3. Basamak Sedex: Etik Denetim Ekleme

Sedex Tedarikçi Kılavuz Paketi Tedarikçiler için adım adım talimatlar: Sedex sisteminde hesap açma ve hesabınızı yönetme konusunda yardım. Bu bölümde 5 belge yer almaktadır. Okumakta olduğunuz belgede 3. Basamak anlatılır:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Tedarikçiler için kayıt talimatları Tedarikçi Hesabı Açmak İçin Talimatlar Etik Denetim ekleme Tedarikçiler ile Temsilci ve Aracılar için müşteriler arasında bağlantı kurma Üyelik yenileme İsteğe Bağlı İşlevlere Kılavuz

Tedarikçiler için yol gösterici nitelikteki başka belgeler için Sedex sisteminde ‘?’ Help (Yardım) bölümüne giderek ‘Supplier Guidance’ (Tedarikçilere Kılavuz) üzerine tıklayın.

Sedex, sistemi daha iyi tanıyıp hesaplarını en yararlı biçimde nasıl kullanabileceklerini öğrenmek isteyen üyelere çevrimiçi ve yüz yüze eğitim de sunmaktadır. Eğitimde Sedex elemanlarının yanı sıra onaylı Global Eğitimciler’imiz görev alır. Daha geniş bilgi için lütfen Web sitemize bakın (http://www.sedexglobal.com/member-services/sedextraining/) veya şu adrese yazın: [email protected]. 2

1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme • • •

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

Hesabınıza denetim eklemeden önce eleman çalıştıran tesis oluşturmuş olmanız gerekir. Denetimin sahibi siz değilseniz, bunu müşterilerinizle paylaşabilmek için sahibinden izin almalısınız. Önce denetim ekleyerek hesabınızda bir denetçiye ya da tesisin yükleyeceği etik denetime yer açın.

1. Buraya tıklayarak hesabınızdaki mevcut denetimlerin listesini görebilir ya da yeni denetim isteği ekleyebilirsiniz.

2. Yeni denetim eklemek için buraya tıklayın

“Audits of my sites” (Tesislerimdeki denetimler) sayfası yalnızca yüklenmekte olan denetimleri gösterir; bunlar, müşterilere görünmez. Hesabınızdaki bütün denetimleri görmek için “search” (arama) sekmesine, ardından “search” düğmesine tıklayın.

3

1. Adım - 1: Denetim Tarihi, Türü ve Tesis Adı Girilmesi 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

Tesisi ve denetçiyi tanıtan bilgileri tamamladıktan sonra isteğinizi denetçiye gönderin. Mevcut bütün bilgileri sağlamayı lütfen unutmayın. Yanında * işareti bulunan alanların doldurulması zorunludur. Denetim tarihi 2 türlü olabilir; bunlardan birini seçmelisiniz: * 1. Duyurulmuş: Tesis denetim için kesin bir tarih belirler (denetçi sonradan tarihi değiştirebilir) 2. Kısmen duyurulmuş: Tesis denetimin hangi ayda yapılacağını bilir, ama kesin tarih bilinmez

3. Denetim tarihi türünü buradan seçin.* İsteği oluşturmadan önce denetim türünü mutlaka teyit etmelisiniz

4. Seçim aracını kullanarak tesis adını seçin

4

1. Adım - 2: Denetim Türünü Seçme ve Denetçi Bilgilerini Girme 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

İstek oluşturulunca denetçiye doğrudan e-posta gideceği için denetim türünün ve denetçiyi tanıtıcı bilgilerin doğru girilmesi son derece önemlidir. Mevcut denetçi şirketlerden birini seçmiyorsanız, Bağımsız denetçinin bilgilerini girmeniz gerekir. Bu durumda e-posta mesajı doğrudan o denetçiye gönderilir. Üç Denetim Türü vardır: * 1. Birinci Şahıs: Bizzat tesis tarafından yapılır; yani iç denetim veya kendi kendine denetimdir. Denetimi gerçekleştirecek kişiye ait bilgileri girin. 2. İkinci Şahıs: Tedarik zinciri içindeki bir müşterinin (Marka, Perakendeci, Toptancı, Diğer), tedarikçisinin tesisinde gerçekleştirdiği denetimdir Denetimi gerçekleştirecek kişiye ait bilgileri girin. 3. Üçüncü Şahıs: Tarafsız bir üçüncü şahıs eliyle gerçekleştirilir. Üçüncü şahıs denetimi seçmişseniz, girilecek bilgiler için lütfen bir sonraki slayda geçin.

5. Denetim türünü buradan seçin

6. Denetimc i seçmek için lütfen buraya tıklayın

7. Denetimci seçtikten sonra ilgili kutular görünür hale gelecektir

5

1. Adım – 2 (devam): Üçüncü Şahıs Eliyle Denetimi Seçmişseniz 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

Etik denetim çoğunlukla üçüncü şahıs niteliğindeki denetim şirketlerince gerçekleştirilir. Bu seçeneği işaretlemişseniz, doğru denetim şirketini ve varsa, bağlı şirketleri seçmeye özen göstermelisiniz. *”Audit Company Type” (Denetim Şirketi Türü) seçerken: Bir denetim şirketiyle çalışmak istiyorsanız, pozitif ayrımcılık (AAG) uygulayan ya da uygulamayan ticari denetim şirketlerinden birini, bir STK’yı ya da sendikayı seçebilirsiniz. İstediğiniz denetim şirketi bu listelerin hiçbirinde yer almıyorsa, “Independent auditor” (Bağımsız denetçi) seçeneğini işaretleyip aşağıdaki kutulara denetçiyle ilgili bilgileri girin.

9. Seçim aracını kullanarak denetim şirketini seçin

8. Denetim şirketi türünü buradan seçin* 10. Seçim listesine şirket eklemek için “set” (ayarla) bağlantısına tıklayın. Seçmek istediğiniz denetim şirketinin adı altı çizili olarak gösteriliyorsa, üstüne tıklayarak bu şirketin bütün şubelerini görebilirsiniz. Şubeyi doğru seçmeniz son derece önemlidir

11. Denetim farklı kuruluşlar eliyle (örn. sendika, STK, müşteri) gerçekleştirildiyse buraya tıklayın

6

1. Adım – 3: Diğer şıklar: Çok hissedarlı, SAQ ve Denetim Yükleme 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

Sonraki adıma geçmeden önce denetim şirketi/denetçi hakkında sağlanması zorunlu olan bütün bilgileri girmiş olmanız gerektiğini unutmayın. • Denetim öncesinde denetçiye SAQ yanıtlarınızı gösterme seçeneğiniz bulunmaktadır. • Denetçinin, denetimi sisteme yüklemesine olanak tanıma seçeneğiniz de vardır. • Yukarıdakilerin ikisi de tavsiye edilir. 12. Denetim birden çok çıkar sahibi (örneğin sendika, STK ve müşteri) 14. “Submit” eliyle gerçekleştirilmişse (Gönder) buraya tıklayın düğmesine basarak isteğinizi gönderin. Seçtiğiniz denetçiye de e-posta gider

13. Sedex’in tavsiyesi, denetimin sisteme denetçi tarafından yüklenmesi yönünde olduğu için “Auditor to Upload Audit” (Denetimi Yükleyecek Denetçi) otomatik olarak seçilidir. Bazı müşteriler için zorunlu olan bu seçenek, denetim verilerinin doğruluğunu garanti eder. Seçenek isteğe bağlıdır; yani denetimi kendiniz yüklemek istiyorsanız, kutudan işareti kaldırabilirsiniz

“Submit” (Gönder) düğmesine bastıktan sonra “Visualization of one audit” (Bir denetimin gösterimi) başlıklı bir sayfa çıkar.

7

2. Adım – 1: İş Akışı Durumunun Kontrolü 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

Yeni denetimin iş akışı durumunu My Company (Şirketim) > Audits of my Sites (Tesis Denetimleri) sayfasından kontrol edebilirsiniz. İsteğiniz gönderildikten sonra, denetim isteğinin iş akışı durumu “Submitted to Auditor” (Denetçiye Sunuldu) olarak görünür; yani isteğiniz, denetimin yüklenmesi için denetçiye gitmiştir (bkz. Gösterim sayfasının alt kısmı). Denetim Durumları: Submitted to Auditor (Denetçiye Sunuldu): Tesis yeni denetim isteği sunmuştur ve denetçinin denetimi yüklemesini beklemektedir. Audit Upload (Denetim Yükleme): Denetçi, denetim isteğini kabul etmiştir ve denetimi yükleme işlemine başlamaya hazırdır. Audit upload by Site (Tesisçe Denetim Yükleme): Tesis, denetimi kendi yüklemeyi seçmiştir ve 4 aşamalı yükleme işlemine başlamak için simgesine tıklaması gerekir. Site Validation (Tesis Teyidi): Denetim denetçi tarafından yüklenmiştir ve tesisten teyit ya da itiraz beklemektedir. Bu, 7 gün içinde yapılmazsa, denetim otomatik olarak yayınlanır (üyenin, denetimi yüklemeyi seçmiş olması durumu hariç). Published (Yayınlandı): Denetim yayınlanmıştır ve tesis müşterilerinden denetimi görme izni bulunanlar tarafından görülebilir.

Pembe ile gösterilen durumlarda denetçinin, Mavi durumlarda tesisin işlem yapması gerekmektedir

8

2. Adım – 2: Denetimi Doğrulama 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

Denetçi denetimi sisteme yükledikten sonra, My Company (Şirketim) > Audits of my Sites (Tesis Denetimleri) sayfasında denetimin iş akışı durumu “Site Validation” (Tesis Teyidi) olarak değişir. Denetim bilgilerini teyit edip, müşterilerinizin görebilmesi için denetimi yayınlamanız gerekmektedir: • “Büyüteç” simgesine tıklayarak denetimin ayrıntılarını, sorunları ve raporu görebilirsiniz. Sonuçlara ilişkin ayrıntılar sayfanın altında gösterilmiştir. • Belli bir denetim sonucuyla ilgili ek ayrıntıları görmek için o sonucun yanındaki “büyüteç” simgesine tıklayın.

1. “Büyüteç” simgesine tıklayarak denetimin ayrıntılarını, sorunları ve raporu görebilirsiniz

Buraya tıklayarak denetim raporunun bir kopyasını indirebilirsiniz

Denetçinin yüklediği bilgileri kabul ediyorsanız, ekranın alt kısmında önce “Edit” (Düzenle), ardından “Publish” (Yayınla) düğmelerine tıklayarak denetimi teyit edip yayınlamanız gerekmektedir. Kabul etmiyorsanız, “Query” (Sorgula) düğmesine tıklayarak denetçiye mesaj gönderin.

Erişim hakkı tanıdığınız bütün müşteriler artık denetimi görebilecektir.

2. Adım – 3: Bir Denetim Sonucuna İtiraz 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

• Zaman zaman denetimde ifade edilen bir sonuca itirazınız olabilir; sözgelimi, denetçinin girdiği bilgilere karşı çıkabilir ve/veya konunun denetim sırasında dile getirilmediğini belirtmek isteyebilirsiniz. • Bir denetim sonucuna itiraz etmek için My Company (Şirketim) > Audit Issues (Denetim Sonuçları) sayfasına gidin. Birden çok denetim varsa “search” (arama) sekmesine basarak son denetimi bulmak için gereken arama kriterlerini uygulayın. • Konunun ayrıntılarını görmek için “büyüteç” simgesine tıklayın, sayfanın aşağısına doğru gidin ve bu denetim sonucuna itiraz ediyorsanız “Dispute Issue” (Sonuca İtiraz) üzerine tıklayın. • Ardından “Reason for Dispute” (İtiraz Nedeni) girmeniz gerekmektedir. Bu, bir mesajla denetçiye gönderilir.

2. “Büyüteç” simgesine tıklayarak sorunun ayrıntılarını görebilirsiniz

3. Denetçinin girdiği bilgilere itiraz ediyorsanız, “Dispute Issue” (Sonuca İtiraz) düğmesine basın

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

Denetim sonuçlarını görmek için: My Company (Şirketim) > Issues (Sonuçlar). Denetim sonuçları olumlu ya da olumsuz olabilir. Denetçi eliyle denetim raporuna geçirilir ve sisteme bildirilirler. Denetim sonuçları aşağıdakiler gibi olabilir: Non-Compliance (NC – Uyumsuzluk): Tesis, gerekli standarda uymuyor. Observation (Obs – Gözlem): Denetçi, belli bir konunun ele alınmadığı takdirde uyumsuzluğa (NC) dönüşmesinden kaygılanıyor. Good Example (GE – İyi Örnek): Denetçi tesiste iyi uygulamalar görmüştür.

5. “Büyüteç” simgesine tıklayarak daha fazla ayrıntı görebilir, eylem planı ekleyebilirsiniz

4. Buraya tıklayarak bütün denetim sonuçlarını kontrol edebilirsiniz

Denetimi yayınladıktan sonra (bkz. 2. Adım - 2), her Uyumsuzluk (NC) için bir Düzeltici Önlem girmeniz gerekir.

11

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

Denetim Sonucu Durumunun özeti: • Site Review (Tesis İnceliyor): İlgili konu, incelemesi için henüz denetçiye gönderilmemiştir ya da yeniden gönderilmesi gerekmektedir. • Auditor Review (Denetçi İnceliyor): Tesis, denetçinin kanıtları gözden geçirerek düzeltici önlemi doğrulamasını beklemektedir. • Progress Made (İlerleme Sağlandı): Denetçi, tesisin çözüm için çalışmakta olduğunu, ancak başka Düzeltici Önlemler alınması gerektiğini bildirir. • Actions Rejected (Önlem Reddedildi): Düzeltici Önlemler tatmin edici değil. • Verified (Onaylandı): Denetçi, alınan Düzeltici Önlemler’den memnun. Sorun halledilmiş ve kapatılmıştır. • Issue Raised (Sonuç Bildirildi): Denetçi denetim sonuçlarını sisteme yüklemiş, ancak tesis bunları henüz yayınlamamıştır.

Denetimdeki sorunun durumunu buradan izleyebilirsiniz

Denetimi yayınladıktan sonra (bkz. 2. Adım - 2), her Uyumsuzluk (NC) için bir Düzeltici Önlem girmeniz gerekir.

12

4. Adım – 1: Düzeltici Önlemlerin Sunulması 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlem Ekleme

5. Adım: Denetçinin Onayı

• Denetim sonucunun bütün ayrıntılarını görmek için “büyüteç” simgesine tıklayın. • Sayfa sonuna giderek “Add a new action” (Yeni önlem ekle) sekmesinde yeni önlem girin. • Almayı planladığınız ya da uygulamaya başladığınız önlemi ayrıntısıyla açıklayarak başlayabilirsiniz. Bütün alanları tamamladıktan sonra “Create” (Oluştur) üzerine tıklayın. “Create & New” (Oluştur & Yeni) seçeneğiyle belli bir soruna karşı birden çok önlem girebilirsiniz. Önlemi tamamladıktan sonra, ilgili soruna geri dönmeyi ve uyumsuzluğu gidermek için attığınız adımları eklemeyi unutmayın.

6. “Büyüteç” simgesine tıklayarak ayrıntıları görebilir ve eylem planı ekleyebilirsini z

7. Buraya tıklayarak düzeltici önlem ekleyebilirsiniz

13

4. Adım – 2: Düzeltici Önlemlerin Sunulması 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlem Ekleme

5. Adım: Denetçinin Onayı

• Tesis, her düzeltici önlemi denetçinin önerdiği süre içinde tamamlamayı hedeflemelidir. Önlemin uygulanması tamamlanınca sistemde durumunu değiştirip denetçinin incelemesi için Audit Issue (Denetim Sonucu) sunmanız gerekmektedir: • Tamamlanan düzeltici önlemi, yanındaki yeşil noktaya tıklayarak seçin ve sayfanın alt kısmındaki “Edit” (Düzenle) düğmesine basın. Durumu “Complete” (Tamam) olarak değiştirin. • “Completed action” (Tamamlanan önlem) bölümünde, yaptıklarınızı ayrıntısıyla anlattıktan sonra ilgili belgeleri/fotoğrafları kanıt olarak sisteme yükleyin. Bu bilgilerin kaybolmaması için yüklemenin ardından “Save” (Kaydet) düğmesine basmayı unutmayın.

8. Bütün alanları doldurun – ne kadar bilgi girerseniz, o kadar iyidir

9. Hepsi bitince “Save” (Kaydet) düğmesine basın

14

4. Adım – 3 (devam): Düzeltici Önlemlerin Sunulması 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemi Sunma

5. Adım: Denetçinin Onayı

Bir uyumsuzluk sonucuna ilişkin bütün düzeltici önlemleri kaydettikten sonra My Company (Şirketim) >Audit Issue (Denetim Sonucu) sayfasına dönün. İlgili uyumsuzluk sorununun yanında “büyüteç” simgesine tıkladıktan sonra “Submit CA” (Düzeltici Önlemi Sun) düğmesine basın. Böylece düzeltici eylem, incelenmek üzere denetçiye gönderilmiş olur. “Completed” (Tamam) sütununda Düzeltici Önlem durumu görünür

10. Buraya tıklayarak denetim sonucuna ilişkin ayrıntıları görebilirsiniz

Düzeltici önlemin durumu konusunda denetimci ile iletişim kurmayı unutmayın

11. Konuyu denetçinin onayına sunmak için alttaki “Submit CA” (Düzeltici Önlemi Sun) düğmesine basın

15

5. Adım: Denetçinin Onayı 1. Adım: Yeni Etik Denetim Ekleme •

• •

2. Adım: Denetimi Yayınlama

3. Adım: Denetim Sonuçlarının Kontrolü

4. Adım: Düzeltici Önlemleri Tamamlama

5. Adım: Denetçinin Onayı

Tamamlanmış olup incelenmek üzere sunulan düzeltici önlemler: My Company (Şirketim) > Issues (Sorunlar). Denetimde dile getirilen sorunun durumu artık “Auditor Review” (Denetçi İnceliyor) olarak değişmiş olmalıdır. Birden çok denetim varsa, bunları arama sekmesinden bulabilirsiniz. Önlemleri sunduğunuzu belirtmek için sistem dışında da denetçiyle irtibata geçmeniz yararlı olur.

Site Review (Tesis İnceliyor): Konu, inceleme için henüz denetçiye gönderilmedi veya tekrar gönderilmeli. Auditor Review (Denetçi İnceliyor): Tesis, denetçinin kanıtları gözden geçirerek düzeltici önlemi doğrulamasını bekliyor. Progress Made (İlerleme Sağlandı): Denetçi, tesisin çözüm için çalışmakta olduğunu, ancak başka Düzeltici Önlemler alınması gerektiğini bildirdi. Actions Rejected (Önlem Reddedildi): Düzeltici Önlemler tatmin edici değil. Verified (Onaylandı): Denetçi, alınan Düzeltici Önlemler’den memnun. Başka önlem gerekmiyor. Issue Raised (Sonuç Bildirildi): Denetçi denetim sonuçlarını sisteme yükledi, ama tesis daha yayınlamadı. *Uyumsuzluk konusunun kapanması için başka önlemler de gerekiyorsa, 3. Adım’daki “Denetim Sonuçlarının Kontrolü” konusuna dönün. Müşteriniz, ancak aşağıdaki durumlarda denetimi görebilir: a) Aranızdaki iş ilişkisi onaylanmışsa; b) My Customers (Müşterilerim) > Set Access Rights (Erişim Haklarını Düzenleyin) sayfasında müşteriye denetim bilgilerine erişim hakkı vermişseniz (bkz. Tedarikçi Hesabı Kurulum Talimatları, ‘?’ Help [Yardım] bölümü); c) denetim sisteme yüklendi ve “Published” (Yayınlandı) ise. 16

Yardıma gerek duyduğunuzda lütfen Sedex yardım masasına başvurun: Londra, Birleşik Krallık – Tel. +44 (0)20 7902 2320 – E-posta: [email protected] – Skype: sedex_london

ABD/Kanada İçin Ücretsiz Hat − Tel. +1 888 487 6146

– E-posta: [email protected]

Çin – Tel. +86 (0)21 6103 1622 – E-posta: [email protected] – Skype: sedex_china