INTERAKCJE TEORII I PRAKTYKI ZARZDZANIA WIEDZ LUDOSŁAW DRELICHOWSKI Akademia Rolnicza w Szczecinie
Streszczenie W niniejszej pracy skoncentrowano si na analizie wzajemnych sprze zwrotnych wystpujcych w procesach wdraania systemów zarzdzania wiedz do wspomagania zarzdzania organizacjami. Podjto prób identyfikacji sprze dotyczcych technologicznych i metodycznych uwarunkowa zastosowania systemów zarzdzania wiedz w praktyce zarzdzania organizacjami. Wysoki poziom kultury organizacyjnej firmy i kompetencje jej kadry, posiadaj kluczowe znaczenie dla skutecznego wdraania tych technologii do praktyki. Summary In the paper one can focus on analysis of mutual feed backs occurring in processes of introduction of management organization support. There was taken attempt to identify feed backs concerning technological and methodical circumstances of application of Knowledge Management Systems in practice of organizations management. A high level of organizational culture of the organizations and competences of their staff have crucial meanings for efficient utilization of mentioned technologies in practice. 1. Wprowadzenie Wystpujcy w tytule pracy termin interakcja - w naukowej interpretacji - łczy si z zastosowaniem modeli wieloczynnikowej analizy wariancji, w ramach których zmienno interakcji oznacza interesujce w merytorycznej interpretacji współdziałanie wystpujce pomidzy czynnikami dowiadczalnymi. Włanie efekt współdziałania równolegle wystpujcych procesów teoretycznych, utylitarnych i projektowych budowy aplikacji wystpujcych w zarzdzaniu wiedz wywołuje wzajemne oddziaływania, dokonujce si w rónych płaszczyznach rozwoju. W pracy tej podjto prób identyfikacji najwaniejszych z punktu widzenia procesów gospodarczych, przedsiwzi zwizanych z rozwojem teoretycznych podstaw i metod zarzdzania wiedz oraz dajcych si ju wskaza tendencji wystpujcych w działaniach aplikacyjnych. Przystpujc do tak misternego i trudnego przedsiwzicia, autor ma wiadomo potrzeby realnego odwołania si do dowiadcze przeszłoci. Naley bowiem rozróni t cz poznawczej problematyki licznie wystpujcej od dziesitków lat w publikacjach naukowych, czego przykładem mog by systemy wspomagania decyzji. Z publikacji tych czsto wynikało, e przedsibiorstwa, które nie zastosuj tych metod skazane s na mierne perspektywy rozwojowe, natomiast poszukiwania tego rodzaju systemów - np. DSS (Decision Support Systems) w sposób cigły wykorzystywanych w nowoczenie zarzdzanych przedsibiorstwach - były zwykle nieskuteczne. Powysze historyczne dowiadczenia ka zachowa szczególny dystans dotyczcy metod modelowania, które s moliwe do zastosowania, poniewa autor publikacji udowodnił stosowalno danej metody, na uproszczonym czsto zestawie danych. Jest to faza prac zwizana z budow algorytmów, które mog by wykorzystywane w procesie budowania systemów oprogramowania
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, 2005
37
do zarzdzania wiedz takich jak ICONS1. Kluczowym problemem zwizanym z rozwojem tworzenia i zastosowa wiedzy w organizacjach i yciu gospodarczym jest równoległy rozwój prac teoretycznych, utylitarnych i narzdziowych w tej dziedzinie. Niezwykle wany problem wyznaczajcy relacje w procesie tworzenia i zastosowa wiedzy w organizacjach dotyczy organizacji wirtualnych, których problematyk w abstrakcyjnym wymiarze prezentuje praca Perechudy i Binsztoka2. Wprawdzie zalety wirtualizacji działa organizacji s powszechnie uwiadamiane, to znane s równie zagroenia wynikajce z konsekwencji wyłamania si z ustale chocia jednego z jej uczestników. Idealne w załoeniach teoretycznych systemy społeczno-gospodarcze jak socjalizm czy komunizm byłyby znakomite w przypadku gdy społeczestwa byłyby idealne. Poniewa takich społeczestw nie ma, to sukcesy odnosi oparta na prostych zasadach działania i mechanizmach sprze zwrotnych gospodarka rynkowa. Drug wan dziedzin, której przegldowi powicimy w pracy odrbny rozdział stanowi przegld metod ekstrakcji wiedzy wykorzystujcy w szerokim zakresie dorobek zespołu pracujcego pod kierunkiem prof. dr hab. Witolda Abramowicza. 2. Metody pozyskiwania wiedzy z baz danych w organizacjach Sporód problemów wymagajcych rozstrzygnicia w procesie tworzenia baz wiedzy w przedsibiorstwach s zagadnienia kodyfikacji wiedzy w organizacji [Materska 2004]3 czego nie wyczerpuje proces tworzenia metadanych wystpujcy we wdraaniu hurtowni danych. Jest to szczególnie złoony problem w warunkach integracji baz danych tworzonych w rónych standardach oprogramowania. Jest to równie kluczowy problem decydujcy o sukcesie w realizacji projektów z zarzdzania wiedz, a wynikajcy z trudnoci tworzenia i aktualizacji repozytorium wiedzy i zasad jego aktualizacji w funkcji czasu. Grupy funkcji bezporednio zwizanych z zarzdzaniem wiedz, w odrónieniu od klasycznych systemów zarzdzania informacj, to reprezentacja wiedzy, współpraca, integracja zasobów informacji oraz wyszukiwanie wiedzy w oparciu o róne dostpne w tym multimedialne i internetowe – czsto zewntrzne ródła danych. Badania w zakresie reprezentacji wiedzy bazuj na takich wzorcach jak logika, sieci semantyczne oraz wiedza proceduralna o procesach działalnoci, która przy tworzeniu aplikacji dla konkretnego uytkownika musi by tworzona włanie z udziałem jego kluczowych pracowników. Wypracowanie metod identyfikacji procesów znane jest wprawdzie z technologii mapowania procesów wykorzystywanej w projektowaniu, ale w tym przypadku mog stanowi podstaw do budowy prototypu systemu zarzdzania wiedz, uzupełnion o wykorzystanie baz danych multimedialnych. Integracja i rozszerzenie rezultatów klasycznych metod projektowania na dziedziny sztucznej inteligencji oraz baz danych połczone z zaawansowanymi cechami nowopowstajcych technologii informatycznych, daj w rezultacie nowatorsk architektur systemu zarzdzania wiedz, którego reprezentacj stanowi projekt ICONS. Kluczowym elementem prototypu w tym projekcie systemu zarzdza multimedialnym repozytorium zawartoci, jest przechowywanie złoonych obiektów informacyjnych uzupełnionych o reprezentacje zewntrznych informacji znajdujcych si w rozproszonych bazach danych. Kolejny obszar zarzdzania wiedz dotyczy wspomagania zastosowa systemów oprogramowania zapewniajcych wspomaganie koordynacji tworzenia i korygowania aktów prawnych two1
ICONS Midzynarodowy Projekt Badawczy Perechuda K., Binsztok A., Zarzdzanie informacj w organizacji fraktalnej. KIZATR Bydgoszcz 2003 s.35-43 3 Materska K. , Kodyfikacja wiedzy w organizacji. Studia i Materiały nr 3 PSZW Bydgoszcz 2004 s. 75-85. 2
38
Ludosław Drelichowski Interakcje teorii i praktyki zarzdzania wiedz
rzonych w ramach tak rozbudowanych struktur organizacyjnych jak Unia Europejska. Analiza uwarunkowa organizacji w zakresie zastosowa zarzdzania wiedz dokonywana przez pryzmat klasyfikacji proponowanej przez Baborskiego i Bonnera 4, posiadałaby ukierunkowanie normatywno-technologiczne cilej powizane z dokumentami transakcyjnymi wystpujcymi w przedsibiorstwie. Potrzeb zrónicowania obiektowego podejcia w zarzdzaniu wiedz rónego typu przedsibiorstw prezentuje Kisielnicki5, dokonujc przegldu narzdzi i rozwiza technologii informacyjnych najbardziej efektywnych w praktyce zarzdzania przedsibiorstwami. W tym przypadku moemy mówi o aplikacyjnym podejciu autora do problematyki zarzdzania wiedz wraz z prób oceny najbardziej rozpowszechnionych standardów oprogramowania. Prób utworzenia platformy integrujcej abstrakcyjny punkt wyjcia do zarzdzana wiedz z okreleniem moliwoci utylitarnego jej zastosowania, podjto w pracy Drelichowskiego i Jnuszewskiego pt. „Interakcje zarzdzania wiedz i rachunku kosztów działa w organizacjach wirtualnych”6. Przesłank realnych warunków stymulujcych wdraanie wirtualizacji organizacji moe stanowi organizacja wykonawstwa regionalnych projektów dofinansowanych ze rodków UE, przez małe przedsibiorstwa prowadzce działalno na terenie działania danej jednostki samorzdu terytorialnego. Jest to przykład, jak czsto denia władz do aktywizowania firm działajcych na ich terenie, mog by realizowane poprzez wykonawstwo zatwierdzonych do realizacji projektów, co wymaga signicia do zasad wirtualizacji organizacji. Prezentowane w cytowanej pracy koncepcje podejmuj rozwizanie problemu w aspekcie uwarunkowa informacyjno-koordynacyjnych i organizacyjnych, z uwzgldnieniem preferencji społecznych precyzujcych priorytety działa identyfikowane w ujciu regionalnym. Pominito w tym przykładzie analiz aspektów prawnych oraz problemów zwizanych z kredytowaniem projektu w fazie jego realizacji, co wymaga najczciej profesjonalnej koordynacji i wykonawstwa robót. Włanie aspekty prawne i ryzyko stanowi jedno z podstawowych ogranicze skali upowszechnienia si form wirtualnej współpracy organizacji. 3. Infrastruktura rozwoju zastosowa systemów zarzdzania wiedz Ponad 50 lat stosowania technologii komputerowej do przetwarzania rónego typu informacji w jednostkach administracji krajowej i midzynarodowej, w organizacjach gospodarczych i organizacjach wyszej uytecznoci publicznej, stworzyło zasoby informacyjne pozwalajce na wydobywanie z tych danych wiedzy. Systemy automatycznego ewidencjonowania danych (bankomaty, kasy hipermarketów czy transakcji giełdowych), dostarczaj rosncych lawinowo, powizanych czsto kontekstowo (z identyfikacj parametrów kontrahenta) i transakcyjnie informacji ródłowej. Dane te wydaj si czsto by nadmiarowe, to jednak efektywne ich wykorzystanie z zastosowaniem nowatorskich metod moe sta si dla ich twórców ródłem szczególnej przewagi konkurencyjnej na okrelonych rynkach dóbr i usług. Rozwój technologii internetowych w rónych obszarach e-businessu, stwarza moliwoci realizowania zastosowa wyrafinowanych metod analizy danych w procesach iteracyjnych na bazie informacji wewntrznych. Identyfikacja najbardziej istotnych i uytecznych informacji zewntrznych 4
Baborski A., Bonner R.F.(2004); Zarzdzanie wiedz w systemach informacyjnych. R 1. Zarzdzanie wiedz korporacyjn – dwa podej cia. AE Wrocław s. 19-26. 5 Kisielnicki J.(2004); Zarzdzanie wiedz w systemach informacyjnych. R 2. Zarzdzanie wiedz we współczesnych organizacjach. AE Wrocław s. 27-51. 6 Drelichowski L., Januszewski A., Interakcje zarzdzania wiedz i rachunku kosztów działa w organizacjach wirtualnych. Problemy Zarzdzania Nr 1 2005 w druku.
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, 2005
39
dostpnych w Internecie i tradycyjnych nonikach informacji – take papierowej, gdy w rachub wchodz dawne umowy archiwowane wyłcznie w formie dokumentów tradycyjnych. Czy stosowanie tych rozwiza bdzie to stanowiło konieczno? Czy brak zastosowania technologii zarzdzania wiedz w organizacji stanie si potencjalnym zagroeniem pozycji konkurencyjnej podmiotu? Czy jest koniecznoci? – pokae bliska ju przyszło. Powysze przesłanki prowadz do identyfikacji przyczyn intensywnego rozwoju wszelkich metod pozyskiwania wiedzy z wielkich i dynamicznie aktualizowanych baz wiedzy. Do najbardziej popularnych metod i technik pozyskiwania wiedzy nale: • OLAP (On-Line Analitycal Procesing) • przeszukiwanie w głb (Drill Down) • odkrywanie wiedzy (Knowledge Data Discovery) • drenie danych (Data Mining) Powysza klasyfikacja wyodrbnia pewne grupy metod, z których cz stanowi oferowane standardowo rozwizania programowe (OLAP lub Data Mining), podczas gdy dwie pozostałe kategorie stanowi grupy metod znajdujcych si czciowo w fazie prac badawczych. Zagadnienia te szerzej omawiane s w pracy Budziskiego i Ordysiskiego7 z uwzgldnieniem technologii dostpnych w oferowanym oprogramowaniu do implementowania systemów zarzdzania wiedz. Hauke K i Wasiak M.8 zwracaj uwag na stosowanie w technologii data mining nastpujcych technik: • budowanie wiedzy w rónych reprezentacjach, • klasyfikacja, • budowa funkcji regresji, • klastering, • detekcja odchyle i zmian w danych. Zastosowanie powyszych rozwiza wymaga zastosowania etapowych działa, których wprowadzenie stanowi warunek uniwersalny pomylnego efektu prac nad tak złoonym przedsiwziciem. Zdaniem cytowanych autorów i stosowanych metodykach prac wdroeniowych proponuje si nastpujce etapy: 1. identyfikacja celu, 2. wybór reprezentacji wiedzy, 3. selekcja i przygotowanie danych (rozstrzygane czsto w ramach prac nad hurtowni danych), 4. wybór narzdzi, 5. generowanie modelu, 6. walidacja wyników, 7. implementacja modelu. Ten fragment rozwaa staje si podstaw do sformułowania refleksyjnego rozdziału 4, w którym istotne znaczenie posiadały bd zadania realizowane w ramach wyej wymienionych etapów.
7
Budziski R., Ordysiski T. , Metody ekstrakcji wiedzy w zasobach informacyjnych przedsibiorstwa „nowej gospodarki” . IBS PAN Seria Badania Systemowe t. 28 Warszawa 2002 s.95-104. HaukeK., Wasiak M., Pozyskiwanie wiedzy za po rednictwem technik drenia danych. Zarzdzanie wiedz w systemach informacyjnych. AE Wrocław 2004 s.105-121 8
40
Ludosław Drelichowski Interakcje teorii i praktyki zarzdzania wiedz
4. Czynniki decydujce o efektywnoci wdra ania rozwiza zarzdzania wiedz We wszystkich etapach i fazach rozwoju zastosowa informatyki w zarzdzaniu decydujce znaczenie dla efektywnoci posiadała sprawno organizacyjna i kultura zarzdzania firm. Dua cz zaawansowanych projektów informatycznych dotyczcych wdraania systemów zintegrowanych zakoczyła si bardzo miernymi rezultatami, w których zakres eksploatowanych funkcji uytkowych stanowił nikły procent ich realnego zakresu. Jedn z istotnych przyczyn stanowiła błdna, niedostosowana do specyficznych potrzeb firmy implementacja systemu tworzona z rozbudowanych uniwersalnych funkcji pakietu oprogramowania systemu zintegrowanego. Oznacza to, e im bardziej zaawansowany jest technologicznie zakres zastosowa systemów informatycznych, tym trudniejsza jest ich implementacja uwzgldniajca specyficzne potrzeby uytkownika i jego realne kompetencje. Cytowane w poprzednim rozdziale etapy wdraania systemu zarzdzania wiedz eksponuj siedem faz, których pi, tj. wybór reprezentacji wiedzy, wybór narzdzi, generowanie modelu, walidacja wyników i implementacja modelu posiadaj znaczenie kluczowe. Problem jest szczególnie kłopotliwy, poniewa dominujc rol w tych etapach spełnia musz pracownicy organizacji wdraajcy system. Niezalenie czy zadanie to podejmowa bdzie due przedsibiorstwo, organ administracji, czy firma redniej wielkoci, sukces determinowany jest kompetencjami własnej kadry i jakoci współpracy z firm wdraajc. Dla banków, firm ubezpieczeniowych i duych korporacji interesujc ofert proponuje SAS Institute w formie specyficznego rozwizania hurtowni danych i data miningu o zrónicowanych algorytmach pozyskiwania wiedzy z wewntrznych i zewntrznych dostpnych zbiorów danych. Wybór reprezentacji wiedzy, narzdzi generowania modelu i walidacja wyników z uwzgldnieniem kryteriów eliminowania w czasie danych nieaktualnych i uzupełniania numerycznego danych brakujcych, mog stanowi podstaw sukcesu we wdraaniu tego typu systemów. Podobne rezultaty zapewnia zastosowanie narzdzi ORACLE bd business intelligence SAP. Wymienione przykładowo narzdziowe oprogramowanie do wspomagania zarzdzania wiedz jest niezwykle kosztowne i przekracza moliwoci sfinansowania przez przedsibiorstwa rednie. W tym przypadku stosunkowo tanim i efektywnym narzdziem moe by MS SQL Serwer z oprogramowaniem hurtowni danych i systemu OLAP (On Line Analitical Proces). Jeszcze jedn zalet tego narzdzia jest jego osigalno w warunkach uczelni, których katedry prowadzce zajcia z informatyki w zarzdzaniu musz posiada ten standard oprogramowania i własne dowiadczenia aplikacyjne z jego stosowania. W kadym z omawianych przypadków niezwykle istotne jest stworzenie zespołu, który jest w stanie wyznaczy niezbdne bazy danych, z których wydobywanie wiedzy ma dla firmy szczególne znaczenie. Zespół ten musi wskaza na podstawie pilotowych oblicze i ich walidacji, które modele s najlepszym przyblieniem rzeczywistoci i naley je zawrze w opracowywanej implementacji systemu z prezentacj wzorcowej – słownej i graficznej interpretacji wyników. Skala duych zmian jakociowych i zmiany trendów wynikajcych ze skutków integracji z krajami Unii Europejskiej stwarza dodatkowe utrudnienia w dokonaniu poprawnej walidacji wyników i doboru najlepszych modeli oraz algorytmów. Stan ten moe uzasadnia zastosowanie strategii wykorzystania rónorodnych modeli i powolnym eliminowaniu w okresie próbnej eksploatacji tych wariantów, których wyniki s najmniej reprezentatywne dla analizowanej rzeczywistoci. Specyficzny standard systemów zarzdzania wiedz dotyczy organów administracji pastwowej, w ramach których wspomaganie koordynacji w opracowaniu i synchronizacji aktów prawnych jest
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, 2005
41
realizowane tego typu oprogramowaniem. Tworzenie baz danych dotyczcych przestpców działajcych we wszystkich placówkach penitencjarnych, z zasadami biecej ich aktualizacji i moliwociami nieograniczonego dostpu uprawnionych uytkowników do tych baz wyznacza standard, w ramach którego stosowane technologie informacyjne i powszechny dostp do wiedzy ograniczaj podejmowanie błdnych decyzji. Zastosowanie tego typu rozwiza stanowi podstaw ograniczenia zagroe społeczestwa przez jednostki szczególnie dla niego niebezpieczne. 5. Podsumowanie Omawiane interakcje teorii i praktyki zarzdzania wiedz dotycz rónych organizacji i przedsibiorstw, w których umoliwiaj uzyskanie przewagi konkurencyjnej wynikajcej z szybkiej identyfikacji przyczyn sukcesu i sposobów jego upowszechniania. Dua oferta interesujcych algorytmów o wysokiej specyfice implementowanej wiedzy musi by skutecznie weryfikowana w nowych warunkach w myl podstawowej zasady, aby po pierwsze nie szkodzi. Wynika to z faktu, e na podstawie wydobytej wiedzy podejmowane s decyzje, których warto zaley od trafnoci wyników oblicze modelowych, a popełniony błd moe powodowa wybór błdnej strategii działalnoci firmy. Wprawdzie adna wiedza nie jest w stanie ochroni w pełni przed ryzykiem i niepewnoci wynikajc z trudno identyfikowalnych zmian otoczenia, to jednak dobór odpowiednich strategii korzystania z wyników oblicze modeli ekstrakcji wiedzy moe ryzyko to ogranicza.
Bibliografia 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Baborski A., Bonner R.F. (2004); Zarzdzanie wiedz w systemach informacyjnych. R 1. Zarzdzanie wiedz korporacyjn – dwa podejcia. AE Wrocław s. 19-26 Budziski R., Ordysiski T., Metody ekstrakcji wiedzy w zasobach informacyjnych przedsibiorstwa „nowej gospodarki” . IBS PAN Seria Badania Systemowe t. 28 Warszawa 2002 s.95-104 Drelichowski L., Januszewski A., Interakcje zarzdzania wiedz i rachunku kosztów działa w organizacjach wirtualnych. Problemy Zarzdzania Nr 1 2005 w druku. Hauke K., Wasiak M., Pozyskiwanie wiedzy za porednictwem technik drenia danych. Zarzdzanie wiedz w systemach informacyjnych. AE Wrocław 2004 s.105-121 Materska K., Kodyfikacja wiedzy w organizacji. Studia i Materiały nr 3 PSZW Bydgoszcz 2004 s. 75-85 Kisielnicki J.(2004); Zarzdzanie wiedz w systemach informacyjnych. R 2. Zarzdzanie wiedz we współczesnych organizacjach. AE Wrocław s. 27-51. Kotler Ph., Marketing. Analiza, planowanie, wdraanie i kontrola. Gebethner & S-ka Warszawa 1994 Perechuda K., Binsztok A., Zarzdzanie informacj w organizacji fraktalnej. KIZ ATR Bydgoszcz 2003 s.35-43 The IST-2001-32429 ICONS Consortium, The Structural Fund Project Knowledge Portal, www.icons.rodan.pl., February 2003
