1. Allgemeine Informationen

Ein Dienst für Hochschulen und Forschungsinstitutionen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten

Arbeiten mit dem Desktop-Client

Steinbuch Centre for Computing, KIT

Fassung vom 14.08.2017

Inhalt 1

Allgemeine Informationen ..................................................................................... 3

2

Funktionalität ........................................................................................................ 4

3

2.1

Übersicht Clients ....................................................................................................... 4

2.2

Downloads ............................................................................................................... 5

Installation ............................................................................................................ 6 3.1 3.1.1 3.1.2

Windows .................................................................................................................. 7 Erstinstallation ............................................................................................................................. 7 Updates ....................................................................................................................................... 9

3.2

Mac OS ................................................................................................................... 11

3.3

Linux ...................................................................................................................... 11

4

Einstellungen ....................................................................................................... 13

5

Login ................................................................................................................... 15

6

1.1

Login für Shibboleth-Nutzer .................................................................................... 15

1.2

Login für externe Nutzer ......................................................................................... 16

1.3

Benutzer ändern bzw. abmelden ............................................................................. 17

Ansicht ................................................................................................................ 19 6.1

Laufenden Clienten anzeigen................................................................................... 19

6.2

Basis-Anzeige .......................................................................................................... 20

6.3

Benachrichtigungen ................................................................................................ 21

6.4

Folderliste .............................................................................................................. 22

6.4.1 6.4.2

Standard-Ansicht ....................................................................................................................... 22 Erweiterte Ansicht ..................................................................................................................... 23

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1. Allgemeine Informationen

7

Arbeiten in der Standard-Ansicht ......................................................................... 24 7.1 7.1.1 7.1.2

7.1.3

Bestätigung ......................................................................................................... 26 Ordner öffnen ......................................................................................................... 27

7.3

Zu Ordner einladen ................................................................................................. 27

7.4

Ordner verschieben ................................................................................................ 29

7.5

Ordner löschen / Synchronisation stoppen .............................................................. 32

7.6

Lösche lokale Metadaten: Ordner bleibt bestehen ................................................................... 33 Lösche lokale Dateien: Ordner wird lokal gelöscht ................................................................... 33 Löschen des Ordners auf dem Server ........................................................................................ 34 Synchronisation wiederaufnehmen .......................................................................................... 34

Weitere Funktionen ................................................................................................ 34

Arbeiten mit dem Datei-Explorer.......................................................................... 35 8.1

Ordner anlegen ....................................................................................................... 35

8.2

Ordner verschieben ................................................................................................ 36

8.3

Zu Ordner einladen ................................................................................................. 39

8.4

Ordner löschen / Synchronisation stoppen .............................................................. 41

8.4.1 8.4.2 8.4.3 8.4.4

8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3

9

Bestehenden Ordner einbinden ................................................................................................ 24 Neuen Ordner erzeugen ............................................................................................................ 25

7.2

7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4

8

Ordner anlegen ....................................................................................................... 24

Lösche lokale Metadaten: Ordner bleibt bestehen ..................................................................... 9 Lösche lokale Dateien: Ordner wird lokal gelöscht ..................................................................... 9 Löschen des Ordners auf dem Server .......................................................................................... 9 Synchronisation wiederaufnehmen ............................................................................................ 9

Dateien bearbeiten ................................................................................................. 42 Lokales Bearbeiten von Dateien ................................................................................................ 43 Verwendung anzeigen ............................................................................................................... 43 Dateien gemeinsam bearbeiten ................................................................................................ 44

8.6

Dateien zur Verfügung stellen ................................................................................. 45

8.7

Vorgängerversionen ................................................................................................ 46

Arbeiten in der Erweiterten Ansicht...................................................................... 50

1. Allgemeine Informationen

1 Allgemeine Informationen Um den bwSync&Share-Dienst verwenden zu können, müssen sich die Nutzer zunächst für den Dienst registrieren. Informationen zur Registrierung entnehmen Sie bitte der bwSync&Share-Kurzanleitung. Sie können den Client unabhängig von der Weboberfläche bwsyncandshare.kit.edu betreiben. Einstellungen z.B. für Ihr Benutzerkonto sind jedoch nur über die Weboberfläche möglich. Wir empfehlen deshalb, sich mit der Weboberfläche vertraut zu machen.

Im Nachgang zur Installationsanleitung für Windows, iOS und Linux werden die Nutzungsanleitungen am Beispiel der Windows-Installation gezeigt.

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2. Funktionalität

2 Funktionalität Mit dem Desktop-Client können Sie Ihre lokalen Daten automatisch und zeitnah mit dem bwSync&Share-Server synchron halten.

Abb. 1 Client - Funktionalität

Der Client sorgt dafür, dass alle Änderungen an den lokalen Dateien, die z.B. beim Bearbeiten gespeichert werden, sofort auf den Server hochgeladen werden. Dateien, die von anderen Nutzern oder von weiteren Endgeräten auf den Server hochgeladen werden, erreichen sofort den lokalen Speicherort auf Ihrem Rechner. Werden über den Client neue Ordner angelegt, geschieht das sowohl in der Ordnerstruktur Ihres Rechners als auch auf dem bwSync&Share-Server. Sie arbeiten wie gewohnt auf Ihrem Desktop, der Client aktualisiert die Dateien selbständig im Hintergrund. Selbstverständlich kann die Synchronisierung abgeschaltet oder unterbrochen werden. Der voreingestellte Ablagepfad lässt sich ändern, um z.B. die Hauptpartition des Desktops zu entlasten. Der Modus Erweiterte Einstellungen anzeigen ermöglicht weitere individuelle Anpassungen. So können u.a. weitere Ordner außerhalb des Basisablagepfades zur Synchronisation freigegeben werden.

2.1 Übersicht Clients Stand 09.08.2017 Desktop-Client für  

Windows, Version 11.3.476 Mac, Version 11.3.476

diverse Linux-Pakete

2. Funktionalität

2.2 Downloads Die Installationsdateien bzw. Links zu den App-Stores finden Sie unter Clients herunterladen.

Abb. 2 Client-Download

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3. Installation

3 Installation Bevor Sie den Client auf Ihrem Desktop-Rechner oder mobilen Endgerät nutzen können, muss dieser zunächst installiert werden. Nachfolgend finden Sie Hinweise zur Installation für die verschiedenen Betriebssysteme. Die Installationsdateien sind auf der Download-Seite über die bwSync&Share-Webseite verfügbar.

Abb. 3 Link zur Download-Seite

Für Desktop-Rechner stehen Clients für Windows und Mac bereit. Es werden diverse Pakete für Linux angeboten. Auch auf mobilen Geräten mit Android bzw. iOS können bwSync&Share-Clients installiert werden.

Abb. 4 Download-Seite

3. Installation

3.1 Windows Zur Installation der Software benötigen Sie Administrator-Rechte auf Ihrem System.

3.1.1 Erstinstallation

Abb. 5 Windows-Download

Laden Sie den Client entsprechend der Vorgehensweise Ihres Browsers herunter und installieren Sie die Datei bwSyncAndShare_Latest_Installer.exe.

Abb. 6 Lizenzabkommen

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3. Installation Nehmen Sie das Lizenzabkommen an. Im Regelfall genügt die automatische Installation im vorgeschlagenen Standardverzeichnis. Wollen Sie den Installationsprozess aktiv bestimmen, wählen Sie den Installationstyp Angepasst. Ein Installationsassistent leitet Sie durch die Installation. Sie können das Zielverzeichnis wählen und erweiterte Optionen wie Verknüpfungen oder Auto-Start wählen.

Abb. 7 Installationstyp

Installationsfortschritt und Abschlussmeldung:

Abb. 8 Installationsfortschritt

3. Installation

Abb. 9 Installationsabschluss

Nach der Installation muss Windows neu gestartet werden.

3.1.2 Updates Steht beim Starten des Clients ein neues Update bereit, werden Sie zur Installation aufgefordert.

Abb. 10 Neues Update

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3. Installation

Abb. 11 Installationsabschluss

Wählen Sie im Pull-Down-Menü Aktualisieren aus und durchlaufen Sie die unter Erstinstallation gezeigten Schritte ab Lizenzabkommen.

Abb. 12 Installationsabschluss

Auch jetzt muss Windows neu gestartet werden.

3. Installation

3.2 Mac OS Zur Installation der Software benötigen Sie Administrator-Rechte auf Ihrem System.

Abb. 13 –Download für Mac

Laden Sie den Client entsprechend der Vorgehensweise Ihres Browsers herunter und installieren Sie die Datei bwSyncAndShare_Latest.dmg.

3.3 Linux Zur Installation der Software benötigen Sie root-Rechte auf Ihrem System.

Abb. 14 Linux Pakete

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3. Installation Laden Sie das für Ihre Linux-Distribution passende Paket herunter und installieren Sie es mit root-Rechten.

a. Unter Debian-basierten Systemen: dpkg -i bwSyncAndShare_Latest_i386.deb (32 Bit ) dpkg -i bwSyncAndShare_Latest_amd64.deb ( 64 Bit) b. Unter RedHat-basierten Systeme: rpm -i bwSyncAndShare_Latest_i386.rpm (32 Bit) rpm -i bwSyncAndShare_Latest.x86_64.rpm (64 Bit)

4. Einstellungen

4 Einstellungen Der Client bietet nach der Installation ausreichend Einstellungen, um sofort genutzt zu werden. Wenn Sie jedoch die Funktionalitäten detailliert und individuell einstellen wollen, sollten Sie dies vor der ersten Verbindung des Clients mit dem Server also vor der ersten Anmeldung tun. Individuelle Anpassungen des Clients werden im Powerfolder-Profil gespeichert (Pfad in Windows 10: C:\Users\Benutzer\AppData\Roaming\PowerFolder). Um den Client auf Standard-Einstellungen zurückzusetzen empfiehlt sich ein Umbenennen des Profilordners. Beim Neustart wird ein neuer Profilordner angelegt. Folgende Einstellungen sollten Sie überprüfen: Name

Standard

Varianten

Modus

Kein Haken = BasisEinstellungen

Erweitere Einstellungen werden angezeigt (s.u.)

FoldersBasispfad

Legt den Synchronisationsordner auf Userebene der Hauptpartition an.

Sie können den Ablageort für den Synchronisationsordner individuell wählen

Sprache

Deutsch

Englisch, Niederländisch, Französisch, Spanisch. Italienisch

Archivierung Anzahl

5 Vorgänger-Versionen von Dateien werden gespeichert

Von deaktiviert bis unbegrenzt

Archivierung Dauer

Dauerhaft, kein automatisches Löschen der Vorgängerversionen

1 Tag, 1 Woche, 1 Monat, 1 Jahr, dauerhaft

Startverhalten

Start nach Windows Login

Kein Haken = kein automatischer Start des Clients

Schließverhalten

Beenden (keine automatische Synchronisation)

Minimieren (Client läuft im Hintergrund weiter, automatische Synchronisation)

Aktiviere Logging

Deaktiviert

Aktiviert das Speichern von LogDateien (Speicherort s. entsprechendes Kapitel)

Update

Automatische Suche aktiviert

Deaktiviert, manuelle Update-Suche möglich (Button)

Aktuelle Version

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4. Einstellungen Im Modus Erweitere Einstellungen anzeigen beachten Sie vor allem die Registerkarte Experteneinstellungen. Hier können Sie unter anderem auswählen, ob Sie das automatische Synchronisieren von Ordnern außerhalb des Folder-Basispfades erlauben möchten. Experteneinstellungen – Folder

Synchronisation von Ordnern außerhalb des FolderBasispfads erlaubt (Haken gesetzt)

Deaktiviert: Nur Ordner im FolderBasispfad werden synchronisiert

Über die Konfigurationsmöglichkeiten hinaus ändert der Modus das Aussehen des Clients und erlaubt u.a. die Bearbeitung der Ordner-Einstellungen sowie der Ordner-Mitglieder. Empfehlung: Ändern Sie die Erweiterten Einstellungen so wenig wie möglich und arbeiten Sie direkt aus dem lokalen Datei-Explorer heraus.

5. Login

5 Login Bei Starten des Clients werden Sie durch den Login Assistenten geführt.

Abb. 15 Login Assistent

1.1 Login für Shibboleth-Nutzer Vor der ersten Nutzung müssen Sie sich einmalig für den Dienst registrieren (https://bwidm.scc.kit.edu). Wählen Sie Ihre Institution aus. Als Studierender oder Beschäftigter der Hochschulen und Universitäten in Baden-Württemberg melden Sie sich mit Ihrem lokalen Benutzerkonto an.

Abb. 16 Auswahl Institution

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5. Login

Abb. 17 Angemeldet bleiben

Setzen Sie einen Haken bei Angemeldet bleiben, damit der Client bei einem Neustart nicht wieder benötigt. Passwort vergessen ist eine Option für Externe Nutzer, falls Sie als Shibboleth-Nutzer das Passwort Ihres lokalen Benutzerkontos nicht mehr wissen, wenden Sie sich an Ihr lokales Helpdesk/Servicedesk.

1.2 Login für externe Nutzer Wählen Sie als Einrichtung Externe Nutzer aus. Nutzerkennung ist die Mail-Adresse, mit der Sie zu bwSync&Share eingeladen wurden, das Passwort haben Sie bei der Registrierung vergeben. Über Passwort vergessen können Sie ein neues Passwort anfordern. Sie werden auf die bwSync&Share Weboberfläche weitergeleitet, nutzen Sie dort den entsprechenden Link.

Abb. 18 Auswahl Externe Nutzer

5. Login

1.3 Benutzer ändern bzw. abmelden Sie können sich vom laufenden Client abmelden, indem Sie zu den Einstellungen wechseln.

Abb. 19 Auswahl Einstellungen

Abb. 20 Benutzer ändern/abmelden

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5. Login Ändern führt zum Login Assistenten, bei Abmelden fehlt das Benutzerkonto im Client.

Abb. 21 Benutzer abgemeldet

Um sich erneut anzumelden, klicken Sie auf den Text Kein Benutzerkonto angegeben! Der Login-Assistent öffnet sich.

6. Ansicht

6 Ansicht 6.1 Laufenden Clienten anzeigen Der Client startet automatisch mit dem Windows-Login und läuft im Hintergrund. Diese Voreinstellung kann in den Einstellungen geändert werden. Bitte beachten: die automatische Synchronisation funktioniert nur mit laufenden Client. Sie können den Client anzeigen lassen, indem Sie die ausgeblendeten Symbole einblenden.

Abb. 22 Ausgeblendete Symbole in der Taskleiste

Zeigt das Symbol für den bwSync&Share-Client einen Haken, steht eine Verbindung zum Server. Fehlt die Anmeldung, wird ein Ausrufezeichen angezeigt.

Abb. 23 Anmeldung fehlt

Die Sanduhr zeigt an, dass die Synchronisierung zwischen Client und Server läuft.

Abb. 24 Synchronisation läuft

Um den laufenden Client zu öffnen oder zu beenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen Sie aus dem Kontextmenü aus.

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6. Ansicht

Abb. 25 Kontextmenü Taskleiste

Das Arbeiten mit bwSync&Share ist auch direkt aus dem Datei-Explorer heraus möglich. Es genügt, dass der Client im Hintergrund läuft und der Nutzer angemeldet ist.

6.2 Basis-Anzeige Die Basis-Anzeige des Clients zeigt den aktuellen Status sowie den angemeldeten Benutzer.

Abb. 26 Basis-Anzeige

Ein Klick auf den Benutzername führt zum Login-Assistenten. Der schwarze Balken unter dem Benutzernamen ist ein Link zur bwSync&Share Weboberfläche. Die Navigation rechts verfügt über folgende Funktionen:   

Web Durchsuchen Pause

Link zur bwSync&Share Weboberfläche Öffnet den lokalen Datei-Explorer (Folder Basis-Pfad) Unterbricht die Synchronisation

6. Ansicht

Abb. 27 Pause

 

Einstellungen Folder anzeigen

(s. entsprechendes Kapitel) listet die bestehenden Ordner auf

6.3 Benachrichtigungen Systemmeldungen werden unter dem Benutzernamen angezeigt.

Abb. 28 Benachrichtigung

Ein Klick auf Benachrichtigung öffnet die Information.

Abb. 29 Benachrichtigung Details

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6. Ansicht Der Button Leeren löscht die Benachrichtigung und den Hinweis darauf in der BasisAnzeige.

6.4 Folderliste

Abb. 30 Folderliste

Die Folderliste umfasst sowohl die eigenen Ordner, als auch die Ordner, zu denen der Nutzer eingeladen wurde. Ggf. wird der Besitzer des Ordners angezeigt.

6.4.1 Standard-Ansicht Wenn in Eigenschaften der Modus Erweitere Eigenschaften anzeigen NICHT ausgewählt wurde werden nur die Ordner angezeigt. Die in den Ordnern enthaltenen Dokumente werden im lokalen Datei-Explorer angezeigt, der sich öffnet, sobald ein Ordner in der Folderliste angeklickt wird.

6. Ansicht

Abb. 31 Datei-Explorer Windows

Ordner, die mit bwSync&Share verbunden sind, werden im Datei-Explorer mit dem bw-Logo angezeigt.

6.4.2 Erweiterte Ansicht Wenn in Eigenschaften der Modus Erweitere Eigenschaften anzeigen ausgewählt wurde, werden die in den Ordnern abgelegten Dateien im Client angezeigt.

Abb. 32 Folderliste –Erweiterte Ansicht

Mit Klick auf das Ordner-Logo öffnet sich der Datei-Explorer.Oben rechts kann die DateiAnsicht geschlossen werden.

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7. Arbeiten in der Standard-Ansicht

7 Arbeiten in der Standard-Ansicht Wenn in Eigenschaften der Modus Erweitere Eigenschaften anzeigen NICHT ausgewählt wurde, arbeiten Sie in der Standard-Ansicht. Sie bietet eine reduzierte Sicht auf die Ordner sowie eingeschränkte Optionen zum Administrieren der Ordner. Mehr Möglichkeiten bietet die Erweiterte Ansicht, s.u. Um in diese Ansicht zu wechseln, setzen Sie unter Einstellungen den entsprechenden Haken. Im diesem Kapitel wird die Arbeit mit dem Client in der Standard-Ansicht vorgestellt.

Abb. 33 Übersicht

Das Kontext-Menü der Standard-Ansicht (2 – 5) erscheint mit Rechtsklick auf den gewünschten Ordner.

7.1 Ordner anlegen Sie können entweder einen neuen Ordner erstellen oder einen bereits lokal existierenden Ordner in die Synchronisation aufnehmen. Klicken Sie auf Folder erstellen, da in jedem Fall auf dem bwSync&Share Server ein neuer Ordner angelegt werden muss (1).

7.1.1 Bestehenden Ordner einbinden Im Menü-Fenster Verzeichnis auswählen klicken Sie auf einen bestehenden Ordner und dann auf OK. Ordner, die bereits synchronisiert werden, sind mit dem bwSync&Share Logo gekennzeichnet.

7. Arbeiten in der Standard-Ansicht

Abb. 34 Ordner auswählen

Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Einrichtung erfolgreich war (s.u.).

7.1.2 Neuen Ordner erzeugen Existiert der gewünschte Ordner nicht, wählen Sie den entsprechenden Ort im Verzeichnis aus und klicken auf Neues Verzeichnis.

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7. Arbeiten in der Standard-Ansicht

Abb. 35 Neues Verzeichnis/Ordner

Vergeben Sie einen Namen und klicken auf OK. Sobald Sie das Menü-Fenster mit OK verlassen, erhalten Sie eine Bestätigung.

7.1.3 Bestätigung

Abb. 36 Bestätigung

Informationen zum Einladen weiterer Benutzer finden Sie weiter unten.

7. Arbeiten in der Standard-Ansicht Bestätigen Sie mit Fertig. Sie können jetzt in diesen Ordner Dateien abspeichern, die über den Client mit dem bwSync&Share Server synchronisiert werden bzw. dort Dateien finden wenn z.B. über die bwSync&Share Weboberfläche in diesen Ordner Dateien hochgeladen werden. Mit Klick auf Öffnen erreichen Sie den Ordner im Datei-Explorer.

7.2 Ordner öffnen Ordner können im Datei-Explorer geöffnet werden. Sie erreichen dies entweder durch Klick auf das Symbol des gewünschten Ordners oder über Öffnen im Kontext-Menü (2).

Abb. 37 Ordner auswählen

In diesem Ordner abgespeicherte Dateien werden bei laufendem Client automatisch in den entsprechenden Ordner auf dem bwSync&Share Server synchronisiert.

7.3 Zu Ordner einladen Sie können den Inhalt eines Ordners und damit Ihr Speicherkontingent anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Sie laden diese mit deren E-Mail-Adressen zu Ihrem Ordner ein und vergeben bestimmte Rechte. Sobald sich die eingeladenen Nutzer registriert und/oder angemeldet haben, sehen sie Ihren Ordner auf der Weboberfläche und in den Clients. Sowohl Shibboleth-Nutzer als auch Externe Nutzer können eingeladen werden. Beides Mal genügt die Mail-Adresse. Im Kontext-Menü eines synchronisierten Ordners wählen Sie Einladen (3).

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7. Arbeiten in der Standard-Ansicht

Abb. 38 Datei-Explorer/Standard-Ansicht Kontext-Menü

Ist der Ordner noch nicht mit bwSync&Share verbunden, legen Sie einen entsprechenden Zielordner auf dem Server an. Die Einladung weiterer Nutzer ist dann ein zweiter Schritt. Tragen Sie im Einladungs-Assistenten die Mail-Adresse Ihres Gastes ein und wählen Sie die gewünschte Berechtigung.

Abb. 39 Einladungs-Assistent

1. Lesen: nur Download aller Dateien im Ordner erlaubt 2. Lesen/Schreiben: Upload von veränderten und zusätzlichen Dateien erlaubt 3. Admin: Das Recht Admin gibt dem Eingeladenen über reine Lese- bzw. Lese/Schreibrechte hinaus das Recht, selbständig Mitglieder zu verwalten, Unterordner anzulegen und zu löschen sowie den Ordner selbst zu löschen. Vorteil ist, dass z.B. der Kreis der Leseberechtigten von einer zweiten Person gepflegt werden kann.

7. Arbeiten in der Standard-Ansicht

Die Rechte können über die bwSync&Share-Weboberfläche jederzeit geändert werden. Informationen hierzu finden Sie im Handbuch Arbeiten mit der Weboberfläche.

Ist der Ordner noch nicht mit bwSync&Share verbunden, legen Sie einen entsprechenden Zielordner auf dem Server an. Die Einladung weiterer Nutzer ist dann ein zweiter Schritt. Tragen Sie im Einladungs-Assistenten die Mail-Adresse Ihres Gastes ein und wählen Sie die gewünschte Berechtigung.

Abb. 39 Einladungs-Assistent

4. Lesen: nur Download aller Dateien im Ordner erlaubt 5. Lesen/Schreiben: Upload von veränderten und zusätzlichen Dateien erlaubt 6. Admin: Das Recht Admin gibt dem Eingeladenen über reine Lese- bzw. Lese/Schreibrechte hinaus das Recht, selbständig Mitglieder zu verwalten, Unterordner anzulegen und zu löschen sowie den Ordner selbst zu löschen. Vorteil ist, dass z.B. der Kreis der Leseberechtigten von einer zweiten Person gepflegt werden kann. Die Rechte können über die bwSync&Share-Weboberfläche jederzeit geändert werden. Informationen hierzu finden Sie im Handbuch Arbeiten mit der Weboberfläche.

7.4 Ordner verschieben Der Ablageort des Ordners im lokalen System kann mit Hilfe des Desktop-Clients geändert werden. Damit bleibt die korrekte Synchronisationszuordnung zwischen lokalem Ordner und Ordner auf dem bwSync&Share Server erhalten. Wählen Sie im Kontext-Menü Verschieben (4).

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7. Arbeiten in der Standard-Ansicht

Abb. 41 Ordner verschieben

Sie können die Option bwSyncAndShare – Ordner verschieben nur zu einem Ordner auswählen, der vorher zur Synchronisation freigegeben wurde.

Abb. 42 Ursprungsordner

Der Ordner, der verschoben werden soll (Ursprungsordner), ist im Verzeichnis markiert. Wählen Sie den Zielordner aus. Achtung: Verschoben wird der Inhalt des Ordners, nicht der Ordner selbst. Ist der Zielordner nicht leer, wird der Inhalt nach einer Warnmeldung mit dem Inhalt des Ursprungsordners überschrieben.

7. Arbeiten in der Standard-Ansicht Legen Sie ein neues Verzeichnis/Ordner mit dem Namen des Ursprungsordners im Zielordner an.

Abb. 43 Neues Verzeichnis anlegen

Abb. 44 Neues Verzeichnis im Zielordner

Abb. 45 Verschieben bestätigen

Klicken Sie auf Verschieben.

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7. Arbeiten in der Standard-Ansicht

Abb. 46 Neuer Speicherort

Bestätigen Sie den neuen Speicherort mit Fortsetzen.

Abb. 47 Verschobener Ordner im Datei-Explorer

Die Synchronisation wird mit dem Ordner verschoben. Der Zielordner wird nicht in die Synchronisation aufgenommen. Möchten Sie die Ebene des Zielordners ebenfalls synchronisieren, geben Sie ihn mit Hilfe des Kontext-Menüs zur Synchronisation frei.

7.5 Ordner löschen / Synchronisation stoppen Sobald ein Ordner lokal gelöscht wird, wird die Synchronisationsverbindung zum bwSync&Share-Server unterbrochen. Darüber hinaus kann auch nur die Synchronsierung beendet werden. Der korrespondierende Ordner auf dem Server bleibt in jedem Fall bestehen, die Daten werden aber nicht mehr automatisch auf dem lokalen Rechner aktualisiert. Sie können den Ordner z.B. im Client oder auf der bwSync&ShareWeboberfläche sehen. Achtung: Dateien, die lokal oder auf dem bwSync&Share-Server entfernt werden, werden durch die Synchronisation auch sofort lokal oder auf dem Server gelöscht. Diese Hinweise hier beziehen sich ausschließlich auf Ordner.

Ordner, die Sie in die Synchronisierung aufgenommen haben, können aus dieser auch wieder herausgenommen werden. Wählen Sie Stoppe sync (5).

7. Arbeiten in der Standard-Ansicht

Abb. 48 Sync stoppen

7.5.1 Lösche lokale Metadaten: Ordner bleibt bestehen Nur die Verbindung zwischen Server und lokalem Desktop wird unterbrochen. Sowohl auf dem Server als auch auf dem lokalen Desktop bleibt der Ordner bestehen. Änderungen werden nicht mehr übertragen.

Abb. 49 lokale Metadaten löschen

Nach dem die Synchronisation gestoppt wurde, wird der Ordner ohne das bwSync&Share Status-Icon angezeigt.

7.5.2 Lösche lokale Dateien: Ordner wird lokal gelöscht Zusätzlich zum Verbindungsabbruch wird der lokale Ordner gelöscht. Ordner und darin enthaltene Dateien bleiben auf dem Server erhalten und können z.B. über die Weboberfläche abgerufen werden.

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7. Arbeiten in der Standard-Ansicht

Abb. 50 lokale Dateien löschen

7.5.3 Löschen des Ordners auf dem Server Der Ordner kann entweder mit Hilfe des Clients vom Server entfernt werden (s. entsprechende Hinweise im Handbuch Desktop-Client - Arbeiten mit dem Client) oder über die bwSync&Share Weboberfläche. Achtung: Für Ordner gibt keine Versionierung! Gelöschte Ordner können mit Hilfe von bwSync&Share nicht wiederhergestellt werden. Ggf. findet sich der lokal gelöschte Ordner im Papierkorb des lokalen Desktops-Profils.

7.5.4 Synchronisation wiederaufnehmen Wenn lokal ein Ordner mit gleichem Namen erstellt und in die Synchronisation aufgenommen wird (s. Ordner anlegen), wird auf dem Server ein weiterer Ordner angelegt und nicht automatisch der noch bestehende verbunden. Es empfiehlt sich deshalb, den Desktop-Client zu öffnen und von dort aus den lokalen Ordner zu erstellen.

7.6 Weitere Funktionen Beachten Sie bitte, dass Funktionen wie Dateien bearbeiten, Dateien zur Verfügung stellen oder Vorgängerversionen nicht direkt aus dem Client heraus ansteuerbar sind und deshalb in den entsprechenden Kapiteln von Arbeiten mit dem Datei-Explorer beschrieben sind.

8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

8 Arbeiten mit dem Datei-Explorer Das Arbeiten mit bwSync&Share ist auch direkt aus dem Datei-Explorer heraus möglich. Es genügt, dass der Client im Hintergrund läuft und der Nutzer angemeldet ist.

8.1 Ordner anlegen Sie können Ordner direkt aus dem Datei-Explorer in bwSync&Share einbinden. Der Client muss gestartet sein und im Hintergrund laufen. Öffnen Sie den Datei-Explorer und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der synchronisiert werden soll.

Abb. 51 Kontextmenü bwSync&Share

Wählen Sie im Kontextmenü bwSyncAndShare – Ordner freigeben aus.

Abb. 52 Kontextmenü

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8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer Der Ordner wird im Datei-Explorer mit bw-Logo und Synchronisationsstatus (Haken) gekennzeichnet. Unterordner des Foldersbasis-Pfads werden automatisch synchronisiert. Wenn Sie alle bwSync&Share-Ordner an einer Stelle sehen möchten, legen Sie entweder unter dem Foldersbasis-Pfad einen neuen Ordner an oder verschieben Sie einen bestehenden Ordner dorthin. Den Foldersbasis-Pfad finden Sie unter \Users\xxxx\bwSyncAndShare oder nutzen Sie die Verknüpfung auf dem Desktop.

8.2 Ordner verschieben Die Verbindung zwischen den Ordnern auf der Festplatte und dem Server wird ggf. unterbrochen, wenn der lokale Ordner in der Ordnerstruktur der Festplatte verschoben wird. Sobald der Ordner am neuen Ablageort gespeichert ist, wird ein neuer, zusätzlicher Ordner auf dem Server angelegt. Empfehlung: Verschieben Sie den Ordner mithilfe des bwSync&Share Kontextmenüs.

Abb. 53 Ordner verschieben

Sie können die Option bwSyncAndShare – Ordner verschieben nur zu einem Ordner auswählen, der vorher zur Synchronisation freigegeben wurde.

8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

Abb. 42 Ursprungsordner

Der Ordner, der verschoben werden soll (Ursprungsordner), ist im Verzeichnis markiert. Wählen Sie den Zielordner aus. Achtung: Verschoben wird der Inhalt des Ordners, nicht der Ordner selbst. Ist der Zielordner nicht leer, wird der Inhalt nach einer Warnmeldung mit dem Inhalt des Ursprungsordners überschrieben. Legen Sie ein neues Verzeichnis/Ordner mit dem Namen des Ursprungsordners im Zielordner an.

Abb. 43 Neues Verzeichnis anlegen

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8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

Abb. 44 Neues Verzeichnis im Zielordner

Abb. 45 Verschieben bestätigen

Klicken Sie auf Verschieben.

Abb. 46 Neuer Speicherort

Bestätigen Sie den neuen Speicherort mit Fortsetzen.

8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

Abb. 47 Verschobener Ordner im Datei-Explorer

Die Synchronisation wird mit dem Ordner verschoben. Der Zielordner wird nicht in die Synchronisation aufgenommen. Möchten Sie die Ebene des Zielordners ebenfalls synchronisieren, geben Sie ihn mit Hilfe des Kontext-Menüs zur Synchronisation frei.

8.3 Zu Ordner einladen Sie können den Inhalt eines Ordners und damit Ihr Speicherkontingent anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Sie laden diese mit deren E-Mail-Adressen zu Ihrem Ordner ein und vergeben bestimmte Rechte. Sobald sich die eingeladenen Nutzer registriert und/oder angemeldet haben, sehen sie Ihren Ordner auf der Weboberfläche und in den Clients. Sowohl Shibboleth-Nutzer als auch Externe Nutzer können eingeladen werden. Beides Mal genügt die Mail-Adresse. Im Kontext-Menü eines synchronisierten Ordners wählen Sie Ordner freigeben.

Abb. 60 Datei-Explorer/Standard-Ansicht Kontext-Menü

Ist der Ordner noch nicht mit bwSync&Share verbunden, legen Sie einen entsprechenden Zielordner auf dem Server an. Die Einladung weiterer Nutzer ist dann ein zweiter Schritt.

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8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer Tragen Sie im Einladungs-Assistenten die Mail-Adresse Ihres Gastes ein und wählen Sie die gewünschte Berechtigung.

Abb. 39 Einladungs-Assistent

7. Lesen: nur Download aller Dateien im Ordner erlaubt 8. Lesen/Schreiben: Upload von veränderten und zusätzlichen Dateien erlaubt 9. Admin: Das Recht Admin gibt dem Eingeladenen über reine Lese- bzw. Lese/Schreibrechte hinaus das Recht, selbständig Mitglieder zu verwalten, Unterordner anzulegen und zu löschen sowie den Ordner selbst zu löschen. Vorteil ist, dass z.B. der Kreis der Leseberechtigten von einer zweiten Person gepflegt werden kann. Die Rechte können über die bwSync&Share-Weboberfläche jederzeit geändert werden. Informationen hierzu finden Sie im Handbuch Arbeiten mit der Weboberfläche.

Ist der Ordner noch nicht mit bwSync&Share verbunden, legen Sie einen entsprechenden Zielordner auf dem Server an. Die Einladung weiterer Nutzer ist dann ein zweiter Schritt. Tragen Sie im Einladungs-Assistenten die Mail-Adresse Ihres Gastes ein und wählen Sie die gewünschte Berechtigung.

Abb. 39 Einladungs-Assistent

10. Lesen: nur Download aller Dateien im Ordner erlaubt

8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer 11. Lesen/Schreiben: Upload von veränderten und zusätzlichen Dateien erlaubt 12. Admin: Das Recht Admin gibt dem Eingeladenen über reine Lese- bzw. Lese/Schreibrechte hinaus das Recht, selbständig Mitglieder zu verwalten, Unterordner anzulegen und zu löschen sowie den Ordner selbst zu löschen. Vorteil ist, dass z.B. der Kreis der Leseberechtigten von einer zweiten Person gepflegt werden kann. Die Rechte können über die bwSync&Share-Weboberfläche jederzeit geändert werden. Informationen hierzu finden Sie im Handbuch Arbeiten mit der Weboberfläche.

8.4 Ordner löschen / Synchronisation stoppen Sobald ein Ordner lokal gelöscht wird, wird die Synchronisationsverbindung zum bwSync&Share-Server unterbrochen. Darüber hinaus kann auch nur die Synchronsierung beendet werden. Der korrespondierende Ordner auf dem Server bleibt in jedem Fall bestehen, die Daten werden aber nicht mehr automatisch auf dem lokalen Rechner aktualisiert. Sie können den Ordner z.B. im Client oder auf der bwSync&ShareWeboberfläche sehen. Achtung: Dateien, die lokal oder auf dem bwSync&Share-Server entfernt werden, werden durch die Synchronisation auch sofort lokal oder auf dem Server gelöscht. Diese Hinweise hier beziehen sich ausschließlich auf Ordner.

Ordner, die Sie in die Synchronisierung aufgenommen haben, können aus dieser auch wieder herausgenommen werden.

Abb. 63 Sync stoppen

8.4.1 Lösche lokale Metadaten: Ordner bleibt bestehen Nur die Verbindung zwischen Server und lokalem Desktop wird unterbrochen. Sowohl auf dem Server als auch auf dem lokalen Desktop bleibt der Ordner bestehen. Änderungen werden nicht mehr übertragen.

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8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

Abb. 49 lokale Metadaten löschen

Nach dem die Synchronisation gestoppt wurde, wird der Ordner ohne das bwSync&Share Status-Icon angezeigt.

8.4.2 Lösche lokale Dateien: Ordner wird lokal gelöscht Zusätzlich zum Verbindungsabbruch wird der lokale Ordner gelöscht. Ordner und darin enthaltene Dateien bleiben auf dem Server erhalten und können z.B. über die Weboberfläche abgerufen werden.

Abb. 50 lokale Dateien löschen

8.4.3 Löschen des Ordners auf dem Server Der Ordner kann entweder mit Hilfe des Clients vom Server entfernt werden (s. entsprechende Hinweise im Handbuch Desktop-Client - Arbeiten mit dem Client) oder über die bwSync&Share Weboberfläche. Achtung: Für Ordner gibt keine Versionierung! Gelöschte Ordner können mit Hilfe von bwSync&Share nicht wiederhergestellt werden. Ggf. findet sich der lokal gelöschte Ordner im Papierkorb des lokalen Desktops-Profils.

8.4.4 Synchronisation wiederaufnehmen Wenn lokal ein Ordner mit gleichem Namen erstellt und in die Synchronisation aufgenommen wird (s. Ordner anlegen), wird auf dem Server ein weiterer Ordner angelegt und nicht automatisch der noch bestehende verbunden. Es empfiehlt sich deshalb, den Desktop-Client zu öffnen und von dort aus den lokalen Ordner zu erstellen.

8.5 Dateien bearbeiten

8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

8.5.1 Lokales Bearbeiten von Dateien Öffnen Sie die Datei entweder aus dem Datei-Explorer heraus im eingestellten StandardProgramm (z.B. MS Office Word für docx-Dateien) oder direkt in der entsprechenden Anwendung. Sobald Änderungen an der Datei aus der Anwendung heraus oder beim Schließen lokal gespeichert werden, wird diese neue Version der Datei auf den Server synchronisiert und steht dort zum Zugriff zur Verfügung, wird also ggf. auf andere Clienten übertragen oder kann von weiteren berechtigten Nutzern geöffnet werden. Auf der bwSync&Share Weboberfläche ist für andere Nutzer nicht erkennbar, dass lokal an der Datei gearbeitet wird. Mehrere Nutzer können gleichzeitig offline mit der gleichen Datei arbeiten, verändern diese aber jeweils unabhängig voneinander. Änderungen verschiedener Nutzer werden beim Upload nicht zusammengeführt, sondern in unterschiedlichen Versionen gespeichert. Die letzte Version wird im Ordner angezeigt.

8.5.2 Verwendung anzeigen Dateien, die mit Hilfe des Desktop-Clients mit dem bwSync&Share-Server synchron sind, haben als Statuszeichen einen grünen Haken. Dateien, die gerade synchronisiert werden, erkennt man an dem blauen Statuszeichen.

Abb. 66 Synchronisierung Datei

Möchten Sie weiteren Nutzern anzeigen, dass Sie zurzeit eine Datei lokal bearbeiten, können Sie diese Als in Verwendung markieren.

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8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

Abb. 67 Verwendung markieren

Das Statussymbol ändert sich in ein Schloss, sowohl im lokalen Datei-Explorer also auch auf der bwSync&Share Weboberfläche.

Abb. 68 Status verwendete Datei

Das Markieren blockiert die Datei nicht. Berechtigte Nutzer können die Datei trotzdem öffnen und bearbeiten. Mit Verwendung beenden im bwSync&Share Kontext-Menü der Datei ändert sich der Status wieder auf den grünen Haken.

8.5.3 Dateien gemeinsam bearbeiten Wird eine Datei online mit der Only Office App geöffnet, ändert sich der Status der Datei ebenfalls auf das Schloss als Warnung, dass bei einem lokalen Bearbeiten verschiedene Versionen erstellt werden.

8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

Abb. 69 Status Datei online geöffnet

Öffnen Sie den Datei nicht lokal mit der auf dem Desktop installieren Anwendung, sondern aus dem Kontext-Menü heraus Mit bwSyncAndShare öffnen. Sie sind damit zusammen mit weiteren Nutzern Teilnehmer der Online-Session, sehen deren Änderungen und verändern die Datei zeitgleich. Informationen zum gemeinsamen Bearbeiten mit der Online-App Only Office finden Sie im Handbuch Arbeiten mit der Weboberfläche.

8.6 Dateien zur Verfügung stellen Mit bwSync&Share können Ordner oder Dateien Dritten zum Download angeboten werden, ohne dass diese sich bei bwSync&Share registrieren müssen. Über die bwSync&Share Weboberfläche können Ordner als zip-Datei bereitgestellt werden. Links, die über die Weboberfläche erzeugt werden (auch für Dateien) können durch Optionen wie Anzahl der Downloads, Vergabe eines Passworts geschützt werden. Informationen hierzu finden Sie im Handbuch Arbeiten mit der Weboberfläche. Aus dem Datei-Explorer heraus kann ein Download-Link für einzelne Dateien erzeugt werden. Wählen Sie aus dem Kontext-Menü der Datei Link freigeben.

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8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

Abb. 70 Link freigeben

Wenn die System Nachrichten des Desktops-Clients nicht abgestellt sind, werden Sie über die Erstellung des Links informiert. Der Link ist in jedem Fall in der Zwischenablage gespeichert und kann z.B. in eine Mail eingefügt werden.

Abb. 71 Information Datei-Link

Beispiel für einen Link: https://bwsyncandshare.kit.edu/dl/fiE3rv5P1wfdfAJWspLS1y1/Lorem_ipsum2.docx Achtung: Jeder, der den Download-Link zur Verfügung hat, kann ihn ausführen!

8.7 Vorgängerversionen bwSync&Share speichert gelöschte und alte Dateien in einen Datei-Verlauf. Der Speicherplatz für Vorgängerversionen geht zu Lasten Ihres Speichervolumens.

8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer

Sie können die Anzahl der Versionen, die gespeichert werden sollen, selbst über die bwSync&Share Weboberfläche einstellen. Standardmäßig werden 5 Versionen vorgehalten. Informationen finden Sie im Handbuch Arbeiten mit der Weboberfläche. Gelöschte Dateien können nur in der Weboberfläche wiederhergestellt werden. Trotzdem werden von geänderten Dateien beim erneuten Hochladen Vorgängerversionen abgespeichert. Zugriff auf diese Versionen erhalten Sie im Datei-Explorer bei laufendem Desktop-Client.

Abb. 72 Vorgängerversion aufrufen

Der Restore Assistent öffnet sich. Alle zur ausgewählten Datei vorhandenen Vorgängerversionen werden mit Datum/Uhrzeit der Speicherung und Größe angezeigt. Die Spalte Lokal informiert darüber, ob die Version mit dem aktuell verwendeten Rechner (Ja) oder einem anderen Medium (Nein) erstellt wurde, das mit bwSync&Share verbunden ist (z.B. gleicher Nutzer über die Weboberfläche oder ein anderer berechtigter Nutzer mit z.B. Mobil Client).

Abb. 73 Vorgängerversion Übersicht

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8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer Markieren Sie die Version, die Sie wiederherstellen wollen.

Abb. 74 Speicherort/Kopie wählen

1. Die Option Ursprünglicher Speicherort überschreibt die sichtbare Version mit der wiederhergestellten 2. Die Eingabe eines Alternativen Namens erzeugt eine zusätzliche Datei im Ordner mit dem abweichenden Namen Mit Weiter wird die Vorgängerversion der Datei wiederhergestellt.

8. Arbeiten mit dem Datei-Explorer Abb. 75 Wiederherstellen erfolgreich

Beenden Sie den Restore Assistenten mit Fertig.

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9. Arbeiten in der Erweiterten Ansicht

9 Arbeiten in der Erweiterten Ansicht Das Kapitel wird zurzeit erarbeitet und wird in Kürze zur Verfügung stehen.