LVE Koordinationstreffen SS 2008 Einführung | Datenschutzbelehrung | Workshop Dr. Katrin Behaghel | 07.05.2008 | Stabstelle Qualitätsmanagement und Berichtswesen

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Koordinationstreffen | Lehrveranstaltungsevaluation | SS 2008

Agenda – Vorstellung – Aufgaben der Stabstelle – Aufgaben der SFVs – Datenschutzbelehrung – (Workshop: Evasys 3.1)

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Vorstellung Zuständig für die uniweite Evaluation der nicht-medizinischen Lehrveranstaltungen seit SS 2007: Stabstelle Qualitätsmanagement und Berichtswesen Verantwortlich: Dr. Katrin Behaghel Hilfskräfte: Lyn-Rouven Schirra und Christian Renner Kontakt: [email protected] Des weiteren je Fachbereich ein Verantwortlicher. Im Normalfall ist dies ein „Studentischer Fachbereichs-Vertreter (SFV)“. Mailingliste: [email protected]

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Aufgaben der Stabstelle - Aufbereitung des Datenmaterials - Bereitstellung der Fragebögen und Rückkuverts - Einscannen der Fragebögen - optional: Bearbeiten der Auswertungen - optional: Versand der Auswertungen - Versand eines zusammenfassenden Berichts an den Studiendekan und den Vizepräsidenten für die Lehre - Evaluation und ggf. Anpassung des Workflows

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Aufgaben der SFVs (Das sind Sie!) Zentrale Aufgaben: - Zeitplan erstellen - Material zusammenstellen/Durchführung der Umfragen - optional: Bearbeiten der Auswertungen - optional: Versand/Übergabe der Auswertungen Alle Aufgaben sind in den beiden Merkblättern noch einmal ausführlich dokumentiert. Die Merkblätter auf der Website der Stabstelle zum Download bereit: URL: http://www.uni-ulm.de/index.php?id=2785

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Datenschutzbelehrung Das Datengeheimnis wird in der Lehrveranstaltungsevaluation durch folgende Maßnahmen sichergestellt: •

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Die an der Evaluation Mitwirkenden mit Zugriff auf die Datenbank werden über das Datengeheimnis unterrichtet. Die Passwörter für den Zugriff auf die Datenbank werden jedes Semester neu gesetzt. Das Passwort ist vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Die ausgefüllten Evaluationsbögen werden durch einen Studenten oder Fachschaftsvertreter eingesammelt, nicht durch den Dozenten. Die Veranstaltung eines Dozenten wird nur dann evaluiert, wenn mehr als 5 Teilnehmer anwesend sind.

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Datenschutzbelehrung •

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Die Auswertung der Evaluation einer Veranstaltung erfolgt nur, wenn mehr als 5 Evaluationsbögen vorliegen. Freitextfelder im Fragebogen haben folgenden Hinweis zur Anonymität: Wir weisen Sie darauf hin, dass in extremen Fällen aus Ihrer Handschrift ein Rückschluss auf Ihre Person möglich sein könnte. In Veranstaltungen mit weniger als zehn ausgefüllten Fragebögen werden die handschriftlichen Äußerungen manuell in maschinenschriftliche transformiert. Der Ergebnisbericht für den Dozenten kann nach Studiengängen oder anderen Parametern aufgegliedert werden, wenn 6 oder mehr Personen an der Befragung teilgenommen haben, auf die dieser Parameter zutrifft.

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Datenschutzbelehrung •

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Der Versand des Ergebnisses per E-Mail ist nur mit Einwilligung des Dozenten in den ungesicherten E-Mail-Versand möglich. Die Einwilligung des Dozenten erfolgt schriftlich auf dem Rücklaufkuvert. Das Evaluationsergebnis darf – wenn erkennbar sein soll, welcher Dozent evaluiert wurde – nur mit Zustimmung des Dozenten veröffentlicht werden. Die Fragebögen werden maximal 1 Jahr aufbewahrt, danach werden sie im Reißwolf vernichtet.

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Datenschutzbelehrung •

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Die Studienkommission hat die erhaltenen Auswertungen bis zum Ende des auf die Lehrevaluation folgenden Semesters zu löschen. Fakultätsvorstand und Studiendekan haben die erhaltenen Auswertungen spätestens 4 Jahre nach Erhalt der Daten zu löschen. Die Evaluationsergebnisse werden im System elektronisch maximal 10 Jahre aufbewahrt, danach werden sie gelöscht.

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Workshop: EvaSys 3.1 Folgende Schritte werden erläutert: - Zugang - Bearbeitung von offenen Fragen als Teilbereichsadmin - Bearbeitung von offenen Fragen als Datenerfassungskraft - Versenden einer Auswertung Allgemein wichtig: Das Anmelden am System mit mehreren Browserfenstern/Tabs zur selben Zeit, birgt die Gefahr von Systemfehlern!

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Zugang Browser öffnen und folgenden URL eingeben: https://evaluation.uni-ulm.de Logindaten wurden im Workshop bekanntgegeben. Zwei Benutzertypen: - Teilbereichsadmin: Offene Fragen(>10), Versenden - Datenerfassungskraft: Offene Fragen (