MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Documento: CARTILLA OPERATIVA Título: ORGANIGRAMA, CUADRO DE ASIGNACIÓN Y PRESUPUESTO DE PERSONAL Código: CO-RRH.01
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1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la confección y actualización del Organigrama de la empresa, así como la elaboración del Cuadro de Asignación y del Presupuesto de Personal correspondientes. 2. ALCANCE: Se aplica e involucra a todos el personal de la empresa. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: No aplicable. 4. REFERENCIAS: Contrato de Concesión Contratos de trabajo Reglamento de Organización y Funciones 5. RESPONSABLES: Jefe de Unidad de Recursos Humanos: Garantiza que se cumpla la siguiente Cartilla Operativa. Gerentes, Jefes de Unidades y Supervisores de las distintas áreas: Cumplir con lo especificado en la presente Cartilla Operativa. 6. DESCRIPCION: Las tareas se realizan de acuerdo al Diagrama de Flujo del Anexo I. 6.1.- ORGANIGRAMA: Registro donde se representan gráficamente los niveles jerárquicos, líneas de autoridad para la toma de decisiones (relaciones de autoridad) y dentro de la empresa. Su elaboración esta determinada básicamente por las necesidades estructurales de la Empresa; siendo facultad del Directorio a solicitud de la Gerencia General su aprobación. Una vez aprobada la Estructura Orgánica General, su actualización estará a cargo de la Unidad de RR. HH., siendo responsabilidad de los Gerentes alcanzar la información que implique cambios en dicha estructura. Así mismo respecto al movimiento del personal a su cargo para la actualización del CAP, para su publicación. Ver ANEXO II – Modelo de Organigrama
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CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL – CAP Los niveles jerárquicos de la empresa son los siguientes:
Nivel 1 – Gerente General. Nivel 2 – Gerentes. Nivel 3 – Jefes Unidades: Operativas, Administrativas y Comerciales. Nivel 4 – Supervisores y Capataces. Nivel 5 – Personal Administrativo y Operarios.
El cuadro de personal contiene la siguiente información:
El cargo Nombre de la Gerencia. Nombre del Puesto. Nombre del trabajador. Situación Laboral. Tarea que desempeña. Cantidad de Personal (Planta Permanente, Plazo Fijo, etc.) Remuneración
6.2 Perfil de Puesto: Registro que consiste en un informe descriptivo de la instrucción formal e idoneidad (formación alternativa y competencia práctica suficiente para desempeñar satisfactoriamente la tarea), experiencia, conocimientos y habilidades (prácticas y/o teóricas) que debe poseer el trabajador o postulante, para desempeñar satisfactoriamente las tareas correspondientes al puesto en cuestión. Ver Anexo III.
6.3 Descripción del Puesto: Registro que consiste en un informe descriptivo del puesto de trabajo, donde se detalla nombre y ocupante del mismo, nivel y posición orgánica dentro de la empresa, misión del puesto, sus proveedores y clientes tanto internos como externos y una descripción minuciosa de las funciones y grado de decisión de las mismas. Ver Anexo IV.
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Presupuesto de Personal.- Es el importe de recursos financieros asignados para cubrir el pago anual del personal que labora en la empresa. Definidas las remuneraciones mensuales del personal, incluyendo las cargas adicionales a pagar por cuenta de la empresa, se procede a efectuar el cálculo anual con lo cual queda el presupuesto anual correspondiente.
7. INDICADORES DE GESTION:
Nº de Trabajadores / 1,000 conexiones.
8. REGISTROS Y ANEXOS: Anexo I – Diagrama de Flujo. Anexo II – Modelo de Organigrama (REVISAR) Anexo III – Formulario de Perfil de Puesto Anexo IV – Formulario de Descripción de Puesto 9. ARCHIVOS: Descripción del Registro Organigrama actualizado
Ubicación Oficina RRHH
Formulario de Perfil de Puesto
Oficina RRHH
Formulario de descripción de Puesto
Oficina RRHH
10. LISTA DE USUARIOS:
Responsable Personal de RRHH Personal de RRHH
Período de archivo Hasta nueva actualización Hasta nueva actualización
Personal de RRHH
Hasta nueva actualización
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Este documento es utilizado por: Gerente General Gerente de Administración Gerente de Operaciones Gerente Comercial Jefe de Unidad de RRHH Jefes de Unidades Operativas
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Anexo l - Diagrama de Flujo
Organigrama y Descripción de Puesto.
Representación del Organigrama en cada área y Actualización por cambios
Perfil de Puesto
Publicación mensual de RRHH en Intranet
Redacción del ocupante del puesto de la Descripción de Puestos
Envío a RRHH de cada actualización
Archivo en PC de Organigrama - Archivo en Carpeta y destrucción de Versión anterior de Perfil de y Descripción de Puesto
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Anexo II Modelo de Organigrama Actualización al ##/##/200# Unidad de Producción Organigrama del Área de XX Cantidad de Obreros en Planta Permanente
Nombre de Puesto
Unidad de Producción
10
Ascoy de la Cruz, Abel Cuadrilla Op. Pozos 5 a) Sernaque Ordoñez, Apolinario a) Zapata Pardo, Casimiro a) Medina Aguilar, Miguel (CPF) a) Herrera Zapata, José L. (CPF) a) Gonzáles Merino, Ermitaño (CPF) Cuadrilla Op. Plta. el Milagro 6 a) Alonzo Franco, Jacinto Diomedes a) Benites Palacios, Carlos Mario a) Zavala Dioses, Arecio a) Sarango Carrillo, Emilio a) Preciado Peña, Percy a) Mendoza Marquez, Santos José a) Peña Cabrera, Elmer (CPF) Cuadrilla Op. Captación a) Balcazar Luján, César Augusto a) Campaña Cruz, Arturo
(Ocupante del Puesto)
Operario Operario Operario Operario Operario
Operario Operario Operario Operario Operario Operario Operario
2 Operario Operario
Referencias 10 3
13
Planta Permanente Contrato a Plazo Fijo (CPF) Prestación de Servicio (SNP) (a) Operario de Agua (b) Operario de Alcantarillado Sanitario Total
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ANEXO III FORMULARIO DE PERFIL DE PUESTO
1. GERENCIA: 2. DENOMINACION DEL PUESTO: 3. NIVEL DE INSTRUCCIÓN FORMAL: 4. IDONEIDAD: 5. EXPERIENCIA: 6. DETALLE DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES CLAVES: 1 2 3 4 5 6
Aprobó: (Oficina de Recursos Humanos) Fecha:
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ANEXO IV FORMULARIO DE DESCRIPCION DE PUESTO
Fecha de Actualización
Nombre del Puesto:
Nombre del Puesto
Nombre del ocupante:
Apellido y Nombre del ocupante
Posición Jerárquica Nivel: Posición Orgánica Depende de: Supervisa a:
00/00/00
Nivel 1 – Gerente General / Nivel 2 – Gerentes / Nivel 3 – Jefes / Nivel 4 Administradores Zonales / Nivel 5 – Supervisores y Capataces / Nivel 6 – Administrativos y Operarios
Superior inmediato Supervisa a
Relaciones Funcionales Presta apoyo, asesoramiento, recomienda, asiste, sin autoridad orgánica sobre ellos, a: Gerencia Sector Puesto
Sus Proveedores internos Recibe internamente servicios o productos de: Gerencia Sector Puesto
Sus Clientes internos Presta internamente servicios o productos a: Gerencia Sector Puesto
Reemplazos Temporarios En su ausencia es cubierto por: Cubre temporalmente la ausencia de:
Servicios o productos que recibe
Servicios o productos que provee
Superior/Otros pares/Otros/Ninguno Superior/Otros pares/Otros/Ninguno
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Misión del puesto (Principal contribución de sus funciones a los resultados que obtiene su Gerencia y/o Empresa) “Objetivo del puesto” Funciones 1. Describir las tareas comenzando con un verbo (realiza, desarrolla, coordina, selecciona, indica, establece, representa, obtiene, produce, informa, etc.) Preferentemente, comience por las tareas más importantes. 2. Indicar el grado de decisión, para cada tarea, utilizando la siguiente escala: Grado 1: Decide totalmente, sin consultar a su jefe. Grado 2: Decide luego de consultar a su jefe. Grado 3: Sólo recomienda o sugiere qué hacer, pero no decide. Grado 4: Aporta información para que decida su Jefe u Otro. 2. Grado de 1. Descripción de Funciones Decisión (Nº) 4 Realiza ........... (Mayor importancia) 2y3 Controla .......... (Importancia media) 1 Establece ........ (Poca importancia)
