Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: CONTROL EVALUACION Y MEJORA

Pág: 1

Certificado: GP 115-1

Falta de monitoreo y seguimiento 1 oportuno por parte del resposable de MECI-Calidad

No se realice el seguimiento los planes de mejoramiento de las acciones correctivas y preventivas, o se haga inoportunamente

Los Líderes de los procesos no reporten, o falta de cultura de lo hagan de forma control y manejo de inoportuna, las no 2 la informacion conformidades, las relacionada con los acciones corectivas y hallazgos del SGC. preventas y los Planes de Mejoramiento respectivos

5

5

2

2

10

10

Moderado

Moderado

Seguimiento al cumplimiento de las actividades en el monitoreo a los Indicadores y herramientas de evaluacion del sistema.

Los Líderes responsables incluyen en la porgramación de actividades de su Oficina el reporte de las acciones correctivas y preventivas periodicamente

4

4

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

IMPACTO

NUEVA CALIFICACION

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTES

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO: Coordinar el cumplimiento del Sistema de Control Interno, Control Interno Contable CICO de la Alcaldía Municipal Y Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión Integrado, a través de métodos y herramientas establecidas por la Alcaldía de La Plata, asesorando a los funcionarios de la Administración Municipal en el fomento de la cultura del autocontrol en todas las actividades que requiere el proceso administrativo para el cumplimiento de los planes programas adoptados por la Administración. Ejercer las funciones de Ministerio Público encaminada a la defensa de los derechos humanos, la protección del interés público y la efectiva prestación de los servicios públicos.

2

Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento, Unificar los Asumir el Riesgo, Reducir el formatos de planes Control Interno 8 Moderado Riesgo d emjoramiento y Meci-calidad llevar una lista de control de los planes de mejoramiento vigentes.

Seguimientos realizados

2

Seguimientos a los reportes de las Acciones correctivas y preventivas por parte de los Asumir el Riesgo, Reducir el responsables de los 8 Moderado Meci-Calidad Riesgo procesos, verificacion por parte del coordinador de calidad el inventario de no conformidades .

Seguimiento realizados

3

Desconocimiento de los requisitos que se deben cumplir para la presentacion de informes y documentos

Elaboracion inadecuada de documentos, informes a entes de control o productos del sistema de gestion de calidad y meci

No ejecución del Programa de Auditoria Falta de monitoreo Internas, debido a e incumplimiento Limitado personal del plan de 4 disponible para la auditorias por parte ejecución amplia y del resposable de profunda de Auditorias MECI-Calidad Internas e independientes.

5

Deficiente seguimiento al SGC El SIGC no dá avances y falta de de mejoramiento establecimiento de continuo. planes accion

Revisó:

2

4

3

3

3

3

6

12

9

Moderado

Alto

Moderado

*Capacitaciones *Seguimiento y revision a la elaboracion de documentos del sistema

Cronograma Auditorias

de

Evaluaciones al SIGC.

1

3

2

Baja

Asumir el Riesgo

Reforzar el proceso de capacitacion al personal y Control Interno y especialmente al Calidad responsable de las actividades del proceso

3

3

3

Comunicar a los auditores internos Asumir el Riesgo, Reducir el Control Interno 9 Moderado el cronograma para Riesgo -Calidad el desarrollo de las auditorias

3

Fortalecer el equipo humano y recursos Asumir el Riesgo, Reducir el para el 6 Moderado Alta Direccion Riesgo mejoramiento continuo del sistema.

Comité de calidad

Aprobó:

Capacitaciones realizadas

Cumplir con el cronograma de auditorias

Informes del avance del sistema

Comité Calidad Representante Alta Direccion

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD MAPA DE RIESGOS

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION CULTURAL, DEPORTIVO Y TURISTICO

Versión: 05 Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012 Pág: 1

Certificado: GP 115-1

OBJETIVO: Fomentar y masificar la Cultura, el Deporte y el Turismo en el municipio de La Plata, rescatando las creencias y costumbres de nuestra identidad cultural, promoviendo los valores artísticos y deportivos del municipio de La Plata.

16

Extremo

Plan de Desarrollo

3

4

12

Incumplimiento de actividades programadas

5

5

25

Extremo

Cronograma de actividades por proyectos

4

5

20

Extremo

Ley 715 de 2001 Recursos del Sistema General de Participaciones

Moderado

Convocatorias permanentes y acompañamiento s. Motivaciones a la población.

Baja aceptación de la comunidad

4

2

25

8

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

VALOR

IMPACTO 5

4

3

5

2

20

5

Realizacion de actividades no acordes con las necesidades y expectativas de los ciudadanos

5

6

4

Limitados recursos para ejecutar proyectos de recuperación, Falta de asignación valoración, de recursos reconocimiento y económicos, preservación del patrimonio cultural y el turismo

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM 3

Falta de asignación de recursos económicos, demora en la contratación de los insumos y/o recurso humano para el proyecto.

INDICADOR

4

RESPONSABLES

4

ACCIONES

Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad.

4

OPCIONES MANEJO

Desconocimiento de las ploticas y metas establecidas por la entidad

2

NUEVA EVALUACION

2

2

Baja

Moderado

Asumir el Riesgo

SECDT

Plan de Accion

Alto

6

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Definir los objetivos del plan de desarrollo

SECDT

Plan de Accion

Extremo

2

Establecer metodologías efectivas para la identificación de necesidades de la comunidad. Evaluación y corrección de fallas .

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Planificación de proyectos y programas.

SECDT

Avance Plan de Accion

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Gestionar recursos de oreden departamental y nacional para preservacion del patrimonio cultural y turistico.

SECDT

Presupuesto Mpal

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Campañas de promoción de actividades culturales, deportivas y recreativas

SECDT

Satisfaccion de los Ciudadanos

Extremo

CONTROLES EXISTENTES

3

NUEVA CALIFICACION

Moderado

EVALUACION RIESGO

1

Deficientes actividades No realizacion de de diagnostico de diagnosticos necesidades de la sectoriales, no participacipacion comunidad en torno a de los actores la cultura , recreación y deporte

Elaboración de diagnostico teniendo en cuenta fallas presentes. Diagnostico por disciplinas. Censos o estadística de participación de la población

CALIFICACION

Incumplimiento de contratistas

3

3

9

Moderado

Polizas de cumplimiento

Revisó:

2

3

Moderado

Falta de supervicion e interventoria

6

6

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Aplicar Clausulas contractuales y Polizas de cumplimiento

SECDT

Comité de calidad

Contratos del Sector satisfactorios

Comité Calidad

Aprobó:

Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: DESARROLLO PRODUCTIVO Y DE GOBIERNO : UDR- SEC, GOBIERNO-SEC DES. SOCIAL-COMISARIA DE FAMILIA

Certificado: GP 115-1

Certificado de Registro de Marcas y Herretes, registrado sin verificar que el logotipo tenga identicas caracteristicas a otro Falta de cuidado o que no se brinde oportunamente la funcionario disponibilidad de la responsible, 1 del desconocimientos informacion registro a los del usuarios porocedimiento

5

3

15

Alto

*Registro existente en el libro radicador que incluye la aplicación del logo en sello de tinta y que incluye los datos del propietario.

4

3

12

Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

*Conformar una base se datos en medio magnetico que nos permita verificar el registro unico por parte del usuario. *Establecer como mecanismo de control la DAPM depuracion permanete de la base de datos con cruces de informacion con la oficina de sisben, de manera que se excluyan las personas que ya han sido reportadas como fallecidas.

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

VALOR

IMPACTO

NUEVA CALIFICACION

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTES

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

RIESGO

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de políticas, planes de largo, mediano y corto plazo a través de su elaboración, ejecución y control a fin de lograr el desarrollo social y económico del municipio. Asegurar que el Sistema de Gestión Integrado sea conveniente con respecto a las necesidades de los clientes y las condiciones del entorno, adecuado para satisfacer los requisitos de la NTC-GP 1000, MECI Y NTC 5254 y además que sea eficaz con respecto a los objetivos de calidad, con el fin de mantener actualizada la política y los objetivos de calidad, y tomar las decisiones necesarias para su mejora continua.

Numero de libros de Registro digitalizados y en base de datos / Numero de libros de registro existentes

La oficina no cuenta el recurso humano Vencimiento de suficiente 3 términos en los proporcional a su diferentes procesos cargo laboral.

4

No ejecer control y vigilancia oportuno, ejercer control y vigilancia sin dar las soluciones

Baja pie de fuerza publica. Aplicacion de la normativiada 5 vigente aplicable. Diferencias politicas.

Territorio afectado por alteración del orden público

No se logre atender los eventos que afectan la comunidad ciudadana por parte de la fuerza pública

3

2

6

Moderado

2

2

4

Baja

5

5

5

5

25

25

Extremo

Extremo

Procedimiento

Libro radicador en excel (fecha, clase de proceso, demandado y demandante, pruebas, estado actual del mismo

Reunión con los organismos de seguridad para la protecion de ls cuidadania

Se adoptan estrategias especiales para garantizar eventos criticos que incluyen el aumento de pie de fuerza temporal. Coordinación para lograr mayor coordinación en los eventos. Se realizan consejos de Seguridad para tomar medidas a prevenir

2

2

4

Baja

Asumir el Riesgo

1

2

2

Baja

Asumir el Riesgo

DAPM

No de visitas realizadas a los establecimientos públicos/No. Visitas programadas x 100

Tecnico operativo DAPM

No. De procesos fallados/ Total de procesos existentes x 100

Revisar permanentemente los procesos para evitar los vencimientos de términos

4

4

5

5

20

20

Extremo

No se aplican controles en pesas y medidas en los diferentes establecimientos comerciales

Extremo

2

Falta de jornadas de control a los establecimientos comerciales

* Adquirir los equipos necesarios para realizar los controles de pesas y medidas (kit de pesas y calibración de serafín) * Dar aplicación al procedimiento documentado *Ejecutar el cronograma definido

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Planificar, regular y ordenar la situacion del orden publico

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Realizar campañas para el fortalecimiento de la convivencia ciudadana. Secretaria de Gestionar un Gobierno apoyo de personal permanente en nuestro municipio.

Secretaria de Gobierno

Número de eventos atendidos con apoyo fuerza pública.

Número de eventos atendidos con apoyo fuerza pública.

6

Falta de asignación de recursos económicos, demora en la contratación de los insumos y/o recurso humano para el proyecto.

Afectacion al desarrollo de Proyectos Productivos

0

Baja

*Plan de Accion *Cronogramas de Proyectos que se ejecutarna en el año.

Revisó:

4

3

12

Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

*Programar Reuniones para la elecion del Nuevo Gerente del Centro Provincial. *Agilizar la transferencias de recursos. *Disponer Presupuesto para la ejecucion de proyectos

Unidad de Desarrollo Rural

Comité de calidad

Asignación Recursos para Asistencia Tècnica

Comité Calidad

Aprobó:

Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: DIRECCION ORGANIZACIONAL. CONCEJO MUNICIAPAL-CONSEJO GOB-ALCALDE MUNICIPAL

Certificado: GP 115-1

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

VALOR

IMPACTO

NUEVA CALIFICACION

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTES

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de políticas, planes de largo, mediano y corto plazo a través de su elaboración, ejecución y control a fin de lograr el desarrollo social y económico del municipio. Asegurar que el Sistema de Gestión Integrado sea conveniente con respecto a las necesidades de los clientes y las condiciones del entorno, adecuado para satisfacer los requisitos de la NTC-GP 1000, MECI Y NTC 5254 y además que sea eficaz con respecto a los objetivos de calidad, con el fin de mantener actualizada la política y los objetivos de calidad, y tomar las decisiones necesarias para su mejora continua.

Incumplimiento de metas establecidos por la Entidad

2

3

6

6

*Revision y Concepto del Consejo Territorial de Planeacion del documento Plan, igualmente del Consejo Municipal

Revisó:

1

3

3

Baja

3

Moderado

2

Asumir el Riesgo

Evaluación periódica del plan estratégico por cada uno de sus objetivos. Evaluación de la gestión gerencial.

Cumplimiento de Plan Estratégico

ALCALDE MUNICIPAL

Evaluación de los planes operativos

1

3

3

Baja

2

Falta de seguimiento y monitoreo al plan de desarrollo municipal y planes de accion

Desvío de políticas y objetivos

Moderado

1

Desconocimiento de politicas y objetivos establecidos por la entidad

Seguimiento mensual a los indicadores del Plan Estratégico para detectar las desviaciones que se puedan presentar

Asumir el Riesgo

*SOLICITAR AL ALCALDE MUNICIPAL PRESENTACIÓN DEL PLAN DE ALCALDE DESARROLLO ANTE MUNICIPAL EL CONCEJO CONCEJO *Revision general y MUNICIPAL detallada del Documento Proyecto PDM, por parte del Consejo de Gobierno

Comité de calidad

Documento Plan de Desarrollo

Comité Calidad

Aprobó:

Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN CONTRATACION - TODAS LAS DEPENDENCIAS Y OFICINA JURIDICA

Certificado: GP 115-1

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA CALIFICACION

NUEVA EVALUACION

CONTROLES EXISTENTES

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO: Representar judicial y extrajudicial al municipio en los asuntos en que sea parte. Prestar asesoría directa e inmediata al Alcalde, los Secretarios de Despacho y demás servidores públicos de la Administración Pública.

12

Revisó:

3

3

9

ACCIONES

RESPONSABLES

INDICADOR

NUEVA EVALUACION

OPCIONES MANEJO

4

Baja

2

VALOR

Alto

*Estatuto general de contratación *procedimient o de concurso de méritos, selección abreviada, y licitación pública *Listas de chequeo *Revisión oficina jurídica

2

IMPACTO

Moderado

PROBABILIDAD

VALOR

IMPACTO 3

6

Moderado

4

2

CONTROLES EXISTENTE

Inapropiada elaboracion de Falta conocimiento estudios de del normas y 2 factibilidad y procedimientos de conveniencia para contratacion. lo procesos contractuales.

3

EVALUACION RIESGO

Incumplimiento de requisitos previos por los proponentes que confoman la lista corta o multiusos

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

No revision 1 oportuna de requisitos previos

*Estatuto general de contratación *procedimient o de concurso de méritos *Listas de chequeo

Asumir el Riesgo

*Capacitación a los responsables de la elaboración de los estudios previos *Lista de requisitos legales especificos en los estudios previos

JURIDICA

Cumplimiento de requisitos de la comtratacion. (No contrtatos revisados/No. Contratos elaborados)

*Capacitación a los responsables de la elaboración Asumir el Riesgo, Reducir el de los estudios Riesgo previos *Creación del comité de contratación

JURIDICA

Procesos Contractuales (No. Procesos revisados/No. procesos)

Comité de calidad

Comité Calidad

Aprobó:

Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Certificado: GP 115-1

INDICADOR

ESPONSABLES

ACCIONES

CIONES MANEJO

NUEVA CALIFICACION

EVA EVALUACION

ROLES EXISTENTES

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

LUACION RIESGO

OBJETIVO: Garantizar la administración y manejo del la gestión documental y correspondencia de la Alcaldía Municipal, la cual se vera reflejada en la facilidad para obtener y suministrar información a todas sus dependencias.

5

2

10

Moderado

5

3

15

Alto

Acciones de mantenimiento periódico en el área

4

2

8

Verificación y aseo permanentes

4

2

8

Control en el préstamo y manejo SECRETARIA Asumir el Riesgo, Reducir el de los documentos. DE Riesgo Control de Plagas y GOBIERNO ambiente fisico.

Capacitaciones respecto a TRD y Ley General de Archivo

4

2

8

Seguimiento a los Asumir el Riesgo, Reducir el resultados de los Riesgo talleres y de las visitas sobre TRD

SECRETARIA DE GOBIERNO

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTE

EVALUACION RIESGO

VALOR

IMPACTO

15

Moderado

Falta de revision y Archivo de gestion y actualizacion de las central desactualizado e TRD incompleto

3

Moderado

3

Pérdida y deterioro físico de la documentación

Alto

5

Moderado

2

Deficiencias en la infraestructura del área y la ausencia de equipos de control del ambiente y de prevención de incendios

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

Deficiente Deficiencias en la mantenimiento de infraestructura del área archivo central e y la ausencia de inmobiliario no 1 equipos de control del apto para el ambiente y de manejo del prevención de archivo incendios documental

1. Intervención del espacio físico para control de humedades y prevención de incendios SECRETARIA Asumir el Riesgo, Reducir el 2. Dotación equipos DE Riesgo control humedad y GOBIERNO temperatura y detectores de humo. 3. Digitalización archivo histórico

Infraestructura reparada # equipos de control de humedad y temperatura adquiridos # de archivos digitalizados

Sistema de Gestion Documental Implementado

Auditorias al Sistema de Gestion Documental Implementado

Aplicación Inadecuada de las Técnicas de Gestión Documental y administración de archivo

5

3

3

15

15

Alto

Revisión de la correspondencia, seguimiento

Alto

Capacitaciones al personal encargado de Gestión Documental. Contratacion personal con conocieminto tecnico para el apoyo del proceso.

4

4

2

2

8

8

Moderado

5

Desconocimiento de las tecnicas y leyes archivisticas

5

Capacitar al funcionario responsable de radicar la SECRETARIA Asumir el Riesgo, Reducir el correspondecia en DE Riesgo el manejo adecuado GOBIERNO de la base de datos de la correspendencia recibida.

Moderado

4

Escasez de herramientas para facilitar el manejo Direccionamiento de erróneo de la correspondencia correspondencia a las Falta de atención diferentes áreas. del personal encargado

Fortalecer la capacitación, contratar más personal técnico hasta lograr un implementación SECRETARIA Cumplimiento de una lista de chequeo para Asumir el Riesgo, Reducir el eficaz de todas las evaluar las normas de Gestion Documental DE Riesgo normas aplicables al de administración de archivos. GOBIERNO proceso de G.D. Adicionar recursos para fortalecimiento de las acciones del proceso

Comité de calidad

Fucionario Capacitado

Comité Calidad

Aprobó:

Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN EDUCACION Secretario de Educación, Cultura, Deporte, y Turismo

Certificado: GP 115-1

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

VALOR

IMPACTO

NUEVA CALIFICACION

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTES

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO: Garantizar la educación básicamente integral. Preescolar, básica primaria, secundaria y media, con calidad dando cumplimiento a los requisitos de la normatividad vigente y del cliente, usuario, sector o población para lograr la sactifaccion de sus necesidades educativas.

2

Compromisos politicos

Influencias políticas o favorecimientos particulares.

3

Desconocimientos de las politicas, objetivos y metas establecidos por la entidad.

Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad.

4

Deficiente manteniento de la Mal estado de las infraestructura instituciones educativas educativa

2

2

4

4

3

2

2

2

6

4

8

8

Moderado

Baja

Interventorias externas permanentes.

y

Independencia en la toma de decisiones.

Moderado

Moderado

2

1

4

Plan de Desarrollo. Incentivos y cubrimiento de necesidades a la población vulnerables. Interventorias a los procesos.

3

2

2

2

2

4

2

Baja

de la

Baja

de

Asumir el Riesgo

Plan de Accion Participativo

#REF!

Asegurar el desarrollo de planes, programas y proyectos de acuerdo con la adecuada identificación de necesidades de la comunidad. Establecer criterios para el seguimiento y verificación en la ejecución los planes y proyectos educativos viabilizados

Plan de Accion

Definir metodología para el establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Plan de Accion

Cubrimiento del 100% de las necesidades de la población vulnerable

Infraestructura Educativa

8

Moderado

Identificación inadecuada necesidades comunidad

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

6

Moderado

1

Deficiencia en la elaboracion de diagnosticos, no participacion de la comunidad

Detectar necesidades a través de encuestas o a través del desarrollo de foros o conversatorios con líderes comunitarios, conforme a Plan de Desarroll

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

7

No giro oportuno de recursos para el desarrollo de Recursos limitados actividades escolares

Influencia en las visitas Favorecimientos de supervisión a las politicos, instituciones educativas corrupcion en materia de tranporte y restaurante escolar.

3

3

5

5

2

25

15

6

Revisó:

Extremo

Alto

Moderado

Presupuesto asignado proceso. Planificación.

al

Se hace seguimiento permanente a las actividades ejercidas por las directivas de las instituciones educativas. Interventorias externas

3

2

2

5

5

2

15

10

4

Alto

5

Moderado

6

Deserción escolar

Plan de Educación. Cubrir necesidades (Transporte, alimentación).

Baja

5

Falta de alimentacion, trasnporte, kit escolares, motivacion

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Motivación a la población estudiantil. Fortalecer los servicios de trasnporte y alimentacion escolar.

Desercion Escolar

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Asegurar la adecuada identificación de necesidades a partir de planes, programas y proyectos para Gestionar la Provisión suficiente de recursos en materia de educación.

Presupuesto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Comité de calidad

Aprobó:

Plan de Accion

Fortalecimiento de las interventorias y controles externo

Comité Calidad Representante Alta Direccion

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION FINANCIERA-

Establecer el código de ética y de buen gobierno de la Entidad y sensibilizarlo con los funcionarios. Definir parámetros de control o criterios a través del establecimiento de un procedimiento.

MAPA DE RIESGOS

OBJETIVO: Garantizar la solvencia económica racionalizando el gasto y fortaleciendo los ingresos del Municipio

Versión: 04 Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012 Pág: 1

Certificado: GP 115-1

Falta de 2 conocimiento de normas legales.

Aplicación erronea en la liquidacion de descuentos y pagos de cuentas.

3

2

6

Alto

Moderado

Revision por parte del contador, de la secretaria de Hacienda.

4

2

3

2

12

4

Baja

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTES

Mantenimient o Preventivo del Software

Asumir el Riesgo

INDICADOR

15

EVALUACION RIESGO

VALOR

IMPACTO 3

*Elaborar y Ejecutar Plan Reducir el Riesgo, Evitar, de Compartir o Transferir el Mantenimiento Riego del Software HAS y Hardware

RESPONSABLES

5

NUEVA CALIFICACION

Alto

Falta de mantenimiento preventivo y correctivo del software, Falta de aplicativos y dispositivos que FALLAS DEL permitan SOFTWARE 1 mantener la HAS Y información de HARDWARE una manera más segura, uso indebido por parte de usuarios del sistema

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

Secretaria de Hacienda

Mantenimientos realizados

Revision por parte del contador, la secretaria de Hacienda, y hacer los respectivos ajustes. Establecer quien es el Auxiliar Liquidacion de descuentos y pagos responsable Administrativo revisados. para poder tomar las acciones correctivas (pueden ser multas, proceso disciplinarios y judiciales).

4

Logística en cuanto a las medidas de seguridad para la Pérdidas de Tilulos custodia de la valores que se expiden información y los en la entidad. títulos valores

Falta de cuidado al girar los respectivos Pago de cuentas sin pagos. 5 contar con los fondos Deficiencias suficientes. interfases del programa contable

Revisó:

5

3

2

1

4

1

5

12

2

Baja

Evaluaciones periódicas

Alto

Revision por parte del tesorero y Auxiliar Administrativo. Libros Auxiliares Caja Fuerte

Baja

Presupeusto, Libros Auxiliares.

4

2

1

1

4

1

4

8

1

Baja

Asumir el Riesgo

Secretaria de Hacienda

Moderado

3

Debil identificacion de necesidades de Inapropiada recursos para estimacion del ejecucion de los presupuesto diferentes programas

* Realizar proyecto de prespuesto teniendo en cuenta el POAI y Plan de Desarrollo Municipal ajustado por DAPM, y la aplicación de la normatividad vigente.

Revision diaria por parte del tesorero y Asumir el Riesgo, Reducir el Auxiliar Secretaria de Riesgo Administrativo. Hacienda Libros Auxiliares Caja Fuerte

Baja

Revisión por parte de Auxiliar Administrativo y Secretaria de Tesorero el saldo de Hacienda las cuentas en los bancos.

Asumir el Riesgo

Comité de calidad

Aprobó:

Presupuesto revisado

Revision a Titulos y Valores.

Revisiones realizadas

Comité Calidad Representante Alta Direccion

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Municipio La Plata

MAPA DE RIESGOS

Versión: 05 Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012 Pág: 1

Certificado: GP 115-1

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN GUPOS ESPECIALES- COM.FAMILIA-SEC. DESA.SOCIAL-SEC. GOBIERNO-PERSONERIA

3

3

9

Moderado

0

Baja

Ejecutar Políticas PIU consistentes en prevención y atención a la Población desplazada, activar el comité Municipal de desplazados y el sistema de alertas tempranas.

2

3

6

0

* Realizar y Cumplir con el cronograma de actividades *Coordinar la participación de las diferentes Instituciones Director de que hacen parte Comisaria de del proceso. Familia con Asumir el Riesgo ** Gestionar con Funciones de el señor Alcalde Dirección de y Hacienda los Justicia recursos para suministro de combustible de los vehículos de la policía para el transporte de los jóvenes * Gestionar el contrato de personal de Director de apoyo Comisaria de (abogado Asumir el Riesgo, Reducir el Familia con externo) Riesgo Funciones de * Mantener Dirección de actualizado el Justicia libro radicador de proceso

Asumir el Riesgo

Ejecutar lo contenido en el Plan Integral Único de atencion a la Secretaría de Poblacion Gobierno despalzada y efctuar lo correspondiente al monitoreo y evaluación.

INDICADOR

RESPONSABLES

(niñez, juventud, tercera edad, mujer y familia, desplazados y población

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

3

Baja

Moderado

Moderado

6

CONTROLES EXISTENTES

VALOR

IMPACTO 3

Baja

Alteración del Orden Público.Por la presencia de grupos al margen No ejecer control y de la ley se impida vigilancia el normal oportuno, ejecrcer desarrollo de las 3 control y vigilancia actividades que se sin dar implementan las soluciones dentro del programa de prevención y atención al desplzamiento.

PROBABILIDAD

RIESGO

La oficina no cuenta el recurso humano Vencimiento de suficiente términos en los 2 proporcional a su diferentes cargo laboral. procesos

2

Cronograma y acompañamie nto de las Libro entidades radicador en encargadas excel (fecha, clase de proceso, demandado y demandante, pruebas, estado actual del mismo * Se contrató durante 3 meses (abril, mayo y junio) un abogado externo, para actualización de los procesos

3

Problemas de orden público

No poder realizar los Operativos de Control y Prevención de consumo bebidias alcoholicas y sustancias psicoactivas

NUEVA CALIFICACION

1

1

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO:Lograr el desarrollo y fortalecimiento de la capacidad física, económica e intelectual para los grupos especiales y vulnerables carcelaria) cumpliendo los requisitos de ley los requisitos del cliente, para lograr la satisfacción de sus necesidades.

No. Operativos realizados/ Total de operativos programados x 100

No. De procesos fallados/ Total de procesos existentes x 100

No. Actas de Comité de Atención Iintegral a la PSD realizadas/ las programadas

5

Falta de seguridad en el Posible Robo por la desplazamiento de modalidad de pago los recursos

3

3

15

2

6

Alto

Moderado

Policia Ejercito programa sistematizado

Revisó:

4

2

3

2

12

4

Alto

5

Implementar el Indicador de Goce Efectivo de derechos IDENTIDAD para la búsqueda del Documento de Identidad de la Persona desplazada.

Baja

Pérdida de documentos de la Población desplazada motivado a su desplazamiento: Manejo inadecuado Que por la perdida de los documentos, 4 de los documentos no aplicacion de las de identidad de los TRD. desplazados no se le pueda brindar atención integral y sus indicadores de Goce Efectivo de Derechos.

Operar el Indicador de Goce efectivo de derechos Identidad para Reducir el Riesgo, Evitar, coseguir el Compartir o Transferir el documento de Riego identidad de la persona desplazada y gestionar certificado ante accion social.

Asumir el Riesgo

Secretaría de Gobierno: Leonardo Peña Patiño

Solicitar el apoyo a la policia y el ejercito Nacional Enlace *Los pagos se Municipal realicen en un lugar seguro donde el dinero no este expuesto

Comité de calidad

No. Solicitudes de cedulación/ No. Cédulas entregadas por la Registraduría Estado Civil

No. De pagos con apoyo de fuerza pública.

Comité Calidad

Aprobó:

Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN INFRAESTRUCTURA Y ORDENAMIENTO TERRITORIA: UDR-UOC-DAP

Certificado: GP 115-1

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA CALIFICACION

NUEVA EVALUACION

CONTROLES EXISTENTES

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO: Apoyar al Departamento Aditivo de Planeación, con la planeación y desarrollo urbano, proyección, planificación, preparación de la contratación, vigilancia de ejecución de obras públicas e infraestructura vial. Garantizar el mejoramiento de la calidad de vida de la población y velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del medio ambiente de conformidad con la Ley.

OPCIONES MANEJO

ACCIONES

RESPONSABLES

INDICADOR

Baja

Asumir el Riesgo

DAPM

Revision requisitos de adjudicacion de licencias de construccion

2

2

4

Baja

Asumir el Riesgo

*P.O.T. 5

1

5

Baja

NUEVA EVALUACION

4

VALOR

1

IMPACTO

4

*Continuar las gestiones con la CAM entidad encargada de aprobar el Plan Parcial de expacion Urbana.

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTE

EVALUACION RIESGO

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM 2

Falta de personal, Demora en el desconocimiento trámite de licencias de normas legales de construcción

3

2

6

Moderado

Transabilidad de la corresponden cia recibida, control de llegada

3

Desconocimiento de normas legales, falta de cuidado de personal responsable

3

2

6

Moderado

Ninguno

3

2

6

Moderado

4

Desconocimiento para la expedicion de normas legales

3

2

6

Moderado

Revision de requisitos

2

2

4

Baja

Asumir el Riesgo

Moderado

Revisar detenidament e la transcripcion de los linderos

2

2

4

Baja

*DAP

Asumir el Riesgo

3

2

6

Moderado

*Adjudicar Licencia de Construccion Desconocimientos sin tener la 1 de procedimientos aprobacion del Plan Parcial expansión urbana

Error en expedición licencia urbanismo

la de de

No cumplimiento de los requisitos de licencia Construccion

de

Transcripcion de manera inexacta de los linderos para Falta de cuidado de la expedicion de 5 personal licencias de responsable desenglobe o division de material o ventas parciales

6

Falta de organización / falta de recursos económicos / mal planeado / mal desarrollo de las actividades dentro del plan de acción

No cumplir con el cronograma de infraestructura de Obras Civiles

3

4

2

2

6

8

Moderado

*Cronograma s de Obras *Plan de Desarrollo *Evaluacion Plan de Desarrollo

Priorizar actividades

DAPM

Licencias tramitadas diligentemente

de de documentación

DAPM

Revision requisitos de expedicion de licencias de urbanismo

Aplicación del formato lista de chequeo de requisitos

DAPM

Cumplimiento de requisitos

Pedir en medio magnetico la descripcion de linderos

DAPM

Digitacion exacta de linderos

UOC

Nivel Cumplimiento de cronograma de obras

Tabla

Asumir el Riesgo, Reducir el verificación Riesgo

Asumir el Riesgo, Reducir el Cronograma Riesgo

Obras publicas no se ejecuten con las condiciones tecnicas requeridas y pactadas por la entidad.

9

Falta de personal, las visitas de recursos y falta de supervición y organizacion de oportunidad en la visitas

2

6

Moderado

Formato control de visitas

2

2

4

3

4

12

3

3

9

5

4

20

Extremo

Aplicación de prueba cientifica cilindros de pruebapavimento

4

3

12

Alto

Actas de Socializacion

Incumplimiento en

entrega de informe

3

2

2

6

6

Moderado

control del alumbrado publico

3

2

6

2

4

UOC

Visitas (No. de visitas realizadas/No. de visitas solicitas

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Vistas de supervision e interventoria

UOC

Cumplimiento del No, visitas de supervision o interventoria programadas para la obra publica

UOC

Nivel de cumplimiento de visitas de supervision o interventoria

Implementar

Asumir el Riesgo, Reducir el Actas de visitas Riesgo de inspeccion

Ocular

Asumir el Riesgo

Cronograma de mantenimiento

UOC

Atencion a solictudes en materia de mantenimiento de vias.

Dotacion de recursos necesarios según la capacidad finaciera de la entidad, priorizacion de obras, con criterio tecnico y socialización.

UOC

Nivel de eficacia del proceso obras proyectadas/obras cumplidas

Moderado

recurso humano, tecnico

2

2

4

Asumir el Riesgo

Moderado

Plan de Necesidades de compras y programación contractual.

2

2

4

Asumir el Riesgo

No disponer a tiempo con los

Falta de planeacion elementos 12 en la compra de necesarios para el insumos electricos

2

Priorizar visitas Realizar un cronograma

Baja

Insuficiente capacidad de respuesta para Falta de recursos atender las 11 humanos, necesidades o financieros y fisicos servicios solicitados o requerimientos por la comunidad

3

Coordinacion con la comunidad (Atencion a solicitudes registradas según el oreden de llagada o la viabilidad)

Asumir el Riesgo

Baja

No disponer oportunamente de Falta de mantenimiento, la maquinaria para combustible, antender las 10 deficiente necesidades de planeacion de uso mantenimiento vial de maquinaria o desarrollo de obras publicas.

Baja

8

Falta de recursos económicos / mal planecion / debil supervicion e interventoria

3

Alto

Incumplimiento en las visitas de verificación . Inspeccion ocular.

Moderado

Falta de personal, recursos y falta de organizacion de visitas

Baja

7

UOC

Falta de planeacion de visitas, afectaciones Incumplimiento en 15 climaticas y de las visitas de seguridad, no verificación disposicion de trasporte

Falta de personal, desconocimiento 16 de normas legales, falta de planeacion de visitas

Revisó:

Incumplimiento de los tiempos establecidos para el trámite, Permisos, Autorizaciones ambientales para la tala o poda de arboles Aislados, Certificacion de Afectacion por ola Invernal

6

Moderado

3

2

6

Moderado

*Plan de Accion *Acuerdo No 000011 de Incentivo descuento Predial

3

2

6

Moderado

Formato control de visitas

2

2

4

Baja

2

Asumir el Riesgo

UOC

Sencibilizacion de la comunidad

*Ajustar algunas actividades de Incentivo en el Plan de Desarrollo *Gestionar Recursos para Contratacion Servicios Profesionales o Apoyo a la Gestion

UDR

Expedicion de Resoluciones

Priorizar visitas Tecnico Visitas (No. de visitas Realizar un operativo UDR realizadas/No. de visitas solicitas cronograma

2

2

4

Baja

No expedicion de las Resoluciones de Descuento Predial a tiempo

3

1.Campañas de sencibilizacion, 2.seguridad y 3. proteccion a los bienes publicos, aplicación de sanciones,

Asumir el Riesgo

2

2

4

Baja

14

Falta de personal, desconocimiento de normas legales

Que la comunidad no da buen uso a los servicios y obras publicas engtregadas por la entidad.

Asumir el Riesgo

F

4

2

8

Moderado

Programación de visitas de seguimiento y asignación de funcionario

3

2

6

Moderado

Falta de concientizacion y sentido de 13 pertenencia por los bienes de uso publico

Socializacione s previas, actas de mantenimeint o con los usiarios de alumbrado público y actas de entrega a lideres comunitarios.

Seguimiento por parte del jefe de la Unidad de Desarrollo Rural para que el funcionario Asumir el Riesgo, Reducir el encargado Riesgo Cumpla con la programacion de visitas. Revisión aleatoria de conceptos técnicos.

Comité de calidad

Aprobó:

UDR

Tramites satisfactorios

Comité Calidad Representante Alta Direccion

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD MAPA DE RIESGOS

Versión: 04 Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN JURIDICA- OFICINA JURIDICA

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Certificado: GP 115-1

12

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTES

VALOR

IMPACTO 4

Moderado

*Revision de juriprudencia vigtente

2

3

6

Alto

Copias de seguridad y seguimiento a los procesos judiciales.

2

4

8

Asumir el Riesgo, Reducir el Seguimiento a los procesos Riesgo judiciales

INDICADOR

3

9

*Asistencia mutua entre los profesionales encargados: Actualización del normograna y divulgación Asumir el Riesgo, Reducir el de las nuevas normas, socializar Riesgo conocimiento jurídico y apoyar conceptos jurídicos entre asesor externo y jefe oficina asesora jurídica

RESPONSABLES

Sustraccion, pérdida o alteracion indebida de los expedientes de proceso judiciales.

3

Moderado

2

Falta de recursos fisicos y de seguridad para el resguardo de documentos y archivos.

3

NUEVA CALIFICACION

Moderado

Falta de información y Inadecuada entrenamiento en 1 cuanto a la profundizacion de normatividad conceptos juridicos aplicable

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO: Representar judicial y extrajudicial al municipio en los asuntos en que sea parte. Prestar asesoría directa e inmediata al Alcalde, los Secretarios de Despacho y demás servidores públicos de la Administración Pública.

JURIDICA

N.A

JURIDICA

Procesos judiciales No. Procesos en desarrollo / No. Proceos cerrados.

4

Falta del recurso humano suficiente proporcional a su cargo laboral.

Vencimiento de Terminos legales para interponer acciones judiciales (Preinscripcion y caducidad)

2

2

2

8

4

Moderado

Baja

Estudio de los casos en el comité Jurídico previo al venvimiento de términos.

Revisó:

3

1

2

2

6

2

Moderado

4

Seguimiento a los procesos judiciales y adminsitrativo s

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Informar a los responsables el pronto vencimiento del término

Asumir el Riesgo

Asesosrar al representante legal sonre la imperiosa necesidad de interponer las acciones a la brevedad posible. Asignacion de la actacion judicial a un Asesor Jurídico informando la fecha de vencimiento del termino. Seguimiento de las asignaciones de los Asesores Jurídicos

Baja

3

Falta de Vencimiento de compromiso y términos judiciales y cumplimiento de legales para atender actuaciones judiciales funciones y administrativas

JURIDICA

JURIDICA

Comité de calidad

Procesos Judiciales y Administrativos vigentes No. Procesos judiciales y administrativos vigentes/ No. Procesos judiciales y administrativos cerrados.

Procesos Judiciales y Administrativos interpuestos No. Procesos judiciales y administrativos Interpuestos/ No. Procesos judiciales y administrativos.

Comité Calidad

Aprobó:

Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN MOVILIDAD, TRANSITO Y TRANPORTE

Certificado: GP 115-1

INDICADOR

SPONSABLES

ACCIONES

IONES MANEJO

NUEVA CALIFICACION

VA EVALUACION

OLES EXISTENTES

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

UACION RIESGO

OBJETIVO: Mediante el aseguramiento de la población pobre y vulnerable garantizar el acceso en promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación en salud Controlar la movilidad Municipal y realizar las campañas educativas para dar a conocer la normatividad en tránsito, y a la vez realizar la demarcación y instalación de las señales de tránsito vigentes. , Migrar la información necesaria al Ministerio de Transporte y al Registro Unico Nacional de Tránsito con el fin de obtener los rangos necesarios para la legalización de los trámites por parte de los Usuarios.

3

15

15

4

3

3

12

12

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

No. De registros de embargos/No. De solicitudes

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Monitoreo a la satisfacción de los clientes con frecuencia establecida

Cumplimiento de Tramites

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Personal competente Validacion matriz origen destino

ACCIONES

VALOR

Alto

Personal competente Validacion matriz origen destino

4

IMPACTO

Alto

Base de datos Atención de PQRS Buzón de quejas y reclamos

PROBABILIDAD

6

INDICADOR

5

3

2

RESPONSABLES

Cálculos erroneos de Deficientes estudios tecnicos oferta / demanda de de movilidad transporte público

5

3

SECRETARIO MOVILIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

4

Inadecuada atención en trámites

Lista de verificación

SECRETARIO MOVILIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

3

Falta de personal, desconocimiento de procedimientos, bajo nivel tecnologico

Moderado

No.de Licitaciones Abiertas

SECRETARIO MOVILIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

8

4

SECRETARIO MOVILIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

2

1

Baja

4

Demora en el registro del embargo del vehículo

4

Moderado

Falta de personal, desconocimiento 2 de procedimientos, bajo nivel tecnologico

Baja

Alto

5

*Indicador de Gestión *Ejecutar el estudio de conveniencia para la adjudicación de rutas de servicio

Alto

1

CONTROLES EXISTENTE

5

EVALUACION RIESGO

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

No realizar licitación para Desconociemient adjudicación de o de 1 rutas de servicio procedimientos, falta de interes público en la zona urbana del municipio

Abrir licitación a empresas transportadoras para la Asumir el Riesgo prestación de servicio de nuevas rutas en zona urbana *Verificar al inicio de la Jornada los documentos pendientes por trámite. *Lista de verificación por Asumir el Riesgo, Reducir el trámite. Riesgo *Indicador mensual aleatorio * Ajustar el procedimiento determinando el tiempo màximo para el registro

Cumplimiento Indicadores Plan Indicativo Elaborado

5

3

15

Alto

Vehiculos parqueados en las instalaciones del casino de Obras.

Revisó:

4

3

12

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Contratacion de un parqueadero que cumpla con condiciones tecnicas legales

SECRETARIO MOVILIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

No contar conn instalaciones adecuadas pra salvaguardar los vehiculos inmovilizados por infracciones de Transito

Alto

5

Falta de infraestructura, demomas en los procesos licitatorios, asignacion de contratos sin requisitos minimos

Comité de calidad

Contrato adjudicado oy operado.

Comité Calidad

Aprobó:

Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN RECURSOS FISICOS-ALMACEN GENERAL

Certificado: GP 115-1

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

VALOR

IMPACTO

NUEVA CALIFICACION

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTES

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO: Dotar a la Alcaldía de La Plata de infraestructura locativa y recursos físicos, protegidos y conservados, para soportar las actividades que conforman la misión institucional.

4

Desconicimiento del manejo del Errores al registrar software HAS y de ingresos y salidas herramientas del almacén. informaticas

5

Instalaciones Poca capacidad inapropiadas para fisica de la bodega el almacenamiento de almacenimiento de los diferentes y deficiente elementos mantenimiento de adquiridos por las mismas diversas compras

Revisó: Aprobó:

3

2

5

2

6

Moderado

Deficiente verificacion de elementos adquiridos

Inapropiado recibo de mercancias, que no reunan condiciiones tecnicas requeridas.

5

3

*Inventarios Físicos y revision por áreas.

4

2

8

Moderado

3

Falta de seguridad y control en la salida *perdida de bienes y entrada de elementos

Asumir el Riesgo, Reducir el elementos a Riesgo Dependencias

Alto

Verficacion de contratos. Devolucion de mercancia que no cumplen con las caracteristicas pactadas

4

2

8

Revision Detallada Asumir el Riesgo, Reducir el de cla mercancia y Almacen General Riesgo verificacion con el objeto contratual

Baja

Revision registro Módulo HAS y revision por dependencias.

1

1

1

2

8

Moderado

3

15

Alto

4

1

5

12

2

25

*Mantenimient o constante el programa HAS

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Moderado

2

*Perdida de la informacion del 4 modulo HAS

Extremo

*Soporte en medio fisico de todos los movimientos que se realice en el modulo Almacen.

Clasificacion de elementos

4

5

20

Extremo

1

Falta de mantenimiento y protocolos de seguridad del modulo HAS

Baja

*Copia de Seguridad manual cada ocho dias.

Almacen General

Entrega de

Almacen General

mediante actas

Asumir el Riesgo

Revision de bienes por dependencias..

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Ampliacion fisica o reubiacacion de bodega y clasificacion de los diversos elementos suministrado

Almacen Municipal

Almacen Municipal

Mantenimientos realizados

Bienes entregados No. De Dependencias/ No. Bienes.

Evaluaciones realizadas

Evaluaciones realizadas

Reubicacion adecuado a la necesidades fisicas de las instalaciones de la bodega

Comité de calidad Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN SALUD - DESARROLLO SOCIAL

Certificado: GP 115-1

Moderado

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

8

OPCIONES MANEJO

2

NUEVA EVALUACION

4

Nivel de Cobertura

6

6

SECRETARIO DESARROLLO DE DESARROLLO SOCIAL

2

2

1.Manejo oportuno en físico y sistemático de la información fuente de los recursos. 2.Asesoría permanente sobre la forma de operatividad las fuentes de financiación del Asumir el Riesgo, Reducir el sistema. Riesgo 3.-Involucrar actores para fortalecer con dinamismo, competencia los recursos y fortalecer la cobertura en la población pobre 1.-Asignación vulnerable para de su jornadas para ingreso al sistema. realizar actividades. 2.- Programar de manera incluyente los actores del sistema en programas de comprensión del sistema. Asumir el Riesgo, Reducir el 3.- Fortalecer las Riesgo asistencias técnicas en participación de foros en materia de aseguramiento. 4.- Fortalecer las asistencias técnicas en participación de foros en materia de aseguramiento.

SECRETARIO DESARROLLO DE DESARROLLO SOCIAL

3

3

Moderado

Moderado

Moderado

8

CONTROLES EXISTENTES

VALOR

IMPACTO 2

VALOR

2

DESINTERES PARA Desconocimiento FORTALECER EL de las metas y SISTEMA GENERAL DE objetivos en salud SEGURIDAD SOCIAL EN del entidad SALUD

4

IMPACTO

1

1.- gestión de recursos. 2.- orientar los flujos de recursos con los cuales se financia el aseguramiento en el régimen subsidiado. 1.-capacitación de los actores en el sgsss sobre la normatividad relacionada con el aseguramiento. 2.- ampliación de jornadas de trabajo con referencia a la induciión al conocimiento de la norma los cuales se haran en mesas de trabajo con definición de competencias en socilaizacion. 3.- utilización de medios de mayor y mejor accesibilidad de la información para la promoción del sistema de seguridad social en salud.

NUEVA CALIFICACION

PROBABILIDAD

DISMINUCIÓN DE COBERTURAS Y AFILIACIÓN EN EL REGIMEN SUBSIDIADO PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD DE LA POBLACIÓN PLATEÑA CON OPORTUNIDAD Y ACCESIBILIDAD COMO LO EXIGE LA NORMA.

Falta de gestion para el fortalecimiento y aumento de coberturas del regimen subsidiado en salud

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO: Mediante el aseguramiento de la población pobre y vulnerable garantizar el acceso en promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación en salud

asistencia tecnica ejecutada conforme al cronograma/asistencia tecnica programada en el cronograma

IRREGULARIDAD EN TIEMPO EN AJUSTES Y DEPURACIÓN DE LAS BASES DE DATOS DEL Falta de personal, REGIMEN SUBSIDIADO deficiente A TRAVÉS DEL infraestructura CONTROL SOCIAL, tecnologica MEDIANTE LECTURA PÚBLICA DE LISTADOS DE SISBEN Y REGIMEN SUBSIDIADO.

Baja

2

1

2

Baja

3

Asumir el Riesgo

3.- recurrir a la asistencia técnica de gran perfil y especializada en el tema.

3

3

9

0

Moderado

Baja

1.supervisión al manejo de la información directa o peticionable con el acompañamiento del ente de control. 2. Supervisión por parte de la firma interventora. 3. Acompañamiento por parte de la sec. Salud mpal a la interventoria sobre las acciones de las epss en esta materia con el acompañamiento de un ente de control cu 1. Jornadas de depuracion de bases de datos. 2. Reunion con las epss para darle celeridad al cargue del sistema. 3. Realizar cronogramas periodicos para analisis y depuración de base de datos entre el ente territorial y las entidades promotoras de salud.

2

3

6

0

1.- Seguimiento Al Proceso De Contratación. 2.- Asesoría En Aspectos Contractuales En Materia De Aseguramiento. 3.- Recurrir A La Asistencia Técnica De Gran Perfil Y Especializada En El Tema.

1. Supervisión al manejo de la información directa o peticionable con el acompañamiento del ente de control. 2. Supervisión por parte de la firma interventora. 3. Asumir el Riesgo, Reducir el Acompañamiento Riesgo por parte del sec. salud municipal a la interventoría sobre las acciones de las EPSS en esta materia con el acompañamiento de un ente de control cuando lo amerite.

Asumir el Riesgo

Realizar cronogramas periódicos para análisis y depuración de base de datos entre el ente territorial y las entidades promotoras

SECRETARIO DESARROLLO DE DESARROLLO SOCIAL SECRETARIO DESARROLLO DE DESARROLLO SOCIAL SECRETARIO DESARROLLO DE DESARROLLO SOCIAL

5

FALTA DE INTERVENCIÓN Y SEGUIMIENTO, ASESORIA, AUDITORIA Y ASISTENCIA TECNICA A LA EJECUCION DE LOS RECURSOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO

1

Moderado

No establecimiento de auditorias y 4 seguimiento a la ejecucion de los recursos

3

2.- asesoria en aspectos contractuales en materia de aseguramiento.

Baja

DEMORA EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DEL Desconocimiento REGIMEN SUBSIDIADO 3 de procedimientos, ADELANTADO POR LA de normas legales SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL CON LAS DISTINTAS ENTIDADES DEL SISTEMA

1.- seguimiento al proceso de contratación.

# interventoria ejecutas programadas con el cronograma/#de interventor

Jornadas de Trabajo ejecutadas/Programadas

Base de Datos actualizada

Base de Datos actualizada

Falta de sistematizacion de procesos, deficiente personal

Revisó:

GESTIÓN INOPORTUNA DE PETICIONES DE QUEJAS Y RECLAMOSPQR

5

3

6

15

Moderado

Alto

1.activar el sistema de atención a la comunidad. 2- promocionar el sac- sistema de atención a la comunidad por medios de gran reconocimiento local. 3. Difundir la reactivación del sac para que las eps s se enteren del sistema yy lo utilicen tanto para el cliente interno como externo para darle mejor atención en información al sistema.

2

4

2

3

4

12

Baja

2

Asumir el Riesgo

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Comité de calidad

Aprobó:

1. Revisión periódica. 2.- Mantener con antivirus actualizado los equipos y bases de datos. 3. Utilizar los medios informáticos única y exclusivamente para cargue del sistema relacionado con el objetivo para el cual ha sido diseñado.

1. Activar el sistema de atención a la comunidad. 2- Promocionar el SAC- sistema de atención a la comunidad por medios de gran reconocimiento local. 3. Difundir la reactivación del SAC para que las EPSS se enteren del sistema y lo utilicen tanto para el cliente interno como externo para darle mejor atención en información al sistema.

SECRETARIO DESARROLLO DE DESARROLLO SOCIAL SECRETARIO DESARROLLO DE DESARROLLO SOCIAL

7

3

Alto

FALLAS EN EL OTORGAMIENTO DE CUPOS PARA LA Desconocimiento COBERTURA DE LA de procedimientos, SEGURIDAD SOCIAL E 6 de normas legales, INFORMACION favorecimientos DEFICIENTE DE LA BASE politicos DE DATOS UNICA DE AFILIADOS DEL MUNICIPIO

1.revisión periodica. 2.- mantener con antivirus actualizado los equipos y bases de datos. 3. Utililizar los medios informaticos única y exclusivamente para cargue del sistema relacionado con el objetivo para el cual ha sido diseñado.

Base de Datos actualizada

No de Seguimientos realizados

Comité Calidad Representante Alta Direccion

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD MAPA DE RIESGOS

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN TALENTO HUMANO- SECRETARIA DE GOBIERNO

Versión: 05 Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012 Pág: 1

Certificado: GP 115-1

OBJETIVO: Formular y ejecutar políticas y programas de recursos humanos que propendan al bienestar de los funcionarios de la Alcaldia de La Plata, para su mejor desarrollo personal y profesional dentro de los lineamientos y objetivos de la Institución; dirigir, coordinar y controlar la administración del talento humano y suplir las necesidades de personal que presenten las dependencias

4

2

1

2

3

12

Alto

4

No aplicacion de Pérdida de documentos tecnicas y normas en las archivisticas historias laborales

3

1

3

Baja

Formato Prestamo de Documentos

12

Alto

Filtros de revisión

3

3

2

1

3

4

3

9

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

9

4

2

Baja

3

Desconocimiento Inadecuada aplicación de los procesos de del proceso de selección de selección de personal personal

3

VALOR

3

3

4

IMPACTO

Baja

*Priorizacion de actividades a financiar con los recursos disponibles y dirigidos al fortalecimiento de Talento Humano

*Procedimiento *Prueba de Selección *Evaluación de competencias y Habilidades

Decisiones tomadas por la alta Dirección. Error en la elaboración de actos administrativos. Procedimientos Demandas de carácter 5 internos fuera de laboral términos legales o vencimiento de los mismos.

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTES

EVALUACION RIESGO

VALOR

IMPACTO 1

Moderado

Baja

4

9

Moderado

Insuficientes recursos para financiar actividades de fortalecimiento del Talento Humano

3

*Modelo de evaluacion de desempeño *Plan de Bienestar, Capacitacion y Estimulos y ejecucion de las actividades planeadas

Baja

2

Baja estimacion de recursos en el presupuesto para financiar actividades de fortalecimiento de talento humano.

3

NUEVA CALIFICACION

Moderado

Falta de Bajo nivel de programas de desempeño Laboral de 1 desarrollo de habilidades en los los servidores en sus funciones servidores

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

Asumir el Riesgo

*Fortalecer campañas de estimulo de personal y mejoramiento del clima laboral *Realizar SECRETARIA DE seguimiento, GOBIERNO evaluacion y acciones pertinentes a los resultados del Plan de Bienestar Social, Capacitaciones y Estimulos

Evaluaciones de desempeño y de competencias.

Asumir el Riesgo

*Evaluar las acciones realizadas en los planes de bienestar social, SECRETARIA DE capacitar y mejorar GOBIERNO los niveles de eficacia de las actividades propuestas

Nivel de eficiencia del plan de Bienestar Social, capacitaciones y clima laboral= Resultado de encuesta de evaluacion ; comparativo de recursos invertidos de la vigencia 2012/ recursos invertidos 2012

*Aplicación del Procedimiento *Aplicación de la Asumir el Riesgo, Reducir el Prueba de Selección SECRETARIA DE Riesgo *Aplicación de GOBIERNO Evaluación de competencias y Habilidades

Asumir el Riesgo

control en el préstamo de los expedientes

SECRETARIA DE GOBIERNO

Decisiones de la alta Dirección de conformidad con la Asumir el Riesgo, Reducir el SECRETARIA DE ley. Autocontrol Riesgo GOBIERNO acorde a la normatividad vigente

Procesos de selección de personal

Carpertas de Historias laborales con registros completos.

Número de demandas de origen laboral en curso. Número de demandas de origen laboral perdidas x 100 / Número total de demands de origen laboral

5

4

20

Extremo

Capacitación en temas de salud ocupacional

Revisó:

4

4

16

Extremo

Falta de planeación y ejecución de un plan institucional en salud ocupacional. No mitigar riesgos ocupacionales. 6 Riesgos ocupacionales Desconocimiento de normas en salud ocupacional. Falta de elementos de protección personal.

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Asignación de recursos para el Suministro de elementos de protección personal, de acuerdo a la norma vigente y según la actividad realizada por el funcionario o trabajador. Concientizar al empleado y trabajador SECRETARIA DE de la importancia GOBIERNO de utilizar los elementos de protección personal. Que el funcionario o trabajador sepa analizar la posible ocurrencia de un accidente de trabajo, y tomar las medidas necesarias para evitar el mismo.

Comité de calidad

No de elementos de protección personal suministrados/No de elementos de protección personal requeridos x 100. No. de accidentes de trabajo presentados, discriminado por causa y tipo de trabajador (oficial, de carrera)

Comité Calidad

Aprobó:

Representante Alta Direccion

Versión: 05

SISTEMA GESTION INTEGRADO DE CALIDAD

Fecha de Aprobación: 22 de Mayo 2012

MAPA DE RIESGOS

Pág: 1

Municipio La Plata NOMBRE DEL PROCESO: GESTION EN SISTEMAS- DAP- INGENIERO DE SISTEMAS

Certificado: GP 115-1

INDICADOR

RESPONSABLES

ACCIONES

OPCIONES MANEJO

NUEVA EVALUACION

VALOR

IMPACTO

NUEVA CALIFICACION

PROBABILIDAD

CONTROLES EXISTENTES

VALOR

IMPACTO

PROBABILIDAD

RIESGO

CAUSA

ITEM

CALIFICACION

EVALUACION RIESGO

OBJETIVO:Ofrecer soporte técnico a usuarios internos del sistema de informaron de la Administracion Central Municipal.

Acumulación de Falta de depuracion datos informáticos. de archivos y Archivo de datos 3 innecesarios o backup de ajenos a la computadores administración

2

10

5

3

15

3

2

6

Moderado

Aplicar los planes de contingencia

4

2

8

Moderado

2

Deficiente capacidad electrica de la entidad y Interrupción del fluído eléctrico cortes en la prestacion de servicio de energia

5

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Alto

Existe una UPS instalada

4

3

12

Alto

1

Falta de actualizacion de antivirus, Falla en los procesos deficientes automatizados, a estabilizadores y causa de Virus no informático, establecimiento picos de voltaje, de protocolos de uso indebido de la utilizacion de tecnología equipos informaticos

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Moderado

Eliminacion de archivos innecesarios

2

2

4

Baja

Asumir el Riesgo

Estandarizar los planes de contingencias

Mejorar la capacidad de la UPS existente y adquisicion de una planta eléctrica

informar al personal de la prohibicion de archivos agenos a la administracion

Gestion en Sistemas

Seguimiento al plan de contingencia

Gestion en Sistemas

Número de fallas en el fluido eléctrico en el período

Gestion en Sistemas

Número de alertas por insuficiente espacio en disco

6

Seleccion inadecuada de personal idoneo y deficiente equipo de trabajo

Revisó: Aprobó:

Falta de recursos humanos y técnicos

5

3

5

5

12

25

15

Alto

3

2

6

Extremo

Inclusión én el plan de compras

3

4

12

Alto

Requerimiento de contratación de técnicos, y ejecución del plan de compras para la dirección de sistemas

5

4

20

Comité de calidad

Moderado

4

Gestion en Sistemas

Número de casos atendidos por presencia de virus informáticos en equipos de la alcaldía

Alto

Falta de presupuesto para la adquisición de No identificacion elementos de oportuna de cómputo. Demora necesidades en 5 en el suministro de materia tecnologica elementos para la para inclusion en reparación o plan de compras reposición

3

0 Antivirus de prueba

Adquisicion de licencias de antivirus. Implementación de políticas de Asumir el Riesgo, Reducir el seguridad Riesgo de uso de software y seguimiento sobre la misma

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Ampliación del rubro para adquisició de los elementos de cómputo.

Gestion en Sistemas

Tiempo de respuesta a las solicitudes de mantenimiento o reposición de equipos o software

Extremo

4

Alta utilización de medios magnéticos con No tener el antivirus licenciado y/o posibilidad actualizado. No de virus (memorias aplicación de usb, normas de cd, descarga de seguridad en el uso archivos de de software internet)

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir el Riego

Ejecucion de plan de manteniemiento y requerimiento de insumos

Gestion en Sistemas

Número de equipos reportados para mantenimiento en el período

Comité Calidad Representante Alta Direccion