CAPITULO II. MARCO TEORICO SOBRE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS A. GENERALIDADES La función de la planificación de sistemas en el ciclo de vida pretende identificar y establecer prioridades acerca de las tecnologías y las aplicaciones susceptibles de reportar un máximo beneficio a la empresa. Entre sus sinónimos se incluyen planificación estratégica de sistemas, planificación de Información y gestión de recursos de información. No todas las organizaciones consideran la planificación de sistemas sé esta haciendo cada vez más común al asumir a las empresas, cada vez con más fuerzas, que los sistemas de información no deben evolucionar de forma aleatoria si no que rigen por un plan. Nadie discute la importancia de la revolución de la información. La cuestión es si la tecnología de la información tendrá o no un impacto significativo en la competitividad de las empresas si no cuando y como tendrá lugar este impacto. Las empresas que no prevean la potencia de la tecnología de la información se verán obligadas a aceptar los cambios iniciados por los demás y terminaran por encontrarse en una posición competitiva desventajosa.1

ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS. El desarrollo de sistemas es una tarea que se puede manejar como proyecto; es decir, debe tener un inicio y un fin, una secuencia de pasos o etapas y debe ajustarse a un presupuesto. Cada proyecto de desarrollo de sistemas es particular, pues nunca se presentarán las mismas situaciones en dos proyectos, aunque éstos sean similares. Para el desarrollador de proyectos de sistemas es de vital importancia conocer las diversas metodologías que lo apoyarán a cumplir con las especificaciones del proyecto.

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JESÚS VAZQUEZ LLORENS. Systems Análisis and Desing Methods. México Editorial McGraw-Hill Interamericana Editores S. A .1996. Pág.220 IBSM: 970-104283-2

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Las metodologías para el desarrollo de sistemas son: •

Método del desarrollo del análisis estructurado.

•

Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas.

•

Método del prototipo de sistemas.

La estrategia de desarrollo consistirá en seleccionar el método adecuado a la situación específica de cada proyecto para cumplir el objetivo efectiva y eficientemente. ACTIVIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Un sistema de información realiza cuatro operaciones básicas: Entrada de información. Almacenamiento. Procesamiento de la información. Salida de información. Entrada de información: Es el proceso mediante el cual se alimenta de los datos necesarios al sistema de información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Una entrada manual es aquella que proporciona directamente el usuario por medio del teclado o cualquier otro dispositivo de entrada. Una entrada automática es proporcionada por otro sistema o módulo.

Almacenamiento de información: Mediante esta operación el sistema guarda la información generada. La información se guarda y clasifica en archivos. Estos archivos son almacenados en algún dispositivo de almacenamiento, por ejemplo los discos magnéticos, unidades de cinta o disco compacto.

Procesamiento de información: Es la capacidad del sistema para efectuar los cálculos necesarios con los datos de entrada. Los cálculos son efectuados con base en una secuencia de operaciones preestablecidas (programas). El procesamiento puede llevarse a cabo con datos introducidos recientemente en el sistema o con datos que ya se encontraban almacenados en archivos. El procesamiento de los datos permite producir información para lograr el objetivo del sistema.

2

Salida de información: Consiste en el envío de información al exterior del sistema. Esta información es el resultado del procesamiento o transformación de los datos. La salida de información se realiza mediante un dispositivo de salida. La salida de información de un Sistema puede ser la entrada de información a otro sistema.2

ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA La fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma gráfica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que en lista todos los datos utilizados en el sistema, así como sus respectivas especificaciones. Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones estructuradas que se hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en las cuales se pueden determinar las condiciones, las alternativas de condición, las acciones y las reglas de acción. Existen tres métodos principales para el análisis de decisiones estructuradas: español estructurado, tablas y árboles de decisión.

En este punto del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista prepara una propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un análisis de costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer. Si la administración de la empresa considera factible alguna de las recomendaciones, el analista sigue adelante. Cada problema de sistemas es único, y nunca existe sólo una solución correcta. La manera de formular una recomendación o solución depende de las cualidades y la preparación profesional de cada analista.

2

NOE ISLAS LÓPEZ. Análisis y Diseño de Sistemas. México Editorial McGraw-Hill Interamericana 2001. Pág.11 IBSN: 970-10-3378-7

3

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS Los sistemas informáticos pueden clasificarse en función de los servicios que ofrece su sistema operativo en: A.1 SISTEMAS MONOUSUARIOS Cuenta con las características siguientes: soportan a un usuario a la vez, no importa el número de procesadores que tenga la CPU, no ofrecen la posibilidad de distinguir a los distintos usuarios que pueden hacerse cargo del sistema y tienen acceso ilimitado a todos los recursos. A.2 SISTEMAS MULTIUSUARIO Son capaces de dar servicio a más de un usuario a la vez, ya sea por medio de varios terminales conectados al ordenador o por medio de sesiones remotas en una red de comunicaciones. Los usuarios se registran al iniciar la sesión con un nombre _ usuario (login) con el que son identificados, en función de esta identidad se puede restringir el acceso a determinados recursos. A.3 SISTEMAS MONOTAREA Cada usuario puede tener en ejecución un único proceso. Para ejecutar otro programa deberá esperar a que finalice el proceso anterior. A.4 SISTEMAS MULTITAREA Permiten a un usuario tener varios programas en ejecución al mismo tiempo. Aunque sólo haya un procesador en la CPU, éste repartirá sus tiempos de procesamiento entre los distintos programas. A.5 SISTEMAS MULTIPROCESO Son capaces de utilizar más de un procesador que trabajan concurrentemente para ejecutar distintos programas a la vez. MS-DOS es un sistema operativo monousuario y monotarea, los sistemas actuales (Microsoft Windows, Linux, etc.) son sistemas multiusuario y multitarea. Existe otra clasificación de los sistemas informáticos atendiendo a cómo se accede a sus servicios, como son los sistemas en red y distribuidos.

4

A.6 SISTEMAS EN RED Es un sistema formado por varias máquinas, cada una con su sistema operativo. Que se comunican entre ellas para compartir recursos (archivos en disco, impresoras, etc). El ordenador que ofrece sus recursos se llama servidor. Los usuarios de las otras máquinas deberán saber cómo llegar hasta los recursos compartidos.3

A.7 SISTEMAS DISTRIBUIDOS Son sistemas en red del tipo cliente/servidor, donde los componentes hardware y se comunican y coordinan sus acciones únicamente mediante el paso de Mensajes a través de protocolos de Internet. A los recursos compartidos (archivos, impresoras, servicios Web, correo electrónico, etc.) acceden los usuarios sin conocer su ubicación, sólo por su nombre. El mismo servicio puede ser ofrecido por varios servidores repartidos por todo el mundo y el cliente (usuario) llega hasta ellos mediante programas navegadores como sí estuviesen en el propio equipo.

A.8 SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS RELACIONALES Existen varios tipos de sistemas de gestión de bases de datos relacionales. Estos sistemas pueden clasificarse según el modo en que estructuran sus registros. Los primeros sistemas de gestión de bases de datos organizaban sus registros en jerarquías o redes. Que sé implantaban acompañadas de índices y listas asociadas. Pero en la actualidad, los sistemas de gestión de bases de datos que han obtenido mayor éxito se basan en la tecnología relacional. Las bases de datos relacionales utilizan un modelo destinado a simplificar enormemente la visión de una base de datos por parte de los usuarios finales y los programadores.

3

Alonso Juan Antonio; Blanco Arenal Santiago, Blanco Suaréz Santiago; Escribano Romo Roberto ; Pascual Tobar Santiago, Rodríguez Navarro Amor. Tecnologías de la Información y de la Comunicación 2005. p.66

5

CATEGORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN El analista desarrolla diferentes o tipos de categorías de sistemas de Información para satisfacer las necesidades de cada nivel de una empresa. Las categorías más utilizadas hasta ahora son: •

Sistemas Transnacionales

•

Sistemas de Información Gerencial

•

Sistemas de Soporte a las decisiones

•

Sistemas Estratégicos

•

Sistemas Expertos

También existen otras clasificaciones más recientes más recientes donde se destacan: •

Sistema de Automatización de Oficina

•

Sistema de Información para Ejecutivos

•

Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales

Los Sistemas transaccionales también se les conocen como Sistemas de procesamiento de transacción Las transacciones más comunes incluyen: •

Facturación.

•

Compra de mercancía.

•

Pago a empleados.

•

Depósito de cheques.

Los tipos de transacciones varían de acuerdo con el giro de la organización. Por ejemplo: pago de cheques y recepción de depósitos son las transacciones en un banco, las inscripciones son transacciones en una escuela, etc. El procesamiento de transacciones es un conjunto de procedimientos que incluye las actividades de: •

Cálculo.

•

Clasificación.

•

Ordenamiento.

•

Almacenamiento y recuperación de información. 6

Los procedimientos describen qué buscar en cada transacción, los pasos a seguir y lo que debe hacerse en caso de que se presente una excepción. Como estos procedimientos forman parte de la operación de cualquier empresa, los sistemas transaccionales son desarrollados para el nivel operativo de la organización. La finalidad de este tipo de sistemas es mejorar las actividades rutinarias de las que depende la organización.4 A.9 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA También se les llama sistemas gerenciales o sistemas de información gerencial. Este tipo de sistemas ayuda a los administradores a tomar decisiones estructuradas y resolver problemas del nivel medio de la empresa. Los sistemas gerenciales recurren a los datos almacenados por los sistemas transaccionales como consecuencia de las transacciones cotidianas de la empresa para presentar la información a los administradores. Estos sistemas organizan, filtran y totalizan los datos para entregar información en forma periódica, generalmente en un reporte cuyo formato sé encuentra ya definido para apoyar las decisiones estructuradas. Ejemplo: El gerente de ventas recibe periódicamente los siguientes reportes: •

Reporte de ventas por sucursal.

•

Reporte de ventas por producto.

•

Reporte de ventas por vendedor.

Con estos reportes el gerente podrá vigilar el nivel de ventas bajo diferentes parámetros: •

Sucursal.

•

Producto.

•

Vendedor.

A.10 SISTEMAS PARA EL SOPORTE DE DECISIONES También llamados sistemas de apoyo a las decisiones. Como los sistemas gerenciales, los sistemas de soporte de decisiones también recurren a la base de datos de la empresa para obtener información. 4

NOE ISLAS LÓPEZ. Análisis y Diseño de Sistemas. México Editorial McGraw-Hill Interamericana 2001. Pág.23 IBSN: 970-10-3378-7

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Apoyan a los administradores de nivel medio y estratégico en el proceso de torna de decisiones semiestructuradas y no estructuradas en todas sus fases. Las características principales de este tipo de sistemas son las siguientes: La información que generan sirve de apoyo a la toma de decisiones de los niveles intermedios y altos de la organización. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Suelen ser sistemas de información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual. Se encuentran dirigidos al usuario final. Pueden ser desarrollados directamente por el usuario A.11 OTROS SISTEMAS •

SISTEMAS ESTRATÉGICOS

•

SISTEMAS EXPERTOS

•

SISTEMAS ESTRUCTURADOS

•

SISTEMAS CONTABLES

•

SISTEMAS DE BASES DISTRIBUIDAS

•

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL

•

SISTEMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

•

SISTEMAS HOSPITALARIOS

•

SISTEMAS DE TELEFONÍA

•

SISTEMA DE EDUCACION

•

SISTEMAS HIBRIDOS

•

SISTEMAS HIDRAULICOS

•

SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

•

SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTO

•

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS

•

SISTEMAS DE PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERPS).

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B. ESTANDARES SOBRE EL DISEÑO B.1 ESTANDARES SOBRE LAS UNIDADES DE PROGRAMA Definición: una unidad de programa es un modulo independiente del sistema que puede ser desarrollado y mantenido por un solo programador, una unidad de programa tiene (puede tener) las siguientes propiedades:

Funciones y Procedimientos •

Archivos de Trabajo

•

Interfaces con otras unidades

•

Módulos que la instrumentan

Contenido de las unidades de programa. A las unidades de programa se les asigna un hombre que este de acuerdo con la función general que realizan, esta función de debe expresar en forma explicativa, se le debe asignar un correlativo que este en función de la importancia jerárquica de la unidad de programa, además se le asignara una letra a cada unidad de programa, esta letra será para identificar todos los procedimientos y funciones que pertenecen a la unidad, si el numero de unidades fuere mayor que el numero de letras disponibles en el alfabeto, se podrá repetir las letras aumentándoles un correlativo de repetición; por ejemplo: si se tiene la unidad con la asignación de la letra a, y se tiene que repetir la a nuevamente entonces seria a1. La hoja de portada del cuaderno de notas de la unidad de programa debe de contener las siguientes especificaciones: •

Nombre de la Empresa

•

Nombre del Proyecto

•

Numero de la Unidad

•

Letra Representativa

•

Nombre del analista Responsable

•

Nombre del programador Responsable

•

Fecha de asignación

•

Fecha de Revisión

•

Fecha de entrega

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•

Una descripción conceptual detallada de la función de la unidad con relación al sistema.

•

Una descripción de las capacidades de la unidad

•

Una descripción de los archivos que utiliza, las especificaciones de los archivos debe contener: a. Nombre del archivo b. Descripción general del contenido de los datos del archivo (para que sirven los datos contenidos por el archivo). c. Especificaciones de campo o de la estructura del registro:

•

Nombre del archivo

•

Nombre físico del campo

•

Tipo de dato de campo

•

Tamaño del campo en el formato entero, decimales (ejemplo :4,2)

•

Descripción detallado del campo, entre las que podemos mencionar: a. Descripción del contenido b. Valores que puede tomar c. Representación de los valores que toma (ejemplo: 1= casado, 2= soltero, etc). d. Otras características de interés.

Un diagrama de Entidad – Relación de los archivos que utiliza la unidad o archivos que se relacionen con otros archivos en una diferente. Características del diagrama Entidad – Relación (E-R). •

Diagrama de entidad relación.

•

Los archivos que pertenecen a la unidad deberán de listar todos sus campos y las tablas que no pertenezcan pero que tengan relación con algún campo de las tablas de la unidad se representaran por un rectángulo.

•

Identificación de los archivos de apoyo (sin relación).

•

Los cuadros que representan a los archivos deben especificarse al nombre lógico del archivo.

10

•

Una entidad debe de contener un listado por secciones de los módulos de instrumentación de la unidad especificando una breve descripción de su finalidad.

2. DE LOS MODULOS Los módulos deben de pertenecer a una unidad de programa, esto son especificados por el analista para ser instrumentados por el programador, si es necesario modularizar más, el programador debe coordinar con el analista para que haga las modificaciones en la documentación de la función. Un modulo puede ser de dos tipo •

Función

•

Proceso

El criterio para establecer si es una función o un proceso es el siguiente: La función sirve de apoyo a los procesos y los procesos son los que accesan directamente del menú principal con todas sus ramificaciones. El nombre de un modulo consta de tres partes: a. La letra inicial del nombre puede ser f (si es función de apoyo) o p (si es accesado directamente de las opciones del menú principal). b. La letra que identifica a la unidad de pertenece la función. c. El nombre nemónico de la función. Ejemplo f_a_copia, p_a_adicio. •

Una especificación de modulo debe contener los siguientes elementos:

•

Una descripción detallada de la lógica del modulo.

•

Una descripción detallada de los arreglos y estructura de datos que utiliza.

•

La sintaxis del módulo con la especificación de los nombres físicos de los parámetros que utiliza.

•

Una descripción de los valores que retorna

•

Un cuadro de descripción de los parámetros que utiliza:

• Nombre lógico del parámetro • Nombre físico del parámetro

11

• Tipo de dato del parámetro (si es una estructura, debe de especificarse detalladamente cada parte de la misma). • Tamaño del parámetro (en caso de ser numérico debe de detallarse la cantidad de enteros y la cantidad de decimales como por ejemplo 3,2 significa 3 enteros y 2 decimales). Descripción del parámetro para explicar detalladamente las especificaciones generales de los parámetros, los valores por defecto, las validaciones que se le deben de hacer. •

Las excepciones de los parámetros.

•

Formato de los despliegues y diálogos.

•

Formato de los reportes

•

Español estructurado del modulo.

•

Desarrollo del código fuente.

3. ESTÁNDARES SOBRE EL ESTILO DE CODIFICACIÓN a. No es posible que el nombre de una función o procedimientos sean iguales en todo el sistema. b. Cada función o procedimiento debe validar los parámetros que recibe. c. Un modulo deberá de contener idealmente entre 25 y 100 líneas (las permitidas para ser visualizadas en una hoja de papel o en la pantalla de una computadora, con las excepciones del caso), cada modulo deberá de tener así mismo un encabezado detallando claramente (en el código fuente): •

Nombre de la función

•

Descripción de la función

•

Nombre del programador

•

Fecha de realización

•

Descripción de sus parámetros, valores por defecto, valores que toma y sus relaciones.

•

Valor que retorna

d. Un modulo o procedimiento debe indentarse adecuadamente en los anidamientos de cualquier clase, tales como los if, do, case, for, etc., además la indentación debe ser con TAB de 4 espacios de avance. 12

e. Toda función que regrese un valor deberá hacerlo en tipo de carácter donde el primer carácter nunca debe ser un asterisco, en caso se desee que el valor sea de otro tipo de dato, el programa que lo recibe deberá hacer la conversión, a excepción de las funciones de validación en tiempo de ejecución que utiliza el lenguaje de programación. f. Si en una función encuentra una novedad al ser invocada de tal forma que no pudiere cumplir su fin y retornar el valor correcto, deberá regresar a una cadena de caracteres con el siguiente formato: − ***---: g. Toda función o proceso que invoque a otra función, deberá validar el valor retornado para verificar que no hubo error (si el primer carácter es un asterisco entonces hubo error), luego deberá de convertir el valor retornado por la función al tipo de dato que se necesite (una función siempre regresara un valor alfanumérico). h. Emplee las instrucciones de control siguiente: secuenciación, iteración (hacer desde n hasta m, hacer mientras, hacer hasta), decisión (si entonces, si entonces si no, en caso), de transferencia de control (ejecutar con parámetros). Para ello se utilizaran sus respectivas equivalencias en el lenguaje de programación que se seleccione como desarrollador del código fuente, el objetivo de estas especificaciones es lineal izar el código fuente lo más posible y hacer fácil la verificación de las especificaciones de diseño con la instrumentación, facilitar la depuración y revisiones futuras. i.

Cuando se cree una estructura de datos, se deberán diseñar las funciones que manipularan esta estructura. Su manejo y utilización solo deberá hacerse a través de estas funciones, si hay casos especiales se debe de explicar en la unidad que propietaria de esta estructura.

j. No emplee codificación complicada si sabe que lo puede hacer más sencillo un código. k. Evítense las proposiciones “si entonces“. l. El nivel máximo de anidamientos en las llamadas de programas e instrucciones de control es de siete.

13

m. Un modulo no debe de tener efectos oscuros en elementos que utilicen otros módulos, o sea los efectos colaterales oscuro. n. El numero máximo de parámetros a pasar por una rutina a otra será de 10 (con las excepciones del caso, entonces debe revisarse cuidadosamente los parámetros) o. No debe emplearse un nombre identificador para propósitos múltiples en la misma rutina o modulo. p. Adjunte comentarios a los bloques de código que realicen manipulaciones de datos importantes, simulen instrucciones de control estructurados o realicen manejo de excepciones. q. Úsese la terminología del dominio del problema en comentarios. r. Empléense líneas en blanco, delimitados y sangrados para realizar los comentarios. s. No se manejen comentarios largos y confusos para aclarar un código oscuro y complejo. Rescríbase el código. t. Siempre es necesario asegurarse que el código y los comentarios correspondan uno con el otro, así como los requisitos y especificaciones de diseño con el código fuente.

4. ESTANDARES SOBRE LA NOMENCLATURA DE VARIABLES. •

Una variable, campos y constantes: Un elemento de este tipo contiene un identificador (nombre), también con un tipo de dato que se identifica con el nombre en particular, para hacer referencia a los datos que representan. Para la definición los nombres o los diferentes identificadores se tomaran en cuenta los siguientes aspectos: a. Reglas para nombrar las variables, constantes, campos. Letras iniciales: V_

= Variable

G_

= Variable Global

P _

= Parámetro recibido

K_

= Constante

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C_

= Campo de archivo

A_

= Arreglo

O_

=Objeto

b. Al momento de inicializar una variable en un modulo debe explicarse su función. c. Todo identificador deberá ser escrito con la letra inicial mayúscula y el resto en letras minúsculas. d. Ninguna variable debe ser utilizada para propósitos múltiples en la misma función o rutina, aunque el lenguaje de programación sea sensitivo a los caracteres (distinga entre mayúsculas y minúsculas), considerando que en minúsculas y mayúsculas no se hacen distinciones. e. Es permitida la asignación de números y caracteres a los nombres de los identificadores, no se debe de utilizar ningún otro tipo de caracteres para la asignación de nombres de identificadores, excepto el subrayado ”_” C. ASPECTOS GENERALES DE ADMINISTRACION C.1 GENERALIDADES La administración es Universal, como necesidad, como disciplina, como el proceso, como conjunto de técnicas y herramientas que son necesarias. Son las condiciones políticas, económicas, sociales y culturales las que determinan las modalidades problemas

la aplicación de la Administración en General, pero son los

empresariales

los

que

exigen

soluciones

practicas

ante

la

industrialización, la legislación laboral, la acción sindical, tecnología y sus avances, la globalización, etc., desde esa dimensión surge la necesidad de la función especifica como es la Organización y Métodos.

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La Administración en general cubre diversos aspectos del sector Público y del privado, cubriendo con diversas técnicas las necesidades que cada día son más frecuentes.5 C.2 ADMINISTRACION Administración: Es una ciencia social que aplica a la unidad económica social y jurídica, busca el logro de los objetivos de la Organización con el esfuerzo coordinado de los recursos humanos y materiales de que se dispone, poder así tener como resultado bienes y servicios que la sociedad demanda. (José Melgar Callejas) Es un proceso Administrativo que consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar, desempeños para determinar los objetivos manifestados, mediante el uso de seres humanos y otros recursos. (George Terry, Principios de Administración)6 C.3 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION Los principios de Administración son básicos y sencillos, pero no son absolutos. No son ni leyes, ni dogmas y no deben ser considerados totalmente rígidos, deben ser flexibles.

La aplicación de los principios de la Administración está orientada a la simplificación del trabajo en algo más sencillo para las personas. El grado de complejidad refleja la cantidad de conocimientos y experiencias que existen, lo cual indudablemente en nuestro tiempo exigen cada día más eficiencia. La tendencia corriente en la sociedad es hacia la rapidez, por lo que busca una reducción en el espacio y en el tiempo; es para ello que los principios constituyen guías que ayudan a entender, identificar y resolver problemas que se presenten. Realizar las tareas con el menor esfuerzo. Todas las actividades que se señalen deben de obtener con efectividad y eficiencia, entendiendo por efectividad el logro del objetivo sin valuar y por eficiencia la relación de los recursos empleados con respecto a los resultados obtenidos.

5

MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de

la Empresa, El Salvador UFG editores 2002, Pág. 5 6

( 2da. Cita ) ibídem , Pág. 5

16

Principio de racionalidad Todo tiene que preverse o planificar para saber que es lo que puede incidir, sobre lo que prioritariamente queremos y cuanto podemos obtener en base de lo que tenemos. La economicidad Reducción de tiempo, espacio, esfuerzo y recursos, etc. Buen ambiente de trabajo Relaciones de prosperidad y satisfacción en el desarrollo del trabajo

C.3.1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo es el corazón de la administración, se aplica incuestionable en cualquier empresa del mundo existente, sus fases fundamentales se resume en cuatro Planeación, Organización, Ejecución y Control. Cada unas de estas etapas han recibido tratamientos validos para su mejor aplicación. Proceso de Administrativo: Es todo un proceso social que tiene como finalidad planear determinar, clasificar y evaluar todas las actividades organizaciones.7 OBJETIVO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Lograr los resultados de máxima eficiencia en la coordinación de actividades y personas que integran un sistema de organizacional a fin de optimizar su estructura y mejor manejo de dicho sistema por medio de un conjunto de reglas y técnicas. ESCUELA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Los seguidores de la escuela del proceso administrativo consideran a la administración como la ejecución de ciertas actividades o funciones administrativa básicas que distinguen a un mismo administrativo de otro que no lo es. La ejecución de estas funciones constituye un proceso, y esta escuela analiza, además de

7

MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de la

Empresa. ( 3ra. Cita) Pág. 7

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establecer una estructura conceptual para él, é identificar los principios que fundamentan su uso o parte de este. Esta escuela enfatiza en la obtención de cosas mediante individuos que operan en grupos organizados. También recalca que la determinación de que buscar y como aplicar los esfuerzos, junto con revisiones periódicas para asegurar el logro del objetivo, es esencial en la administración. La escuela de proceso administrativo tiene un amplio ámbito y considera a este como universa, sin tomar en cuenta el tipo de empresa o del nivel en una organización especifica. C. 3.2 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO C. 3.2.1 PREVISION Descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad. Para la aplicación de este principio intervienen tres situaciones básicas: Certeza, Incertidumbre y Probabilidad.8 Sus Principios Principio de la Previsibilidad Objetividad Medición C. 3.2.2 PLANEACION Esta fase del proceso de determina un curso de acción a seguir. Permite decidir que hacer antes de hacerlo, como fase de prever y manejar el futuro; en consecuencia, Plantación es sistematizar por adelantado los objetivos, las políticas, los programas, posproyectos, los planes de acción, etc.9

8 3ra. Cita

, MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, ( ob.cit=obra citada ), Pág. 8

9

( 5ta. Cita ) MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, ( ob.cit=obra citada ), Pág. 9

18

Sus principios •

Contribución a los objetivos

•

Prevalencia de la Planeación

•

Extensión de la Planeación

•

Eficiencia en los planes

•

Del compromiso

•

De la flexibilidad

•

Cambio de rumbo

•

Unidad

•

Continuidad

•

Claridad y Sencillez

•

Realidad

•

Comparabilidad

•

Precisión

C.3.2.3 ORGANIZACIÓN Es el proceso de hacer la estructura Organizacional de la empresa se ajuste a sus objetivos, sus recursos y a su ambiente. La organización une a las personas en tareas interrelacionadas, que implica estructura formal y explicita de funciones o posiciones. Sus principios •

Objetivo

•

Coordinación

•

Autoridad

•

Responsabilidad

•

Definición

•

Amplitud del control

•

Unidad de mando

•

Delegación

19

C.3.2.4 INTEGRACION Es la fase del proceso por medio de la cual se dota a la estructura, de los elementos necesarios de acuerdo con el esquema de la organización, por medio de ella se obtendrá buenos empleados, fondos suficientes de una adecuada inversión, utilización de sistemas y procedimientos acordes con la magnitud de la empresa. Sus principios •

Debe de tratarse de adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres.

•

También es necesario cuidar que los hombres con cualidades excesivamente superiores a las que un puesto de manda.

•

Seleccionar al más competente.

C.3.2.5 DIRECCION Esta es la fase del proceso administrativo en el cual se incluye sobre las actividades de un individuo o un grupo en los esfuerzos que se realicen, encaminados al logro de matas en una situación dada.10 Sus Principios •

Principio de coordinación

•

Principio impersonal de mando

•

Principio de la vía jerárquica

•

Principio de la resolución de conflictos

•

Principio de excepción11

ETIMOLOGIA DE ADMINISTRACION La palabra administración viene del latín "ad" y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufrió una radical transformación. La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la

10

( 6ta. Cita ) MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, ( ob.cit=obra citada ), Pág. 11 MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de la Empresa. ( 3ra. Cita) Pág. 9

11

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empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración. En el presente informe se desarrollará el control como una fase del proceso administrativo, analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol, Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificación y las áreas de desempeño. Además incluiremos el estudio de 5 casos práctico que presenta la empresa "Bikesports C.A." en sus departamentos de administración, diseño, producción, finanzas y mercadeo.

El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de la administración, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada caso. EL CONTROL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos. La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.

21

Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que interactúan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas. Definición De Control El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa" (p.654). Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" (p.610) Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa

adoptado,

a

las

ordenes

impartidas

y

a

los

principios

administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". (p.62). Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales: En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas. En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas. Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias. En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

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El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo. De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Además siendo el control la última de las funciones del

proceso

administrativo,

esta

cierra

el

ciclo

del

sistema

al

proveer

retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

TIPOS DE CONTROL Terry (1999) en su libro "Principios de Administración" expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación. Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar. Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de

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ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo. Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse. Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algún error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todavía así pueden indicarle por qué es el error. Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción. Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando. 12

12

RODAS CARPIZO A.; DE RODAS ARRAYO M. Editorial Limusa 2005. Pág. 94

24

Áreas de Desempeño del Control El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se divide una organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los departamentos existentes en la empresa. Entre las áreas del control dentro de una organización se tienen: Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este consiste en la verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La detección temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo de más trabajo en el producto. También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organización debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud. Por lo que se puede decir que el control de información consiste en verificar que esta información sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser más eficientes y efectivos en la toma de decisiones. Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador está el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la producción. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios de los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, ¿Necesitan los empleados capacitación adicional?. La alta administración debe identificar en qué puntos radica el control. Además de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compañía. Este tipo de control consiste

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en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organización. D. EL CONTROL El control es la actividad que permite comprobar la adecuación de la actuación de la Administración a las normas y fines establecidos en el ordenamiento jurídico. En ese desempeño están responsabilizados todos los poderes del Estado: el Legislativo, el Judicial y la propia Administración.13 Concretando la problemática del control al que se ejerce por la Administración, es preciso aludir a las finalidades que cumple, a las técnicas para su ejercicio y a su diferente incidencia según actúe sobre órganos de un mismo ente público o sobre otros entes públicos no vinculados por el principio de jerarquía, sino por el de supremacía. En cuanto a los objetivos o finalidades, se distingue un control de legalidad o de regularidad, un control de oportunidad y controles de rentabilidad y eficacia.

TIPOS DE CONTROL El Control de Legalidad Es el que persigue comprobar si la Administración ajusta su actividad a las reglas imperativas del ordenamiento. Esta forma de control es la que se ejerce a través de la resolución de los recursos administrativos y que, en último lugar, corresponde hacer a los Jueces en los procesos en que es parte la Administración. El control de legalidad es también una responsabilidad ineludible del órgano jerárquicamente superior sobre los inferiores.

El Control de oportunidad Hace referencia a la posibilidad de valorar y enjuiciar las diversas alternativas o decisiones que cabe adoptar dentro de la legalidad en virtud de un margen de apreciación discrecional que corresponde al órgano investido de la competencia. El Control de Eficacia Trata de verificar el comportamiento de la Administración desde el punto de vista de la relación de su actividad con los costes que generan y

13

PARADA RAMÓN. Principios de la Organización Administrativa. Ediciones Jurídicas y Sociales S.A. 2005. p.63

26

de los logros obtenidos en función de los esfuerzos desplegados para conseguirlos. Este tipo de control actúa escasamente sobre la actividad administrativa ordinaria, la que se corresponde con los servicios centrales de las Administraciones o de los fines más específicamente públicos: pero sí la tiene, y cada vez mayor, en las actividades de carácter industrial, sobre todo cuando se desarrollan por empresas públicas, sobre las que se va extendiendo la práctica de auditorias similares a las de las empresas privadas. Desde el punto de vista de las técnicas, se distingue entre controles preventivos, sucesivos, permanentes y esporádicos.

CONTROL PREVENTIVO A priori sobre un proyecto de decisión, que es analizado previamente a su conversión en resolución definitiva por un órgano diverso del que ha de llevarlo a efecto. Como es el caso del control que corresponde a los Interventores de Hacienda sobre todos los compromisos de gastos y pagos que se efectúan en ejecución de los presupuestos. También sirve al control preventivo el sometimiento de la validez de determinados actos a la aprobación previa de otro órgano o ente.

CONTROL SUCESIVO Por el contrario, actúa a posteriori, y si tiene, por una parte, la ventaja de respetar la libertad de acción del órgano controlado, puede resultar ineficaz cuando la actividad indeseable se ha producido. Su eficacia se circunscribe, pues, al efecto disuasorio que pueden producir sobre otros Órganos la exigencia de responsabilidades a que hayan dado lugar los resultados del control. Esta es la filosofía que Inspira la actuación de los Tribunales de Cuentas. CONTROL PERMANENTE Supone la vigilancia continua sobre un servicio. Va de suyo que este tipo de control corresponde

efectuarlo

al

superior

jerárquico,

responsable

siempre

del

funcionamiento correcto del servicio a su cargo. Ésta es también la filosofía que justifican las Inspecciones de Servicios de los Ministerios, creadas para efectuar una reflexión constante y un control, desde todas las perspectivas posibles, de la buena

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marcha de los servicios, sin perjuicio de otras funciones como las de articular, en su caso. Los procedimientos de responsabilidad derivados de la actividad inspectora. Los controles provocados son los que se originan por denuncia, queja o recurso de los administrados y que obligan a la Administración a realizar algún tipo de investigación para satisfacer el derecho de aquéllos a obtener una respuesta. Así se desprende del deber de la Administración de dictar resoluciones expresas frente a la interposición de recursos (art. 89.4 de la Ley de Régimen Jurídico Y Procedimiento Administrativo Común). En la organización se desarrollan los procesos decisorios y de planteamiento, que, a su a través de las acciones que se ejecutan, se implementan. En esta dinámica interesa el proceso posterior a la ejecución o gestión, que es el control. La definición describe el control como la comparación entre lo actuado en la realidad y aquello que esta previsto; agrega que si se identifica desvíos, revisara las decisiones y los planes, o corregirá la acción. El control se constituye en un proceso continuo, facilitando a la organización su comportamiento orientado al logro de sus metas y objetivos.

El proceso de control se integra con: a) acciones futuras esperadas, decisiones y planes; b) comparación de las acciones esperadas con las acciones ejecutadas e información sobre la actuación en la realidad; c) acción correctiva. Como puede observarse, la información es imprescindible para aumentar el proceso. El proceso de control es, a su vez, muy necesario en la conducción de la organización. Dentro de la misma hay diferentes etapas de control en la gestión, así como también diversas herramientas a aplicar. Tan importante es este proceso que Vicente Perel afirma que “el control es el corolario del poder “

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Como puede concluirse de lo expresado por Perel, y a pesar de los años transcurridos desde que la obra citada fue escrita, el concepto tiene plena vigencia. Obviamente, pueden adaptarse los contenidos del control, las herramientas aplicadas y todo aquello que implique una adecuación a los cambios tecnológicos pero la profundidad y la veracidad de la idea subsisten. Con el tiempo varían los criterios de apreciación en cuanto a la gestión en sí; el proceso de control deberá adaptarse a esta última para constituirse en el instrumento de apoyo del administrador o del gerente para afrontar el futuro, mediante la adecuación de los planes o la implementación de la acción correctiva pertinente. Mientras que la dimensión del planeamiento es el objeto, el tiempo, los elementos, las características y la extensión organizativa, la dimensión del control es la tecnología, el tamaño, el tiempo y el proceso de delegación. Los sistemas de información son los que nutren al proceso de control en cualquier etapa, nivel o herramienta.14 NIVELES DEL CONTROL En una organización se identifican tres niveles del control: 1. El control posicional: está referido a cotejar los planes estratégicos definidos para implementar el posicionamiento de la organización en su entorno, respecto de la actuación en la realidad: es desarrollado por el nivel político. Esta tarea requiere la capacidad de percibir el panorama total de la organización proyectada hacia el contexto. 2. El control de gestión: está orientado a verificar la acción esperada, consecuencia de decisiones no programadas que implicaron una acción o de decisiones semiprogramadas, y el planteamiento de gestión operativo a largo y mediano plazos. Pretende evaluar estructuralmente el comportamiento de cada área de actividad. Se lleva a cabo en la en la gerencia y en la gerencia media. 3. El control operativo: se centra en la comparación de lo previsto con lo real las decisiones programadas y el planeamiento de gestión operativo de corto plazo.

14

PARADA RAMÓN. Principios de la Organización Administrativa. (2da. Cita) p.64

29

Requiere un sistema que permita una regulación casi automática. Es ejercitado en los niveles operativos (departamentos, oficinas, sectores, etc.). CARACTERISTICAS DEL CONTROL La fijación de los puntos de control debe reunir condiciones mínimas para ser efectiva: Economía: el costo del control no debe superar la valorización de lo que es controlado, ni la cantidad aumenta la calidad. Operatividad: la metodología aplicada debe sencilla en su uso. Congruencia: los atributos del control deben ser compatibles y coherentes con las actividades controladas. Significatividad: el control debe ser ubicado en actividades clave, relevantes, críticas, donde se obtendrá la mejor información para el seguimiento. Oportunidad: el control deberá efectuarse en el momento propicio; la frecuencia no asegura eficacia. Otros aspectos que deberán considerarse cuando en la estructura organizativa se fije unidades de control específicas son los siguientes principios: “Control por excepción”: consiste en verificar aquellas situaciones que son diferentes, esto es, que no son repetitivas; generalmente, este principio es aplicado por la alta gerencia.

• “Control por oposición de intereses”: consiste en asignar tareas dividiendo su realización entre dos o más responsables: como ejemplo de esta situación, en el sector de almacenes las fichas de inventarios se llevarían por unidades físicas y en el departamento de contabilidad el inventario se llevaría en unidades y sería valorizado, lo que permitirá ejercitar un control cruzado. • “Las unidades controlantes deberán estar ubicadas como mínimo en el mismo nivel jerárquico que las unidades controladas: consiste en resguardar cieno principio de independencia de criterio en cuanto al superior ante el que se debe rendir cuentas, o quien controla debe tener algún grado de autoridad sobre el controlados por ejemplo, una unidad de control de calidad no debería estar ubicada por debajo de la unidad de fabricación, cuyos productos controla.

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HERRAMIENTAS DEL CONTROL La utilización de las mismas debe hacer posible comparar las actividades planeadas con las actividades reales y generar las medidas conectivas, modificando planes y •

Decisiones, o corrigiendo las acciones: deberá también permitir medir el

desempeño, es decir, verificar si el rendimiento concuerda con los estándares.

1. Control posicional •

Análisis de la situación relativa a la organización con su medio ambiente: Se

dispone de pocos instrumentos, pero una herramienta eficaz es la investigación de mercado, para medir cuál es la percepción que tienen los clientes de la organización acerca de los cambios introducidos como consecuencia de nuevas estrategias en cuanto a las innovaciones tecnológicas. Por ejemplo, un banco modifica sus sistemas de atención al público, mediante la incorporación de dispositivos automáticos; se deberá analizar, entonces, el impacto clientela. •

Análisis del comportamiento de la organización en comparación con el funcionamiento de organizaciones similares.

•

Control de gestión

•

Control presupuestario: Consiste en la confrontación de los valores presupuestados con los valores reales. Se efectúa según la naturaleza de lo medido; por ejemplo, variaciones de costos, de volumen de actividad, de insumos, etcétera.

Los datos reales generalmente son obtenidos de la contabilidad; no obstante, se utilizan otras fuentes de información.

Auditoria de gestión: Es la verificación del cumplimiento de las metas y objetivos fijados, a través del desarrollo de las actividades previstas, plasmadas en la definición de la estructura organizacional de los circuitos administrativos. Está orientada también a evaluar la asignación de los recursos humanos, tecnológicos, financieros y materiales para el adecuado desarrollo de la gestión organizacional.

31

Según Gary Dessler los puntos principales del programa de una auditoría serían, entre otros, los siguientes: •

Función económica.

•

Estructura de la organización.

•

Proyección de utilidades.

•

Utilidades para los accionistas.

•

Investigación y desarrollo.

•

Análisis de decisiones.

•

Políticas fiscales.

•

Eficiencia de producción.

•

Fuerza de ventas.

•

Evaluación del nivel ejecutivo.

1. Evaluación de los índices de gestión y estados contables Los índices son unas medidas que se extraen a través del cociente entre cuentas: cuentas con rubros, rubros entre sí o grupos de rubros del balance y/o estado de resultados.

Pueden analizarse en forma vertical dentro de los estados contables de un ejercicio económico; también puede compararse la tendencia de los distintos índices, por medio de varios estados contables. Los índices o ratios no son por sí mismos conclusiones determinantes sino que se constituyen en señales que, además, deben ser estudiadas según estándares del sector económico a que pertenece la empresa, la situación económica del país, etcétera.

En cuanto al análisis de los estados contables, es muy importante completarlos con instrumentos como los estados de origen y aplicación de fondos, que permiten observar la evolución de los activos y pasivos o el flujo de fondos que muestra cómo se utilizaron los fondos.

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3. Control operativo Las herramientas a aplicar son diversas; lo esencial es que rápidamente señalen las posibles desviaciones para corregirlas en forma inmediata antes de continuar con la tarea. Entre ellas, puede mencionarse: •

Contabilidad: Su propia utilización es una herramienta de control por excelencia.

•

Control de producción: Puede ser altamente robotizado, como en el caso de la producción de automóviles.

•

Diagrama Pert: Es la determinación del camino crítico y de los tiempos a utilizarse en cada tarea; permite efectuar un seguimiento sencillo del cumplimiento o no de cada suceso.

•

Análisis del Punto de Equilibrio: Muestra las relaciones entre ventas Costos variables (materia prima y mano de obra) y costos fijos (plantas y equipos).

Los diagramas: sirven para Conocer las utilidades o las pérdidas que darían los distintos niveles de producció0, y ayudan a interpretar y corregir las causas de la mala utilización de la planta y los equipos, o la inadecuada composición de los costos variables afectando la eficiencia de la producción

Cursograma: Corresponde al gráfico de los flujos de tareas y soportes de información empleados a través de las diferentes unidades. Es la descripción de cada formulario paso en la ejecución de la tarea, el destino de cada formulario15 E. FASES DE CONTROL El control es un proceso cíclico compuesto de cuatro fases:

1.

Establecimiento de estándares o criterios.

Los estándares representan el

desempeño deseado. Los criterios representan las normas que guían las decisiones. Son disposiciones que proporcionan medios para establecer que deberá hacerse y cual es el desempeño o resultado que se aceptará como normal o deseable.

15

PEREL VICENTE, El control de Gestión, Buenos Aires, Edición Primera 1996. Pág. 49

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Constituyen los objetivos que el control deberá asegurar o mantener. Los estándares pueden estar expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos, o por medio de indicadores. La administración científica se preocupó por desarrollar técnicas capaces de proporcionar buenos estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos. El costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de producción son ejemplos de estándares o criterios.

2. Observación del desempeño: Para controlar el desempeño es necesario conocer algo respecto de éste. El proceso de control permite ajustar las operaciones a determinados estándares previamente establecidos, y funciona basado en la información que recibe. La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa sobre la operación que se está controlando.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Toda actividad experimenta alguna variación, error o desviación. Es importante determinar los límites en que esa variación podrá aceptarse como normal o deseable. No toda variación exige correcciones, sólo aquellas que sobrepasan los límites normales. El control separa lo que es excepcional para que la corrección se concentre únicamente en las excepciones o desviaciones. Por tanto, el desempeño debe compararse con el estándar para verificar eventuales desviaciones o variaciones. La comparación del desempeño con el estándar establecido se lleva a cabo, generalmente, por medio de gráficas, informes, indicadores, porcentajes, medidas estadísticas, etc. Estos medios de presentación son técnicas con que cuenta el control para tener mayor información sobre aquello que debe ser controlado.

La comparación del desempeño con lo que se planeó no sólo busca localizar las variaciones, errores o desviaciones, sino que también permite predecir otros resultados posteriores y localizar las dificultades; esto posibilita la creación de condiciones para alcanzar mejores resultados en las operaciones futuras.

34

4. Acción correctiva: El objetivo del control es mantener las operaciones dentro de los estándares establecidos para conseguir los objetivos de la mejor manera. Las variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las operaciones se normalicen. La acción correctiva busca lograr que lo realizado esté de acuerdo con lo que se pretendía realizar.16 E.1 PROCESO Y REGLAS DEL CONTROL Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control: Establecimiento de los medios de control. Operaciones de recolección y concentración de datos. Interpretación y valoración de los resultados. Utilización de los mismos resultados.

La primera, y la última de estas etapas son esencialmente propias del administrador. La segunda, ciertamente es, del técnico en, el control de que se trate. La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.

Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos.

Dice un autor que no existen reglas precisas sobre cómo escoger estos puntos estratégicos de control, por la infinita variedad de problemas y condiciones de cada empresa. Sin embargo, pueden ayudarnos a encontrar esos puntos, preguntas tales como las siguientes: ¿Qué mostrará mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido? ¿Qué puede indicarnos lo que podría mejorarse? ¿Cómo medir más rápidamente cualquier desviación anormal? ¿Qué informará mejor sobre "quién" es responsable de las fallas? ¿Qué controles son los más baratos y amplios a la vez? ¿Cuáles son los más fáciles y automáticos?

16

McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. 2002 .Pág.240

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Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos: a) La organización es la expresión de los planes, y a la vez un medio de control. Por eso, cuando el control "rompe" los canales de la organización sistemáticamente, distorsiona y trastorna ésta. Por ejemplo: los reportes que se obliga a los obreros, oficinistas, etc., que entreguen a contabilidad u otro departamento de control "directamente", tienden a distorsionar la organización.

b) Además, los mismos controles pierden eficacia. Por ejemplo: muchas veces el dato escueto no sirve, pues necesita de la interpretación o adiciones que debe hacerles el jefe de cada departamento, que es quien tiene la visión general del mismo:

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función controlada, para aplicar el que sea más útil.

a) Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente clasificación de los medios de control: Puramente personales, Por ejemplo: supervisión, revisión de operaciones, etcétera. b) Para lo que se refiere a "la naturaleza de la función controlada", véase lo que diremos sobre "medios de control". Los controles deben ser flexibles Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsión, hace que, o bien no pueda realizarse adecuadamente la función, o bien se tienda a abandonar el control copio inservible. Muchos están en contra del empleo de controles, precisamente por su inflexibilidad.

Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones El control de tipo "histórico", mira hacia el pasado. De ahí que, muchas veces, cuando reporta una desviación o corrección, ésta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo más que se pueda.

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Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen "preestablecida" su norma o estándar, aunque éste sea aproximado, Por ejemplo: presupuestos, pronósticos, estimaciones, etcétera.

Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones De ahí la necesidad de limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en los "especialistas", como un medio de "hacer valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el máximo efecto del control, y éste no se dará, si todos los que han de emplearlo, no lo entienden perfectamente. Por la misma razón, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre la necesidad de los controles y sobre su táctica y terminología, a quienes han de intervenir en su operación.

Los controles deben llegar lo más concentrados que sea posible a los altos niveles administrativos, que los han de utilizar. Por esta razón debe encarecerse siempre la utilización de gráficas para el control, ya sean simples líneas, gráficas de Ganta, de punto de equilibrio, etc. Nótese además el beneficio de poder aplicar las técnicas de la estadística.

Los controles deben conducir por sí mismos de alguna manera a la acción correctiva. No sólo deben decir "que algo está mal", sino "dónde, por qué, quién es el responsable, etcétera".

En la utilización de los datas del control debe seguirse un sistema. Sus pasos principales serán:

a) Análisis de los "hechos"; b) Interpretación de los mismos; c) Adopción de medidas aconsejables; d) Su iniciación, y revisión estrecha;

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e) Registro de los resultados obtenidos. Es indispensable no confundir "los hechos", con su interpretación valorativa.

El control tiene los siguientes usos: a) Seguridad en la acción seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido). b) Corrección de los defectos. c) Mejoramiento de lo obtenido. d) Nueva planeación general. Motivación del personal.

E.3 COBERTURA DEL CONTROL Así como la planeación abre el proceso administrativo, el control lo cierra. De igual manera que en aquella, la cobertura del control también puede ser global, departamental y operacional, si los planes son estratégicos, tácticos u operaciones, respectivamente.

Figura 3: La cobertura del control. CONTROL Estratégico

CONTENIDO

PERIODO

AMPLITUD

Genérico, sintéticos y global Largo plazo Macroorientado, aborda la empresa como totalidad

Táctico

Menos

genérico

y

detallado Operacional Detallado, analítico

más Mediano plazo

especifico

y Corto plazo

Aborda por separado cada unidad de la empresa Microorientado, aborda solo cada tarea u operación

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Figura 4: Enfoque prescriptivo y normativo de la teoría administrativa ENFOQUES PRESCRIPTIVO Y NORMATIVO DE LA ADMINISTRACIÓN Teoría clásica Teoría de las relaciones humanas Teoría neoclásica Aspectos principales Enfoque de la organización Organización formal Organización informal exclusivamente Organización formal e informal exclusivamente Concepto de organización Estructura formal como Sistema social como conjunto de roles Sistema social con objetivos por alcanzar racionalmente conjunto de órganos, cargos y sociales tareas Principales representantes Yulor, Farol, Gilbreth, Gantt, Mayor, Follet, Roethlisberger, Dubin, Duker, Koontz, Jucius, Newman, Humble, Gelinier, Tannerbaum, Lewin, Odiome, Guilck, Urwick, Money, Cartwright, Schleh, Dale. Viteles, Homans Emerson, Sheldon Características básicas de Ingeniería humana / ingeniería Ciencia social aplicada Tecnica social basic la administración de producción Concepción del hombre Homo económicus Hombre social Hombre organizacional y administrativo Comportamiento Ser aislado que reacciona Ser social que reacciona como Ser racional y social, orientado hacia la consecución de objetivos organizacional del individuo como individuo (atomismo miembro de un grupo individuales y organizacionales taylorismo) Ciencia mas relacionada Tipos de incentivos

Ingeniería Psicología social Eclecticismo Incentivos materiales y Incentivos sociales y simbólicos Incentivos mixtos salariales entre objetos Relación entre objetivos Identidad de intereses. no hay Identidad de intereses. Todo conflicto Integrado es indeseable y debe evitarse. organizacionales e individuales organizacionales y conflicto perceptible objetivos individuales Resultados deseados Máxima eficiencia Eficiencia optima Eficiencia optima.

E.4 EL PROCESO DE ADMINISTRACION ESTRATEGICA El proceso de administración estratégica dinámico por naturaleza, está formado por el conjunto de compromisos, decisiones y actos que la empresa necesita llevar a cabo para alcanzar la competitividad estratégica y obtener utilidades superiores al promedio. Para poder formular y aplicar correctamente su estrategia, la empresa necesita información relevante, derivada de análisis de ambiente interno y el entorno externo. A su vez, las medidas estratégicas eficaces son un requisito necesario para que la empresa obtenga los resultados deseados de la competitividad estratégica y utilidades superiores al promedio. Así pues, se utiliza este proceso para vincular las condiciones de un mercado siempre cambiante y la estructura competitiva con los recursos, las capacidades y las competencias, siempre en evolución, de la empresa (las fuentes de la información estratégica). Los actos estratégicos eficaces que se llevan a cabo en el contexto de estrategias cuidadosamente formuladas e integradas a las medidas que se necesitan para su aplicación que generan los resultados estratégicos deseados. El hecho de que las medidas estratégicas que toman los administradores para alcanzar la competitividad estratégica, y mantenerla, exigen, permanentemente, de su mejor esfuerzo, del de los empleados y del de sus organizaciones. 39

LOS CONTROLES ORGANIZACIONALES Los controles organizacionales son un aspecto importante de la estructura. Los controles organizacionales rigen la aplicación de la estrategia, indican cómo comparar los resultados presentes con los esperados y sugieren las medidas correctivas que se deben tomar cuando la diferencia entre los resultados reales y los esperados es inaceptable. Cuantas menos diferencias haya entre los resultados reales y los esperados, tanto más eficaces serán los controles de la organización. La compañía difícilmente podrá explotar con éxito sus ventajas competitivas si no cuenta con controles organizacionales efectivos. Los controles organizacionales debidamente diseñados ofrecen información clara respecto a los comportamientos que mejoran el desempeño de la empresa. Las empresas recurren a los controles estratégicos y los financieros como parte de sus estructuras para apoyar la aplicación de sus estrategias. Los controles estratégicos son criterios bastante subjetivos que pretenden constatar si la empresa está empleando las estrategias adecuadas para las circunstancias del entorno externo y las ventajas competitivas de la empresa. Así pues, los controles estratégicos sirven a la empresa para analizar si hay correspondencia entre lo que podría hacer, vieren las oportunidades de su entorno externo) y lo que puede hacer (como indican sus ventajas competitivas). Los controles estratégicos eficaces ayudan a la empresa a entender qué requiere para tener éxito. Los controles estratégicos exigen haya estupenda comunicación entre los administradores encargados de aplicarlos para juzgar el desempeño de la empresa y aquellos que tienen el encargo básico de aplicar las estrategias (por ejemplo, los administradores de niveles medios o de primer nivel). Estos intercambios frecuentes pueden ser formales o informales. Asimismo, los administradores emplean los controles estratégicos para evaluar la medida en que la empresa está cumpliendo con los requisitos para instituir sus estrategias. En el caso de una estrategia de los negocios, por ejemplo, los administradores usan los controles estratégicos para estudiar las actividades primarias y las de apoyo con el objeto de comprobar si las que son determinantes para la debida ejecución de la estrategia de los negocios están correctamente ejecutadas y se les presta la debida atención. En el caso de las estrategias de

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corporaciones afines, los administradores usan los controles estratégicos para constatar si éstas están compartiendo los factores estratégicos adecuados, como serian el conocimiento, los mercados y las tecnologías de todos los negocios. Los ejecutivos, para usar debidamente los controles estratégicos con el propósito de evaluar las estrategias de diversificaciones afines, deben entender a fondo la estrategia de los negocios de cada unidad. F. EFICIENCIA Una de las consecuencias de la eficiencia es la productividad, es decir, la cantidad producida por unidad de tiempo, y a mayor productividad, mayor eficiencia. Pero el concepto de eficiencia es mayor que el de productividad. La eficiencia desde la perspectiva de los sistemas administrativos es el costo de la información; es asombrosa la cantidad de documentos, reportes, registros, archivos, etc., que se generan y utilizan en una empresa. Un sistema será más eficiente cuando el diseño permita la ejecución de la tarea en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con procedimientos más simples o usar medios electrónicos y además, con menor costo de procesamiento electrónico, de personal, de formularios y de espacio de archivos entre otros. La eficiencia puede obtenerse como una minimización del costo frente a una renta constante o bien como un costo y la maximización de los ingresos tienen que ser considerados

simultáneamente, en otras palabras, maximizar la diferencia entre

ingresos y costos. Cada compañía trata con procesos administrativos. Y cuando los procesos son ejecutados con fluidez y eficiencia, estos pueden guiar a la empresa hacia ventaja competitiva real, ya sea internamente como externamente. A menudo, uno de los más importantes primeros pasos hacia la obtención de una agilidad externa, es la de lograr dominar la agilidad interna de los procesos. Sin embargo, las ineficiencias son a menudo muchas dentro de las organizaciones, entre los ejemplos se incluye: •

Procesos Costosos basados en papel en donde la información es a menudo incorrecta y propensa a errores

•

Inhabilidad de dar seguimiento a esfuerzos de conformidad debido a la falta responsabilidad y visibilidad en los procesos principales

41

•

Baja satisfacción de clientes y suplidores debido al excesivo tiempo de demora en procesos administrativos externos.

•

La eficiencia dentro de los procesos administrativos tiene como ventaja:

•

Reduce el tiempo de retorno en el manejo de Apropiaciones a Capital y Pedidos de Compras

•

Reducción en gran escala de errores en facturación a través de la eliminación de papel

•

Mejora la satisfacción de clientes y suplidores debido a la visibilidad y responsabilidad en los procesos en su totalidad

•

Libera a empleados experimentados claves para realizar tareas más productivas17

E. ASOCIATIVIDAD, COOPERATIVISMO E.1 LAS COOPERATIVAS Las Cooperativas son asociaciones de personas, los socios cooperativistas, que se unen de forma voluntaria para satisfacer en común sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales mediante una empresa que es de propiedad colectiva y de gestión democrática. 18 Un sistema de titularidad individual de una participación en el capital accionario de una empresa que, por turnos, posee la estructura. Cada propietario tiene un derecho exclusivo a utilizar su unidad individual y debe pagar su parte de la deuda que afecte toda la construcción.

Acciones de compra de los residentes en una corporación cooperativa que posee una estructura; cada accionista tiene derecho a vivir en una unidad específica de la estructura y es responsable del pago de una parte del préstamo.19

17

KELLY, GRAHAM, La eficiencia administrativa, Editorial: Editorial Norma. Bogota. Columbia. 1989. [en línea] [citado 25 de Octubre de 2006] Disponible en < http://www.metabase.net/docs/paca/0099.html > 18 CARRASQUER FELIX, Cooperativa [en línea] [citado el 26 de Octubre de 2006] Disponible en < http://www.espanol.hud.gov/offices/hsg/sfh/buying/glossary.cfm >

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Son empresas asociativas, sin ánimo de lucro, en las cuales los trabajadores o los usuarios, según el caso, son simultáneamente los aportantes o gestores de las empresas creadas con el objeto de producir o distribuir conjuntamente y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de los asociados y de la comunidad en general (Torrente y Bustamante, 2000).20 Una compañía de servicios, no lucrativa, en manos de los consumidores y responsable de distribuir energía generalmente a las áreas rurales. Algunas cooperativas son dueñas de sus plantas de generación y líneas de transmisión, pero la mayoría compra electricidad en la forma de energía de preferencia federal o bien del mercado de mayoreo.21

Organización empresarial que tiene por objetivo el beneficio de las personas que componen, y que se caracteriza por cada miembro, tiene un voto al margen del capital o aporte que tenga en la cooperativa. Esta forma de organización permite unir a personas de pocos recursos que se encuentran en una situación similar para aprovechar las ventajas de una operación más eficiente en mayor escala. E.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS COOPERATIVAS No son entidades de lucro, es decir que su fin no es producir el enriquecimiento de quienes la integran. No hay clientes sino asociados.

La

Comisión

Directiva

se

denomina

Consejo

de

Administración.

Estos Consejos de Administración son elegidos por los asociados en Asambleas. La Asamblea de asociados es el más claro ejemplo de la democracia.

20

LOPEZ CARLOS, Que es una Cooperativa y cuales son sus principales características [en línea] [citado 02 de Septiembre de 2008] Disponible en < http://www.gestiopolis.com/recursos/experto /catsexp/pagans/eco/45/socooperamex.htm > 21 MONOGRAFIAS, Tipos De Cooperativas [en línea] [ citado el 02 de Septiembre de 2008] Disponible en< http://www.cooperar.galeon.com/tipos.htm >

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E.3 TIPOS DE COOPERATIVAS 1. COOPERATIVA DE CONSUMO: Tiene por objetivo comprar y distribuir bienes y servicios para los socios y público en general. 2. COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO: Provee a sus socios un medio cómodo y seguro de aportar dinero y obtener crédito a un tipo de interés razonable. Puede ser organizada por una comunidad, asociación profesional, instituciones de diversas índoles, etc. 3. COOPERATIVA DE VIVIENDA: Estas cooperativas ofrecen vivienda adecuada a un costo razonable. Están destinadas a la adquisición de terreno, edificación y conservación de la vivienda. En las cooperativas de vivienda gerencial, la cooperativa construye el proyecto, se es dueño del mismo mediante una hipoteca global y el socio es codueño con derecho a ocupar una unidad de vivienda. 4. COOPERATIVA AGRÍCOLA: Es la cooperativa organizada por productores agrícolas para vender sus productos o comprar sus provisiones colectivamente. Las mismas pueden dedicarse a varios renglones. Por ejemplo, la cooperativa de mercadeo: recoge la producción de sus asociados y la mercadea. 5. COOPERATIVA DE TRANSPORTE: Estas cooperativas se dedican a trasladar pasajeros o carga por medio de vehículos motorizados. 6. COOPERATIVA DE TRABAJO O PRODUCCIÓN INDUSTRIAL: Esta cooperativa agrupa trabajadores dedicados a la prestación de servicios, a la transformación de materias primas y a la consecución de cualquier otro objetivo de carácter industrial. 7. COOPERATIVA JUVENIL: Las cooperativas juveniles están integradas por jóvenes menores de edad, puede ser un grupo estudiantil, escolar o cualquier grupo cooperativo organizado por jóvenes menores de 21 años. Generalmente las cooperativas juveniles organizadas son de consumo aunque pueden ser de cualquier tipo. Además, cumple la función de desarrollar nuevos líderes para el Movimiento Cooperativo. FUNCION DE LAS COOPERATIVAS Las cooperativas prestan servicios a sus asociados y a la comunidad, sin fines, lucro. Están administradas por un Consejo integrado por sus asociados. Todos sus

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asociados pueden participar de las reuniones llamadas Asambleas, donde se deciden los actos más importantes de la vida de la Cooperativa. La sociedad cooperativa existe bajo una DENOMINACIÓN SOCIAL seguida por las palabras cooperativa o bien las siglas S.C. Las características esenciales de esta sociedad son las siguientes:

Esta sociedad necesita forzosamente un número de socios NO MENOR DE 10. Un capital variable y principalmente debe funcionar sobre principios de igualdad dentro del régimen de derechos y obligaciones de sus miembros. No persigue fines lucrativos y busca el mejoramiento social y económico de sus trabajadores. La igualdad comienza en la forma de repartir entre los asociados la proporción del tiempo trabajado o bien al monto de las operaciones realizadas. Según se trate de cooperativa de producción o de cooperativa de consumo.

Dentro de la sociedad cooperativa no se pueden desarrollar actividades distintas a aquellas para las que están legalmente autorizadas, para ejercer actividades diversas a su objeto, será preciso obtener la autorización correspondiente de la Secretaría de Comercio ajustándose al reglamento de la ley, de las sociedades cooperativas. Los elementos que conforman esta sociedad también se pueden considerar normas que deberán tener las sociedades cooperativas y son las siguientes: Solo serán sociedades cooperativas las que funcionen con la Ley General de Sociedades Cooperativas y estén registradas y autorizadas. La Sociedad Cooperativa no podrá concederse privilegio alguno a los fundadores o directores, tampoco exigir a los socios de nuevo ingreso que suscriban más de un certificado de aportación. Queda prohibido que las sociedades sujetas a las disposiciones de la ley General de Sociedades Mercantiles utilicen en sus denominaciones sociales las palabras cooperativas o cooperadores u otras similares que pudieran llevar a creer que se trata de una sociedad cooperativa.

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La denominación social de la cooperativa no se podrá sugerir un campo mayor al que haya sido autorizado. Las sociedades cooperativas no deben pertenecer a las Cámaras de Comercio ni a las asociaciones de productores. La sociedad cooperativa está obligada a mejorar en todo los aspectos del nivel de sus trabajadores. La liquidación de esta sociedad será por las siguientes causas: •

Por la voluntad de las 2/3 partes de sus miembros.

•

Por la disminución del número de sus miembros a menos de 10.

•

Porque llegue a consumarse el objeto de la sociedad.

•

Porque el estado económico de la sociedad no permite continuar con sus operaciones.

e)

Porque la Secretaría de Comercio cancele la autorización para su

funcionamiento. E.4 ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN. La dirección y administración de las sociedades cooperativas estará a cargo de los siguientes consejos: •

Asamblea General.

•

Consejo Administrativo.

•

Consejo de Vigilancia.

•

Comisiones que establece la ley.

•

Demás que designe el Asamblea General.

La Asamblea General será la autoridad suprema y los acuerdos que tomen obligan a todos los socios presentes y ausentes a sujetarse a estas disposiciones.

Esta asamblea deberá resolver todos los problemas de suma importancia y establecerá las reglas generales para el funcionamiento social.

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Constitución de la sociedad. Esta sociedad debe constituirse por escrito mediante acta levantada por quintuplicado en la que la Asamblea General que celebren los interesados y contendrá las bases para su funcionamiento y organización, los ejemplares de dichas actas deben enviarse a la Secretaría de Comercio (SE) para la autorización del funcionamiento de la sociedad y para que esta inscriba en el registro cooperativo nacional que depende de la propia secretaría. E.5 LAS BASES PARA CONSTITUIR UNA SOCIEDAD a)

Denominación y domicilio de la sociedad.

b)

Objeto y expresión de sus actividades.

c)

Régimen de responsabilidad ya sea limitada o suplementada.

d)

Requisitos para la admisión, exclusión o separación voluntaria de los socios.

e)

Formas de constituir y aumentar el capital social.

f)

Reglas para la disolución y liquidación.

REGIMEN DE RESPONSABILIDAD Las sociedades cooperativas podrán adoptar cualquier de los siguientes renglones: RESPONSABILIDAD LIMITADA. RESPONSABILIDAD SUPLEMENTADA. El régimen de responsabilidad es aquel que para efectos de cubrir los compromisos sociales de esta sociedad se extiende más allá del monto de aportaciones de los socios hasta un límite determinado de antemano. Esta responsabilidad es un concepto intermedio entre la responsabilidad ilimitada y la limitada. En la DENOMINACIÓN SOCIAL deberá expresarse el régimen adoptado y el número de registro que corresponde.22

22

DEPARTAMENTO DE EDUCACION SECUNDARIA TECNICA, Cual es la función

de las Cooperativas [en línea] [citado 05 de Septiembre de 2006] Disponible en < http://mx.geocities.com/ rvburgos/htm/coopesc01.htm >

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ASOCIATIVIDAD Es un mecanismo de cooperación entre empresas pequeñas y medianas, en donde cada empresa participante, manteniendo su independencia jurídica y autonomía gerencial, decide voluntariamente participar en un esfuerzo conjunto con los otros participantes para la búsqueda de un objetivo común PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA ASOCIATIVIDAD: PERMITE

RESOLVER

PROBLEMAS

CONJUNTOS

MANTENIENDO

LA

AUTONOMÍA GERENCIAL DE LAS EMPRESAS PARTICIPANTES: Otra distinción importante de la asociatividad es el alto grado de autonomía gerencial que mantienen los participantes después de adoptar la decisión. Por ejemplo, la manera de emplear los recursos o beneficios obtenidos a partir de la asociatividad es de la incumbencia exclusiva de cada empresa, la cual debe responder ante el resto de participantes por la cuota parte de los esfuerzos que le corresponde. Esto puede constituir uno de los principales estimuladores al desarrollo de la asociatividad en el futuro. Bajo esta modalidad los directivos de las empresas no son obligados a compartir información que estimen confidencial para sus compañías, como en el caso de la cooperación compulsiva de las redes verticales, o las exigencias de las alianzas estratégicas. ADOPCION DE DIVERSAS MODALIDADES JURÍDICAS Y ORGANIZACIONALES: Una distinción adicional de la asociatividad es el carácter amplio de actividades de cooperación que puede abarcar. La asociatividad se puede establecer para múltiples propósitos desde el financiamiento hasta la investigación conjunta de determinado problema y, al mismo tiempo, abarcar las diferentes etapas de los procesos básicos de las empresas, a saber, diseño, manufactura, comercialización, servicio post-venta, entre otros. En principio, no hay limitación del ámbito de la cooperación en la asociatividad como sí lo hay tanto en las redes verticales como en las horizontales. En la asociatividad tampoco hay restricciones para la participación en cuanto al tipo de actividad que desempeñe la empresa participante.

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F. TRANSPORTE Transporte, medio de traslado de personas o bienes desde un lugar hasta otro. El transporte comercial moderno está al servicio del interés público e incluye todos los medios e infraestructuras implicados en el movimiento de las personas o bienes, así como los servicios de recepción, entrega y manipulación de tales bienes. El transporte comercial de personas se clasifica como servicio de pasajeros y el de bienes como servicio de mercancías. Como en todo el mundo, el transporte es y ha sido en Latinoamérica un elemento central para el progreso o el atraso de las distintas civilizaciones y culturas. Ya en el periodo precolombino los incas poseían un rudimentario pero eficiente sistema de caminos interconectados a lo largo y ancho de su Imperio, por el cual trasladaban distintos tipos de mercaderías. Bien a pie o a lomo de llamas sus mercaderías lograban llegar a destino. A veces a través de puentes de cuerdas entre las montañas. Otros pueblos utilizaron canoas o botes como medio de comunicación. La llegada de los europeos —españoles y portugueses— a lo largo de casi toda América produjo grandes cambios en los medios de transporte. El principal modo de comunicación era el marítimo, dado que era más eficiente y rápido para puertos naturales y para los lugares en los que se construyeron puertos, tanto de mar como de los caudalosos ríos americanos. En el siglo XX la formación e instalación de grandes corporaciones de fabricantes ha dado un gran impulso a la producción de vehículos tanto para el uso particular como para el transporte público y de mercancías, así como la exportación a terceros países. Con el crecimiento económico de los últimos años se espera que Brasil y Argentina alcancen en poco tiempo cotas de utilización de vehículos al mismo nivel que los países más desarrollados. DIFERENTES MEDIOS DE TRANSPORTE En general se utilizan cinco medios de transporte: acuático, por carretera, ferroviario, aéreo y oleoducto. •

ACUATICO

•

BARCOS A VAPOR

•

CARRETERAS

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•

FERROCARRIL

•

AEREO

•

OTROS

50

G. OPERACIONALIZACION DE LAS HIPOTESIS Figura 5: Hipótesis General HIPOTESIS GENERAL

Si se Diseña un Sistema Automatizado para el registro de las operaciones diarias del sector transporte publico con sistema de Caja única, se obtendrá mayor eficiencia y exactitud en los procesos de control administrativo del sector transporte público de autobuses. VARIABLES

DEFINICIONES SISTEMA: Interrelación de partes que funcionan como un todo

INDICADORES PREGUNTAS *Tiempo utilizado para el * ¿Cuanto tiempo se demora el proceso de registro de actividades reportes? * Posibilidad de error * ¿Cuantos errores se comente debido al ? AUTOMATIZACION: Cambiar un en el calculo de precio por calculo manual INDEPENDIENTE proceso de manual a electrónico viaje * ¿Como afecta a los empresarios no tener? SISTEMA * Recurso Humano reportes inmediatos AUTOMATIZADO DE con sobrecarga de trabajo *¿ Como afecta a los motoristas el llevar? CONTROL CONTROL ADMINISTRATIVO: Registro innecesaria control manual ADMINISTRATIVO DE de actividades que generan flujo de *hardware subutilizado * ¿Que hacer en caso de extravio de? FLUJO DE EFECTIVO efectivo * Recurso Humano documentos subutilizado * Fuenta confiable de información Significa el obtener un mayor nivel de * Mejora de la calidad DEPENDIENTE: LOGRAR ¿Como afecta a los empresarios el? MAYOR EFICIENCIA EN rendimiento y productividad a traves de la en el proceso control manual máximización de los recursos y el control * Rendimiento optimo del *¿Que se espera del proyecto? EL PROCESO DE exacto de los flujos de efectivo, REGISTRO DE recurso humano * Que mejoras se realizarían ACTIVIDADES QUE minimizando horas-hombre por la * Minimización de errores * ¿Cuanto se ahorraría en pago horas? GENERAN FLUJOS DE generación de reportes e información en preparación informes extras, energia financiera. EFECTIVO * anulación de Pérdida de * ¿Cuál es el riesgo de perdida de? comprobantes información

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