So nutzen Sie Ihr IT-Budget dank intelligenterem Dokumentenmanagement optimal Nutzen Sie Ihre Druckinfrastruktur optimal – besonders da, wo es darauf ankommt

So nutzen Sie Ihr IT-Budget dank intelligenterem Dokumentenmanagement optimal

Wie Sie mehr aus Ihrem IT-Budget herausholen Wenn es Ihnen wie den meisten Unternehmen geht, geben Sie den Großteil Ihres IT-Budgets nicht für tolle neue Hightech-Produkte aus, die Ihre Firma eigentlich gut gebrauchen könnte. Sie nutzen den Etat stattdessen für die Instandhaltung der Technologie, die Sie bereits haben.1

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15 % des IT-Budgets von KMUs sind Druckkosten

Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, mehr aus Ihrem Budget herauszuholen, dann sollten Sie damit anfangen, die vorhandene Technik bestmöglich zu nutzen. Denn – und das ist den meisten Unternehmen nicht bewusst – besonders die Optimierung der Zusammenstellung von Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten in Ihrem Büro ist ein großartiger Ansatzpunkt. Eine bessere Druckinfrastruktur verbessert das Endergebnis aus zwei einfachen Gründen: Erstens geben die meisten Unternehmen viel mehr als wirklich nötig für Druckumgebungen und Dokumentenmanagement aus. Tatsächlich geben KMUs durchschnittlich 15 % ihres Gesamtbudgets für das Drucken aus; wenn Sie eine Million Dollar für Ihre IT haben, sind das 150.000 USD. Außerdem macht es rund 12 % der IT-Ressourcen aus.2

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Wie Sie mehr aus Ihrem IT-Budget herausholen Zweitens holen die meisten Unternehmen bei weitem nicht alles aus ihrer Druckinfrastruktur heraus. Nutzer brauchen zu lange für ihre Druckaufträge – erstaunliche 3.250 verplemperte Arbeitsstunden pro Jahr in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern.3 Außerdem kostet es die IT-Abteilung unheimlich viel Zeit, all die anfallenden druckbezogenen Helpdesk-Anfragen zu bearbeiten. Einfach ausgedrückt: Die Situation bietet eine riesige Chance, sowohl die Ausgaben für die Verwaltung Ihrer Druckumgebung zu senken als auch die Art und Weise zu verbessern, wie Mitarbeiter die Dokumente nutzen.

3.250 Std. verplempern Mitarbeiter in einem 250-MannUnternehmen pro Jahr mit dem Warten auf Druckaufträge

Dieses eBook will Ihnen zeigen, wie. Wir helfen Ihnen Bereiche zu finden, wo typischerweise Geld verschwendet wird und wo Sie aus Ihrer Druckumgebung das Beste herausholen können. Anschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie beides umsetzen. xerox.com

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Die sechs Anzeichen einer ineffizienten Druckumgebung Die meisten Unternehmen geben viel mehr für Dokumentenmanagement als, als ihnen bewusst ist. Wenn Sie also ein paar dieser unwirtschaftlichen Elemente eliminieren können, sparen Sie viel Geld. Eine Schlüsselrolle spielt dabei das Erkennen verräterischer Anzeichen, wie etwa, ob Ihre Druckumgebung und die damit verbundene Druckinfrastruktur mit maximaler Effizienz laufen. Hier sind die wichtigsten Anzeichen:

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1. S  ie haben zu viele Billigdrucker Das wichtigste Zeichen dafür, dass Ihre Druckinfrastruktur das Unternehmen mehr kostet, als sie müsste, ist der verbreitete Einsatz von Billigdruckern. Da aber 64 % der KMUs nicht in der Lage sind, die Auslastung und die Kosten ihres Gerätepools zu verfolgen, wissen die meisten auch nicht, wie viel verschwendet wird.4

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64 % der KMUs sind nicht in der Lage, die Auslastung und die Kosten ihres Gerätepools zu verfolgen

Preisgünstige Desktop-Drucker sind die SchattenIT der physischen Welt und verursachen in Unternehmen große Kosten. Das Schlimmste daran? Alle diese Ad-hoc-Ausgaben für Geräte und Materialien sind dezentralisiert. Deswegen ist es fast unmöglich, die tatsächlichen Kosten herauszufinden. Meistens beginnt es ganz harmlos. Eine Abteilung mit hohem Druckbedarf entscheidet, dass sich der Fußmarsch in eine andere Abteilung zum Drucken nicht mehr lohnt. Man beschließt deshalb, für ein paar hundert Euro einen preisgünstigen Tintenstrahldrucker zu kaufen. Oder jemand findet, dass er einen eigenen Drucker haben sollte, kauft einen und

schreibt dann die Kosten als Auslage ab. So werden die realen Kosten schnell intransparent. Doch obwohl der erste Drucker relativ günstig war, sind die intransparenten Materialausgaben alles andere als günstig. Das Ergebnis: Mehr preisgünstige Drucker als das Unternehmen braucht, mehr Menschen, die Geld für teure Materialien ausgeben, als Sie überblicken können, mehr Kommunikation mit den verschiedenen Herstellern und mehr Anrufe bei der IT. Die gute Nachricht ist, dass diese Kosten komplett vermeidbar sind.

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2. S  ie haben herrenlose Dokumente in Ihren Ausgabefächern Ein deutliches Anzeichen für Verschwendung sind herrenlose Dokumente, die sich in Druckausgabefächern stapeln. Zunächst mal bedeuten sie eine Verschwendung von Papier und Toner. Doch sie bedeuten auch eine Verschwendung Ihrer Zeit, nämlich der Zeit, die Sie brauchen, um die Ausgabefächer abzusuchen und zu leeren.

der Unternehmen hatten Sicherheitslücken wegen ungesicherten Druckern

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Und noch viel wichtiger: Dokumente liegen unbeaufsichtigt in den Ausgabefächern und bedeuten eine ernste Sicherheitslücke. Tatsächlich waren in 90 % der Unternehmen ungesicherte Drucker die Ursache von Sicherheitslücken. 5

90 %

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3. Jeder kauft Verbrauchsmaterialien

Niemand will Gefahr laufen, mitten in einem Druckauftrag ohne Toner oder Papier dazustehen.

Das bedeutet in den meisten Unternehmen, dass Mitarbeiter Tonerkartuschen kaufen, sobald sie glauben, dass die im Drucker zur Neige geht. Das wirkt zunächst harmlos. In der Praxis ist es aber oft mit in die Höhe schnellenden Kosten verbunden. Denn wenn niemand aktiv steuert, wer wann was gekauft hat, sitzen Sie ziemlich schnell auf nicht mehr überschaubaren, überflüssigen Materialien. Dieses Problem verstärkt sich vor allem dann, wenn Sie Drucker von vielen verschiedenen Herstellern im gesamten Unternehmen verteilt haben. Besonders, wenn einer von ihnen durch eine andere Marke ersetzt wird und die von den Mitarbeitern angesammelten Materialien unbrauchbar werden.

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4. A  lles wird in Farbe ausgedruckt Ein Farbausdruck kostet mehr als ein Schwarz-Weiß-Ausdruck. Dennoch ist es oft trotzdem wirklich wichtig, dass bestimmte Abteilungen Dokumente in Farbe ausdrucken können. Farbe erleichtert die Informationsaufnahme, macht Informationen leichter auffindbar und zieht mehr Aufmerksamkeit auf sich.6

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69 % der Leser verstehen neue Ideen in Farbe besser.

Zum Beispiel müssen Verkäufer mit ihren Angeboten im Gedächtnis haften bleiben und 69 % der Leser verstehen neue Ideen sogar besser, wenn sie in Farbe dargestellt sind. Verschwendung entsteht dann, wenn niemand die Nutzung eines Druckers überwacht oder versucht, die unterschiedlichen Druckanforderungen der verschiedenen Teams zu berücksichtigen. In einem solchen Fall drucken Unternehmen typischerweise alles in Farbe – und zwar unabhängig davon, wie es verwendet wird. Dies führt zu unnötigen und komplett vermeidbaren Kosten.

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5. S  ie verschwenden zu viel Zeit mit den kleinen Dingen Ganze 40 % der Geschäftsprozesse sind dokumentenbasiert.7 Viel zu häufig besteht der eigentliche Dokumenten-Workflow aber aus mehreren einfachen Schritten, die per Hand ausgeführt werden müssen. Die Rechnungsverarbeitung beinhaltet zum Beispiel das Scannen der Rechnung, deren Abspeichern in Dropbox und das Benachrichtigen der Finanzabteilung.

Wenn Ihre Mitarbeiter jedes Mal von neuem jeden dieser Schritte manuell ausführen, summiert sich der Zeitaufwand. Und solange Sie Ihre Druckinfrastruktur nicht dazu verwenden, einige dieser Schritte (mehr dazu später) zu automatisieren, werden sie auch weiterhin diese Zeit verschwenden.

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40 % der Geschäftsprozesse sind dokumentenbasiert

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6. I hr IT-Helpdesk ertrinkt in druckbezogenen Anfragen Schätzungsweise 40 bis 60 % aller Anfragen beim IT-Support sind druckbezogen.8 Das bedeutet eine Menge Zeit mit Fragen, für die die ITAbteilung weder Zeit noch Muße hat. Tatsächlich sind diese Helpdesk-Anfragen sogar doppelte Kosten, weil sie sowohl die Zeit der Mitarbeiter als auch die Zeit des IT-Supports vergeuden. Das Outsourcing dieser Anrufe hilft in gewisser Hinsicht, doch am besten löst man das Problem an der Wurzel. Wenn Sie sich zum Beispiel von alten, ineffizienten Drucksystemen verabschieden, verringert sich auch die Anzahl der Helpdesk-Anrufe.

Die vermeidbaren Kosten von Helpdesk-Anfragen Ein durchschnittlicher Anruf beim Helpdesk kostet 14 USD.9 Wenn wir also für druckbezogene Anfragen konservativ von einem Volumen von 30 % ausgehen, dann zahlen Sie für 1.000 Anrufe pro Monat 4.200 USD – oder 50.400 USD pro Jahr.

40-60 % aller Anfragen beim IT-Helpdesk sind druckbezogen

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Die Kosten einer ineffizienten Druckinfrastruktur Beginnen Sie damit, die Anzeichen einer überteuerten und ineffizienten Druckinfrastruktur zu erkennen. Genauso wichtig ist es, herauszufinden, in welcher Weise die einzelnen Bereiche Sie Geld kosten. In der Praxis kosten ineffiziente DokumentenWorkflows ein Unternehmen auf zweierlei Weise Geld.

1. D  ie harten Kosten einer ineffizienten Druckinfrastruktur Sofern Sie Ihren Gerätepool nicht aktiv steuern und optimieren, entstehen für Sie zweierlei Arten von harten Kosten. • Die Kosten für unnötige Drucker und Multifunktionsdrucker (MFPs) : Dies beinhaltet den Kauf, Betrieb und die Instandhaltung von mehr Geräten, als Ihre Mitarbeiter tatsächlich für ihre Arbeit brauchen. • Unnötige Materialkosten: Hierzu gehören die unterschiedlichen Ausgaben für Papier und Toner, die im Ad-hoc-Verfahren gekauft werden, sowie die Kosten für die ungesteuerte Nutzung von hochwertigem Papier und Farbtoner.

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Wie teuer ist Ineffizienz?

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488 Stunden der Mitarbeiterproduktivität wird jährlich für das Warten auf Druckdienste und Materialien verschwendet.10

2. Die weichen Kosten von stockenden Dokumenten-Workflows Neben den handfesten Ausgaben für unnötige Hardware und überflüssige Materialien wirkt sich ineffizientes Dokumentenmanagement auch auf die Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter aus. Diese weichen Kosten umfassen:

• Nutzer verbringen aufgrund von Problemen mit den Geräten zu viel Zeit mit dem Abrufen von Druckaufträgen. • Nutzer verbringen zu viel Zeit mit Aufgaben, die man automatisieren könnte. • IT-Abteilungen verbringen zu viel Zeit mit dem Bearbeiten von Helpdesk-Anfragen. Die mit diesen Kleinigkeiten verbrachte Zeit summiert sich.

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Wie schon weiter oben gesagt: Die gute Nachricht ist, dass diese Kosten absolut vermeidbar sind. Deshalb lohnt es sich in der Praxis, auch die Opportunitätskosten von besseren Workflows zu berücksichtigen. Das sind die potenziellen Produktivitäts- und Effizienzgewinne, die Ihnen so durch die Lappen gehen – und die auf Sie warten, wenn Ihre Druckumgebung wie geschmiert funktioniert.

Lassen Sie uns also jetzt einen Blick darauf werfen, wie Sie dahin kommen.

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Ausgaben für Dokumentenmanagement optimieren Einfach ausgedrückt: Mit dem Optimieren Ihrer Ausgaben für Dokumentenmanagement sind zwei Dinge gemeint: • weniger Ausgaben für Ihre Druckinfrastruktur • verbesserte Produktivität durch einen optimierten Dokumenten-Workflow

Der entscheidende erste Schritt, den Sie zur Prozessoptimierung unternehmen müssen, besteht in dem Erkennen des Ist-Zustands. Holen Sie sich das eBook „Dokumentenmanagement – das Workbook“,um eine schnelle Selbsteinschätzung Ihrer Druckumgebung durchzuführen. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, konkret zu erkennen, um welche Ineffizienzen Sie sich zuerst kümmern müssen. Zunächst wollen wir uns gemeinsam einige allgemeine Tipps und Best Practices ansehen, die Ihnen bei der Optimierung helfen können.

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1. Durch Standardisieren sparen

Wie wir gesehen haben, ist ein Ad-hoc-Ansatz, bei dem alle alles in Farbe ausdrucken und nach Gutdünken Papier verwenden, nicht besonders effizient.

Standardisieren Sie die Einstellungen auf allen Drucksystemen und MFPs und legen Sie SchwarzWeiß als Standard fest. Noch besser ist es, wenn Sie als Standardeinstellung für bestimmte MFPs „Duplexdruck“ vorsehen, sodass alle das Papier auf beiden Seiten verwenden. Ein einfacher Weg, die Druckkosten drastisch zu halbieren. Zusätzlich – und das ist wichtig – können Sie bestimmte Benutzerberechtigungen definieren. Dadurch haben nur bestimmte Teams, Mitarbeiter und Dokumententypen Zugriff auf die Farbdruckoption. Ihre Anwender profitieren von Farbdruck dann, wenn sie es wirklich brauchen; und Sie profitieren durch die Standardisierung von einem wirtschaftlicheren Ansatz für Ihre Druckumgebung.

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2. Cloud- und mobile Workflows integrieren Ihre Mitarbeiter verwenden bereits Cloud-Anwendungen und mobile Geräte. Das sind heute wichtige Produktivitäts-Tools. Nutzer sollten deshalb keine überflüssigen Schritte benötigen, wenn sie mit diesen Tools etwas ausdrucken oder scannen wollen.

Vernetzen Sie Ihre MFPs mit den von Ihnen bevorzugten Cloud-Diensten wie Salesforce, Office 365 und Dropbox. Und stellen Sie eine Anwendung für mobiles Drucken bereit. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Nutzer nicht den Umweg über ihren Desktop-PC nehmen müssen, um ein benötigtes Dokument auszudrucken. Ihre Nutzer profitieren von vereinfachten Workflows und Sie können durch die Vernetzung Ihrer digitalen mit Ihrer Druckinfrastruktur das Potenzial beider Infrastrukturen maximal nutzen.

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3. Einen zentralen Ansprechpartner schaffen, auf den Sie wirklich zählen können Anstatt Materialien und Drucksysteme im Ad-hoc-Verfahren von verschiedenen Anbietern zu kaufen, hilft Ihnen die Schaffung einer zentralen Anlaufstelle in mehrfacher Hinsicht. Erstens profitieren Sie so von Skaleneffekten, die entstehen, wenn man Betriebsmittel organisiert einkauft. Und zweitens machen Sie Ihre eigene Aufgabe – die Lieferantenverwaltung – ein ganzes Stück einfacher.

Daher ist die Wahl eines Partners ein kluger Schachzug. Sie sollten nur dafür sorgen, dass Sie einen Partner wählen, auf den Sie sich verlassen können. Einen Partner, ... • der die Besonderheiten Ihrer Druckumgebung versteht – was Ihre Nutzer brauchen, was Sie brauchen und wie Sie das am besten erreichen. • der Ihnen bei allem helfen kann – von der Versorgung mit Materialien und Hardware über einen Instandhaltungsservice bis hin zum Druck-Helpdesk – alles auf einer einzigen Rechnung. • der Sie unterstützt, unabhängig davon, von welchen Anbietern Sie Ihren Bürobedarf und Ihre Hardware kaufen.

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4. Verbrauchsmaterialien proaktiv bestellen

Anstatt dass verschiedene Leute verschiedene Materialien für verschiedene Drucksysteme zu unterschiedlichen Zeiten kaufen, können Sie die Bestellung Ihres Materialbedarfs automatisieren.

Wählen Sie MFPs, bei denen sich der Materialnachschub automatisieren lässt. Konfigurieren Sie diese dann so, dass der jeweilige (Fremd-)anbieter benachrichtigt wird, sobald das Gerät nur noch über wenig Toner verfügt. Ihr Partner kümmert sich dann für Sie um die Besorgung des Nachschubs. Niemand muss mehr beim Helpdesk anrufen oder steht plötzlich ohne Toner da. Sie erhalten alle Verbrauchsmaterialien, sobald die Vorräte knapp werden – ganz von allein.

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5. Bestimmte Abläufe für Ihre Nutzer automatisieren Erinnern Sie sich an die manuellen Schritte in Dokumentenprozessen, von denen wir vorhin gesprochen haben? Die gute Nachricht ist, dass sich viele dieser Schritte ganz leicht durch Ihre MFPs automatisieren lassen.

Machen Sie eine Lister der Schritte, die für besonders häufig vorkommende Workflows (wie Rechnungsstellung oder Einkauf) anfallen, und richten Sie dann eine maßgeschneiderte „Anwendung“ auf Ihrem MFP ein. So müssen Nutzer dieses Workflows beim nächsten Mal nur noch einen Knopf drücken und der MFP leitet ihre Dokumente in die entsprechenden Ordner und Repositories weiter.

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Warum sind Managed Print Services so sinnvoll? Managed Print Services (MPS) sind eine Möglichkeit, die Beurteilung, Optimierung und Verwaltung Ihrer Druckumgebung an Dokumentenmanagement-Experten auszulagern. Und sie sind eine tolle Möglichkeit, das Beste aus Ihrer Druckinfrastruktur herauszuholen. Mithilfe von MPS können die Kosten für das Dokumentenmanagement nicht nur um ganze 30 % gesenkt werden, sie befreien Sie auch von dem Aufwand, den Gerätepool und die Dokumenten-Workflows selbst zu verwalten.

Ein guter Managed-Print-Services-Anbieter tut all das, indem er Ihnen zwei wichtige Dinge bereitstellt: • Eine detaillierte Bewertung Ihres Ist-Zustands, die Ihnen hilft, genau zu verstehen, welche Geräte Sie haben, wie sie benutzt werden und mit welchen Kosten diese verbunden sind (auch im Hinblick auf den Stromverbrauch und die Umweltbelastung). • Einen Plan zur Optimierung Ihrer Ausgaben für das Dokumentenmanagement, der auf der Analyse sowohl Ihres Workflows als auch der Standorte basiert, an denen Ihre Drucksysteme am sinnvollsten stehen – ebenso wie auf Expertenwissen und aktuellen Best Practices. Managed Print Services sind eine intelligente Art, das Beste aus Ihren Ausgaben für das Dokumentenmanagement zu machen – ohne Ihr Team zu überlasten.

30 % MPS reduzieren die Kosten des Dokumentenmanagements um bis zu 30 %

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MPS in der Praxis

Wenn die Partner, mit denen Sie zusammenarbeiten, zu den vertrauenswürdigen Beratern werden, die Sie brauchen, entfalten MPS ihre größte Wirkung:

• Die Stadt Rochester konnte Einsparungsmöglichkeiten von mehr als 2 Millionen USD in fünf Jahren identifizieren. Der Plan lautete, mithilfe eines Aktionsplans 459 Drucksysteme auf 168 zu konsolidieren. • WellPoint rreduzierte den Energieverbrauch um 59 % und die CO2 -Produktion um 60 %. • Cleveland State University ermöglichte mit den frei gewordenen Mitteln Investitionen in Studentenprogramme. • USI Insurance Services verwendete MPS für eine verbesserte Nutzung von Sachwerten, Immobilien und Personal. Wenn Sie sich für eine schnelle MPSEinschätzung interessieren, sprechen Sie mit uns.

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Die Win-Win-Win-Situation intelligenterer Dokumentenprozesse Sie suchen immer nach neuen Möglichkeiten, Ihr IT-Budget zu optimieren. Dokumentenmanagement ist ein bewährter, oft übersehener Ansatzpunkt, um Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern – sowohl in Teams als auch bei Prozessen. Die Optimierung Ihrer Druckumgebung und Ihrer Dokumenten-Workflows ist sowohl realisierbar als auch unglaublich wirkungsvoll. Identifizieren Sie die Bereiche, die in Ihrer derzeitigen Druckinfrastruktur Geld verschwenden und multivariate Kosten verursachen. So wissen Sie genau, wie viel Sie durch intelligentere Dokumentenprozesse gewinnen könnten.

• Ihre Nutzer bekommen einfachere Workflows, um ihre digitalen Gadgets mit der Hardware zu verbinden, die sie für ihre Arbeit brauchen. • Sie können Ihren Gerätepool leichter verwalten und erhalten mehr Überblick über den Dokumentenfluss im gesamten Unternehmen. • Außerdem profitiert Ihr Unternehmen von den Vorteilen effektiverer und produktiverer Arbeitskräfte – und das zu niedrigeren Kosten. Gleichzeitig erlaubt die Ressourcenfreisetzung der IT-Abteilung, an strategischeren und für das Unternehmen entscheidenderen Dingen zu arbeiten. Wenn Sie die Tipps, die wir in diesem eBook vorgestellt haben, befolgen, sind Sie sind schon auf bestem Weg zur optimalen Nutzung Ihres IT-Budgets. Und wenn Sie Ihre Druckinfrastruktur wirklich straffen wollen, bietet die Beurteilung durch einen MPS-Anbieter einen idealen Ausgangspunkt.

Die nächsten Schritte Anhand von Managed Print Services lassen sich viele Kernprozesse des Dokumentenmanagements auslagern, damit Sie Ihre Agilität erhöhen können. Sie helfen Ihnen, mehr als 30 % einzusparen, Ihre Dokumente zu sichern und ganze Arbeitsabläufe zu automatisieren. Der entscheidende Punkt: Die Wahl des richtigen Partners. Erfahren Sie mehr über die besten Methoden zur Auswahl eines MPS-Anbieters.

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Über Xerox Xerox unterstützt Unternehmen weltweit dabei, ihre Arbeitsweise zu optimieren. Mit unserer Expertise in den Bereichen Imaging, Datenanalyse, Automatisierung und Prozessoptimierung helfen wir unseren Kunden dabei, produktiver und effizienter zu arbeiten. Wir sind in 180 Ländern aktiv. Über 140.000 Angestellte schaffen Innovationen und stellen Prozessdienstleistungen, Drucktechnik, Software und Lösungen zur Verfügung, die einen realen Gewinn für unsere Kunden – und deren Kunden bedeuten. Erfahren Sie mehr auf www.xerox.com

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Quellenangaben

ZDnet: Here’s what your tech budget is being spent on. 2014.

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Quocirca SMB MPS-Studie. 2014.

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Xerox: Minutes equal hours: How to stop wasting time at the printer.

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 Quocirca SMB MPS-Studie. 2014. Digital Guardian: The biggest mistakes companies make with data security. Mai 2015.

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6

 Xerox : The ROI of printing in color. IDC: Poor document processes lead to significant business risk.

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 erox RealBusiness Magazine – X Gartner ITxpo Issue. 2012.

2014 HDI Support Center Practices & Salary Report.  erox Corporation: EPS Pre-Contract X Assessment Team Key Metrics Report. 2011.