Material de Consulta Buenos Aires Compras
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Contenido Introducción....................................................................................... 3 ¿Cómo ingresar al portal Buenos Aires Compras? .................................... 3 Requerimientos Técnicos para trabajar en el portal Buenos Aires Compras . 4 Ingreso Usuarios ................................................................................ 4 Ingreso y Confirmación de Ofertas ........................................................ 6 Buscar Proceso de Compra ................................................................... 6 Adquirir Pliego .................................................................................... 9 Ingresar Consulta .............................................................................. 14 Ingresar Ofertas ................................................................................ 16 Paso 1: Completar nombre de la oferta .................................................................................. 17 Paso 2: Completar oferta económica ...................................................................................... 18 Oferta Opcional ....................................................................................................................... 21 Paso 3: Ingresar requisitos mínimos ....................................................................................... 25 Paso 4: Ingresar garantías y descuentos ................................................................................. 27 Paso 5: Confirmar e ingresar oferta ........................................................................................ 31 Prerrogativa de Precios ....................................................................... 36 Impugnación ..................................................................................... 41 Impugnación a la pre adjudicación ....................................................... 41 Impugnación al Dictamen de Pre adjudicación ....................................... 44 Garantía de Cumplimiento de Contrato ................................................. 54 Sustitución de la garantía de Cumplimiento de Contrato ......................... 56 Documentación complementaria .......................................................... 60 Recibir documento contractual............................................................. 64 Estados Proceso de Compra ................................................................ 68 Estados de la garantía ........................................................................ 69 Procedimientos de compras................................................................. 70
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Introducción El sistema electrónico Buenos Aires Compras es una herramienta de apoyo en la gestión de Compras y Contrataciones que llevan adelante las entidades
gubernamentales,
permitiendo
la
participación
de
los
compradores, proveedores y la comunidad. BAC se efectúa en el marco de lo normado por el Art. 83 de la Ley Nº 2.095 y ley 4674, su Decreto reglamentario, el Decreto Nº 1145/GCBA/2009, la Resolución Nº 596/MHGC/11, la Resolución Nº 1160-MHGC-2011 y las Disposiciones Nº 115 y 119/DGCYC/11. De esta manera, la compra atraviesa los pasos necesarios para ofertar y adquirir los productos de forma on line, de manera ágil, transparente y segura. ¿Cómo ingresar al portal Buenos Aires Compras? Colocar en la barra de direcciones: www.buenosairescompras.gob.ar
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Requerimientos Técnicos para trabajar en el portal Buenos Aires Compras Navegadores que se pueden utilizar:
Ingreso Usuarios El proveedor ingresa al sistema con su usuario y contraseña.
El nombre de usuario es la identificación base, que tiene una persona para trabajar en el Portal de BAC y se le asigna cuando es creado como usuario
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del sistema. La clave de acceso es la forma de validar la identificación del usuario, debe tener un mínimo de 8 y un máximo de 15 caracteres. Si ha olvidado la clave de acceso al Portal de BAC, se deberá hacer clic en el vínculo
“Olvidé mis datos” que aparece debajo de la celda “Clave de
Acceso” en la pantalla de inicio, se accede a un sistema de ayuda que lo orienta para obtener este dato. Para recuperarla deberá ingresar su nombre de usuario y correo electrónico con el que se haya registrado, finalmente deberá oprimir el botón “Solicitar”.
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Ingreso y Confirmación de Ofertas El proveedor que se encuentre interesado en participar de un proceso de compras y/o contrataciones debe adquirir el pliego mediante BAC y sólo después de esto podrá ser participante y realizar su oferta1. El Acta de apertura de ofertas se efectúa a través de BAC y en forma automática,
liberándose
las
ofertas
en
el
día
y
hora
establecidos
previamente en el Pliego de Bases y Condiciones Particulares. Se formula electrónicamente el Acta, para conocimiento de los participantes en el proceso2. A
través
de
BAC
el
proveedor
puede
formular
consultas,
solicitar
aclaraciones e impugnar los Pliegos de Bases y Condiciones y los dictámenes de pre adjudicación, dentro del periodo establecido en ellos, el que en ningún caso podrá ser inferior a setenta y dos (72) horas previas a la fecha y hora fijada para la Apertura de Ofertas. La UOA (Unidad Operativa de Adquisiciones) elabora circulares referidas a las consultas y/o aclaraciones y las publica en BAC3.
Buscar Proceso de Compra Posicionarse en Proceso de Compras y seleccionar la opción Buscar Proceso de Compras.
1
2 3
Art. 14 del Decreto 1145-GCBA-2009. Art. 20 del Decreto 1145-GCBA-2009. Art. 15 del Decreto 1145-GCBA-2009.
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El Proveedor accede a la solapa Proceso de Compra e ingresa el número de Proceso de Compras que se encuentra en estado “Publicado” por el número de Pliego que previamente fue notificado por mensajería.
Presionando el ícono
el sistema trae el número de proceso de
compra previamente ingresado.
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Si el usuario no posee el dato solicitado, puede filtrar por los otros campos (Por ejemplo: Fecha ingreso desde / hasta) y luego presionar
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Adquirir Pliego Al presionar el ícono
(Adquirir Pliego) se habilita la siguiente pantalla,
donde el proveedor adquiere el Pliego como paso previo a ingresar ofertas o realizar consultas.
Si el Proceso de Compras incluye la condición Venta del pliego, cuando el provedor adquiere el pliego visualiza en pantalla una leyenda que notifica que el pliego requiere de un pago para poder realizar la oferta.
El usuario presiona el botón “Adquirir pliego” y el sistema arroja un mensaje en el cual solicita la confirmación y le informa el valor del pliego.
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Al presionar el botón “Adquirir Pliego” el sistema muestra el siguiente mensaje de éxito y permite Ofertar e ingresar Consultas dentro del plazo establecido en el pliego.
En caso de que el pliego sea oneroso, el usuario genera la boleta de pago e imprime el comprobante de la misma.
Para ello, presionar el botón Generar Nueva Boleta de Pago
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.
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La boleta es generada a través del sistema SIR (Sistema Integral de Recaudación).
El usuario selecciona el medio de pago (Tarjeta de Crédito y Medios de Pago Offline) y presiona el botón
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. Luego se visualiza el cupón de
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pago y el mismo puede ser impreso.
Se recomienda que el usuario imprima este cupón ya que le será requerido más adelante.
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Ingresar Consulta Presionando el ícono
(Ingresar Consulta) se habilita la siguiente
pantalla, donde se completa el campo descripción.
Al presionar el botón “Enviar Consultas” se visualiza el siguiente mensaje de éxito:
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Cuando el Comprador responde una consulta lo hace a través de Circulares Aclaratorias. Puede seleccionar dos tipos de circulares: Aclaratoria o Modificatoria y las mismas pueden ser con o sin consulta. Inclusive el sistema le permite al comprador, describir el motivo de la circular y por último, se la envía a autorizar. Automáticamente el proveedor recibirá una notificación como se muestra en el siguiente ejemplo. Si la Circular Aclaratoria es sin consulta la notificación llegará a todos los proveedores involucrados. Para ver la respuesta, el Proveedor busca el Pliego y selecciona el número de Proceso de Compras y busca la sección Circulares.
A través del ícono
(Ver Circular) se accede al detalle de cada una de
ellas (Circulares con o sin Consulta).
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Ingresar Ofertas Con el Pliego en estado “Publicado” el proveedor presiona el ícono (Ofertar) para acceder a la pantalla de ingreso de Ofertas.
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Paso 1: Completar nombre de la oferta Una vez que el proveedor ingresa a ofertar con la acción correspondiente, visualiza la información básica del proceso de compra. Con el botón Vista preliminar del proceso de compras, el proveedor puede consultar el Pliego. Los pasos a completar aparecen divididos en solapas que se habilitan a medida que se ingresa la información necesaria para la oferta. Es posible desplazarse por las distintas solapas para facilitar la carga de la oferta. En esta primer solapa, se Ingresa el Nombre de la Oferta, la Descripción, se selecciona la moneda y presionando el botón “Siguiente Paso” se habilita el Paso 2.
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Paso 2: Completar oferta económica A medida que se ingresa la información correspondiente las solapas se indican con el color verde, de esta manera la solapa 1 se encuentra coloreada. La solapa 2 es obligatoria por eso la observamos en color rojo al igual que la solapa correspondiente al paso 3. Aún no se habilitan los pasos 4 y 5. En el paso 2, el proveedor visualiza la grilla compuesta de los renglones a ofertar. Cada renglón tiene la acción que permite ingresar las especificaciones del proveedor, la cantidad a ofertar y el precio unitario final. Aclaración: aparece un mensaje que indica si es obligatorio ofertar la cantidad total de renglones según lo especificado en el pliego.
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Se presiona el icono
que permite ofertar el renglón y el sistema arroja
la siguiente imagen.
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Aclaración: aparece un mensaje que indica si es obligatorio ofertar la totalidad de la cantidad solicitada según lo especificado en el pliego. Se deben ingresar los campos obligatorios los cuales estan indicados con asteriscos rojos. Entonces, el proveedor completa la cantidad ofertada, el precio unitario y las
especificaciones
técnicas.
También
se
ingresan
los
anexos
correspondientes a las especificaciones y las imágenes del producto a ofertar. El proveedor deberá ingresar de forma obligatoria los anexos o imágenes si así se especificó en el pliego.
Una vez ingresada la oferta, aparecerá esta pantalla:
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Oferta Opcional Oferta opcional, es una posibilidad para que el Proveedor presente una variada gama de productos con similares características a las solicitadas en el Pliego. Permite a las Unidades Operativas de Adquisiciones (UOAs) una mejor y más exhaustiva selección de las ofertas. La oferta opcional corresponde al mismo código del producto y satisface las mismas necesidades. Una vez ingresado el primer renglón a cotizar, para realizar una oferta opcional se deberá presionar la acción
“Agregar oferta opcional” que
permite añadir una nueva opción al renglón.
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Se visualiza la siguiente pantalla:
La oferta opcional aparece como segunda opción del renglón y se completa del mismo modo que la primera opción, seleccionando la acción “ofertar” con el botón En el caso que el proveedor ingrese diferentes opciones sobre un mismo renglón la pantalla que visualiza es la siguiente:
El proveedor puede cargar tantas ofertas opcionales como considere conveniente, pudiendo eliminarlas o editarlas del mismo modo que lo hace con la oferta básica (con los botones
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-Eliminar- o
-Editar-
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respectivamente). Aclaración: En la imagen anterior se puede ver que el monto que figura en “Total Ofertado” corresponde a la opción 2. Esto el sistema lo calcula automáticamente; lo realiza en base a los requerimientos de la oferta que figuran en el pliego y su resultado dependerá si la oferta se debe realizar por el total solicitado o no. A fin de evacuar dudas, se encuentra disponible la opción
Esta opción permite que el usuario pueda identificar de forma clara cómo se calcula el total de la oferta dependiendo del tipo de exigencias que figuren en el pliego, es decir, si el proveedor tiene debe ofertar por cantidad parcial o debe ofertar por la totalidad del renglón solicitado. Al seleccionar “¿Cómo se calcula oferta?” el sistema muestra, por ejemplo, la siguiente leyenda
Si la oferta es:
Parcial/Parcial o Parcial/Total: Se toma la oferta de mayor valor propuesta hasta alcanzar la cantidad de unidades solicitadas. Si la misma no es suficiente, se irán tomando las unidades necesarias del resto de las ofertas a medida que vayan cubriendo el total solicitado (comenzando
por
la
de
mayor
valor
y
continuando
en
forma
descendente).
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Total/total o Subasta inversa: Es el importe de mayor oferta por renglón.
Modalidad Convenio Marco: Es la suma total de ofertas recibidas. Con
el
botón
el
sistema
lo
re
direccionará a la pantalla anterior y desde allí al presionar el botón se habilitará
el Paso 3 “Ingresar
Requisitos mínimos.”
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Paso 3: Ingresar requisitos mínimos
Si en el Pliego se solicitó presentar documentación, el proveedor deberá presentarla
en
la
dirección
indicada
o
anexar
electrónicamente
el
documento en este paso. Presionar el vínculo Anexar para ingresar electrónicamente el documento de acuerdo al tipo de requisito seleccionado y completar los campos de ingreso obligatorio.
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Presionando el botón “Ingresar Archivo” los datos se trasladan al Recuadro Anexos Ingresados y se visualiza el siguiente mensaje de éxito:
El proveedor puede anexar documentos adicionales que no hayan sido solicitados en el pliego.
Luego de concluir con la carga, la pantalla se visualiza de la siguiente
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manera, presionando el botón “Siguiente Paso” se habilita el Paso 4.
Paso 4: Ingresar garantías y descuentos El proveedor debe presentar la garantía correspondiente en la oferta, ya sea porque el monto total de la oferta supera las unidades de compra, según la normativa vigente y el Pliego de Bases y Condiciones Generales o porque fue solicitada en el pliego por excepción según el art. 101 de la Ley de Compras 2095, Ley 4674.
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Ingresar las garantías solicitadas según lo definido en el Pliego, con el botón “Ingresar Garantías” el proveedor accede al formulario y completa los siguientes campos: Tipo de Garantía: en este caso es la garantía de mantenimiento de oferta, porque el sistema valida el estado del proceso de compras. Forma: es el medio por el cual paga el porcentaje correspondiente, que puede ser efectivo, cheque, seguros, título público, aval bancario. Número de documento: es el número de documento de la garantía. Monto total a constituir: el sistema calcula el monto mínimo a ingresar Monto: el monto correspondiente al porcentaje de la garantía. Entidad Legal: es quien emite la garantía, puede ser el banco o la aseguradora. Observaciones: es un campo de texto libre para que el proveedor ingrese las observaciones que considere necesarias.
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Según el art. 100 de la Ley 2.095, no pueden ser rechazadas las ofertas cuando, por error, la garantía presentada sea de un importe inferior a la que corresponda, siempre que la diferencia no sea superior a un VEINTE POR CIENTO (20%) del importe correcto. Si en el proceso de evaluación de ofertas se observa el error señalado, debe intimarse al oferente a cubrir la diferencia en un plazo de TRES (3) días, bajo apercibimiento de
aplicar las penalidades establecidas para el
desistimiento de la oferta.
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Aclaración: Si se genera Licitación Pública con etapa Múltiple, en la apertura del primer sobre el monto total de la oferta se calculará de la contratación mientras que en la apertura del segundo sobre el monto total de la oferta se calculará sobre el proveedor. Una vez que la garantía queda ingresada, con el botón “Guardar y Volver”, el proveedor continúa con el siguiente paso.
En caso de ingresar una garantía en el sistema la misma debe ser presentada en soporte físico en la UOA, teniendo un plazo máximo de hasta 24 hs. hábiles pasada la fecha de apertura. Luego presionar el botón “Siguiente Paso” para que se habilite el Paso 5.
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Paso 5: Confirmar e ingresar oferta
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Por último el proveedor confirma la oferta (aceptando las condiciones de la Declaración Jurada de la Aptitud para Contratar). Por otro lado, antes de confirmar la oferta, el proveedor tiene la posibilidad de almacenar los datos cargados través del botón
. De esta
manera, la información queda ingresada en el sistema y el proveedor puede confirmar la oferta cuando sea preciso y no en el momento de la carga. Además, cuando el pliego es oneroso, el sistema arroja un mensaje en el cual se le solicita al usuario que debe adjuntar el comprobante de pago del pliego realizado y le indica al proveedor dónde presionar para generar una boleta de pago como así también para reimprimir una boleta ya creada.
Por último, presionar el botón
para adjuntar el comprobante
de pago correspondiente. Este es un campo obligatorio que completa el usuario ya que el sistema lo identifica con *. Una vez que el comprobante queda adjuntado, el usuario podrá ver el anexo ingresado oprimiendo el botón
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Aclaración: Una vez cargadas todas las ofertas, los evaluadores realizarán la selección de las mismas, teniendo en cuenta si cumplen o no con lo requerido en el pliego. En el caso que una oferta posea más de una opción (oferta opcional) y más de una cumpla con las tres evaluaciones (técnica, administrativa
y
económica)
pasarán
a
“selección
de
opciones”,
descartándose la menos conveniente. Esto tiene como objetivo final que quede sólo una opción por renglón por proveedor. Para editar o ver el estado de la oferta el Proveedor busca el Proceso de Compras.
Presionando el ícono
(Ver Oferta) se habilita la siguiente pantalla que
permite modificar los datos ingresados:
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Al presionar el ícono
(editar) el sistema muestra el siguiente mensaje
de alerta:
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Prerrogativa de Precios En el proceso de Pre-adjudicación, los evaluadores buscan la oferta más conveniente y se le solicita al proveedor que los precios de las ofertas sufran un decremento. Se busca el proceso de compra a través del número y se presiona el botón para ingresar a la prerrogativa de precios.
Se visualiza la siguiente pantalla con el detalle de oferta por los renglones que los evaluadores pidieron la prerrogativa y la fecha y hora del cierre. Se puede aceptar o rechazar el requerimiento. Para aceptar el procedimiento se ingresa el precio unitario prerrogado y se presiona el botón Aceptar.
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Una vez confirmada la acción, se indica el renglón con verde con posibilidad de editar, caso contrario se envia la propuesta económica.
Si se rechaza la prerrogativa de precios, se debe ingresar como campo obligatorio Observaciones y presionar el botón
(Rechazar).
Al presionar el botón, el recuadro del renglón se indica con color rojo y se debe enviar la propuesta económica.
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Confirmada la acción, el sistema muestra el comprobante de prerrogativa de precios con el código de la oferta y el detalle del renglón.
Una vez que el Proceso de Compras se encuentra en estado “En Apertura” el proveedor puede realizar las siguientes acciones:
Presionando el ícono
(Ingresar Observaciones) se habilita la siguiente
pantalla que cuenta con un campo de texto que permite ingresar las observaciones que considere necesarias:
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Al presionar el botón “Enviar Observación” los datos se trasladan al recuadro Sección Observaciones y el sistema arroja el siguiente mensaje de éxito:
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Presionando el ícono
(Ver Ofertas) se accede al detalle de las ofertas e
impresión del mismo. El dictamen de evaluación de las ofertas debe emitirse dentro del término de cinco días a partir de la fecha de apertura de ofertas4. Una vez que el proceso de compras se encuentra en estado Pre Adjudicado, los proveedores pueden impugnar el Dictamen de Evaluación de Ofertas dentro del plazo de 3 días de su publicación en BAC, previo deposito de la garantía pertinente5.
4 5
Art. 22 del Decreto 1145-GCBA-2009. Art. 23 del Decreto 1145-GCBA-2009.
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Impugnación Impugnación a la pre adjudicación Una vez que el proceso de compras se encuentra en estado “Pre Adjudicado”, los proveedores pueden impugnar el Dictamen de Evaluación de Ofertas dentro del plazo de 3 días de su publicación en BAC, previo deposito de la garantía pertinente6. El proveedor ingresa en el sistema y busca el proceso de compras. Con el botón “Solicitud de impugnación a la preadjudicación” ingresa al detalle de impugnación.
6
Artículo 23 del decreto 1.145.
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De cada renglón que compone la oferta selecciona aquello que impugna y menciona las observaciones correspondientes. Tiene la posibilidad de ingresar anexos.
Con el botón “Ingresar Garantías”, el proveedor accede al formulario y completa los siguientes campos: Tipo de Garantía: en este caso es la garantía de impugnación a la Preadjudicación, porque el sistema valida el estado del proceso de compras. Forma: es el medio por el cual paga el porcentaje correspondiente, que puede ser efectivo o cheque. Número de Documento: es el número de documento de la garantía. Monto: el monto correspondiente al porcentaje de la garantía. Entidad Legal: es quien emite la garantía, puede ser el banco o la aseguradora. Observaciones: es un campo de texto libre para que el proveedor ingrese las observaciones que considere necesarias.
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Con el botón “Guardar y volver” la garantía queda ingresada en el sistema, el proveedor presenta la documentación en la Unidad Operativa de Adquisiciones dentro del plazo de impugnación correspondiente. Una vez recepcionada la garantía pasa a estado “en custodia”. Finalizada la etapa de impugnación, de no existir impugnaciones, el pliego pasa a estado “Disponible para adjudicar”. De caso contrario, de existir una solicitud y la garantía asociada, el pliego pasa a estado “en proceso de impugnación”. Una vez, que el proceso se encuentra Material de Consulta Buenos Aires Compras
Adjudicado, el contrato se
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perfecciona con la notificación mediante BAC de la Orden de Compra al adjudicatario. El proveedor tiene tres días para perfeccionar la Orden de Compra.
Impugnación al Dictamen de Pre adjudicación Una vez publicado el dictamen de Pre adjudicación, el proveedor puede solicitar el rechazo o nulidad de los renglones pre-adjudicados, mediante la impugnación al Dictamen de Pre adjudicación; el proveedor ingresa la impugnación dentro plazo estipulado (tres días). Una vez consultado el proceso de compra, el proveedor ingresa el botón “Impugnación al Dictamen”
. El proceso de compra debe estar en
estado “Pre adjudicado”.
En la pantalla de “Ingreso de Impugnación”, el proveedor puede seleccionar los renglones a impugnar, ingresar la garantía y adjuantar la documentación correspondiente a la garantía y la documentación.
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Renglones a impugnar El proveedor puede seleccionar uno, varios o la totalidad de los renglones a impugnar, mediante los “Check Box”.
En la parte superior de la pantalla, el proveedor puede seleccionar la totalidad todos”
de
renglones
con
el
Check
Box,
“Impugnar
.
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Al seleccionar todos los ítems, el sistema calcula el total a impugnar.
Si el proveedor no selecciona la totalidad de ítems, es sistema calcula el total a impugnar, según los ítems seleccionados.
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Garantía y documentación Al
seleccionar
“Observaciones
los de
renglones
a
impugnar,
Impugnación”,
el
adjunta
proveedor la
garantía
ingresa y
la
documentación e ingresa la garantía (calculada sobre el total a impugnar). -
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En el campo de observaciones, el proveedor ingresa las observaciones de la impugnación.
En el campo de garantía, el proveedor ingresa el nombre del anexo y adjunta el archivo correspondiente a la garantía.
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Por medio del botón “Seleccionar”
, el proveedor
adjunta el archivo correspondiente.
Una vez adjunto el archivo, el proveedor selecciona el botón “Ingresar anexo”
. De esta forma, el documento adjunto queda
ingresado en el sistema.
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En esta instancia, el usuario puede visualizar o eliminar el documento ingresado.
Es
importante
precisar
que
la
garantía
debe
ser
presentada en físico durante el plazo de impugnación (tres días, una vez publicado el dictamen de Pre-adjudicación). De la misma forma, el usuario adjunta los documentos de impugnación, seleccionando el archivo y agregándolo como anexo.
Una vez adjuntos los anexos, el usuario ingresa la información y el valor de la botón
garantía
por
impugnación
al
dictamen,
con
el
.
En la pantalla de ingreso de la garantía, el usuario calcula el porcentaje de la garantía de impugnación al dictamen (determinado en el pliego), sobre el
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valor total de los renglones seleccionados.
Para cargar la garantía, el proveedor selecciona el botón “Ingresar garantías”
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.
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El proveedor puede editar la información y valor de la garantía o eliminarla.
Con
el
botón
“Guardar
y
volver”
,
el
proveedor regresa a la panta talla de “Ingresar Impugnación”. En esta instancia el proveedor puede guardar los datos y modificarlos antes de confirmar la impugnación. Para finalizar con el proceso y enviar la solicitud de impugnación, el proveedor
selecciona
el
botón
impugnación”
“Confirmar
Solicitud
de
; el sistema anuncia el
éxito del proceso y recuerda que la garantía debe ser llevada en forma física al lugar de recepción de documentación física (señalado en el pliego).
En la etapa de adjudicación del proceso de compra, se determina si la impugnación de los renglones “da ha lugar” o “no da ha lugar”. En caso de “dar al lugar”, se da el reintegro de la garantía (según los renglones que fueron dados ha lugar).
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Garantía de Cumplimiento de Contrato Una vez que el proveedor recibe la Orden de Compra y la misma queda en estado “perfeccionada”, se habilita la acción “Ingresar garantía de cumplimiento de contrato”. Al ingresar esta garantía está en condiciones de que reintegren la garantía de mantenimiento de oferta.
El proveedor accede al formulario y completa los siguientes campos: Tipo de Garantía: en este caso es la garantía de cumplimiento de contrato, porque el sistema valida el estado del proceso de compras. Forma: es el medio por el cual paga el porcentaje correspondiente, que puede ser efectivo, cheque, seguros, título público, aval bancario. Número de Documento: es el número de documento de la garantía. Monto: el monto correspondiente al porcentaje de la garantía. Entidad Legal: es quien emite la garantía, puede ser el banco o la aseguradora. Observaciones: es un campo de texto libre para que el proveedor ingrese las observaciones que considere necesarias.
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Ingresa la garantía y guarda la información. La garantía queda en estado “ingresada”.
El proveedor tiene 5 días para presentar la documentación correspondiente a la garantía en la Unidad Operativa de Adquisiciones (UOA). Con la Orden de Compra en estado “Perfeccionada”, el proveedor debe
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continuar con la entrega del producto según lo pautado en el pliego.
Sustitución de la garantía de Cumplimiento de Contrato En el caso de la garantía de cumplimiento de contrato, el proveedor puede pedir la sustitución de la garantía a medida que realice entrega de insumos solicitados. Busca la garantía, la tilda y con el botón “Solicitar sustitución de garantía” ingresa la nueva garantía que sustituye a la anterior.
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Una vez que ingrese la nueva garantía el sistema muestra el siguiente mensaje de éxito:
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El proveedor presenta la documentación en la Unidad Operativa de Adquisiciones. El proveedor puede realizar una vista previa del formulario e importarlo a PDF.
Para realizar una vista previa del formulario el Proveedor busca la OC y selecciona el vínculo con el número de la Orden de Compra
601-0050-
OC11. En caso de igualdad de precios, la CEO (Comisión Evaluadora de Ofertas)
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invita a los proveedores involucrados en el empate de ofertas a que formulen una mejora de precios dentro del plazo de 2 días de recibida la invitación (la ley habilita dicho procedimiento pero aún no es posible realizarlo en BAC, se debe realizar por fuera del circuito electrónico). Las nuevas ofertas son abiertas en el día y hora establecidos para la mejora de precios. De subsistir el empate se procederá a sorteo público7. En el caso de prerrogativa, cuando la CEO estima que el precio de la mejor oferta y más conveniente presentada es excesivo, podrá solicitar al proveedor una mejora de precios8.
7 8
Art. 24 del Decreto 1145-GCBA-2009. Art. 25 del Decreto 1145-GCBA-2009.
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Documentación complementaria El usuario evaluador puede solicitar, en caso de ser necesario (por omisión del proveedor o porque el evaluador lo considere pertinente) documentación complementaria. Dicha solicitud se hará por medio de mensajería a través del sistema y de mail. El proveedor ingresará al sistema, buscará el número de procedimiento y cargará la documentación que se solicita:
Ingresando en la opción “Documentación complementaria” se accede a la siguiente pantalla, desde donde se visualiza el plazo para la presentación de la documentación y desde donde se puede cargar la documentación solicitada:
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La pantalla muestra que clase de documentación se está solicitando, y la acción para ingresarla en formato digital, al clickear sobre la opción “Ingresar” se habilita un cuadro de diálogo a través del cual se ingresa/n el/los archivo/s solicitado/s.
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Primero se selecciona el archivo a subir y luego “Ingresar Anexo” o “Ingresar Imagen” (según corresponda). Por último, se selecciona “Guardar y volver” pudiendo, eliminar, editar o agregar nueva documentación.
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Al finalizar se selecciona la opción “Finalizar” y se visualiza el cartel de éxito.
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Recibir documento contractual El usuario tiene 3 días hábiles para recibir el documento. Para ello, debe loguearse en el sistema y clickear en la solapa Documento Contractual y luego “Buscar Documento Contractual”
Ingresar el número de documento o el número de Proceso de compras y luego clickear en “Recibir documento contractual”
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Cuando el usuario realiza la acción de recibir, posee 2 días hábiles para poder aceptar el documento. El sistema le advierte, a través del siguiente mensaje, cómo proceder ante esta acción
A continuación, se observa la vista previa del Documento contractual y por último, click en “Recibir”
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A partir de ahora, el Documento queda en estado Perfeccionado
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Estados Proceso de Compra Publicado: el pliego se encuentra en estado Publicado una vez que pasa el día y hora de publicación que se estableció en el cronograma. En Apertura: el pliego se encuentra en estado Apertura cuando está en condiciones de iniciarse la evaluación de ofertas. En evaluación: las ofertas se encuentran en proceso de evaluación por parte de los evaluadores. Dictamen Autorizado: las ofertas ya fueron evaluadas y el proceso se encuentra en estado “Dictamen Autorizado” para poder ingresar la fecha de publicación en el Boletín Oficial. Pendiente Publicación: el dictamen de preadjudicación se encuentra pendiente de publicación en el Boletín Oficial. Preadjudicado: el pliego se encuentra en estado Preadjudicado cuando finalizó la etapa de evaluaciones, se publicó en el Boletín Oficial y la CEO autorizó el Dictamen de Evaluación. Adjudicado: el pliego se encuentra en estado Adjudicado una vez que finalizó la etapa de adjudicación en la cual se selecciona al adjudicatario. Orden de Compra Autorizada: la orden de compra se encuentra en estado Autorizada una vez que finaliza la etapa de adjudicación. Orden de Compra Perfeccionada: la orden de compra se encuentra en estado perfeccionada una vez que el proveedor recibe el documento.
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Estados de la garantía Ingresada: la garantía adquiere este estado cuando el proveedor la ingresa. En custodia: adquiere este estado cuando el proveedor presenta la garantía en la Unidad Operativa de Adquisiciones y el usuario recepcionista físico la acepta en el sistema. Reintegrada: se reintegra la garantía, ya sea porque el proveedor no fue preadjudicado o porque salió preadjudicado y en ese caso presenta la garantía de cumplimiento de contrato. En custodia con solicitud de sustitución: cuando el proveedor solicita la sustitución de la garantía. Sustituida: en el caso de la garantía de cumplimiento de contrato el proveedor puede pedir la sustitución de la misma a medida que entrega los insumos solicitados. Cuando se acepta la garantía queda sustituida.
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Procedimientos de compras Licitación Pública y Licitación Privada El procedimiento de Licitación es cuando el criterio de selección se centra en requisitos económicos; cuando la licitación es pública, el llamado a participar se dirige a una cantidad indeterminada de proveedores con capacidad de ofertar. Sin embargo cuando la licitación es privada, las invitaciones se hacen en forma expresa a determinados proveedores y no por anuncio público. Existen dos etapas de la Licitación En las licitaciones de etapa única, la evaluación administrativa, técnica y económica de las ofertas, y el ingreso de las garantías, se efectúan en un solo acto de apertura de sobres. De esta forma, la comisión evaluadora confecciona y publica un dictamen de pre-adjudicación. En las licitaciones de etapa múltiple, la evaluación administrativa, técnica y económica de las ofertas, y el ingreso de las garantías, se efectúan en dos actos de apertura de sobres. De manera que, la comisión evaluadora confecciona y publica dos dictámenes, uno de pre-selección y otro de preadjudicación.
Contratación Menor Busca definir una forma de adquirir productos y servicios en el marco del ejercicio
presupuestario
vigente.
Se
establece
un
procedimiento
de
contratación directa que se aplica cuando el monto total de la contratación no supera el equivalente a las unidades de compra, según la normativa vigente. Deben participar mínimo dos proveedores que se encuentren inscriptos en la misma categoría o rubro definido por el pliego; asimismo, la garantía que presentan los proveedores no es un requerimiento obligatorio pero si optativo, es decir, el comprador tiene la opción de solicitar o no al proveedor la garantía por seguro. Además, en éste tipo de contratación los evaluadores elaboran unas recomendaciones sobre las ofertas, quedando
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excluida la confección del dictamen de pre adjudicación; por este motivo, el proveedor puede realizar la impugnación al pliego, pero no puede hacer impugnación a un dictamen inexistente. Por otra parte, en Contratación Menor, el pliego de bases y condiciones específicas queda excluido de la publicación en el Boletín Oficial.
Contratación Directa Permite seleccionar directamente al proveedor, debiendo encontrarse dicha medida debidamente fundada y ponderada por la autoridad competente. Se rige dentro de la ley N°2.095, su modificatoria ley N°4.764, Decreto N° 95/14 Art. 28°, estos otorgan una serie de incisos que establecerán los casos de aplicabilidad en contratación directa.
Inciso 1: Urgencia.
Inciso 2: Prestaciones de salud y/o programas sociales.
Inciso 3: Reiteración por desierto o fracaso.
Inciso 4: Especialidad.
Inciso 5: Exclusividad.
Inciso 6: Reposición o complementación de accesorios.
Inciso 9: Escasez o desabastecimiento.
Inciso 10: Reparaciones maquinarias.
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Modalidades de Compras Convenio Marco El Convenio Marco de Compras es una modalidad de contratación electrónica donde se establecen precios y condiciones de compra para bienes y servicios, por medio de una Licitación o Concurso Público realizado por el Órgano Rector de Compras y Contrataciones. Una vez creado, las Unidades Ejecutoras seleccionan a uno o más proveedores que disponen sus ofertas en catálogos electrónicos. Dentro de esta modalidad gestionan el suministro directo de bienes y servicios. Proceso de Compras dentro de Convenio Marco
Lo gestiona el Órgano Rector.
Tipos de Procesos “Licitación Pública” y “Concurso Público”.
Modalidad de Compra “Convenio Marco”.
Se establece el detalle de productos y servicios y las cantidades aproximadas.
Duración del Convenio, máximo 1 año.
Garantías Mantenimiento de Oferta y Cumplimiento de Contrato.
Monto estimado de la Licitación.
Subasta Inversa La Subasta Inversa Electrónica es una modalidad de selección por la cual una Unidad Ejecutora adquiere bienes o contrata servicios, a través de una licitación o concurso público o privado o contratación directa que se adjudica al precio más bajo o a la oferta económica más ventajosa, luego de efectuada la compulsa electrónica e interactiva de precios. Los bienes y/o servicios se pueden adquirir a través de una Licitación pública. Se indica en el pliego de bases y condiciones particulares el decremento del precio o nivel mínimo de reducción que los oferentes realizan en cada lance.
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Asimismo, se indica la duración de la subasta y el tiempo de extensión permitido en la misma. Se efectúa la Preselección de los oferentes según las evaluaciones técnicas, administrativas y económicas (requisitos mínimos) que se realicen. Existe un usuario coordinador de subasta que podrá visualizar la subasta en el tiempo que esta dure, teniendo la posibilidad de pausarla si así fuera requerido.
Orden de Compra Abierta Se realiza cuando se fija en el documento contractual una cantidad aproximada de bienes y servicios. De esta forma, según requerimientos y necesidades, el organismo contratante puede adquirir cierta cantidad de bienes y servicios durante el periodo de duración del contrato, siempre que su precio unitario no sobrepase el monto fijado en su presupuesto. En caso de no definir la cantidad de bienes y servicios contemplados en la Orden de Compra Abierta, estos deben ser homogéneos y afines a su rubro o actividad. (El contratante no está obligado a definir un monto mínimo) En BAC, la Orden de Compra Abierta puede ser combinada con la modalidad de “Compra Unificada” o “Sin Modalidad”, y su duración no puede superar los 24 meses.
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