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& Superintendencia de Administración Tributaria

INTENDENCIA DE ADUANAS PROCESO/

GESTIONES O PERMISOS ESPECIALES

SUBPROCESO

Identificación

Nombre del Documento

PR-IAD/DNO-PE-09

Versión

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES

Nombre completo

Puesto que ocupa

Firma

No. de folios

12

Fecha de Aprobación

03/11/2011

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Mayra Patricia Rodas Ruano

Francisco Guillermo Coy Caal

Nilda Judith Telles Escobar

Jefe de la Unidad de Normas y

Jefe a.i. del Departamento

Procedimientos

Normativo

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Procedimiento para la autorización y registro de padrón de proveedores

Versión 4

Fecha de Aprobación 03/11/2011

Objetivo Permitir a los importadores o agentes aduaneros autorizar y registrar a los proveedores con los cuales tienen una relación comercial, con el propósito de validar dicho registro y proveer al personal de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Operativa de una herramienta para verificar la información registrada en el padrón de proveedores.

Alcance

Este procedimiento será aplicado por el personal de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Operativa, los cuales harán una labor de revisión de la información registrada por el agente aduanero o importador. El procedimiento de Autorización y Registro de Padrón de Proveedores inicia con un registro de reguiarización de proveedores y termina con la autorización del mismo por el Coordinador o Jefe de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Operativa.

Marco Legal y Documentos Relacionados 1. Resolución número 223-2008 (COMIECO-XLIX) del Consejo de Ministros de Integración Económica, que aprueba el Código Aduanero Uniforme Centroamericano -CAUCA-. Publicada en Acuerdo número 469-2008 del Ministerio de Economía.

2. Resolución número 224-2008 (COMIECO-XLIX) del Consejo de Ministros de Integración Económica, que aprueba el Reglamento del Código Aduanero Uniforme Centroamericano -RECAUCA-. Publicada en Acuerdo Ministerial número 4712008 del Ministerio de Economía.

3. Decreto número 1-98 del Congreso de la República y su Reglamento. Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria.

4. acuerdo número 7-2007 del Directorio de la SAT. Reglamento Interno de la Superintendencia de Administración Tributaria. 5. Decreto número 6-91 del Congreso de la República. Código Tributario.

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Procedimiento para la autorización y registro de padrón de proveedores

Versión 4

Fecha de Aprobación 03/11/2011

Normas Internas

1. El registro de los proveedores lo hará el importador o su agente aduanero a través del portal de la SAT. Puede ingresar seleccionado SAQB'E en los accesos directos del portal. También podría seleccionar el logotipo de SAQB'E e ingresar a SAQB'E en el menú de categorías de ésta sección, o bien seleccionar e-SAT en el portal de la SAT y escoger del menú SAQB'E. Ver Anexo 1 que contiene el instructivo de registro de proveedores.

2. La Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera es la responsable del control de la información registrada a efecto de evitar duplicidad en los datos contenidos en el padrón.

3. Los importadores y/o agentes aduaneros que registren información en el padrón de proveedores deben enviar por medios electrónicos a la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera, una copia de la factura comercial que permita comprobar los datos ingresados.

4. La Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera debe analizar la documentación aportada, comprobando que la fecha de la factura comercial corresponda a la última importación realizada. Si por causa justificada no se cuenta con factura comercial, debe presentarse el documento de transporte.

5. En caso de duda respecto a la veracidad de los documentos presentados por el importador, se debe enviar el caso a la Unidad de Control Aduanero Ex Post del Departamento Operativo de la Intendencia de Aduanas, para que posterior al análisis y de considerarse procedente, el caso sea remitido a la Intendencia de Fiscalización en base al artículo 33, numeral 11 del Acuerdo 007-2007 del Directorio y sus reformas, y la Resolución 467-2007 emitida por el Superintendente de Administración Tributaria y sus reformas, a fin de que se realice la fiscalización a posteriori la investigación con el importador y/o agente aduanero, según corresponda.

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Procedimiento para la autorización y registro de padrón de proveedores

Versión 4

Fecha de Aprobación 03/11/2011

6. Para que el analista de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera solicite al coordinador una modificación o cerrar vigencia (deshabilitar) tiene que justificar sus actuaciones en los espacios destinados para efecto en el mismo documento y, actuará de la siguiente forma:

a.

El analista recibe copia de la factura o documento de transporte presentados por el importador o su agente aduanero, debe analizar dicho documento y si detecta inconsistencias en los datos, corrobora con el importador o agente aduanero, en caso que la información sea confirmada el analista debe realizar un requerimiento de reguiarización y solicitar al coordinador la modificación correspondiente, sustentándolo con el documento recibido.

b. Si como producto de la revisión de la información contenida en el padrón de proveedores, el analista determina que existen códigos duplicados, podrá iniciar el proceso de cerrar vigencia a través del requerimiento de reguiarización de proveedores y justificar su actuación, para que lo autorice el coordinador. 7. El registro de proveedores únicamente aplica para el régimen de importación definitiva con clave 23 en las siguientes modalidades: ID, DI, MC, LZ, PC y MD. No es necesario el registro de proveedores para los siguientes casos: Menaje de casa, donaciones, encomiendas, diplomáticos, cubre faltantes, mercancías adjudicadas en subasta por el Servicio Aduanero, envíos postales sin carácter comercial, envíos urgentes sin carácter comercial y operaciones de zonas francas. 8. Para efectos del padrón de proveedores no pueden registrarse proveedores guatemaltecos. 9. El código de proveedor debe tener la siguiente estructura: PP-DEF-AA-SSSSSSS, que significa: PP: País del proveedor (código ISO) DEF: Código definitivo AA: Año en curso (Ej. 08) SSSSSSS: Secuencia numérica del proveedor. Esta secuencia se inicíaliza por país

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10. Las importaciones de vehículos usados tendrán un código especial: VU-DEF-AA-0000001, que significa: VU: vehículo

DEF: Código definitivo AA: Año en curso (Ej. 08) 0000001: Dato ya determinado (no varía)

11. El analista de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera puede registrar la información de los proveedores cuando el importador indique no contar con los medios necesarios y aporte la información suficiente. 12. Cuando el analista de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera esté analizando los registros y realice la consulta de proveedores en el sistema, debe considerar los siguientes casos:

a. Cuando no encuentre errores en el registro de proveedores, no se requerirá información adicional ni se elabora requerimiento de reguiarización y el sistema automáticamente reconoce que el registro se encuentra autorizado. b. Se solicita información adicional y se elabora requerimiento de reguiarización de acuerdo a los siguientes casos:

iv. v.

Cuando Cuando Cuando Cuando

el código asignado corresponda a un proveedor ya registrado, los datos registrados no coincidan con los de la factura comercial, los datos registrados correspondan a otro proveedor, se repitan las direcciones aunque se trate del mismo proveedor que opera en diferentes países,

Otras inconsistencias,

13. Se debe revisar el registro de proveedores una vez al año y se deben cerrar vigencia (deshabilitarlos del registro) aquéllos que no hayan sido utilizados en el período analizado a partir de la fecha de registro.

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Procedimiento para la autorización y registro de padrón de proveedores

Fecha de Aprobación 03/11/2011

14. En el presente procedimiento se utilizan términos aduaneros y comerciales conforme los documentos DG-GPD-GC-05 "Términos y Definiciones del Sistema de Gestión de Calidad" y DG-IAD-EV-01 "Estructura Organizacional y Funciones de la Aduana", anexos de la Guía para la Documentación de Normativa Aduanera (IN-IAD/DNO-EV-01).

Narrativa No.

Actividad

Responsable Importador o Agente

3

Abre página Web de la SAT. Selecciona e-SAT. Escoge SAQB'E, donde ingresa el usuario y la clave asignada por la SAT. Abre la ventana de "Consulta de proveedores" para verificar que el proveedor no esté registrado previamente. Si el proveedor se encuentra ya registrado puede utilizar el código ya existente para efectos de la declaración de mercancías y concluye el procedimiento. Si no se encuentra registrado, se procede al registro (actividad 3). Abre la ventana de "registro de proveedores" y llena los datos requeridos.

4

Envía por correo electrónico a la dirección [email protected] una copia de la Importador o Agente

1 2

Aduanero

Importador o Agente Aduanero

Importador o Agente Aduanero

5

factura comercial.

Aduanero

Recibe factura comercial.

Analista

de

la

Unidad

Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera 6

Analiza código asignado por el sistema, utilizando la Consulta de Proveedores (se consulta diariamente utilizando para referencia la fecha de creación) y determina si hay errores. Si el error puede solucionarse de una vez, sigue de acuerdo a la actividad 9. Si no fuera suficiente con la información contenida en la

factura comercial, continúa con la actividad 7.

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Procedimiento para la autorización y registro de padrón de proveedores

Fecha de Aprobación 03/11/2011 No. 7

8 9

10

Actividad Responsable Consulta a la persona que envió la información para establecer cuál es la Analista de la Unidad correcta información que debe estar contenida en el padrón de proveedores. Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera Responde a la solicitud y regresa a actividad 6. Agente Aduanero o importador Elabora requerimiento de reguiarización de proveedores, considerando la norma Analista de la Unidad Técnica de Operaciones y 12 del presente procedimiento. Seguridad Aduanera

Remite el requerimiento al coordinador de analistas para revisión.

Analista

de

la

Unidad

Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera 11

Revisa el requerimiento y verifica datos. Si no tiene observaciones, sigue con la Coordinador de analistas actividad 13. Si tiene observaciones, las anota y continúa con la actividad de la Unidad Técnica de siguiente. Operaciones y Seguridad

12

Subsana observaciones.

Aduanera Analista de la Unidad

Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera 13

14

Registra resultados de la revisión (aprueba o rechaza) y determina si es Coordinador de analistas necesario la autorización del Jefe de la Unidad Técnica de Operaciones y de la Unidad Técnica de Seguridad Aduanera. Si es necesario sigue con la actividad 14, de lo contrario, Operaciones y Seguridad Aduanera finaliza el procedimiento. Descarga el requerimiento y verifica los datos. Si no tiene observaciones, Jefe de la Unidad Técnica continúa con la actividad 16. Si tiene observaciones las envía al coordinador para de Operaciones y Seguridad Aduanera que las subsane (actividad 15).

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Procedimiento para la autorización y registro de padrón de proveedores

Fecha de Aprobación 03/11/2011 No. 15

Responsable

Actividad

Subsana observaciones.

Coordinador de analistas de la Unidad Técnica de

Operaciones y Seguridad Aduanera 16

Confirma el documento (autoriza o rechaza), finalizando el procedimiento.

Jefe de la Unidad Técnica

de Operaciones y Seguridad Aduanera

Registros Nombre del Registro Registro de proveedores SAQB'E 2305

Tipo de Registro (papel/electrónico) Electrónico

Correo electrónico prduadva

Electrónico

Elabora requerimiento en el sistema

Electrónico

Registra observaciones del Coordinador

Electrónico

Registra observaciones del Jefe

Electrónico

Registra resultados de la revisión

Electrónico

Registra resultados de la reguiarización de proveedores

Electrónico

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Procedimiento para la autorización y registro de padrón de proveedores

Versión 4

Fecha de Aprobación 03/11/2011

Listado de anexos

Tipo(s) de Anexo(s):

Formatos e Instrutivos.

Identificación Nombre del Anexo

del Anexo

(Si Aplica) RE-GPD-GC-03

RE-GPD-GC-04

IN-IAD-PE-02

Lista de Control de Cambios

j Lista de Distribución

Instructivo de Registro de Proveedores por parte del Agente Aduanero o Importador.

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Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional RE-GPD-GC-03 Versión 1

Lista de Control de Cambios

22/02/2011

Procedimiento para la Autorización y Registro de Padrón de Proveedores

Nombre del Documento:

No. de

No. de

versión

página

3

TODAS

Identificación del documento:

Modificación realizada

El Procedimiento para la Autorización y Registro de Padrón de Proveedores (IA-DN-UNP-01.05) incluido en el Proceso de Gestión de la Autorización y Registros de Auxiliares de la Función Pública Aduanera y de Operadores Comerciales, se traslada al Proceso de Autorizaciones o Permisos Especiales con la identificación PR-IAD/DNO-PE-09, asimismo

PR-IAD/DNO-PE-09

Fecha

Nombre y firma de quién autoriza cambio

Ck.fránj^tuiüeanffoy C