COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
M A N U A L
O P E R A T I V O
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
. Fecha de emisiòn 15 JUNIO 2010
INTRODUCC IÓN
Con la finalidad de proporcionar las herramientas necesarias a los responsables administrativos de los Planteles del COBAEH en el desarrollo de sus actividades, para su mayor eficiencia, eficacia y agilidad; MANUAL
ha sido elaborado el presente
OPERATIVO, con apego a los lineamientos establecidos por la
Institución; por lo que debe considerarse como un documento administrativo que norma y sustenta la relación y coordinación entre la Dirección de Servicios Administrativos del COBAEH y el Área Administrativa de los Planteles.
Este documento estará en proceso de revisión y actualización con la finalidad de enriquecerlo
de acuerdo a las necesidades propias de la Institución y de
conformidad con la normatividad que al respecto emita el Gobierno Federal y Estatal.
OBJETIVO
GENERAL
Proporcionar al personal administrativo de los Planteles del COBAEH, las herramientas necesarias que coadyuven al desarrollo de sus actividades y tramites, mediante un documento que contenga los lineamientos correspondientes y las líneas de acción que sirvan de base en la toma de decisiones y conlleven a una acción de reorganización, tendiente a mejorar procedimientos de trabajo, y al mismo tiempo, se intenta incrementar la productividad administrativa, contando con un instrumento útil para la implantación y mantenimiento de los cambios autorizados, que influyen en el logro de los objetivos y metas de la Institución, optimizando los Recursos Humanos, Materiales, Financieros y Tecnológicos disponibles.
MARCO LEGAL
ESTATUTO ORGANICO CAPITULO IV DE LA DIRECCIÓN GENERAL
ARTICULO 21. El Director General del COBAEH tendrá las siguientes facultades y obligaciones: IV. Coordinar, controlar y evaluar las operaciones del COBAEH de conformidad con las normas. Objetivos y lineamientos del Sector Educativo. VI. Garantizar la congruencia del ejercicio del presupuesto educativo con los planes y programas autorizados.
CAPITULO V
DE LOS DIRECTORES DE AREA
ARTICULO 25.- La Dirección de Servicios Administrativos, tendrá las siguientes funciones: II. Difundir las políticas, normas y procedimientos para la correcta aplicación y de personal, y de los recursos materiales y financieros asignados al COBAEH. IV. Vigilar la correcta aplicación del gasto y verificar que su comprobación cumpla con los requisitos fiscales. VII. Coordinar visitas a los Planteles del COBAEH para verificar la correcta aplicación de las normas administrativas e inventarios físicos de los Bienes Muebles e inmuebles. XV. Controlar los ingresos propios captados por los Planteles y proponer a la Dirección General la aplicación de los mismos.
XVIII. Manejar y controlar adecuadamente el fondo revolvente asignado a Dirección General y Planteles, supervisando que la comprobación reúna los requisitos fiscales establecidos.
CAPITULO VI
DE LOS DIRECTORES DE PLANTEL.
ARTICULO 26. Los Directores de Plantel tendrán las siguientes funciones: IV. Planear, dirigir y controlar las actividades administrativas conforme a las normas y lineamientos establecidos. V. Coordinar y supervisar las actividades administrativas del Plantel y gestionar la dotación de recursos humanos, materiales y financieros para su operación ante la Dirección General. X. Analizar y aprobar la documentación comprobatoria del gasto ejercido para el funcionamiento del Plantel remitiendo la misma la Dirección General para su justificación.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
PROCEDIMIENTOS
CONTROL Y REGISTRO DE LOS INGRESOS PROPIOS.
SOLICITUD DE RECIBOS OFICIALES.
ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE.
TIENDAS ESCOLARES.
CONTROL Y REGISTRO DE LOS INGRESOS PROPIOS.
Ingresos Propios.- Son todos los recursos que generan los planteles por concepto de: Inscripciones, reinscripciones, exámenes de recuperación, especial, duplicado de credencial, examen de admisión, readmisión, manuales y prácticas de laboratorio, constancias con y sin calificaciones, duplicado de certificado, certificado parcial, revalidación de estudios, venta de libros de ingles, antologías y tiendas escolares etc..
Cédula concentradora.- Es un documento que agrupa los recibos (Recibos para pago de inscripciones y reinscripciones,
y Recibos para pagos diversos y tienda escolar.),
controlando los folios de manera consecutiva y que facilita la clasificación y cuantificación del ingreso .
Se requisita la Cedula en original y copia, la original se envía a esta Dirección y la copia es para control interno del Plantel, además de generar una cedula por cada uno de los dos tipos de recibos oficiales.
En la columna folio se sigue el consecutivo de los folios utilizados, anotando en la columna que corresponda el valor del recibo, se sacará el total por columna de conceptos utilizados y el total global por hoja, la columna otros se deberá adaptar, según el concepto utilizado en el recibo y que no esté considerado en el formato.
Se requiere especial atención en la clasificación de los ingresos en la Cedula concentradora y en el concepto de los recibos, tal es el caso de : Libro de ingles, cuaderno de ingles, manual de practicas y antologías a fin de evitar confusiones.
El Ingreso Propios ( excepto el de Tiendas Escolares) generado por el Plantel se deberá depositar en la Sucursal de BANAMEX. más cercana a su ubicación, en la cuenta 827 8053092 y remitir la copia original del deposito mediante oficio en el que se mencionara los folios y el importe que se está reportando, acompañado de la Cedula Concentradora y la copia de los recibos correspondientes.
Los recursos de ingresos propios deberán depositarse dos veces por semana, se recomienda que los depósitos se realicen los días martes y jueves para que el viernes de cada semana se estén enviando los reportes
correspondientes
debidamente requisitados.
Todo trámite ante esta Dirección de Servicios Administrativos, se recepcionará dentro del horario de 8:30 a 4:30 p.m. de lunes a viernes .
Los recibos deberán ser remitidos, ordenados de menor a mayor( el último folio utilizado deberá quedar arriba) y asegurados con broche baco colocado en la parte superior de los mismos.
El oficio de reporte de ingresos, deberá ser dirigido al Director General del COBAEH, con atención al Director de Servicios Administrativos, el cuerpo de este documento especificara el concepto del ingreso, el período reportado, el numero de folios de los recibos, el importe total del ingreso, y anexar la copia original del deposito.
El reporte de ingresos propios deberá realizarse de manera semanal y en el mes en que se capta el recurso.
No se
deben enviar reportes de ingresos
con fichas de depósito
de meses
diferentes, por ejemplo: si se reportan ingresos en el mes de junio, las fichas de depósito deberán de ser del mes de junio no de mayo y junio o de junio y julio
SOLICITUD DE RECIBOS OFICIALES.
La solicitud de recibos oficiales ante la Dirección de Servicios Administrativos deberá ser mediante oficio dirigido al Director General del COBAEH con atención al Director de Servicios Administrativos, indicando el tipo de recibo solicitado, el ultimo folio tramitado y el numero de recibos requeridos.
Dicha solicitud será tramitada con mínimo quince días de anticipación, previniéndose con un número de recibos en reserva para efectos de poder cubrir sus necesidades durante el período que transcurra entre la solicitud y la distribución de los recibos.
ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE.
El asignar a cada plantel un recurso financiero por concepto de Fondo revolvente, es con la finalidad de cubrir sus necesidades mas vigentes, e inmediatas, siempre y cuando sean indispensables y de acuerdo a la función del mismo., y que estén considerados dentro del POA.
Queda estrictamente prohibido utilizar el fondo revolvente para cubrir gastos por concepto de sueldos, compensaciones o cualquier otra prestación al personal, así como para otorgar prestamos o cambiar cheques personales, viáticos, y erogaciones en partidas centralizadas, tales como: papelería, material de limpieza, material de computo, mantenimiento preventivo y correctivo considerables, adquisiciones de bienes muebles, estos conceptos podrán ejercerse por cantidades mínimas a fin de cubrir necesidades inmediatas e indispensables.
En el caso de erogaciones mayores, excepcionales y que por la ubicación del Plantel deban realizarse en su comunidad o municipio; podrán llevarse a cabo previa consulta y autorización de la Dirección de Servicios administrativos.
La asignación del fondo a cada plantel, será al inicio de cada ejercicio fiscal, cuya entrega se amparará mediante un pagaré firmado por Director de la Institución educativa, y cuyo vencimiento será en el ultimo mes del año, debiéndose reembolsar en efectivo el recurso no ejercido, con la correspondiente comprobación del erogado.
Una vez cumplido con el trámite de reembolso y comprobación del total asignado, en la fecha que en su oportunidad será dada a conocer, a fin de cerrar el ejercicio presupuestal del COBAEH, en tiempo y forma; se procederá a devolver el pagaré firmado. La comprobación del fondo revolvente ejercido, se remitirá a esta Dirección de Servicios Administrativos, para su correspondiente fiscalización, autorización y reposición al Plantel.
La reposición del recurso no deberá exceder al importe autorizado como fondo revolvente y se tramitará en dos ocasiones durante cada mes, el día que previamente se autorizó para acudir a las oficinas centrales, en la segunda semana de cada quincena del mes.
La documentación se remitirá dentro del mes de su erogación y del ejercicio fiscal al que corresponda.
No se cubrirá el recurso ejercido cuya antigüedad de la comprobación sea superior a 15 días y que no corresponda al ejercicio fiscal en curso.
Por cada gasto realizado deberá presentarse la factura correspondiente.
El ejercicio del fondo revolvente requiere de una comprobación fiscal debidamente integrada y requisitada.
Es responsabilidad del personal administrativo, enviar la documentación comprobatoria, de una manera ordenada y completamente requisitada, con el propósito de hacer más ágil el trámite de autorización y reposición.
Por ningún motivo se tramitará la documentación comprobatoria que no reúna los requisitos fiscales y administrativos que a continuación se indican:
REQUISITOS FISCALES:
Ser documentación original.
Estar expedidos a nombre de:
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE HIDALGO. Circuito ex Hacienda de la Concepción lote 17 San Juan Tilcuautla Mpio. De San Agustín Tlaxiaca Hgo, CP 42160 RFC CBE 840902 MQ5
El comprobante deberá contener el nombre o razón social del proveedor, su domicilio fiscal, numero de factura o recibo y la cédula de identificación fiscal, todo esto impreso.
No tener tachaduras o enmendaduras.
Especificar el lugar y fecha de expedición.
Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que amparen.
Valor unitario del gasto y la consignación del importe total del gasto en numero y letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban desglosarse.
REQUISITOS ADMINISTRATIVOS.
Presentar la comprobación mediante oficio dirigido al Director General del COBAEH, con atención a la Dirección de Servicios Administrativos, expresando claramente en el cuerpo del documento el motivo de su remisión “Para reposición del fondo revolvente o para su correspondiente pago”, además de especificar el importe total de los documentos anexos.
Pegar los comprobantes en hojas tamaño carta, agrupándolos por tipo o concepto del gasto.
Al pie de la hoja deberá describirse claramente la justificación del gasto y el total de comprobación por hoja.
Todo comprobante de gastos deberá ser soportado con aviso de comisión y copia de identificación oficial del personal comisionado
Estampar la firma de responsabilidad del Director del Plantel , del responsable Administrativo, de la persona que realiza el gasto(personal comisionado ) así como el sello del plantel , en todos y cada uno de los comprobantes.
En caso de gastos previamente autorizados en mantenimiento de bienes muebles se deberá especificar las características del bien, el tipo de mantenimiento y el número de inventario asignado.
En caso del servicio telefónico, deberá implementarse un control de llamadas y cuyo corte coincida con el de la Compañía del cual se remita una copia anexa al recibo telefónico .
No se cubrirá dentro de los gastos de traslado autorizados, el concepto de alimentación, solo el pasaje o combustible por una cantidad igual a la del costo de los pasajes.
En caso de comprobación de gastos de traslado con facturas de combustible, se deberán anotar los siguientes conceptos:
Motivo de la comisión Nombre del personal comisionado Lugar y fecha de la comisión Vehiculo utilizado ( marca, color, y nombre del propietario) Placas del vehiculo En caso de que la factura no coincida con la fecha de la comisión se deberá de justificar analítica y detalladamente el motivo.
TIENDAS ESCOLARES.
Con una anticipación de 10 días hábiles al inicio de clases por cada semestre, deberá ser tramitada la contratación del concesionario, en aquellos casos en los cuales el aspirante sea el concesionario del semestre anterior.
Para lo cual se requiere la aportación equivalente a 15 días de trabajo, 5 por concepto de otorgamiento, 5 por garantía prendaria (recuperable al final de semestre) y 5 por concepto de semana adelanta, este último se considera a cuenta del recurso total por captar en el semestre.
Todo el ingreso proveniente de las Tiendas Escolares deberá ser remitido a esta Dirección de Servicios administrativos para su control y administración, mediante deposito en cualquier Sucursal de BANAMEX
en la cuenta
827 8053165;
anexando al oficio la copia original del deposito, e indicando el período de pago al que corresponde el recurso.
Por el recurso recibido del concesionario en efectivo o con ficha de deposito, el plantel expedirá un recibo oficial por concepto de pagos diversos, el cual será remitido de manera quincenal en la misma fecha autorizada para la presentación de comprobación de fondos revolventes.
Se requiere de una Cedula Concentradora única e independiente, para este tipo de ingreso.
El ejercicio de los fondos acumulados por ingresos de las Tiendas escolares serán autorizados, siempre y cuando el Plantel se encuentra al corriente con el envió de
sus recursos, además de previa solicitud y justificación de su ejercicio, anexando cotizaciones de los gastos para los cuales se tramita la liberación del recurso.
No podrá ejercerse el recurso por anticipado; por lo que será liberado como Gasto a Comprobar respaldado con un Pagaré, y esto en el caso de que la Dirección de Servicios Administrativos y por el tipo de gasto de que se trate, no se encuentre en posibilidades de cubrir directamente las necesidades.
Por los días en los cuales el Plantel no tenga actividad escolar y además no sean días autorizados por el Calendario Escolar, el Director del Plantel emitirá un constancia de suspensión de labores en la cual se indique los días no laborados y el motivo, a fin de que el concesionario no sea obligado a cubrir la aportación del día suspendido.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
PROCEDIMIENTOS SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
ACTAS DE ABANDONO DE EMPLEO Y RENUNCIAS
ENTREGA DE NOMINA Y DEVOLUCIÓN DE SOBRES
CLAVE UNICA DE REGISTRO DE POBLACIÓN ( CURP)
SEGURO ESCOLAR . ISSSTE
S.A.R.
CALENDARIO DE CAMBIOS PARA NOMINA ( ALTAS Y BAJAS DE PERSONAL)
INDICE
1. Selección y Contratación de Personal Administrativo.
2. Actas por abandono de empleo y renuncias.
3. Entrega de nóminas y devolución de sobres.
4. Clave única de Registro de Población (CURP).
5. Seguro Escolar:
6. ISSSTE
7. SAR
8. Calendario de cambios para nómina (Altas y bajas de personal).
9. Formatos
MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
1.- Selección y Contratación de Personal Administrativo
El director del plantel envía la propuesta a la Dirección Administrativa con atención al Departamento de Recursos Humanos, de la persona que va a cubrir la vacante en el plantel.
Se aplica el examen de conocimientos (Depto. De Recursos Humanos) y el examen psicométrico (Depto. De Psicopedagogía en el Área Académica). Se califican los exámenes correspondientes y en base a los resultados se elige al mejor candidato.
Se notificará al plantel quien es la persona que va a cubrir la vacante
El director del plantel envía oficio para dar a conocer a la persona que se va incorporar en el plantel, junto con la siguiente documentación: a) Currículum Vitae con : I) Datos generales: - Nombre - R.F.C. (en su caso con homoclave) - Sexo - Estado Civil - Domicilio Actual - Teléfono - C.P. - C.U.R.P. (En caso de que ya la tenga) - Actividades que desempeña en su tiempo libre
b) c) d) e) f) g)
II)
Experiencia Laboral: - Puestos que ha desempeñado - Promociones
III)
Capacitación: - Cursos que pueda acreditar con sus constancias.
Copia de Acta de Nacimiento (Legible) Carta de Antecedentes no Penales (actual) Certificado Médico (actual) Cartilla liberada (Solo hombres) Escrito del Art. 78 de la Ley del I.S.R. 6 Fotografías tamaño infantil
2) Actas por abandono de empleo y renuncias a) En caso de que un trabajador no se presente a laborar 4 días en un periodo de 30 días sin causa justificada, se levantará un acta administrativa por abandono de empleo, esta debe de estar requerida con la firma Director del Plantel, Encargado del área administrativa y dos testigos; firmada por alcance, por las partes que participen en dicho documento. b) Es muy importante que cuando el trabajador renuncie, este lo haga por escrito, ya sea que lleve su documento elaborado o en su caso llenara el formato correspondiente(machote), emitido por esta institución. En el momento que se tiene la renuncia o acta de abandono de trabajo, deberá enviarse inmediatamente al Departamento de Recursos Humanos para los tramites administrativos correspondientes.
3) Entrega de nóminas y devolución de sobres El envío de nominas se hará en los primeros 10 días del mes, este debe cubrir los siguientes requisitos: En caso de que se devuelva algún sobre con dinero; en el espacio en blanco de la nómina correspondiente a ese sobre, se le anotará DEPOSITO. En el oficio hacer la notificación correspondiente. Las nóminas deberán estar bien requisitadas con las firmas correspondientes, a tinta negra, sin tachaduras, enmendaduras, ni sucias; ya que este es un documento oficial Una vez cubiertos estos requisitos se enviarán al Departamento de Recursos Humanos en original y copia.
4) Clave única de Registro de Población (CURP) Requisitos: Copia del acta de nacimiento (legible) Se puede tramitar el C.U.R.P. para: a. Descendientes b. Ascendientes
5) Seguro Escolar:
La duración del Seguro es de un año, a partir del 04 de septiembre de 1999.
Se encuentran asegurados personal administrativo, docentes y alumnos.
Las personas que se incorporaron al Colegio después de esta fecha ya no se dieron de alta en el seguro.
Se va asegurar al personal administrativo, docente y alumnos de nuevo ingreso en el semestre 2000 A. Requisitos para darse de alta en el Seguro Escolar: 1) Capturar en un diskette estos datos en el siguiente formato Fecha de Nombre de los beneficiarios Parentesc Nacimien con porcentaje o to Alma Turrubiarte Delgadillo 70/05/04 Hector Ortega Pengueli 50% Esposo Esther Turrubiarte Delgadillo 50% Hermana
No.
NOMBRE
1
2) Los beneficiarios deben ser mayores de 18 años. 3) Indicar si se trata de personal administrativo, docente o alumnos. Tan pronto recopilen la información, enviar el diskette lo más pronto posible al departamento de Recursos Humanos.
6) ISSSTE
A partir del 01 de febrero del 2000 el personal Administrativo y docente cotizan totalmente al ISSSTE.
La retención quincenal por trabajador es del 8% sobre su sueldo base.
La aportación del Colegio es la siguiente:
12.75% 5.00% 2.00%
pago quincenal FOVISSSTE Pago bimestral SAR
19.75%
Total de aportación del Colegio
7) S.A.R. Se les abrió una cuenta individual a cada uno de los trabajadores en BANCOMER, S.A. de C. V.; que se integra por 2 subcuentas: FOVISSSTE (5%) y S.A.R. ( 2%).
Los estados de cuenta se les hará llegar posteriormente
Si el trabajador contaba con una cuenta individual de SAR; es importante que nos haga llegar su último estado de cuenta, para así poder hacer una importación ó unificación de cuentas, según sea el caso
Nota: Es importante mencionar que SAR y AFORE no son compatibles es por ello que no se pueden juntar las cuentas.
8) Calendario de cambios para nómina (Altas y bajas de personal)
1ª Quincena de Mayo 2ª Quincena de Mayo 1ª Quincena de Junio 2ª Quincena de Junio
Enviar 2000. Enviar 2000. Enviar 2000 Enviar 2000.
documentación y cambios antes del 14 de abril del documentación y cambios antes del 17 de Mayo del documentación y cambios antes del 06 de junio del documentación y cambios antes del 16 de junio del
9) Formatos: a) Formato de inasistencias b) Formato de credencial c) Formato del C.U.R.P. d) Formato de datos generales de personal de nuevo ingreso. e) Formato de renuncia
DATOS GENERALES DE PERSONAL DE NUEVO INGRESO
NOMBRE: NACIONALIDAD: EDAD: SEXO: ESTADO CIVIL: R.F.C.: DOMICILIO: TELEFONO: PERIODO: CENTRO DE TRABAJO: ACTIVIDAD DESEMPEÑAR:
A
CARGA HORARIA: FECHA DE INICIO DE ACTIVIDADES: CALIFICACIÓN DE EXAMEN DE SELECCIÓN:
OBSERVACIONES:
PACHUCA, HGO. A ____ DE ___________ DEL 2000.
DIRECTOR DE ÁREA
JEFE DE DEPARTAMENTO
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE PERSONAL REPORTE DE INASISTENCIAS DEL PERSONAL DOCENTE PLANTEL:___________________________________________
PERIODO:________________________ MES:_____________________________ TIPO DE INASISTENCIA
NOMBRE
ASIGNATURA
No. RETARDO PERMISO INASISTEN.
JUST. MEDICO
FECHA OTROS
OBSERVACIONES: _________________________________ JEFE DE OFICINA AREA ADMINISTRATIVA
_____________________________________ DIRECTOR DEL PLANTEL
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE PERSONAL REPORTE DE INASISTENCIAS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO PLANTEL:___________________________________________
PERIODO:________________________ MES:_____________________________ TIPO DE INASISTENCIA
NOMBRE
ASIGNATURA
No. RETARDO PERMISO INASISTEN.
JUST. MEDICO
FECHA OTROS
OBSERVACIONES: _________________________________ JEFE DE OFICINA AREA ADMINISTRATIVA
_____________________________________ DIRECTOR DEL PLANTEL
DIRECTOR GENERAL DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE HIDALGO PRESENTE
AT’N: DIRECTOR DEL PLANTEL
Después de haber estudiado mi situación como persona física que presta un servicio personal Independiente como Docente en las instalaciones de este Colegio, pongo a su consideración lo siguiente:
En base al Tít. IV del Capítulo I, de la Ley del Impuesto sobre la renta y en base a los siguientes artículos: “Art. 78.- Se considera ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación laboral. Para los efectos de este impuesto se asimilan los siguientes:
Fracción IV.- Los honorarios a personas que presten servicios preponderantemente a un prestatario, cuando los ingresos que hubiera percibido de dicho prestatario en el año de calendario inmediato anterior, representan más del 50% del total de lo obtenido por los conceptos a que se refiere el Art. 84 de la Ley del I.S.R.
Antes de que se efectúe el primer pago de honorarios en el año calendario de que se trate, las personas a que se refiere esta fracción deberán comunicar por escrito al prestatario en cuyas instalaciones se realice la prestación del servicio, si los ingresos que obtuvieron de dicho prestatario en el año inmediato anterior excedieron del 50% del total de los percibidos por los conceptos a que se refiere al artículo 84 de esta ley”.
Fracción 5ª.- del Art. 78 Cap. I L.I.S.R.
OPCION DE CONTRIBUIR COMO INGRESOS POR SALARIOS, RESPECTO DE HONORARIOS POR SERVICIOS INDEPENDIENTES. “V.- los honorarios que perciban las personas físicas de personas morales a las que presten servicios personales independientes, cuando comuniquen por escrito al prestatario que optan por pagar el impuesto en los términos de éste Capítulo”.
Reglamento del I.S.R. Art. 82: “Los contribuyentes que obtengan ingresos en los términos de la fracción IV, Art. 78 L.I.S.R. podrán optar por comunicar al prestatario que les efectué las retenciones correspondientes durante dicho periodo, en lugar de cumplir con lo que se refiere en el Art. 86 L.I.S.R.
Por lo antes expuesto y por convenir así a mis intereses me permito comunicar a Ustedes, por escrito (como lo señala la Ley) que, opto por pagar el impuesto en los términos del Tít. IV, Cap. I de la L.I..S.R.
Agradeciendo su atención.
ATENTAMENTE
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.
PROCEDIMIENTOS
CONTROL Y ACTUALIZACION DE LOS INVENTARIOS.
DONACIÓN
BAJAS
RESGUARDOS
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO.
ADQUISICIONES
CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS
OBJETIVO: Establecer los mecanismos de control que permitan coadyuvar a la custodia del activo fijo propiedad del COBAEH, responsabilizando a cada titular de las áreas de oficinas centrales y planteles.
RESGUARDOS: A nivel central: El departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales efectúa el llenado de formato “resguardo de activo fijo” describiendo las características del artículo basándose en la orden de compra, asignándole un número de inventario tomando como referencias el tipo de artículo, el numero consecutivo que le corresponda y el año en que se efectúa la compra. El departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales recibe y entrega el activo fijo al área o plantel custodiante, solicitándole que firme el formato de resguardo. A nivel plantel: Se recepciona el activo fijo y se firma el resguardo respectivo en original y copia (previamente cotejadas características y datos) conservando un tanto de este documento, el cual deberá de ser incorporado invariablemente al archivo del plantel. Con el propósito de tener un control mas preciso sobre los bienes asignados, se recomienda implementar la firma de resguardos internos individuales a efecto de corresponzabilizar al personal en su cuidado y conservación.
CLAVES DEL CATALOGO DE BIENES
MA - MATERIAL DE ADMINISTRACIÓN
Butacas Mesas (biblioteca y maestro) Sillas apilables Escritorios Libreros
Credenzas Anaqueles Televisores Videocaseteras Rotafolio Juegos geométricos de madera Equipo del laboratorio de inglés Pizarrones Máquinas de escribir Mimeógrafos Instrumentos de banda de guerra Artículos deportivos Lockers Regresadora de videocasetes Proyector de acetatos Restiradores de madera Bancos Instrumento musicales Linternas Aspiradoras Etc.
MB – MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Comprende toda la bibliografía que a petición del plantel o por asignación de la Dirección Académica sea incorporado en las bibliotecas para su consulta. Una vez recepcionado este material invariablemente deberá de ser inventariado por el propio plantel, colocársele en el “lomo” su etiqueta con el código identificador asignado, y remitirse a la biblioteca para ser forrado, clasificado e incorporarse a estantería. Acción inmediata será la notificación de la Dirección general con atención a la Dirección Administrativa del trámite e información generada.
MH – MATERIAL HERRAMIENTAS
Se refiere a todos los instrumentos o utensilios utilizados para la realización de trabajos de mantenimiento y conservación de bienes muebles e inmuebles:
Palas Pico Azadones Carretillas Pinzas Desarmadores Taladro Perica Juego de llaves españolas Amperímetros Podadoras (manual y eléctricas) Tijeras de jardinería Rastrillos Machetes Martillos Remachadoras Sopletes Etc.
MC – MATERIAL DE COMPUTO
Se considera a todo el mobiliario y equipo que integra el laboratorio de informática y todo aquel de la misma naturaleza adscrito a otras áreas. Computadoras Impresoras (matriz de punto, inyección de tinta y láser) Reguladores No breakes Nota: Mause pad (sujeto a resguardo sin asignación de No. de inventario)
ML - MATERIAL DE LABORATORIO
Son todos los instrumentos, cristalería, mobiliario y equipo asignados a los laboratorios de usos múltiples.
Marco de pesas Dinamometro Ticómetros Fuente de poder Balanza granataria Parrillas Termómetro Matraz Vaso de precipitado Pipetas graduadas Probetas Embudos de separación Microscopio Mueble de guardado alto Mechero de bunsen Macroamperímetros Mueble de guardado bajo Mesas de laboratorio Bancos de laboratorio Cubas hidroneumáticas Vernier Etc.
Nota: las sustancias son sujetas de resguardo sin asignación de No. de inventario. MV – MATERIAL VIDEOGRAFICO MT – TRANSPORTE
¿ CÓMO SE INTEGRA EL NUMERO DE INVENTARIO?
Inicia con dos dígitos que identifican el No. que para efectos de control interno ha sido asignado a la Administración Central, Plantel, Unidad de Docencia o CEMSAD, según se detalla a continuación: 01 DIRECCION GENERAL 02 CARDONAL 03 NOPALA 04 TENANGO DE DORIA 05 ZIMAPAN 06 TLANCHINOL 07 TOLCAYUCA 08 ZEMPOALA 09 CUAUTEPEC 10 TECOZAUTLA 11 S.A. TLAXIACA 12 CHILCUAUTLA 13 TASQUILLO 14 AHUATITLA 15 FRANCISCO I. MADERO 16 MINERAL DE LA REFORMA 17 EMILIANO ZAPATA 18 HUICHAPAN 19 TIANGUISTENGO 20 ZAPOTLAN 21 TULA DE ALLENDE 22 ATOTONILCO DE TULA 23 DURANGO 24 LAS PIEDRAS 25 STA. MA. MACUA 26 TEPEAPULCO 27 CIENEGUILLA 28 CHANTASCO 29 GUNDHO Sigue con las letras que de acuerdo a las claves que del catálogo de bienes le corresponde: Ejemplo: Un escritorio de Dirección Genera es 01MA Continúa con los dígitos que consecutivamente se asignará conforme sean recepcionados los bienes:
Ejemplo: 01MA00001 Por último 2 dígitos que determinaran el ejercicio fiscal de adquisición. Ejemplo: 01MA0000100
DONACION DE ACTIVO FIJO OBJETIVO: Establecer un sistema de control que permita registrar las donaciones de activos fijos que reciban los planteles o la dirección general del COBAEH. Tramite: La administración central o plantel del COBAEH recibe el activo fijo en donación; se recomienda elaborar una acta administrativa en la que se hagan constar detalladamente los hechos y de esta manera quede protocolizada la recepción de bienes. Es pertinente elaborar en tres tantos para entrega uno al donador, otro al archivo del plantel, y uno mas para remitir a la Dirección General junto con el formato de alta en el inventario a efecto de que se realice un avalúo para determinar el monto a registrar en la póliza de diario.
BAJA DE ACTIVO FIJO OBJETIVO: Establecer los mecanismos de control que permitan dar de baja activos obsoletos propiedad del COBAEH. Trámite: Se deberá de solicitar la baja del bien por escrito. La Dirección Administrativa a través del Departamento de Recursos Materiales y
Servicios Generales procederá a verificar las condiciones en que se encuentra el bien en cuestión para determinar la procedencia o improcedencia de la solicitud. En base al dictamen técnico emitido por el departamento de Recursos Materiales y servicios Generales se solicitará la entrega del activo fijo obsoleto para ser resguardado en le almacén de la Dirección General. Finalmente se procede a la baja de los inventarios del activo fijo mediante el acta administrativa correspondiente, la cual deberá ser elaborada por el plantel y remitida a la Dirección General para firma y validación junto con el (los) bien (es) objeto de este procedimiento. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
OBJETIVO: Mantener en condiciones óptimas de uso el mobiliario, equipo e instalaciones de las diferentes áreas que integran el COBAEH.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Se define como mantenimiento preventivo a la revisión periódica que se realiza al equipo, instalaciones y mobiliario con el propósito de mantenerlos en óptimas condiciones de servicio evitando con ello mantenimientos correctivos que impliquen gastos excesivos. Trámite: Presentar solicitud por escrito mediante oficio dirigido a la Dirección General del COBAEH con atención a la Dirección de Servicios Administrativos el cual deberá de ser específico en las características del equipo, señalando marca, modelo, números de . de serie e inventario y la fecha del último servicio practicado.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
OBJETIVO: Mantener en condiciones optimas de uso el mobiliario, equipo e instalaciones de las diferentes áreas que integran el COBAEH.
Se define como mantenimiento correctivo al servicio que necesariamente se efectúa a instalaciones, mobiliario y equipo, el uso y desgaste de los mismos.
Trámite: Presentar solicitud por escrito mediante oficio dirigido a la Dirección General del COBAEH con atención a la Dirección de Servicios Administrativos el cual deberá de ser específicos en las características del equipo señalando marca, modelo, números de serie e inventario, describiendo lo mejor posible la falla que presenta o bien el tipo de reparación requerido. Esto con la finalidad de acortar los tiempos de respuesta por parte del prestador de servicios. ADQUISICIONES
OBJETIVO: Establecer los mecanismos necesarios que permitan suministrar oportunamente en cantidad y conforme a especificaciones requeridas, los materiales, mobiliario, equipo y servicios requeridos por las diferentes áreas que integran el COBAEH.
Trámite Presentar solicitud por escrito mediante oficio dirigido al Director General del COBAEH con atención a la Dirección de Servicios Administrativos el cual deberá de especificar claramente las características del equipo o material solicitado, señalando unidad de mediada, marca, modelo, y demás especificaciones que permitan cotizar de manera adecuada los bienes o servicios requeridos.
Trámite: Se verifica si el material, mobiliario o equipo solicitado se encuentra dentro de las necesidades anuales, programadas autorizadas por la Dirección General del COBAEH, si no es así se valora la justificación que respalda la solicitud de compra. Una vez verificada la información se solicita la cotización a prestadores de servicios registrados en el padrón de proveedores de Gobierno del Estado de Hidalgo y se realiza el cuadro comparativo correspondiente, adjudicándole el pedido del mismo al que presente la mejor propuesta en precio, calidad garantía y tiempo de entrega.
