AG Medienbearbeitung / UAG Ortsleihe/Fernleihe Protokoll der 12. Sitzung am 16.03.1999

Ort: StUB Frankfurt am Main Zeit: 10.00 – 12.30 Uhr

Teilnehmer/Teilnehmerinnen: Frau Albrecht Frau Arndt Frau Bauer Frau Brucker Frau Burmeister Frau Erdmann Herr Picard

Hebis-Verbundzentrale Hebis-Verbundzentrale StUB Frankfurt UB Mainz (Protokoll) UB Marburg UB Gießen LHB Darmstadt

vertritt: LBS Frankfurt vertritt: LBS Rheinhessen vertritt: LBS Marburg vertritt: LBS Gießen/Fulda vertritt: LBS Darmstadt/Wiesbaden

Entschuldigt: Frau Abel Frau Frindt

FHB Wiesbaden GHB Kassel

vertritt: AG BIBDIA für die FHBs vertritt: LBS Kassel

Tagesordnung: 1. 2. 3. 4. 5.

6.

7. 8. 9.

Neue UAG-TeilnehmerInnen Feststellung der Tagesordnung Verabschiedung des Protokolls der Sitzung am 17.11.1998 Wahl eines/einer neuen Vorsitzenden der UAG Fernleihmodul - Sachstandsbericht - Bericht von der Sitzung der AG Fernleihmodul am 18.02.99 Berichte aus den einzelnen Lokalsystemen - Darmstadt/Wiesbaden - Frankfurt - Gießen/Fulda - Kassel - Marburg - Rheinhessen Bericht aus der AG BIBDIA Vorbereitung der Sitzung der AG Medien am 6.05.1999 Verschiedenes

TOP1: Neue TeilnehmerInnen Da die bisherige Vorsitzende der UAG, Frau U. Wiessner, ausgeschieden ist, hat Herr Picard kommissarisch zu dieser Sitzung eingeladen. Herr Matz, UB Marburg, ist als neuer Vertreter des LBS Marburg benannt worden, er wurde jedoch bei dieser Sitzung von Frau Burmeister, ebenfalls UB Marburg, vertreten. Frau Albrecht nimmt an der Sitzung teil, da sich durch die organisatorische Überführung der Online-Fernleihe vom HZK in die Verbundzentrale eine strukturelle Vermischung der Aufgaben ergeben hat. TOP2: Feststellung der Tagesordnung Den Bericht aus der AG BIBDIA übernimmt Frau Albrecht, da Frau Abel nicht anwesend ist. TOP3: Verabschiedung des Protokolls vom 17.11.1998 Das Protokoll der 11. Sitzung wird mit minimalen Änderungen verabschiedet und auf dem FTP-Server unter /hebis/papers/Protokolle/ag_medien/uag_ausleihe/98-11-17.doc abgelegt. TOP4: Wahl der/des Vorsitzenden der UAG Frau C.Bauer, StUB, wird von den anwesenden Mitgliedern der UAG gebeten, den Vorsitz zu übernehmen und erklärt sich bereit, dieses Amt anzunehmen. TOP5: Fernleihmodul Sachstandsbericht: -

am 25.Januar 1999 Produktionsbeginn der Online-Fernleihe Stufe 1, die GHB Kassel ist seit 1.2.99 ebenfalls Online-Teilnehmer Das FL-Handbuch ist auf dem HZK-WWW-Server online verfügbar, es wird eine FAQ-Liste eingerichtet die Planungen für die Einführung der 2.Stufe (Endnutzerbestellungen) sind bereits angelaufen

Bericht von der AG Fernleihmodul am 18.2.99 (Kurzfassung) : -

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Zs-Probleme: Doppeljahrgänge sind sowohl über Band- als auch über Jahresangaben bestellbar , Es wurden „ kleine Leihkreise“ eingerichtet, um FL-Bestellungen auf Besitz der Bibliotheken vor Ort mit eigentlich nicht leihverkehrsrelevanten Beständen zu unterbinden die Makros für die Abarbeitung von Bestellungen funktionieren unter WinIBW nicht richtig, daher wird empfohlen, jede Bibliothek – auch Institutsbibliothek – einzeln aufzurufen Verfahren nach negativem Umlauf: Bestandsnachweise und der Grund für den Negativumlauf muss auf dem Leihschein ersichtlich sein, Art der Kennzeichnung bleibt den Bibliotheken überlassen Verfahren bei Vormerkungen/ Verlängerungen: Vormerkung erst nach Negativumlauf als Zweitbestellung mit entspr. Kennzeichnung; Verlängerung entspr. der bisherigen Regelungen, evtl. auch Verlängerungsanträge per Email Nicht-Druckmaterialien: derzeit können nur Materialien mit „ A“ in Kat. 0500 im Fernleihsystem angezeigt werden, andere Materialien sind daher nicht bestellbar. Die BDV versucht eine Erweiterung der Anzeige. (Im GBV ist sie realisiert) Zugangskennungen : Es gibt generell nur noch eine Zugangskennung mit der über das jeweilige LBS auf den CBS-Hauptbestand oder auf CBS-Fernleihbestand

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zugegriffen werden kann. Mehrere Kennungen bedeuten mehr Wartungsaufwand und werden nur noch in wenigen Ausnahmefällen zugelassen. Statistik: mit dem Befehl „s stat“ können auch einige Statistikwerte für die Fernleihe abgerufen werden. Die BDV will die Statistik am Jahresende evtl.noch aufbereiten. nächstes Ziel: Endnutzer-Fernleihe möglichst bis Ende 1999. Grundlage bleibt die LVO. Der Benutzer meldet sich in seiner Heimatbibliothek an, ein Fernleihkonto wird nur auf ausdrücklichen Wunsch angelegt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können nicht pauschal alle Leserdaten in das Fernleihsystem überführt werden. Eine automatische Aktualisierung der Benutzerdaten ist bisher nicht programmiert, so dass ein update immer manuell angestoßen werden muss. Der Benutzer zahlt im Lokalsystem ein Guthaben für Fernleihbestellungen ein, im CBS wird dieses Guthaben in Verrechnungseinheiten geführt. Für die Einführung sind jedoch noch erhebliche Anpassungsarbeiten notwendig, z.B. benutzerfreundliche Bildschirmanzeigen u.ä. In den Teilnehmerbibliotheken können jedoch jetzt schon organisatorische Vorüberlegungen gestartet werden, die sich mit der Funktionalität des zukünftigen Kassen-Arbeitsplatzes (32-bit) und den BenutzerArbeitsplätzen (WebOPC) befassen. Da die DOS-IBW nur noch ein Auslaufmodell ist, werden auch im Ausleihbereich neue Geräte für die WinIBW/ WebIBW beschafft werden müssen. Zu gegebener Zeit wird auch die StUB als Pilotbibliothek in die Tests mit einbezogen. Der Prototyp der Software kann dann für Testzwecke ins Netz gestellt werden.

TOP6: Berichte aus den Lokalsystemen LBS Darmstadt / Wiesbaden HLB Darmstadt und LB Wiesbaden: keine Veränderungen FHB Wiesbaden: Die Titeldatenkonversion ist für den Spätsommer 1999 geplant, erst dann kann die Planung für die Einführung von PICA-OUS in 2000 konkreter werden, z.B. könnte die Parameterschulung im Febr. 2000 in Darmstadt stattfinden. FHB Darmstadt: Derzeit keine konkrete Zeitplanung für die PICA Einführung möglich, da erst Fusionsverhandlungen mit der Fachhochschule der Bundeswehr in Dieburg abgeschlossen werden sollen.

Für beide FHBs (wie auch für die FHB Frankfurt, bei Nutzerbarcodes auch für UB Mainz) ist das Prüfzifferverfahren bei Nutzer-und Bandbarcodes bisher von PICA nicht als mögliche Algorithmus-Variante programmiert worden. Im Fernleihmodul werden jedoch alle Nutzerdaten in e i n e Datenbank gestellt, so dass eine sinnvolle Unterscheidung z.B. nur durch die vorangestellte 4stellige ELN erreicht werden könnte. Dieses Thema sollte auf jeden Fall in der AG Fernleihmodul erneut besprochen werden, damit z.B. Bibliotheken, die jetzt neu mit EDV-Ausleihe anfangen wollen, ihre Nutzernummern schon entsprechend `fernleihgerecht` planen können. Ergänzender Nachtrag: Herr Picard hat mitgeteilt, dass sich Herr Schneider / BDV bei Pica um die Programmierung des FHB-Prüfziffernverfahrens (12 Stellen, PZ auf Stelle 9, Bibliothekskennung auf Stelle 10 – 12) bemühen will.

Herr Risch teilte mit, dass das Prüfziffernverfahren keine Auswirkungen auf das Fernleihmodul hat, es findet keine Validation der Nutzernummern statt. Wie diese Nutzernummern dann im CBS für die Endnutzer-FL untergebracht werden sollen ist noch offen. StB Worms: Das ACQ-Modul soll nach entspr. Schulungen ab 1.7.99 in Produktion gehen. Das Ausleihsystem OUS soll ab ca. 1.1.2000 eingeführt weden. Schulung dafür ab Juni 1999 in Darmstadt. StB Mainz: ACQ soll ab 1.1.2000 eingeführt werden. Ein Termin für die Einführung des Ausleihsystems OUS ist noch nicht festgelegt, da zuerst Bandbarcodes vergeben und im CBS erfasst werden müssen. LBS Giessen /Fulda BereichsB Phil II: OUS läuft ohne Nutzerfunktionen. Demnächst sollen Bestellung bzw. Vormerkung freigegeben werden, Verlängerung nicht. FHB Giessen: Nutzerfunktionen sind bereits eingeführt, die Vormerkungsmöglichkeit im Opac soll folgen. UB Giessen: Derzeit läuft die Umetikettierung auf Barcodes mit Druckern von UBI, es wird sowohl der Barcode als auch OCR-B Schrift aufgedruckt. HLB Fulda: keine Veränderungen LBS Frankfurt StUB: Es wird die LBS Vers. 3.6.3 genutzt, in der Ausleihe nur DOS-IBW, da das Löschen von Nutzern in der WinIBW nicht funktioniert. ILN 4 und ILN 3 werden zusammengelegt, die Bestände der verschiedenen Abteilungen werden zusammengeführt um dann einen gemeinsamen Opac anbieten zu können. Hierbei sind jedoch noch einige Probleme zu bewältigen, u.a.: - die Hilfetexte passen nicht auf alle Bestände - teilweise fehlen Standortangaben, so dass dann keine Ausleihe möglich ist - einige Titel sind nicht zusammenführbar, da es mehr als 99 Ex. gibt Es wurden 10 Zieltheken eingerichtet, auch für die kleineren Lesesäle LBS Kassel GHB Kassel: Komplette Umstrukturierung: alle bibliothekarischen Einrichtungen werden dezentral auf10 Bereichsbibliotheken verteilt, die dann auch autark handeln. Es gibt jedoch nach wie vor ein Ausleihsystem mit einer verbindlichen Benutzungsordnung und einheit-

lichen Ausleihbedingungen. Die Abteilung Informationsmanagement bleibt zentral erhalten. Vorerst wird nur die DOS-IBW eingesetzt, da für die Umschulung auf WIn-IBW derzeit kein Personal verfügbar ist. Sowohl intern als auch extern wird ein Telnet-Opac und ein Web-Opac angeboten.

LBS Marburg Zeitschriften sind im Web-OPC bestellbar über Web-MARIA, der lokalen Entwicklung von Marburg, wobei über ASCII-Dateien der Link zu den Ausleihbedingungen geregelt wird. Statistiken belegen, dass die neue Bestellmöglichkeit gut angenommen wird, ebenso dokumentiert die Zugriffsstatistik, dass der telnet-Opac immer noch besser angenommen wird als der Web-OPC.

LBS Rheinhessen UB Mainz: Die Entscheidung über die zukünftige Verbundzugehörigkeit ist noch nicht gefallen. Bis dahin wird weiterhin der Pica telnet-OPAC bzw. WebOPAC angeboten, Ausleihe wird immer noch unter BIBDIA betrieben. TOP7: Bericht aus der AG BIBDIA Frau Albrecht berichtet von der letzten informellen Zusammenkunft der FachhochschulKollegInnen, bei der über den weiteren Verlauf der BIBDIA-Konversion gesprochen wurde, nachdem die Datenmigration für die FHB Frankfurt im Februar abgeschlossen werden konnte. Deren Titel- u. Lokaldaten wurden ohne Dublettencheck im Titeldatenbereich in die HEBIS-PICA-Datenbank eingespielt und sind nun nach einigen Korrekturen und Nachbesserungen nutzbar. Alle Daten sind mit dem ILL-flag 3 versehen und daher für die anderen Hebis-Teilnehmer nicht sichtbar. Erst wenn im CBS die DNB retro 1972-84 eingespielt ist kann geprüft werden, ob maschinelle Abgleichläufe machbar sind. Hierbei stellen vor allem die fehlenden hierarchischen Verknüpfungen ein besonderes Problem dar, da ohne sie der fam- bzw. rel-Befehl nicht funktioniert. Als nächstes plant die FHB Ffm die ACQ-Einführung, möglichst zum 1.1.2000. Für die Ausleihe soll das System BIBDIA noch ca. 2 Jahre gehalten werden. Der BIBDIA-Opac soll sukzessive ausgemustert werden. Die FHB Darmstadt hat derzeit noch keinen unmittelbaren Wunsch, sich Pica anzuschließen, da erst die Probleme mit der Zusammenlegung der FHB mit der FH der Bundeswehr in Dieburg erledigt werden müssen. FHB Wiesbaden: Sollten sich nach Analyse der Übernahmedaten nicht zu große Unterschiede im Vergleich zu den Daten der FHB Frankfurt ergeben, ist die Katalogumstellung nach Pica im Spätsommer voraussichtlich relativ problemlos zu bewerkstelligen. Ab Januar 2000 ist ACQ geplant, ebenfalls in 2000 soll die BIBDIAAusleihe durch OUS abgelöst werden.

TOP8: Sitzung AG Medien kein Beitrag TOP9: Verschiedenes

Zur Vereinfachung der Kommunikation der Hebis-Teilnehmer hat die Verbundzentrale die teilweise redundanten Teilnehmerdaten neu aufbereitet. Sie sind unter der Website http://www.hebis.de/hebis/intern/welcome.html erreichbar. Der Zugriff kann entweder über das Alphabet der Orte oder über die ELN erfolgen. U.a. sind die Postanschrift, Tel.nr., Fax-Nr. , Ansprechpartner der versch. Abteilungen mit E-mail-Adresse, Web-Adresse der Bibliothek usw. genannt. Änderungsmeldungen sollen über ein zentrales Formular abgewickelt werden, sie werden dann in das Teilnehmerverzeichnis umgesetzt. Entsprechende Mitteilungen werden über die PicaListe bekannt gegeben.

Termine für die Nutzerversammlungen 1999 : 16. September in Kassel 17. September in Frankfurt 1. Oktober in Gießen

Termin für die nächste Sitzung der UAG: 7. September 1999, 10.00 Uhr im Sitzungssaal der StUB.

gez. A. Brucker