Universidad Tecnológica de Querétaro
Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou,
[email protected], c=MX Fecha: 2011.08.26 09:41:50 -05'00'
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO VOLUNTAD. CONOCIMIENTO. SERVICIO
ACTULIZACION DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
MEMORIA QUE COMO PARTE DE LOS REQUISITOS PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACION EN EL AREA DE RECURSOS HUMANOS
PRESENTA: TORRES MORENO MARIBEL MARÍA KARINA RODRÍGUEZ GONZÁLEZ EMPRESA: SECETARIA DEL TRABAJO
ASESOR DE LA UTEQ: L.A.I ALMA MONTES ACOSTA
ASESOR DE LA EMPRESA: L.A.E JUAN MANUEL DÍAZ ORTEGA
QUERÉTARO, QRO. AGOSTO DE 2011
MARIBEL TORRES MORENO ACTUALIZACION DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 2011
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO
ACTUALIZACION DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Memoria Que como parte de los requisitos para obtener el título de
TSU. ADMINISTRACION EN EL AREA DE RECURSOS HUMANOS
Presenta MARIBEL TORRES MORENO MARIA KARINA RODRIGUEZ GONZALEZ
Asesor de la UTEQ
Asesor de la Empresa
L.A.I ALMA MONTES ACOSTA
L.A.E JUAN MANUEL DÍAZ
QUERETARO, QUERETARO 24 DE AGOSTO DE 2011
RESUMEN El proyecto se realizó en La Secretaría del Trabajo durante el periodo de estadía mayo-agosto 2011, el cual es llamado ACTUALIZACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Este proyecto tiene como propósito mejorar la estructura documental, eliminar información repetida e incongruente y Verificar el cumplimiento de la norma ISO 9001:2008. El proyecto es asignado ya que se detecta confusión, inconformidad e incumplimiento en la documentación del Sistema de Gestión de calidad, se desarrollo con la intención de mejorar los procedimientos obligados del SGC, el cual fue elaborado con una estructura nueva que pretende mejorar el entendimiento del usuario, con información concisa, fue necesario hacer una revisión documental, adecuando el formato según el requerimiento de la norma ISO 10013, se verifico el cumplimiento con la norma ISO 9001:2008 con respecto a los procedimientos obligados y se hicieron propuestas de mejora. La información del sistema de calidad o cualquier otro sistema tiene que ser clara para transmitir bien el mensaje, sin confusiones que ocasionan inconformidad, falta de interés y rechazo; Si la documentación del sistema de calidad es entendible este se convierte realmente en una herramienta de trabajo que pueden adaptar fácilmente para mejorar.
ABSTRACT The project was done in the labor Department Office, in with it was found a serious problem with the quality management documentation. The manual has several omission mistakes as well as it is badly written , so employees get confused and indifferent to the manual due to the fact that they do not have a guideline to follow. Besides, the above mistakes break the ISO 9001:2008 norm giving the Office many certification problems. Because of this, a new design structure was made in order to get a better understanding with concise information. In this project, a careful review was done; the format was changed according to the ISO 10013 norm. The information was verified according to the ISO 9001:2008 norm using the mandatory procedures and continuous improvement schemes were done. The
ÍNDICE
Resumen Abstract I Introducción
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II Antecedentes
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III Justificación
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IV Objetivos
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V Alcances
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VI Fundamentación teórica
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VII Plan de actividades
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VIII Recursos materiales y humanos
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IX Desarrollo del proyecto
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X Resultados obtenidos
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XI Análisis de riesgos
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XII Conclusiones
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XIII Recomendaciones
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XIV Referencias
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I.-INTRODUCCION El proyecto se llevó a cabo dentro de la Secretaria del Trabajo en el área de Unidad de Servicios Administrativos en el Estado de Querétaro, QRO, debido a que en este lugar, se cuenta con los recursos humanos, materiales necesarios para el buen desarrollo del mismo. Se deberá realizar un proyecto sobre la Actualización del Sistema de Gestión de Calidad basándose en la norma ISO 9001:2008 con la finalidad de actualizar la documentación dentro del área Administrativa con la finalidad de actualizar la documentación dentro del área Administrativa donde se podrá ver la problemática que pueda surgir durante la trayectoria de dicho proyecto. Se consideró dicho proyecto porque se detecto que había un problema en el Sistema de Gestión de Calidad que se ha vendido presentando durante periodos anteriores por falta de inconformidad al no darle seguimiento e implementación del Sistema para una mejor comprensión y por la falta de actitud y trabajo en equipo del personal de la Secretaria del Trabajo. Este sistema se ha llevado a cabo por el comité de Calidad, donde el Representante del comité de Calidad asigna copias controladas de los manuales de calidad en caso de que se presente cambios en el manual pero no indica o no informa al personal que tipo de cambio se hizo ni por qué motivo, dicha actualizaciones han pasado a cambios desde el 2007 hasta el 2010 sin haber un cambio verdadero y de mejora.
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II.-ANTECEDENTES La Secretaria del Trabajo cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad desde el 10 de junio del 2007 logrando la certificación en el año de 7 de Octubre del 2008 de a través del tiempo la Secretaria del Trabajo surge la necesidad de mejorar la estructura documental con la finalidad de hacerlo más fácil de entender los procedimientos respecto a la norma ISO 9001:2008, el último registro de cambio en el Manual de Calidad se realizó el 1 de Abril del 2010 al 30 de Septiembres del 2010. El mes de Agosto de 2011 se da un curso de calidad, que se impartió a toda la Secretaria del Trabajo y fue ahí donde salieron a flote todos los problemas y comentarios de inconformidad por la falta de seguimiento e implementación en el sistema puesto que no ha quedado claro el concepto de calidad, durante ese periodo no se ha podido trabajar como el clima organizacional, trabajando en equipo, y la actitud de los empleados al tener miedo al cambio comenzando por no aceptar nuevas ideas y cerrándose a nuevas decisiones al llegar a un acuerdo favorable. También una de las razones por las cuales se realizara este proyecto es porque se requiere generar un cambio verdadero y consiste al que puedan adaptarse más fácilmente y entendible y con el transcurso de tiempo adoptar como una forma de trabajo adecuada a las necesidades de los trabajadores y usuarios.
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III.-JUSTIFICACION El principal motivo de este proyecto en la actualización documental en el Sistema de Gestión de calidad relacionado a los procedimientos obligados de la norma ISO 9001:2008, para el mejor departamento de Unidad de Apoyo Administrativo obsoleta y buscar un mejor entendimiento y comprensión hacia los objetivos establecidos en beneficios de otras áreas dependientes de la Unidad de Apoyo Administrativo del todo el Sistema de General. La razón por la que se decidió hacer este proyecto, es porque la dependencia desea mejorar y reducir documentación del sistema de Gestión de Calidad
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IV.-OBJETIVOS
*Actualizar documentos *Mejorar la estructura documental *Reducir el papeleo *Eliminar documentación repetida e incongruente *Verificar cumplimiento de la norma ISO 9001:2008 en los obligados *Identificar ´reas de oportunidad.
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V.-ALCANCES El alcance que tendrá la actualización documental del Sistema de Gestión de Calidad abarca la revisión de los documentos obligados por la norma ISO 9001:2008 existentes, actualización de la información, mejoramiento de estructura documental, reduciendo el papeleo y verificando de los debes de la norma.
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VI.-FUNDAMENTACION TEORICA La evolución del ISO 9001:2008 abarca desde 1959 en el departamento d ela defensa de los Estados Unidos un programa de administración de la calidad el cual fue llamado mil-Q.9858, cuatro a los más tardes nació mil-Q.9858ª. Esta versión de la norma exige un mayor énfasis en el papel de la alta dirección, lo cual incluye su compromiso en el desarrollo y mejora del sistema de gestión de calidad. La familia de la norma ISO 9001:2008 promueven en la adaptación de un enfoque basado en procesos cuando se implementa y mejora un sistema de gestión de calidad. El enfoque basado en procesos está reflejado en la estructura de la norma ISO 9001:2008 sistema de gestión de calidad, requisitos y también en la norma ISO 9001:2008 sistema de gestión de calidad Directores para la mejora del desempeño. Se definieron los siguientes conceptos:
CALIDAD Lo definimos como una herramienta básica para una propiedad inherente de cualquier cosa que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma especie, la calidad ofrece unas condiciones de uso del producto o servicio superiores a las que el cliente espera recibir.
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Entonces un Sistema de Gestión de calidad significa disponer de una serie de elementos como son:
1) Procedimientos
2) Formatos y Registros de la Calidad 3) Procesos El Sistema de Gestión de Calidad:
Mejora de la Organización Posicionamiento en el mercado Requisitos del Cliente Requisitos Legales
* Los parámetros de la calidad son, calidad de diseño: es el grado en el que un producto o servicio se ve reflejado en su diseño. * El cliente es el nuevo objetivo: las nuevas teorías citan al cliente como parte activa de la calificación de la calidad de un producto, intentado crear un estándar en base al punto subjetivo de un cliente. La calidad de un producto no se va a determinar solamente por parámetros puramente objetivos sino incluyendo las opiniones de un cliente que usa determinando productos o servicios. 7
PROCEDIMIENTOS Son la acción de proceder un método de ejecutar algunas cosas donde trata de una serie común de pasos definidos, que permite realizar un trabajo de forma correcta. La forma específica para llevar a cabo una actividad a un procedimiento generalmente describen actividades que comprenden a funciones diferentes, mientras las instrucciones de trabajo se aplican a las tareas dentro de una función, se deben proporcionar información clara, concisa y completa donde nos enseña que cosa hacer, como, cuando, donde y quien lo hará.
FORMATOS Y REGISTROS Los formatos se desarrollan y mantienen para registrar los datos que muestren el cumplimiento de los requerimientos del sistema de gestión de calidad, un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos. Los registros muestran resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se están realizando las actividades establecidas en los procedimientos documentadas e instrucciones de trabajo, los registros no están a cambios.
REGISTROS Muestran los resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se están realizando las actividades en lo procedimientos documentados e instrucciones de trabajo.
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PROCESOS Los procesos para alcanzar los objetivos los resultados y actividades se gestionan como procesos, que contienen la entrada, controles que son los procesos que son los conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para transformar elementos de entrada en resultados, y su salida que es el resultado o la satisfacción que resulte, sus mejoramiento de los procesos son la política de calidad, estandarización, objetivos de calidad.
P
controles
R O
Controles
Proceso *conjunto de actividades mutuamente relacionados o que interactúan ara transformar elementos de entradas en resultados
Recursos
9
D
Salidas
U C T
O
En la Pirámide documental consta de los siguiente:
Manual de Calidad
Politica
Objetivos
Procedimientos
Formatos
Instrucciones de Trabajo
Registrar
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VII.-PLAN DE ACTIVIDADES
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VIII.-RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS RECURSOS MATERIALES *Computadora *Libreta y pluma *Documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaria del Trabajo *Consulta del ISO 9001:2008 RECURSOS HUMANOS *Asesoría por parte del representante y del comité de calidad de la Secretaria del Trabajo.
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IX.-DESARROLLO DEL PROYECTO 1).La información se empezó a recopilar en el área departamento de Unidad de Servicios Administrativos para determinar, que necesidad tenía la dependencia cual era la problemática que se debía atender. Se detecto que en el Sistema de Gestión de calidad hacia falta actualizar documentados demandados como obligación por la norma ISO 9001:2008 y hacerlos mas amigables debido a que no se estaba entendiendo por parte del personal de la Secretaria del Trabajo. Por lo tanto se presentaron 6 procedimientos actuales con la estructura según la norma 10013. 2) De los 6 procedimientos obligados se realizó el análisis completo de la norma encontrándose lo siguiente: Se identifico que no se muestra evidencia de que estén identificados los productos no conforme cada proceso y confunde con las no conformidades o desviaciones no está claramente identificados los productos y sus requisitos para casa proceso. Se podrá ver en el desarrollo del proyecto como fue detectándose el problema. Y lo que aún tienen que ajustar y añadir respecto a la norma ISO 9001:2008 en el Sistema de Gestión de calidad y cómo fue que se empezó a actualizar comenzando por estructurar los procedimientos de Gestión de calidad, establecer en ellos su Instrucción, Objetivos, Alcances y Políticas y/o normas, con el fin de reducirse el papeleo en el manual de procedimientos y quedara as claro dicho procedimientos con los debes de la norma.
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1). IDENTIFICAR LOS DEBES DEL CONTROL DE SERVIICO NO CONFORME SE recomienda que están identificados los productos no conforme para cada proceso, ya que se confunde con las no conformidades o desviaciones debido a que el producto no conforme es el que no cumple los requisitos y no esta claramente identifica do los productos y sus requisitos para cada proceso. CLAUSULA
REQUISITOS
HECHOS
8.3
Debes asegurarse de que producto que no sea conforme con los requisitos del producto se identifica y controla para prevenir sus uso o entrega no intencionado. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles y las responsabilidades y autoridades relacionados para tratar el producto no conforme A).debe tratar los productos no conforme tomando acciones para eliminar la no conformidad detectado
No
se
SUGERENCIA muestra
evidencia
Procedimiento
no
conforme SGCP0303
Actividad
Establecer productos por proceso y requisitos de cada producto.
No establecidos en el procedimiento las autoridades responsables y controles.
6
procedimiento SGCP0303
B)Debe autorizar su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente cuando sea aplicable, por el cliente.
No
C).Debe tomar acciones para impedir su uso o aplicación prevista originalmente
No
se
mostro
evidencia
se
evidencia
mostro
Se sugiere que el responsable del proceso, es el único que podrá autorizar la entrega de un servicio no conforme en caso de que se produzca, se registrara en una lista de registro especificado los motivos de su decisión. Se sugiere que el responsable del proceso actué inmediatamente con la conformidad derivado del servicio que se brindo.
D)Debe tomar acciones apropiadas a los efectos o potenciales de la no conformidad cuando se detecta un producto no conforme después de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso. Debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos
Debe mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.
No
se
mostro
evidencia
El Director/Responsable del proceso lleva a cabo una verificación para comprobar que el servicio no conforme quede subsanado e informarle a la dirección y entregarle el reporte del servicio no conforme al representante del comité. El Responsable del comité registros los datos en el control de servicio no conforme y otorgando numero de folio. Agregar otros registros mencionados en el procedimiento.
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Analizar cuáles serán los efectos potenciales de un producto no conforme y que acciones se pueden tomar.
2)IDENTIFICAR LOS DEBES DE ACCIONES CORRECTIVAS CONCLUSIÓN: En este procedimiento cumplen con la mayoría de requisitos solo en la elaboración de los documentos se hace una sugerencia y en documentos de origen externo observamos que no cuentan con evidencia de cómo son identificados. CLAUSULA
REQUISITOS
HECHOS
8.5.2
Debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir
Se levantara una acción correctiva derivada de reporte del servicio no conforme asignado un responsable que de seguimiento. No se mostro evidencia
Debe ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas
A) Debe revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los cliente)
B) Debe determinar causas de las conformidades.
las no
C) Debe evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no a ocurrir. D) Debe determinar e implementar las acciones necesarias
SUGERENCIA
En caso que el usuario sea victima de abuso de autoridad es detectado en e cuestionario de evaluación del servicio, levantando un reporte de no conforme y da aviso al responsable del proceso El representante del comité, registra los datos del usuario, el representante determina (a causa raíz que provoco la no conformidad) Nos se mostro evidencia
No se evidencia
mostro
Se sugiere que se lleve a cabo la acción correctiva por medio de un procedimiento para evitar que en futuro se presente una no conformidad.
Se recomienda llevar un registro de acciones correctivas para analizar las necesidades y actuar en seguida. Se recomienda que el responsable del proceso implemente las acciones correctivas y notificarlos al RD
E) Debe registrar resultados de acciones tomadas
los las
No se evidencia
mostro
F) Debe revisar la eficacia de las acciones tomadas
No se evidencia
mostro
mediante un procedimiento. Se sugiere que ek RD registre el cierre de las acciones, en el control de acciones correctivas. Se sugiere que trimestralmente se compruebe el cumplimiento de las acciones correctivas y se valore la eficacia de las medidas que se implemente
3)IDENTIFICAR LOS DEBES DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS CONCLUSIÓN: En este procedimiento no cumplen con los requisitos de la elaboración de los documentos se hace una sugerencia y en documentos de origen externo observamos que no cuentan con evidencia de cómo son identificados. CLAUSULA
REQUISITOS
HECHOS
8.5.3
Debe determinar las acciones para eliminar las causa de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.
No
Debe se apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.
No
A)Debe determinar las conformidades potenciales
No
no
se
SUGERENCIA mostro
evidencia
se
mostro
evidencia
se
evidencia
mostro
Se sugiere que se eliminen las no conformidades potenciales detectadas en las causas de realización del servicio levantando una acción preventiva en el formato de plan de acciones. Se sugiere identificar todas aquellas situaciones que puedan provocar la no conformidad potencial así como las causas y circunstancia de origen y las consecuencias que puedan provocar.. Se sugiere que revise la no conformidad potencial elaborando un análisis de la causa raíz y que se de seguimiento a las
B) Debe evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidad
No
C). debe implementar necesarias
No
determinar e las acciones
D)Debe registrar los resultados de las acciones tomadas
se
mostro
evidencia
se
mostro
evidencia
Nos
e
mostro
evidencia
G) Debe revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas
No
se
evidencia
18
mostro
acciones para eliminar la no conformidad potencial. Se sugiere que el representante de la dirección evalué por medio de un registro de acciones preventivas posibilidad de actuar. Se sugiere que el responsable del proceso implemente las acciones preventivas y notifique al RD mediante un procedimiento. Se sugiere que el líder del proceso o responsable del proceso registre el cierre de las acciones trimestralmente. Se sugiere que el responsable del proceso realicé un análisis de las medida preventivas para la no aparición de aquellas no conformidades potenciales que en su momento fueran identificadas
4. IDENTIFICAR LOS DEBES DEL PROCEDIMENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS. CONCLUSIÓN: En este procedimiento cumplen con la mayoría de requisitos solo en la elaboración de los documentos se hace una sugerencia y en documentos de origen externo observamos que no cuentan con evidencia de cómo son identificados.
CLAUSULA
4.2.3
REQUISITOS
HECHO
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse.
Identificable con las siglas SGC, así como con el sello que contiene la siguiente leyenda: El número de control de cada copia, debe corresponder con la numeración asignada al documento de cada uno de los usuarios internos. Documentado en el procedimiento para la elaboración y control de documentos SGCP0104.
Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en 4.2.4.
Procedimiento para el control de registros de calidad SGCP0203.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
Procedimiento para la elaboración y control de documentos SGCP0104.
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente
La dirección Realiza la revisión y autorización.
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
El comité de calidad, en caso de ser necesario actualiza los documentos, los presenta a la Dirección para su aprobación y da aviso al representante del comité de calidad. El control de naturaleza de los cambios al Manual de la calidad SGCMC0105 se registra en la siguiente tabla: Fecha de Páginas Cambio/Mejoras cambios
SUGERENCIA
La revisión y autorización debería ser realizada por los líderes. Ser realizado por los líderes.
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables 4.2.3
f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
Documentada en el apartado 3.3 del manual de calidad. El representante del comité de calidad recoge los documentos obsoletos, los destruye y Fotocopia los documentos elaborados y autorizados, sella las copias controladas y distribuye los documentos a los usuarios, solicitando firma de recibido en el Control de distribución de documentos SGCF0503. Se archiva la documentación generada durante el procedimiento, en el Expediente de control de documentos SGCR0101 se hace el registro electrónico que es publicado en una carpeta llamada Comunicados y se encuentran disponible para todos los usuarios internos en la red. Para el Sistema de Gestión de la Calidad, la codificación de referencia de los documentos se identificará con una clave alfanumérica que al inicio de la misma llevará el código identificador propio del sistema SGC. No se muestra evidencia del cumplimiento.
Asignar una clave como por ejemplo O.E y hacer una tabla que contenga el nombre del documento, fecha de entrada, motivo y persona encargada.
El representante del comité de calidad Recoge los documentos obsoletos y los destruye.
5. IDENTIFICAR LOS DEBES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS. CONCLUSIÓN: Se cumple con todos los requisitos esto nos da a entender que mantienen un control de registros de acuerdo a lo establecido en la norma ISO 9001:2008.
CLAUSULA
REQUISITO
HECHO
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad.
Los registros de calidad derivados del Sistema de Gestión de la Calidad estarán a disposición del personal de la Secretaría del Trabajo para su consulta de forma electrónica e impresos, El tiempo de conservación debe ser por lo menos 5 años. Documentado en Políticas y normas de operación del procedimiento para el control de los registros. Todos los formatos deberán ser llenados en forma completa, legible y deben ser almacenados de manera que se preserven. Para su conservación se asegura que los registros se encuentren en áreas que eviten su deterioro y son respaldados en medios electrónicos. Documentado en Políticas y normas de operación del procedimiento para el control de los registros Procedimiento para el control de registros de calidad SGCP0203. Para el Sistema de Gestión de la Calidad, la codificación de referencia de los documentos se identificará con una clave alfanumérica que al inicio de la misma llevará el código identificador propio del sistema SGC y tipo de documento en este caso se identifica con una R el registro, los archiva en los expedientes correspondientes según la documentación recibida, Para su conservación se asegura que los registros se encuentren en áreas que eviten su deterioro debiendo estar libres de agentes como aceite, agua u otros y respalda los registros de calidad en medios electrónicos. Conserva los registros de calidad físicos y electrónicos durante cinco años y una vez que el período de archivo concluye los envía al archivo
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
4.2.4 Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
SUGERNCIA
muerto En el caso de los respaldos hechos en medios electrónicos, se pasan a uno o varios dispositivos de CD según se requiera y se almacenan junto con los documentos físicos en el archivo muerto
6. IDENTIFICAR LOS DEBES DEL PROCEDIMENTO PARA AUDITORIA INTERNA. CONCLUSIÓN: En el procedimiento de auditoría interna no se encontró evidencia del cumplimiento de la norma en 3 requisitos.
CLAUSULA
8.2.2
REQUISITO
HECHO
Debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de la calidad:
La dirección elabora a inicios de año en curso el Programa de auditorías internas de calidad SGCF0903, Que contiene el número de auditoria, fecha de inicio y termino, áreas, requisitos de la norma y observaciones. No se muestra evidencia del cumplimiento.
a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización
b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
En el año 2005 se certifico si embargo no se encuentra evidencia de que se mantiene el SGC en conjunto de manera eficaz.
SUGERENCIA
Que en el informe de auditoría se incluya si el SGC cumple con este requisito.
Debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas.
Deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología.
La auditoría interna debe definirse, basándose en los resúmenes de las anteriores, número, status y grado de las no conformidades. Documentado en el procedimiento para auditorías internas de calidad SGCP0403.
Se definen en el Procedimiento de auditorías internas de calidad SGCP0403
Deben asegurar la objetividad e No se muestra evidencia imparcialidad del proceso de del cumplimiento. auditoría.
Los Auditores no deben auditar su propio trabajo.
Deben definirse, en un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros (véase 4.2.4). Debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades
Se establece en el procedimiento para auditorias internas de calidad SGCP0403 que las auditorías internas se realizan por personal independiente a aquel que tenga responsabilidad directa con el área o la actividad a ser auditada. Se cuenta con el procedimiento de auditorías internas de calidad SGCP0403, informe final de auditoría interna de calidad SGCF1303 y se registra de acuerdo al Procedimiento para el control de registros de calidad SGCP0203. El Directivo del área que está siendo auditada es el responsable de asegurarse que se realicen las acciones correctivas para eliminar
Incluir su metodología.
De los hallazgos encontrados por el auditor, el seguimiento se desarrolle por otro auditor que no esté vinculado con el procedimiento ni la dependencia.
detectadas y sus causas.
Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase 8.5.2).
las no conformidades detectadas y sus causas, aplicando el Procedimiento de acciones correctivas y preventivas SGCP0503, el cual incluye actividades de seguimiento y de verificación, eliminar las causas de las no conformidades detectadas en los procesos, procedimientos y durante la prestación del servicio, con la finalidad de prevenir que dichas causas que las provocaron no vuelvan a ocurrir. En caso de encontrar alguna inconformidad levanta una acción correctiva o preventiva según sea el caso y verifica la efectividad de las acciones realizadas y recaba documentación en la Lista de verificación para auditoría interna de calidad SGCF1203 y da el Informe final de auditoría interna de calidad SGCF1303 para la revisión trimestral del Sistema de Gestión de la Calidad.
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X.-RESULTADOS OBTENIDOS Durante el desarrollo del sistema del proyecto se obtuvo la satisfacción de poner en práctica los conocimientos adquiridos en el sistema de gestión de calidad durante el ciclo escolar que se llevo a cabo dentro de la escuela y haberlos plasmado en este proyecto. Se llego al objetivo inicial que era cubrir la necesidad de la Secretaria de Gobierno sobre la actualización de documentos del Sistema de Gestión de Calidad
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XI.-ANALISIS DE RIESGOS Dificultades para su implantación *Las creencias y valores arraigados en la Secretaria del Trabajo y personal, constituyen una de las barreras que dificultan el reconocimiento de la importancia de este sistema (aceptación), y por lo tanto la adecuación y mejora del mismo. * La falta de personal capacitado para diseñarlo e implementarlo adecuadamente, lo que puede provocar malos entendidos, interpretaciones equivocadas y descontento en general a la hora de la implementación de las mejoras.
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XII.-CONCLUSIONES Se ayudo al departamento de Unidad de Servicio Administrativo para apoyar en la Actualización del Sistema de Gestión de Calidad en donde se mejoro la estructura eliminando repeticiones dentro de los procedimientos, verificando que se haya cumplido la norma ISO 99001:2008 pero al no cumplir con la norma se recomendó algunos puntos dentro del desarrollo 9001:2008
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respecto a la norma ISO
XIII.-RECOMENDACIONES Lo mas recomendable es actualizar el manual de la calidad basándose en la norma ISO 9001:2008 continuando con el formato propuesto en este proyecto para mejorar la estructura de cada uno de los procedimientos teniendo mayor claridad para todo el personal de la Secretaria y siendo así se sugiere seguir con las recomendaciones de cada uno de las clausulas.
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XIV.-REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Instituto Mexicano de Normalización y Certificación. (2008) Norma Internacional ISO 1991:2008.Ginebra, Suiza: Secretaría Central de ISO. Instituto Nacional de Normalización y Certificación. (2003) Norma chilena oficial ISO 20013:2003 Santiago, Chile: Secretaría Central de ISO. http://www.monografias.com/trabajos/iso9000/iso9000.shtml http://www.fastresponse.com/isofall.html http://www.baderna.com/calint.html http://www.iso4u.com/whatisiso9000.htm http://www.cse.nau.edu/design/D4P/Egr38.../Presentation.htm http://www.tqjunior.thinkquest.org/4132/info.htm http://www.herramientasparapymes.com/5-pasos-para-mejorar-lacomunicacion-con-tus-clientes http://www.wikilearning.com/curso_gratis/teorias_de_calidadla_calidad_total_como_estrategia_de_competitividad_para_las_empresas_ mexica/11500-2 http://www.caballano.com/ca.htm
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