MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
CAPITULO IV DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA QUE FACILITE EL CONTROL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS EN LAS ADESCOS
INSCRITAS EN LA
ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ANA. A. GENERALIDADES. La propuesta que se presenta en este capitulo, ha sido elaborada tomando en cuenta aspectos necesarios en la auditoria interna, aplicables a las operaciones de las Asociaciones de Desarrollo Comunal en sus dos grandes grupos como lo son ingresos y egresos, parte de mucha importancia en la dependencia de estas Asociaciones requieren controles que garanticen el adecuado manejo y registro.
Todo el manual se ha elaborado con base a las Normas Internacionales de Auditoria, y
constituye el primer documento dirigido a examinar las operaciones de las
Adescos en la Alcaldía Municipal de Santa Ana, para la unidad organizativa responsable efectuar dicha auditoria.
B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
B.1. Objetivo General: Proporcionar un manual de auditoria como una herramienta que fortalezca el control interno para ser utilizado por la unidad de auditoria interna, útil para examinar las operaciones de las Adescos, de tal manera que facilite la adecuada aplicación de las Normas Internacionales de auditoria.
101
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
B. 2. Objetivos Específicos: •
Proporcionar los lineamientos de aplicación dirigidos al buen desempeño de las operaciones de Las Asociaciones.
•
Dar a la alcaldía Municipal de Santa Ana una herramienta que les sirva de guía a la unidad organizativa responsable de efectuar auditoria en
las
operaciones de las asociaciones.
C. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA. El diseño de un manual de procedimientos de auditoria, nace con la finalidad de cumplir un objetivo en común que consisten en mejorar los procedimientos
de
auditoria que la Alcaldía Municipal realiza a las adescos.
Para mejorar dicha situación, se considera tomar en cuenta a los involucrados de la manipulación de la información, ya que de acuerdo con la investigación de campo que se realizo, se detecto que los controles internos son deficientes y se encontró carencia de la información que brindan como parte de la adesco. Es necesario diseñar un manual de procedimientos de auditoria, porque la Alcaldía Municipal, no realiza tales procedimientos para verificar que existe un control financiero apropiado; si la alcaldía
no implanta este procedimiento de auditoria,
pueden perder credibilidad ante las demás Instituciones y usuarios, ya que es el ente fiscalizador de las asociaciones, además, si no evalúan los controles internos se seguirá cometiendo negligencia y entropía institucional ; por todo lo antes mencionado se debe auditar, realizando exámenes, evaluaciones y un control con el objetivo de conocer el funcionamiento de la auditoria y el efecto que genera, realizando recomendaciones que sean puestas en práctica para una mejora institucional. 102
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Con la creación del manual de procedimientos de auditoria es necesario tomar en cuenta, los diferentes tipos de auditoria interna; como son la auditoria operativa, de legalidad y eficacia; en la cual la auditoria será realizada y ejecutada con mayor eficacia, lo que favorecerá tanto a las adescos como a la misma Alcaldía Municipal.
D. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA. En las asociaciones de desarrollo comunal existen muchas operaciones de diferentes tipos, por lo que es necesaria una herramienta que permita el adecuado manejo, transparencia y control en la administración de los recursos.
Las Asociaciones como parte de la comunidad es la responsable de la recaudación, custodia y erogación de fondos, y se constituye como una fuente de información financiera para la gestión pública. Además, en ella descansa la oportuna recaudación de los ingresos y pagos que recibe de los socios o usuarios cuando se administran proyectos en beneficio de la comunidad y sus informes, constituyen la evaluación de la ejecución presupuestaria y contable de las mismas.
Para la realización de la auditoria, se requiere de instrumentos que faciliten el eficiente y eficaz desempeño de los auditores, por lo que surge la necesidad de contar con instrumentos de aplicación de las diferentes normas y leyes que deben ser aplicables en todo ante público, En este capitulo, se propone una herramienta muy importante para la auditoria interna dirigido a examinar las operaciones de las Asociaciones, el cual esta elaborado en base a las Normas Internacionales de Auditoria,
Es importante mencionar que el manual pretende facilitar la debida aplicación en la auditoria de las operaciones de las adescos, por ser la encargada del manejo de los fondos de la comunidad, por tal motivo es de gran importancia el debido control de estas Asociaciones. 103
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
E. BENEFICIO DE LA PROPUESTA E.1 Beneficio Económico. El manual como una herramienta de la unidad responsable de efectuar auditoria viene a facilitar el control de las operaciones de las Asociaciones, las cuales son de gran importancia en la municipalidad y su control es bastante delicado, ya que aquí es donde se manejan los ingresos y egresos de la comunidad, por lo tanto si se tienen registros, y controles bien aplicados que muestren transparencia y razonabilidad en las cifras que presenta el departamento de Desarrollo Comunal, se contribuye al desarrollo económico, se obtiene información financiera confiable, la cual sirve para tomar decisiones, cuidar la economía de la comunidad, crear programas de desarrollo económico para familias de escasos recursos, es decir que aplicando buenos controles a los ingresos y egresos se contribuye al desarrollo de la economía de la comunidad. La administración municipal debe contar con herramientas como el manual de procedimiento de auditoria, que ayuden al desarrollo local sustentable y sostenible en lo económico, generando condiciones y oportunidades para la creación de fuentes de empleos, la diversificación agrícola, el impulso y el ordenamiento del comercio.
E.2 Beneficio Social. Las municipalidades tienen como objetivo principal contribuir al desarrollo local de la sociedad, elevando los niveles de desarrollo humano reduciendo la vulnerabilidad de la población, para lograrlo se necesita de herramientas que ayuden a la gestión municipal, a los controles financieros de esta, a la ejecución de proyectos sociales.
La aplicación del manual de auditoria interna proporcionará a la unidad organizativa la información necesaria que le ayude a verificar el control en el área financiera que se ha
hecho en un periodo determinado, la situación en que se encuentra un
determinado proyecto, los desembolsos sustentados. 104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
En conclusión el jefe de desarrollo comunal contará con información veraz, oportuna confiable de la información económica, financiera y social para un adecuado manejo de los fondos municipales pertenecientes a la asociación.
105
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
F. DISEÑO DELMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA FINANCIERA
1- PORTADA DEL MANUAL
ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ANA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LAS ADESCOS
SANTA ANA, OCTUBRE 2008.
106
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
2- INDICE
Descripción
3. Esquema del manual
No página
115
CAPITULO I 4. Aspectos administrativos del examen
116
4.1 Procedimientos para la designación del equipo De auditoria
117
4.2 Instalación de Equipo de Auditoria
119
4.3 Archivo permanente y corriente
119-120
4.4 Procedimientos para el resguardo del archivo Permanente y corriente 4.5 Contenido del Archivo permanente y corriente
120-121 121-122
4.6 Formulación y ordenamiento de los papeles de Trabajo
122-124
4.7 Índice
124
4.8 Referenciación
124
4.9 Marcas de Auditoria
124-126
4.10 Procedimientos para formulación y ordenamiento de papeles de trabajo
126-128
CAPITULOI II 5. Planeación
129-130
5.1 Conocimiento y comprensión de la Adesco
130-134
5.2 Determinación de los Objetivos de Auditoria
134-135
5.3 Naturaleza, Alcance y Oportunidad de los Procedimientos de auditoria
135-136
5.4 Memorandum de planeación
136-137
5.5 Programa de auditoria
138-141 107
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
5.6 Procedimientos básicos para la fase de planeación
141-146
CAPITULO III 6. Ejecución
147
6.1 Determinación del muestreo de auditoria
148-149
6.2 Pruebas de Controles
150-151
6.3 Pruebas Analíticas
151
6.4 Pruebas sustantivas
152-153
6.5 Evaluación de la Evidencia y validación de conclusiones y recomendaciones 6.6 Desarrollo de hallazgo de auditoria
153-155 156-158
CAPITULO IV 7. Informe
159
7.1 Comunicaciones a la Administración
160-161
7.2 Procedimientos
161-163
7.3 Remisión del Informe a la Dirección para la Determinación de responsabilidades
163-164
7.4 Dictamen sobre los Estados Financieros
165-170
7.5 Informe sobre aspectos de control interno
171-172
7.6 Informe sobre aspectos de cumplimiento legal
172
7.7 Seguimiento a recomendaciones de auditorias Anteriores
173-174
7.8 Remisión del informe de auditoria a la dirección de Responsabilidades
175
Apéndice 1
176-178
Apéndice 2
179-185
Apéndice 3
186-187
Apéndice 4
188-190
108
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
3. ESQUEMA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA QUE FACILITE EL CONTROL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA QUE FACILITE EL CONTROL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS.
CAPITULO I ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE AUDITORIA M A N U A L
Control de Actividades
Fases Control
D E P R O C E D I M I E N T O S
CAPITULO II PLANEACIÓN DE AUDITORIA
Designación de Equipo Instalación del Equipo Archivos
• •
•
Papeles de Trabajo
Riesgo Programas • Permanentes • Corrientes
Formulación y Ordenamiento
CAPITULO III EJECUCIÓN Y PRUEBAS DE AUDITORIA • Conocimiento de la entidad. • Obtención de Información • Determinación de Puntos Críticos. • Objetivos de la Auditoria. • Materialidad. • Inherente. • Control. • Detección. • Alcance y Naturaleza. • Clases • Objetivos. • Flexibilidad. • Contenido.
Ejecución
Pruebas
CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Muestreo
Informe
• De Control • Analíticas • Sustantivas
Dictamen
Evaluación
Control Interno
Hallazgos
• Índice • Referemciación • Marcas
• • • • • • •
Comunicación Trámite Remisión Elementos Clases Seguimiento Recomendacione s
109 R E T R O A L I M E N T A C I ÓN
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO COMUNAL
Plan de Implementación
CAPITULO I
DESIGNACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA
INSTALACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA
ARCHIVOS
CONTROL DE ACTIVIDADES
PAPELES DE TRABAJO FORMULACIÓN Y ORDEMANIENTO
PERMANENTES CORRIENTES
INDICE
REFERENCIACIÓN
MARCAS
Fuente: Elaborado por Equipo de Tesis
4. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DEL EXAMEN
DESIGNACION DEL EQUIPO DE AUDITORIA Para designar el equipo de auditoria se deberá considerar el tipo y tamaño de la adesco objeto de examen; experiencia y capacidad de los auditores según el trabajo a desarrollar.
110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Corresponde al jefe de auditoria la decisión de efectuar la auditoria o examen especial y su oportunidad de conformidad al cumplimiento del plan anual de trabajo Para cada auditoria se designara un supervisor, quien tendrá
bajo su
responsabilidad la conducción del trabajo.
4.1- PROCEDIMIENTOS PARA LA DESIGNACION DEL EQUIPO DE AUDI TORIA Objetivo: proporcionar los lineamientos para designar el equipo de auditoria
Nº 1
2
RESPONSABLE Jefe
ACTIVIDAD Designara al supervisor los auditores necesarios para que realicen el trabajo en la entidad objeto de examen Emitirá una orden de trabajo numerada correlativamente, en original y las copias que sean necesarias; el original para el supervisor y copias para los auditores y archivo según anexo 1
3 -
-
cuando sea necesario efectuara bonificaciones en las indicaciones contenidas en la orden de trabajo, se procederá a emitir una orden de trabajo modificada. al emitir la orden de trabajo, elaborara una carta de comunicación del trabajo a realizar, la cual será dirigida y entregada a la máxima autoridad de la entidad a auditar.
111
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
4.2. INSTALACION DEL EQUIPO DE AUDITORIA A continuación presentamos las principales acciones que se deben realizar para que el equipo de auditoria se instale en la entidad en condiciones aceptables para la ejecución de la auditoria.
Objetivo: Dar a conocer los lineamientos a seguir para la presentación del equipo de auditoria al personal administrativo de la adesco.
N
RESPONSABLE
1
2
Jefe
ACTIVIDAD
-
Solicitara al presidente de la adesco auditar y emitirá carta de presentación
-
Participara con el supervisor en reunión con funcionarios de la adesco, a efecto de dar a conocer la naturaleza y alcance del examen a ejecutarse, y presentar la nomina de los miembros del equipo
-
Solicitara espacio físico adecuado para realizar la auditoria.
-
Identificara al personal de la adesco para obtener la información.
-
Comunicará al jefe de auditoria, teléfono, y horarios de trabajo de la adesco a auditar
-
Coordinara las necesidades de información del equipo de auditoria con el personal de la entidad
-
Distribuye al desarrollar.
Supervisor
3
4
5
6
auditor
el
trabajo
a
112
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
4.2.1 Control de asistencia y actividades El supervisor tendrá la responsabilidad de verificar que los auditores anoten diariamente y de manera correcta la hora de entrada y salida en una hoja de control de asistencia y permanencia, además mantendrá actualizado el control de tiempo de actividades. (Ver anexo 2)
4.2.2 Costos del examen El supervisor tendrá la responsabilidad de establecer los costos financieros del examen, en forma mensual y acumulada, lo cual se registrara en una cedula según modelo en anexo No. 3 que será entregada mensualmente a la dirección que corresponda.
4.2.3 Archivo corriente y permanente En el desarrollo de la auditoria es necesario contar con archivos según lo dispuesto en la NIA 230, con información que contenga: disposiciones
legales,
reglamentos,
manuales, instructivos y demás normas que regulen su funcionamiento. Así mismo, comprende datos relativos con su organización,
estructura,
procedimientos,
contratos,
funciones, convenios
e
informes de los trabajos de auditoria o exámenes especiales.
Archivo corriente. El archivo corriente, comprenderá los papeles de trabajo generales y específicos relacionados con las auditorias o exámenes especiales realizados.
113
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Este archivo respalda la opinión del auditor, incluye la documentación sobre la evaluación del sistema de control interno de la adesco. Los procedimientos de auditoria realizados y las evidencias que se han obtenido durante la fase de planeación y ejecución del trabajo de campo. Este archivo contendrá un espacio físico común para la unidad organizativa de la Alcaldia, donde se mantendrá el archivo permanente y corriente. Para mantener la información actualizada, en cada auditoria se agregara o sustituirá la normativa legal y o técnica relacionada con las entidades objeto de examen, dejando cedula que evidencie su actualización.
Archivo permanente El archivo permanente contendrá información de cada adesco, útil para varios años, relacionada las diferentes cédulas que elabore el auditor, con base a los estados financieros a las fecha del periodo objeto de examen.
114
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
4.3 PROCEDIMENTOS PARA EL RESGUARDO DE ARCHIVO PERMANENTE Y CORRIENTE. Objetivo: Presentar los lineamientos a seguir para archivar los documentos obtenidos de la empresa y del trabajo realizado.
Nº
RESPONSABLE
1
SUPERVISOR
2
ENCARGADO ARCHIVO
ACTIVIDAD
DE
Al concluir la auditoria, entregará al encargado del archivo, los papeles de trabajo generales y específicos relacionados con la auditoria o exámenes especiales realizados, así como los documentos correspondientes al archivo permanente. Recibirá, clasificará y ordenará los documentos para conformar y resguardar el archivo según corresponda.
4.3.1 Contenido del archivo permanente y corriente.
El archivo permanente y corriente, deberán contener al menos la información siguiente:
115
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Objetivo: dar a conocer el contenido de los
archivos
permanentes y corrientes.
CODIGO CONTENIDO DEL ARCHIVO PERMANENTE.
AP1
Información sobre antecedentes y organización de la adesco auditada: -
Estructura organizativa de la adesco.
-
Reglamentos de organización y funciones, publicados y autorizados por la Alcaldía.
AP3
Extractos sobre el sistema de contabilidad -
nombres del personal clave, autorizados para procesar los asientos contables; para firmar y aprobar operaciones.
-
Manual de contabilidad vigente, catalogo de cuentas
-
contable, manual de aplicación, políticas contables.
-
Manual o guía de usuarios, si llevan registros magnéticos
-
Balance General. Estados de Resultado, Flujo de Efectivo, Estado de Cambios de Patrimonio
AP4
Documentos de auditoria Informes de auditoria:
CODIGO
-
De auditoria interna
-
De auditoria externa (art. 120 código Municipal).
CONTENIDO DEL ARCHIVO CORRIENTE
116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
AC1
-
Informe de auditoria
-
Carta de notificación
-
Carta a la Junta Directiva
-
Estados financieros (Ver Nif 1)
-
Hojas de trabajo
-
Sumarias
-
Cedulas de detalle
-
Cedulas analíticas
-
Determinación de la muestra
-
Examen de la muestra
-
Hallazgos de auditoria.
-
Cronograma
4.4. FORMULACION Y ORDENAMIENTO DE LOS PALELES DE TRABAJO. Las normas Internacionales de Auditoria adoptadas por la Alcaldía Municipal requieren lo siguiente:
a) Deberán conservarse el registro del trabajo de los auditores de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo deben contener información suficiente que permita a un auditor experimentado, que no a tenidos contactos previos con la auditoria realizada, obtener evidencia que sustente las conclusiones y juicios significativos que emita.
b) Los papeles de trabajo constituyen documentos que contienen las evidencias obtenidas por los auditores a través de la aplicación de los procedimientos de auditoria.
c) En los papeles de trabajo se indicará la fuente de los datos obtenidos. En la esquina superior derecha de cada papel de trabajo se escribirán las 117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
iniciales de la persona que los elabora, revisa, supervisa y la fecha de iniciación. En la parte inferior del papel de trabajo, se podrá anotar la fecha de terminación del mismo y la firma del supervisor y auditor.
d) El auditor deberá organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en las áreas examinadas.
Los inconvenientes que ocurran durante la auditoria deberán documentarse en papeles de trabajo, puesto que ayudarán al auditor a cumplir con su labor. Los siguientes aspectos deberán ser debidamente documentados en papeles de trabajo. • Planeamiento • Comprensión del control interno y evaluación de riesgos • Procedimientos de auditoria realizados y evidencias obtenidas • Conclusiones obtenidas • Hallazgos de auditoria • Comunicación de resultado Los requisitos básicos que deberán contener los papeles de trabajo son: •
Nombre de la Adesco auditada
•
Descripción del tipo de examen
•
Descripción de área o componente objeto de examen
•
Período de examen
•
Índice o código del papel de trabajo
•
Iniciales del personal que los preparó, revisó y supervisó los papeles de trabajo
•
Fecha de elaboración del papel de trabajo
•
Refenciación del procedimiento del programa de auditoria que se desarrolla
118
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
4.4.1 Índice
El ordenamiento de los papeles de trabajo deberá hacerse de acuerdo a las agrupaciones de cuentas o áreas definidas en el examen, para lo cual se podrá utilizar el tipo de índice alfabético, numérico y alfanumérico.
En el caso de auditorias financieras, los índices en los papeles de trabajo específicos se aplicarán por subgrupos de cuenta, relacionados con el Balance General y el estado de Resultado. Respecto al estado de flujo de fondo, los índices se aplicarán a disponibilidades iniciales, fuentes usos y disponibilidades finales. En los casos necesarios, se podrá aplicar índices por ciclos operacionales.
4.4.2 Referenciacion
El auditor debe referenciar los papeles de trabajo, incluyendo el informe final de auditoria, permitiendo la interrelación cruzada entre sí. 4.4.3 Marcas de auditoria:
Son los símbolos empleados por el auditor para indicar los procedimientos aplicados, dichos símbolos se registran en cada uno de los papeles de trabajo elaborados.
ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ANA CEDULAS DE MARCAS EXAMEN DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X FORMA COLOR SIGNIFICADO Rojo Dato tomado del Libro Mayor Auxiliar al.
¥ Σ Ұ
Rojo
Tomado de documentos que soportan gasto.
Rojo
Cálculos verificados ingresos.
119
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
ךּ Δ @ ↑ 3
Rojo
Documento con soporte legal
Rojo
Documento sin soporte legal.
Rojo
Conciliación Bancaria verificada.
Rojo
Diferencias verificadas y discutidas
Rojo
Documentación sin soporte contable.
N/A
Rojo
No aplica.
± #
Rojo
Documentos con diferencias.
Rojo
Documentación de proyectos aprobados
$
Rojo
Cálculos verificados.
[ ¬
Rojo
Sumatorias pagos de compromisos.
Rojo
Gastos Imprevistos autorizados
ϕ
Rojo
Documento sin firma autorizada
]
Rojo
Verificación del Efectivo.
>
Rojo
Documentación cotejada con libros legales auxiliares.
*
Rojo
Operación Aritmética Incorrecta
(
Rojo
Comprobantes sin lleno de requisito Comprobantes con lleno de requisitos
) Ç
Rojo
Verificación de planillas (AFP, ISSS )
╣
Rojo
Comprobación de cotizaciones (3)
120
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
4.5. PROCEDIMIENTOS PARA FORMULACIÓN Y ORDENAMIENTO DE PAPELES DE TRABAJO. Objetivo: Proporcionar los lineamientos para la formulación y ordenamiento de los papeles de trabajo.
No.
1
RESPONSABLE
Supervisor
PROCEDIMIENTOS
Instruirá a los formulación
y
auditores
sobre la
organización
de
los
papeles de trabajo. 2
Auditores.
Formularán los papeles de trabajo de conformidad a los procedimientos
Contenidos 3
en
cada
programa
de
auditoria. Cumplirán con las instrucciones del supervisor, a efecto de elaborar y ordenar
4
utilizando
los
papeles
índices
y
de
trabajo,
referencias
adecuadamente. Utilizarán marcas de auditoria, para 5
indicar
los
procedimientos
de
programas que se han cumplido. En cada uno de los papeles de trabajo, 6
anotarán sus iniciales y las fechas de Supervisor
iniciación y terminación. 121
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
7
Revisarán el contenido y corrección de los papeles de trabajo. Ordenaran
8
los
papeles
de
trabajo
dentro de carpetas destinadas al efecto y los entregarán Director. En la carátula anotara el nombre específico del examen practicado, los
9
nombres
de personal que hubiere
intervenido en el examen y el periodo que cubre el mismo. Revisara el contenido de los papeles de trabajo, 10
la
calidad
de
evidencia
preparada por los miembros del equipo; ordenara a la persona que preparo los papeles de trabajo, las modificaciones que considere necesario.
11
Mantendrá
los
papeles
adecuadamente Jefe
12
de
trabajo
clasificados
para
revisión del director. Revisara
los
papeles
revisara
su
conformidad
programa
y
con
las
de
trabajo, con
el
instrucciones
escritas específicas, dejando evidencia 13
de su revisión. Verificara
el
cumplimiento
de
sus
instrucciones contenidas en la hoja de supervisión. 14
Pondrá su visto bueno y la fecha final de revisión en los papeles de trabajo que
estén
considere
concluidos que
y
hayan
cuando sido 122
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
correctamente elaborados. Si
lo
estima
necesario,
solicitara
mayores explicaciones o una mayor presentación de los papeles de trabajo
FASES DE LA PLANEACIÓN
• Conocimiento de la entidad. • Obtención de Información
CONTROL INTERNO
TIPOS DE RIESGOS
• Determinación de Puntos Críticos. • Objetivos de la Auditoria. • Materialidad.
• • • •
PROGRAMA DE AUDITORIA
Inherente. Control. Detección. Alcance y Naturaleza.
• • • •
Clases Objetivos. Flexibilidad. Contenido.
Fuente: Elaborado por Equipo de Tesis
CAPITULO II 5. PLANEACION La planeación se ha caracterizado por el desarrollo de una estrategia global para obtener la conducta y alcance esperados en una auditoria, abarca actividades que van desde la dispocision de tener acceso o a la información necesaria hasta los procedimientos que se han de seguir al examinar tal información, e incluye numero y capacidad del personal necesario para realizar la auditoria. La naturaleza, distribución temporal y alcance de los procedimientos de planificación del auditor varía según el tamaño y complejidad de la entidad bajo auditoria, de la experiencia en la misma y del conocimiento del negocio de la entidad. 123
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Según la NIA 300 las actividades que deben seguir los auditores para realizar la fase de plantación son:
1. Conocimiento y comprensión de la entidad 2. Determinación de los objetivos de la auditoria 3. Determinación de la materialidad y riesgo de la auditoria. 4. Naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de Auditoria 5. Preparación del memorándum de plantación. 6. Preparación y aprobación de los programas de auditoria
5.1. CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN DE LA ADESCO. Según la NIA 315 el conocimiento y comprensión de la entidad se desarrolla de la siguiente manera: - Obtención de la información relevante de la adesco. - Análisis de la información. - Determinación de los componentes de auditoria. - Comprensión del sistema de control interno. - Determinación de los puntos críticos. 5.1.1 Obtención de la información relativa de la adesco Para una efectiva labor en el conocimiento de la entidad el auditor deberá considera lo siguiente:
a) Revisión del archivo permanente. b) Recopilación de información relativa al periodo a auditar. c) Clasificación de la información por áreas, tales como: Financieras, legal, administrativa, organizativa.
5.1.2 Análisis de la información recopilada.
124
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
El análisis de la información la realizara el auditor a través de procedimientos analíticos o revisión que consiste en: la realización de un estudio o evaluación de la información financiera que será objeto de análisis, mediante la comparación con otros datos de información relevante. Para el empleo de procedimientos de revisión analítica el auditor puede disponer entre otro de los métodos siguientes.
a) Análisis de relaciones. Se refiere a cualquier relación entre las cuentas de los estados financieros
b) Análisis de tendencias. Consiste en analizar las variaciones de un saldo o cuenta a través del tiempo.
c) Comparaciones. Implica las comprensiones de información financiera respecto de otros datos independientes a los estados financieros y el ente respectivamente.
5.1.3 Determinar los componentes de auditoria o ciclos de transacciones.
Para ejecutar una mejor evaluación de los estados financieros el auditor considerará los componentes más relevantes a los ciclos transaccionales, agrupándolos de conformidad a las cuentas contenidas en el manual de contabilidad que ha sido aprobado a cada adesco por la Alcaldía Municipal.
Ciclos transaccionales y cuentas relacionadas.
CICLOS
Ingresos,
cuentas
CUENTAS RELACIONADAS
por
cobrar, Transferencias, cuentas por cobrar, 125
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
disponibilidades
Bancos.
Adquisiciones de bienes y servicios, Servicios básicos, gastos en bienes, cuentas por pagar, disponibilidades
existencias de consumo, bienes de uso, cuentas por pagar, Bancos
Salarios
Gastos de personal, cuentas por pagar, salarios y bancos.
Proyectos y programas
Cuentas
de
relacionados,
costos, cuentas
por
bienes cobrar,
cuentas por pagar y bancos.
5.1.4 Comprensión del control interno
Las normas de auditoria aplicables establecen lo siguiente: El auditor debe tener comprensión suficiente de la estructura de control interno para planear la auditoria, determinar la naturaleza, oportunidades y alcance de las pruebas a ser aplicadas.
Para el auditor, el objetivo de su trabajo en esta etapa será el de evaluar y probar el grado de
calidad que el sistema de control interno posee, por medio
de
entrevistas, observación directa y cuestionarios al personal involucrado en el trabajo de las adescos. Para depositar su confianza en la realización de sus trabajos de auditoria.
Los componentes del control interno, según el informe del Comité de organizaciones (COSO I) y que el auditor deberá evaluar, son: a) Ambiente de control b) Evaluación de riesgo c) Actividades de control 126
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
d) Información y comunicación e) Vigilancia o supervisión.
Estos cinco componentes, son aplicables para la auditoria de cada adesco.
Los componentes deberán ser considerados en el texto de: -
El tamaño de la adesco
-
La organización de la adesco y sus características
-
La naturaleza de los negocios de la adesco
-
La diversidad y complejidad de las operaciones de la adesco
-
Los métodos de la adesco para transmitir, procesar, monitorear, y acceder a la información.
-
Requerimientos aplicables legales y regulaciones.
La comprensión del control interno podrá documentarse a través de:
- Narrativas - Flujograma - Cuestionario de control interno.
5.1.5 Determinación de puntos críticos
Con base a la información obtenida en los numerales 1.1 1.2 1.3 y 1.4 los auditores identificarán los puntos críticos, a los que se deberán prestar especial atención considerando su importancia o nivel de riesgo.
Ejemplos: -
Incumplimientos de los procedimientos en adquisición de bienes y servicios.
-
Errores contables en la valuación y presentación de existencias, bienes depreciables e inversiones en proyectos.
-
Atrasos y errores en conciliaciones bancarias y registros contables 127
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
-
Dificultad de obtener evidencia o aplicar procedimientos de auditoria.
5.2. DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE AUDITORIA Con base a la comprensión general de la adesco, el auditor determinará si la auditoria a realizar será por componentes de los estados financieros o por ciclos de transacciones para posteriormente definir del objetivo general y específicos de la auditoria.
5.2.1 Objetivo general
El auditor debe considerar realizar la Auditoria Financiera a la adesco o proyecto por el año terminado al 31 de diciembre de cada período, de conformidad a las Normas Internacionales de Auditoria
5.2.2 Objetivos específicos
1- Emitir un informe que exprese una opinión sobre si el balance general, , estado de resultados, estado de flujo de fondos, emitidos por la adesco, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, los derechos y obligaciones, los ingresos recibidos y los gastos incurridos, durante el periodo auditado, de conformidad a las NIF´S 2- Evaluar y obtener suficiente entendimiento del sistema de control interno de la adesco, evaluar el riesgo de control e identificar condiciones que se considere afecten para la opinión del auditor, incluyendo debilidades del control interno. 3- Hacer pruebas para determinar si la adesco cumplió en todos los aspectos importantes con los términos de convenios, leyes y regulaciones aplicables a la adesco. 4- Determinar si la adesco ha tomado acciones correctivas adecuadas sobre las recomendaciones de informes de auditorias anteriores. 128
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
5.2.3 Determinación de la materialidad del riesgo de la auditoria.
El auditor tomará en cuenta la materialidad como el límite máximo de error que está dispuesto a aceptar para emitir un dictamen sin salvedades. En la determinación de la materialidad los auditores utilizarán su juicio profesional a efecto de emitir un dictamen que permita a los usuarios confiar en los estados financieros para la toma de decisiones. Esto significa que el determinar la materialidad el auditor deberá tener presente quienes son los usuarios primarios y secundarios de los estados financieros, que uso darán probablemente a dichos estados financieros y el grado de precisión que deberá tener su información para que los usuarios fundamenten sus decisiones en ellos.
5.3. NATURALEZA, ALCANCE Y OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. Después de evaluar el riesgo de la auditoria y determinar el monto de la materialidad, el auditor debe determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos. -
La
naturaleza se refiere al tipo de pruebas a realizar (procedimientos de
control o de cumplimiento, procedimientos analíticos y sustantivos) requeridos para reducir el riesgo de auditoria a un nivel aceptado. -
El alcance de los procedimientos en el examen de la muestra, consiste en determinar con base en el cumplimiento del ente, la profundidad y el énfasis de los procedimientos a aplicar a efectos de alcanzar los objetivos de la auditoria.
Por tanto, si el auditor estableció un nivel de riesgo inherente y de control como bajo y un monto mayor de la materialidad, entonces debe documentar en papeles de trabajo, las pruebas de cumplimiento y de control más extensas para sustentar
129
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
las conclusiones sobre la efectividad de las políticas y actividades de control y fundamentar un nivel de riesgo inherente y de control evaluado como bajo. Por el contrario, si el nivel de riesgo inherente y de control fue evaluado como moderado o alto, y la materialidad ha sido fijada con un monto menor, entonces el auditor deberá realizar más pruebas analíticas y sustantivas, y menos pruebas de control y de cumplimiento. La oportunidad de los procedimientos (el momento de la prueba), se refiere al momento de efectuar las pruebas para obtener la evidencia, ya que existen pruebas que son más creíbles si se efectúan lo más cerca posible al cierre de los estados financieros, por ejemplo, el observar el recuento físico de bienes o valores, seria más oportuno en la fecha de los estados financieros, que efectuar ese procedimiento seis meses antes o seis meses después de la fecha de los estados financieros.
5.4. MEMORANDUM DE PLANEACION. El memorando de la planeación de auditoria es un documento formal en el cual se resumen los principales resultados obtenidos en la fase de planeación y la estrategia tentativa de la auditoria. Ese documento debe ser aprobado por la junta directiva. Toda la información y las decisiones contenidas en el memorando de planeación debe estar respalda en documentación ordenada y archivada en papeles de trabajo. El supervisor preparara el memorando de planeación, que contendrá por lo menos la información siguiente. I.- INFORMACION BÁSICA 1. Antecedente de la adesco. 2. Objetivos, finalidad o propósito de la adesco. 3. Presupuesto para el periodo objeto de auditoria. 4. Componentes del control interno. •
Ambiente de control
•
Valoración del riesgo. 130
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
•
Actividad de control.
•
Información y comunicación.
•
Vigilancia.
5. Leyes, reglamentos y otras leyes aplicables. 6. Personal clave de la adesco.
II. ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA. 1. Objetivos de la auditoria. •
Objetivos General.
•
Objetivos Específicos.
2. Seguimiento a las recomendaciones en proceso de auditoria anterior. 3. Estimación de riesgo de auditoria. 4. Determinación de la Materialidad. 5. Determinación de componentes de ciclos importantes. 6. Determinación de áreas criticas. 7. Enfoque de la auditoria. 8. Enfoque del muestreo y tamaño de la muestra. III. ADMINISTRACION DEL TRABAJO.
1. Integrantes del equipo de auditoria. 2. Fechas claves. 3. Cronogramas de actividades. 5.5. PROGRAMA DE AUDITORIA Los programas de auditoria contienen los procedimientos a seguir. Estos procedimientos de aplicaran en el análisis o evaluación del ciclo o cuenta, según el tipo de auditoria que se realice para obtener la evidencia que sustentara el informe.
131
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
5.5.1 Clases de programas.
Programas Generales: Son aquellos cuyo enunciados
es genérico en la
aplicación de las técnicas de auditoria con mención de los objetivos particulares que se persiguen de cada caso. Programas Detallados: Son los que se describen con mayor minuciosidad, la forma practica de aplicar los procedimientos y técnicas de auditoria y se destinan generalmente al uso de los operativos y auxiliares de auditoria. Este se clasifican en: • Los programas estándares o uniformes: Son los que pueden aplicarse a varias entidades con similares características. • Los Programas Específicos: Son los que se formulan y preparan concretamente para cada entidad o situación particular, se basan en la información contenida en la naturaleza alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria; por lo tanto son eficaces.
5.5.2 Objetivos de los programas.
Tenemos que establecer nuestros objetivos y diseñar nuestros procedimientos a la luz de las afirmaciones de la administración. Los objetivos Generales de los programas relacionados con las afirmaciones de los estados financieros son los siguientes: Afirmación de la administración sobre: • Existencia u ocurrencia. Efectuar procedimientos para verificar la existencia de las cuentas reflejadas en el balance general, estado de resultado, estado de flujo de fondos y estado de cambios en el patrimonio (cedulas de contribuciones de contrapartida); y así las operaciones contenidas durante el periodo contable
132
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
• Integridad. Efectuar procedimientos para determinar si todas las operaciones y cuentas que deben presentarse en los estados financiero y cedulas de contribuciones de contrapartida), están incluidas. •
Valuación o Asignación: efectuar procedimientos para verificar que las
cuentas de recursos, obligaciones, patrimonio, egresos y gastos, sean incluidos en los estados financieros, en los montos adecuados y reales, conforme a la técnica y aspectos legales establecidos, dependiendo de la naturaleza de la adesco. • Propiedad,
Derechos
y
Obligaciones.
Efectuar
procedimientos
para
comprobar la pertenencia de los activos y si en efecto pueden constituirse en derechos de la adesco (o proyecto), y los pasivos son obligaciones o compromisos de la misma a la fecha del cierre del ejercicio. • Exposición-Presentación y Manifestaciones. Efectuar procedimientos para verificar si todos los componentes de los estados financieros de la adesco(o proyecto) están combinados, separados, descritos y divulgados en forma adecuada. Los objetivos específicos, son aquellos que se esperan alcanzar luego del análisis de determinada área.
5.5.3 Flexibilidad Los programas de auditoria no deben ser considerados fijos e incambiables, al contrario, serán flexibles, puesto que ciertos procedimientos planificados al ser aplicados pueden resultar ineficientes o innecesarios, por lo que el programa debe permite modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor responsable de su ejecución, considera necesario.
5.5.4 Contenido de los programas
Los programas de auditoria contendrán: 1- encabezado 2- identificación •
Nombre de la unidad responsable de efectuar la auditoria. 133
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
•
Nombre de la adesco auditada o proyecto
3- Referencia: se utiliza para identificar el programa de ubica en la parte superior derecha del programa. 4- Clase de Auditoria. 5- Ciclo o componente. 6- Periodo a examinar •
Cuerpo. En el cuerpo del programa van los objetivos específicos y los procedimientos de auditoria, la regencia de los papeles de trabajo, hechos por (iniciales o rubrica), y fecha de finalización de los P/T.
•
Fechas y firmas. El programa contendrá fechas y firmas de elaborado por los auditores, revisado por el supervisor.
5.5.5 Elaboración de los programas de auditoria
La elaboración de los programas de auditoria financiera y exámenes especiales es responsabilidad de los auditores, serán revisados por el supervisor, cuando se requiera del trabajo de un especialista, la elaboración y ejecución del programa de auditoria será responsabilidad del especialista.
La ejecución de los programas de auditoria será responsabilidad del auditor, y el supervisor se asegurará de su adecuada ejecución. El supervisor, realizará constantemente el avance de los programas y orientará la estrategia seguir para el desarrollo del mismo en el tiempo establecido para dicha fase.
En la elaboración del programa de planificación de la auditoria, podrá incluirse al menos los aspectos siguientes: Objetivos •
Obtener un entendimiento suficiente sobre la adesco (o proyecto);
•
Evaluar el control interno establecido por la adesco ( o proyecto);
•
Determinar el monto de la materialidad y riesgo de la auditoria; 134
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
•
Determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos:
•
Elaborar del memorando de la planeación;
•
Elaborar los programas de auditoria.
5.6. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA LA FASE DE PLANEACION
Objetivo: Proporcionar los lineamientos para la planeacion de la auditoria a Realizar.
RESPONSABLE
Supervisor
ACTIVIDAD
-
Instruir a los auditores para que obtengan los papeles de trabajo de la auditoria anterior, recopilen información preliminar, establezcan los elementos mas importantes a considerar y dar
seguimiento
a
recomendaciones
de
auditorias anteriores. -
Efectuar vista preliminar a la entidad (o proyecto); entrevistarse con los principales funcionarios y exponerles el propósito de la auditoria a realizar.
-
Con el propósito de actualizar el archivo permanente y corriente de la adesco ( o proyecto) solicitará lo siguiente: •
Modificaciones
a
la
ley
(estatutos de las adescos) •
Reglamentos relacionados
•
Manuales e instructivos
•
Organigrama
135
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
•
Principales miembros de la junta directiva (refrendarios de cheques;
encargados
fondos.
Bienes
Estados
Financieros
notas
y
explicativas
de
valores; y y
sus otros
relacionados con la auditoria -
Describirán
en
papeles
de
trabajo
los
resultados obtenidos Auditores
-
Revisarán la información obtenida en el punto anterior y la clasificarán de la siguiente manera:
a) Aspectos legales, b) Aspectos administrativos; y c) Aspectos financieros -
con la información obtenida hará un detalle de las principales disposiciones legales aplicables a la adesco
-
En
papeles
de
trabajo
documentará
la
información siguiente: •
Antecedentes de la adesco o proyecto
•
Objetivos
generales
y
específicos de la adesco, y otros aspectos que considere necesario
-
Analizará la estructura organizativa de la adesco y determinar lo adecuado de la separación de funciones en los diferentes niveles jerárgicos
y la responsabilidades de 136
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
cada uno de ellos; -
Elaborar cedulas que contengan la nómina de los principales funcionarios de la adesco por el período auditado, incluyendo; cargo, sueldo y otras generales.
-
Revisar el sistema contable de la entidad adoptado hasta el 31 de diciembre de cada año,
identifique
las
principales
políticas
contables. -
Mediante procedimientos analíticos analizará los estados financieros durante el período a auditar e identifique los componentes más importantes.
-
Dar seguimiento a las recomendaciones de auditorias anteriores.
-
Del archivo corriente de la auditoria anterior, obtener el informe definitivo y dar seguimiento a las recomendaciones en proceso y no cumplidas, para lo cual solicitará a la adesco auditada,
evidencias
seguidas
para
sobre
solventar
las
las
acciones
deficiencias
reportadas. -
Con las respuestas obtenidas, elaborará P/T en
los
cuales
describa:
la
condición,
recomendación y el grado de cumplimiento: cumplida,
en
proceso
o
no
cumplida,
describiendo y documentando las acciones tomadas por la administración.
-
Obtendrá una comprensión sobre el control interno la adesco, por medio de cuestionarios, 137
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Supervisor
narrativas o flujogramas, evaluando en forma general los componentes del sistema de control interno: el ambiente de control, la valorización del riesgo, las actividades de control, la información y comunicación, y la vigilancia. Determinar el riesgo de la auditoria; inherente, de control y de detección, para la cual utilizará el modelo de riesgo; identificar los factores de riesgo y áreas criticas.
-
Determinará
la
materialidad
para
la
planeación, ejecución e informe considerando las pautas relacionadas con el mismo y el juicio profesional del auditor.
-
Determinará
la
naturaleza,
alcance
y
oportunidad de los procedimientos de auditoria y el enfoque del modelo a utilizar.
-
Elaborará el memorando de la planeación
-
Notificará a los funcionarios y empleados actuantes relacionados con el periodo objeto de examen, sobre la realización de la auditoria (ver anexo 4).
-
Revisará
los
papeles
de
trabajo
para
asegurarse que se ha cumplido con el proceso de la planeación. Jefe -
Revisará el memorando de planeación y se 138
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
asegurará que haya sido adecuadamente elaborado.
-
Entregará el memorando de planeación al jefe para su aprobación.
Supervisor -
Jefe
Revisará el memorando de planeación; y si estuviere
de acuerdo con su contenido lo
aprobará,
caso
contrario
presentará
al
supervisor sus observaciones para que sea mejorado previo a su aprobación. -
De acuerdo a los resultados obtenidos y plasmados en el memorando de plantación elaborará los programas de auditoria.
139
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
CAPITULO III PRUEBAS
EJECUCIÓN
Control
Muestreo
Analíticas Sustantivas
EVALUACIÓN
HALLAZGOS
Fuente: Elaborado por Equipo de Tesis
6. EJECUCIÓN. En esta fase, los auditores desarrollan la estrategia planeada que se encuentra contenida en el memorando de planeación, cuyo objetivo será la obtención de evidencia a través de los procedimientos de auditoria
que se encuentran
contenidos en los programas respectivos, a efecto de obtener como resultado los papeles de trabajo y la evaluación de la evidencia para fundamentar las conclusiones y recomendaciones.
6.1. DETERMINACIÓN DEL MUESTREO DE AUDITORIA.
140
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
De acuerdo con la NIA No. 530, el auditor determinará la muestra a utilizar para la realización del examen. Dicha muestra deberá elaborarse de manera técnica a fin de que la misma sea representativa de la población para permitir extrapolar los resultados, Los tipo de muestreo se presentan en el (apéndice No. 2)
PROCEDIMIENTO
GENERALES
PARA
LA
DETERMINACIÓN
DE
LA
MUESTRA.
Objetivo: Proporcionar los lineamientos para seleccionar los elementos de la muestra.
No.
RESPONSABLE
1.
Supervisor
ACTIVIDAD
Determinará conjuntamente con el auditor, el tamaño de la muestra y orientará a los auditores respecto a los criterios de selección de los elementos de la muestra.
2.
Auditor (es)
Aplicarán los procedimientos siguientes: •
Preparará el papel de trabajo para el diseño muestral, identificando en el encabezado el mismo, la entidad auditada, el tipo de examen (auditoria financiera o examen especial), el área y el periodo sujeto a examen y a continuación
identificará
el
método
de
muestreo a utilizar. •
Anotará el (los) objetivo (s) de la prueba.
•
Seleccionará los elementos de la muestra, anotando cada uno en el orden de selección.
•
Aplicará a todos los elementos de la muestra los procedimientos previstos en cada programa 141
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
de auditoria. •
Identificará los resultados obtenidos en el paso anterior, considerando el tipo de deficiencias.
•
Redactará atributos
los
hallazgos
justificados
con
con
todos
sus
las
respectivas
evidencias. •
Emitirá una conclusión sobre los resultados obtenidos,
en
transaccional,
cada
componente
identificando
los
o
ciclo
errores
encontrados y los errores más probables, el resultado
lo
comparará
con
el
monto
establecido como error tolerable. De dicha comparación, determinará si la muestra es suficiente y competente. •
Identificará con marca los procedimientos aplicados a los elementos de la muestra y colocar los índices en los papeles de trabajo, así como las referencias necesarias.
3.
Supervisor
Revisará los papeles de trabajo y evaluará si se ha cumplido con el (los) objetivo (s) previsto (s), caso contrario sugerirá las correcciones pertinentes. Analizará
si
existe
evidencia
suficiente
y
competente que soporte la (s) conclusión (es) para su incorporación al informe respectivo, caso contrario girará instrucciones a efecto de obtener más evidencia comprobatoria.(ver anexo No. 16)
6.2. PRUEBAS DE CONTROLES. La obtención de evidencia suficiente sobre la efectividad del control interno depende de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de controles. Al 142
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
considerar lo que constituye evidencia suficiente, el auditor puede considerar la evidencia proveniente de la aplicación de pruebas de controles de años anteriores, así como las pruebas obtenidas al evaluar el control interno en la fase de planeación. El auditor puede desarrollar procedimientos de control por separado o realizar Procedimientos de doble propósito (pruebas de control y pruebas sustantivas o de detalle); sin embargo, evaluará por separado con respecto a las actividades de control sometidas a la prueba y con respecto a errores e irregularidades que se encuentran en las prueba de detalles. La ejecución de los procedimientos de control los puede desarrollar el auditor mediante el muestreo por atributos y por medio del muestreo dirigido.
Como resultado de la aplicación de pruebas de controles, el auditor puede identificar posibles condiciones reportables, que deben investigarse y validarse con la administración de la entidad auditada, la cual puede confirmarlas o presentar evidencia para desvanecerlas.
Si el auditor llega a la conclusión de que las actividades de control interno de la entidad auditada no son efectivas, podrá modificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos de auditoria, previa consulta con el supervisor quienes al comprobar que sea procedente, lo comunicarán a su Director de auditoria para su aprobación, caso contrario se procederá con los procedimientos de acuerdo a lo planeado. En la ejecución de estas pruebas el auditor podrá aplicar las siguientes técnicas. -
ENTREVISTAS A LOS FUNCIONARIOS.
El auditor podrá realizar como guía para la entrevista los cuestionarios de control interno previamente elaborados en la fase de planeación.
-
LA OBSERVACION.
Esta técnica que podrá ser utilizada por el auditor le permitirá obtener evidencia directa sobre la actividad observada. -
LA INSPECCION. 143
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
El auditor podrá verificar los registros en los documentos que examina.
6.3
PRUEBAS ANALÍTICAS.
En la fase de ejecución del trabajo, el auditor debe obtener evidencias suficientes y competentes a través de los procedimientos analíticos, para lo cual, realizará como mínimo los siguientes procedimientos. • El auditor elaborará hoja de trabajo a nivel de balance general o estado de resultado • Del balance de comprobación el auditor obtendrá los datos del componente a examinar y elaborará cedula sumaria de dicho componente y cotejara los saldos con el libro mayor de compras... Los saldos
finales deberán
referenciarse con hoja de trabajo. • El auditor podrá elaborar una cédula que detalle la integración de saldos de cada componentes, por el periodo a examinar, cotejando dichos saldos con registros auxiliares de cuentas; referenciandolo con cédulas sumarias. • El auditor podrá realizar lectura crítica de registros auxiliares en busca de partidas inusuales. (Apéndice No 4).
6.4
PRUEBAS SUSTANTIVAS.
El auditor realizará las pruebas sustantivas, las cuales pueden ser: -
procedimientos analíticos
-
pruebas de detalles.
Para lograr la seguridad sustantiva requerida, el auditor podrá utilizar cualquiera de estas pruebas o una combinación de ambas. El tipo de pruebas a utilizar y el 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
nivel de confianza alcanzada en cada tipo de procedimiento se ejecutarán de conformidad al juicio profesional del auditor.
Los procedimientos analíticos sustantivos implican la comparación de un monto registrado, con la expectativa del auditor y, el análisis de cualquier diferencia significativa para alcanzar una conclusión sobre el monto contabilizado.
En las pruebas de detalle el auditor aplicará procedimientos a los componentes seleccionados para el examen, y podrán incluir:
-
CONFIRMACION.
El auditor obtendrá y evaluará las respuestas escritas de las solicitudes de información para corroborar la información contenida en los registros contables.
-
INSPECCION FISICA.
Incluye la verificación de la existencia de los bienes tangibles, tales como bienes de consumo. Activos fijos, aplicando los procedimientos respectivos.
-
CONPROBACION.
El auditor examinará los documentos sustentatorios para determinar si las cuentas de los estados financieros están adecuadamente presentadas.
-
CÁLCULOS.
Incluye el chequeo de la precisión matemática de los registros de la adesco por la suma o total de una columna o suma cruzada u horizontal, o por el cómputo de los montos y asientos de diario, mayor o auxiliares.
En la aplicación de las pruebas el auditor podrá utilizar el muestreo estadístico, o el no estadístico. 145
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
6.4.1 Evaluación de resultado de las pruebas.
Según la NIA No. 530 al realizar las pruebas, es posible que el auditor encuentre errores que por su materialidad pudiesen afectar las cifras contenidas en los estados financieros o que no tengan ningún impacto significativo en los mismos, por lo que dichos errores podrían considerarse como deficiencias menores.
6.5. EVALUACION DE LA EVIDENCIA Y VALIDACIÓN DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. El auditor tomará en cuenta las evidencias obtenidas en la auditoria para formarse una opinión sobre si los estados financieros carecen de errores importantes que puedan afectarlos.
Una conclusión de que los estados financieros carecen de errores importantes significa que el auditor estará satisfecho de que el riesgo de que ocurren tales circunstancias en los estados financieros, se ha reducido a un nivel bajo.
Si se establece la existencia de errores se podrá realizar procedimientos adicionales de auditoria para asegurarse que los mismos realmente existen.
Esta evaluación permite al auditor valorar, que la evidencia obtenida en el desarrollo de la auditoria cumpla con los requisitos de eficiencia, competencia y pertinencia, a efecto que las conclusiones están adecuadamente respaldadas y permitan una opinión técnica, independiente y objetiva. Para respaldar las conclusiones a que ha llegado el auditor, debe archivar en sus papeles de trabajo las evidencias suficientes y componentes. Para lo cual, debe clasificar las evidencias de la siguiente manera: 146
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
-
Evidencia Física. El auditor debe tener evidencia física mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos. Si al efectuar
algunos
de
estos
procedimientos,
el
auditor
identificará
condiciones reportables, entonces deberá respaldar dicha condición con evidencia tales como: fotocopias de documentos o registros, fotografías, gráficos, mapas o muestras de materiales -
Evidencias Documentales. Para respaldar sus conclusiones el auditor deberá tener evidencia documental a través de cartas, contratos, registro de contabilidad, facturas y documentos de administración relacionada con su desempeño.
-
Evidencias Testimonial. Para respaldar las conclusiones de auditor, este debe obtener, de otras personas declaraciones testimoniales.
-
Evidencia Analítica. El auditor debe obtener evidencia a través de procedimientos analíticos, realizando cálculos y comparaciones de saldos. Para que la evidencia que respalda los papeles de trabajo sea creíble, el auditor debe asegurarse de que esta reúna los siguientes requisitos: •
Que la evidencia sea relevante. Es decir que la evidencia tenga relación con algunos de los objetivos de la auditoria.
•
Que la evidencia sea competente. Es decir que las evidencias obtenidas por el auditor puedan considerarse como creíbles o dignas de confianza. Para lo cual, se debe considerar lo siguiente: independencia de la persona que suministra la evidencia; de la eficacia del sistema de control interno; del grado del conocimiento de auditor; de la preparación de las personas que proporcionan la información; y el grado de la objetividad de la información.
•
Que la evidencia sea suficiente. Esta evidencia esta relacionada con la cantidad de evidencia que debe obtener el auditor para respaldar sus conclusiones.
•
Que la evidencia sea oportuna. La oportunidad esta relacionada con el momento o el periodo en que se obtiene la evidencia.
147
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
-
OPINION JURIDICA.
En el caso de que el auditor requiera opinión jurídica por escrito, lo hará del conocimiento del supervisor, que lo analizara,
y al verificar su pertinencia,
informara al jefe, para que apruebe tal requerimiento. Si el jefe lo considera procedente, podrá solicitarla, o autorizar al supervisor para que la solicite a la dirección jurídica, en ambos casos la solicitud se tramitará a través de la unidad de auditoria correspondiente. La dirección jurídica remitirá al jefe de auditoria respectivo, la opinión jurídica solicitada, la cual formara parte de los papeles de trabajo.
-
INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL.
Si en el transcurso de la auditoria, resultaran indicios de la responsabilidad penal, según opinión escrita de la dirección jurídica, se elaborará un acta informe o reporte conforme a lo dispuesto en el Código Penal.
Para la formulación y trámite del mismo, no se requerirá que previamente se haya presentado el examen final de auditoria. Formula del acta, informe o reporte con el supervisor lo suscribirá y lo remitirá al director de auditoria correspondiente, quien luego de verificar su impertinencia, preparará informe y lo
comunicará
a las autoridades
pertinentes, para los efectos legales consiguientes.
6.6. DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA Técnicamente surgen un HALLAZGO, cuando al comparar el CRITERIO (debe ser) con la CONDICION (lo que actualmente existe o se encuentra funcionando) se puede determinar que existen diferencias. Establecido el hallazgo, procedemos a su EVALUACION en términos de CASUSA (el asunto o asuntos que originan el problema o situación) y EFECTO (las consecuencias positivas o negativas que generan la situación o situaciones encontradas) en este aspecto resulta de mucha utilidad precisar las causas y 148
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
efectos, ya que al identificar las causas, el auditor tiene mayores elementos de juicio para proponer recomendaciones adecuadas.
En los hallazgos administración,
de auditoria el auditor incluirá los comentarios de la
relacionadas
con
las
observaciones
y
recomendaciones
presentadas a la máxima autoridad de la entidad, debido a que ello coadyuva en la toma de acciones correctivas. Conocidos los comentarios de la administración sustentados con evidencias suficientes y competentes, se presentará en la estructura del hallazgo el grado de cumplimiento que la administración a dado a la recomendación. Este grado de cumplimiento podrá definirse según los siguientes niveles: a) Recomendación Cumplida b) Recomendación en proceso c) Recomendación no cumplida.
Para documentar el desarrollo de los hallazgos, se utilizará el formulario denominado “Hallazgo Potencial de Auditoria” (HPA), según modelo en anexo Nº 5.
En el desarrollo de los hallazgos, el auditor considerará los siguientes atributos:
TITULO. El titulo deberá expresar en forma breve una idea general del hallazgo.
CARACTERISTICAS. -
Debe ser breve
-
Positivo o negativo
-
Debe sintetizar el contenido del hallazgo
CONDICION. Es la deficiencia comprobada y sustentada en papeles de trabajo con evidencias suficientes y competentes. 149
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
CARACTERISTICAS. -
Denota “lo que es”
-
Describe la deficiencia
-
Debe ser objetiva
-
Producto de verificación o comprobación
-
Se sustenta con evidencias
-
Opuesto a deber ser
CRITERIO. Es “el beber ser” y que esta contenido en alguna ley, reglamento instructivo u otra normativa aplicable. Para que exista hallazgo deberá existir oposición entre la condición y el criterio.
CARACTERISTICAS. -
denota “el deber ser”
-
existe en normativa
-
textual
-
opuesto a condición
CAUSA Es el origen de la deficiencia
CARACTERISTICA: -
Identifica el origen de la deficiencia
-
Producto de falla de administración.
-
Se puede evidenciar con la respuesta de la administración
EFECTO. CARACTERISTICAS: -
Ocasionado por la condición
-
Categórico
-
Evitar palabras o frases dubitativas 150
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
RECOMENDACIÓN.
CARACTERISTICA: -
Presenta solución a la condición
-
Ataca la causa
-
Es viable
-
Se aplica por sí sola
C0MENTARIOS DE LA ADMINISTRACION. -
Respuesta escrita a los hallazgos comunicados
-
Útil para conocer el grado de cumplimiento de la recomendación
GRADO DE COMPLIMIENTO -
Recomendación cumplida
-
Recomendación en proceso
-
Recomendación no cumplida
151
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
CAPITULO IV
PROCEDIMIENTOS
DICTAMEN
INFORME
Elementos
Comunicación
INFORME DE CONTROL INTERNO Elementos
Clases
Tramitación
Seguimientos Remisión Recomendaciones Fuente: Elaborado por Equipo de Tesis
7. INFORME De acuerdo a la NIA No, 700, el documento escrito en donde el auditor presenta su opinión sobre la razonabilidad de la situación financiera de la adesco auditada expresada en el conjunto de estados financieros examinados, así como de los resultados de la evaluación de control interno y del cumplimiento de leyes reglamentos y demás normas aplicables, se le denomina informe de auditoria. Los esquemas de informes de auditoria financiera y exámenes especiales se presentan en anexo 6. Es importante que este informe le sea dado a conocer a la administración por escrito en forma previa a su emisión final, para darle la oportunidad a la entidad 152
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
de expresar sus comentarios, así como de que aporte cualquier evidencia que los apoye.
COMUNICACIONES A LA ADMINISTRACIÓN. Es esta parte se establecen los mecanismos a seguir para comunicar los resultados obtenidos, que permitan cumplir lo dispuesto en el Art. 120 del Código Municipal, los hallazgos de auditoria definitivos, de darán a conocer así: •
Se enviará a la máxima autoridad de la adesco, una nota de Comunicación de Resultados, llamada también Carta a la Gerencia (anexo No.7) en la cual se desarrollan los atributos de los Hallazgos y las recomendaciones correspondientes, con la finalidad de obtener explicaciones y mayores elementos de juicio, que permitan preparar el Borrador de Informe de Auditoria.
Antes que el equipo de auditoria se retire de la adesco, el Supervisor y el jefe, deberán: •
Obtener por escrito las explicaciones mencionadas en los párrafos anteriores, así como asegurarse que se dispone de toda
la información
necesaria y que la evidencia obtenida es suficiente para respaldar los hallazgos que se incluirán en el Borrador de Informe de Auditoria. •
Preparar el Borrador de Informe de Auditoria y someterlo a revisión de la unidad de Auditoria que corresponda.
•
Obtener la información relativa al nombre completo, cargo desempeñado y demás datos que se establezcan y detallarlos en la nota de remisión del informe de auditoria, que se envié al jefe. En caso de informes sin hallazgos, se incluirá solamente nombre, cargo y período examinado.
7.1.1 Elaboración y Tramitación del Informe.
153
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Respecto a la preparación del borrador de informe de auditoria, convocatoria para lectura del mismo, análisis de evidencia y explicaciones adicionales, notificaciones y remisión del informe definitivo, así como de la distribución del Informe de Auditoria, se aplicarán los procedimientos siguientes:
7.2. PROCEDIMIENTOS. Objetivo: proporcionar los lineamientos para la elaboración del informe de auditoria.
No.
RESPONSABLE
1.
Supervisor
ACTIVIDAD
•
Revisará
los
hallazgos
de
auditoria,
asegurándose que los mismos se encuentren sustentados en los papeles de trabajo con evidencias y suficientes competentes. •
Preparará el Borrador del Informe de Auditoria, tomando como referencia el modelo obtenido en anexo No. 6 y lo entregará al jefe para su revisión.
2.
Auditor.
•
Preparará el Borrador del Informe de Auditoria y constatará que los hallazgos estén sustentados con las evidencias correspondientes
•
En caso de existir observaciones, elaborará hoja de supervisión dirigida al Supervisor, para que procesa a efectuar las correcciones respectivas.
•
Efectuadas las correcciones o modificaciones por parte del Supervisor, entregará el informe preliminar para efectos de revisión al Director, quien podrá considerar, además la revisión por 154
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
parte de un supervisor de control de calidad. 3.
Director
•
Revisado y aprobado el Borrador de Informe de auditoria, notificará a la máxima autoridad de la adesco y
cada uno de los supervisores
actuantes, el día, hora y lugar en que se hará la lectura y discusión del Borrador de Informe de auditoria, según nómina y detalle preparado por el supervisor y Director (ver anexo No. 8) •
Establecerá que en la lectura y discusión estén presentes el Supervisor y el auditor y algunos miembros del Equipo de Auditoria, que se estime conveniente.
4.
Supervisor
•
Elaborará Acta de Lectura y Discusión del Informe, que será firmada por los asistentes, lo cual no constituirá aceptación de los resultados del
Informe
de
auditoria,
sino
únicamente
constancia de la presencia, de los asistentes y eventualmente resumen de los comentarios o explicaciones más relevantes. 5.
Director
•
En caso de no existir correcciones u otras modificaciones, firmará el Informe definitivo de Auditoria, en el número de ejemplares que sean necesarios para ser remitidos a las instancias correspondientes.
6.
Secretaría
•
Elaborará nota de remisión del Informe Definitivo de Auditoria, la cual será dirigida y enviada a la máxima autoridad de la entidad. A los demás funcionarios actuantes se les remitirá acta de lectura de informe, en la cual se mencione que estuvieron presentes en dicha lectura (Ver anexo No. 9). 155
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Firmará nota de remisión de los ejemplares del 7.
Director.
Informe final de Auditoria así: •
Presidencia.
•
Dirección de Responsabilidades.
•
Dirección de Operaciones Administrativas
•
Titular de la entidad auditada.
Un ejemplar del Informe servirá para el archivo de la Dirección y una copia se agregará en el legado de los Papeles de Trabajo Gerenciales.
7.3. REMISION DEL INFORME A LA DIRECCIÓN PARA LA DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES. Inmediatamente después de notificar el Informe Definitivo de auditoria, a la máxima autoridad de la adesco (Junta Directiva/ Socios, etc.) y entregada el acta de lectura de Informe a cada uno de los funcionarios actuantes, se procederá a remitirlo a la Dirección de Responsabilidades, para la Determinación de Responsabilidades, en un plazo no mayor de 15 días, contados a partir de la fecha de emisión del informe, para lo cual se efectuará el procedimiento siguiente:
Objetivo: Establecer los lineamientos para el envío del informe a La dirección.
No.
1.
RESPONSABLE
Supervisor
ACTIVIDAD
Elabora la Nota de remisión, conforme al 156
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
modelo de Anexo No. 10 y entrega Director para revisión. Cuando no hubieren hallazgos, la nota contendrá únicamente un párrafo en el cual se explicará que durante el período examinado no se identificación hallazgos, por tanto únicamente se agregará nomina y dirección de funcionarios actuantes. 2.
Auditor
Revisa nota de remisión y verifica que su contenido concuerde con los resultados del informe y entrega al jefe, para efectos de autorización.
3.
Director
•
Revisa redacción, contenido de la nota de remisión, y si estuviese de acuerdo la suscribirá, caso contrario la devolverá al supervisor
para
que
efectúe
las
correcciones pertinentes. •
Envía la nota de remisión a la dirección de Responsabilidades, junto con un ejemplar del informe definitivo y el acta de lectura respectiva.
7.4 DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Según lo establecido en la NIA No. 700, el informe de auditoria es el medio a través del cual el auditor, emite su juicio profesional sobre los estados financieros que ha examinado. El informe es la expresión escrita el auditor expone su conclusión sobre la tarea que realizó.
En su informe el auditor expresará que ha examinado los estados financieros de la entidad, identificando cómo llevó a cabo su examen aplicando las normas de auditoria generalmente aceptadas y las normas de auditoria gubernamentales 157
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Adoptadas por la Alcaldía Municipal, indicando además que dichos estados presentan razonablemente en todos
sus aspectos importantes, la situación
financiera, la ejecución presupuestaria, flujo de fondos y los resultados de sus operaciones por el año terminado, de acuerdo con principios de contabilidad gubernamental y demás normativa contable emitida por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Hacienda.
El informe de auditoria financiera contendrá un dictamen en el cual se expresará la opinión del auditor de acuerdo a su juicio profesional sobre los resultados obtenidos.
Preparar un buen informe de auditoria requiere algo más que tener conocimientos profundos de auditoria financiera. Requiere destreza para ordenar correctamente los hechos y expresar las conclusiones haciendo uso de un lenguaje correcto, comprensible e incluso persuasivo.
Antes de elaborar el informe, el Supervisor y Auditor efectuarán una revisión minuciosa de los papeles de trabajo para asegurarse que se cumplieron satisfactoriamente los objetivos de la auditoria, y que se hayan considerado todos los asuntos importantes.
7.4.1 Elementos básicos del dictamen del auditor. Los elementos básicos del dictamen se presentan generalmente esquematizados como sigue: a.
Titulo.
b.
Destinatario.
c.
Párrafo Introductivo •
Identificación de los estados financieros auditados.
•
Expresión de la responsabilidad de la administración de la entidad y de la responsabilidad del auditor.
d.
Párrafo de alcance (describe la naturaleza de la auditoria). 158
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
• Referencia a las normas de auditoria generalmente aceptadas, norma de auditoria gubernamental, emitidas o adoptadas por la Alcaldía Municipal de Santa Ana. • Descripción del trabajo realizado por el auditor. e.
Párrafo de Opinión (contiene la expresión de la opinión del auditor sobre los estados financieros).
f.
Lugar y fecha del Dictamen, y,
g.
Firma del Director.
Es recomendable guardar uniformidad en la forma y contenido del dictamen del auditor, porque así se contribuye a promover el entendimiento de parte de los usuarios, así como identificar circunstancias inusuales, cuando ellas ocurran.
a.
TITULO El dictamen del auditor debe tener el titulo Dictamen del Auditor, para distinguirlo de informes que podrían ser emitidos por otros, como por ejemplo, funcionarios de la entidad, informes de otro tipo de auditoria.
b.
DESTINATARIO El dictamen del auditor debe estar dirigido apropiadamente conforme los requieran las circunstancias. Normalmente, el dictamen se dirige al titular de la entidad, según el caso, cuyos estados financieros han sido examinados.
c.
PÁRRAFO INTRODUCTIVO. El dictamen del auditor debe identificar los estados financieros de la entidad que han sido auditados, incluyendo el período cubierto por tales estados. El dictamen debe incluir una declaración en el sentido de que la preparación de los estados financieros es responsabilidad de la administración de la entidad, y una declaración de que la responsabilidad del auditor es expresar su opinión con base a su examen, sobre la razonabilidad de las cifras contenidas en los estados financieros.
d.
PÁRRAFO DE ALCANCE. El dictamen del auditor debe describir el alcance de la auditoria que fue realizada de conformidad con las normas Internacionales de auditoria. El 159
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
alcance se refiere a los procedimientos de auditoria considerados necesarios para la ejecución del examen de acuerdo con las circunstancias. El usuario del dictamen necesita esta expresión como una garantía de que la auditoria ha sido practicada de conformidad con las normas o prácticas establecidas. El dictamen debe incluir la expresión del auditor de que el examen proporciona una base razonable para la opinión emitida. El dictamen debe incluir una declaración de que la auditoria fue planeada y efectuada para obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no presentan errores importantes. Por lo tanto, el dictamen debe describir que la auditoria comprende: •
Examen sobre una base de comprobaciones selectivas, las evidencias que respaldan la información y los asuntos importantes presentados en los estados financieros.
•
Evaluación de los principios de contabilidad usados en la preparación de los estados financieros.
e.
•
Evaluación de las principales estimaciones efectuadas por la gerencia.
•
Evaluación de la presentación general de los estados financieros.
PÁRRAFO DE OPINIÓN. En el dictamen del auditor debe expresar claramente su opinión respecto a si los estados financieros auditados presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones, la ejecución presupuestaria y el flujo de fondos de la adescos de acuerdo con NIF´S, según el caso.
Los términos utilizados para expresar la opinión del auditor se presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes. Esta terminología indica que el auditor considera sólo aquellos asuntos que son materiales respecto a los estados financieros. El marco conceptual para la determinación de los estados financieros es determinado por los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas aplicables y el desarrollo de la práctica profesional. 160
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
f.
LUGAR Y FECHA DEL DICTAMEN. La fecha del dictamen debe ser aquella que coincide con la finalización de la auditoria y debe indicar la localidad que corresponde al domicilio de la Alcaldía Municipal de Santa Ana.
g.
FIRMA E IDENTIFICACIÓN DEL AUDITOR. El dictamen debe ser emitido por el Director de la dirección de auditoria correspondiente.
7.4.2 Clases de dictámenes. (Ver anexos No 11,12 13 y 14) Los dictámenes de auditoria se clasifican de la siguiente forma: a) Dictamen con Opinión Limpia (sin salvedades, estándar) b) Dictamen con Opinión con Salvedad. c) Dictamen con Opinión Adversa. d) Dictamen con Abstención de Opinión.
a. Dictamen con Opinión Limpia (sin salvedades, estándar). Debe expresarse una opinión limpia cuando el auditor concluye que los estados financieros presenta razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la situación financiera de la entidad. Una opinión sin salvedades también indica implícitamente que han sido determinados y expuestos en forma apropiada, en los estados financieros, cualquier cambio significativo en la aplicación de principios contables o en estimaciones realizadas por la gerencia y sus efectos correspondientes.
b. Dictamen Opinión con Salvedades. Una opinión con salvedades deberá expresarse cuando el auditor concluye que no puede expresarse una opinión limpia, pero que los resultados de cualquier desacuerdo con la gerencia o limitaciones en el alcance de su trabajo no es tan 161
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
importante como para requerir una opinión adversa o una abstención de opinión. Es este caso las salvedades se refieren a los hallazgos de auditoria que por su materialidad han afectado en parte las cifras contenidas en los estados financieros.
c. Dictamen con Opinión Adversa. Una opinión adversa debe expresarse cuando el efecto de un desacuerdo es tan importante para los estados financieros, que el auditor concluye que una salvedad al dictamen, no es adecuada para revelar la naturaleza equivocada o incompleta de los estados financieros. Por lo tanto el auditor concluye que tales estados en su conjunto, no presentan razonablemente la situación financiera de la entidad auditada, los resultados de sus operaciones, el flujo de fondos y ejecución presupuestaria de conformidad a principios de contabilidad generalmente aceptados. d. Abstención de Opinión. Una abstención de opinión debe expresarse cuando, el posible efecto de una limitación en el alcance es tan importante, que el auditor no ha podido obtener suficiente evidencia de auditoria y en consecuencia, no puede expresar una opinión sobre los estados financieros. La abstención de opinión se hace necesaria cuando el auditor no ha podido realizar una auditoria suficiente que le permita formarse una opinión sobre los estados financieros. La abstención de opinión no debe expresarse cuando el auditor considera que como resultado de su auditoria, existen desviaciones importantes a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Cuando se exprese una abstención de opinión por limitaciones al alcance, el auditor debe indicar en un párrafo por separado, las razones por las cuales su auditoria no cumple con las normas de auditoria generalmente aceptadas, y debe indicar que su trabajo no fue suficiente para poder expresar una opinión.
162
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Condiciones a tenerse en cuenta para emitir un Dictamen distinto al de “sin salvedades”.
a. Cuando el auditor no ha acumulado suficiente evidencia para concluir que los estados financieros se presentan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, existe una restricción de alcance.
Existen dos causas principales de las restricciones de alcances; restricciones que impone la administración y restricciones ocurridas por circunstancias fuera del control de auditor o administración.
b. Cuando los estados financieros no se han preparado de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.
c. Cuando el auditor no es independiente.
7.5. INFORME SOBRE ASPECTOS DE CONTROL INTERNO. En una auditoria a los estados financieros, el auditor tiene como objetivo formarse una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de la entidad, así como evaluar el control interno y verificar el cumplimiento de disposiciones legales. Aun cuando el auditor no está obligado a encontrar condiciones reportables, debe estar al tanto de su posible detección, mediante la consideración de los elementos del control interno. Las condiciones que se consideren ser reportadas a la administración, constituyen asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes, que podrían afectar y reportar información financiera uniforme con las afirmaciones de los estados financieros. El auditor también debe de identificar asuntos que en su opinión no son condiciones necesarias de informarlas, sin embargo tendrá
que comunicarlo en carta de
gerencia como asuntos menores. 163
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
El informe de control interno (ver modelo en anexo No.15); es el documento mediante el cual el auditor comunica a la entidad, los hallazgos (condiciones reportables) más importantes detectados en una auditoria financiera, referidas al diseño u operación del control interno.
Aunque el auditor está comprometido para informar sobre las aseveraciones gerenciales acerca del control interno, la administración es responsable sobre su diseño y mantenimiento efectivo. Por lo tanto la administración es libre de evaluar el control interno sin perjuicio de la realización por el auditor.
Como la administración es responsable de evaluar la efectividad de su control interno, ésta debe basarse en criterios de control que son considerados esenciales para el diseño e implementación de un control interno efectivo. La efectividad de un control interno puede determinarse sólo cuando la evidencia adecuada está disponible para ser evaluada por el auditor. Por ejemplo: cuando el control interno no está bien documentado o la documentación sustentatoria no se mantiene físicamente en la entidad, el auditor no puede formarse una opinión sobre la aseveración relativa a la efectividad del control interno.
7.5.1 Elementos básicos del informe.
Los Elementos del informe de auditoria, contiene la misma información que los elementos básicos del auditor, por lo que consideramos que no es necesario enunciarlos en el desarrollo de este párrafo.
7.6. INFORME SOBRE ASPECTOS DE CUMPLIMIENTO LEGAL. Al realizar una auditoria financiera el auditor debe obtener un conocimiento de los posibles efectos sobre los estados financieros
de leyes y reglamentos que
generalmente los auditores reconocen que tienen un efecto directo e importante 164
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
sobre la determinación de las cifras en los estados financieros de una entidad gubernamental. El auditor debe además evaluar si la administración ha identificado leyes y reglamentos que tengan efecto directo e importantes sobre la determinación de las cifras en los estados financieros de la entidad y obtener un entendimiento de los posibles efectos sobre los estados financieros de tales leyes y regulaciones.
La administración es responsable de asegurarse que la entidad que maneja, cumple con las leyes y reglamentaciones aplicables a su actividad. Esa responsabilidad incluye identificar las leyes y reglamentaciones aplicables y el establecimiento de políticas y procedimientos de control interno, diseñados para proporcionar una seguridad razonable que la entidad cumple con esas leyes y reglamentos. La responsabilidad del auditor es probar y reportar sobre el cumplimiento de esa normativa de acuerdo al alcance de su trabajo.
7.7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES. El auditor realizará actividades de seguimiento de las recomendaciones contenidas en los informes de auditoria anteriores, con el fin de lograr los objetivos siguientes: •
Determinar el grado de cumplimiento actual de las recomendaciones contenidas en los informes de auditoria anteriores efectuados en las entidades sujetas a examen. Este grado de cumplimiento podrá ser: a) Recomendación Cumplida. b) Recomendación en Proceso, ó c) Recomendación No Cumplida.
•
Permitir la presentación uniforme de los resultados del seguimiento.
•
Obtener evidencia suficiente y competente sobre el grado de aplicación de las recomendaciones.
165
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
El seguimiento a las recomendaciones de auditoria anteriores se incluye en la planeación y se ejecuta durante el proceso del examen.
7.7.1 Programa de seguimiento.
El Supervisor preparará un programa específico de seguimiento, que servirá de guía al auditor, el cual será revisado por el Director.
Se detallan a continuación algunos procedimientos generales para el seguimiento.
7.7.2 Procedimientos en la sede.
a) El Supervisor solicitará al encargado del archivo permanente: • Los papeles de trabajo de la auditoria anterior para tener conocimiento de los informe de auditoria o examen realizados por la Dirección de Auditoria que corresponda, las notas de remisión a la Dirección de Responsabilidades, y memorandos o cualquier otra evidencia que tenga relación con la comunicación de recomendaciones a la entidad, originadas en la transcurso de los exámenes. • Resoluciones emitidas por la Dirección de Responsabilidades. b) Con la información obtenida, el auditor asignado procederá al análisis de las recomendaciones tabulando las mismas en papeles de trabajo de acuerdo al orden siguiente: • Aspectos de Control Interno. • Aspectos de Cumplimiento Legal.
7.7.3 Procedimientos en la entidad.
•
El Supervisor y/o auditor asignado solicitará a la máxima autoridad de la entidad y a los funcionarios responsables, la evidencia documental y/o física sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones u ordenes impartidas 166
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
para su implantación, así como explicaciones sobre las causas de su incumplimiento. •
Según
las
áreas
de
aplicación
verificará
el
cumplimiento
de
las
recomendaciones. •
Si como producto del examen se establece que las explicaciones vertidas por la administración no justifican el incumplimiento de las recomendaciones se determinará los períodos de actuación en el caso de que haya habido cambio de funcionarios responsables de aplicar las recomendaciones.
7.8. REMISION DEL INFORME DE AUDITORIA A LA DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES. Inmediatamente después de notificar el Informe Definitivo de la Auditoria, a la máxima
autoridad
de
la
entidad
(Ministro/
consejo
Directivo/Junta
Directiva/consejo Municipal, etc.) y a cada uno de los presuntos responsables, se procederá a remitirlo a la Dirección de Responsabilidades, en un plazo no mayor de 15 días, contando a partir de la fecha de emisión del informe.
167
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
APENDICE No. 1 RESUMEN DE NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL GENERALES Y RELACIONADAS CON AUDITORIAS FIANANCIERAS. 1- Capacidad Profesional.
El personal designado para practicar la auditoria deberá poseer en su conjunto la capacidad profesional necesaria para realizar las tareas que se requieran.
2- Independencia
En todos los asuntos relacionados con la auditoria, la organización de auditoria y los auditores gubernamentales o privados deben estar libres de impedimentos personales y externos para proceder con independencia desde el punto de vista organizacional y mantener una actitud y apariencia independiente.
3- Debido cuidado Profesional.
Se debe proceder con debido cuidado profesional al ejecutar y preparar los informes correspondientes.
4- Control de Calidad.
Las organizaciones de auditoria que llevan a cabo auditorias deben tener un apropiado sistema interno de control de calidad apropiado y participar en un programa de revisión externa del control de calidad.
168
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
NORMAS PARA EL TRABAJO DE CAMPO DE AUDITORIAS FINANCIERAS. 1. Planeamiento. •
El trabajo debe ser debidamente planeado y debe ser la materialidad entre otros temas, al determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoria y al evaluar los resultados de aquellos procedimientos.
•
Los auditores deben comunicar a los auditados, a quienes soliciten sus servicios de auditoria y al comité de auditoria, la naturaleza y extensión de las pruebas planeadas.
•
Los
auditores
significativos
deben y
efectuar
seguimiento
recomendaciones
detectadas
sobre en
hallazgos anteriores
auditorias.
2- Errores, irregularidades, y actos ilícitos •
El auditor debe planear para tener una seguridad razonable que será posible describir irregularidades significativas en los estados financieros examinados.
•
El auditor debe considerar la posibilidad de que hayan ocurrido actos ilícitos. Si alguna información especifica llama la atención del auditor y proporciona evidencia sobre posibles actos ilegales que podrían tener un efecto indirecto material sobre los estados financieros.
3- Controles Internos. •
El auditor debe tener comprensión suficiente del control interno para planear la auditoria, determinar naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas a ser aplicadas. 169
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
5- Papeles de Trabajo
a. Deberá conservarse el registro de los auditores en papeles de trabajo. b. Los papeles de trabajo deben contener información suficiente que permitan a un auditor experimentado, que no ha tenido contacto previo con la auditoria realizada, obtener evidencia que sustente las conclusiones y juicios significativos que emita.
NORMAS PARA LA PRESENTACION DE INFORMES DE AUDITORIA FINANCIERA. 1. El informe debe establecer si los estados financieros se presentan de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. 2. El informe identifica aquellas circunstancias en las cuales no se han observado consistentemente tales principios en el período con respecto al año precedente. 3. Las revelaciones en los estados financieros han de ser considerados como razonablemente adecuadas a menos que establezcan lo contrario en el informe. 4. Los informes de auditoria deben establecer claramente que la auditoria ha sido realizada de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental Generalmente Aceptados.
170
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
APENDICE No. 2 EL MUESTREO DE AUDITORIA Según NIA No. 530, el muestreo en el proceso de la auditoria, consiste en la aplicación de un procedimiento de auditoria a menos del 100% de la población total. Un elemento del plan de auditoria es el cálculo del tamaño de la muestra a examinar. Dada las limitaciones del costo y de tiempo, no es factible examinar el 100% de las partidas que compongan un saldo a una clase de transacciones. Por lo tanto es necesario examinar una cantidad de partidas que sea representativa de la población entera.
RIESGO DE MUESTREO. El riesgo de muestreo tiene que ver con la posibilidad de que una muestra, apropiadamente escogida, no sea representativa de la población. El enfoque del muestreo para auditoria puede ser tipo estadístico o no estadístico.
ETAPAS DEL MUESTREO El muestreo de auditoria, siendo de tipo estadístico o no estadístico, involucra las siguientes etapas: -
Planeación el diseño
-
Determinación del tamaño de la muestra
-
Auditoria de las partidas
-
Evaluación de los resultados
171
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
RIESGO DE AUDITORIA El riesgo de que un auditor de una opinión de auditoria inapropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. Este riesgo tiene tres componentes que son: Riesgo Inherente, Riesgo de Control y Riesgo de Detección. Riesgo Inherente.
Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacción a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. Riesgo de control. Es el riesgo que cuando ocurran errores no sean detectados ni corregidos por el sistema de control interno implantado por la administración.
Después de obtener una comprensión del sistema de control interno, el auditor debe hacer una evaluación preliminar del riesgo de control por cada aseveración de los estados financieros de importancia relativa.
Riesgo de detección.
Es el riesgo que el auditor no describa errores importantes que no hayan sido detectados por el sistema de control interno. Este riesgo es inversamente proporcional al riego inherente y e control.
El riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor. La evaluación del riesgo inherente y de control, influye en la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos que deben realizarse para reducir el riesgo de detección.
172
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Planificación y Diseño de Muestreo.
El autor, al planificar y diseñar el muestreo, debe asegurarse cuidadosamente que cumpla con el objetivo de auditoria expresado. Algunos de los factores que el auditor debe considerar cuando planifica y diseña la muestra son: •
El objetivo de la prueba de auditoria.
•
La población de la cual escogería la muestra ; y
•
La posibilidad del uso de la estratificación.
Objetivos de Auditoria
Primero, el auditor determina los objetivos específicos de la auditoria,
y los
posibles procedimientos de auditoria, los posibles procedimientos de auditoria que sea posibles evidencia
para lograrlos. La consideración
de auditoria
buscado
de la naturaleza
y las condiciones de error,
de la u otras
características de ayuda mucho al auditor en definir que constituye un error, y que población debe utilizar para propósitos de muestreo.
La población
Para un auditor, las características mas importantes que el debe probar tiene que ver con la integridad y lo apropiado de una población. El primero exige que el auditor establezca todas las partidas que deben estar en la población, están para el segundo, dirige a que el auditor determine que la representación física de la población sea apropiada para los objetivos del plan de auditoria.
Por ejemplo, dado que el objetivo es formar una opinión sobre la integridad de las transacciones de compras, la población apropiada podría ser todas las facturas aprobadas que hayan sido registradas.
Es de importancia particular para el auditor asegurarse de que la población identificada satisfaga ambos de los siguientes atributos: 173
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
•
Integridad
El auditor debe ser completamente
confidente de que todas las partidas
supuestamente contenidas en la población sean incluidas. Por ejemplo, si el auditor decide seleccionar facturas
de pago de un archivo, no puede sacar
conclusiones sobre todas las facturas de pago de un archivo, no puede sacar conclusiones sobre todas las facturas par el periodo entero
cuando el auditor
no esta seguro de que todas las facturas hayan sido archivadas. •
Lo apropiado
El auditor debe asegurarse de que la población es lo apropiado para el objetivo de auditoria en el proceso de muestreo. Un ejemplo seria si el objetivo del auditor
es confirmar la existencia
de las cuentas a pagar
(Acreedores
Monetarios), la población podría la lista de las cuentas por pagar.
La Estratificación
En los casos donde el auditor quiere mejorar la eficiencia de la auditoria, puede optar por estratificar la población. Esto quiere decir que el auditor divide la población en sub-poblaciones distinta, basado en algunas de sus características únicas tal como su valor monetario.
Un ejemplo censillo para mostrar este punto es cuando el auditor desea probar el registro
subsidiario de las cuentas por pagar
(Acreedores Monetarios), el
auditor podría agrupar la población en tres partes: i.
Cuentas de mas de $ 1 millón
ii. Cuentas entre $ 100 mil y $ 1 millón; y iii. Cuentas de menos de $ 100 mil.
El esfuerzo inicial de estratificación
permite que un porcentaje
mayor del
esfuerzo de auditoria sea enfocado hacia las partidas de mayor valor, las cuales posiblemente contienen las mayor posibilidad de errores monetarios. 174
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Sin embargo, vale destacar auditoria aplicados partidas
que los resultados de los procedimientos
de
a una partida en un estrato pueden ser proyectados a las
dentro del mismo estrato. Para llega a una conclusión
sobre la
población total, el auditor tendrá que considerar otos factores tales como el riesgo y la materialidad en relación con cualquier otros, estratos que compongan la población entera.
En términos del aumento de la eficiencia de la auditoria, la estratificación reduce la variabilidad
de las perdidas dentro de cada estado, así permitiendo la
reducción en el tamaño de la muestra sin aumentar proporcionalmente el riesgo de muestreo.
Determinación del tamaño de la muestra y la selección de las partidas.
Algunos métodos estadísticos para determinar el tamaño de la muestra son: •
El muestreo de atributos para pruebas de controles
•
El muestreo de unidades monetarias para pruebas sustantivas.
a) El muestreo de atributos Se define el muestreo de atributos como “un método estadístico y probabilística de evaluación de muestras
que da como resultado el cálculo de la proporción
de pérdidas en una población
que contiene una característica
o atributo de
interés.” En un plan de auditoria se define la partida para la muestra como un saldo de una cuenta, una factura de compra, una firma de aprobación, o cualquier otra característica de la población
contable que tiene alguna importancia real o
física.
El muestreo de atributos
se dirige a la estimación de la proporción de una
población que tenga o no tenga un atributo especifico. Por ejemplo, el pago fue autorizado o no, la deuda fue vencida o no. En ambos casos, hay solo dos 175
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
resultados
posibles para cada partida; si
o no, cumplimiento o no cumple,
correcto o incorrecto. b) Desviación Crítica de cumplimiento.
Una desviación crítica de cumplimiento es una condición observada en una partida específica desviación
de una muestra, la cual proporciona evidencia
de un procedimiento
de control clave
sobre el cual el auditor
deseaba confirmar. Por ejemplo, si la nomina no se prepara procedimientos
de una
de acuerdo a los
prescritos por la administración, existe una desviación
de
cumplimiento si el auditor deseaba confirmar en la preparación de la nomina de acuerdo con los procedimientos prescritos.
c) Tasa de ocurrencia esperada
La tasa de ocurrencia esperada es la tasa de desviaciones críticas que el auditor espera de muestra. Se basa esta decisión en la experiencia anterior. Puede expresarse en términos de un numero o u porcentaje. d) Error tolerable
El error
tolerable
(ET) es el porcentaje máximo
cumplimiento de control
que el auditor este dispuesto
de desviaciones
de
a aceptar, y, todavía
concluir que se puede confiar en el control probado.
Las etapas en el Muestreo de atributos Existen cuatro etapas en el muestreo de atributos:
a) Determinando el tamaño de la muestra; b) Escogiendo la muestra; c) Llevando a cabo las pruebas de cumplimiento; y d) Evaluando los resultados de las pruebas.
176
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Determinación del tamaño de la muestra:
El procedimiento a seguir para calcular el tamaño de la muestra es lo siguiente:
1)
Definir la población de la cual quiere llegar a una conclusión, identificando los controles en los cuales confiar, y definir que constituye una desviación critica de control ( es decir, un error importante);
2)
Determinar el Error Tolerable (ET). Tal como se explico, el ET es la desviación máxima que el auditor esta dispuesto
a aceptar, y todavía
concluir que la confianza que desea derivar del procedimiento de control probado, es adecuado. Esto se calcula basado en el nivel de confianza que el auditor
espera (planifica) en los controles
internos. Las tablas
establecidas proveen los niveles de confianza posibles de una muestra de un tamaño dado, con tazas de error diferentes;
3)
Determinar la tasa de ocurrencia de errores esperada, es decir, la tasa de desviación critica de cumplimiento que el auditor espera de la muestra. Eso se calcula basado en experiencia anterior.
4)
Buscar el error tolerable en la parte superior de la tabla; y
5)
Buscar en dicha columna el cruce con la Tasa de Error Esperado para determinar el tamaño de la muestra.
177
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
APENDICE No. 3 MATERIALIDAD Y RIESGO
Delimitación de la materialidad
La materialidad esta relacionada con el monto máximo de errores posibles y no con los errores más probables
o conocidos. El monto máximo de errores
posibles incluye todo tipo de errores, irregularidades y fraudes que pueden afectar los estados financieros, independientemente de su naturaleza o de su causa;
lo cual incluirá errores “graves”, errores “leves”, fraudes e
incumplimientos. Los errores en los estados
financieros obedecen
a
inobservancia de los principios de contabilidad e incluyen desviaciones de la realidad, la determinación inadecuada de las estimaciones contables, fallas en los
procedimientos
de control interno,
incumplimientos de convenios,
contratos, leyes y otras regulaciones aplicables y la omisión de información necesaria, que tengan un afecto directo y significativo en la determinación de las cifras de los estados financieros.
Un error o un conjunto de errores existentes en los estados financieros se consideran importantes si a la luz de las circunstancias, es posible que la decisión de una persona que se base en dichos estados financieros y posee un conocimiento razonablemente suficiente de las actividades comerciales y económicas (el usuario) se a modificado o influenciada por ese error o por el conjunto de errores.
En la auditoria financiera,
debe determinarse la materialidad
para la
planeación y para el informe o para el dictamen. La materialidad par afines de planeación es una estimación de la materialidad
par afines de informe y
deberá establecerse en forma conservadora. Para determinar la materialidad en la fase de la planeación deben considerar solo factores cuantitativos y cualitativos. Para determinar la materialidad el auditor deberá considerar siempre el punto de vista del usuario, pero a condición de que sea razonable, 178
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
en cuyo caso, su juicio profesional y el del equipo de auditoria juega un papel fundamental.
Como ya hemos dicho la materialidad se relaciona con el error posible y no con el error más probable. Lo anterior significa que en la fase de la ejecución el auditor
no puede comparar simplemente
la suma de los errores más
probables
y luego restar esa estimación al modo de la materialidad. Esta
estimulación se denomina a menudo “Total de Errores Esperados”. Para estimar el total de errores esperados el auditor debe considerar: ¾ Los resultados de la auditoria del año anterior ¾ Cambios conocidos o esperados en la eficiencia del sistema de control interno ¾ Cambios conocidos o esperados en la naturaleza
y en el nivel
de
actividad de las operaciones de la entidad auditada ¾ El grado en que se espera que la entidad auditada corregirá los errores descubiertos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
APENDICE No. 4 PROCEDIMIENTOS ANALITICOS
DEFINICION DE PRUEBAS ANALITICAS:
Las pruebas analíticas consisten en la aplicación de comparaciones, cálculos, indagaciones, inspecciones, y observaciones para analizar la razonabilidad de las informaciones financieras y desarrollar expectativas
sobre las relaciones
entre datos financieros y los de operación. El auditor podrá obtener
evidencia mediante
alguno de los procedimientos
analíticos, siguientes:
Pruebas de razonabilidad
Análisis de tendencia
Análisis de relaciones
El auditor podrá realizar
pruebas de razonabilidad
para hacer cálculos para
estimar un monto tal como un saldo de una cuenta. Estas pruebas las puede efectuar mediante predicciones de montos mediante datos financieros y de operación. El auditor puede desarrollar estas predicciones utilizando la ecuación de la línea recta (Y = a+bx), don Y es la variable dependiente y X la variable independiente.
El auditor puede efectuar pruebas de tendencias para el análisis de los cambios en saldo de cuenta o clase de transacción dados entre el periodo actual y el previo
o través de varios
predicciones
utilizando las formulas
descritas
anteriormente. Para las pruebas de relaciones, el auditor puede analizar la relación existente entre:
Un saldo de cuenta y otro saldo de cuenta, entre los diferentes estados financieros 180
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Una clase de transacción y un saldo de cuenta
Los datos financieros y los de operación
Calculo de la predicción y comparación con el monto registrado.
La materialidad asignada para los procedimientos analíticos, es muy importante ya que provee un punto de referencia útil que sirve el auditor para evaluar los resultados de los procedimientos analíticos.
Después de efectuada la predicción, el auditor compara el resultado obtenido de los procedimientos analíticos con los registros contables. La existencia de una diferencia entre ambas, requiere un seguimiento
si el monto de la diferencia
excede el nivel de la materialidad asignada. Por lo que, deberán efectuarse pruebas de detalle, para obtener evidencia de auditoria sobre si existen errores o irregularidades.
Rotación de Procedimiento Analíticos con las Pruebas de Detalle
Los procedimientos
analíticos
normalmente no son eficaces
para obtener
evidencia de auditoria con respecto a algunos objetivos de la auditoria; por ejemplo, ellos no pueden reemplazar
las confirmaciones
de terceros
y la
observación de los recuentos físicos.
Algunas veces el auditor puede utilizar los procedimientos analíticos o las pruebas de detalle como enfoques alternos para obtener suficiente evidencia apropiada de auditoria respecto a un objetivo dado de auditoria. Se puede aplicar pruebas sustantivas con detalle de un año y aplicar procedimientos analíticos otro año. Por ejemplo, el primer año, el auditor
puede
aplicar
procedimientos de detalle al rubro de remuneraciones; y el segundo año, puede que opte por utilizar procedimientos analíticos, si es que los procedimientos sustantivos del año anterior, proporcionaron evidencia convincente de auditoria. 181
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
G. ALCANCE DE LA PROPUESTA Con el manual de procedimientos de auditoria, el departamento de proyección social podrá realizar las auditorias a las Asociaciones de Desarrollo Comunal, con mayor eficiencia y rapidez
En vista de lo anterior,
la creación de este manual, los auditores tendrán un
apoyo que fortalecerá el área de auditoria en el departamento de proyección social, el cual les permitirá obtener resultados más eficientes y emitir un juicio razonable de las condiciones administrativas y financieras de cada Asociación de Desarrollo
Comunal
y
aportar
recomendaciones
de
beneficio
para
las
comunidades.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
H. IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA QUE FACILITE EL CONTROL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS
Y
ADMINISTRATIVAS
EN
LAS
ADESCOS
INSCRITAS EN LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ANA.
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE PROYECCION SOCIAL ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ANA
PROMOTORES
AREA JURIDICO
AREA DE AUDITORIA
JEFE DE AUDITORIA
SUPERVISOR
AUDITORES
Fuente: Elaborado por Equipo de Tesis
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
H.1 DESCRIPCION DEPUESTOS A continuación se presenta las funciones que tendrá cada uno de los departamentos para la implementación del Diseño del Manual de Procedimientos de Auditoria.
Alcaldía Municipal: Entidad encargada de velar por las necesidades de las comunidades, coordinada por el departamento de proyección social
Promotores: Personal que tiene a su cargo un determinado número de asociaciones,
convirtiéndose
en
intermediarios
entre
las
comunidades
(Asociaciones) y Alcaldía.
Área jurídico: Encargado de hacer cumplir
las leyes y normativas para la
legalización de las Asociaciones, y el funcionamiento de las mismas.
Área de auditoria: Unidad controladora encargada de fiscalizar las operaciones administrativas y financieras de las Asociaciones.
Jefe de auditoria: Persona encargada de asignar,
planificar y controlar las
actividades de la unidad de auditoria, y responsable de proporcionar información de los resultados obtenidos en las auditorias, a las autoridades correspondientes.
Supervisor: Tendrá la responsabilidad de coordinar y revisar el trabajo realizado por los auditores, siendo el responsable de proporcionar la información al jefe de auditoria.
AUDITORES: Realizarán los trabajos de auditoria en las diferentes Asociaciones asignadas por el supervisor de la unidad, auxiliándose de los promotores, siendo ellos el contacto directo con las Asociaciones.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
H.2 OBJETIVOS GENERAL Mejorar el procedimiento de las auditorias que el Departamento de Proyección Social realiza a las Adescos.
ESPECÍFICOS. • Que la unidad de auditoria pueda realizar y evaluar las auditorias de una manera más práctica. • Que por medio del procedimiento del manual se obtenga información fiable de la Administración en las Adescos. • Que la Alcaldía Municipal tenga una herramienta uniforme para la realización de las auditorias.
H.3 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN. H.3.1 Presentación Del Sistema. El manual de procedimientos de auditoria será para la Alcaldía Municipal de Santa Ana, y para el personal involucrado en el área de supervisión y auditoria de las Asociaciones Comunales.
H.3.2 Encargado o Responsable de la Implementación. Para la Implementación del manual de procedimientos de auditoria se nombrara un encargado el cual será un Contador Público.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
H.3.3. Recurso para la Implementación. Los recursos necesarios para la implementación del manual de procedimientos son los siguientes: Humanos, Material, Económicos y Tecnológicos, los cuales se relacionan entre si garantizando el funcionamiento de la auditoria y la obtención de información razonable y oportuna.
I. PRESUPUESTO ANUAL DE ACTIVIDADES.
Para equipar y ampliar el departamento de auditoria, el Departamento de Proyección Social necesita del equipo humano, y material, para lo cual se proporciona el presupuesto siguiente: No
NECESIDAD
COSTO
1
Asignación de área de Trabajo
$ 100.00
2
Auditor Interno
$ 800.00
3
Equipo Informático
$ 600.00
4
Mobiliario de Oficina
$ 700.00
TOTALES
$ 2,200.00
Fuente: Elaborado por Equipo de Tesis
NOTA: El salario del Auditor Interno es mensual, y todos los demás gastos será inversión única.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
J. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DELMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Actividad Mes/semana
Mes I 1
2
Mes II 3
4
1
2
3
4
Presentación del manual Revisión del manual Implementación del Manual Ejecución del Manual
Fuente: Elaborado por Equipo de Tesis
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