IQDoQ GmbH – Das Unternehmen Geschäftsziel Optimierung dokumentenbasierter Prozesse mittels digitaler Aktenlösungen
Hamburg
Kernprodukte HyperDoc® – Dokumentenmanagement
FormTextTM – Outputmanagement
MATERNA Dortmund
IQAkten® – elektronische Akten
Frankfurt (Bad Vilbel)
DMS-Erfahrung Fast 1.000 Projekte in den vergangenen 25 Jahren
Beteiligungsstruktur 100%ige Tochter der MATERNA GmbH
Standorte Kundennah mit eigenen Niederlassungen und den Geschäftsstellen der MATERNA GmbH
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Zürich MATERNA Bern
Eckes-Granini Group GmbH - Das Unternehmen Ein führender Markenhersteller von fruchthaltigen Getränken in Europa.
Die Eckes-Granini Gruppe mit Hauptsitz in Nieder-Olm bei Mainz ist ein Familienunternehmen mit 879 Millionen Euro Umsatz. „Wir bringen den Menschen das Beste aus der Frucht für ein gesundes und genussvolles Leben“ Engagierte und kompetente Mitarbeiter, starke Marken und eine langfristige strategische Ausrichtung mit nachhaltiger Wertschöpfung stehen bei Eckes-Granini im Mittelpunkt.
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Ausgangssituation 2004 im ECKES Konzern Verträge & Schriftverkehr in Papierakten
Dokumenten-Management System für die Finanzbuchhaltung vorhanden Idee: Nutzung des Systems für andere Unternehmenseinheiten Erstellung einer zusätzlichen Anwendung - CMS (Contract Management System)
Individuelle Erweiterung des bestehenden Systems um eine Vertragsakte Start: 28.06.2004 Ende: 25.08.2004 (Produktivschaltung erste Version)
Aufbau des Systems durch internen IT-Dienstleister Nexio in Zusammenarbeit mit IQDoQ Digitalisierung der Papierdokumente erfolgte im Haus Scannen durch studentische Mitarbeiter Indizierung durch Legal
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Produktauswahl & Systemeinführung (II) Aktuelle Standorte & Benutzer bei ECKES-Granini
ECKES-Granini Group GmbH: ECKES-Granini Deutschland GmbH: ECKES Austria GmbH:
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insg. 9 Benutzer 6 Benutzer
Rollen & Rechte Fachadministratoren mit vollen Rechten Ablage, Lesen, Ändern, Löschen, Anlage von Kategorien
Benutzer mit ausschließlichen Leserechten Zugriff eingeschränkt auf einzelne Gesellschaften
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Vertragsdokumente Aktuell 5.000 Dokumente im System
bis zu 5 Vertragspartner (andere Gesellschaften oder externe Firmen)
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Funktionen: Dokumenterfassung (II) Benachrichtigungs-Funktion:
Fristende (ein Datum)
Benachrichtigungsdauer (bei Erreichen des angegebenen Zeitraums vor dem Fristende wird eine Benachrichtigung verschickt)
Zeitdauer, um die das Fristende bei Erreichen desselben verschoben wird.
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Funktionen: Vertragssuche Wie kann man suchen? Suchfunktionen zum Finden der Akte
von Dokumenten innerhalb einer Akte von Dokumenten in allen Akten über Meta-Daten Stichworte
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Neu: Compliance Eigener Anwendungsbereich innerhalb des CMS
Erfassung und Ablage der Compliance-relevanten Dokumente bei ECKES-Granini Unterkategorien: Code of conduct Schulungen Betriebsvereinbarungen Betriebliche Regelungen
Trennung vom Vertragsbereich durch Rollen- & Rechtekonzept
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Lessons learned Eine zu detaillierte Metadaten-Struktur erzeugt Aufwände bei der Erfassung, die bei der Recherche zu wenig Vorteile bringt.
Für die Erfassung sind eindeutige und dauerhafte (idealerweise im System implementierte) Vorgaben sinnvoll, z.B. für Schreibweisen, die Verwendung von Einzahl/Mehrzahl, etc. Relevant für die Qualität und Akzeptanz des Systems sind: Leichte Auffindbarkeit ein möglichst vollständiger Dokumentenbestand, ggf. auch nur bereichsweise oder ab einem Stichtag die Praktikabilität der Dokumentenerfassung, insb. korrekt gesetzte Dokument-Metadaten Laufende technische Aktualisierung des Systems und Anpassbarkeit an neue Erfordernisse
Möglichkeit des Zugriffs aus vielen verschiedenen Standorten. IQDoQ GmbH | Folie 14 | www.iqakte-vertrag.de
