1. Arbeiten mit Sammelterminen Mit der Hilfe von Sammelterminen können Sie einen bestimmten Termin. z.B. Gruppenstunden mit wenigen Schritten bei allen teilnehmenden Klienten hinterlegen.

Zu einem Sammeltermin geben Sie Datum, Zeit und Bemerkung einmal an. Definieren die Teilnehmer und erstellen einen Vorgang für jeden Teilnehmer mit gleichem Inhalt.

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Einen Sammeltermin anlegen Wechseln Sie in die Startmaske und machen Sie einen Rechtsklick auf der Tagesansicht. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag „Sammeltermin anlegen“.

Zuerst wählen Sie von welchem Berater/-in die Klienten angezeigt werden sollen. Dabei kann noch eingestellt werden, ob nur aktuelle Klienten und nur Klienten aus einem bestimmten Leistungsplan/Gruppenangebot angezeigt werden sollen (vgl. Kapitel Sammeltermin für einen bestimmten Leistungsplan anlegen). Hinweis: Was Leistungspläne sind und wie Sie mit diesen Arbeiten können, erfahren Sie im Kapitel über Leistungspläne in Ihrer Loseblattsammlung. Als nächstes geben Sie das Datum, die Uhrzeit (von –bis) für den Termin, sowie die Tätigkeit und eine kurze Bemerkung ein. Hinweis: Möchten Sie für jeden Klienten eine bestimmte Zeit (Dauer in Minuten) dokumentieren, dann geben Sie im Feld Dauer diese Zeit ein. Seite 2 von 7

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Beispiel: Wenn Sie einen Termin von 12:00 bis 13:00 erstellen, dann eine Mindestdauer von 30 Minuten angeben und 3 Klienten auswählen und den Button „Zeiten aufteilen“ wählen, ergibt sich folgende Aufteilung: Klient A:

12:00 bis 12:30

Klient B:

12:30 bis 13:00

Klient B:

13:00 bis 13:30

Geben Sie aber nur eine Uhrzeit von – bis an (von 12:00 bis 13:00) wird die Stunde auf die 3 Klienten aufgeteilt. Für jeden Klienten werden dann 20 Minuten dokumentiert Klient A:

12:00 bis 12:20

Klient B:

12:20 bis 12:40

Klient C:

12:40 bis 13:00

Der Text im Bemerkungsfeld wird in allen erstellten Vorgängen angezeigt, unabhängig von der Bemerkung bei dem jeweiligen Klienten. Die Bemerkung die zum Klienten erfasst wird, wird auch bei diesem im Feld Bemerkung gespeichert.

Haben Sie alle Eingaben gemacht, und Klienten mit einem Haken versehen, klicken Sie bitte auf „Zeit aufteilen“.

Nun werden die Filterung und der Eingabebereich für die Vorgangsdetails gesperrt.

Im unteren Bereich werden nun auch nur noch die ausgewählten Klienten angezeigt. Hinzu gekommen ist eine neue Spalte „Zeit“. In dieser wird angezeigt wie viel Zeit ein Klient anteilig an der Gesamtzeit hat.

Sie haben nun die Möglichkeit, die Zeiten je Klient manuell zu verändern.

Sind alle Eingaben korrekt, legen Sie den Vorgang mit einem Klick auf OK an.

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Hinweis: Benötigen Sie einen Druckbericht, in dem alle erstellten Termine aufgelistet werden, können über den Button „Drucken“ einen Druckbericht erstellen.

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Sammeltermin für einen bestimmten Leistungsplan anlegen Mit Hilfe von sog. Leistungsplänen werden die an bestimmten Gruppentermine teilnehmenden Klienten erfasst (z.B. Kreativangebote, Gesprächsgruppen etc.). Bei der Erfassung von Sammelterminen werden diese Zeiten/Termine schließlich den einzelnen, der entsprechenden Gruppe zugehörigen, Klienten zugeordnet. Beziehen Sie sich bei der Erstellung eines Sammel-Termins auf einen zuvor erstellten Leistungsplan, so ersparen Sie sich die Einzelerfassung eines jeden Klienten. Bei der Definition eines Leistungsplanes haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Informationen zu erfassen. Welche der von Ihnen erfassten Informationen schließlich bei der Erstellung von Sammelterminen aus dem Leistungsplan übernommen werden, zeigen Ihnen die unten aufgeführten Bilder.

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Weiterhin wird die individuelle Bemerkung, welche Sie bei der Sammeltermin-Erstellung für den einzelnen Klienten erfassen, zusätzlich zur Bemerkung aus dem Sammeltermin in den Vorgang übertragen.

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Einstellungen für den Consultant Es wird das Recht für Sammeltermine benötigt. (My-Tau-Office)

Einstellungen für Systemadministratoren Benötigt wird das Recht für Sammeltermine aus dem Bereich Startmaske.

Sollen auch Leistungspläne (Vordefinierte Gruppen) verwendet werden wird ebenfalls das Recht „Leistungsplan“ benötigt.

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