto que desee que aparezca en el formulario, dejando los espacios para que los usuarios completen con los datos
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d)
e)
f) g) h)
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necesarios. Aplique formato al formulario para que tenga el aspecto que desee. Los siguientes tipos de formato de Microsoft Excel son especialmente útiles para formularios: 9 Cambiar las fuentes, el color, la alineación y el ajuste del texto 9 Cambiar el tamaño, el color y los bordes de las celdas 9 Ocultar las líneas de división 9 Combinar celdas 9 Agregar líneas, gráficos y fondos de hojas Agregue controles de formularios como casillas de verificación o botones de opción. Configure los controles para que estén desactivados como valor predeterminado (sin activar) de modo que los cuadros y los círculos pequeños aparezcan en blanco, idóneos para marcar en papel. Obtenga una vista preliminar del aspecto del formulario impreso. Defina las opciones de impresión. Imprima el formulario.
2. Formulario en pantalla Son los formularios que los usuarios rellenarán en pantalla. Crear un formulario en pantalla Para crear un formulario en pantalla, siga los siguientes pasos: a) Cree un libro nuevo. b) Elimine las hojas que no vaya a utilizar: haga clic en la etiqueta de la hoja y, a continuación, seleccione Eliminar hoja en el menú Edición. c) Agregue las preguntas, los rótulos, las instrucciones y el texto que desee que aparezca en el formulario. d) Agregue controles de formularios como casillas de verificación, botones de opción, etc. (Los distintos controles se verán más adelante) e) Agregue fórmulas para los cálculos que desee efectuar en el formulario. Puesto que el formulario tiene todas las funciones de una hoja de cálculo, puede utilizarse en las fórmulas la información introducida. Por ejemplo, a medida que los usuarios rellenen los números de elementos y las cantidades, las fórmulas pueden calcular los totales, los impuestos y los gastos de envío. f) Aplique formato al formulario para que tenga el aspecto que desee. Los siguientes tipos de formato de Microsoft Excel son especialmente útiles para formularios: 9 Cambiar las fuentes, el color, la alineación y el ajuste del texto 9 Cambiar el tamaño, el color y los bordes de las celdas 9 Ocultar las líneas de división 9 Combinar celdas 9 Agregar líneas, gráficos y fondos de hojas 4
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g) Agregue reglas de validación de datos para restringir la información que los usuarios pueden introducir. h) Proteja las áreas que no deban modificarse. i) Guarde el formulario como una plantilla.
Plantilla Una plantilla es un libro de trabajo especial que puede usarse como modelo para crear otros libros de trabajo del mismo tipo. Por ejemplo, puede crear un libro de trabajo de informes de ventas, guardarlo como plantilla y luego crear informes de ventas mensuales basados en esa plantilla. •
Crear una plantilla Para crear una plantilla, primero desarrolle la estructura que quiere darle (una factura, un inventario, un informe de ventas, etc.), introduciendo rótulos en la hoja y organizándolos para obtener la estructura deseada. A continuación, agregue fórmulas de forma que los cálculos sean automáticos y, por último, aplique un formato para darle una presentación profesional y guarde el libro de trabajo como plantilla para poder basar en él otros libros. Puede hacerlo de la siguiente manera: a) Menú Archivo – Guardar como… b) Aparece el cuadro de dialogo Guardar como. c) En la opción Guardar como tipo, despliegue la lista, y elija Plantilla. d) Proporcione un Nombre a la plantilla para identificarla.
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Editar la plantilla Una vez creada una plantilla, es posible modificarla. Para ello es necesario Abrir la plantilla. En el menú Archivo, seleccione Abrir, y luego localice la carpeta donde se guardan las plantillas. Seleccione en Tipo de Archivo, Plantilla. La carpeta en donde se guardan las plantillas suele encontrarse en: C:\Documents and setting\nombre_usuario\Datos de programa\Microsoft\Plantillas A continuación seleccione el nombre de la plantilla y haga doble clic o haga clic en el botón de comando Abrir.
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Rellenar un formulario en pantalla Para rellenar un formulario en pantalla, en el menú Archivo seleccione la opción Nuevo y en el panel de tareas Nuevo Libro elija Plantillas En mi PC o el nombre de la plantilla si figura en la lista de Plantillas utilizadas recientemente. Llene el formulario con los datos y si desea conservarlo, Guárdelo. Cuando elija Guardar ingresará en el cuadro de diálogo Guardar como… para darle un nombre al formulario. Si desea guardar cada conjunto de datos introducidos en un formulario basado en una plantilla como un registro en una base de datos o en un libro de Excel pueden vincularse las celdas del formulario a los campos de la base de datos o a una hoja de Excel a través del Asistente para plantillas que se explica seguidamente. 5
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Asistente para plantillas El Asistente para plantillas permite vincular una plantilla a una base de datos. Así, al crear un nuevo formulario basado en esa plantilla tendrá la posibilidad de solicitar a Excel que cree con los datos un nuevo registro en la base de datos vinculada. Para utilizar el Asistente para plantillas debe estar instalado y activarse en el menú Herramientas, Complementos, Asistente para plantillas. Realizado esto, en el menú Datos encontrará la opción Asistente para plantillas. 9 Paso 1 de 5 Este paso le permitirá indicar el libro o la plantilla de formulario que se vinculará con la base de datos. Si se trata de un libro, se generará una plantilla a partir de él. o Seleccione el libro a partir del cual desea crear una plantilla Todos los libros abiertos aparecen en la lista. Si no aparece el libro o plantilla que desea utilizar, haga clic en Cancelar, abra el libro o plantilla que desee y reinicie el Asistente para plantillas. o Escriba un nombre para la plantilla Escriba un nuevo nombre si desea que la plantilla y el libro o plantilla para seguimiento de datos tengan nombres diferentes. Microsoft Excel incluirá de forma automática la extensión .xlt. Como valor predeterminado, la plantilla se almacenará en la carpeta Plantillas de la carpeta Microsoft Office o Microsoft Excel. Para almacenar la plantilla en una subcarpeta de la carpeta Plantillas, incluya el nombre de la subcarpeta en la ruta de acceso. 9 Paso 2 de 5 En este paso, especificará la base de datos que desea vincular a la plantilla. Puede utilizar una base de datos nueva o una base de datos existente. Si utiliza una base de datos existente, los datos que desee copiar en la base de datos deberán corresponder a los campos de la base de datos existente. o Tipo de base de datos Haga clic en el tipo de base de datos que desee utilizar. La base de datos puede ser un libro de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access, Microsoft FoxPro o dBASE. En este curso se utilizará una base de datos de Excel y por lo tanto las explicaciones corresponden a este tipo. o Escriba la ubicación y el nombre de la base de datos Si se trata de una nueva base de datos, escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo que desee darle o acepte lo que Excel le ofrece. Para agregar información a una base de datos existente, haga clic en Examinar y, a continuación, localice el archivo de base de datos que desee utilizar. 9 Paso 3 de 5 En este paso, identificará cada celda de la que desee copiar datos y asignará las celdas a los campos correspondientes de la base de datos en la que se copiarán los datos. El conjunto de 6
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datos guardados en cada libro basado en la plantilla creará un nuevo registro en la base de datos. o Hoja o tabla Identifica la hoja que contiene la base de datos en que se desean copiar los datos. Si va a crear una nueva base de datos, escriba un nuevo nombre de hoja. o Nº Identifica el campo, numerado de izquierda a derecha, en la base de datos en que van a copiarse los datos de las celdas seleccionadas. o Celda Identifica cada celda que contenga datos que desee copiar en la base de datos. Para introducir una referencia de celda, haga clic en el cuadro Celda y, a continuación, haga clic en la celda de la hoja de cálculo. Debe introducir una referencia absoluta a una sola celda. Puede introducir referencias de celda de varias hojas de cálculo; sin embargo, si uno de los libros tiene más de una hoja de cálculo, deberá incluirse el nombre de la hoja; por ejemplo, 'Hoja 1'!$B$3. o Nombre del campo Identifica el nombre del campo de la base de datos que está vinculado a cada celda seleccionada en la hoja de cálculo. Si va a crear una nueva base de datos y la celda especificada está por debajo o a la derecha de un rótulo de texto, haga clic en el cuadro Nombre del campo y Excel mostrará el rótulo como nombre de campo o, bien, escriba otro nombre. Si ha seleccionado una base de datos existente, los nombres de campo de la base de datos aparecerán automáticamente; no pueden modificarse estos nombres. 9 Paso 4 de 5 En este paso primero debe seleccionar si desea Agregar: a) los datos de los libros que fueron creados a partir de la plantilla antes de relacionársela con una base de datos, b) los datos de los libros creados a partir del libro activo o si desea Omitir la copia de estos datos. Si selecciona Agregar pasará a la segunda parte del paso 4 de 5 en la que seleccionará los libros existentes que contengan la información que desee copiar en la base de datos; si selecciona Omitir irá al paso 5 de 5. o Seleccionar Para agregar un libro al cuadro Archivos para convertir, haga clic en Seleccionar y localice el libro que desee. Si el libro activo que se utiliza para crear la plantilla contiene asimismo datos que desea incluir en la base de datos, selecciónelo también. Para seleccionar varios libros en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos para convertir, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada libro. Para seleccionar una serie de archivos adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS y haga clic en el primer y último archivo de la serie.
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o Eliminar Para quitar un libro del cuadro Archivos para convertir, elija el libro y haga clic en Eliminar. o Vista preliminar Para asegurarse de que los datos de un libro se copiarán en los campos adecuados de la base de datos, haga clic en ese libro en el cuadro Archivos para convertir y, a continuación, haga clic en el botón Vista preliminar. Si los datos aparecen en los campos incorrectos, haga clic en Eliminar para quitar el archivo del cuadro Archivos para convertir. o Área de vista preliminar Muestra los datos que copiará Microsoft Excel desde el libro seleccionado a los campos de la base de datos. Utilice la barra de desplazamiento para ver todos los campos. o Tabla Identifica la hoja de la base de datos que contiene los campos vinculados a las celdas. 9 Paso 5 de 5 La nueva plantilla está lista para utilizarla. En este paso se muestran las carpetas en que se guardarán la plantilla y la base de datos o Agregar lista de distribución Para distribuir automáticamente un nuevo libro creado a partir de la plantilla a una serie de destinatarios seleccionados, haga clic en Agregar lista de distribución y, a continuación, seleccione el servicio de información que desee utilizar. •
Crear un formulario a partir de la plantilla vinculada a una base de datos Cuando se cree un nuevo libro a partir de la plantilla creada con el Asistente, deberá introducir los datos en las celdas establecidas en el paso 3 de 5 que son las celdas vinculadas a la base de datos. Cuando guarde el libro, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Si selecciona Crear un nuevo registro Excel creará un nuevo registro en la base de datos vinculada a la plantilla con los datos introducidos en el formulario.
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Si selecciona Seguir sin actualizar, los datos introducidos en el formulario no se copiarán en la base de datos. Sin embargo, si más tarde decide que necesita esos datos como un nuevo registro, tiene 2 opciones para hacerlo: 1) Abrir el libro y Guardarlo, entonces volverá a abrirse el cuadro de diálogo para que pueda optar por Crear un nuevo registro o 2) Deberá Abrir la plantilla e iniciar el Asistente y en el paso 4 de 5 deberá seleccionar Agregar y seguir con el paso 4 de 5 explicado más arriba. •
Modificar un formulario cuyos datos originaron un registro en la base de datos Si modifica los datos de un formulario cuya plantilla está vinculada a una base de datos, al guardar los cambios se presentará el siguiente cuadro de diálogo:
Si selecciona Actualizar el registro existente, las modificaciones introducidas se reflejarán en el registro correspondiente en la base de datos. Si selecciona Crear un registro nuevo Excel creará un nuevo registro en la base de datos con los datos introducidos en el formulario. Note que habrán 2 registros que diferirán únicamente en la modificación realizada. Si selecciona Seguir sin actualizar, las modificaciones introducidas no se reflejarán en la base de datos. Sin embargo, si más tarde cambia de decisión, tiene 2 opciones para hacerlo: 1) Abrir el libro y Guardarlo, entonces volverá a abrirse el cuadro de diálogo para que pueda optar por Actualizar el registro existente o Crear un nuevo registro o 2) Deberá iniciar el Asistente y en el paso 4 de 5 deberá seleccionar Agregar y seguir con el paso 4 de 5 explicado más arriba. •
Eliminar un registro de la base de datos Para eliminar un registro, deberá eliminarlo en la base de datos ya que si se elimina el libro asociado con un registro, no se eliminará el mismo.
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Utilización del asistente mediante un ejemplo Veamos con un ejemplo muy sencillo como funciona el Asistente para Plantillas. Vamos a crear un formulario en Excel que nos permita recabar datos sobre los alumnos de un
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curso de computación, guardando los datos de cada uno en un libro diferente. 1. Crearemos la plantilla: En un nuevo libro colocaremos los textos indicativos de los datos a recabar y a través de bordes señalaremos las celdas donde deben completarse los datos (esto no es indispensable pero resulta de utilidad para identificar las celdas en donde deben llenarse los datos).
Guardaremos la plantilla: en el menú Archivo, Guardar y en el cuadro de diálogo de Guardar como indicaremos el nombre de la plantilla (le colocaremos Solicitud) y en Guardar como tipo seleccionaremos Plantilla(*.xlt). Observar que una vez que hemos elegido este tipo de archivo la carpeta en donde se guardará el archivo es la carpeta Plantillas. Es importante conocer la ruta donde se encuentra esta carpeta ya que luego deberemos recuperar la plantilla. Para conocer la ubicación bastará con desplegar la lista de Guardar en mostrándose la ruta de la carpeta. 2. Creamos un libro nuevo basado en la plantilla Solicitud En el menú Archivo elegimos Nuevo. No hacerlo a través del icono de Nuevo de la barra de herramientas estándar ya que el libro nuevo estará basado en la plantilla predeterminada de Excel. Se abre el cuadro de diálogo Nuevo Libro. En la opción Plantillas seleccionamos En mi PC…
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En el cuadro de diálogo Plantillas, en la ficha General hacemos doble clic en Solicitud.xlt.
Llenaremos los datos de uno de los alumnos y lo guardaremos con su apellido. Por ejemplo, Castro.xls 3. Vincularemos la plantilla con una base de datos Abrimos la plantilla Solicitud.xlt desde su ubicación e iniciamos el Asistente para plantillas desde el menú Datos. 4. En el Paso 1 de 5 como el libro activo es la plantilla nos lo ofrece en el cuadro Seleccione el 11
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libro a partir del cual desea crear la plantilla y en Escriba un nombre para la plantilla nos muestra la ruta y el nombre de la plantilla. Aceptaremos la carpeta en donde está ubicada y el nombre que ya tiene la plantilla, es decir Solicitud.xlt
5. En el paso 2 de 5 en Seleccione el tipo de base de datos que desea crear elegiremos Libro de Microsoft Excel y en Escriba el nombre y la ubicación para la base de datos indicaremos la ruta y el nombre que deseamos para la base de datos. En nuestro caso le daremos el nombre Base de datos Solicitud, es decir, aceptaremos el nombre que se nos ofrece. El cuadro de diálogo Examinar se usa cuando la base de datos que queremos vincular ya existe, entonces se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de base de datos para indicar la ubicación y nombre de la misma.
6. En el paso 3 de 5, en el cuadro combinado Hoja escribiremos el nombre que daremos a la hoja que contendrá la base de datos, la llamaremos Inscriptos. En Nº 1 de Celda seleccionaremos la celda B4 que contendrá en cada uno de los archivos
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que se creen a partir de esta plantilla el Apellido. Para seleccionarla, contraeremos el cuadro de diálogo con el botón correspondiente. Al hacer clic en campo, nos ofrece como nombre de campo Apellido. Podemos aceptarlo o modificarlo. En Nº 2 de Celda seleccionaremos la celda B6 que contendrá en cada uno de los archivos que se creen a partir de esta plantilla el Nombre. En Nº 3 de Celda seleccionaremos la celda B8 que contendrá en cada uno de los archivos que se creen a partir de esta plantilla la Fecha de nacimiento. En Nº 4 de Celda seleccionaremos la celda B10 que contendrá en cada uno de los archivos que se creen a partir de esta plantilla el Documento.
7. En el paso 4 de 5 se nos consulta si deseamos agregar los datos a la base de datos. Dejaremos seleccionado Omitir.
8. El paso 5 de 5 informa que el Asistente creó la plantilla y la base de datos y las carpetas en la cuales se crearon. Además permite seleccionar los destinatarios de correo electrónico a los cuales se desean enviar los libros creados a partir de la plantilla.
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9. Guardaremos nuevamente la plantilla y la cerraremos: Menú Archivo, Cerrar o a través del icono de Cerrar 10. Llenaremos un formulario para cada uno de los inscriptos en el curso a partir de la plantilla, ahora vinculada: Proceder de la forma indicada en el punto 2. Ahora al Guardar los archivos, antes de ingresar al cuadro de diálogo Guardar como, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Dejaremos seleccionada la opción Crear un nuevo registro. Al Aceptar se habrá generado un registro en la base vinculada con los datos consignados en el archivo y se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como para conservar los datos en un archivo. Daremos el apellido del alumno como nombre de archivo en la carpeta Mis documentos. Repetiremos este paso creando un formulario y un registro en la base de datos para cada uno de los aspirantes al curso. Para corroborar lo antes dicho, abriremos de la carpeta Mis documentos el archivo Base de datos Solicitud.
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Agregar registros a la base de datos Se nos presentan 2 situaciones: I. Archivos generados en base a la plantilla antes de vincularla a la base de datos Es el caso del archivo Castro.xls. Para agregarlo como registro debemos proceder de la siguiente manera. 1. Abrir el archivo Solicitud.xlt guardado en la carpeta Plantillas. 2. Iniciar el Asistente para plantillas y seguir cada uno de los pasos sin modificar nada hasta el paso 4 de 5. En este paso, seleccionaremos el botón Agregar para continuar en la segunda parte de este paso en que indicaremos el o los archivos desde los cuales copiaremos los datos a la base de datos.
3. Haciendo clic en Seleccionar… se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar archivos para convertir en el cual elegiremos el archivo Castro.xls que contiene los datos del alumno que no fueron guardados como registros en la base. El archivo seleccionado se listará en el cuadro Archivos para convertir. Si hacemos clic en el nombre del archivo, se 15
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habilitarán los botones Eliminar y Vista Previa. El primero nos permitirá borrar de la lista el archivo, es decir no se copiará en la base los datos y el segundo nos permitirá observar los datos que se copiarán en cada una de las columnas de la base.
4. Si seleccionamos Terminar se agregará el registro correspondiente al archivo Castro en la Base de datos Solicitud.xls Para corroborarlo abriremos la base de datos.
II. Archivos generados en base a la plantilla después de vincularla a la base de datos pero que no fueron agregados ya que se seleccionó la opción Seguir sin actualizar En este caso pueden ser agregados:
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a) Abriendo el archivo y volviendo a Guardar. Se abrirá el cuadro de diálogo permitiendo Crear un nuevo registro. b) Del mismo modo que en el punto I.
Modificar registros de la base de datos Al llenar el formulario de uno de los asistentes al curso, se ha cometido un error en el documento de identidad. Para subsanar este error se puede proceder de la siguiente manera: 1. Si deseamos hacer la modificación solamente en la base de datos, bastará con abrir el archivo de la base y subsanar el error. 2. Si deseamos modificar el archivo del aspirante al curso y copiar la corrección a la base de datos, debemos: a. Abrir el libro correspondiente al alumno. b. Realizar la corrección de su documento. c. Guardar el libro. Al hacerlo se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
La opción Actualizar registro existente, transmitirá la corrección al registro correspondiente en la base de datos. La opción Crear un registro nuevo, agregará un nuevo registro a la base que diferirá del registro ya volcado en el documento que se modificó. La opción Seguir sin actualizar, no transmitirá la corrección al registro correspondiente en la base de datos pudiendo hacerlo en otra oportunidad tal como se explicara más arriba.
Aspectos de los formularios en pantalla a) Controles o Tipos de controles Los controles que se pueden incorporar a los formularios son: a) control de la barra de herramientas Formularios o b) control ActiveX. Para determinar si un control es un control ActiveX o un control de la barra de herramientas Formularios, haga clic con el botón secundario del Mouse en el control. Si el menú contextual contiene el comando Propiedades, el control es ActiveX. Si el menú contextual
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contiene el comando Formato de control, el control es uno de la barra de herramientas Formularios. Las Propiedades de los controles ActiveX son similares a las vistas en controles de Formularios en Visual FoxPro. En este curso se verán solamente los controles de la barra de herramientas Formularios. o Controles de la barra de herramientas Formularios Para acceder a la barra de herramientas Formularios, seleccione del menú Ver la opción Barra de Herramientas y dentro de ésta Formularios
Etiqueta Texto que proporciona información sobre un control de la hoja de cálculo o de un formulario. Formato de control • Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y/o ancho del control. La opción Giro sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen. o Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. El 100% corresponde al tamaño del control al momento de ingresar al cuadro de diálogo. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie alguna de estas dimensiones, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto. o •
Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen
Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de seleccionar el control para realizarle alguna modificación en cuanto a tamaño o ubicación si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja. o
Bloqueado texto Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto del control si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja.
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Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si la etiqueta se moverá y cambiará el tamaño, o si se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas de la hoja sobre las que se ha ubicado el control. Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan.
o •
Cuadro de edición No disponible en libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con Excel versión 5.0. Cuadro de grupo Agrupa los botones de opción relacionados. Formato de control • Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y/o ancho del control. La opción Giro sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen. o
Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. El 100% corresponde al tamaño del control al momento de ingresar al cuadro de diálogo. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie alguna de estas dimensiones, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto.
o •
Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen
Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de seleccionar el control para realizarle alguna modificación en cuanto a tamaño o ubicación si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja. o
Bloqueado texto Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto del control si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger
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y luego Proteger Hoja. •
Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el cuadro se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas de la hoja sobre las que se ha ubicado el control. o
Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima.
•
Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan.
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Ficha Control o Sombreado 3D Activa o desactiva la posibilidad de mostrar el cuadro de grupo con un efecto de sombreado tridimensional.
Botón Ejecuta una macro cuando se hace clic en él. Formato de control • Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y/o ancho del control. La opción Giro sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen. o
Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. El 100% corresponde al tamaño del control al momento de ingresar al cuadro de diálogo. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie alguna de estas dimensiones, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto.
o •
Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen
Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de seleccionar el control para realizarle alguna modificación en cuanto a tamaño o ubicación si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja. o
Bloqueado texto Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto del botón si 20
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la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja. •
Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el cuadro se moverá y cambiará el tamaño, o si se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas de la hoja sobre las que se ha ubicado el control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima.
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Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan.
•
Ficha Márgenes Permite establecer los márgenes izquierdo, inferior, derecho o superior del texto del botón respecto de los lados del mismo o establecerlo en Automático en cuyo caso se centra respecto de los lados.
•
Ficha Alineación o Alineación del texto Horizontal Permite seleccionar si el texto del botón se alineará a la derecha, al centro, a la izquierda o se justificará respecto de los márgenes izquierdo y derecho.
•
Vertical Permite seleccionar si el texto del botón se alineará en el borde superior, al centro, o al borde inferior o se justificará respecto de los márgenes superior e inferior.
o
Orientación Permite seleccionar la orientación el texto del botón según las muestras.
o
Tamaño automático Activa o desactiva la posibilidad de que el tamaño del botón se ajuste al texto del mismo.
Ficha Fuentes o Fuentes Muestra y permite seleccionar la fuente que desea o escribir el nombre de la misma en el cuadro ubicado en la parte superior de la lista. o
Estilo Muestra y permite seleccionar de la lista uno de los estilos disponibles para cada fuente.
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o
Tamaño Muestra y permite seleccionar uno de tamaños disponible para la fuente seleccionada en el cuadro “Fuente”. Se puede elegir un tamaño de fuente o escribir el tamaño que desea en el cuadro ubicado en la parte superior de la lista de tamaños.
o
Subrayado Muestra y permite seleccionar de la lista uno de los formatos de subrayado disponibles.
o
Color Muestra una lista de los colores disponibles. Se puede elegir un color de la lista o seleccionar “Automático” para establecer el color del texto de la ventana que está definido en el Panel de control de Windows. A menos que se haya cambiado el color del texto de la ventana, al seleccionar “Automático” se establece el negro como el color del texto.
o
Fuente normal Establece la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos en Estilo normal.
o
Efectos Tachado Atraviesa con un guión los caracteres de las celdas seleccionadas.
o
Superíndice Los caracteres seleccionados aparecen en una ubicación superior con respecto a los demás y con un tamaño de fuente distinto.
Subíndice Los caracteres seleccionados aparecen en una ubicación inferior con respecto a los demás y con un tamaño de fuente distinto.
Vista previa Presenta el texto tal como se vería con las selecciones de formato de fuentes aplicadas.
Casilla de verificación Activa o desactiva una opción.. Formato de control • Ficha colores y líneas o Relleno Las opciones permiten elegir el color de relleno del cuadro que rodea a la casilla y el porcentaje de transparencia del relleno. o
Línea Las opciones permiten elegir el color, estilo, tipo y grosor de las líneas de los bordes del cuadro que rodea a la casilla.
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Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y/o ancho del control. La opción Giro sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen. o
Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. El 100% corresponde al tamaño del control al momento de ingresar al cuadro de diálogo. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie alguna de estas dimensiones, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto.
o •
Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de seleccionar el control para realizarle alguna modificación en cuanto a tamaño o ubicación si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja. o
•
Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen
Bloqueado texto Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto de la casilla si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja.
Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si la casilla se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas de la hoja sobre las que se ha ubicado el control. o
Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima.
•
Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan.
•
Ficha Control o Valor Determina el estado que tendrá la casilla de verificación cuando se cierre el cuadro de diálogo; es decir, si estará activada (Activado), desactivada (Sin activar) o ninguna de las dos (Mixto).
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Vincular con la celda: La celda seleccionada mostrará el estado de la casilla de verificación. Si la casilla de verificación está activada, la celda que se muestra en el cuadro Vincular con la celda contiene VERDADERO. Si la casilla de verificación está desactivada, la celda contiene FALSO. Si la casilla de verificación es mixta, la celda contiene #N/A. Si la celda está vacía, Excel interpreta que el estado de la casilla de verificación es FALSO. o Sombreado 3D: Muestra la casilla de verificación con un efecto de sombreado tridimensional.
o
Botón de opción Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de grupo. Utilice los botones de opción para permitir seleccionar una de varias posibilidades. Formato de control • Ficha colores y líneas o Relleno Las opciones permiten elegir el color de relleno del cuadro que rodea al botón y el porcentaje de transparencia del relleno. o
Línea Las opciones permiten elegir el color, estilo, tipo y grosor de las líneas de los bordes del cuadro que rodea al botón.
•
Ficha Tamaño Permite determinar el alto y/o ancho del control. La opción Giro sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen. o
Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. El 100% corresponde al tamaño del control al momento de ingresar al cuadro de diálogo. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie alguna de estas dimensiones, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto.
o •
Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen
Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de seleccionar el control para realizarle alguna modificación en cuanto a tamaño o ubicación si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja.
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o
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Bloqueado texto Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto del botón si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja.
Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el botón se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas de la hoja sobre las que se ha ubicado el control. o
Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima.
•
Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan.
•
Ficha Control o Valor Determina el estado del botón de opción al cerrar el cuadro de diálogo; es decir, si estará activado (Activado) o desactivado (Sin activar). o
Vincular con la celda Devuelve el número del botón de opción seleccionado en el grupo de opciones (el primer botón de opción es el número 1). Utilice la misma celda Vincular con la celda para todas las opciones de un grupo. Después podrá utilizar el número devuelto en una fórmula o macro para responder a la opción seleccionada. Por ejemplo, si se crea un formulario personal con un botón de opción denominado Tiempo completo y otro denominado Tiempo parcial, pueden vincularse las dos opciones a la celda C1. La siguiente fórmula mostrará "Tiempo completo" si el botón de opción está activado o "Tiempo parcial" si se ha activado el segundo botón: =Si(C1=1;"Tiempo completo";"Tiempo parcial")
o
Sombreado 3D Muestra el botón de opción con un efecto de sombreado tridimensional.
Cuadro de lista Muestra una lista de elementos. Formato de control • Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y/o ancho del control. La opción Giro sólo está disponible 25
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cuando lo seleccionado es una Imagen. o
Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. El 100% corresponde al tamaño del control al momento de ingresar al cuadro de diálogo. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie alguna de estas dimensiones, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto.
o
Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen
•
Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de seleccionar el control para realizarle alguna modificación en cuanto a tamaño o ubicación si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja.
•
Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si la lista se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o
Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima.
•
Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan.
•
Ficha Control o Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en el cuadro de lista. o
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro de lista (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada.
o
Tipo de selección Especifica el modo en que pueden seleccionarse los elementos de la lista. Las selecciones Múltiple y Extendida permiten seleccionar más de un elemento. La primera haciendo clic en cada uno de ellos y la segunda haciendo clic en el primero y arrastrando hasta el último. Si se define el tipo de selección como Múltiple o Extendida, la celda especificada en el cuadro Vincular con la celda mostrará 0 (cero).
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Sombreado 3D Muestra el cuadro de lista con un efecto de sombreado tridimensional.
Cuadro combinado Cuadro de texto con una lista desplegable. El elemento que se seleccione en el cuadro de lista aparecerá en el cuadro de texto. Formato de control • Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y/o ancho del control. La opción Giro sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen. o
Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. El 100% corresponde al tamaño del control al momento de ingresar al cuadro de diálogo. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie alguna de estas dimensiones, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto.
o
Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen
•
Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de seleccionar el control para realizarle alguna modificación en cuanto a tamaño o ubicación si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja.
•
Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el cuadro se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o
Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima.
•
Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan.
•
Ficha Control o Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en la lista desplegable. 27
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o
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro combinado (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada.
o
Líneas de unión verticales Especifica el número de líneas que se mostrarán al desplegar la lista. Si el número de elementos es mayor al número de líneas especificadas, se mostrará la barra de desplazamiento vertical para poder acceder al resto de las opciones.
o
Sombreado 3D Muestra el cuadro combinado con un efecto de sombreado tridimensional.
Crear cuadro combinado de lista No disponible en libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0. Crear cuadro combinado desplegable No disponible en libros Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0. Barra de desplazamiento Sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra el cuadro de desplazamiento. Formato de control • Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y/o ancho del control. La opción Giro sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen. o
Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. El 100% corresponde al tamaño del control al momento de ingresar al cuadro de diálogo. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie alguna de estas dimensiones, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto.
o •
Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen
Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de seleccionar el control para realizarle alguna modificación en cuanto a tamaño o ubicación si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja.
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Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si la barra se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o
Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima.
•
Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan.
•
Ficha Control o Valor actual Es el valor que se mostrará en la celda vinculada al cerrar el cuadro de diálogo. El cuadro de desplazamiento estará ubicado en esta posición relativa dentro de la barra de desplazamiento. o
Valor mínimo Es el valor menor al que se podrá acceder a través de la barra de desplazamiento. La posición del cuadro de desplazamiento será la más próxima a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo izquierdo de una barra de desplazamiento horizontal.
o
Valor máximo Es el valor mayor al que se podrá acceder a través de la barra de desplazamiento. La posición del cuadro de desplazamiento será la más lejana a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo derecho de una barra de desplazamiento horizontal.
o
Incremento Es el tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic en la flecha situada en cualquier extremo de la barra de desplazamiento.
o
Cambio de página Es el tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic entre él y una de las flechas situadas en los extremos de la barra de desplazamiento.
o
Vincular con la celda Devuelve la posición actual del cuadro de desplazamiento. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para responder a la posición del cuadro de desplazamiento.
o
Sombreado 3D Muestra la barra de sombreado con un efecto de sombreado tridimensional.
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Control de número Aumenta o disminuye un valor entre un rango de valores. Para aumentar el valor, haga clic en la flecha arriba; para disminuir el valor, haga clic en la flecha abajo. Formato de control • Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y/o ancho del control. La opción Giro sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen. o
Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. El 100% corresponde al tamaño del control al momento de ingresar al cuadro de diálogo. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie alguna de estas dimensiones, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto.
o
Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen
•
Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de seleccionar el control para realizarle alguna modificación en cuanto a tamaño o ubicación si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja.
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Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el control se moverá y cambiará de tamaño o si se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o
Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima.
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Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan.
•
Ficha Control o Valor actual Es el valor que se mostrará en la celda vinculada al cerrar el cuadro de diálogo. o
Valor mínimo El valor más bajo permitido para el control de número.
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o
Valor máximo El valor más alto permitido para el control de número.
o
Incremento La cantidad de aumento o disminución del control de número cuando se hace clic en las flechas.
o
Vincular con la celda Devuelve la posición actual del control de número. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el valor real que el control de giro debe seleccionar.
o
Sombreado 3D Muestra el control de número con un efecto de sombreado tridimensional.
b) Validación La validación permite controlar los valores que se ingresarán en una celda. Es un control de admisión y no de exactitud. Para determinar entradas de celda válidas: 1. Seleccione las celdas que desee validar. 2. En el menú Datos, haga clic en Validación Cuadro de diálogo Validación de datos 9 Ficha Configuración. Criterio de validación 1. Especifique el tipo de validación que desee en la lista desplegable Permitir, las opciones son la siguientes: •
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Permitir valores de una lista 1. Seleccionar Lista. 2. Haga clic en el cuadro Fuente y, a continuación, realice lo siguiente:
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Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por punto y coma. Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el signo igual (=) seguido del nombre del rango o presione la tecla de función F3 para que se abra el cuadro de diálogo que le muestre los nombres de rangos definidos para seleccionar el correspondiente. Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de cálculo y presione ENTRAR. Nota Las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de cálculo. Si necesita hacer una referencia a otra hoja o libro, utilice un nombre de rango definido y asegúrese de que el libro está abierto. 3. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
•
•
Permitir números dentro de los límites 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal. 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, haga clic en entre. 3. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.
•
Permitir fechas y horas dentro de un período concreto 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora. 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, haga clic en mayor que. 3. Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica que desee permitir.
•
Permitir texto de una longitud específica 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto. 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, haga clic en menor o igual que. 3. Escriba la longitud máxima, mínima o específica que desee permitir.
•
Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada. 2. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula cuyo resultado sea un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas).
Omitir blancos Esta opción tiene efecto cuando se trabaja con Lista o con Personalizada. Lista: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en el rango, Omitir blancos activo permite escribir cualquier valor en la celda validada. Omitir blancos desactivo no permite modificar el valor blanco si éste se ha seleccionado dentro del rango. 32
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Personalizada: Si la celda a la que hace referencia la fórmula está en blanco, Omitir blancos activo permite escribir cualquier valor en la celda validada ya que la celda de referencia no tiene valor. Omitir blancos desactivo, el valor de la celda en blanco será 0 y con este valor se reemplazará en la fórmula para aceptar o no el ingreso del dato en la celda validada. 9
Ficha Mensaje entrante Para mostrar un mensaje de entrada opcional cuando se haga clic en la celda, active la casilla de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda y escriba el título y el texto del mensaje.
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Ficha Mensaje de error Permite especificar cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se escriban datos no válidos: 1. Active la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Tipo de error
Botones
Efecto
Reintentar
Vuelve a la celda para modificar los datos (valor predeterminado).
Límite Cancelar
Advertencia
Restaura el valor anterior en la celda.
Sí
Introduce los datos no válidos en la celda.
No
Vuelve a la celda para modificar los datos (valor predeterminado).
Cancelar
Restaura el valor anterior en la celda.
Aceptar
Introduce los datos no válidos en la celda (valor predeterminado).
Cancelar
Restaura el valor anterior en la celda.
Información
3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). Nota: El tipo de error Advertencia incluye el texto "¿Desea continuar?" encima de los botones. En todos los tipos de error, si no se introduce ningún texto en el cuadro Mensaje de error, el mensaje presentará el siguiente texto: "El valor introducido no es válido. Un usuario tiene valores restringidos que no pueden introducirse en esta celda". c) Protección Cuando los usuarios completen un formulario basado en una plantilla, es conveniente que estén bloqueadas las celdas que contengan rótulos e instrucciones pero no las celdas que contengan campos de introducción de datos y/o que los usuarios no conozcan las fórmulas que se han
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introducido en el formulario, para lograrlo proceda de la siguiente manera: 1. Desbloquee las celdas que desee que puedan modificar los usuarios: seleccione cada celda o rango, haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Proteger y desactive la casilla de verificación Bloqueada. 2. Oculte todas las fórmulas que no desee que estén visibles: seleccione las celdas con las fórmulas, haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Proteger y active la casilla de verificación Oculta. 3. Desbloquee los controles que desee que los usuarios puedan cambiar: seleccione los controles y siga uno de los siguientes pasos, 1) en el menú Formato seleccione el comando Control o 2) haga clic con el botón derecho del Mouse para desplegar el menú contextual y luego seleccione Formato de Control. En la ficha Proteger desactive la casilla de verificación Bloqueada y/o la casilla de verificación Bloquear texto de acuerdo a lo que desee desbloquear. 4. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en Proteger hoja. 5. Escriba una contraseña para la hoja. Nota: La contraseña es opcional, puede contener hasta 15 caracteres diferenciándose entre mayúsculas y minúsculas. Si no proporciona una contraseña cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo. 6. En la lista Permitir a todos los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar. 7. Haga clic en Aceptar y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña.
Elementos que se pueden proteger en hojas de cálculo Cuando se protege una hoja de cálculo, se pueden proteger o desproteger elementos individuales de la hoja en el cuadro de diálogo Proteger hoja (menú Herramientas, comando Proteger) activando o desactivando casillas de verificación para cada elemento. • Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas: Si se activa, impide a los usuarios: • Realizar cambios en las celdas que no se desbloquearon antes de proteger la hoja de cálculo, a menos que se haya concedido un permiso de usuario específico para modificar las celdas en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos. • Ver filas o columnas que se hayan ocultado antes de proteger la hoja de cálculo. • Ver las fórmulas de las celdas que se ocultaron antes de proteger la hoja de cálculo. • Seleccionar celdas bloqueadas: Si se desactiva, impide a los usuarios mover el puntero a las celdas para las que se haya activado la casilla de verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. • Seleccionar celdas desbloqueadas: Si se desactiva, impide a los usuarios mover el puntero a las celdas para las que se haya desactivado la casilla de verificación Bloqueada en la ficha 34
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Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. Cuando se permite a los usuarios seleccionar celdas desbloqueadas, pueden presionar la tecla TAB para desplazarse entre las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida. Formato de celdas: Si se desactiva, impide a los usuarios cambiar cualquiera de las opciones en los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si se aplicaron formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando cuando un usuario escriba un valor que cumpla una condición diferente. Formato de columnas: Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar cualquiera de los comandos que aparecen en el submenú Columna del menú Formato, incluidos los de cambiar el ancho de columna y ocultar columnas. Formato de filas: Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar cualquiera de los comandos que aparecen en el submenú Fila del menú Formato, incluidos los de cambiar el alto de fila y ocultar filas. Insertar columnas: Si se desactiva, impide a los usuarios insertar columnas. Insertar filas: Si se desactiva, impide a los usuarios insertar filas. Insertar hipervínculos: Si se desactiva, impide a los usuarios insertar nuevos hipervínculos, incluso en las celdas desbloqueadas. Eliminar columnas: Si se desactiva, impide a los usuarios eliminar columnas. Observe que si está protegida la opción Eliminar columnas pero no la opción Insertar columnas, un usuario podrá insertar columnas pero no las podrá eliminar. Eliminar filas: Si se desactiva, impide a los usuarios eliminar filas. Observe que si se impide eliminar filas pero no insertar filas, un usuario podrá insertar filas pero no eliminarlas. Ordenar: Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar cualquiera de los comandos Ordenar del menú Datos o los botones Ordenar de la barra de herramientas Estándar. Con independencia de esta configuración, no se pueden ordenar rangos que contengan celdas bloqueadas en una hoja de cálculo protegida. Usar Autofiltro: Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar las flechas de lista desplegable para cambiar el filtro en un rango con Autofiltro. Con independencia de esta configuración, no se pueden crear ni quitar rangos con Autofiltroen una hoja de cálculo protegida. Usar informes de tabla dinámica: Si se desactiva, los usuarios no podrán dar formato a los informes de tabla dinámica, cambiar su diseño, actualizarlos o modificarlos en modo alguno, ni crear nuevos informes. Modificar objetos: Si se desactiva, los usuarios no podrán: • Realizar cambios en objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no hayan sido desbloqueados antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no podrá borrar el botón. • Realizar cambios, por ejemplo, de formato, en un gráfico incrustado. El gráfico continuará actualizándose cuando se cambien sus datos de origen. 35
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Agregar o modificar comentarios. Modificar escenarios: Si se desactiva, los usuarios no podrán ver los escenarios que se hayan ocultado, hacer cambios en los escenarios que se hayan protegido contra cambios ni eliminar esos escenarios. Los usuarios pueden modificar los valores de las celdas cambiantes, si las celdas están protegidas y agregar escenarios nuevos. Nota: Si se ejecuta una macro que incluye una operación contra la que está protegida la hoja de cálculo, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse.
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