PERIOOICO
7 DE MAYO DE 2011
OFICIAL
497
No.- 27914
COLEGIO DE BACHILLERES DE TABASCO D1RECCION ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIO'N ADMINISTRATIVA INDICE
INTRODUCCION
.
OBJETIVOS GENERALES
DE LA DIRECCION
MARCO JURIDICO
· ;
. ,
.
ALCANCES
.
POLITICAS
:
FUNCIONES ESPECIFICAS ESTRUCTURA
.
DE LA DIRECCION
.
ORGANICA
PROCEDIMIENTO
.
NO.1.- PAGO DE PRESTACIONES
EN LAS CLAuSULAS
36 INCISO D), 67,68,69,
ESTABLECIDAS
71, 102, 104, 105, 107,
108 Y 109 DEL C.C.T. VIGENTE. OBJETIVO
'
:
.
POLITICAS
:
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO PROCEDIMIENTO
.
.
DE RECURSOS HUMANOS
No.1.- VERIFICACION
DE INCIDENCIAS
OBJETIVO...................................... POLITICAS
. '
.
PERI6olCO
498
OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
DESARROLLO DE ACTIVIDADES DIAGRAMA .DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
No.2.-
. '
.
MOVIMIENTOS
DEL
PERSONAL
QUE
LABORA EN EL COBATAB OBJETIVO
'"
. POLITICAS
.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
;
'"
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO SINDICATO,
No.3.-
.
DESCUENiOS
ISSET, FONACOT,
DE
SEGUROS
PRESTAMOS
AL
DE VIDA Y VEHICULOS
QUE SE REALIZAN EN LA NOMINA QUINCENAL OBJETIVO
.
POLITICAS
.
DESARROLLO DE ACTIVI DADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO
.
PROCEDIMIENTO
NoA.- ELABORACION
DE NOMINA QUINCENAL
OBJETIVO
.
POLITICAS
.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
No.5.- ELABORACION
.
DE NOMINA DE_PAGO DE
PENSION ALIMENTICIA OBJETIVO
~
.
POLITICAS
,
DESARROLLO DE ACTIVIDADES DIAGRAMA DE FLUJO
. .
:
.
PERI6olCOOFICIAL
7DE MAYO DE 2011
PROCEDIMIENTO TRABAJADORES
No.6.-
APORTACIONES
499
DE
ISSET
DE
LOS
Y COBATAa
OBJETIVO ..............................................................•................... __
•
•••
__
••
_.
0
.
__
•.
_._~
__
~--....-.
-.."
_
POLITICAS
.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
,
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO OBJETIVO
.
No~7.-PAGO DE CUOTA SINDICAL
,
.
POLITICAS
.
. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
No.8.-
~
ELABORACION
.
DE
TARJETA
DE
•.
TRABAJO. OBJETIVO
.
POLITICAS
~:.;..
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
:
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
.
NO.9.- PAGO DE ANOS DESERVICIO
OBJETIVO
.
POLITICAS
.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
:
DIAGRAMA DEFLUJO
PROCEDIMIENTO . DIFERENTES
.
NO.10.-'·
ELABORACION
DE
PAGOS
DE
PRESTACIONES
OBJETIVO
~..:
POLITICAS DESARROLLO
.
. ~
DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO
.
!•••••••••••••••••••••••••••••
.
. PERIOOICOOFICIAL
500
PROCEDIMIENTO
7 DE MAYO DE 2011
NO.11.- BONO DE PUNTUALIDAD
V ASISTENCIA
V
PAGO DE EFICIENCIA V PRODUCTIVIDAD OBJETIVO
.
POLITICAS
~
DESARROLLO
.
DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA· DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
.
NO.12.- PApO DE PRIMA DE ANTIGOEDAD
J
. OBJETIVO
.
POLITICAS
.
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
'
,
.
NO.13.- GENERACI6N
PAGO PROPORCIONAL
.
DE PRESTACIONES
V CALCULO
PARA
EL
DE FIN DE ANO A LAS
PERSONAS CON STATUS DE BAJA V/O PERMISOS. OBJETIVO
.
POLITICAS
.
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
.
NO.14.- N6MINA DE FINIQUITO LABORAL.
OBJ ETIVO POLITICAS DESARROLLO
. :
. DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO
.
:
NO.15.- SALIDA
. V ENTRADA
DE EXPEDIENTES
PERSONALES OBJETIVO
.
POLITICAS
.
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO
. .
,I
7 DE
MAyO DE2b11
,
•..
.
501 ,
•.... '1'.. / I
PROCEDIMIENTO
NO.16.-
DE
APERTURA
'X
...•.
'""
T"
.
EXPED!kNTE ,
DEL
PERSONAL DE NUEVO INGRESO OBJETIVO
.
• POLITICAS
'"
.
DESARROLLO .
.
DE ACTIVIDADES
~
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
t.
NO.17.- OTORGAR
ELi SER\]IC40'
'-DE
GAST~
MEDICOS MAYORES INSTITUCIONAL OBJETIVO
.
POLITICAS............... DESARROLLO
.
DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO
:
.
,
-
.
/
,
/ PROCEDIMIENTO
No.18.- OTORG.q:'R EL SERVICIO
DE SEGURO DE
VIDA INSTITUCIONAL OBJETIVO
,.................•..............................
POLITICAS
,
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES.
",' ........•....
;
:
.
:
.
DIAGRAMA DE FLUJO
.
DEP~Rt AMENTODEfJiSENO'E/lIAPRfsfON PROCEDIMIENTO
o BJ ET IV 0
NO.1.- SERVlCIODE
..•....................
SONORIZACION
be EV-ENTOS
"
.
POLITICAS DESARROLLO l
.
. DE ACTIVIDADES '.'
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
'''1''
.'
:
. s ••••••••••••••••••••••••••••••••
NO.2.- SERVICIO
\ ; ••••••••••••••••
DE
APOYO
\:
LOGiSTICOE~
EVENTOS OBJETIVO
.
POLITICAS
.
PERI6DlCO OFICIAL
502
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
~
DIAGRAMA DE FLUJO
.
PROCEDIMIENTO
7 DE MAYO DE 2011
,
.
..-.
MANTENIMIENTO
NO.3.-
.
DE MOBILIARIO
DE
OFICINA OBJETIVO
~
.
POLITICAS .. .1 •••••••••••••••••••.••••••••••••••••.•••••••••••• DESARROL~O
: •••••••••••••••••
, .••••••••.
DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO
. "
PROCEDIMIENTO.
.
MANTE,NIMIENTO
No.4.-
DE
EQUIPO
AUDIOVISUAL OBJ ETIVO
,
'.....................•
,.~
.
POLITICAS
.
DESARROLLO
Dl= ACTIVIDADES
'
.
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO
.
No.5.-
MANTENIMIENTO
MENOR
DE
LA
INFRAESTRUCTURA EN OFICINAS CENTRJ.\LES OBJETIVO
;.............................................•....................
,
POLITICAS
\
.
I
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
~
.
I
DIAGRAMA
DE FLUJO~
DEPARTAMENTO
.
DE RECURSOS MATER/ALES
Y SERV/C/OS
GENERALES PROCEDIMIENTO
i
No.
1.~
MANTENIMIENTO
DEL
PARQUE
VEHICULAR OBJETIVa>
;
POLITICAS DESARROLLO
. .
DE ACTIVIDADES
o lAG,RAM A DE ·FLUJO
. .
PERI6olCO
7 DE MAYO DE 2011
OFICIAL
503
•
PROCEDIMIENTO
No. 2.- REPARACION DE LAS INSTALACIONES
ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIAS Y TELEFONICAS OBJETIVO
.
P6LITICAS DESARROLLO
,
.
DE ACTIVIDADES
:
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
.
:
No.
.
MANTENIMIENTO
3.-
PREVENTIVO
Y
CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLES OBJETIVO
,
,
,
POLITICAS
,
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
,.. ,
.
",
. )
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
,
.
No. 4.- ATENCION A SOLICITUDES PARA EL usa
.
DE LA SALA DE JUNTAS OBJETIVO
,
POLITICAS DESARROLLO
,
,
.
,.................................
........•............
DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
\
.
No. 5.- TRAMITE DE TENENCIA Y PLACAS DEL
PARQUe VEHICULAR OBJETIYO
.
POLITICAS .DESARROLLO
,
,
,
DE ACTIVIDADES
r
·
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
; ,
,
.
No. 6.- ACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE
VEHICULOS OFICIALES OBJETIVO. ~ POLITICAS
.
, ,
,
:
:
. .
PERIOOICO
504
OFfCIAL
7 DE MAYO DE 2011
• ,
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO,
•
PROCEDIMIENTO LUBRICANTES
.
No.
7.-'
SUMINISTRO
DE
COMBUSTIBLE,
Y ADITIVOS
OBJETIVO
.
POLITICAS
.
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
,
.
DIAGRAMA DE FLUJO
.
PROCEDIM/ENTO
No.
8.-
SUPERVISION
INFRAESTRUCTURA
PARA SU MANTENIMIENTO
FislCA
DE
LA
.
OBJETIVO ..................................................................................... POLITICAS DESARROLLO
·
.
DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO
.
PROCEDIMIENTO
No. 9.- SERVICIO DE TRANSPORTACION
OBJET·IVO .. :
,
POLITICAS.· DESARROLLO
, ,
'"
'.'., ., ~:
DE ACTIVIDADES
. .
:
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
.
No. 10.- SERVICIO
DE L1MPIEZA. EN OFICINAS
CENTRALES· OBJETIVO
.
POLITICAS
.
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO
,
,
; '"
, .
I PROCEDIMIENTO
No. 11.- SERVICIO DE SEGURIDAD
Y VIGILANCIA
EN OFICINAS CENTRALES OBJET/Va
.
7 DE MAYO DE 2011
PERIOOICO -OFICIAL
505
POLITICAS ................................................................................. DESARROLLO
DE ACTIVIDADES ...................................................
DIAGRAMA DE FLUJO ...................................................................
PROCEDIMIENTO
No.
2.-
MANTENIMIENTO
A SISTEMAS
DE
INFORMACION OBJETIVO ...............•... '" ~
,
'
.
POLITICAS ..... _...................................................................•........ DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
No.
.
3.- SOPORTE
A USUARIOS SOFTWARE
INSTITUCIONAL OBJETIVO
_
.
POLITICAS DESARROLLO
. DE ACTIVIDADES
.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
No.
,
4.-
ADMINISTRACION
.
DE
CORREOS
INSTITUCIONALES OBJETIVO
_.............................•..............................................
POLITICAS
_
DESARROLLO
. DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO
~.........................•........ ,
~
:
~
.
PERI6olCO
506
PROCEDIMIENTO S MAYO.RESjINSTITtlCIONAL
OBJETIVO Cumplir con 10 estipulado en la clausula 112 del C.C.T. vigente, con la tinalidad de otorgar el seguro de gastos medicos mayo res para et protesor y el administrativo de base homologado,
asequrandose
que el. servicio sea. proporcionado
por una
empresa que garantice la mayor confiabilidad y cobertura.
POLITICAS • Subsiste financieramente
de recursos federales.
• Aplica el servicio para el profesor y el administrativo homologado. • EI servicio solo es para el Titular de.la p6liza. • Los servlcios
son (mica y excluslvamente
los que se soliciten
en la
requisici6n elaborada por el Departamento de Recursos Humanos. • La renovaci6n de la p6liza es anual, DESARROLLO
Etapa
1
DE ACTIVIDADES
Descripci6n de actividades Elaborar la requisici6n via Internet,
y
imprime
debidamente de
ffsicamente
requisitada al Departamento
Adquisiciones
adjudicar,
envla
se
s~
Responsable Jete del Departamento de Recursos Humanos
con
as! como
los
servtcios '. a
la relaci6n
de los
requisici6n
y
derechohabientes.
2
Reaibir
y
seguimiento:
sellar
la
dar
Departamento de Adquisiciones
PERI6olCO
574
OFICIAL
Descripci6n de actividades Iicitaci6n techa segun Esperar de
Etapa
3
dictamen
tecnico
participen de
elaboraci6n
del
de las empresas
que
para
convocatoria •
la
7 DE MAYO DE 2011
Responsable Jete del Departamento de Recursos Humanos.
en la compra de los servicios
Seguro de Gastos Medicos Mayores
lnstltuolonal. . Esperar
4
las
derechohablentes .
5
·p6lizas
de
segun
techa
los de
la
Jete del Departamento de Recursos Humanos. .
convocatoria, por la empresa adjudicada . Relacionar administrativa
de
acuerdo
a
la
Unidad
y por trabajador, las p61izas
Jete del Departamento de Recursos Humanos.
para su entrega a traves del sindicato.
6
Archivar las relaciones firmadas de acuse. Fin del procedimiento
Jete del Departamento de Recursos Humanos.
.
PERI6olCO OFICIAL
7 DEMAYO DE 2011
:..-
!
DIAGRAMA DE FLUJO ···-.-·--------·----··-.,.-·-..·-··-----·-·
__
!. , i
i'
i
\
f············_··· ..···-·_··--···_··········-·
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
..·--_·····---1-·····-·---·
!
I
-_ .•.•._ .•__
iii
1
1 i
II:
I
I
Iill I
•
I
GENERAR LA REOUISICION CON lOS DATOS SOlICITADOS. GUARDAR E IMPRIMIA.
FIRMAR Y TURNAR LA REOUISICION TURNAR PARA FIRMA DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA
TURNAR LA REOUISICION AlDEPARTAMENTO DE ADOUISlCIONES CON LAS RELACIONES DE lOS DERECHOHABIENTES.
ESPERAR LAS POllZAS DELOS OERECl-tOHABIENTES POR LA EMPRESA ADJUOICAQA
I I
I
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I I
i
I
I
I
I I I
I
I
ESPERAR FECHA DE lICITAClON SEGUN CONVOCATORIA PARA REAlIZAR El DICTAMEN TECNICO
1
I
I I
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I
I
I I
I
..·---1-·-- --··------·------····-1
DepARTAMENTO!' DE ADQUISICIONES
~
..-···-----·-·--·---··-
575
I
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••••• _ ••_-_
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.PERIOOICOOFICIAL
576
7DEMAYO
DE 2011
18~OTORGAR EL SERVICIO DE SEGURO DE
PROCEDIMIENTO
VIDA INSTITUCIONAL. OBJETIVO Cumplir con 10 estipulado en la clausula 110 del C.C.T. vigente, con la finalidad de otorgar el segura de vida para el prafesor y el administrative eonfianza, asequrandose
que el servicio sea praporeionado
de base y de
por una empresa que
garantiee la mayor eonfiabilidad y eobertura.
POLITICAS • Subsiste finaneieramente
de reeursos federales.
• Apliea el servicio para el profesor y el administrativo. • EI servicio solo es para el Titular de la p6liza. • La renovaci6n de la p6liza es anual.
DESARROLLO
Etapa 1
DE ACTIVIDADES
Deserloclon de actividades Elaborar
la
debidamente
solieitud requisitada,
de
servieio,
y se turna al
Responsable Jefe del Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Adquisiciones.
2
Recibir
y sellar la solicitud
de servicio
para el trarnlte eorrespondiente.
3
Recibir el endoso de la p6liza por parte de la empresa que otorga el servieio.
4
Eritregar
los
.certificados
consentimiento
a los trabajadores
que aetualieen
0
segura de vida.'
de para
se den de alta en el
Departamento de Adquisiciones Jefe del Departamento de Reeursos Humanos. Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
. 7 [JE,MA¥D':OE 2011
Etapa
5
Recibir
PERIOOICO
Descrtpclcn de actlvidades los tormatos y sellar
consentimientos •
copia
trabajador
de
y las altas, actualizados,
para
'Responsabte Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
.
derechohabiente,
u~a copia es para el una
577
OFICIAL
el
y el original
expediente
del
se envfa
a la
empresa que otorqa et servicio.
6
AI fallecer
el trabajador
el beneficiario
Be neficiario
debe traer la copia de dicho seguro y los requisitos ante
la
solicitados aseguradora
servicio. Fin del procedimiento
para su ' trarnlte que
otorga
el
.'
PERI6olCO
578
OFICIAL
DIAGRAMA DE FLUJO
r.. _ .. _ .. ·.·_·_ . .. _·...-... .. ··......, .. _-..,..·· r- --_·_ !
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I .
i :
DEPARTAMENTO DE RECURSO$ HUMANOS
i
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I
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DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
7 DE MAYO DE 2011
_ :
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TAMITE CORRESPONDIENTE.
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AOMINISTRATIVA PARA SU FIRMA.
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I
!
I
I
I
RECIBIR EL ENDOSO DE PARTE DE LA EMPRESA QUE OTORGA EL SERVICIO.
I
RECIBIR Y SELLAR LOS
~~~~:~~'~PIAS SEOUN CORRESPONDA.
I !
ENTREOAR LOS
!
~~l~~~t~~~5s ACTUALIZACION
Y
AL FALLECER EL TRABAJAOOR EL BENEFICIARIO DEBE TRAER LA COPIA DE LA POLJZAYLOS DOCUMENTOS QUE SOLICITE LA EMPRESA ASEOURADORA
t __ _
_ _._.___.._
_.l~._.._
_._ _ _ _
_
_1. •••••••••.•••••••••••.•••••••...•••.••••••••...••••.••.•.•.••••.•...•.•.•.•
_.1
_
_
J
PERI6olCOOFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
DEPARTAMENTO PROCEDIMIENTO
579
DE DISENO E IMPRESION
1. SERVICIO DE SONORIZACION
DE
EVENTOS OBJETIVO Suministrar de manera oportuna y adecuada el servicio de sononzacton en los eventos institucionales que 10 requieran.
PO LlTICAS • Las unidades administrativas que requieran el servicio de sonorizaci6n de eventos, deberan solicitarla a traves del formate "SOLICITUD DE SERVICIO Y/O REPARACION DE EQUIPO Y MOBILIARIO" dirigido a la Direcci6n Administrativa, debldarnente requisitado. • Indicar con c1aridad,nombre del evento, lugar, fecha, hora y responsable . directa del evento, por parte de la unidad administrativa solicitante. • La solicitud debera tramitarse con un minimo de tres dias habiles anteriores a la fecha del evento con el prop6sito de programar el servicio. • La instalaci6n del equipo de sonorizaci6n se realizara dos horas antes del inicio del evento. • EI resguardo del equlpo de sonorizaci6n sera responsabilidad del Jefe de Departamento. • En caso de que las solicitudes sean fuera de las instalaciones de la Direcci6n General, sa debera elaborar oficio de comisi6n del personal que cubnra el servicio. DESARROLLO DE ACTIVIDADES Eta a Deseri cion de Aetividades 1. Elaborar SOLICITUD DE SERVICIO
V/O
REPARACION DE EQUIPO V M0BILIARIO" Y enviar a la Direcci6n Administrativa.
Res onsable Unidad administrativa solicitante del servicio.
PERlOOrcOIOFICIAL
580
Etapa
2.
.
Recibir
Descrlpclon de Actividades la SOLICITUD DE SERVICIO
Responsable
V/O
Direcci6n Administrativa.
REPARACION DE EQUIPO V MOBILIARIO" para su aprobaci6n y turnar al Departamento de ,
Dlserio e Impresi6n. 3.
.
Recibir la solicitud aprobada . por la Direcci6n Jete de Departamento de Administrativa y programar el servicio.
4
Dlseno e Impresi6n.
Si el evento a realizarse tiene lugar tuera de las Jete del Departamento de instalaciones de las oticinas centrales, programar
Disefio e Impresi6n.
vehfculo para realizar el traslado del personal y equipo al lugar del evento. 5.
Acudir al evento dos horas antes del inicio del Jete de Departamento de instalar y
rnlsrno, e
operar
el
equtpo de Disefio e Impresi6n.
sonorizaci6n. 6.
Desmontar y trasladar el equipo a la bodega Jete de Departamento de correspondiente para su resguardo.
7.
Recabar mismo
Diseno e lmpresion.
tirma de recibido el servicio, en el Jete de Departamento de
.
formato
de
solicitud
por
parte
del
Dlseno e Impresi6n.
responsable directo del evento y de la unidad administrativa solicitante.
8.
Archlvar solicltud.
Jete de Departamento de
Dlserio e Impresi6n. Fin del procedlmiento .
:'581
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
(
DIRECCION ADMINISTRA TIVA
DEPARTAMENTO DE DISENO E IMPRESION
PERSONAL OPERATIVO
Inicio
~ Elaborar solicitud de servicio
I
Recibir solicitud de servicio yautorizar
I
Recibir solicitud . de servicio autorizada y programar el servicio I
1
•
Programar trans porte para traslado de equipo
I . Recabar lafirma de recepci6n de servicio y archivar la solicitud
(
.J Fin
)
Instalar y operar equipo de sonorizaci6n y proporcionar el servicio
.~
Desmontar y trasladar Equipo a fa bodega correspondiente
··582
PERI6olCO
PROCEDIMIENTO
OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
2. SERVICIO DE APOVO LOGISTICO EN EVENTOS
OBJETIVO Proporcionar de manera oportuna y eficaz el servicio de apoyo loqlstico en los eventos institucionales que 10 requieran. POLITICAS
• Las unidades administrativas que requieran el servicio de apoyo logistico en eventos institucionales, deberan solicitarlo a traves del formate "SOLICITUD
DE
SERVICIO
MOBILJARIO" dirigido
Y/O
REPARACION
DE
a la Direcci6n Administrativa,
EQUIPO
Y
debidamente
requisitado. • Indicar con claridad, nombre del evento, lugar, fecha, hora y responsable directo del evento, por parte de la unidad administrativa solicitante. • Tramitar la solicitud de servicio con un rnlrtlrno de siete dlas habiles. • ,EI. resguardo de los materiales utilizados sera responsabilidad del Jefe del departamento. • En caso de que el servicio sea fuera de las instalaciones de la Direcci6n General, elaborar oficio de comisi6n del personal adscrito para cubrir el servicio. • Integrar semestralmente un stock de los materiales mas comunes que se utilizan en los eventos, con el prop6sito de contar con la disponibilidad inmediata de estos recursos . •. Integrar el archivo del Departamento.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES Eta a 1
Descrl cl6n de Actividades Elaborar "SOLICITUD DE SERVICIO
Y/O
REPARACI6N DE EQUIPO Y MOBILIARIO" Y enviar ala Direccl6n Administrativa.
Res onsable Unidad administrativa solicitante del servicio.
PERI6olCO
7 DE MAYO DE 2011
I
Etapa 2
I Recibir
OFICIAL
Descripci6n de Actividades la "SOLICITUD DE SERVICIO
REPARACION
DE EQUIPO
583
Y/O
Responsable Direcci6n Administrativa.
Y MOBILIARIO"
para su aprobaci6n y turnar al Departamento de Dlseno e Impresi6n. 3
4
Recibir
la
solicitud
y verificar
aprobada
la
Departamento de Dlseno
existencia de materiales y/o equipos requeridos.
e Impresi6n.
Si el material ylo equipo sollcitado se tiene en
Departamento
existencia,
e Impresi6n.
adscrito
girar las lnstrucciones al Departamento
al personal
para programar
el
En caso de que no se tenga en existencia
la
de' Dlsefio
servicio.
totalidad
del
material
y/o
equipo
requerido,
determinar si es susceptible de rentarse con un proveedor
0
externo
es necesario
adquirir en
compra los faltantes. 5
Si es necesaria la renta, turnar al Departamento
Departamento de Dlsefio
de Adquisiciones
e Impresi6n.
Y/O
REPARACION
DE
EQUIPO
Y
indicando el material y/o equipo
MOBILIARIO", para
la "SOLICITUD DE SERVICIO
y
renta
hacer
el
seguimiento
para cumplir - en tiempo y en
correspondiente
forma con el servicio solicitado.
6
Recibir
la
REPARACION
"SOLICITUD
DE SERVICIO
Y/O
DE EQUIPO Y MOaiLlARIO"
Departamento de
y Adquisiciones.
tramitar conforme a la normatividad aplicable. 7
Si se requiere comprar el material y/o equipo faltante
elaborar
Departamento
"REQUISICION" de
AdqLiisiciones
Departamento de Dlsefio
y enviar al e Impresi6n. para
su
valoraci6n y compra en su caso. 8
Recibir
la
"REQUISICION"
y 'dar trarnlte
conforme a la normatividad aplicable.
Departamento de Adquisiciones.
PERIODICO OFICIAL
584
~tapa 9
10
.
Descripc~6n Preparar el material
de Actividades ylo equipo previa
a su
Responsable Departamento de Disefio
instalaci6n.
e Impresi6n.
En caso de que el servicio sea fuera de las
Departamento de Diseno
instalaciones
e Impresi6n.
de 1a Direcci6n General, elaborar
V/O CHOFER",
"SOLICITUD DE TRANSPORTE al
Departamento
Servicios
de
Recursos
Generales,
para
Materiales
y
el - traslado
del
material y/o equipo y del personal al lugar del evento. 11
-
Recibir la "SOLICITUD
V/O
DE TRANSPORTE
CHOFER" y proporcionar
el servicio en el lugar,
Instalar el material ylo equipo proporcionando
el
servicio solicitado. 13
Departamento de Dlserio e Impresi6n.
Desmontar ytrasladar bodega
Recursos Materiales y Servicios Generales
hora y fecha solicitada.
12
Departamento de
el material ylo equipo a la
correspondiente
Departamento de Dlseno
y e Impresi6n.
para su resguardo
posterior reutilizaci6n. 14
firma de reclbido
Recabar mismo
formato
responsable
solicitud
de
el servicio por
en el
parte
del
Departamento de Dlseno e Impresi6n.
directo de la unidad administrativa
solicitante. 15
Departamento de Dlseno
Archivar solicitud. '.
Fin del procedimiento
..
I
-
\
e Impresi6n.
7 DEMAYO DE 2011
PERIODIC.O,OFICIAL
585
DlAGRAMA DEFLUJO UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
DIRECCION ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE DISENOE IMPRESION
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Elaborar solicitud de servicio Recibir solicitud de servicio y autorizar
y
Recibir solicitud de servicio autorizada . verificar la existencia de materiales
Elaborar solicitud de servicio para rentar y requisici6n para com r Recibir solicitud de servicio para rentar y requisici6n para cornprar
Tramitar rent y 10 compra de material
taltante,
PERIODICO OFICIAL
586
DEPARTAMENTO DE DISENO E IMPRESION
7DE MAYO DE 2011
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
LUGAR DEL EVENTO
Recibir solicitud de transporte y proporcionar el servicio
Preparar material en taller
Trasladar e instalar material y equipo y proporclonar el servicio
Desmontar y trasladar material y equipo a la bodega correspondiente
Recabar firma de recepci6n del servicio y archivar solicitud
PROCEDIMIENTO
3. MANTENIMIENTO
DE MOBILIARIO DE
OFICINA OBJETIVO Proporcionar de manera oportuna y eficaz el servicio de mantenimiento menor al mobiliario de oflclna que 10 requiera. POLfTICAS
•
• Las unidades administrativas que requieran el servicio de mantenimiento menor de mobiliario de oficina deberan de solicitarlo a traves del formato "SOLICITUD
DE SERVICIO
Y/O
REPARACION
DE
MOBILIARIO" dirigido a la Direcci6n Administrativa, requisitado.
EQUIPO Y debidamente
PERI6olCO
7 DEMAYO DE 2011
.Indicar
587
OFICIAL
con c1aridad,el tipo de mantenimiento a realizar.
• Tramitar la solicitud de servicio con un mlnimo .de siete dlas habiles . • EI mobiliario considerado en este rubro son: Escritorios, archiveros I
•
mesas, sillas, sillones, anaqueles, lockers y Iibreros. En caso de ser necesaria la adquisici6n de materiales para brindar el servicio .se estara a 10 dispuesto por los manuales y ordenamientos legales vigentes.
•
Las solicitudes de servicio de mantenimiento de mobiliario de oficina se proqrarnaran en base al caracter de urgencia del mismo,· el costa y la disponibilidad de Iiquidez..
DESARROLLO Etapa
1
DE ACTIVIDADES
Descrloclon de Actividades Elaborar "SOLICITUD DE SERVICIO V/O
Responsable
Unidad administrativa
REPARACION DE EQUIPO V MOBILIARIO" solicitante del servtcio. y
2
enviar a la Direcci6n Administrativa. - .. -
Recibir la "SOUCITUD DE SERVICIO V/O· Direcci6n Administrativa. REPARACION DE EQUIPO V MOBILlARIO" para
su
y
aprobaci6n
turnar
al
Departamento de Dlseno e Impresi6n. 3
Recibir la solicitud aprobada y verificar la Jefe de Departamento existencia de materiales necesarios para de Disefio e Impresi6n. realizar el mantenimiento.
4
Si
el
material
mantenimiento
requerido
se
tiene
en
para . el Jefe de Departamento existencia, de Dlseno e Impresi6n.
proqrarnar el servicio. En caso de que .no se tenga en existencia la . .
totalidad del material necesario para el mantenimiento, requisici6n
proceder
ante
Adquisiciones.
el
a
tramitar
Departamento
la de
-
588
Etapa -
5
.
Recibir
DescripcioJl.de:Actividades Responsable --------_._---- ~ -el rnatertal faltante, firmando Iq Jete de Departamento
salida
de- almacen
para
programar
el
de Disenoe
----
Impresi6n.
servicio.
6
Proporcionar
7
8
Jete Departamento de
solicitado.
Oiseno e Impresi6n.
Entregar el mobiliario reparado al usuario en
Jete Departamento de
su lugar~de·origen.
Disefio e Impresi6n.
Recabar
11
el servicio de mantenim iento
firma del usuario de recibido et Jete de Departamento
servicio, en el.mismo formate de solicitud.
de Dlseno e Impresi6n.
Archivar solicitud.
Jefe de Departamento de Dlseno e Impresi6n:
__--_I~in del procedirniento:
J
-
'.
._~
_
·7 ·DE'MAT(!yDE 2011
PER10D,COOFICIAL
589
DIAGRAMA DE FWilO • UNlOAD ADMINISTRA TIVA S L1CITANTE
DIRECCION ADMINISTRA TN A
DEPARTAMENTO
OE DISENO E
IMPRESI6N .
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Elaborar solicitud de servicio Recibir solicitud De servicio y autorizar
Recibir sollcitud De servlcio autorizada y verifiear la existencia de materlales
Elaborar requisici6n paraeompra
Reciblr requisici6n paracompra
Tramitar compra de material faltante
590·
PERIOOICO
DEPARTAMENTO
OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
DE Df.SENO E IMPRESION
LUGAR DEL EVENTO
Proporcionar el Servicio solicitado
Recibir material Y programar el servicio
Entregar el mobiliario reparado al usuario en el lugar de origen
Recabar firma de recepti6n del servicio Y archivar solicitud
PROCEDIMIENTO
4. MANTENIMIENTO
DE EQUIPO
AUDIOVISUAL
OBJETIVO
~roporcionar de manera oportuna y eficaz el servicio de mantenimiento de equipo audiovisual.
POLITICAS
• Las unidades administrativas que requieran el servicio de mantenimiento de
equipo
"SOLICITUD
audiovisual
deberan
DE SERVICIO
Y/O
solicitarlo
a travss
REPARACION
del
formate
DE EQUIPO
Y
PERI6olCO
7 DE MAYO DE 2011
OFICIAL -
591
row,"
MaBILlAR/a"
dirigido
a la Dtreccion
Administrativa,
debidamente
requisitado. • Indicar con precisi6n marca,' modele, nurnero de serie y nurnero de inventarto del equipo para reparaci6n.
• Indicar con clarldad, el tipo de mantenimiento arealizar. • Los equipos considerados para mantenimiento en este rubro son: televisiones,
DVD, qrabadoras,
proyectores de
acetatos,
equipos
modulares, equlpos de sonido, proyectores audiovisuales y pantallas de proyecci6n. •
Las solicitudes de servicio
S8
proqrarnaran 'en base al caracter de
urgencia de las mismas, el costa y la disponibilldad de Iiquidez. DESARROLLO
Eta a 1.
DE ACTIVIDADES
Deserl cion de Aetividades Elaborar "SaLiCITUD DE SERVICIO
-ao
Res onsable Unidad administrativa
REPARACI6N DE EQUIPO V MaBILIARIa" y solicitante. pasar al Departamento de Disano elmpresi6n de la Direcci6n Administrativa para verlticaci6n y entrega del equipo a reparar, -
-
2.
Recibir la "SOLICITUD DE SERVICIa
vIa
Jete de Departamento de
REPARACI6N DE EQUIPa Y MOBILIAR/O" Y Dlsefio e Impresi6n. verificando que la marca, modelo, numero de serie y de inventario indicados en la sollcltud, coincidan con los del equipo. Si los datos son correctos, colocar antetirma de recepci6n del equipo en la solicitud original y devolver al solicitante para tramite _ante la Direcci6n
Administrativa,
resguardando
el
equipo y una copia de la solicitud. Si no
estan correctos devolver ala
unidad
administrativa solicitante para su correcci6n.
PERIOOICO OFICIAL
592
7 DE MAYO DE 2011
Responsable . [g~~a..1 Descripci6n de Actividades 3. Recibir la solicitud de parte de la Unidad Direcci6n Administrativa. Administrativa solicitante para su aprobaci6n en •
su caso y turnar la original al Departamento de Dlseno e lrnpreslon.
4.
Recibir la solicitud aprobada para brindar el Jete de Departamento de Disefio e Impresi6n
servicio requerido. . 5.
Si el material requerido para el mantenimiento Jete de Departamento de se tiene en existencia, programar el servicio. En caso de que no totalidad
del
se tenga en ,
material
Diseno e Impresi6n
existencia la
necesario
para
el
mantenimiento, proceder a tramitar la compra. 6.
. Elaborar
"REQUISICION"
enviar
y
al Jete de Departamento de
Departamento de Adquisiciones su tramlte. 7.
Recibir la
"REQUISICION",
-y'- dar
trarmte Departamento de
contorme a la normatividad aplicable. 8.
10. 11
12
13
Adquisiciones.
Recibir el material taltante y tirmar salida de Jete de Departamento de alrnacen.
9.
Dlsefio e Impresi6n
Proporcionar
Dlseno e Impresi6n el
servicio
de
mantenimiento
Jete de Departamento de
solititado. .
Dlseno e Impresi6n..
Intormar a la unidad administrativa soficttante,
Jete de Departamento de
de la conclusion del servicio solicitado.
Disefio e Impresi6n
Elaborar tormato de "SALIDA DE EQUIPO" Jete.de Departamento de detallando las observaciones correspondientes.
Dlsefio e Impresi6n
Recepcionar equipo una vez recibido el servicio
Unidad administrativa
y firmar la "SALIDA DE EQUIPO".
solicitante.
Archivar solicitud de servicio y torrnato de Jete de Departamento de "SALIDA DE EQUIPO". - Fin de procedimiento .
Diserio e Impresi6n
PERI6olCO
7iDE MAYO DE 2011
OFICIAL
593
DIAGRAMA DE FLUJO UNIDAD ADMIN1STRATIVA SOLICITANTE
DIRECCION ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE DISENO E IMPRESI6N
Elaborar solicitud de servicio
Recibir solicltud de servicio acompanada del equipo y verificar datos
NO
Corregir datos en solicitud de servicio
Firmar de recepci6n de equipo en solicitud de servicio y devolver a la unidad administrativa . solicitante
Entregar solicitud de servicio con firma de recepci6n de equipo r-;ecibir ~~rvicio
solicitud de y autorlzar
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
PERI6DICO OFICIAL
594
DEPARTAMENTO DE DISENO E IMPRESI6N
DEPARTAMENTO
DE ADQUISICIONES
7 DE MAYO DE 2011
TALLER
AUDIOVISUAL
Recibir solicitud de servicio autorizada y enviar
e ui
0
Recibir equipo, revisar Y emitir diagnostico
Recibir diagnostico y verificar existencia de refacciones
81
Elaborar. Requisici6n para compra de refaccione
Recibir requisici6h Tramitar compra
y
Recibir refacciones y programar el servicio
Proporcionar el servicio solicitado
PERI6olCO
7 DE MAYO DE 2011
DEPARTAMENTO DE DISENO IMPRESION
E
DEPARTAMENTO
OFICIAL
595
DE ADQUISICIONES
TALLER
AUDIOYISUAl
B
•
Emitir aviso de servicio Terrninado, a la unldad administrativa solicitante
'-
, Elaborar salida de equipo
-
-Recepcionar equipo y firma de salida \.
Archivar la solicitud De servicio y salida de equipo
(;J
PERIOOICOOF.ICIAL
596
PROCEDIMIENTO
7:DE MAYO,DE 2011
5. MANTENIMIENTO
INFRAESTRUCTURA
MENOR DE LA
EN OFICINAS CENTRALES
OBJ,ETIVO Mantener en buen estado la Infraestructura de las oficinas centrales del COBATAB .
. POLITICAS
• Supervisar
torma
en
con stante . las instalaciones
para determinar
las
necesidades de mantenimiento menor requeridas. • Los rubros que se conslderan mantenimiento
en este procedimiento
se retieren
a
menor de herrerfa. carpinterfa, pintura y las que determine
la Direcci6n Administrativa. • Las solicitudes
de servicio
se programaran
en base al caracter
de
urgencia de las mismas, el costa y la disponibilidad de liquidez. • Elaborar anualmente el Programa de Mantenimiento • Integrar semestralmente utilizan enestos
DESARROLLO Etapa 1
un stock de los materiales mas comunes que se
mantenimientos,
dlsporuouldad inmediata
Menor.
con el prop6sito
de contar con la
de estos recursos.
DE ACTIVIDADES
Descripclon de Actividades Supervisar centrales
las del
necesidades
instalaciones COBATAB
de
de
las
oticinas
y determinar
mantenimiento
menor
las de
Responsable . Jete de Departamento de Dlsefio e Impresi6n. -
herreria, carpinteria, pintura,
'2
Elaborar programa enviar
de mantenimiento
a la Direcci6n
Administrativa
menor y .Jete de Departamento de para su
Dlseno e Impresi6n.
aprobaci6n.
3.
Recibir y evaluar el programa de mantenimiento menor y aprobar en sucaso.
Direcci6n Administrativa.
RERJODICO,OFlctAL
7iDE MAYO DE 2011
Etapa
4.
597
Responsab.le Descrlpclon de Actividades el programa aprobado y veriflcar la Jete de Departamento de .
Recibir
existencia de materiales requeridos para realizar
. 5.
el mantenimiento .
. Si
se tiene en existencia
el material requerido
Encaso
de que no se. tenga en existencia ta del
totalidad
material
mantenimiento,
necesario
el
proceder a tramitar ta compra.
y
"REOUISICION"
Elaborar
para
enviar
al Jete de Departamento de
Departamento de Adquislciones para su compra. 7.
Recibir
la
"REOUISICION".
y dar trarnlte
conforme a la normatividad aplicable.
8. 9.
Recibir
Jete de Departamento de Disefio e Impresi6n.
para el mantenimiento, programar el servicio.
6.
Diseno e Impresi6ri.
el
material
faltante
y programar
Dlseno e Impresi6n. Departamento
de
Adquisiciones. el
Jefe de Departamento de
mantenimiento.
Dlsefio e Impresi6n.
Proporcionar el servicio de mantenimiento.
Jefe de Departamento de Dlseno e Impresi6n.
9.
Elaborar tarjeta
informativa
del mantenlrnlento
etectuado y enviar a la Direcci6n Administrativa para su conocimiento.
10
Fin del procedimiento - -
Jefe de Departamento de Dlserio e Impresi6n.
PERIODICO OFICIAL
598
7 DE MAYO DE 2011
DIAGRAMA DE FLUJO UNlOAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
Supervisar instalaciones y deterrnlnar necesidades de mantenimiento
Elaborar programa mantenimiento
Recibir program a de mantenimiento y evalua para su aprobaci6n
Corregir programa De mantenimiento
Envlar programa Mantenimiento aprobado
de
Recibir programa de rnantenlrnlento Aprobado y verificar existencia de materiales
A
de
DEPARTAMENTO DE DISENO E IMPRESI6N
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
PERIOOICO OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
DIRECCION ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE DISENO E IMPRESI6N
5~
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
PERSONAL
OPERATIVO
.r . t·
81
Elaborar requisici6n de compra
Recibir material faltante y prograniar mantenimiento
Recibir requisici6n tramitar compra
y
el
Proporcionar el mantenimiento
Elaborar tarjeta Informativa
Recibir tarjeta informativa y archivar
.600
PER.OOICO
DEPARTAMENTO
OFICIAL
7 DE MAYO -DE 2011
DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO
1. MANTENIMIENTO
DEL PARQUE
VEHICULAR OBJETIVO
Proporcionar de manera oportuna y adecuada el servicio de mantenimiento preventive y correctivo al parque vehicular, a fin de garantizar que las unidades se encuentren en 6ptimas condiciones de uso para el desarrollo de sus funciones.
POLITICAS
• Las unidades administrativas que requieran el servicio de mantenimiento preventive y correctivo para su parque vehicular, deberan solicitarlo a traves del formate de "Sollcltud de Servicio y/o Reparaci6n de equipo y Mobiliario" dirigido a la Direcci6n Administrativa, debidamente requisitado con dos dlas de anticipaci6n al requerimiento. • Las solicitudes de servicio y reparaci6n de vehiculos se proqrarnaran en base al caracter de urgencia del mismo, el costa y la disponibilidad de liquidez. • Con el objeto de ejercer un gasto adecuado se tsndran que efectuar cotizaciones diferentes con proveedores registrados en el patron de proveedoresdel Gobierno del Estado, a fin de seleccionar la mas 6ptima en costo, calidad, tiempo, garantia y pago. . • Para este caso serequiere solicitar al menos tres cotizaciones para analizar y,en su caso autorizar por la Direcci6n Admlhistrativa.
PERIODICO OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
DESARROLLO
DE ACTIVIDADES
Descripci6n de Actividades
Etapa
1.
601'
Responsable
Elaborar a traves del titular del area a la cual Usuario pertenece,
una
"Solicitud
de
Servicio
de' la
Unidad
Administrativa solioitante.
ylo'
Reparaci6n de Equipo y Mobiliario" y enviar a la Direcci6n Administrativa, con las necesidades de mantenimiento del vehlculo, 2.
Recibir la "Solicitud de Servicio y/o Heparaci6n
Direcci6n Administrativa y
de Equipo y Mobiliario" y programar a traves del Jete del Departamento de Departamento
de
Recursos
Materiaies
y Recursos
Materiales
y
Servicios Generales el ingreso del vehfculo al Servicios Generales , taller deserviclo. 3.
4.
Enviar el vehfculo al taller que presta el servicio, Jete del Departamento de para que se etectue el diagn6stico y cotizaci6n
Recursos
de la reparaci6n.
Servicios Generales
,
Materiales
y
Recibir el vehlculo y proceder a realizar la Proveedores de Servicios cotizaci6n
de
envlandola
al
la
reparaci6n
Departamento
de
solicitada, Recursos
Materialesy Servicios Generales 5.
Reeibir las cotizaciones de los talleres, analizar Direcci6n Administrativa y y en su caso autorizar la reparaci6n por la Jete del Departamento de Direcci6n
Administrativa
y
envfa
la Recursos
Materlales
y
documentaci6n soporte al Departamento de Servicios Generales Adquisiciones para la elaboraci6n de orden de servicio. S',
I
Recibir la orden de servicio y proceder a realizar Taller de Servicios la reparaci6n, elaborar tactura del casto de la reparaci6n, desglosando el servicio que se Ie dio al vehfculo ingresado.
'
PERI6olCO OFICIAL .
602
Recibir
el
vehiculo
y
la
factura
I
Responsable
Descripci6n de Actividades
Etapa
7.
7 DE MAYO DE 2011
original,
Jete del Departamento
procediendo a la revisi6n y entrega de la unidad
Recursos
Materiales
at area asiqnada,
Servicios Generales
de y
Si existen fallas en el vehlculo, enviar al taller para que se revise nuevamente y hacer vallda la garantfa. En caso de no existir fallas, procede a actualizar la bitacora remitir
de mantenimiento
la factura
original
de vehlculos
y la "Solicitud
y de
Servicio y/o Heparacion de Equipo y Mobiliario" al
Departamento
de. Adquisiciones
para
su
tramite de pago. Archiva factura (copia). Entregar unidad al area solicitante.
8
Jete del Departamento Recursos
Materiales
Servicios Generales Fin del procedlrnlento .
de y t
7 DE MAYO DE 2011
PERIODICO OFICIAL
603
DIAG"RAMA DE FLUJO UNlOAD ADMINISTRATIVA SOLICIT ANTE
Elaborar la solicitud de "Servicio y/o Reparaci6n de equipo y Mobiliario" del mantenimiento
DEPARTAMENTO D.E RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
Recibir solicitud y programar el ingreso del vehfculo al taller
TALLER DE SERVICIOS
Recibir el vehiculo, realizar diagnostico y enviar cotizaci6n.
Preparar orden de reparaclon y autorizar al taller I~ Direcci6n Reatizar la reparaci6n del v'ehiculo
Preparar la factura y enviar
604
PERfomcOORCfAL
UNlOAD ADMINISTRATIVA SOLICIT ANTE
DEPARTAMENTO DE RECURS.oS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
TALLER DE SERVICIOS
-
',
Recibir el vehlculo, y corregir la falla
Entregar el vehiculo a la unidad administrativa solicitante y actualizar la
bitacora
Recibir factura y orden de reparacton para su .validaci6n Recibir documentos y enviar al depto. De adquisiciones para su registro y pago.
PERIOOICO OFICIAL
7 DEMAYO DE 2011
PROCEDIMIENTO
605
2. REPARACION DE LAS INSTALACIONES
ELECTRICAS, HIDRAuLICAS,
SANITARIAS Y TELEFONICAS
OBJETIVO Proporcionar mantenimiento
preventivo y correctivo a las instalaciones baslcas
con las que cuenta el Coleqtode
Bachilleres de Tabasco, a fin de conservarlas
en buen estado.
POLITICAS
• Las unidades adrnlnlstrativas que requieran el servicio de reparaci6n de las instalaciones
electrioas, hidraullcas, sanitarias y telef6nicas,
deberan
solicitarlo a traves del formate de "Solicitud de Servicio y/o Reparaci6nde Equipo y Mobiliario" dirigido a la Direcci6n Administrativa,
debidamente
requisitado con dos dias de antlclpaclorr at requerimiento. • Las solicitudes de reparaci6n de las instalactones electrlcas, hidraullcas, sanitarias y telef6nicas se proqrarnaran en base al caracter de urgencia del mismo, el costo
y
la disponibilidad de liquidez para la adquisici6n de
los insumos. • Los insumos para la reparaci6n Departamento
de Adquisiciones,
de las instalaciones
se sollcitaran
mediahte requlslclones
al
realizadas en el
"Sistema lntorrnatico de Gesti6n de Adquisiciones" (SIGA). • En el caso de la compra de material 0 insumos e,s necesario recabar la
.
factura 'ortqlna con las especificaciones tiscales vigentes.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES· Etapa
Descripci6n de Actividades
Responsable
1.
Recibir la "Solicitud de ServiCio y/o Reparaci6ri de
Jete de Departamento
Equipo y Mobilia~io" en original,revisar,
de Recursos Materiales
y archivar en expediente correspondiente.
proqrarnar
y Servicios Generales ...
_-
PERIOOICO OFICIAL
606
7 DE MAYO DE 2011
Descripci6n de Actividades
_l
Responsable
Acudir al area, verificar el tuncionamiento de las Jete de Departamento instalaciones electricas, hidraullcas, telef6nicas 3.
sanitarias y
y detectar el desperfecto.
de Recursos Materiales y Servicios Generales
Determinar el material necesario para efectuar la Jete de Departamento reparaclon y revisar en el Alrnacen la existencia del de Recursos Materiales
y Servicios Generales
mismo. En caso de contar con el material necesario continuar procedimiento. En caso de no contar con el material necesario pasar a la actividad 8. 4
Elaborar requisici6n de material en original y copia Jete de Departamento en
el
"Sistema
lnforrnatlco
de
Gesti6n
de de Recursos Materiales
Adquisiciones" para solicitar el material al almacen y Servicios Generales
y recabar autorizaciones correspondientes. 5
Entregar la requisici6n de- material original al Jefe de Departamento Departamento de Adquisiciones y archivar la copia de Recursos Materiales y Servicios Generales
de manera cronoloqlca como acuse de recibo. 6
Recibir del Alrnacen el material solicitado para Jete de Departamento etectuar
la
reparaci6n
a
los
desperfectos
y Servicios Generales
detectados en las instalaciones. 7
de Recursos Materiales
Acudir con el material al area solicitante de los Jefe de Departamento servicios y reparar las instalaciones. (FIN DEL de Recursos Materiales PROCEDIMIENTO)
8
Notiticar
mediante
y Servicios .Generales mercadeo
al
Jete
de Jefe de Departamento
Adquisiciones la cantidadde material y el importe de Recursos Materiales econ6mico necesario para efectuar la reparaci6n a y Servicios Generales. las instalaciones. 9.--
Elaborar vale de caja en original para proporcionar
Departamento
de
los recursos y etectuar la compra del mate.rial Adquisiciones y Jete de I necesario. I
Departamento
de
Recursos Materia/es y Servicios Generales. _I~
__
.•
_-----
PERI6orco
7 DE MAYO DE 2011
E.tapa .. __ .
10
OFICIAL
607
Descripcion de ActiV.i~~~~.~ __...1
_
Responsable
]
Recabar tirma del Jete del Departamento de Adqulstciones yJefe (fe· Adquisiciones en el vale de caja original.
•
.Departamento
de
Recursos Material.es y Servicios Generales. 11
Recibir el efectivo
soiicltado para comprar el Adquisiciones y Jete de
material requerido, entregar al tecnico y etectuar la Departamento
de
Recursos Materiales y
reparaci6n a las lnstalaclones.
Servicios Generales. 12
Elaborar comprobacton de recursos en oriqinal y Jefe de Departamento recabar firma del Jete det Departamento de de Recursos Materiaies Recursos Materiales y Servicios Generales.
13
-
y Servicios Generales.
-
Entregar al Departamento. de Adquisiciones la Comprobaci6n
Jete de Departamento
de recursos en original anexando de Recursos Materiales
la factura original, y una copia como acuse de y Servicios Generales .. recibo, archivar la copia de la Comprobaci6n
de
recursos y factura de manera cronol6gica en el
archivo correspondiente. Fin del procedimiento
PERIODICO OFICIAL
608
7 DE MAYO DE 2011
DIAGRAMA DE FLUJO UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICIT ANTE
Elaborar solicitud de "Servicio ylo Reparaci6n de Equipo y Mobiliario" requiriendo la reparaci6n
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Recibir y revisar la solicitud de "Servicio ylo Reparaci6n de Equipo y Mobiliario".
Acudir a la unidad solicitante, verificar y detectar
Determinar el material necesario para la reparaclon y revisar en alrnacen la exlstencia,
Notificar verbalmente la cantidad de material y el importe para la adquisici6n.
Elaborar vale de caja
Elaborar la requisici6n del material en original y copia
y proporcionar recursos para la adquisici6n.
7 DE MAYO DE 2011
UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICIT ANTE
PERIOOICO OFICIAL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATER tALES Y SERVICIOS GENERALES
Recibir del area de caja el . electivo solicitado para comprar el material requerido y electuar la reparaci6n de las instalaciones.
Recibir y acudir con el material al area solicitante y reparar e I desperfecto.
Efectuar la compra del material y recibir factura original
Elaborar comprobaci6n de recursos en original y copia y recabar firma
Entregar al departamento de adquisiciones la comprobaci6n de recursos y arch iva copia
Fin
609
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Recabar firma del jele del Depto. De adquisiciones
PERI6olCO
610
PROCEDIMIENTO
OFICIAL
3. MANTENIMIENTO
7 DE MAYO DE 2011
PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLES
OBJETIVO Efectuar las reparaciones
y remodelaciones
necesarias a las lnstalactonesde
los bienes inmuebles con los que cuenta el Colegio de Bachilleres de T abasco, a fin de mantener
los espacios educativos
en condiciones
optimas para su
operaci6n.
POLITICAS
• EI mantenimiento las
preventive
autorizaciones
a
los inmuebles, se reallzara de acuerdo a
programadas
en
el
Fondo
Concursable
de
la
Secretarra de Educaci6n 0 de los recursos propios y previa confirmaci6n de la disponibilidad presupuestal. • Las condiciones
PC1racubrir los anticiposque
requieran los contratistas,
seran las establecidas de acuerdo a la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados
con las Mismas,
la Ley. de Obras Publicas y Servicios
Relacionados
con las Mismas del Estado de Tabasco aSI como en sus
respectivos Reglamentos.· • EI mantenimiento actlvidades
preventive
referentes
acondicionado,
a los bienes inmuebles
al mantenimiento
furnlqaclon,
telefonfa,
cornprendera
las
carpinterfa,
aire
de pintura,
impermeabilizaci6n
y las que se
requieran por su naturaleza en las areas del Colegio de Bachilleres. • Los contratistas 0 prestadores de servicios de mantenimiento, en
el
Padron
seleccionados
de
Contratistas
"del
siguiendo la normatividad
Gobierno
def
r~gistrados
Estado,
saran
aplicable en la materia y a los
criterios de oportunidad, calidad y precio de los servicios requeridos.
PERIOOICO
7 DE MAYO DE 2011
DESARROLLO
.
611
DE ACTIVIDADES Descripci6n de Actividades
Etapa 1.
OFICIAL
Recibir
la
"Solicitud . de
Reparaci6n
de
Servicio
y
Equipo
Responsable··
y/o
Jete
de·
Departamento
de
MobiUario" Recursos Materiales y Servicios
autorizada por la Direcci6n Administrativa en Generales original, revisar, programar y archivar en expediente correspondiente. 2.
Solicitar mediante oticio a las cornpanias Jete
de
Departamento.
de
prestadoras del servicio a los contratistas el Recursos Materiales y Servicios correspondiente
presupuesto
mantenimiento preventive
0
a! Generales
correctivo de los
trabajos a realizar. 3.
Recibir
y
acornpariar
a
prestadoras del servicio
las
empresas Jete
de
Departamento . de
contratistas a Recursos Materiales y Servicios
0
realizar la visita a las instalaciones que Generales requieren
mantenimiento
corrective
para
que
preventive presenten
0
sus
cotizacio nes. 4.
Recibir de las cornpanias prestadoras de Jete servicios los presupuestos
los presupuestos,
del . Departamento
Administrativa
y
archivar
de
manera cronol6gica el cuadro comparativo y los presupuestos,
de
recabar autorizaci6n del Recursos Materiales y Servicios
Jete del Departamento y del Titular de la Generales
original.
de
Generales
Elaborar cuadro comparativo en original de Jete
Direcci6n
Departamento
en original para Recursos Materiales y Servicios
su analisis. 5.
del
ambos documentos en
PERIOOICO
612
Etapa
6.
OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
Descripci6n de Actividades
Responsable
.
Programar mantenimiento
0
remodelaci6n de Jete
las instalaciones y notiticar a la cornpanla prestadora
del
servlcio
del
Departamento
de
Recursos Materiales y Servicios
techas Generales
las
programadas para el inicio y terrnlno de los trabajos. 7. -
Recibir. al
personal
prestadora del servlcio
de 0
la
cornpanla Jete
del
Departamento
de.
contratista 'para Recursos Materiales y Serviclos
iniciar los trabajos y etectuar supervislon Generales ffsica en las areas, misma que debera ser permanente durante el desarrollo de los trabajos 8.
Recibir de servicio
0
la cornpafiia
prestadora del Jete
contratista, una vez concluidos y
aceptados los trabajos de mantenimiento
0
remodelaci6n
y
la
Factura
original
del
Departamento
de
Recursos Materiales y Servicios Generales
documentaci6n soporte y veriticar que los datostiscales de la Instituci6n coincidan. .
l,Coinciden los datos de la Factura? 9.
En caso de no coincidir los datos:
Jete
Devolver en el momento a la cornparila prestadora del servlclo la Factura original y
del
Departamento
de
Recursos Materiales y Servlcios Generales
solicitar una nueva tacturaci6n. 10.
En caso de coincidir los datos: Elaborar la Solicitud-Comprobaci6n recursos
Jete de
en original y dos copias para
tramitar el pago de los servlelos y recabar tirmas de autorizaci6n correspondientes.
del
Departamento
de
Recursos Materiales y Servlcios Generales
PERI6olCO
7 DE MAYO DE 2011
OFICIAL
613
Descripci6n de Actividades
Etapa
.
11.
Entregar al Departamento
orig1nal
y
copia,
Jete
de Adquisiciones de recursos
la Solicitud-Comprobacion ,
Responsable
anexando
la
Factura
de
Departamento
Recursos Materiales y Servicios Generales
original; como acuse de recibo, archivar una copia
de
la Solicitud-Comprobacion
de
recursos de manera cronoloqtca. Fin del procedimiento
DIAGRAMA DE FLUJO UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICIT ANTE
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
PREST ADOR DE SERVICIOS
~ Elaborar la "Solicitud de Servicio y/o Reparaci6n de Equipo. y Mobiliario" requlrlendo la reparaci6n.
Recibir y revisar la solicitud de "Servicio y/o Reparaci6h de equipo y Mobiliario".
~ ~ '-
~ Solicitar oficialmente las requisiciones alos prestadores de servicio.
~
Recibir oficio y programar visita a las instalaciones para presentar propuesta
1 Recibir presupuestos en original y analizar.
.~
Elaborar cuadro .comparativo, recabar firma del jefe del depto. Y el titular de la Direoci6n y archivar oronoloctcarnente.
~ Programar mantenimiento y notificar telef6nicamente las fechas de inicio y terrnino de los trabaios
-
de
Recibir notificaci6n e iniciar los trabajos objeto de la rehabilitaci6n 0 mantenimiento. •
[tJ
PERIOOICOOFICIAL
614
UNlOAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES V SERVICIOS GENERALES ',
Efectuar supervisi6n de los trabajos y al terrnino de los trabajos solicitar la . documentaci6n cornprobatoria para pago.
7 DE MAYO DE 2011
PREST ADOR DE SERVICIOS
Elaborar documentaci6n soporte y facturaoriginal de los trabajos ejecutados.
Recibir documentaci6n soporte y factura original para verificacion de datos tecnicos y fiscales.
Recibir y elaborar nueva mente la factura
Elaborar la comprobaci6n de recursos y tramitar para pago la documentaci6n original al departamento de adquisiciones, archivar copia como acuse.
Fin
PERIOOICO
7 DE MAYO DE 2011
PROCEDIMIENTO
615
OFICIAL
4. ATENCION A SOLICITUDES
PARA EL USO
DE LA SALA DE JUNTAS
OBJETIVO Poner a disposici6n de las diversas areas del Colegio de Bachilleres la sala de directores en condiciones apropiadas, a fin de que se lIeven a cabo reuniones oficiales.
POLITICAS
•
para el uso de la sala de directores del Colegio de
La solicitud
Bachilleres, debera registrar la firma del titular del area que solicita con anticipaci6n de dos dlas hablles. •
En los casos programadas,
en que por diversoseventos
0
no se puedan atender las solicitudes
reuniones
oficiales
en las fechas en
que las areas del Colegio de Bachilleres la requieran, estas se sujetaran . a las fechas acordadas por el Departamento de Recursos Materiales y
.
Servicios Generales.
DESARROLLO
DE ACTIVIDAD.ES
Etapa
1.
Descrlpclon
de Actividades
Responsable
Hecibir de las areas del Colegio de Bachilleres la Solicitud
de Servlcio. y/o Reparaclon
y Mobiliario
de Equipo
original para el uso de la sala de
Jefe
del . Departamento
de Recursos
y Servicios Generales
directores y verificar en el calendario de uso de la sal a de, juntas
la disponibilidad
de la misma,
considerando fechas y horarios. -
l,Se
encuentra
directores?
disponible
la
sala
de
Materiales
r
PERIOOICO OFICIAL
6f6
7 DE MAYO DE 2011
Etapa
Descrlpclon de Actividades
Responsable
2.
En caso de no estar disponible ta sala de juntas:
Jefe del Departamento
Informar al solicitante y acordar nueva fecha para de Recursos Materiales el uso de la sala de directores y regresar la y Servicios Generales Solicitud de .Servicio y/o Reparaclon de Equipo
y Mobiliario para modificar con la nueva fecha. 3.
En caso de estar disponible lasala de directores:
Jefe del Departamento
Revisar ta petici6n que contiene la Solicitud de de Recursos Materiales Servicio y/o Heparaclon de Equipo y Mobiliario y
y Servicios Generales
recabar la firma del Titular de la Direcci6n
Administrativa en el original para el uso de la sala de directores. 4.
Acudir a la sala de directores e implementar la' Jefe del Departamento limpieza
para
entregarla
en
condiciones de Recursos Materiales
apropiadas al area solicitante. 5.
Informar alarea
y
Servicios Generales
solicitante la disponibilidad de la Jefe del Departamento
sala de directores para que haga uso de la misma de Recursos Materiales en la fecha y hora acordada con anterioridad y y Servicios Generales archivar
la
solicitud
cronol6gica permanente. Fin del procedimiento
original
de
manera
7 DEMAYO DE 2011
PERIODICO
OFICIAL
617
D1AGRAMA DE FLUJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA SOllCITANTE
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
~ Recibir y revisar la solicitud de "Servlcio ylo Reparaci6n de Equipo y Mobiliario".
Elaborar la "Solicitud de Servicio ylo Reparaci6n de Equipo y Mobiliario" requiriendo la sala de
Regresar la solicitud para rehacerla con la nueva fecha acordada telef6nicamente.
No
Si
Revisar la solicitud y recabar firma de la titular de la Direcci6n Administrativa
Recibir la sala de juntas previa Iimpieza para estar en condiciones apropiadas
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
618
PERI6olCO
PROCEDIMIENTO
OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
5. TRAMITE DE TENENCIA Y PLACAS DEL PARQUE VEHICULAR
OBJETIVO Asignar a las unidades oficiales los documentos de control vehicular necesarios para su translto.
POLITICAS
•
EI trarnite
de solicitud
de Tenencia
del parque
vehicular
debera
realizarse ante la Secretarfa de Administraci6n y Finanzas. •
EI procedirniento
para
renovar
la Tenencia
del parque
vehicular
lniclara en el periodo que para la actualizaci6n establezca la Secretarfa de Administraci6n •
EI pago que corresponde vehicular
de Tenencia
del parque
Planeaci6n, Programaci6n y Presupuesto.
EI Departamento responsable Bachilleres
a los derechos
se realizara a traves de afectaci6n presupuestal que auto rice
la Direcci6nde •
y Finanzas.
de Hecursos
Materiales y Servicios
de que los vehfculos
oficiales
asignados
Generales
sera
al Colegio de
clroulen de manera legal una vez atendido e1'pago de los
impuestos y derechos que corresponden.
DESARROLLO -DE ACTIVIDADES Etapa
1.
Responsable
Descripci6n de Actividades Elaborar
la
Reparaci6n
solicitud de
de
Equipo
Servicio yMobiliario
y/o
y placas del parque vehicular
recabar firma del Jefe del Departamento
y de
Recursos Materiales y Servicios Generales y el titular de la Direcci6n Administrativa.
del
y Recursos
anexo en original y copia para el pago de la tenencia
Jefe
Departamento Materiales
Servicios Generales
/
de
y
PERIOOICO
7 DE MAYO DE 2011
619
Descripci6n de Actividades
Etapa 2.
OFICIAL
Solicitar
oficialmente
a
las
Responsable
Unidades Jete del Departamento de
Administrativas el original de la tarjeta de Recursos
Materiales
y
circulaci6n y juego de placas, comunicando Servicios Generales. que deberan quedarse con una totocopla de
el
la tarjeta de circulaci6n durante
tiempo
que tarde Is.gesti6n. 3.
Elaborar y entregar la solicitud de Servicio Jete del Departamento y/o Reparaci6n de Equipo y Mobiliario y
Recursos
Materiales
de y
anexo con el desglose del Imports par cada Servicios Generales' vehiculo al Departamento de Adquisiciones. 4.
Recibir
la
solicitud
de
.Servicio
Reparaci6n de Equipo y
y/o
Jete del Departamento
de
Mobiliario y. Adquisiciones.
anexo y generar la Orden de Servicio para solicitar el importe correspondiente. 5.
Entregar
el
relacionado
cheque en
por
anexo
el
al
importe Jete del Departamento Jefe
de
del Adquisiciones.
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 6.
Recibfr el cheque y veriticar el importe para Jete que con las placas y la tenencia original y
de
Recursos
Departamento Materiales
de y
una copia etectuar el pago ante la Secretarfa Servicios Generales de Administraci6n y Finanzas y recoger la tenencia y placas del parque vehicular. /
7..
Sacar
copia
de
la
Tenencia
para
el· Jete del Departamento de
expediente del vehiculo y enviar la original Recursos
Materiales
y
con el juego de placas de forma oficial a Servicios Generales cada Unidad Administrativa. 8.
Fin del procedimiento
-~
PERIOOICO OFICIAL
620
7 DE MAYO DE 2011
DIAGRAMA DE FLUJO
tlNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICIT ANTE
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVIC10S GENERALES
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
. Elaborar solicitud de "Servicio ylo Reparaci6n de equipo y Mobiliario" y anexo y recabar firma de jefe de departamento
Recibir olicio y enviar olicialmente la tarjeta de circulaci6n y el juegode placas
Solicitar olicialmente el original de la tarjeta de circulaci6n original y juego de placas. Comunicarque deben quedarse con copia de la tenencia
Entregar la solicitud de "Servicio ylo Reparaci6n de equipo y Mobiliario" y su anexo con el desqlose del irnperte por vehiculo
Recibir la tarjeta de circulaci6n
y el juego de placas del parque vehicular.
Recibir la solicitud y anexo y generar la orden de servicio para solicitar los recursos.
7 DE MAYO DE '2011
UNlOAD ADMINISTRATIVA SOllCITANTE
PERI6olCO OFICIAL
DEPARTAMENTO DE RECURSOSMATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
Recibir el el importe la 5.8." tenencla copla
Recibir juego de placas y tenencia original
cheque. verificar y gestionar ante con plaoas, la ' original y una fotostatica.
Recibir juego de placas y tenencia original de la 5.8.f.; entregar a las areas administrativas y sacar copia totostatlca de la tencia para el expediente.
621
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Elaborar el cheque por el importe relacionado en el anexo ,y entregar.
,
622
PERIOOICO OFICIAL
PROCEDIMIENTO
6. ACTUALIZAGION
7 DEMAYO DE 2011
DE RESGUARDOS
DE
VEHicULOS OFICIALES
OBJETIVO Controlar la asignaci6n de vehfculos oficiales con el registro que permita identificar la responsabilidad de los servidores publicos sobre los bienes muebles. POLiTICAS
•
EI Resguardo del vehiculo se inteqrara con los datos generales del servidor publico responsable de la unidad y con el registro de las caracterfsticas ffsicas del vehfculo.
•
La actualizaci6n de Resguardos se realizara posteriormente a las aslqnaciones
0
reasiqnaciones de vehfculos oficiales que la Direcci6n
Administrativa acuerde con el Director General y se trarnitara ante el \ \
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales del Colegio
\
de Bachilleres. \
•
La actuallzacion de Resguardos debera registrarse documental mente para mantener actualizada la plantilla vehicular oficial.
\
\
•
EI Resguardo del vehiculo actualizado debera integrarse en el expediente de cada vehfculo para el control de su asignaci6n.
•
EI Resguardode los vehlculos del parque vehicular se realiza unavez por ario
0
en casos especfficos a solicitud de la Unidad Administrativa
quien tiene a su cargo la unidad vehicular, debido a cualquier carnbio en el resguardatario, 10 cual debera realizarse obligatoriamente en un plazo maximo de quince dias naturalesdespues del cambio.
PERI6olCO
7 DE MAYO DE 2011
OFICIAL
623
DESARROLLO DE ACTIVIDADES Etapa
Descripci6n
Responsable
Enviar oficio a la Direcci6n Administrativa Unidad solicitante solicitando la actualizaci6n del resguardo del
1.
Administrativa.
vehiculo. Recibir
2.
y
tramitar
al
Departamento
de Direcci6n Administrativa
Recursos Materiales y Servicios Generales el oficio
original
actualizaci6n
la
para del
vehfculo,
oficio
original
reasignaci6n
a
traves
0
del
resguardo. Recibir
3.
el
resguardo
del
expediente
de
vehiculo
y
el Jefe de Departamento de
obtener
en original del Recursos
resguardo
del
vehiculo
Materiales
y
Servicios Generales.
archivado de manera nurnerica permanente y verificar ffsicamente el vehfculo. l,Las
caracteristicas
ffslcas
del vehfculo
han variado desde la ernlslon del ultimo resguardo? 4.
5.
En caso de haber variado las caracterfsticas:
Jefe del Departamento de
Anotar las actualizaciones en el resguardo
Recursos
del vehiculo en original.
Servicios Generales
En
caso
de
no
haber
Materiales
y
las Jefe del Departamento de
variado
caracterfsticas:
Recursos
Materiales
y
Emitir el resguardo del vehiculo en un tanto y Servicios Generales completar
con
el
nombre
del
nuevo
.-
resquardatario, area de adscrlpcion y las condiciones en que se encuentra la unidad. 6.
Recabar firma de la-O-irecci6n-Adm-inistra'tiva;-Jete dei,'iiepartamento Jefe del Departamento de Recursos Materiales Recursos
Materiales
y Servicios Generales, del resquardatarlo y el Servicios Generales Director General en un tanto del resguardo del vehiculo mismo.
y obtener dos fotocopias del
de
y
. PERIOOICO
624
r Etapa 7. ,
Descripci6n
[
7 DE MAYO DE 2011
OFICIAL
Responsable ----~
Entregar al resguardatario una totocopia del Jete del Departamento de resguardo
del
vehiculo,
y recibir en la Recursos
Materiales
segunda copia la cual se archiva en el Servicios Generales expediente del vehlculo junto con el original. Fin del procedimiento
DIAGRAMA DE FLUJO UNlOAD ADMINISTRATIVA SOLICIT ANTE
Elaborar olicio y enviar a la Direcci6n Administrativa para actualizaci6n del resguardo.
DIRECCION ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
Recibir oficio y tramitar el olicio original al departamento de recursos materiales y servicios generales para la actualizaci6n del resguardo.
Recibir el olicio original y obtener el resguardo del vehiculo en original del expediente de resguardo del vehiculo.
Emitir el resguardo del vehiculo en original, el nombre del resguardatario area administrativa y condiciones en que se
Anotar las actualizaciones en el resguardo del vehiculo en .original
encuentra la unidad.
y
7 DE MAYO DE 2011
PERIOOICO OFICIAL
625
/
UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
DIRECCION ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES V SERVICIOS GENERALES
.
.
.
.
y
. ,
Recabar firma del Director Administrativo; el Jefe del Departamento de recursos materiales yservicios generales. del resguardatario y el Director General en original del resguardo del vehlculo y dos fotocopias del mismo.
Entregar al resguardatario una fotocopia del . resguardo del vehlculo. y recibir en la segunda copia, archivar en el expediente del vehiculo junto con el original.
[
Inicio
1
I
,
PERI6olCO
626 PROCEDIMIENTO
OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
7. SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE,
LUBRICANTES
Y ADITIVOS
OBJETIVO Proveer con oportunidad el combustible necesario a las areas de trabajo de la Direcclon General, a fin de que realicen las actividades oficiales. POLiTICAS
•
La solicitud de gasolina debera presentarse debidamente requisitada ante el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, . mediante el Oficio de Oomlslon.
•
EI suministro de gasolina para los vehfculos oficiales se deterrninara de acuerdo a: el destino
de la comlslon
oficial
y el consumo
de
gasolina durante las actividades oficiales anteriores y de acuerdo al tabulador dedistancias. •
EI control de la entrega de vales de gasolina, debera registrarse en la bltacorade
vales para mantener actualizado el consumo de gasolina y
mantener las reservas que permitan el abastecimiento oportuno. •
La adrnlnlstraclon en el consumo de gasolina es responsabilidad del resguardatario del vehfculo oficial.
•
EI Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales debera mantener actualizada la remesa de vales de gasolina y solicitar con oportunidad
a la Dlreccion de Planeaclon,
I
Proqrarnaclon y
Presupuesto de manera oficial la suficiencia presupuestal. •
La Unidad Administrativa solicitante tendra para cornprobacion un plazo que no exceda de dos dfas habtles de haber concluido la cornlsion, ya que si tiene adeudos de cornprobacion de carga de combustible (nota de rernlsion de gasolinera) no tendra derecho a solicitar nuevamente combustible hasta su respectiva reqularizacion ante el Departamento de Recursos Materialesy Servicios Generales.
PERIOOICO OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
627
DESARROLLO DE ACTIVIDADES Etapa 1.
Descripci6n de ActividadesResponsable Elaborar
el
formate
F-10
"Oficio
de Area
-
Administrativa
Comisi6n" en copia y original debidamente solicitante requisitado. 2.
-
Recibir "Oficio de Comisi6n" y rellenar el Jefe del Departamento de formate "Entrega de Vales de Combustible"
Recursos
Materiales
y
en el cual se especitica los nurneros de folio Servicios Generales de los vales por denominaci6n, recabando la firma de la persona encargada de realizar el trarnite y regresar el "Oficiode
Comisi6n"
-
original. 3.
Recibir el "Oficio de Comisi6n" original y los Unidad vales de gasolina para que al recargarel
Administrativa
solicitante.
combustible, se solicite la nota de compra del importedel consumo. 4.
L1enarla bitacora de combustible con los folios Jefe del Departamento 'de de los vales de gasolina,el
nurnero de la Recursos
Materiales
y
comisi6n, la techa de emisi6n del formate de Servicios Generales "Entrega
de Vales de Combustible", el
nurnero econ6mico del vehlculo, el nombre del comisionado. 5.
Entregar el "Oficio de Comisi6n" original Unidad solicitante. sellado por el Plantel u oficina de Gobierno para comprobar
Administrativa
que se cumpli6 con la
encomienda, as! como la nota que compruebe el importe cargado de combustible. 6.
Recibir los documentos y devolver el tormato Jefe del Departamento de de "Entrega de Vales de Combustible" al Recursos comisionado.
7.
Materiales
y
Servicios Generales
Capturar Ia informaci6n de la bltacora de Jefe del Departamento de combustible en el "Programa de Control de Recursos
Materiales
y
PERIOOICOOFICIAL
628
I. Etapa
Descripci6n de Actividades
7 DE ,MAYO DE 2011
Responsable
-
I
para reportar y analizar el .Servicios Generales
Oomlslones"
comportamiento del gasto. 8.'
Archivar cronol6gicamente en el registro de Jefe del Departamento de Recursos
"Oornprobaclon de Combustible".
Materiales
y
Servicios Generales .
9.
.
Conciliar trimestralmente lacomprobaci6n
Recursos
Recursos Financieros.
Servicios Generales
y
trimestral?
En caso de coincidir .enviar el archivo de Jefe del Departamento de "Comprobaci6n
al archivo Recursos
de Combustible"
En
caso
de
no
coincldir
Materiales
verificar
la Jefe del Departamento de
informaci6n y presentar la solventaci6n a la Recursos
Materiales
Direcci6n de Recursos Financieros y enviar el Servicios Generales archivo de "Comprobaci6n al
archivo
general
correspondiente. , Fin del procedimiento
de Combustible" del
y
Servicios Generales
general del ejerciciocorrespondiente. 11.-
Materiales
gasto del combustible con la Direcci6n de
meter
el monte
Recepcionar copia para No. de contralo
Entregar,oncio, pedido y No. de contrato aI proveedor
PERI6olCO
702
PROCEDIMIENTO
OFICIAL
5. LICITACION SIMPLIFICADA
7 DE MAYO DE 2011 ,
MAYOR 0 MENOR
OBJETIVO:
Uevar
8;.
cabo conforme a 10 que marca la Ley y el Re.glamento de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestaci6n de Servicios del Gobierno del Estado de Tabasco, los
,
procedimientos de adquisici6n y servicios para cubrir las necesidades de las unidades administrativas del Golegio de Bachilleres de Tabasco. POLITICAS:
•
Se debera IIevar un control de las Iicitaciones realizadas.
•
Las invitaciones para los lnteqrantes del Subcornlte de Gompras, Secretarfa . de Contralorla y Subsecretaria de Administraci6n de la Secretarla de Administraci6n y Finanzas
se deberan elaborarde
acuerdo al recurso
asignado.
•
Los archivos que se generen en cada Iicitaci6n, seranlnteqrados en carpetas y cada una tendra sunota de identificaci6n..
•
No se deberan de pertorar Ias aetas que seqeneren de las licitaciones, se resguar~ada~ en protectores de hojas.
•
Las invitaciones que se envfen a los proveedores para que participen en las . Iicitaciones seran firmadas y rubricadas por el director adminlstratlvo y el jete del departamento de adquisiciones.
•
Gada invltaclon .sera recibida con fecha, firma y sello porel proveedor.
•
EI oficio y pedido quese
entrega al proveedor ganador seran firmados y
sellados, especificando la fecha correspondiente.
.I
7 DE MAYO DE 2011 .
•
PERI6DICO OFICIAL
703
AI termlno de cada etapa se debera entregar una copla del acta a los participantes a la reuni6n, asl como copia del dictamen tecnlco y el cuadro comparativo.
DESARROLLO Etaoas 1
DE ACTIVIDADES: Descriocion
Elaborar
enviar
y
conforme
necesidades obtenidas de la Global,
oficio
solicitando
a
Responsable las Jete del Departamento
Requisici6n de
Adquisiciones
sutlclencla "Secretario
del
presupuestal a la Direcci6n de Planeaci6n, Subcornlte" Programaci6n y Presupuesto remitiendo a su vez la contestaci6n correspondiente. 2
Recepcionar el oficio de autorizaci6n de la Jete del Departamento de
suficiencia presupuestal.
Adquisiciones
"Secretario'
del
suocorntte"
3
Veriticar
que
los
que Jete del Departamento
proveedores
participaran en la Iicitaci6n,
se encuentren
de
Adquisiciones
vigentes en el Padr6n de Proveedores del "Secretario Gobierno del Estado de Tabasco. 4
del
Subcomite"
Elaborar y distribuir las invitaciones para los Jete del Departamento . .
proveedores, adjuntando el anexo C (debera de Adquisiciones contener la descripci6n de los lotes a cotizar) "Secretario del . 5
yD.
Subcornlts"
Integrar la carpeta de la Iicitaci6n
Jete del Departamento de Adquisiciones "Secretario del Subcomite"
6
Fotocopiar
las
invitaciones
y
los Jete del Departamento
documentos entregados a los .proveedores de Adquisiciones • participantes pata integrar la carpeta "que se "Secretario del entregara Secretarias
a
los
representantes
de
las Subcornite"
PERI6olCO
704
OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
Descripcion Resoonsable Jete del Departamento Recepcionar los sobres de las propuestas de
Etapas 7
los proveedores participantes, elaborando el de Adquisiciones acuse de sobres recibidos para veriticar que se cumpie con el rnlnirno establecido en la ley, en caso de proceder continua con el procedimiento,
en
caso
contrario
se
declarara desierta la licitaci6n, elaborando el acta correspondlente, Elaborar, tirmar y enviar los oficios de Direcci6n Admiriistrativa
8
invitaci6n a los representantes
de la "Presidente del
Subsecretaria de Administraci6n de la SAF Subcomite de Cornpras y
Secretaria de Contralorfa, asl mismo a del Cobatab
todos los integrantes del Suboornlte de Jete del Departamento Compras del Colegio de Bachilleres de de Adquisiciones Tabasco para la reuni6n de presentaci6n y "Secretario del apertura de
las
propuestas
tecnlcas
y Subcomite"
econ6micas. -9
Enviar las invitaciones a la Secretaria de Jete del Departamento Contraloria, Subsecretarfa de Administraci6n
de Adquislclones
de la SAF e integrantes del subcornlte de Compras. Recepci6n de sobres de propuestas de los Jete del Departamento
10
11
proveedores
de Adquisiciones
Realizar reuni6n de acuerdo al orden del dia
Subcomite de Compras
anexo a las invitaeiones, se presentan las propuestas
tecnlcas
y
econ6micas,
aperturando solo la primera procediendo el Subcornlte _a su anallsis
levantandose el
acta correspondiente 12
Declarar
un
receso
para que el area -Area solicitante de la
solicitante elabore el dictamen tecnico de las compra propuestas presentadas . ...
..
0
servicio.
7 DEMAYO DE 2011
Etapas .- .. 13
..,
Reunir
PERI6oICO.OFICIAL
705
Descrlpclon ~espon.s~b!~.__ nuevaniente el Subcornite --de' ~Jefe del Departamento
Compras y dar lectura al dictamen teonlco de
emitido por el area enoarqada para proceder Secretario •
y
Adqulslctones
del
a la apertura revisi6n de los sobres de las Subcornltsde Compras propuestas econ6micas que cumplieron con las caracterlstlcas solicitadas, elaborando el cuadro comparativo correspondiente.
14
,
Elaborar el acta de adjudicaci6n y fallo,
Presidenta del
..
15
firmando todos los que en ella intervinieron.
Subcomite de Compras
Elaborar y firmar el oficio de notificaci6n del
Direcci6n Administrativa
fallo al proveedor
"Presidente del
0
proveedores ganadores.
Subcornlte de Compras"
16
Elaborar el pedido y recabar las firmas Jefe del Departamento correspondientes.
17
de Adquisiciones.
Solicitar el numero
de contrato, turnando Jefe del Departamento
copia del pedido.
18
Enviar
el
de Adquisiciones
pedido
a
la
DPPP
para Jefe del Departamento de Adquisiciones
comprometerel monto.
19
Entregar el oficio de notitlcaclon del tallo, Jefe del Departamento pedido y nurnero de contrato al proveedor ganador
para
presentar
la
fianza
y
elaboraci6n del contrato correspondiente por la Unidad de Asuntos Jurldicos. Fin del procedimiento
de Adquisiciones
PERlODICO OFICIAL
706
7 DE MAYO DE 2011
DIAGRAMA DE FLUJO SUBCOMITE [
INICIO
Elaborar oficio de suficiencia
DIR. ADMVA.
D.P.P.P
PROVEEDORES
}
Firmar y turnar oflclo
Elaborar y turnar oficio de suficien
Recepcionar oficio de suficiencia Filtrar proveedores
Recepcionar invitaci6n
Integrar carpeta Fotocoplar documentos para carpetas de
Invltaclones
707
PERIODICO ·OFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
SUBCOMITE
SOLICITANTE
SUBSEC.DE ADMON DE S.A.F
SECRETARIA DE CONTRALORIA
Recepcionar invitaci6n
Recepcionar lnvitaclon
i ! Recepcionar sobres de oroouestas
...............................................................................................................................................
~
Elaborar y firmar el acta de esta eta
5e declara un receso y se envlan doc. para eI dictamen t6cnlco
Reunl6n de
apertura de sabres (Etapa
econ6ml a
Elaborar dictamen teonico
y
1
firma
;
.1..
7:SErMAYO DE 2011
708 /
SUBCO~I"FE
f
DEPTO'''DE ADO • .. ---
--
.. ,-.
-1).P.p.P.
-JURIDICO
Cf Elaboraci6n y firma del cuadro compar~
-
-~
Adjudicaci6n y elaboraci6n del acta
1
Elaborar y firmar oflcio de~ notifica~
I
Elaborar y firmar do
PedidQ..-- --
-I~
-
Comprometer el monte
I
--
-_.
"
Recepclllf'lar copla para No. de conlralo
Entregar,onclo, pedldo y No. de contralo al proY\tedor
Fin
,.
I
.
-
-.
...,
/
P'ER10DtCO' QFICIAL
7 DE MAYO DE 2011
709
PROCEDIMIENTO 6. COMPRA DIRECTA OBJETIVO:
Cubrlr las necesidades mas urgentesque se requieran en los planteles oficiales, EMSAD y oficinas centrales del Colegio de Bachilleres de Tabasco de acuerdo a la normatividad vigente.
POLITICAS:
.'
Las cotizaciones deberan de contener la vigencia de los preclos, tiempo de entrega y las condiciones de pago.
•
La cotizaci6n debera Incluir la leyenda de si es con LV.A incluido
0
sin I.V.A
Incluido. •
La cotizaci6n debera presentarse en pesos mexicanos.
•
En la cotizaci6n debera venir descrito el precio unitario
•
Si se realizan descuentos en las cotizaciones, se debera de mencionar de cuanto es el descuento (en porcentaje)
y si se realizo antes de lV.A
0
cespuss de el.
•
El pedido debera ser firmado y sellado por el proveedor al recibirlo, .
DESARROLLO' DE: AC'tIVIDADES: Eta' as
1·
Elaborar
to
DeSC11i eton y enviafconfonl1e
a
. Res onsable las Jefe de~ Departamento ••
necesidades obtenidas de la ·Ftequisici6n de Global,
'oficlo
solicitando
Adquisiciones
suficiencia "Secretario
del
presupuestal a la Direcci6n de Planeaci6n, Subcomitt3" Programaci6n y Presupuesto remitiendo a su vez la contestaci6n correspondiente. 2
Recepcionar ,el oficio de autorizaci6n de Ia Jefe del Departamento suficiencia presupuestal.
de "Secretario Subcorriite"
Adquisiciones del
:710
.PERrOOICO OFICIAL
7 DE MAYO DE·2011
R esponsa ble
D escnocron
Et aoas
3
Verificar
que
los
proveedores
Ie.
participaran
en
encuentren
vigentes
que
Jete
del
directa,
se
de
Padr6n
de
"Secretario
del Estado de
Subcornlte"
compra
"-"
.-
Departamento Adquisiciones
r
,
. Praveedores
en
el
del Gobierno
del
Tabasco y curnplan con todos los requisitos so Iicitados.
4
Solicitar
cotizaci6n
de
los
materiales
0
Jete del Departamento de Adqulsiclones
servicios que se requieren
"Secretario del Subcomlte"
5
Departamento de
Recepcionar las cotizaclones
Adquisiciones
6
Elaborar y tirmar el cuadra comparativo
Direcci6n Administrativa y Jete del Departamento de Adquisiciones
7
Analizar
el cuadro comparativo
y adjudicar
y Jete del Departamento
los lotes
.
