Excel & Word: Die 7 besten Profi-Tips E910 Perfekt kombinieren: So machen Sie aus Excel und Word ein tolles Team Sie haben sich schon immer über die eingeschränkten mathematischen Funktionen von Word geärgert? Ihre Excel-Tabelle umfaßt einige Seiten, Word preßt aber alles unleserlich auf einer Seite zusammen? Oder möchten Sie Ihre Adreßdaten aus der Excel-Tabelle in einen Serienbrief übernehmen – und zwar alle, und nicht nur die Adressen auf dem ersten Tabellenblatt? Dann sind Sie hier richtig! Wir zeigen Ihnen, wie Sie aus Excel und Word ein unschlagbares Team machen.

● Tip 1: Größenänderungen eingebetteter ● ● ● ● ● ●

Excel-Tabellen Tip 2: Störendes Gitternetz entfernen Tip 3: Tabellenbeschriftungen ganz automatisch Tip 4: Seitenübergreifende Tabellen einfügen Tip 5: Tabellen im Querformat Tip 6: Seriendruck ohne Probleme Tip 7: Druckkosten senken mit Word 2000

Der Autor dieses Beitrags ist Peter Steinhauer, ein erfahrener Word- und Excel-Anwender und Entwickler zahlreicher nützlicher Add-Ins. Er berät kleine und mittelständische Unternehmen im Osnabrücker Raum und führt außerdem regelmäßig Schulungen zu Word durch. Dabei vermittelt er den Schulungsteilnehmern vor allem Tips und Techniken, die den Einsatz von Word in der täglichen Praxis erleichtern. Der WinWord-Berater

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Dazu auf CD:

Beispielda teien

im Ordner

\E910

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Alleskönner Word?

Es gibt kaum eine Aufgabe, die sich mit Word letztlich nicht doch noch irgendwie lösen läßt. Manchmal ist es aber einfacher, Teile Ihres Dokuments mit anderen Programmen, beispielsweise Excel, zu bearbeiten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Word und Excel perfekt kombinieren. Mit den folgenden Tips sparen Sie Zeit und »Nerven« beim gemeinsamen Einsatz der beiden Programme. Und damit Sie alle Tips sofort ausprobieren können, finden Sie natürlich auf der CD-ROM des WinWordBeraters die passenden Beispieldateien.

Excel & Word in der gleichen Version

Voraussetzung für alle hier vorgestellten Verfahren ist natürlich, daß sowohl Word als auch Excel auf Ihrem PC installiert sind. Außerdem ist eine fehlerfreie Funktionsweise nur dann gewährleistet, wenn beide Programme aus demselben Microsoft Office-Paket stammen, also etwa Word 6.0 in Kombination mit Excel 5.0 (Office 4.2), Word 95 mit Excel 95 (Office 95), Word 97 mit Excel 97 (Office 97) oder Word 2000 mit Excel 2000 (Office 2000).

Tip 1: Größenänderungen eingebetteter Excel-Tabellen Wenn Sie im Rahmen eines Word-Dokuments komplexe Berechnungen anstellen müssen, können Sie ganz einfach eine Excel-Tabelle »einbetten« und darin mit den leistungsfähigen Excel-Funktionen arbeiten. Zum Einfügen einer solchen Tabelle verwenden Sie das Symbol MICROSOFT EXCEL-TABELLE EINFÜGEN in der Standard-Symbolleiste von Word (Details hierzu finden Sie im Beitrag E900 »Excel und Word im Zusammenspiel«). Was passiert aber, wenn Sie zum Beispiel eine Tabelle mit drei Spalten und fünf Zeilen eingefügt haben und später feststellen, 034 – Nr. 5/Juli, August 00

Der WinWord-Berater

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E910 03

daß der Platz nicht ausreicht? Leider passen sich die Dimensionen einer eingebetteten Excel-Tabelle nicht automatisch an die Inhalte an. Abhilfe schafft das folgende Verfahren. Öffnen Sie dazu die Beispieldatei SPARPLAN.DOC von der CD-ROM des WinWord-Beraters. Wählen Sie die Datei aus dem Verzeichnis, das Ihrer Word-Version entspricht: Version

CD-ROM-Verzeichnis

Word 6.0

\E910\WORD60

Word 95

\E910\WORD95

Word 97

\E910\WORD97

Word 2000

\E910\WORD2000

Am Ende von SPARPLAN.DOC finden Sie eine eingebettete Excel-Tabelle mit sieben Zeilen und drei Spalten. Angenommen, Sie wollten die vorhandenen Beschriftungen besser gliedern, indem Sie Leerzeilen hinzufügen:

Beispieldateien auf CD

Bessere Gliederung durch Leerzeilen

Dazu klicken Sie doppelt auf das eingebettete Objekt, damit die Excel-Umgebung aktiv wird. Markieren Sie dann mit einem Klick auf den Zeilenkopf »4« die gesamte vierte Zeile und drücken Sie Strg + Pluszeichen (+), um darüber eine neue Zeile einzufügen. Sie werden feststellen, daß die unterste Zeile aus dem eingebetteten Tabellenbereich geschoben wird. Achtung: Es ist jetzt zwecklos, die Excel-Tabelle mit Esc oder einem Klick im Word-Dokument zu verlassen und anschließend den Ziehpunkt in der Mitte der unteren Objektrahmenlinie mit der Maus nach unten zu ziehen. Wenn Sie das Objekt aus Word heraus bearbeiten, »verzerren« Sie lediglich die momentan angezeigten Tabelleninhalte, ohne daß zusätzliche Zeilen sichtbar werden. Der WinWord-Berater

Im Word-Modus nur Verzerrungen der Tabelle

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Echte Größenänderungen nur im ExcelModus

Statt dessen müssen Sie im Bearbeitungsmodus des eingebetteten Objekts – also in der Excel-Umgebung – bleiben und in dieser Betriebsart den Objektrahmen mit der Maus vergrößern. Vergewissern Sie sich also zunächst, daß die Excel-typischen Zeilen- und Spaltenköpfe angezeigt werden, und zeigen Sie mit der Maus auf den schwarzen Ziehpunkt in der Mitte des unteren Objektrahmens.

Vergrößerung in Zeilenschritten

Drücken Sie dann die linke Maustaste und halten Sie sie fest, während Sie den Rahmenpunkt nach unten ziehen. Sie werden merken, daß die Vergrößerung nicht kontinuierlich, sondern in Einzelschritten erfolgt. Jeder Schritt entspricht einer Zeile Ihrer Excel-Tabelle. Sobald die gewünschte Größe erreicht ist, lassen Sie die Maustaste wieder los. Das Verfahren funktioniert natürlich auch für Spalten. Dafür müssen Sie nur den mittleren Punkt der rechten Objektrahmenlinie verschieben.

Mit der Maus erweitern Sie die Excel-Tabelle um die gewünschte Zeilenanzahl 036 – Nr. 5/Juli, August 00

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Tip 2: Störendes Gitternetz entfernen Zur besseren Orientierung erscheinen sowohl Word- als auch eingebettete Excel-Tabellen standardmäßig mit einem grauen Tabellenraster, mit sogenannten Gitternetzlinien. Allerdings handelt es sich dabei im Falle von Word-Tabellen – solange Sie die Tabelle nicht über das Menü FORMAT-RAHMEN UND SCHATTIERUNG umranden – tatsächlich nur um ein Hilfsmittel, welches beim Drucken nicht auf dem Papier erscheint. Anders bei Excel-Tabellen. Die darin enthaltenen Gitternetzlinien verschwinden beim Drucken nicht, was Sie vorab schon in der Seitenansicht überprüfen können. Um das Raster tatsächlich zu entfernen, müssen Sie die Anzeige der Gitternetzlinien mit Excel-Befehlen ausschalten. Dazu klicken Sie doppelt auf das Excel-Objekt mit den störenden Hilfslinien. Sie haben nun Zugriff auf die Excel-Menüleiste, in der Sie EXTRASOPTIONEN anwählen. Im zugehörigen Dialogfeld wechseln Sie auf das Register »Ansicht«, und dort deaktivieren Sie das Kontrollfeld GITTERNETZLINIEN. Sobald Sie dies mit OK bestätigt haben, sehen Sie keine störenden Linien mehr – weder auf dem Bildschirm noch auf dem Papier.

Gitternetzlinien auch auf dem Papier

Tip 3: Tabellenbeschriftungen ganz automatisch Eingebettete Excel-Tabellen eignen sich hervorragend für wissenschaftliche Arbeiten oder Wirtschaftsberichte. In der Regel werden die vorhandenen Tabellen in solchen Dokumenten mit »Tabelle 1«, »Tabelle 2« usw. beschriftet. Word-Profis wissen, daß es eine spezielle Word-Feldfunktion für die Numerierung von Tabellen gibt. Aber wußten Sie auch, daß es gerade im Fall von Excel-Tabellen noch einfacher geht? Der WinWord-Berater

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AutoBeschriftungen für Excel-Tabellen

Veranlassen Sie Word doch eine Beschriftung mit fortlaufender Nummer unter jede eingefügte Excel-Tabelle zu setzen. Sie müssen dann höchstens noch einen erläuternden Text anfügen. Die Vorgehensweise dazu ist denkbar einfach: Wählen Sie im Word-Menü EINFÜGEN den Befehl BESCHRIFTUNG an. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOBESCHRIFTUNG, woraufhin Sie eine Liste aller Objekte erhalten, die Sie automatisch beschriften können. Aus dieser Liste suchen Sie den Eintrag »Microsoft ExcelTabelle« (6.0/95/97) bzw. »Microsoft Excel-Arbeitsblatt« (2000) heraus und aktivieren das zugehöri- Word beschriftet eingefügte Excel-Tage Kontrollkästchen. bellen auf Wunsch automatisch

Flexible Beschriftungsoptionen

Wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste KATEGORIE (Word 6.0/95/97) bzw. BEZEICHNUNG (Word 2000) den Eintrag »Tabelle« aus und stellen Sie im Feld POSITION entweder »Über dem Element« oder »Unter dem Element« ein. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Beschriftung gilt für alle Dokumente

Die automatische Beschriftung wird sofort aktiv und bleibt solange gültig, bis Sie sie auf dem gleichen Wege wieder deaktivieren. Beachten Sie außerdem, daß sie sich auf alle Word-Dokumente auswirkt und nicht auf die momentan geöffnete Datei beschränkt ist. Wichtig ist auch, daß Sie die Beschriftung vor dem Einfügen der Tabellen einschalten, da nur alle »neuen« Tabellen beschriftet werden.

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Tip 4: Seitenübergreifende Tabellen einfügen Häufig sind Excel-Tabellen sehr umfangreich. Das wirft vor allem dann Probleme auf, wenn Sie eine vorhandene ExcelDatei über die Zwischenablage in ein Word-Dokument einfügen (siehe Beitrag E900 »Excel und Word im Zusammenspiel«). Unter Umständen fehlen dann einige Excel-Daten, was darauf zurückzuführen ist, daß ein eingefügtes Objekt nicht größer als eine Seite sein kann. Das gilt übrigens auch für eingebettete Excel-Tabellen, wie sie im ersten Tip verwendet wurden.

Eingefügte Objekte auf eine Seite beschränkt

Sie können den Effekt nachvollziehen, indem Sie die Tabellendaten aus der Datei DAX100.XLS (Zellbereich A1:J107 im Tabellenblatt »DAX100«) als Excel-Tabelle in ein neues, leeres Word-Dokument einfügen. Verwenden Sie jeweils die XLS-Datei aus dem Verzeichnis der WinWord-Berater-CDROM, das Ihrer Word-Version entspricht:

Beispieldateien auf CD

Version

CD-ROM-Verzeichnis

Word 6.0

\E910\WORD60

Word 95

\E910\WORD95

Word 97

\E910\WORD97

Word 2000

\E910\WORD2000

Sie werden feststellen, daß Word nur einen Ausschnitt der gesamten Tabellendaten anzeigt. Um das zu ändern, genügt es, die Informationen nicht als Excel-Objekt einzufügen, sondern als »Formatierten Text (RTF)«. Wählen Sie also, nachdem Sie den Tabellenbereich aus Excel kopiert und in Word BEARBEITEN-INHALTE EINFÜGEN aufgerufen haben, den entsprechenden Listeneintrag an, und schon verteilt Word die Excel-Inhalte auf mehrere Seiten. Der WinWord-Berater

Lange Tabellen als formatierten Text einfügen

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Excel & Word: Die 7 besten Profi-Tips

Wenn Sie Excel-Daten im RTF-Format einfügen, sind seitenübergreifende Tabellen kein Problem Nicht in Word formatieren!

Begehen Sie nicht den Fehler, verknüpfte Excel-Tabellen im Word-Dokument zu formatieren. Aufgrund der automatischen Aktualisierung gehen Ihre Änderungen beim Drucken oder beim nächsten Öffnen des Dokuments dann wieder verloren. Wenn Ihnen das Layout nicht gefällt, passen Sie die zugrundeliegende Tabelle in Excel an.

Tip 5: Tabellen im Querformat Breite Tabellen = Querformat

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Excel-Tabellen sind mitunter nicht nur sehr lang, sondern auch sehr breit, und Ihre Tabelle reicht unter Umständen über die Seite eines Word-Textes hinaus. Leider gibt es keine Möglichkeit, die Daten einfach zu drehen. Was Sie aber machen können, ist, die Orientierung der Word-Seite selbst vom Hoch- ins Querformat zu ändern. Der WinWord-Berater

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Daraus ergibt sich ein neues Problem: Standardmäßig bezieht sich die Seitenorientierung auf das gesamte Dokument. Doch nur selten werden Sie den gesamten Text im Querformat ausrichten wollen, nur weil eine Excel-Tabelle nicht auf die Seite paßt. Die Lösung: Verwenden Sie Abschnittswechsel und weisen Sie ausschließlich der Seite mit der Tabelle das Querformat zu. Ein Beispiel hierzu finden Sie in der Datei EURO.DOC auf der CD-ROM Ihres WinWord-Beraters. Öffnen Sie die Datei in Word aus dem für Ihre Version zutreffenden Verzeichnis: Version

CD-ROM-Verzeichnis

Word 6.0

\E910\WORD60

Word 95

\E910\WORD95

Word 97

\E910\WORD97

Word 2000

\E910\WORD2000

Abschnitte für unterschiedliche Ausrichtungen

Beispieldateien auf CD

Blättern Sie durch den Text, bis Sie zur Überschrift »Kapitel 1« gelangen. Am Ende der vorausgehenden Einführung soll nun eine Excel-Tabelle mit der Kursentwicklung des Euros eingefügt werden. Die Daten sind in einer Excel-Datei namens EUROSTAT.XLS gespeichert, die Sie im selben CD-ROMVerzeichnis finden. Da die Tabelle sehr breit ist, muß sie im Querformat eingefügt werden: 1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Tabelle erscheinen soll, hier in die Leerzeile vor »Kapitel 1«. 2. Fügen Sie einen Abschnittswechsel mit Seitenumbruch ein, indem Sie EINFÜGEN-MANUELLER WECHSEL anwählen und im darauffolgenden Dialogfeld bei ABSCHNITTSWECHSEL die Option NÄCHSTE SEITE aktivieren und mit OK bestätigen. Der WinWord-Berater

Textposition bestimmen

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Excel & Word: Die 7 besten Profi-Tips

Abschnittswechsel vor und nach der QuerformatSeite

3. Damit die Folgeseiten nicht auch ins Querformat umgewandelt werden, fügen Sie nach der Seite für die Tabelle einen weiteren Abschnittswechsel mit Seitenumbruch ein. Im Beispiel setzen Sie dazu den Cursor direkt an den Anfang der Zeile mit der Überschrift »Kapitel 1« und wiederholen dann Schritt 2. 4. Nun bewegen Sie den Cursor mit der Taste Nach oben in die neue Seite, auf der die Tabelle stehen soll. Rufen Sie DATEI-SEITE EINRICHTEN auf und wechseln Sie auf das Register »Papierformat«. Dort wählen Sie die Option QUERFORMAT aus. Vergewissern Sie sich, daß im Dropdown-Feld ANWENDEN AUF »Aktuellen Abschnitt« angezeigt wird. Danach klicken Sie auf OK. 5. Fügen Sie nun die Excel-Tabelle ein (siehe Beitrag E900 »Excel und Word im Zusammenspiel«). Greifen Sie dabei auf die Datei EUROSTAT.XLS zurück und übertragen Sie den Zellbereich A1:O16 aus »Tabelle1«. Fertig!

Gemischte Seitenorientierungen sind für Word kein Problem 042 – Nr. 5/Juli, August 00

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Tip 6: Seriendruck ohne Probleme Sofern Sie Adressen in Excel verwalten, können Sie diese Angaben natürlich auch als Datenquelle für den Seriendruck in Word heranziehen. Doch Vorsicht! Wenn Sie dabei grundlegende Details übersehen, wird Ihr Seriendokument entweder nicht alle Datensätze enthalten, oder Sie können gar nicht erst auf die gewünschten Daten zurückgreifen. Wichtigste Voraussetzung für einen reibungslosen Seriendruck ist der Einsatz benannter Bereiche in der Excel-Mappe. Nur so ist gewährleistet, daß Word am Ende alle Datensätze importiert. Um einen Zellbereich in Excel zu benennen, markieren Sie zunächst die gewünschten Zellen und wählen dann EINFÜGEN-NAMEN-FESTLEGEN (Excel 5.0/95/97) bzw. EINFÜGENNAME-DEFINIEREN (Excel 2000) an. Anschließend geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein und klicken auf OK. Vergessen Sie nicht, die Arbeitsmappe zu speichern.

Wichtig: benannte Bereiche

Des weiteren müssen Sie sich merken, daß Word im Rahmen seiner Seriendruck-Funktion normalerweise eine DDE-Verbindung zur Excel-Datei herstellt. Das hat einen entscheidenden Nachteil, denn bei diesem Verfahren können Sie nur die Daten aus dem ersten Tabellenblatt mit dem Serienbrief verknüpfen.

DDE: Zugriff nur auf das erste Tabellenblatt

Zum Glück können Sie die Methode der Datenübernahme beeinflussen und somit auch frei bestimmen, woher Word die Quelldaten beziehen soll. Dazu verknüpfen Sie Word und Excel per ODBC-Treiber. Wie das geht, zeigt das folgende Beispiel:

ODBC erschließt die Inhalte aller Tabellen

1. Richten Sie in Word ein neues, leeres Dokument ein. Starten Sie dann die Seriendruck-Funktion, indem Sie EXTRASSERIENDRUCK anwählen. Im Seriendruck-Manager klicken

Seriendruckdokument anlegen

Der WinWord-Berater

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Excel & Word: Die 7 besten Profi-Tips

Sie auf ERSTELLEN und dann auf die Option SERIENBRIEFE. Die Frage nach dem Ort des Serienbriefs beantworten Sie mit AKTIVES FENSTER. Datenquelle bestimmen

Beispieldateien auf CD

2. Öffnen Sie das Menü zur Schaltfläche DATEN IMPORTIEREN und wählen Sie DATENQUELLE ÖFFNEN an. Nun bestimmen Sie die Excel-Datei mit den Quelldaten. Dazu aktivieren Sie im Dropdown-Feld DATEITYP zunächst den Eintrag »MS Excel Tabellenblätter« bzw. »MS Excel-Arbeitsblätter«. Dann wechseln Sie auf das Laufwerk, in dem sich die WinWord-Berater-CD-ROM befindet, und dort in das Verzeichnis, das Ihrer Word-Version entspricht. Version

CD-ROM-Verzeichnis

Word 6.0

\E910\WORD60

Word 95

\E910\WORD95

Word 97

\E910\WORD97

Word 2000

\E910\WORD2000

Markieren Sie die Datei KUNDEN.XLS. Wichtig ist, daß Sie vor der Bestätigung der Dateiauswahl das Kontrollfeld KONVERTIERUNGEN BESTÄTIGEN (Word 6.0), IMPORTWEISE AUSWÄHLEN (Word 95/97) bzw. IMPORT WÄHLEN (Word 2000) aktivieren. Danach klicken Sie auf OK bzw. ÖFFNEN. Methode zur Datenübernahme auswählen

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3. Es erscheint ein zusätzliches Dialogfeld, in dem Sie die Methode der Datenübernahme bestimmen können. Markieren Sie »Excel-Dateien über ODBC«, und klicken Sie auf OK. Achtung: Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn Sie auf Ihrem PC eine Office-Vollinstallation mit allen Treibern und Filtern durchgeführt haben. Fehlt diese Option, können Sie die Office-Installation jederzeit wiederholen und die fehlenden Treiber nachinstallieren. Der WinWord-Berater

Excel & Word: Die 7 besten Profi-Tips

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4. Nur mit diesem Treiber erhalten Sie nun Gelegenheit, einen der benannten Bereiche in der Excel-Datei auszuwählen. Aufgelistet werden alle Bereichsnamen, egal in welchem Tabellenblatt sich der zugehörige Bereich befindet. Beachten Sie, daß es sich hier nicht um Tabellennamen handelt. Wenn Sie in der Excel-Mappe keine Bereichsnamen vergeben haben, bleibt die Liste leer! 5. Entscheiden Sie sich hier für den Eintrag »Bestelldaten« und fahren Sie mit einem Klick auf OK fort. Sobald Sie die anschließende Meldung mit HAUPTDOKUMENT BEARBEITEN quittiert haben, können Sie in der gewohnten Weise Seriendruckfelder einfügen und den Text Ihres Schreibens eingeben.

Jetzt geht’s weiter wie bisher

Tip 7: Druckkosten senken mit Word 2000 In den vorausgegangenen Tips wurde Excel als Erweiterung der Word-Funktionalität eingesetzt. Es geht aber auch umgekehrt. Der folgende Tip zeigt, wie Sie Excel-Tabellen mit Word platzsparend und trotzdem lesbar ausdrucken. Als Beispiel dient die Excel-Datei DAX100.XLS, die Sie auf der WinWord-Berater-CD-ROM im Verzeichnis E910\WORD2000 finden. Wenn Sie die Datei in Excel öffnen und sie sich dann mit dem Symbol SEITENANSICHT in der Druckvorschau ansehen, erkennen Sie, daß die Tabelle zu groß für eine einzige DIN A4-Seite ist. Mit den Mitteln von Excel könnten Sie die Inhalte jetzt nur so verkleinern, daß sie auf eine Seite passen. Es ist aber fraglich, ob Sie dann noch etwas lesen können. Besser geht es mit Word: Der WinWord-Berater

Lesbare Tabelle mit Word Nr. 5/Juli, August 00 – 045

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Neue ZoomDruckfunktionen in Word 2000

Excel & Word: Die 7 besten Profi-Tips

1. Wenn Sie DAX100.XLS in Excel geöffnet haben, schließen Sie die Datei zunächst wieder. 2. Starten Sie Word und klicken Sie auf das Symbol ÖFFNEN in der Standard-Symbolleiste. Im Dropdown-Feld DATEITYP wählen Sie den Eintrag »Microsoft Excel-Arbeitsblatt« an. Danach wechseln Sie in das oben genannte Verzeichnis auf der WinWord-Berater-CD-ROM und öffnen die Datei DAX100.XLS per Doppelklick. Das anschließende Dialogfeld quittieren Sie einfach mit OK, damit der gesamte Tabelleninhalt geladen wird. 3. Auch in Word umfaßt das Dokument mehr als eine Seite. Doch mit Word 2000 sind Sie in der Lage, mehrere Seiten auf einem Blatt Papier auszudrucken: Wählen Sie DATEIDRUCKEN an. Im Abschnitt ZOOM öffnen Sie das DropdownFeld SEITEN PRO BLATT und klicken die gewünschte Seitenanzahl an, beispielsweise »2 Seiten«. Nach Bestätigung mit OK beginnt der Ausdruck, wobei die Seiten der Tabelle lesbar nebeneinander gesetzt werden.

Auch Excel-Tabellen können von den neuen Zoom-Funktionen beim Word-Druck profitieren 046 – Nr. 5/Juli, August 00

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