Kick-off Lehrveranstaltung Projektmanagement

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Kennenlernen - Dozent  Diplom-Mathematiker  Langjährige Erfahrung im internationalen ITManagement mit Kernkompetenzen in

- General IT-Management - Operatives Projektmanagement in strategischen IT-Großprojekten - Leitung von Organisations- und ITEntwicklungsprojekten - Aufbau und Leitung von MultiprojektManagement Organisationen  Certified Senior Project Manager (IPMA / GPM)  Akkreditierter und zertifizierter Projektmanagement-Trainer (GPM)  Kontakt: [email protected] Seite 2 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Kick-off | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de

KOMPETENZ

Kennenlernen - Teilnehmer

 Schritt 1: Kennenlernen - Wer hat schon einmal eine Projektmanagement-Lehrveranstaltung besucht (0-n Tage)? - Wer hat schon einmal in einem Projekt mitgearbeitet (Anzahl Personentage 0-n)?

 Schritt 2: Kurzvorstellung - Name - Studiengang - Bezug zum Projektmanagement - 1 Hauptziel für den Besuch der Veranstaltung („Wann war der Besuch der Lehrveranstaltung für Sie ein Erfolg?“)

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KOMPETENZ

Agenda der gesamten Lehrveranstaltung  Kick-off - Inkl. Kennenlernen, Lehrgangskonzept, thematische Einführung  Projekt-Initialisierung - inkl. Arbeiten mit und in einem Team  Projekt-Definition - inkl. Motivation  Projekt-Planung - inkl. Führung

 Projekt-Steuerung - inkl. Verhandlung und Umfeldsteuerung durch Kommunikation  Projekt-Abschluss

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KOMPETENZ

Agenda des ersten Tages  Tagesbeginn  Kick-off -

Begrüßung und Kennenlernen

-

Lehrgangskonzept und -unterlagen

-

Projektmanagement – eine Übersicht

 Projekt-Initialisierung -

Ausgangssituation Projektreife / Steckbrief

 Projekt-Definition -

Projektgruppe und –Team

-

Ziele

-

Erste Umfeldanalyse, Chancen und Risiken

-

Stakeholderanalyse

-

Risikoanalyse

 Tagesabschluss

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KOMPETENZ

Lehrgangskonzept – Lehrgangsdauer und -termine  Termine: Blockveranstaltung - von Mo., 14.7. bis Fr., 18.7. einschließlich - Jeweils von 9:00 bis ca. 16:30 - Umfang z. B.: ca. 40 Std Präsenzunterricht, ca. 20 Std. Heimarbeit inkl. Erstellung einer Projektarbeit  Räumlichkeiten - Plenum in C2-18 - Weitere Räume für Gruppenarbeiten: C2-11 und C3-13  Die Teilnahme an allen Tagen ist verbindlich

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KOMPETENZ

Lehrgangskonzept – Lehrgangsstruktur nach ICB (International Competence Baseline)  Wir behandeln das Thema Projektmanagement (nach International Competence Baseline der IPMA) in

- 21 Elemente PM-technischer Methodenkompetenz

- Plus 7 Elemente PM-Verhaltenskompetenz

Quelle: GPM / PM3-Fieldbook

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KOMPETENZ

Lehrgangskonzept – Stoffvermittlung

Die Vermittlung des Stoffes wird je behandeltem Prozess gegliedert in

 Einen Theorieteil (mit Vortrag und Diskussion)  Beispielsanwendung an einem Fallbeispiel und an einer Projektarbeit von früheren Lehrgangs-Teilnehmern  Eine selbst gewählte Fallstudie (in Gruppenarbeit) für manche Themen

Quelle: GPM / PM3-Fieldbook

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KOMPETENZ

Lehrgangskonzept - Gruppenarbeit  Die Teilnehmer bilden (Projekt-) Gruppen zu je 5-7 Mitgliedern.  Jede Gruppe bestimmt einen „Projektleiter“ als Sprecher und Koordinator.  Jede Gruppe wählt sich ein eigenes (fiktives oder reales) Projektbeispiel/Fallstudie aus.  Innerhalb und außerhalb (Heimarbeit) der Veranstaltungsblöcken arbeitet jede Gruppe auf Basis dieser Fallstudie (vom Dozenten) ausgewählte Projektmanagement-Prozesse in Form einer Gruppenarbeit aus (ein zusammenhängendes Dokument im empfohlenen Format MS-Winword und möglichst auch in PDF-Format).  Diese Ausarbeitungen werden beispielhaft besprochen. Dozent und Teilnehmer geben Feedback.

 Spätestens 14 Tage nach Ende der Veranstaltungsreihe (01.08.2014, 18:00 Uhr) wird die fertige Fallstudie von den Gruppen in den oben erwähnten Formaten an [email protected] zur Bewertung durch den Dozenten. Diese Präsentation sollte als ein Projektkonzept vor einem potentiellen Auftraggeber gestaltet sein. Seite 9 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Kick-off | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de

KOMPETENZ

Lehrgangskonzept – Mindestanforderung zu bearbeitender Themen in Gruppenarbeit

 Projektsteckbrief  Projektumfeld und Stakeholder  Projektziele  Risikomanagement im Projekt  Projektorganisation  Projektphasen und –lebenszyklus  Projektstrukturierung

 Ablauf- und Terminplanung  Kosten- und Ressourcenplanung

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KOMPETENZ

Prüfungs- und Bewertungselemente  In die Gesamtnote geht nur die Bewertung der Gruppenarbeit ein!  D.h. die Note des einzelnen ist die Note seiner Gruppe  Um „Trittbrettfahren“ zu verhindern, ist es der Gruppe erlaubt, leistungsunwillige Teilnehmer auszuschließen. Dabei sollten folgend Regeln beachtet werden: - Zum Ausschluss sollten objektive Gründe vorliegen, d.h. das bestimmte klar kommunizierte und terminierte (schriftlich) Arbeiten von einem Mitglied nicht erbracht worden sind.

- Diesem Mitglied sollte vor Ausschluss die Möglichkeit gegeben werden, seine Aufgaben zu einem bestimmten Termin nachzuliefern („Abmahnung“). - Liefert dieses Mitglied zu diesem Termin seine Aufgaben nicht ab oder liefert ein Mitglied zum wiederholten Male seine Arbeiten nicht termingerecht ab (d.h. das Mitglied wurde schon einmal abgemahnt), kann das Mitglied von der Gruppe ausgeschlossen werden. Dabei reicht die einfache Mehrheit der Gruppe. - Der Ausschluss wird dann vom Projektleiter der Gruppe dem Dozenten mitgeteilt. - Ein aus einer Gruppe ausgeschlossener Teilnehmer wird dann als eigene Gruppe bewertet („Einzelkämpfer“) Seite 11 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Kick-off | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de

KOMPETENZ

GPM Basiszertifizierung  Interessierten Teilnehmern der Lehrveranstaltung wird die Möglichkeit geboten, das „Basiszertifikat für Projektmanagement (GPM)“ zu erwerben.  Angebot der GPM: 

Die Teilnehmer der HS Bochum bezahlen für die Prüfung und Ausstellung des GPM Basiszertifikats eine Gebühr von 160,50 €.



Für studentische Mitglieder der GPM: Kostenloser E-Book-Schlüssel (Normalpreis:89,00 €) für studentische Mitglieder im Rahmen des Basiszertifikats und reduziertePrüfungsgebühr (Nichtmitglieder 160,50 €; studentische Mitglieder nur 133,75 €) bei der PM-ZERT, der Zertifizierungsstelle der GPM.



Alle Preise inkl. gesetzlicher MwSt.

 Separate Unterlagen für die Prüfung sind nicht notwendig.  Teilnehmern der Prüfung wird am Prüfungstag von 9-14 Uhr eine Auffrischung des Stoffs und ggf. Schließen von Lücken angeboten. Die Prüfung findet dann von 14-16 Uhr statt.  Nähere Informationen dazu: http://www.gpmipma.de/qualifizierung_zertifizierung/basiszertifikat_fuer_projektmanagement_gpm.html Seite 12 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Kick-off | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de

KOMPETENZ

Lehrgangsunterlagen

 Fotoprotokoll  Präsentationen in PDF  Ausgehändigte Unterlagen (speziell Übungen und Fallstudien / -beispiele)  Literatur im Eigenstudium z.B.

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KOMPETENZ

Allgemeine Spielregeln

 Rege Teilnahme und Feedback erwünscht (Fragen, Fragen, Fragen)!  Regelmäßige Teilnahme erwünscht (bei Krankheit etc. bitte absagen)  Kommunikationsregeln beachten (Ausreden lassen etc.)  Pünktlichkeit  Handys zumindest auf lautlos  Keine parallelen Arbeiten an Notebooks etc.  ….

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KOMPETENZ

„Projekt“ – Was ist das? DIN 69901: Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in Ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, zum Beispiel in: Zielvorgabe, Zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, Projektspezifische Organisation Wikipedia: … Eine Aufgabenstellung kann und sollte in der Regel als Projekt betrachtet werden, sofern das zu lösende Problem relativ komplex erscheint, der Lösungsweg zunächst unbekannt ist, eine Zielrichtung und ein Zeitrahmen vorliegen und/oder bereichs-/fachübergreifende Zusammenarbeit erforderlich ist…

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KOMPETENZ

Projektarten

 Organisationsprojekte Aufbau- oder Ablauf-Organisation erstellen oder verbessern.

 Forschungs- und Entwicklungs-Projekte Neue oder verbesserte Produkte entwickeln.

 Investitionsprojekte Bau bzw. Erstellung von Sachanlagen.

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KOMPETENZ

Was ist ein erfolgreiches Projekt? Ein erfolgreiches Projekt … -

hält den Termin,

-

liegt im vorgegebenen Budgetrahmen,

-

Erfüllt die Leistungsziele.

.. und … -

stellt alle Stakeholder zufrieden,

-

liefert ein erfolgreiches Projektergebnis ???

Leistung

Erwartung der Stakeholde r Kosten

Zeit

Bei Konflikten zwischen den Zielgrößen hat häufig eine den Vorrang vor den anderen (Priorisierung, Zielbeziehungen, siehe Projektziele): -

„Der Termin muss in jedem Fall gehalten werden, auch wenn es mehr kostet“.

-

„Am Ende entscheidet die gute Leistung – auch wenn Termin und Budget überzogen sind.“

-

…

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KOMPETENZ

Projektmanagement – wozu brauchen wir das?

DIN 69901: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projekts.

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KOMPETENZ

Projektmanagement – wozu brauchen wir das?  Grund 1: Komplexität eines Projekts, sichtbar z.B. an dem „magischen Dreieck“

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KOMPETENZ

Projektmanagement – wozu brauchen wir das?  Grund 2: Projekte werden in Zukunft eine immer größere Bedeutung in der Weltwirtschaft haben.  Nach einer Studie der Deutschen Bank Research wird Die „Projektwirtschaft“ in 2020 15% der Wertschöpfung liefern (in 2007 waren es noch 2%). Die Projektwirtschaft im engeren Sinn eine kooperative Wertschöpfung in organisatorisch und rechtlich eigenständigen, temporären Projekten sein.

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KOMPETENZ

Was ist erfolgreiches Projektmanagement? In Anlehnung an das Lehrwerk der IPMA (ICB 3.0):

Leistung

Erwartung der Stakeholde r Kosten

Zeit

Projektmanagement-Erfolg ist die Wertschätzung der ProjektmanagementErgebnisse durch die Beteiligten. Projektmanagement-Erfolg hängt mit dem Projekterfolg zusammen, ist aber nicht das gleiche. Zum Beispiel ist es möglich, erfolgreiche Arbeit im Projektmanagement zu leisten für ein Projekt, das vorzeitig beendet werden muss, weil die Strategie der Organisation sich in der Zwischenzeit geändert hat… Seite 21 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Kick-off | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de

KOMPETENZ

Was bedeutet Projektmanagement? „Das „Eye of Competence“ stellt die Integration aller PMElemente bei der Einschätzung einer bestimmten Situation durch das Auge eines Projektmanagers dar. Das Auge steht für Klarheit und Weitblick.“

(National Competence Baseline 3.0 der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.)

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KOMPETENZ

Projektmanagement-Phasen der DIN 69901

Initialisierung

Definition

Planung

Steuerung

Abschluss

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KOMPETENZ

Projektmanagement-Phasen der DIN 69901

Initialisierung

Definition

Planung

Steuerung

Abschluss

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KOMPETENZ

Prozesse der Projektmanagement-Phase „Initialisierung“ nach DIN 69901

 I.5.1 Zuständigkeit klären

 I.11.1 Ziele skizzieren

 I.5.2 PM-Prozesse auswählen

 I.3.1 Freigabe erteilen

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KOMPETENZ

Projektmanagement-Phasen der DIN 69901

Initialisierung

Definition

Planung

Steuerung

Abschluss

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KOMPETENZ

Die 5 großen „W‘s“ des Projektstarts Wie viel? Aufwandsschätzung, Kostenplan

Wann? Phasenplan, Ablaufund Terminplan

Wer? Projektorganisation, Personaleinsatzplann

Wie? Phasenplan, Projektstrukturplan

Was? Projektdefinition spez. Ziele (SMART)

KOMPETENZ

Projektmanagement-Phasen der DIN 69901

Initialisierung

Definition

Planung

Steuerung

Abschluss

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KOMPETENZ

Die 4 Erfolgsfaktoren des Projektmanagements (vom Projektforum Rhein Ruhr GmbH) ProjektRisiken und Chancen

Aufwandschätzungen

Projektziele

ProjektUmfeld und Stakeholder

ProjektStrukturplanung

ProjektOrganisation

Phasenplanung

(1) Das Projekt richtig definieren

Projektqualifizierung

Projektabschluss Erfolgssicherung

Teamauflösung sozialer Abschluss

Organisation der Nachprojektphase Überführung in den Normalbetrieb

(2) Das Projekt richtig planen

Kostenplanung

ProjektKommunikation Ist-Zustand ermitteln

Projektbewertung

(4) Das Projekt richtig abschließen

Ablauf- und Terminplanung

Projektfinanzierung

Die vier Erfolgsfaktoren des Projektmanagement

Arbeitsfähigkeit der Gruppe

Ressourcenplanung

ProjektBerichtswesen

(3) Das Projekt richtig führen

Projektplanung überarbeiten Herbeiführen des Abschlusses

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Steuerungsmaßnahmen einleiten

Änderungen bewerten Risiken und Interessen verfolgen

Fortschrittsbewertung durchführen

KOMPETENZ

Überblick über die Projektmanagement-Disziplinen – Projekt-Atlas der GPM/IPMA

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KOMPETENZ

Projektmanagement – eine Teamaufgabe  Gnoti seauton – was für ein Teamspieler sind Sie?  Teamrollen nach Meredith Belbin: Teamrolle

Rollenbeitrag

Charakteristika

Zulässige Schwächen

Neuerer/Erfinder

bringt neue Ideen ein

unorthodoxes Denken

oft gedankenverloren

Wegbereiter/Weichensteller

entwickelt Kontakte

kommunikativ, extrovertiert

oft zu optimistisch

Koordinator/Integrator

fördert Entscheidungsprozesse

selbstsicher, vertrauensvoll

kann als manipulierend empfunden werden

Macher

hat Mut, Hindernisse zu überwinden

dynamisch, arbeitet gut unter Druck

ungeduldig, neigt zu Provokation

Beobachter

untersucht Vorschläge auf Machbarkeit

nüchtern, strategisch, kritisch

mangelnde Fähigkeit zur Inspiration

Teamarbeiter/Mitspieler

verbessert Kommunikation, baut Reibungsverluste ab

kooperativ, diplomatisch

unentschlossen in kritischen Situationen

Umsetzer

setzt Pläne in die Tat um

diszipliniert, verlässlich, effektiv

unflexibel

Perfektionist

vermeidet Fehler, stellt optimale Ergebnisse sicher

gewissenhaft, pünktlich

überängstlich, delegiert ungern

Spezialist

liefert Fachwissen u. Information

selbstbezogen, engagiert, Fachwissen zählt

verliert sich oft in technischen Details

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KOMPETENZ

Aufgaben bis 15.07.2014 9:00 Uhr  Gruppenbildung - Alle Teilnehmer haben sich in Gruppen von möglichst 5-7 Mitgliedern gefunden - Jede Gruppe hat einen Projektleiter ernannt

- Jede Gruppe hat ein Thema als Fallstudie identifiziert - Der Projektleiter jeder Gruppe hat dem Dozenten bis zur nächsten Veranstaltung ein Email gesandt mit den folgenden Informationen: -Titel der Fallstudie der Gruppe -Mitglieder der Gruppe (Name, Vorname, Email-Adresse) -Kennzeichnung, welches Mitglied als Projektleiter ernannt wurde

 Basiszertifizierung - Erste Interessenten für die Basiszertifizierung der GPM melden sich per Email bei dem Dozenten

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KOMPETENZ

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit www.GPM-IPMA.de

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