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 Sistema de registro de inventarios  Por: Alma Ruth Cortés Cabrera  

Todo negocio o empresa debe procurar la correcta administración de sus recursos, con el fin de asegurar la generación de utilidades. Una estrategia elemental en este objetivo es el control de los inventarios, pues los inventarios representan el abasto de materiales para que la empresa realice su actividad comercial. Los inventarios pueden definirse como la existencia de materia prima, materiales, producto en proceso o productos terminados que la empresa requiere para cumplir su actividad principal. Dichas existencias equivalen a un monto invertido y son parte de los registros contables que el negocio opera para realizar sus presupuestos y proyecciones de operación. Puedes comprender esto mejor con un ejemplo. Piensa en el caso de una panadería industrial. Dicha planta produce un promedio de 3,000 piezas diarias de diferentes productos, empaquetados y listos para distribuirlos a los expendios de la zona: pan de caja, bizcochos de mantequilla, donas azucaradas y pan de chocolate.

Figura 1. Bread run (Matt MacGillivray. 2006).

Los vendedores de esta panadería acuden a los puntos de venta ubicados en diversas ciudades y por medio de sus dispositivos electrónicos levantan un pedido que se registra directamente en el área de ventas. Por medio de un programa de cómputo, estos pedidos se envían diariamente al área de producción de la planta. Supongamos que se reciben 190 órdenes de producción por parte del departamento de ventas para

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elaborar un cierto número de piezas de pan. Entonces se inicia un proceso en el cual los departamentos de producción, compras, almacén de materia prima y materiales y ventas deben coordinarse para adquirir, recibir y almacenar la materia prima, procesar, empacar y almacenar la producción terminada para posteriormente distribuir al público el producto terminado. De esta forma se tendrán el mínimo de paquetes de pan almacenados para distribución, puesto que se produce sobre pedido y los camiones de reparto están listos para llevar el pan a su destino, al día siguiente. Como hemos visto, los inventarios de la empresa se mueven con rapidez, ya que tan pronto se recibe la materia prima, esta se procesa y en cuanto se termina la producción se lleva a los puntos de venta. Todo parece simple, pero analicemos un poco más a detalle la compra de la materia prima. Al adquirir la materia prima del pan (harina, levadura, concentrados, colorantes, huevo, azúcar, manteca vegetal, etc.) y de los empaques de pan (rollo de celofán impreso), se debe llevar un registro del volumen adquirido para asegurar que será suficiente para producir la cantidad que se ha solicitado, por lo tanto estos registros se convierten en registros contables e información financiera por la compra de estos materiales. Una vez ingresados en el almacén, se debe mantener un control en los niveles de existencia. De esta forma se puede programar la siguiente compra de acuerdo a los pedidos de producción de la planta industrial.

Figura 2. Inside Warehouse (stock, xchng, 2008).

La compra de la materia prima implica un nivel de calidad que está sujeto a los precios que el proveedor ofrece, al tipo de materiales que se adquieren y el almacenaje que dichos productos o sustancias deben tener (con las condiciones que implican el cuidado, higiene, temperatura, consistencia y otras características de los alimentos). Mantener estas condiciones también implica dinero para la empresa, por

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ello es necesario llevar un control de cuanto existe, las mermas o pérdidas, los desperdicios y demás situaciones contrarias que pueden afectar el valor de las mercancías, pues éstas afectan directamente el patrimonio del negocio. Existen varios sistemas para el registro de inventarios. A continuación se te presentarán las definiciones y características de cada uno de ellos.

     

Método de inventarios perpetuos o continuos    El sistema de registro perpetuo, como su nombre lo indica, ampara el saldo actualizado correspondiente a la cantidad de mercancías existentes y detalla el costo de la mercancía vendida. La cuenta de almacén de mercancías aumenta al comprar mercancía y al momento de vender disminuye, pero también es necesario registrar el costo de la mercancía vendida. Su principal ventaja es que en cualquier momento se puede conocer la cantidad de mercancías en existencia y el costo total de las ventas del periodo. Es por esto que a este inventario se llama perpetuo. En este sistema no se utilizan las cuentas de: • Compras. • Gastos de compra. • Devoluciones y bonificaciones sobre compras. • Descuentos sobre compras.

En este método, para registrar las operaciones de mercancías se emplean las cuentas de: • Inventario de mercancías. • Costo de ventas. • Ventas. Cualquier operación que representa cargos o abonos a esta cuenta, debe registrarse directamente en la cuenta almacén de mercancías.

       

Sistema  periódico, analítico o pormenorizado    El sistema de registro periódico no ampara un saldo actualizado de las mercancías en existencia, sino que cuando se compran mercancías para revenderse, se hace un cargo a la cuenta de compras.

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En este método se utilizan además, las siguientes cuentas: • Inventarios (inicial o final). • Gastos de compra. • Devoluciones y bonificaciones sobre compra. • Descuento sobre compras (descuentos recibidos por pronto pago). • Gastos de compra (ejemplo: cargos de fletes que se generan al transportar mercancías). • Ventas. • Devoluciones sobre venta. • Descuento sobre ventas. Por consiguiente en este método es necesario hacer un conteo físico que permitirá determinar la existencia de mercancías al fin del periodo contable. Al aplicar el sistema periódico, no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, sino hasta finalizar el periodo.

Costo de la mercancía vendida y la utilidad bruta  En el estado de resultado de una empresa se incluye un apartado que explica cómo se obtiene el costo de las mercancías vendidas. Para obtener la utilidad bruta, el costo se rebaja de las ventas netas y a la utilidad bruta se le restan los otros gastos del periodo para así determinar la utilidad neta. En el cálculo del costo de la mercancía vendida se utilizan la cuenta de compras y cuentas afines, así como los inventarios inicial y final. En el sistema de inventarios perpetuos esto no es necesario, ya que el saldo del costo de ventas ya se tiene.

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Referencias    Matt MacGillivray. (2006). Bread run. Recuperada el 9 de enero de 2013, de http://www.flickr.com/photos/qmnonic/207950773/ (Imagen publicada bajo licenciaAtribuciónNoComercial 2.0 Genérica , de acuerdo a: http://creativecommons.org/licenses/bync/2.0/deed.en). Milev , Svilen (2008). Inside Warehouse. Recuperada el 9 de enero de 2013, de http://www.sxc.hu/photo/1114152 (imagen bajo licencia SXC.Hu Free of charge, de acuerdo a: http://www.sxc.hu/txt/license.html).

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