2016

Systeme im Treasury Anforderungen – RfP – Auswahl – Implementierung: Der erfolgreiche Weg zur richtigen Systemausstattung

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Der Weg zur Systemausstattung

Auswahl

Scoping

Implementierung

Anforderungen
Fachkonzept
Systemkonzept
RfP




Detailspezifikation
Systemumsetzung
Planungsdetails
Vertrag







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Umsetzung
Testkonzept
Erfüllungsabgleich
Systemabnahme

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PHASE 1

Der Auswahlprozess

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Systemauswahl ist ein systematischer Entscheidungsfindungsprozess. Detailanalyse als Basis

− Welche Anforderungen? − Welche Instrumente? − Welche Berechnungen/ Berechnungsverfahren? − Welche Schnittstellen? − Welche Berichte?

Anforderungs -profil

Workshops

− Dezentraler Datenzugriff

1

− Berichtsanforderungen

2

− Cash-ManagementFunktionalitäten

3

− Bewertungs- und Limitanforderungen

4

− RisikoBerechnungen und Kennzahlen

5

Vorauswahl „Short List“

Vorbereitung von Workshops

• Auswahl passender Systemanbieter auf Basis der Grobanforderungen

• Fallstudie mit Kundenbeispielen

Workshops

• Kritische Evaluierung der Umsetzung

Angebotsverhandlung

• Aufbereitung und Verhandlung von Vertragsunterlagen

Entscheidung

• Verhandlung und interne Entscheidungsfindung

− Technik Scoping

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Vertragsverhandlung

• Detailumsetzung festlegen 2016

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Per Anforderungsanalyse zu einem Fach- und Systemkonzept

Detailanalyse

Strukturierte Bearbeitung der Anforderungen zeigt die Anforderungen und die Schwerpunkte der Treasury-Systemausstattung. Bestehende Prozesse und zukünftig abzubildende Funktionen und Änderungen werden aufgezeigt und definiert.

Organisation und Regelwerk Prozesse

Banken und Konten

Cash-Management

Status und Planung Finanzierung und Anlagen

Fachkonzept

Tagesdisposition, Cash-Pool Externer Zahlungsverkehr

Aktuelle Prozesse

IC Abstimmung und Verrechnung

Best Practices

Finanzstatus

Schnittstellen

Liquiditätsplanung

Prozesseffizienzen

Kreditlinien, Syndizierungen, WP Fremdwährung

Risiko-Management

Zinsen Kontrahenten

Systemkonzept

Commodities

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Anforderungsanalyse als Basis für die Systemauswahl

Detailanalyse

Die Anforderungen werden zuerst kundenspezifisch definiert, um sie danach in einen Anforderungskatalog übertragen zu können. Anforderungen an die Systemunterstützung Disposition und Dispositionsvorschau

Electronic Banking

Payment Factory

Liquiditätsplanung

Anlagen

Finanzierungen

Derivate

Avale und Avallinien

Bewertung von Finanzinstrumenten

Buchungsvorschläge

Hedge Accounting

Analyse von Marktrisiken

Limitwesen

Abbildung interner Positionen

Netting

Abbildung von Workflows

Berichtswesen © Schwabe, Ley & Greiner – www.slg.co.at

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Anforderungs -profil

Grobspezifikation und -klassifizierung der Systemanforderungen Anforderungen an das Treasury-Management-System (Grobspezifikation) Organisatorische Grundlagen und Stammdaten Anlage der Stammdaten und Benutzerverwaltung (im 4-Augen-Prinzip) Gewährleistung von 4-Augen-Prinzip und Funktionentrennung im System Cash-Management - Bankenpolitik Erfassung von Bankkonditionen, Gebühren, Verzinsung, Kreditlinien etc. Abbildung eines Limitsystems (z. B. Kontrahentenlimite, Geschäftsvolumen etc.) Verwaltung von Zeichnungsberechtigten Cash-Management - Kontendisposition Dispositionsfunktionalität (MT940, MT942, Kontenabgleich, Clearing, kurzfristige Vorschau) Integration sämtlicher Dispositionsinformationen aus Geschäften, Bankinformationen und SAP Dezentrale Eingabemöglichkeit von Dispositionsavisen Bankenkommunikation Integriertes Electronic Banking System (EBICS, SWIFT) Schnittstelle zu Banken (aktuelle Kommunikationsstandards, Formate) Externe Finanzierungen Vollumfängliche Abbildung aller verwendeten Instrumente: Abbildung von Linien inkl. Syndizierter Linien Verwaltung von Covenants Risikomanagement Bewertung aller genehmigten Finanzinstrumente Zerlegung der Positionen in ihre jeweiligen Zins- und Tilgungszahlungsströme Risikoquantifizierung mittels Sensitivitätsanalyse Darstellung der vollständigen Kontrahentenrisiken, Erfüllung der Anforderung von IFRS 13 © Schwabe, Ley & Greiner – www.slg.co.at

Phase 1 Phase 2

Nice to have


















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Überführung der Anforderungen in einen Anforderungskatalog

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Anforderungs -profil

Von der „Long List“ zur „Short List“ – der Anforderungskatalog (Fragebogen):

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„SLG Systemplattform“ – die einzige webbasierte TMS-Ausschreibungsplattform SLG ist das einzige Beratungsunternehmen, das Systemausschreibungen über eine webbasierte Plattform abwickeln kann.

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Die Vorteile der Ausschreibung über die „SLG Systemplattform“ SLG hat immer die aktuellste Information!
Weil die Systemanbieter direkt auf die „SLG Systemplattform“ zugreifen können, werden mit ihrer Eingabe Veränderungen im Leistungsumfang der Systeme unmittelbar auf der Plattform erfasst und abgebildet. SLG hat den umfangreichsten und detailliertesten Überblick zu den Funktionalitäten aller relevanten Treasury-Systeme!
Anbieter sind „permanente Benutzer“ der Plattform und werden nicht nur bei Ausschreibungen kontaktiert. SLG kann Systemausschreibungen am schnellsten und effizientesten durchführen!
Rücklaufzeiten für die Bestätigung des definierten Anforderungsprofils können optimiert werden.
Fehlerquellen werden minimiert.

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Die Auswahlentscheidung durch strukturierte Informationsaufbereitung erleichtern: Bewertung der Systemanbieter mittels eines standardisierten Bewertungsschemas, das Vergleichbarkeit und Auswertbarkeit sicherstellt und alle Entscheidungsdetails darstellt.

Erfüllungsgrad Fachkapitel System A gewichtet nach Kriterien

Lizenz, Installation und Wartung (Barwert 5 Jahre, 3 %) im Vergleich zur Workshop-Bewertung

System C

System E

Datenerfassung

4

3

2

1

Inhaltliche Reihung

Kosten in EUR

System B

Berichtserstellung Berichte Berichtsinhalte Sicherheit Schnittstellen Cash Management Zahlungsverkehr Bankkonditionen Liquiditätsplanung Instrumente Limitwesen

Entscheidung für einen inhaltlich präferierten Systemanbieter

Datenanalyse Rechnungswesen EMIR Schulung und Support 25% 50% 75% 100% 25% 50% 75% 100% 25%

Impl

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50% 75% 100% 25% 50% 75% 100%

Ja

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Workshops zeigen das System im Echtbetrieb

Workshops

Fallstudie: Unternehmen XY 1. 2.

Allgemeines Basisdaten

3 4

2.1. 2.2. 2.3.

Konzernstruktur Berechtigungskonzept Kontrahenten

4 4 5

3.

Cash Management

6

3.1. 3.2. 3.3.

Kontokorrentkonten Tagesdisposition Zahlungsverkehr

6 7 7

4.

Finanzierung

9

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. ..

Finanzierungsstruktur Kreditlinien Avallinien Revolver ……..

9 9 9 10 ..

5. 6.

Finanzstatus Liquiditätsplanung

14 19

..

……..

7.

Risiko-Management

18

7.1. ..

FX-Risiko ……..

18 ..

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..

Eine auf die Unternehmensabläufe abgestimmte Fallstudie wird den Systemanbietern zur Vorbereitung bereitgestellt. Hier werden einerseits die wesentlichen Tagesroutinen vorgegeben, andererseits auch Spezialfälle wie z. B. Instrumentenoder Berichtsbesonderheiten. So kann der Leistungsumfang durch die zukünftigen Benutzer im simulierten Echtbetrieb evaluiert werden. Arbeitsabläufe oder „Workarounds“ im laufenden Betrieb können so besser eingeschätzt werden. Das „Look & Feel“ mit den Auswirkungen auf den laufenden Betrieb kann in diesem Umfeld besser beurteilt werden, die Akzeptanz bei den Key-Nutzern steigt.

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Negativ

Neutral

Positiv

Gesamteindruck und wesentliche Unterschiede

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Entscheidungsunterlagen SYSTEM A

• • • • •

Gute und übersichtliche Benutzerführung Gute Abbildung der Syndizierten Kredit-Facility Ausbaubarkeit auf Payment Factory- und integriertes EB-Modul Gut aufgebauter Dispositionsprozess Kontenabgleich: Suche von Beträgen über mehrere Konten möglich

• • • •

Sehr standardisierte Übersichten mit definierten Filtermöglichkeiten Planungsprozess Anzahl von Standardberichten verfügbar Berichtsgenerator im Haus bekannt

• • • • •

Dezentrale Eingabemasken weisen Unterschiede auf Spezialprodukt XY kann nur über umständlichen Workaround abgebildet werden Keine Bankkonditionenverwaltung und -auswertung Standardschnittstelle nur komplex und mit IT-Knowhow anpassbar Einführungsaufwand überdurchschnittlich

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Entscheidungsunterlagen

Das Ergebnis: Ein klares Bild, wer „das Rennen macht“

Die Gegenüberstellung der einzelnen Ergebnisse zeigt die Leistungsabdeckung insgesamt sowie im täglichen Betrieb und das Pricing:

1

2

3

4

Fragebogen

1. Workshop

Ev. Spezialfragen

Preisangebot

Gesamtergebnis

Die Berechnung erfolgt durch Addition der gewichteten Platzierungen.

Funktionelle Abdeckung der Anforderungen einerseits und das „Look & Feel“ bei den täglichen Systemroutinen andererseits zeigen die praktischen Unterschiede, ergänzt durch evtl. Abdeckung von Spezialanforderungen und ein Preisangebot. © Schwabe, Ley & Greiner – www.slg.co.at

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PHASE 2

Das Scoping

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Detailpflichtenheft – ein integraler Vertragsbestandteil Das Detailpflichtenheft oder ScopingDokument umfasst die Anforderungen an das System, beschreibt detaillierte Umsetzungsschritte der Implementierung sowie die Aufgabenverteilung zwischen Unternehmen und Systemanbieter.
Systemparameter (Stammdaten, Instrumente etc.)
Systemintegration (Schnittstellen)
Verwendete Module
Arbeitsprozesse
Berichtsdefinitionen
Etc. Beispiel für ein Detailpflichtenheft (Bereich Risiko-Management):

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„Pre-Scoping“ als gute Vorbereitung zum Scoping-Workshop Kundenbeispiele:
Ein SLG zur Kommentierung vorgelegtes Scoping-Dokument wies bei 70 Seiten 112 Kommentare auf.
Wesentliche Funktionen waren nur als „im TMS möglich“ beschrieben, aber nicht Vertragsbestandteil.
Die Berichtsinhalte waren nicht spezifiziert und wiesen keine Festlegung der Einzelteile auf.
Es fehlte die genaue Festlegung, welche Schnittstellen zu welchen ERPSystemen im Leistungsumfang enthalten sein sollten.
Eine wesentliche dezentral erforderliche Funktion im Zahlungsverkehr war in der vorgeschlagenen technischen Konfiguration nicht möglich. © Schwabe, Ley & Greiner – www.slg.co.at

Im Scoping-Workshop werden die erforderlichen Funktionen detailliert besprochen und festgelegt. Der Systemanbieter ist gefordert, das Dokument nach dem/den Termin/en zu verfassen. Dies dient auch zur Kontrolle, ob die Anforderungen durch den TMS-Anbieter verstanden werden. Das Scoping-Dokument muss als verbindlicher Vertragsbestandteil vereinbart werden. Formulierungen, die erst eine spätere Festlegung vorsehen, sind zu vermeiden. Es ist empfehlenswert, in Vorbereitung auf einen effizienten Workshop dem Anbieter ein Pre-Scoping-Dokument zu übermitteln, das die Abläufe, Funktionen und Unternehmensbesonderheiten zusammenfasst. SLG spricht die Sprache der Systemanbieter und kann „Dolmetscher“ spielen! 2016

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System-Output: Arbeitslisten und „echte“ Berichte Definition der Anforderungen an Arbeitslisten, Protokolle
Optimale Darstellung im System für die tägliche Arbeit Frühzeitige Skizzierung der notwendigen Berichte
Welche Berechnungen?
Welcher Detaillierungsgrad?
Welche Finanzpositionen?
Welche Grafiken?
Welche Adressaten? Festlegen des Zeitpunktes der endgültigen Verfügbarkeit Testen der Berichte inklusive Dokumentation

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Strukturiertes Vorgehen in der Scoping-Phase, um Stolpersteine zu vermeiden Vermeidung von zeit- und kostenraubenden Stolpersteinen:
Z. B. keine zielgerichtete Vorbereitung von Workshop-Unterlagen − Führt zu erhöhtem Zeitaufwand in der Scoping-Phase, wesentliche Punkte fallen leicht „unter den Tisch“


Z. B. kein vernetztes Denken − Wie bei einem Kunden, wo der Systemanbieter die Information erhielt, dass sich „alle Basisdaten im ERP-System“ befänden. Es wurde jedoch vergessen, dass die Daten dezentraler Unternehmenseinheiten nicht im ERP-System gepflegt wurden. Erhebliche Mehrkosten bei der Implementierung waren die Folge.

So unterstützt Sie SLG, diese Stolpersteine zu umgehen:
Vorbereitung eines Arbeitsdokumentes für die Durchführung der Scoping-Workshops − Indikativer Zeitplan (Agenda) für inhaltliche Themengebiete


Unterstützung bei der Festlegung der erforderlichen Teilnehmer des Workshops − Wir verfügen oft über detaillierte Kenntnisse über das Unternehmen und die inhaltlichen Schwerpunkte (aus gemeinsamen Vorprojekten) .







Wir kennen die Anforderungen an das ausgewählte System, nachdem wir Sie bei der Auswahl begleitet haben (Anforderungsprofil, Workshop-Beispiele etc.). SLG fungiert auf Kundenwunsch als „Kommunikationskanal“ gegenüber dem Systemanbieter – wir verstehen die Sprachen beider und fungieren als Dolmetscher.

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PHASE 3

Die Implementierung

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Projektcontrolling – nichts „aus den Augen verlieren“ und alles dokumentieren! Eine öfter vorgefundene Situation: Der Abnahmetest und Go-Live-Termin rücken näher. Jetzt erst wird offensichtlich, welche Implementierungsarbeiten nicht fertig gestellt sind.
Die Systemberechtigungen und Rollenprofile sind nicht final ausdefiniert und nicht getestet. Alle zentralen Benutzer haben „Administrator“-Rechte. Beim ersten „Abnahmetest“ läuft keine Transaktion durch, da wesentliche Berechtigungen fehlen und die dezentralen Benutzer ein unübersichtliches Menü vorfinden.
Die Zahlungsprozesse mit Autorisierungsstufen inklusive „Super-User-Unterschrift“ wurden nicht final entschieden und genehmigt. In der Pre-Go-Live-Phase musste mit „Hochdruck“ ein angepasster Freigabeprozess intern aufbereitet und genehmigt werden. Dies hätte bereits 6 Monate früher in Ruhe stattfinden können.
Entscheidungen, welche Marktdaten aus welchen Quellen übernommen werden, um eine stabile Historie für eine VaR-Berechnung aufzubauen, wurde nicht final getroffen. Im „Abnahmetest“ können so die Risikokennzahlen nicht final getestet werden. Ein systematisches Projektcontrolling, über die „To-do-Liste“ der TMS-Anbieter hinaus und mit regelmäßigen Projektstatus-Meetings, ist ein unverzichtbarer Baustein für eine erfolgreiche Implementierung. Akribisches Nachhalten offener Punkte und Dokumentation von Festlegungen ist bereits die Basis für eine gute Systemdokumentation. © Schwabe, Ley & Greiner – www.slg.co.at

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Systemtests – Akribie und Effizienz durch ein systematisches Testkonzept Ein detailliertes Testkonzept legt Ablauf, Zuständigkeit, Testgruppen sowie die Dokumentation der Tests und Aufbau der Testfälle fest. Die Testfälle berücksichtigen Prozessabläufe und Auswirkungen in allen betroffenen Querverbindungen.

Dokumentation Testfälle Geschäftsart Credit Lines Multi Purpose

Testgruppe: Testnummer:

KL03 N. Name

Testperson: Testdatum:

18.05.2015

A. Testdurchführung Testschritte # Beschreibung

Status

1

Geschäftsabschluss und vollständige Erfassung

Offen

2

Freigabe

Offen

3

Gebührenberechnung und Buchung (Bereitstellungsprovision etc.)

Offen

4

Erfassung einer Ziehung durch unterschiedliche Avale (Vgl. Punkt Avalmanagement)

Offen

5

Erfassung einer Ziehung durch unterschiedliche Instrumente (Vgl. Punkt Instrumente)

Offen

6

Laufende Berechnung der Linienausnutzung (je Instrument)

Offen

7

Limitierung der Anteile Cash / Aval

Offen

8

Ausweis Linie in Finanzstatus (Gesamt, Genutzt, Frei)

Offen

9

Das Testkonzept stellt sicher, dass alle Funktionen getestet werden.

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Kommentar

Offen

B. Fehlerdokumentation Fehlerliste # Fehler

Beschreibung

Schweregrad

Diese kann frühzeitig mit dem Wirtschaftsprüfer abgestimmt werden. © Schwabe, Ley & Greiner – www.slg.co.at

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Ein kurzer Blick zurück … Nach Abschluss der Implementierungs-Workshops ist es ratsam, sich noch einmal kritisch mit der Einsatzanalyse auseinanderzusetzen. Grundlage dafür ist eine Checkliste, anhand derer der Umsetzungsstand aller definierten Anforderungen geprüft wird. − Welche Punkte wurden noch gar nicht oder nur unvollständig umgesetzt? − Wer ist für die Umsetzung zuständig? Bedeutung − Alle Beteiligten werden auf den gleichen Stand gebracht und kennen ihre Aufgaben. − Oftmals wird ein zusätzlicher Workshop notwendig, weil Themen nicht in dem erforderlichen Umfang besprochen wurden. − Lückenlose Umsetzung ist zwingende Voraussetzung für erfolgreiche Testphase. © Schwabe, Ley & Greiner – www.slg.co.at

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Systemabnahme: ohne SLG-Projektbegleitung Note „mangelhaft“ Systemauswahl und Scoping-Dokument erfolgten durch Kunde und SLG gemeinsam – ebenso der Kick-off-Termin zum Projektstart mit dem Anbieter. Die weitere Projektkoordination bis zur Abnahme führte der Kunde ohne SLG durch, mit unbefriedigendem Ergebnis: Kapitel

?

Kommentar

Systemstammdaten

~

Stammdaten der Tochtergesellschaften nicht angelegt

~ ~

Finanzverrechnungskonten nicht eingerichtet




Modul für I/C-Darlehen nicht angelegt

~

Vom Kunden gewünschte Planungslogik nicht darstellbar

Sonstige Geschäfte

~

Bewertung aller Geschäfte




Buchhaltung Schnittstellen




Vorgehensweise Avale und Pensionsverbindlichkeiten ungeklärt Bewertungen nach HGB und IFRS können nicht parallel gebucht werden. Bewertungen exotischer Derivate fundamental unterschiedlich von Bankbewertung! Überhaupt nichts umgesetzt: keine Buchungsregel, keine Schnittstelle

Anbindung der EB-Funktion des TMS

~

Funktionsfähig für die Konten der AG

Schnittstelle zu SAP FI




Nicht definiert

Schnittstelle zu 360T Berichtsanforderungen

~


Schnittstelle verursacht ungeplante Zusatzkosten Nichts umgesetzt, inhaltliche Diskrepanzen zur gewünschten Abbildung

Cash-Management Finanzpositionen: Stamm-/Bewegungsdaten Administration der Bankkonten I/C Darlehen Liquiditätsplanung

Unterschriften der ausländischen TGs für Import der Kontoauszüge ausständig

Treasury-Geschäfte

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Noch ein Beispiel? Systemeinführung ohne SLG bei einem DAX-Konzern











„Anschließend wird mit Hilfe diverser Excel-Dateien manuell disponiert. Finanzinstrumente werden derzeit mit Ausnahme von O/N-Anlagen nicht in das System gepflegt. Die Abbildung von Instrumenten am Beispiel von FX-Swaps wurde einmal versucht, die Swap-Kosten damals aber nicht korrekt berechnet, weshalb hiervon Abstand genommen wurde. Es gibt derzeit keine automatische Berücksichtigung von Cashflows aus Finanzgeschäften in der Disposition.“ „Es kommt eine Reihe von Excel-Dateien zur Anwendung. Ebenso wird auf eine Access-Datenbank und einen Transfer-Batch zurückgegriffen, um Kontoauszugsinformationen für die Verarbeitung vorzubereiten, nach Gesellschaften aufzuteilen und in unterschiedlichen Verzeichnissen am Server abzulegen.“ „Berichte konnten in der Vergangenheit vom Anbieter nicht wie gewünscht dargestellt werden (z. B. konnten im Liquide-Mittel-Report die Tagesgeldanlagen nicht korrekt dargestellt werden).“ „Dokumentation und Support des Anbieters wurden bisher als mäßig erlebt.“

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Was Kunden sagen ... Wir hatten schon während der Systemauswahl eine genaue Vorstellung entwickelt, wie das Konzept, der Leistungsumfang und die Prozesse aussehen sollten. Das genaue Anforderungsprofil und mehrere Workshop-Runden führten zu einer klaren Umsetzungsanforderung. Olaf Weber, Vonovia Die intensive Scoping-Dokumentation erleichtert deutlich einige Diskussionen, die sich um die Erreichung der Projektziele – auch vereinbarter Zwischenziele – drehen. Insbesondere kann einfach dargelegt werden, was „in the Rainer Weidt, Vorwerk scope“ und „out of scope“ ist. Der systematische Abgleich zwischen den in den Systemworkshops behandelten Themen und den in der Einsatzanalyse vereinbarten Inhalten ist zwingend erforderlich. Nur so ist eine vollständige Umsetzung zu gewährleisten. Thomas Doescher, DMK Deutsches Milchkontor

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Warum Schwabe, Ley & Greiner? Schwabe, Ley & Greiner ist das einzige Spezialberatungsunternehmen für Treasury im deutschsprachigen Raum, mit der Erfahrung aus mehr als 50 Systemauswahl- und Systemeinführungsprojekten innerhalb der letzten Jahre. Schwabe, Ley & Greiner ist unabhängig von allen am Markt tätigen Systemanbietern und geht bewusst keine Implementierungspartnerschaften ein. Damit ist die für eine objektive Beratungsdienstleistung erforderliche Distanz zu allen Anbietern gewährleistet. Schwabe, Ley & Greiner verfügt nicht nur über ausgezeichnete Beziehungen zu allen Systemanbietern, sondern besitzt auch eine webbasierte Datenbanklösung, in der die Systemfunktionalitäten abgefragt werden können. So sind wir immer „up-to-date“, was den jeweils aktuellen Entwicklungsstand der einzelnen Produkte angeht. Schwabe, Ley & Greiner verfügt über die Erfahrung, welche wesentlichen Vertragsbestandteile und Systemfunktionalitäten in der Umsetzung kritisch sein könnten und hinterfragt und detailliert festgelegt werden müssen. Schwabe, Ley & Greiner verfügt über die Systematik und die Tools, die Systemlandschaft in ein auf das Unternehmen passendes Design maßzuschneidern und dabei effizient vorzugehen. © Schwabe, Ley & Greiner – www.slg.co.at

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Haben Sie Interesse oder Fragen? Ihre Ansprechpartner: Deutschland und international Jochen Schwabe Partner und Geschäftsführer [email protected] Schwabe, Ley & Greiner Margaretenstraße 70 A-1050 Wien Tel.: +43-1-585 48 30 Fax: +43-1-585 48 30-15 E-Mail: [email protected] Internet: www.slg.co.at

Österreich und Schweiz Martin Winkler Partner und Geschäftsführer [email protected] für Treasury-Systeme Sebastian Alfery [email protected]

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