Ablauf- und Terminplanung Lehrveranstaltung Projektmanagement
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Inhalt
Was ist ein Ablauf- bzw. Terminplan? Wozu wird eine Ablauf- und Terminplanung gebraucht? Aufwandsschätzungen Schritte zur Erstellung einer Ablauf- und Terminplanung Hinweise für die Bildung von Vorgängen Netzpläne und Netzplantechnik Bierdeckel zur Netzplantechnik
Fallbeispiele
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KOMPETENZ
Was ist ein Ablauf- bzw. Terminplan?
Definition des Ablaufplans nach DIN 69901-5:2009-01: Übersicht über den geplanten sachlichen, unter Umständen auch zeitlichen Ablauf des Projektgeschehens, orientiert am Projektziel, den Realisierungsbedingungen und den geplanten Ergebnissen
Ein Terminplan ist damit ein Ablaufplan, der sich auch und ganz besonders an dem zeitlichen Ablauf des Projektgeschehens orientiert.
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KOMPETENZ
Wozu wird eine Ablauf- und Terminplanung gebraucht? Der Projektstrukturplan beantwortet vor allem das „Was“ des Projekts. Die nächsten Fragen, die zu beantworten sind, sind:
In welcher Reihenfolge können die Arbeitspakete abgearbeitet werden? Wann werden Sie begonnen? Wann kann das gesamte Projekt oder die nächste Phase abgeschlossen werden?
Ziel ist also einen Ablaufplan des Projekts / der nächsten Phase zu erstellen, der alle technischen Abhängigkeiten berücksichtigt Terminplan zu erstellen, der die zeitliche Lage der Arbeitspakete darstellt.
um hauptsächlich Den möglichen Ablauf der nächsten Phase / des Projekts und die zeitlichen Spielräume (Puffer) zu erkennen (was passiert in welcher Reihenfolge?) Konsequenzen im Fall von Verzögerungen bei der Verfügbarkeit nicht einsetzbarer Einsatzmittel zu erkennen
Als Modell des Projektverlaufs werden diese Pläne für die Projektsteuerung benutzt, um Auswirkungen von Abweichungen zu ermitteln. Seite 4 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de
KOMPETENZ
Schritte zur Erstellung eines Ablauf- und Terminplans (unter der Annahme genügend vorhandener Ressourcen) 1. Ermittlung der (technischen) Abhängigkeiten in Form von Anordnungsbeziehungen (AOB) 2. Ggf. Unterteilung von Arbeitspaketen mit langer Dauer in Vorgänge
3. Schätzen des Aufwandes der einzelnen Arbeitspakete – dann Berechnung der Dauer, indem man den Aufwand auf die Ressourcenlage anwendet 4. Durchführen einer Vorwärtsrechnung, um die früheste Lage bzw. die frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte der Arbeitspakete zu errechnen 5. Durchführen einer Rückwärtsrechnung, um die späteste Lage bzw. die spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte der Arbeitspakete zu errechnen 6. Berechnung des Gesamtpuffers (GP) und des Freien Puffers (FP) der Arbeitspakete und Vorgänge 7. Kennzeichnen des Kritischen Pfads des Netzplans (Kette der Arbeitspakete mit einem GP = 0) 8. Überführung des Netzplans in einen Balkenplan, der die terminliche Lage der Arbeitspakete entlang einer Zeitachse übersichtlich darstellt Seite 5 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de
KOMPETENZ
Aufwandsschätzungen Die Methoden der Aufwandschätzung unterscheiden sich abhängig von der Projektart und von den Erfahrungen mit dem jeweiligen Aufgabenbereich. Im Bereich der Investitionsprojekte existieren standardisierte Verfahren, die eine hohe Genauigkeit (+/- 2%) aufweisen. Im Bereich der Entwicklungsprojekte sind die Voraussagen wesentlich schlechter. Hier existieren auch eine Reihe von Methoden, die zu verbesserten Aussagen führen, deren Einführung und Anwendung in Organisationen aber nicht ohne Aufwand möglich ist. Im Bereich der Organisationsprojekte sind Voraussagen noch schwieriger. Hier wird oft mit Budgetierungen gearbeitet, z. B. durch die Bereitstellung von definiertem Personal.
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KOMPETENZ
Gebräuchliche Methoden der Aufwandsschätzung Vergleich mit ähnlichem Vorgängerprojekt Verwendung einer größeren Datenbasis von Vergleichsprojekten Schätzklausuren und Expertenbefragungen Parametrische Methoden Function Point und COCOMO Detaillierte Strukturierung des Projektes (Aufschnüren der Arbeitspakete)
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KOMPETENZ
Grundsätzliches zu Aufwandsschätzungen 4x
1,6x
1,15x
Kalkulation 2
1,5x 1,25x 1x 0,8x 0,67x
1,25x
Zeit, zu der Verpflichtungen eingegangen werden sollten
1,1x 1x 0,9x 0,85x
0,5x
0,8x Quelle: Boehm et al. (1995)
0,25x Projektidee
Projektdauer
2x Kalkulation 1
Projektgröße, Aufwand, Kosten
Zeit, zu der Verpflichtungen meist eingegangen werden
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr
0,6x Lastenheft
Pflichtenheft
Feinentwurf
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ProgrammModule
Fertiges Produkt KOMPETENZ
Mehrstufiges Schätzmodell (nach Projektforum Rhein Ruhr GmbH)
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 9 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de
KOMPETENZ
Vom Projektstrukturplan zur Ablaufplanung
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 10 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-
KOMPETENZ
Ablauf- und Terminmanagement – 1 AP1
AP 2
Detaillierung der Arbeitspakete Aufbrechen der Komplexität Festlegung der Aufgaben Ergebnis: Vorgänge
Schritt 1
Schritt 2
V1.1
V1.2
V1.3
V1.4
V1.1
V2.1
V2.2 V2.3
V1.2
V3
V2.1
V2.2
V0
V4 V1.3
Schritt 3
V1.4
V2.3
„vorläufiges Projektende“
V1.1 V0
V1.2 V3
V1.3
V2.1 V1.4
V 2.2 V2.3
V4
Planung der Abläufe Abhängigkeiten und Zeitabstände definieren Schnittstellen klären frühzeitige Koordination Ergebnis: Ablaufplan (Netzplan)
Überführung des Ablaufplans in den Terminplan Schätzung der Vorgangsdauern 1. Terminberechnung mit Ermittlung der vorläufigen Projektdauer Ergebnis: vorläufiger Terminplan
Tage
Schritt 4
V1.1 V0
V1.2 V3
V1.3
optimiertes Projektende = „Soll“
Optimierung des Ablauf- und Terminplans Durchspielen alternativer Abläufe Verkürzung der Projektlaufzeit schrittweise Optimierung Ergebnis: optimierter Terminplan Quelle:
V2.1 V1.4
V 2.2 V2.3
V4 Tage
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Projektforum Rhein/Ruhr KOMPETENZ
Ablauf- und Terminmanagement – 2Verabschiedung des Ausführungsplanes
Schritt 5 Terminplan „SOLL“
Verbindliche Vorgabe für alle Projektbeteiligten Ergebnis:
Schritt 6
Terminplan „SOLL“
Termincontrolling Erfassung der IST-Termine Vergleich SOLL-/IST-Termine Analyse der Abweichungen Planung korrektiver Maßnahmen Revision der Terminplanung Ergebnis: aktualisierter Terminplan nach jedem Aktualisierungsstichtag
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KOMPETENZ
Hinweise zur Bildung von Vorgängen Den Vorgängen müssen Ressourcen zugeordnet werden. Die Zuordnung sollte, wo immer möglich, zu 100% erfolgen, denn eine konzentrierte und kontinuierliche Arbeit an einer Aufgabe ist wesentlich effektiver. Ein Vorgang sollte durch eine Person oder durch eine kleine Gruppe bearbeitet werden. Die Vorgangsdauer muss überschaubar sein, d.h. nicht über das gesamte Projekt verlaufen.
Ebenso sollte die Vorgangsdauer nicht zu kurz sein, z.B. nur wenige Tage. Dies ermöglicht ebenso eine kontinuierliche Überprüfung des Standes der Arbeitsergebnisse. Wichtig ist die Frage: Sind alle Aufgaben eines Arbeitspaketes in Vorgänge überführt worden? Einzelne hintereinander liegende Vorgänge sind optimal. Wenn Vorgänge parallel bearbeitet werden, so muss das durch unterschiedliche Personen bzw. Personengruppen erfolgen. Seite 13 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-
KOMPETENZ
Was sind Netzpläne und Netzplantechnik? Definition der Netzplantechnik nach DIN 69900: Alle Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung, Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgrößen berücksichtigt werden können.
Netzplanarten Ereignisknoten-Netzplan (EKN) Vorgangspfeil-Netzplan (VPN) Vorgangsknoten-Netzplan (VKN) Entscheidungsnetzplan (ENP)
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KOMPETENZ
Beispiel für einen Vorgangsknoten-Netzplan (VKN)
2
3
Aufstellen der Kräne
1
10
Befestigung Untergrund
3
15
Verschalen Pfeiler u. W.
4
5
Knoten sind Vorgänge ! Pfeile sind Anordnungsbeziehungen !
5
Bau der Hilfskonstrukt.
6
2 Liefern Beton
7
AF0/EF0
2
Betonieren NF5 Pfeiler u. W.
8
15
Auflegen Träger
10
Einflechten Baustahl
EFO
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KOMPETENZ
Vorgangsliste am Beispiel Brückenbau Vorgang
Beschreibung
Vorgangsdauer
Vorgänger
(in Monaten) A
Allgemeine Planung
12
-
B
Fertigung Einzelteile
4
A
C
Fertigung Endlager 1
1
A
D
Fertigung Endlager 2
1
A
E
Fertigung und Montage
6
A
Zwischenstück1 Endlager 1
Fertigung, Montage
Endlager 2
Pfeiler
Pfeiler und Fundament F
Zwischenstück1
5
B, C, E
7
B, D, E
1
F, G
Zwischenstück 1 G
Fertigung, Montage Zwischenstück 2
H
Eröffnung Brücke
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KOMPETENZ
Vorwärtsrechnung im VKN B
4 Fertigung
Legende
16
12
F C
1
A
Zwischenst. 1 18
Endlager 1 12
13
D
1
23
12 H
Planung 0
V. Nr. V D Vor.- Bez. FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ
5
12
Endlager 1 12
Brückeneröffnung G
13
7
25
26
Zwischenst. 2 18
E
1
25
6 Pfeiler
12
18
FEZ = FAZ + Dauer
FAZ(N) = MAX(FEZ(V1), ..., FEZ (Vn)) Seite 17 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr KOMPETENZ
Rückwärtsrechnung im VKN B
4 Fertigung
Legende
12
16
12
18
C
1 Endlager 1
12 A
12
13
19
20
D
1
F
Zwischenst. 1 18
23
20
25
H
Planung 0 0
V. Nr. V D Vor.- Bez. FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ
5
12
Endlager 1
12
Brückeneröffnung G
12
13
17
18
E
6
1
7
25
26
Zwischenst. 2
25
26
18
25
18
25
Pfeiler 12
18
12
18
SAZ = SEZ - Dauer SEZ(V) = MIN(SAZ(N1), ..., SAZ(Nn)) Seite 18 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr KOMPETENZ
Pufferberechnung im VKN B
4 Fertigung
Legende
12
2
16
14
2
18
C
1 Endlager 1
A
12
12
7
13
19
5
20
F
Zwischenst. 1 18
2
23
20
2
25
H
Planung 0 0
0 0
V. Nr. V D Vor.- Bez. FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ
5
12
D
1 Endlager 1
12
Brückeneröffnung G
7
25
0
26
Zwischenst. 2
25
0
26
12
5
13
17
5
18
18
0
25
6
18
0
25
E
1
Pfeiler
Kritischer Pfad
12
0
18
12
0
18
Gesamtpuffer GP = SAZ- FAZ= SEZ– FEZ Freier Puffer FP(V) = FAZ(Nachfolger) – FEZ(Vorgang) Seite 19 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr KOMPETENZ
Anordnungsbeziehungen im VKN
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KOMPETENZ
Beispiel Sprungfolge
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KOMPETENZ
Minimale Zeitabstände im VKN („MINZ“)
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 22 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-
KOMPETENZ
Maximale Zeitabstände im VKN („MAXZ“)
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 23 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-
KOMPETENZ
Mehrere Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgängen
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 24 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-
KOMPETENZ
Zeitliche Ausdehnung von Vorgängen bei verschiedenen Projektkalendern
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr
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KOMPETENZ
Bierdeckel zur Netzplantechnik (nach Friedrich Merz)
Quelle: Projektforum Rhein/Ruhr Seite 27 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Ablauf- + Terminplan | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-
KOMPETENZ
Erstellung eines vernetzten Balkenplans aus einem Netzplan Ausgangspunkt: Netzplan Erstellung eines Koordinatensystems: XAchse ist die Zeit im Sinne der Projektdaten, Y-Achse werden AP / Vorgänge aufgetragen
Abtragen der frühesten und spätesten Termine eine Vorgangsknoten als Doppelbalken Vernetzung der Balken mit den AOB‘s
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KOMPETENZ
Fallbeispiel - Vorgangsliste
Quelle: GPM / PM3-Fieldbook
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KOMPETENZ
Fallbeispiel – Netzplan Teil 1
Quelle: GPM / PM3-Fieldbook
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KOMPETENZ
Fallbeispiel – Netzplan Teil 2
Quelle: GPM / PM3-Fieldbook
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KOMPETENZ
Fallbeispiel – Balkenplan mit Meilensteinen
Quelle: GPM / PM3-Fieldbook
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KOMPETENZ
Beispielhafte Projektarbeit – Ablauf- und Terminplan – Vorgangstabelle Vorgangsname
Dauer
Installation einer PV-Anlage auf dem Dach der Hallenbesitzer GmbH Start des Projekts
239,95 Die 31.05.16 Mon 01.05.17 Tage? 0 Tage Die 31.05.16 Die 31.05.16 33,69 Die 31.05.16 Fre 15.07.16 2 Tage?
Grobplanungsphase Abstimmung mit dem Vorstand und ihn bitten den Linienmanager zu unterweisen, damit er rechtzeitig Personal bereitstellt Unterlagen für die Zustimmung des Aufsichtsrates erstellen Unterlagen für die Zustimmung des Betriebsrates erstellen Begehung des Hallendachs Information über die Dachkonstruktion einholen Kontaktaufnahme mit dem Bauamt und dem Umweltamt Kontaktaufnahme mit dem Brandschutzund Sicherheitsbeauftragtem Voranfrage bei Netzbetreiber stellen Voranfrage für Schulungen der internen Monteure stellen Sichtung von Auflagen für Statik des Daches Sichtung von Richtlinien für Installation von PV-Anlagen Sichtung von Auflagen für Baugenehmigung Sichtung für Auflagen des Umweltschutzamtes für Tiefbau (Stromleitungen Sichtung von Brandschutzbestimmungen Grobplanungphase abgeschlossen
Feinplanungsphase Statiker anfordern und Unterlagen erstellen Statikgutachten erstellen lassen (Begehung) Unterlagen für Bauantrag erstellen und antrag einreichen Abstimmung mit Umweltamt Verschattungsanalyse in Auftrag geben, betreuen und auswerten Nutbare Dachfläche ermitteln
Anfang
Ende
Vorgänger
0,5 Tage Die 31.05.16 Die 31.05.16 4 Tage Die 31.05.16 Mit 08.06.16
4
2 Tage Mon 06.06.16 Mit 08.06.16
4
0,13 Tage
5;6
Mit 08.06.16 Mit 08.06.16
4 Tage Mit 08.06.16 Die 14.06.16 0,06 Tage? 0,38 Tage 6 Tage 0,25 Tage?
7
Die 14.06.16 Die 14.06.16
8
Die 28.06.16 Die 28.06.16
7
Fre 17.06.16 Mit 06.07.16
7
Fre 15.07.16 Fre 15.07.16
7
12 Tage Die 14.06.16 Don 30.06.16
9
10 Tage Die 28.06.16 Die 12.07.16
7;10
11 Tage Don 30.06.16 Fre 15.07.16
13
7 Tage Mit 06.07.16 Fre 15.07.16
11
3 Tage Die 12.07.16 Fre 15.07.16 0 Tage Fre 15.07.16 Fre 15.07.16 122 Fre 15.07.16 Die 03.01.17 Tage?
14 3 18
30 Tage Mit 05.10.16 Mit 16.11.16
20
23 Tage Mit 31.08.16 Mon 03.10.16 21
12 Tage Mon 28.11.16 Mit 14.12.16
27
8 Tage Mit 14.12.16 Mon 26.12.16 28 6 Tage Don 01.12.16 Fre 09.12.16 3 Tage Fre 09.12.16 Mit 14.12.16
23 30
4 Tage Don 22.12.16 Mit 28.12.16 1 Tag
Mit 28.12.16 Don 29.12.16
32
Die 03.01.17 Die 03.01.17
35
10 Tage Mit 14.12.16 Mit 28.12.16
31
4 Tage Mit 28.12.16 Die 03.01.17
37
3 Tage Mon 26.12.16 Don 29.12.16
29
3 Tage Don 29.12.16 Die 03.01.17
39
0 Tage Die 03.01.17 Die 03.01.17
19
Vorbereitungsphase
7 Tage? Die 03.01.17 Don 12.01.17
41
Information für Marketing erstellen Planung der Warenanlieferung und Lagerung
2 Tage Die 10.01.17 Don 12.01.17
Aufbau des Krans
2 Tage Mon 03.10.16 Mit 05.10.16
Montage der PV-Anlage Durchführung der Tiefbauarbeiten Elektrische Anbindung der PV-Anlage
Rückbau des Gerüsts
Inbetriebnahme Elektrische Abnahme durchführen Bauliche Abnahme durchführen PV-Anlage in Betrieb nehmen Abschlussdokumentation Inbetriebnahme abgeschlossen
Projektmanagement Projektsteuerung Projektplanung Teambesprechungen Regelmäßige Information aller Stakeholder
1 Tag Fre 21.04.17 Fre 21.04.17 0,26 Fre 21.04.17 Fre 21.04.17 Tage? 0 Tage Fre 21.04.17 Fre 21.04.17 Mon 6 Tage Mon 01.05.17 24.04.17 2 Tage Don 27.04.17 Fre 28.04.17 1 Tag Mon 01.05.17 Mon 01.05.17 1 Tag Mon 01.05.17 Mon 01.05.17 6 Tage Mon 24.04.17 Mon 01.05.17 0 Tage Mon 01.05.17 Mon 01.05.17 239 Mit 01.06.16 Mon 01.05.17 Tage? 25 Tage Die 28.03.17 Mon 01.05.17 25 Tage Die 28.03.17 Mon 01.05.17 9 Tage Mit 19.04.17 Mon 01.05.17 6 Tage? Mit 01.06.16 Mit 08.06.16
2 Tage Don 29.12.16 Mon 02.01.17 33
0,13 Tage?
Schulung der Monteure Aufbau des Gerüsts Vorbereitungsphase abgeschlossen
Abbau des Krans
Bauphase abgeschlossen
34
2 Tage Don 29.09.16 Mon 03.10.16 21 24;22
8 Tage Mit 16.11.16 Mon 28.11.16 26
Mon 02.01.17 Die 03.01.17
Bauphase
0,5 Tage Don 01.12.16 Don 01.12.16
25
1 Tag
Einweisung der Unterauftragnehmer
8 Tage Fre 15.07.16 Mit 27.07.16 25 Tage Mit 27.07.16 Mit 31.08.16
Ausschreibung für PV-Anlage erstellen Angebote für PV-Anlage be- und auswerten/ Und dem Einkauf übermitteln Ausschreibung für erlektrische Anbindung der PV-Anlage Angebote für elektrische Anbindung beund auswerten Auschreibung für Tiefbauarbeiten (Stromleitung legen) Angebote für Tiefbau be- und auswerten Ausschreibung für Kranbereitstellung und -arbeiten Angebote für Kranbereitstellung und arbeiten be- und auswerten/ Entscheidung dem Einkauf übermitteln Ausschreibung für Gerüstbaufirma erstellen Angebot für Gerüstbau be und auswerten/ Entscheidung dem Einkauf übermitteln Personalschulungen (Arbeitssicherheit bei Dacharbeiten, Arbeit mit PV-Anlagen) terminieren und Monteure informieren Unterlagen für Netzbetreiber erstellen und Antrag auf Einspeisung stellen Unterlagen für Bundesnetzargentur erstellen und PV-Anlage anmelden Unterlagen für Sicherheitsingenieur (intern) erstellen Abstimmung mit Brandschutzbeauftragten Feinplanungphase abgeschlossen
2 Tage Fre 06.01.17 Die 10.01.17 0,5 Tage? 7 Tage 2 Tage 0 Tage 71,26 Tage? 0,26 Tage 40 Tage 1 Tag 30 Tage
Die 10.01.17 Die 10.01.17
44
Die 03.01.17 Don 12.01.17 Die 10.01.17 Don 12.01.17 Don 12.01.17 Don 12.01.17
45 42
Don 12.01.17 Fre 21.04.17
48
Don 12.01.17 Don 12.01.17 Fre 13.01.17 Don 09.03.17 Fre 21.04.17 Fre 21.04.17 Fre 10.03.17 Don 20.04.17
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50 51
KOMPETENZ
53 53 49 56
58 57
Beispielhafte Projektarbeit – Ablauf- und Terminplan – Projektplan (beispielhaft, nur Grobplanungsphase)
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