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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES Revisado por:

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Dirección de Extensión y Educación Continua Vicerrectoría Académica

Técnico - Dirección de Extensión y Educación Continua

Director (E) Dirección de Extensión y Educación Continua

TABLA DE CONTENIDO 1.

OBJETIVO .............................................................................................................. 3

2.

ALCANCE............................................................................................................... 3

3.

DEFINICIONES....................................................................................................... 3

3.1. Contrato de Aprendizaje ......................................................................................... 3 3.2. Convenio de Práctica y Pasantía ............................................................................ 3 3.3. Graduado ................................................................................................................ 3 3.4. Práctica Profesional ................................................................................................ 4 4.

POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ........................................................ 4

4.1. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales................................................... 4 5.

DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ....................................................................... 6

6.

PROCEDIMIENTOS ............................................................................................... 7

6.1. Requerimiento de Estudiantes en Práctica y Gestión de Convenios de Práctica o Pasantía y Contratos de Aprendizaje ...................................................................... 7 7.

PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................ 12

8.

FORMATOS.......................................................................................................... 12

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Mayo 2013 9.

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

DOCUMENTOS EXTERNOS................................................................................ 12

10. ANEXOS ............................................................................................................... 13

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

1. OBJETIVO Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para promover y fortalecer las relaciones entre la Universidad y las empresas, para potenciar el desarrollo integral de estudiantes en prácticas y pasantías profesionales, mediante su vinculación al medio laboral.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Dirección de Extensión y Educación Continua. Inicia desde la preparación para la inserción a la vida laboral y finaliza en la gestión a la intermediación laboral.

3. DEFINICIONES 3.1. Contrato de Aprendizaje Contratos suscritos entre la empresa patrocinadora y la Universidad del Valle con la firma del aprendiz. Como requisito de este contrato se establece que no generan relación laboral con el estudiante, al estudiante se le debe otorgar un apoyo de sostenimiento mensual de un salario mínimo legal vigente (al ser estudiante universitario), durante la práctica el aprendiz debe estar afiliado a riesgos profesionales por la ARP que cubre la empresa y en materia de salud debe estar cubierto por el sistema de seguridad social, conforme al régimen de trabajadores independientes y pagado plenamente por la empresa. Ley 789 de 2002 y Decreto 933 de 2003. 3.2. Convenio de Práctica y Pasantía Son las actividades desarrolladas por los estudiantes universitarios a través de convenios suscritos con las instituciones de educación superior en calidad de pasantías que sean prerrequisito para la obtención del título correspondiente. Decreto 933 de 11 de abril de 2003. 3.3. Graduado Es el egresado que, previo el cumplimiento de requisitos académicos exigidos por los Programas Académicos de Pregrado o Posgrado, (parciales, prácticas, pasantías, monografías, tesis de grado, etc…) ha recibido su grado.

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

3.4. Práctica Profesional Es una actividad que el estudiante desarrolla para complementar su formación profesional que se concibe como una experiencia de vinculación del estudiante con el medio laboral, la cual busca que durante el proceso de formación los estudiantes tengan la oportunidad de realizar un periodo del ejercicio práctico en una empresa o institución relacionada con las áreas de su programa académico.

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1.

Normatividad, Políticas y Condiciones Generales



Ley 789 de Diciembre 12 de 2002 del Consejo de Colombia, “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo”.



Decreto No. 636 de Abril 3 de 1996, de Ministerio de Educación, "Por el cual se reglamenta el artículo 63 del Decreto 2150 de 1995".



Decreto 933 de Abril 11 de 2003 del Ministerio de Protección Social de Colombia, “Por medio del cual se reglamenta el contrato de aprendizaje y se dictan otras disposiciones”



Decreto 2585 de Junio 12 de 2003 del Ministerio de Protección Social “Por el cual se reglamenta el contrato de aprendizaje y se adiciona el Decreto 933 de 2003”.



Decreto No. 2566 de Septiembre 10 de 2003, del Ministerio de Educación, “Por el cual se establecen las condiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el ofrecimiento y desarrollo de programas académicos de Educación Superior y se dictan otras disposiciones”.



Acuerdo 009 de Mayo 26 de 2000, del Consejo Superior de la Universidad del Valle, “Por el cual se establecen las políticas, las normas y las instancias para la definición y reforma de los programas de formación de pregrado de la Universidad del Valle y se reforma el Acuerdo No. 001 de Febrero de 1993”.

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES



Resolución No. 028 del 2012, del Consejo Superior, Julio 6 de 2012. “Por la cual se establecen los Principios, Propósitos y Modalidades de la Proyección Social y la Extensión en la Universidad del Valle”.



Resolución No. 2260 de Rectoría, Julio 16 de 2012. “Por la cual se delega una función y se dictan otras disposiciones”.



Circular No. 034 de Noviembre 10 de 2006 de Rectoría. “Políticas y Directrices para el Trámite, Proyectos, Contratos y Convenios Interinstitucionales”.



Memorando 1062 de Agosto 28 de 2009 de Rectoría. “Trámite de Firmas de Convenios y Contratos”.



Circular No. 01 de Agosto 17 de 2011 de la Dirección de Extensión y Educación Continua. “Políticas y Directrices para el Trámite de Convenios de Práctica y/o Pasantía y Contratos de Aprendizaje.

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

Mayo 2013

5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Inicio

Recibir solicitud de ofertas para estudiantes

Solicitud de estudiantes en práctica o pasantía

Verificación del tipo de vinculación del estudiante

Solicitar información sobre la organización interesada e informar políticas

Informar a las Unidades Académicas el perfil del estudiante requerido

Enviar el requerimiento a estudiantes y directores de escuela o departamento Remitir Hojas de Vida de los estudiantes que cumplan el perfil Realizar el proceso de selección del estudiante Desarrollar el Convenio de Pasantía o Contrato de Aprendizaje

Fin

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

Mayo 2013 6. PROCEDIMIENTOS ▲: Actividad de Control 6.1.

Requerimiento de Estudiantes en Práctica y Gestión de Convenios de Práctica o Pasantía y Contratos de Aprendizaje ETAPA

1. Solicitud de estudiantes en práctica y respuesta a requerimientos

ACTIVIDAD A- Solicitar estudiantes en Práctica al Programa Institucional de Prácticas Profesionales de la Dirección de Extensión y Educación Continua. BRecibir las solicitudes de las organizaciones y verificar con ellas el tipo de vinculación del estudiante (Contrato de Aprendizaje o Convenio de Práctica y Pasantía) y el perfil requerido. C- Solicitar información sobre el sitio u organización interesada en vincular a los estudiantes e informar las políticas de cada una de las partes.

RESPONSABLE

REGISTROS

Representante de Organización o empresa

Correo Electrónico Llamada Telefónica Correo Electrónico

Profesional DEEC Llamada Telefónica Resoluciones Circulares Profesional DEEC Llamada Telefónica Correo Electrónico

D- Remitir a las Unidades Académicas el perfil del estudiante en práctica requerido e información de la organización o empresa.

Profesional DEEC

E- Enviar el requerimiento a estudiantes y directores de escuela o departamento.

Director de Programa Coordinador Práctica de la Unidad Académica

F- Remitir Hojas de Vida de los estudiantes que cumplan con el perfil requerido por la empresa.

DEFINITIVA

Estudiante Coordinador de Práctica Unidad Académica

Correo Electrónico

Correo Electrónico

Correo Electrónico

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

Mayo 2013

ETAPA

ACTIVIDAD G- Realizar el proceso de selección del estudiante.

2. Vinculación Estudiante en Práctica

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RESPONSABLE

REGISTROS

Representante de Organización o empresa

Entrevista

A- Enviar a la organización interesada, la Minuta para la suscripción de Convenios de Práctica y Pasantía, Acta de Compromiso ó Contratos de Aprendizaje, junto con los requerimientos para la suscripción.

Evaluaciones Minuta de Convenio y/o Contrato Acta de Compromiso

Director de Programa

Relación de Documentos para suscripción de Convenios o Contratos

Correo Electrónico B- Remitir a la Dirección de Extensión y Convenio y/o Educación Continua, la Minuta para la Contrato suscripción de Convenios de Práctica y Pasantía, Acta de Compromiso ó Contratos Representante Legal Acta de Compromiso de Aprendizaje, debidamente diligenciados y de la Organización documentos soportes, para la vinculación de Carta Remisoria los estudiantes en práctica. Documentos Soporte 3. Revisión de las A- Revisar las condiciones de vinculación Convenio y/o condiciones de establecidas y verificar la correspondencia de Contrato vinculación del la información con los documentos de estudiante representación de la empresa, en el Acta de Compromiso Profesional DEEC Convenio de Práctica o Pasantía, Acta de Compromiso ó Contrato de Aprendizaje. Carta Remisoria

B- En caso de que las condiciones de vinculación no correspondan a las políticas para Convenios de Práctica y Pasantía ó Contratos de Aprendizaje, informar a la organización.

Documentos Soporte Convenio y/o Contrato Director DEEC

Acta de Compromiso

Profesional DEEC

Carta Remisoria Documentos Soporte Correo Electrónico

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

Mayo 2013

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

C- Realizar cambios en las condiciones del Convenio o Contrato y remitir a la Dirección de Extensión y Educación Continua.

REGISTROS Convenio y/o Contrato Acta de Compromiso

Organización Carta Remisoria Documentos Soporte Correo Electrónico Convenio y/o Contrato

D- Remitir el Convenio, Acta de Compromiso o Contrato del Estudiante, al Director de Programa Académico y Coordinador de Práctica del estudiante, para visto bueno.

Acta de Compromiso Director DEEC

4. Solicitar Visto A- Revisar, aprobar y enviar el Convenio, Bueno Convenio y Acta de Compromiso ó Contrato, con el visto Contrato bueno al Director de Dirección de Extensión y Educación Continua.

Director de Programa Académico Coordinador de Práctica

B- Revisar que el Convenio y Acta de Compromiso ó Contrato, tenga el Visto Bueno y entregar al Director de Dirección de Extensión y Educación Continua.

Remisión de Convenios y/o Contratos F-02-MP-05-01-01 Carta de Remisión Convenio y/o Contrato Acta de Compromiso Carta de Remisión Convenio y/o Contrato

Profesional DEEC Acta de Compromiso Documentos de la Organización

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

Mayo 2013

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

C- Revisar y aprobar con visto bueno el Convenio, Acta de Compromiso ó Contrato y remitir a Oficina Jurídica.

REGISTROS Convenio y/o Contrato Acta de Compromiso

Director DEEC

5. Suscripción de Convenio ó Contrato

Remisión de Convenios y/o Contratos F-02-MP-05-01-01 Convenio y/o Contrato

A- Revisar las condiciones del Convenio de Pasantía, Acta de Compromiso ó Contrato de Aprendizaje, emitir visto bueno y solicitar firma del señor Vicerrector Académico.

Acta de Compromiso Abogado Oficina Jurídica

Acta de Compromiso Vicerrector Académico

A- Recibir el Convenio, Acta de Compromiso ó Contrato firmados, revisar firmas y fecha.

Documentos de la Organización Remisión de Convenios y/o Contratos F-02-MP-05-01-01 Convenio y/o Contrato

B- Revisar convenio o contrato, firmar y remitir Convenio, Acta de Compromiso ó Contrato a la Dirección de Extensión y Educación Continua.

6. Gestión de Archivo

Documentos de la Organización

Profesional DEEC

Documentos de la Organización Remisión de Convenios y/o Contratos F-02-MP-05-01-01 Convenio y/o Contrato Acta de Compromiso

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

Mayo 2013

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

B- Enviar el convenio y/o contrato original a la entidad o empresa que suscribe el convenio y archivar copia del convenio.

REGISTROS Carta de Remisión

Profesional DEEC

Convenio y/o Contrato Acta de Compromiso

C- Enviar copia del Convenio, Acta de Compromiso ó Contrato firmados por el Representante Legal de la organización, al Representante de la Director Dirección de Extensión y Educación Organización Continua.

Archivo de Gestión Carta de Remisión Convenio y/o Contrato Acta de Compromiso

D- Revisar el Convenio, Acta de Compromiso ó Contrato e informar al Director de Extensión y Educación Continua.

Profesional DEEC

E- Archivar Convenio, Acta de Compromiso ó Contrato firmado e ingresar información a la base de datos de convenios.

Convenio y/o Contrato Convenio y/o Contrato

Profesional DEEC

Acta de Compromiso Archivo de Gestión Base de Datos Convenio y/o Contrato

F- Enviar copia del convenio y/o contrato al Director de Programa y/o Coordinador de Práctica de la Facultad o Instituto. Profesional DEEC

Acta de Compromiso Archivo de Gestión Base de Datos

7. Desarrollo y Seguimiento de Ofertas de Prácticas

A- Realizar informe semestral de los estudiantes vinculados en Práctica o Coord. Práctica Pasantía y enviarlo al profesional de Unidad Académica Dirección de Extensión y Educación Continua. ▲

DEFINITIVA

Informes de Gestión Indicadores SUE

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

Mayo 2013

ETAPA

ACTIVIDAD B- Recibir los informes de los estudiantes vinculados y verificar la correspondencia de la información con los estudiantes matriculados en el semestre.

RESPONSABLE

REGISTROS Informe de Gestión

Profesional DEEC

Indicadores SUE Correo Electrónico Informe de Gestión

C- Consolidar la información, preparar informe y remitirlo al director de la DEEC. Profesional DEEC

Indicadores SUE Correo Electrónico

D- Revisar informe semestral sobre el Programa Institucional de Prácticas y enviar al Vicerrector Académico.

Director DEEC

Informe de Gestión

7. PROCESOS RELACIONADOS 

Formación

8. FORMATOS No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

CÓDIGO F-01-12-01 F-02-12-01 F-02-MP-05-01-01 F-01-MP-05-02-01 F-02-MP-05-02-01 F-03-MP-05-02-01 F-04-MP-05-02-01

DESCRIPCIÓN Acta de Reuniones Control de Asistencia Remisión de Convenios y/o Contratos Participación a Eventos Check List de Actividades de Apoyo Encuesta de Satisfacción de Eventos Evaluación de Actividades de Formación y Capacitación

9. DOCUMENTOS EXTERNOS No.

DOCUMENTO

DEFINITIVA

EXPEDIDO POR

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3.0

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PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES

Mayo 2013 10. ANEXOS 

No aplica

CONTROL DE CAMBIOS

No.

DESCRIPCIÓN

1.0 Versión Inicial del Manual Se realizaron los siguientes cambios en el Manual de Procedimientos:  Descripción del Objetivo y Alcance  Se eliminó la definición de Unidad Académica  Se incluyó la definición de Convenio de Práctica o Pasantía, Contrato de Aprendizaje, Intermediación Laboral y Observatorio Laboral para la Educación  Normatividad, Políticas y Condiciones Generales  Se eliminó la Resolución No. 087 de Agosto 28 de 2001 del Consejo de Facultad de Ingeniería  Se incluyó Diagrama de Flujo  Se reorganizó los procedimientos  Se eliminó el procedimiento Realización de Prácticas y Pasantías de 2.0 estudiantes  Se incluyó el procedimiento 6.1 Requerimiento de Estudiantes en Práctica y Gestión de Convenios de Práctica o Pasantía y Contratos de Aprendizaje  Se incluyó el procedimiento 6.3 Administración del Sistema de Información de Egresados.  Se modificó el nombre del procedimiento Realización de Prácticas y Pasantías.  Se realizaron cambios en la identificación de los registros en los tres procedimientos  Se eliminó el proceso relacionado Programas de Extensión y Educación Continua.

DEFINITIVA

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FECHA Junio 2009

Junio 2011

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Manual de Procedimientos Fecha de Emisión:

Mayo 2013 No.

Versión:

MP-05-02-01

3.0

Página:

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Título:

PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES DESCRIPCIÓN

FECHA

En el numeral 4. Políticas y Condiciones Generales se adicionó las siguientes políticas:  Circular No. 034 de Noviembre 10 de 2006 de Rectoría. “Políticas y Directrices para el Trámite, Proyectos, Contratos y Convenios Interinstitucionales”.  Memorando 1062 de Agosto 28 de 2009 de Rectoría. “Trámite de Firmas de Convenios y Contratos”  Circular No. 01 de Agosto 17 de 2011 de la Dirección de Extensión y Educación Continua. “Políticas y Directrices para el Marzo Trámite de Convenios de Práctica y/o Pasantía y Contratos de 3.0 2012 Aprendizaje”  Se incluye el Formato F-01-MP-05-02-01 Formato de Participación en Eventos  Se incluye el Formato F-02-MP-05-02-01 Check List de Actividades de Apoyo  Se incluye el Formato F-03-MP-05-02-01 Encuesta de Satisfacción de Eventos  Se incluye el Formato F-04-MP-05-02-01 Evaluación de Actividades de Formación y Capacitación.  Se cambia el nombre del procedimiento de Programa Institucionales de Egresados, y Prácticas Profesionales por el de Programa de Prácticas y Pasantías Profesionales.  Se elimina todo lo relacionado con Egresados, dado que Gestión de Egresado, quedo como un subproceso aparte.  Se cambia la definición de Egresado y se adiciona la definición de Graduado.  Se eliminan la normatividad que hace parte del subproceso de Mayo 4.0 Gestión de Egresados: Resolución No. 136 de Consejo Superior, 2013 Resolución No. 004 de Consejo Superior, Resolución No. 013 de Consejo Superior  En el numeral 4. Políticas y Condiciones Generales se adiciona la Resolución No. 028 del 2012, del Consejo Superior y la Resolución No. 2260 de Rectoría, Julio 16 de 2012.  Se modifica el diagrama de flujo, dejando solo la parte de Prácticas y Pasantías Profesionales, y eliminado lo relacionado con el subproceso de Gestión de Egresados. DEFINITIVA

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Mayo 2013 No.

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MP-05-02-01 Página:

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Título:

PROGRAMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PROFESIONALES DESCRIPCIÓN

      

3.0

FECHA

Se elimina el procedimiento: 6.2. Gestión de Egresados y 6.3. Administración del Sistema de Información de Egresados Se elimina la definición: 3.3. Egresado, 3.5. Intermediación Laboral y 3.6. Observatorio Laboral para la Educación. Se elimina el procedimiento: 6.2. Intermediación Laboral. Se modifica el diagrama de flujo, eliminando todo lo relacionado con Intermediación Laboral y Egresados Se cambia el Responsable de la Actividad A en la Etapa 2. Se modifica la Actividad A de la Etapa 5. Se modifican las Actividades B y C de la Etapa 5 y se cambia el Responsable.

F-04-MP-12-01-02 V-04-2011

DEFINITIVA

Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

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