2016 National Conference on Student Assessment

Sponsorship and Exhibitor Prospectus

Who Attends NCSA             

Organizations  supporting  Technology  Education and  Business 9%

CCSSO  Staff 2%

University  Faculty 7%

Educational  Consulting  Companies 11% U.S. Department  of Education 1%

   

Test Developers  and Publishers 35%

 

 

State and Local  Education  Agencies 35%

  Details of Exhibiting    Sunday, June 19   12:00 pm – 5:00 pm (Exhibitor Set‐Up)    Monday, June 20  7:30 am – 1:00 pm (Exhibitor Set‐Up)  1:30 pm – 5:00 pm (Exhibit Hall Open)    Tuesday, June 21  7:30 am – 5:00 pm (Exhibit Hall Open)    Wednesday, June 22  7:30 am – 1:00 pm (Exhibit Hall Open)  1:00 pm – 5:00 pm (Exhibit Dismantle)    PRICING  Single Booth (10’ x 10’) ‐ $2,500  Double Booth (10’ x 20’) ‐ $4,500  Booths include:    1 full conference registration   1 exhibit only badge   4’ high back wall   3’ high side rails   6’ draped table   Contour chairs   Wastebasket               

Conference Schedule    Sunday, June 19    1:00 pm – 5:00 pm (Onsite Registration Open)    Monday, June 20  7:30 am – 5:00 pm (Registration & Information Open)  8:30 am – 11:30 am (Pre‐Sessions)  12:00 pm – 1:30 pm (Opening Luncheon)  1:30 pm – 5:00 pm (Exhibit Hall Open)  2:00 pm – 3:30 pm (Concurrent Breakout Sessions)  3:30 pm – 4:00 pm (Break)  4:00 pm – 5:00 pm (Concurrent Breakout Sessions)    Tuesday, June 21  7:30 am – 5:00 pm (Registration & Information Open)  8:00 am – 9:00 am (Continental Breakfast)  9:00 am – 10:00 am (Concurrent Breakout Sessions)  10:00 am – 10:30 am (Break)  10:30 am – 12:00 pm (Concurrent Breakout Sessions)  12:00 pm – 1:30 pm (Lunch on your own)  12:15 pm – 1:15pm (Roundtable Sessions)  1:30 pm – 3:00 pm (Plenary Session)  3:00 pm – 3:30 pm (Break)  3:30 pm – 4:30 pm (Concurrent Breakout Sessions)  6:30 pm – 8:30 pm (NCSA Evening Reception)    Wednesday, June 22    7:30 am – 8:30 am (Continental Breakfast)  7:30 am – 12:00 pm (Registration Open)  8:30 am – 9:30 am (Concurrent Breakout Sessions)  9:30 am – 10:00 am (Break)  10:00 am – 11:30 am (Concurrent Breakout Sessions)  11:30 am – 1:00 pm (Lunch on your own)  11:45 am – 12:45 pm (Roundtable Sessions)  1:00 pm – 2:30 pm (Concurrent Breakout Sessions)  2:30 pm – 3:00 pm (Break)  3:00 pm – 4:00 pm (Concurrent Breakout Sessions)  4:00 pm (Conference Adjourns)                                             

  If you are looking for an opportunity to deliver your message to an audience of more than 1,000 professionals in the field of education, why  not try the CCSSO National Conference on Student Assessment (NCSA). Our annual conference draws large audiences of administrators and  educators from the national, state, and district levels who have a strong interest in student assessments and curriculum at the local level, as  well as large‐scale assessment. As a sponsor and exhibitor, you will receive prime visibility to an audience seeking educational solutions that  you can provide.    Sponsors and exhibitors who partner with NCSA gain access to exclusive marketing potentials in addition to an array of valued benefits.  What’s more, companies and organizations unable to attend the conference can still access these valuable marketing opportunities by  having their name and message visually promoted to this highly sought‐after audience.    Available sponsorships are listed in the following pages, but if you don't see what you want, be sure to contact us. We are flexible and  willing to work with you to design a sponsorship package that will fulfill the needs of your business or organization.    The Conference  The primary objective of the NCSA is to promote sharing of information and best practices that will help states achieve their educational  purposes through having the strongest assessment systems possible. Assessment systems include those elements essential to assessments  (e.g., content standards) and assessment infrastructure, such as the technologies necessary for conducting high‐quality assessments. The  conference also supports professional development, assessment research, and accountability systems that use assessment data.    This year, the NCSA will focus on "Closing the Gap: Building Equitable Assessment Systems for All Students." States have demonstrated  their leadership and commitment to ensuring the success of all students by adopting college‐ and career‐readiness standards. To accurately  measure students' academic performance and their progress toward college and career readiness, states have transitioned to high‐quality  assessments. Many states implemented new assessments in the 2014–2015 school year. Results from these high‐quality assessments can  help states better understand how the overall student population is performing as well as to identify what gaps exist between different  groups of students. The goal of the 2016 conference is to move beyond the creation of these assessments and give states a forum to share  the best practices, strategies, research studies, data, and resources that support states in using high‐quality assessment systems to help  narrow or close gaps between groups and improve academic achievement for all students.   

Sponsorship Opportunities

 

  All opportunities are offered on a first‐come, first‐served basis.  If you don’t see a sponsorship option that meets your needs, call for a customized sponsorship package.    Supporter $5,000 

Diamond  $75,000 

Gold 

Silver 

Bronze 

$25,000 

$15,000 

$10,000 

√ 

 

 

 

10’ x 20’  booth 

 

 

 

√ 

 

 

 

√ 

 

 

 

 

√ 

 

 

√ 

√ 

√ 

√ 

√ 

Company logo on conference banner 

√ 

√ 

√ 

√ 

√ 

Company logo on signage for sponsored event and/or sponsored item  

√ 

√ 

√ 

√ 

 

Company logo and 50‐word description in conference program, Guidebook  Application, and sponsors page of conference webpage with web link  

√ 

√ 

√ 

√ 

√ 

Sponsor recognition ribbons for all staff attending conference (staff must  request ribbon at registration) 

√ 

√ 

√ 

√ 

√ 

  Hospitality Suite (Monday and Tuesday; not to conflict with NCSA schedule  and sponsored events)   Complimentary Exhibit Space (provided with one (1) exhibit only badge)  Sponsorship branded message (sent to approximately 3,000 professionals;  including logo and 50‐word description) CCSSO will create and forward  message)  Full‐page ad in the printed conference Program Book (high resolution image  due April 21; Illustrator EPS vector preferred, or JPEG format)  Half‐page ad in the printed conference Program Book (high resolution image  due April 21; Illustrator EPS vector preferred, or JPEG format)  Conference Bag Inserts (any reading material must be bound or stapled prior  to delivery) 

Pre‐conference attendee list (emailed on Friday, May 27) 

√ 

√ 

√ 

√ 

√ 

Post‐conference attendee list (emailed on Friday, June 24) 

√ 

√ 

√ 

√ 

 

One (1) reserved table at the opening lunch 

√ 

√ 

√ 

√ 

Three (3) 

Two (2) 

One (1) 

 

Complimentary Conference Registrations 

DIAMOND LEVEL ($75,000)    Opening Luncheon (Monday, June 20, 12:00 pm – 1:30 pm) – Don’t miss  your chance to host the first major event of the NCSA 2016. The  Opening Luncheon is open to all registered attendees. At this event,  attendees build new relationships, visit with old friends, and enjoy a  high‐profile keynote speaker who is sure to attract a large crowd.  Promote your company’s name and message through introductions,  collateral distribution, and signage. As an opening luncheon sponsor,  you will have premium booth placement, and your company will have  the unique potential to establish a higher level of brand recognition  across the entire conference while taking advantage of an  appreciative audience who will be ready and willing to learn about  your products and services as they plan their exhibit hall experience.     Evening Reception (Tuesday, June 21, 6:30 pm – 8:30 pm) – This two (2) hour  reception is open to all registered conference attendees.  Receptions are  usually attended by 700–800 participants. Sponsorship includes the  exclusive exhibit opportunity of premium booth placement.  In the  reception area, there will be an opportunity for a welcome address and for  placement of company marketing materials within the reception areas. A  reception may be held either on‐site or off‐site. Current sponsorship  amount covers on‐site receptions only.  Off‐site reception costs are to be  determined based on location and transportation.    

GOLD LEVEL ($25,000)    Plenary with Break (Tuesday, June 21, 1:30 pm – 3:00 pm) – A time for all  attendees to gather together for a keynote presentation and your name can  be front and center with signage at the door and on the screens.  Not only  are you sponsoring a plenary session, but this is a chance for your  organization to sponsor the refreshment break, that provides an  opportunity for attendees to relax and network between sessions.  The  sponsor of this plenary with break will receive maximum company exposure  in high‐density areas.     Boxed Lunch (Tuesday, June 21) – Participants will be invited to lunch  sponsored by your company.  Lunch will be distributed in the exhibit hall.  You can welcome attendees, speak about your company, and network with  these important guests. Lunch and drinks are provided, and we will  promote your event on the conference website and in the conference  program. As the boxed lunch sponsor, your company has the unique  potential to establish a higher level of brand recognition across the entire  conference.    

SILVER LEVEL ($15,000)    Afternoon Break (2 available) –This is an opportunity to put your company at  the front and center in the path of all attendees while they take a 30 minute  mid‐afternoon break and browse the NCSA exhibits.  Light snacks and  drinks will be provided.  It is your chance to be recognized at the very  moment when attendees are poised to visit your exhibit.     Attendee WiFi – Get everyone connected by becoming the official NCSA  WiFi sponsor.  WiFi is a must have and used by everyone. All attendees will  learn about your WiFi sponsorship in the pre‐conference email blast, as well  as the conference program.     Coffee Breaks –Your organization will be sole sponsor of the mid‐morning  coffee and tea breaks for duration of the conference. Sponsor also has the  option to provide logo imprinted on cups and/or napkins, or provide other  promotional items during this event.     Conference Tote Bags – Your corporate identity will get maximum exposure  on the side of all attendee tote bags. Your logo on these bags will be seen  as they are carried and used during the conference— and long afterwards  when attendees take their bags home and to the office.   Each registered  attendee will receive an environmentally friendly manufactured tote bag  with your company name and logo.  

  Continental Breakfast (2 available) – Start the day achieving great sales  exposure during breakfast, and know this is more than just coffee and  donuts!  Your sponsor support allows all attendees to enjoy a healthy  breakfast while you benefit from added publicity through prominent  signage.  The sponsor also has the option to provide their logo imprinted on  cups and/or napkins, or provide other promotional items during this event.     Padfolio – Get your logo on the NCSA padfolio that is given to every  conference attendee upon arrival. The beautiful hardbound folder contains  a paper tablet and pocket. Your logo will be in front of all attendees as they  take notes during the conference. You will gain continued exposure as  attendees utilize their padfolio all year long.   

BRONZE LEVEL ($10,000)    Attendee List – The Participants List will have all attendees registered for  the conference through June 1, 2016. The sponsor of the participants list will  have the sole use of the front inside cover and back cover for  advertisement. All cover pages will be in full cover, and inside pages will be  in black and white. Design must be in illustrator eps vector drawings and  delivered to CCSSO no later than May 2, 2016.    Conference Guidebook Application – Sponsor the attendee's ultimate  guidebook; it features the session's schedule, the exhibit floor map,  information on special events, and much more. Your organization’s logo will  appear on the footer banner of the 2016 conference mobile app as well as  on various signage around the conference as the mobile app sponsor. This is  a great opportunity to get your logo and organization’s information in the  hands of all attendees, most of whom access the app several times  throughout the conference.     Hotel Key Cards – Keycards for attendee hotel rooms are imprinted with  your company logo and/or message.      Slim Laser Pointer –Keep the presenters and attendees moving in the right  direction with your company logo imprinted slim laser pointers. These  custom pointers feature a red laser light encased in durable silver plastic  with an imprint area for text or logos, and packed in an Ultrahyde pouch.  Getting the attention of the participants has never been easier with these  personalized pointers.    Printed Conference Program – You’ll make big news with your corporate  brand on the front inside cover and the back cover of the book that many  will use multiple times daily. Your logo will also jump off pages in the  “Notes” section of the program, and travel back to the office with all who  take the program for future reference or to share with others.  Design must  be in illustrator eps vector drawings and delivered to CCSSO no later than  May 2, 2016.  The conference program will be available upon request at the  conference registration desk.      Water Bottles – Always appreciated by conference attendees, this high  quality water bottle with your corporate logo is placed in every attendee  tote bag and used throughout the conference at designated water stations.  It offers long‐lasting branding as attendees take them to home and office.      

SUPPORTER ($5,000)    Although you will not sponsor one particular item, your support for the  conference will be appreciated and used to assist with funding of invited  speakers, participant gifts, and other items not listed above.             

Sponsorship and Exhibitor Registration Form Council of Chief State School Officers  National Conference on Student Assessment • June 20 – 22, 2016  Philadelphia Downtown Marriott, Philadelphia, PA  All forms and payment are due by Monday, May 2, 2016 

Sponsorship and exhibit space confirmation, exhibitor services manual, and other  information should be mailed to:   

  SPONSORSHIP LEVELS  Choose your sponsorship opportunity:    Diamond $75,000  ○ Opening Luncheon    Gold $25,000  ○ Plenary & Break     Silver $15,000  ○ Afternoon Break 

Name    Title    Organization    Address    City   

   

Phone   

  State       

 

 

○ ○

Zip

Fax 

○ ○ ○

EXHIBIT SPACE  All exhibit space will be assigned on a first‐come first‐serve basis.    ○ Sponsor Only, DO NOT wish to Exhibit  Complimentary 10’ x 20’ booth with Diamond Level Sponsorship*  10’ x 10’ booth ($2,500)** 

10’ x 20’ booth ($4,500)**  *include one (1) exhibit only badge  **include (1) full conference registration and one (1) exhibit only badge    Booth Selection: Please select 3 booth locations and we will do our best to accommodate  you. To identify currently available space, please visit the website at  http://www.ccsso.org/NCSA/Sponsorship_and_Exhibits.html    1st Choice      2nd Choice      3rd Choice  

    PAYMENT AND CANCELLATION POLICY  We accept checks only as payment for sponsorship and exhibits. All  sponsorship and exhibit space require full payment.     All sponsorship and exhibit opportunities are awarded on a first‐come,  first‐serve basis. CCSSO reserves the right to re‐sell sponsorship or exhibit  space for non‐payment after the deadline has passed, and all payments  received will be non‐refundable.     Final payment due Friday, May 2, 2016.  Cancellations prior to May 2 will be  assessed a $75 fee for administrative processing. Cancellations after May 2  are non‐refundable.    Make checks payable to: Council of Chief State School Officers          Mailing address:  CCSSO, One Massachusetts Avenue, NW, Suite 700          Washington, DC 20001; Attn:  Accounting Department     Please include your invoice number on all checks.    EMAIL OR FAX A COPY OF YOUR FORM   Email: [email protected]  Fax: 202‐408‐8072 

Evening Reception 

 

○

Boxed Lunch 

 

○ ○ ○

Attendee Wi‐Fi 

○ ○ ○

Conference Guidebook  App  Slim Laser Pointer  

Coffee Breaks  

 

Continental Breakfast  

 

 

Attendee List 

 

Conference Tote Bags  Padfolio  

Hotel Key Cards     Printed Conference    Water Bottles   Program*  *Conference programs will be provided at the registration desk upon request.    Supporter $5,000       ○ Conference Supporter        TOTAL FEES  Total Exhibit Space 

$ 

 

Total Sponsorship 

$ 

 

Total Payment Enclosed 

$ 

 

  GRAPHICS SUBMISSION AND DEADLINE  In order to be included in the conference Guidebook application, please submit all exhibit  and sponsorship requests by the deadline of May 2, 2016.  High resolution logos are  required in Illustrator EPS vector drawing (preferred), or JPEG format. If suitable logos are  not submitted, then company name will be used as a replacement. Color logos will be used  whenever possible; however CCSSO reserves the right to use grayscale/black & white logos  in certain circumstances.  All ads should be e‐mailed to [email protected].     COMPLIMENTARY REGISTRATIONS AND EXHIBIT BADGES  Once full payment has been received, you will be emailed instructions on how to receive  your complimentary registrations and/or exhibit badges.        For Official Use Only   Date Form Rec’vd: 

 

Invoiced Amount: 

 

Sponsorship Level: 

 

Booth(s) Assigned: 

 

Date Payment Rec’vd: 

 

Date Invoiced:   

Item: 

 

 

   

 

○

  Bronze $10,000 

Email   

○ ○ ○