INVENTARIOS Estructura de contenidos Mapa Conceptual............................................................................2 Introducción..................................................................................3 Desarrollo de Contenidos.................................................................4 A. Consideraciones sobre inventarios.................................................4 B. Costos de mantener inventarios ...................................................5 C. Tipos de inventarios mas comunes................................................6 D. Propósito de los inventarios.........................................................7 E. Conteo físico de inventarios..........................................................8 E.1. Según el acuerdo con el proveedor.........................................9 E.2. Según el tipo de material que se recibe..................................9 F. Filosofías del manejo de inventarios............................................10 G. Otros tipos de inventario...........................................................12 H. Conclusiones............................................................................13 Recursos Bibliográficos..................................................................14 Glosario......................................................................................15

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Mapa conceptual

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Introducción Los inventarios de una organización están conformados por amontonamientos de materias primas e insumos, productos en proceso, productos terminados, suministros que son necesarios en sus operaciones y a lo largo de la cadena de producción y logística. Una adecuada administración de inventarios requiere la recabación de información clara y precisa que facilite la toma de decisiones. Dentro de las razones principales que tenemos para tener inventarios en la organización están: abastecerse para resguardarse contra incertidumbres, facilitar la producción y compra de artículos con condiciones económicamente ventajosas, prevenir cambios anticipados en la demanda y la oferta y por ultimo tenemos conservar el tránsito entre los puntos de producción o almacenamiento.

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Desarrollo de contenidos A. CONSIDERACIONES SOBRE INVENTARIOS En el desarrollo de este tema se tomara en consideración la razón por la cual una empresa puede tener inventarios en algún nivel de sus procesos y porque la organización querría mantener esos inventarios al mínimo costo. De acuerdo con Ballou, R. (2004): estas consideraciones son las siguientes: Mejorar el servicio al cliente

Esto es, los inventarios proveen de un nivel de disponibilidad del producto o servicio que maneja la empresa, que al localizarse cerca del cliente, contribuye a satisfacer las expectativas del cliente por la disponibilidad del producto, por lo cual, el disponer de estos inventarios para los clientes , no solo mantiene las ventas sino que tiende a aumentarlas.

Reducir costos Si bien, mantener inventarios genera costos, su uso puede disminuir indirectamente los costos operativos de otras actividades de la cadena de abastecimiento, lo que compensa el mantener inventarios. Dentro de las operaciones a las que ayuda a disminuir sus costos tenemos: - Mantener inventarios puede favorecer las economías de produccion en cuanto que permite periodos de produccion mas largos y de mayor nivel. - El mantener inventarios favorece las economías de la compra y el transporte, ya que permite comprar en una cantidad superior a la necesidad que tenga la empresa en el momento lo que facilita la obtención de descuentos por precio y cantidad.

- Los niveles de inventarios se usan para disminuir y controlar un poco los efectos de la variabilidad en los tiempos de producción y transportación, permitiendo que las operaciones transcurran sin mayores variaciones o contratiempos. - Dentro del sistema logístico pueden presentarse situaciones imprevistas o no planeadas, como huelgas laborales, desastres naturales, retrasos en los insumos u otro tipo de sobresaltos contra los cuales el mantener inventarios puede ofrecer una solución, puesto que permite que la organización siga operando mientras se da la solución al impase que generó la contingencia.

Argumentos en contra de los inventarios

Según algunas críticas los inventarios son considerados como pérdidas y no contribuyen con ningún valor directo a los productos de la compañía, sin embargo almacenan valor. Por otro lado, pueden enmascarar problemas de calidad, los cuales toman tiempo en ser corregidos, ya que muchas veces para corregir estos problemas se trata de disminuir los inventarios existentes para proteger la inversión de capital actual. Por último, con los inventarios es posible aislar varias etapas del canal de suministros, lo cual se considera que no favorece al canal mismo.

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B. COSTOS DE MANTENER INVENTARIOS Generalmente los inventarios traen consigo una serie de costos, entre estos tenemos los costos de adquisición, y los costos de almacenaje. De acuerdo con Muller, M. (2004), los costos de adquisición, se producen independientemente del valor real de las mercancías, estos costos están conformados por los salarios de quienes compran el producto, los costos de despacho, etc. Estos costos de adquisición en algunas oportunidades se fijan por orden de pedidos y no varían con el tamaño de la misma. Los costos de adquisición pueden incluir el costo del producto para varios tamaños de pedidos, así como los costos asociados al procesamiento, ejecución, transmisión, manejo y compra del pedido, e incluso puede adicionárseles el costo de transportación del pedido cuando este no está incluido en el precio de los artículos comprados. Por lo general algunos de los costos de adquisición se fijan por orden de pedido y no dependen del tamaño de la misma. De acuerdo con Ballou, R. (2004): costos de adquisición como el transporte, la manufactura y los costos por manipulación de los materiales son variables según el tamaño que tenga la orden de pedido, por lo cual cada costo requiere ser analizado individualmente y por separado. Por otro lado, continuando con la definición de Muller, M. (2004): tenemos los costos de almacenaje, estos son los costos de capital inmovilizado en el inventario, dentro de estos costos tenemos los de almacenamiento, como son el alquiler, costos de manejo del producto, dentro de estos conocemos los costos de equipo, los del personal de bodegas, los producidos por mermas o desperdicios, los constituidos por los impuestos, etc. Dentro de estos costos se destacan los costos de mantener existencias, los cuales se dividen en costos de espacio y costos de capital, los primeros se generan por el uso de volumen dentro del lugar de almacenamiento, estos costos se convierten en irrelevantes cuando se calculan los costos de mantener inventarios en tránsito. Los costos de capital hacen referencia al costo del dinero relacionado con el inventario. Otros costos relacionados al almacenamiento y que son importantes de mencionar son los costos que generan la falta de existencias, como son costos por pérdidas de ventas y costos por pedidos pendientes.

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COSTO DE ALMACENAMIENTO = X * Ca * Va * Tc En donde:

X

es el porcentaje que le asigne en la empresa a los costos generados por seguros, impuestos, riesgo de deterioro o robo, riesgo de obsolescencia, mantenimiento de inventarios, costo de oportunidad de capital. Este porcentaje generalmente es del 25%, pero esto dependerá de los productos y la organización que tenga la empresa.

Ca Va

es el costo unitario de adquisición o compra de los artículos.

Tc

es el tipo de interés o costo del capital de la empresa.

es el stock medio o el volumen de artículos almacenados.

C. TIPOS DE INVENTARIOS MAS COMUNES Los inventarios se pueden agrupar de diferentes maneras, de acuerdo con Ballou, R. (2004) veremos cinco formas de clasificarlos, estas son: Inventarios en ductos: Esto se refiere a los inventarios que se encuentran en tránsito entre los niveles del canal de suministros. en ocasiones por diferentes cisrcunstancias estos inventarios en ductos pueden ser mas altos que los que se encuentran en los puntos de almacenamiento. Tenemos que, los inventarios de trabajo en proceso tambien son considerados como inventarios en ductos. Inventarios para especulación: Esto se aplica a materias primas como el oro, cobre y plata que se compran para especular con el precio y para satisfacer los requerimientos de la operación. Pero cuando esta especulación se prolonga mas tiempo del de lo que necesitan las operaciones se tornan competencia del área financiera. Por otro lado, si los inventarios se establecen con anticipación a las ventas o se dan debido a actividades de compra inmediata, son responsabilidad del encargado de logística. Inventario regular o cíclico: Estos son los inventarios necesarios para satisfacer la demanda durante los reaprovisionamientos que son sucesivos. La cantidad de existencia depende del espacio que tenga para alcenamiento, de los tiempos de reaprovisionamiento totales, de los programas de descuento y de los costos que acarrea el manejo de inventarios. Inventario de seguridad: Este inventario se crea como protección contra la variabilidad en la demanda de existencias y el tiempo total de reaprovisionamiento. Estos inventarios son adicionales a las existencias regulares que se necesitan para satisfacer la demanda y las condiciones del tiempo total promediados. para esto es necesario elaborar un pronóstico preciso para minimizar los niveles de existencias de seguridad. Inventario obsoleto, stock muerto o perdido: Este inventario se refiere al inventario que se mantien durante un tiempo y despues del mismo resulta deteriorado, llega a caducar, se pierde o es robado. para este tipo de inventarios deben tomarse precauciones especiales para minimizar las cantidades de este stock.

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D. PROPÓSITO DE LOS INVENTARIOS La gestión de inventarios tiene dentro de sus objetivos principales prevenir fraudes y robos, obtener información financiera que sea fidedigna y facilite la toma de decisiones, suscitar la eficiencia del personal encargado del almacén, detectar desperdicios y filtraciones de inventarios y reportarlos. Es importante mencionar que clase de artículos o materiales son los que se deben inventariar. De acuerdo con Mora, L. (2013), estos son:

Materias primas Esto abarca todos los materiales comprendidos como insumos que pueden ser sometidos a operaciones de transformación o manufactura, antes de ser vendidos como producto terminado.

Productos en procesos de fabricación Estos se refieren a la producción que se encuentra en proceso y que esta manufacturada solo parcialmente.

Productos terminados Estos son los artículos manufacturados que ya están aptos y disponibles para la venta.

Material de empaque y embalaje Este se conoce tambien como stock de materiales y se asocia con el bien terminado llegando a convertirse en parte de él.

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E. CONTEO FÍSICO DE INVENTARIOS Previo a realizar el inventario se debe establecer desde la dirección de la organización la metodología que se va a emplear para este procedimiento, de acuerdo con Mora, L. (2013), la más común es:

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A continuación veremos cuáles son los tipos de conteo que se pueden emplear para realizar la toma física de inventarios, de acuerdo con Mora, L. (2013), los tipos de conteo se pueden clasificar en dos, estos son:

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Ahora veremos que tanto chequeo es conveniente realizar para la recepción de mercancías. De acuerdo con Mora, L. (2013): dentro de las inquietudes que surgen al momento de hacer conteos físicos de inventario está si al momento de recibir las mercancías los encargados de esta labor deben contar la totalidad del producto o solo una parte de este. Esto va a depender del tipo de producto y del acuerdo que se haya pactado entre proveedor y cliente. Con un ejemplo puede entenderse mejor este caso, los alimentos perecederos son revisados por el proveedor antes de la entrega, estos datos se registran de acuerdo a los lineamientos de la empresa durante la recepción y posteriormente dentro del almacén vuelven a ser contados y comparados con los datos que se tomaron al recibirlos, si se encuentran productos en mal estado estos son rechazados y se reportan al proveedor y serán descontados en la próxima factura.

F. FILOSOFÍAS DEL MANEJO DE INVENTARIOS

PEDIDO DEL CLIENTE Se anticipan

Se inician

PROCESO DE EMPUJÓN

PROCESO DE TIRÓN

Incertidumbre de

LA DEMANDA

Certidumbre de

LA DEMANDA

Figura 1. Gráfica push y pull.

Dentro de las filosofías básicas con las que se aborda el tema de inventarios, tenemos el método de demanda o pull, por medio del cual se realizan pronósticos sobre la demanda y de acuerdo con los resultados que esto arroje se colocan los productos. En algunos casos las empresas producen más de lo que necesitan o es requerido por los clientes, en este punto la empresa presiona (pull), su mercancía hacia el mercado con la expectativa de que la demanda igualará a la oferta.

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Demanda o Pull. Métodos de control de inventarios

• Pedido único. Cuando los productos son perecederos o su demanda es de una sola vez, por lo cual surgen problemas de inventario. Estos productos no están disponibles para ventas posteriores y tienen una vida corta, por: flores, frutas, verduras, algunos medicamentos, ropa de moda, entre otros. • Pedido repetitivo. Cuando los productos son de demanda perpetua y los pedidos se repiten en el tiempo. • Reabastecimiento instantáneo. Cuando la demanda es continua y el tiempo de hacer y recibir el pedido es constante.

La otra alternativa la constituye el método de incremento o push, el cual busca minimizar los tiempos de entrega, al igual que disminuir las mercancías en almacén y los costos generados por los mismos, al tiempo que satisface las necesidades de los clientes. Para alcanzar esto, el método push (tirón) se basa en demandas reales que permiten conocer quién será el cliente final que va a adquirir el producto que está por ser fabricado, de esta manera se pasa de una producción a escala a una producción más exacta que reduce los niveles de inventario en los almacenes disminuyendo sus costos operativos.

Incremento o Push. Métodos de control de inventarios

• Modelo del punto de reorden con demanda incierta. Cuando la demanda es perpetua y actúa continuamente en el inventario para reducir su nivel hasta una cantidad específica llamada punto de reorden. • Método del punto de reorden con costos conocidos de faltas de existencias. Cuando se conocen los costos de falta de existencias no es necesario asignar un nivel de servicio al cliente. Para esto se calcula equilibrio óptimo entre el servicio y el costo.

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G. OTROS TIPOS DE INVENTARIO Aparte de los inventarios que se mencionaron el numeral III, tenemos otra clase de inventarios que son importantes de mencionar. De acuerdo con Ballou, R. (2004), estos son:

Inventarios en tránsito Esta clase de inventarios consisten en existencias que se están en tránsito, las cuales se encuentran en los equipos de transporte que se mueven entre los puntos donde se mantienen los inventarios. Su manejo depende de controlar los tiempos en que incurren los tránsitos. Este inventario puede ser muy alto, por lo que su adecuada administración puede contribuir con la reducción en los costos.

Inventarios virtuales Con los avances de la tecnología en modelos informáticos, se ha vuelto necesario implementarla a la gestión de inventarios, por lo que permiten atender la demanda de los consumidores finales desde más de una ubicación de abastecimiento. Para esto se hace necesario emplear una política de inventarios para asegurar que nunca faltaran existencias y poder cumplir con la demanda. La demanda se atenderá de manera cruzada desde dos o más puntos de abastecimiento, a esta combinación de lugares se le denomina inventario virtual, esta manera de operar conduce a que las tasas de disponibilidad de la demanda se incrementen y los niveles de inventario del sistema desciendan, con tal de cumplir con la satisfacción de la demanda a partir de solo una ubicación primaria de abastecimiento para el cliente, que incurre en ciertas faltas de existencias y retrasos en el surtido de los pedidos.

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H. CONCLUSIONES Los inventarios constituyen una parte importante de los activos de una empresa, y representan un uso importante de la cadena de suministros, por lo cual, una adecuada gestión de los mismos implica mantenerlos al nivel más bajo posible guardando un equilibrio entre los costos directos e indirectos, manteniendo niveles adecuados de la disponibilidad del producto, lo cual no solo mantiene las ventas sino que contribuye a aumentarlas. Por otro lado la adecuada administración de los inventarios tiene un impacto positivo sobre otras áreas como son transporte y compras, además de que ayuda a prevenir fraudes, robos, detectar desperdicios y disminuir las mermas. Dentro de los costos en que incurre la empresa por manejar inventarios tenemos los de almacenamiento y los de adquisición. Finalmente podemos ver como la apropiada administración de los inventarios contribuye a generar utilidades para la empresa.

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RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Ballou, R. (2004). Logística, Administración de la cadena de suministros. Ediciones Pearson. P. 328 – 339, 374, 385. Mora, L. (2013). Gestión logística en centros de distribución, bodegas y almacenes. Ecoe Ediciones. P. 29 – 31 y 190. Muller, M. (2004). Fundamentos de administración de inventarios. Editorial Norma. P. 2. García, F. y Medina, J. (2011). Universidad de la Sabana. Propuesta para el control de inventarios de insumos en la compañía Agrícola Díaz SAS. P. 17 – 18. Recuperado el 06 de Junio de 2014 de http:// intellectum.unisabana.edu.co:8080/jspui/bitstream/10818/177/1/ Francisco%20Garc%C3%ADa%20D%C3%ADaz.pdf Diccionario de logística Logisnet, cadena de sumnistro. Recuperado el 7 de mayo de 2014 de http://www.logisnet.com/es/busqueda-determinos/_page:1,word:2892/

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GLOSARIO ALMACENAMIENTO: ejecución de los movimientos de entrada o salida de una mercancía en un almacén, donde se incluyen las operaciones de traslado de la misma a o desde su lugar de destino, descarga o colocación y carga o extracción de su ubicación y la de gestión de la información inherente a su movimiento. CISTERNA: vehículo o equipo de transporte habilitado como depósito para el transporte a granel de líquidos o gases licuados. INVENTARIO: existencias o ítems usados como recurso en la producción, las actividades y los servicios. Además de las materias primas, el inventario comprende los productos en proceso, los terminados y en tránsito, los materiales, los repuestos y los accesorios necesarios para la producción de bienes o la prestación de servicios, los envases y los embalajes. METODO PULL: sistema de programación de la producción desarrollado por la distribución comercial en el que cada uno de sus procesos está dirigido (tirar, pull) por el anterior. De este modo, por ejemplo, la demanda real tira de las existencias y éstas, a su vez, actúan sobre la planificación de la producción. METODO PUSH: sistema de programación de la producción en el que cada uno de sus proce¬sos está dirigido (empujar, pusch) por el anterior. De este modo, por ejemplo, las existencias empujan a las ventas y éstas dependerán fundamentalmente de la existencia o no de los productos, sin que la demanda real afecte a la planificación de la producción, ya que ésta se planifica por adelantado. STOCK: cantidad disponible de un determinado producto (ítem) almacenado y listo para ser vendido, distribuido o utilizado.

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INVENTARIOS Desarrollador de contenido Melissa Salcedo P. Experto temático Asesor pedagógico

Claudia Milena Hernández Naranjo Rafael Neftalí Lizcano Reyes

Producción Multimedia

Javier Fernando Castellano Leal

Producción de Audio

Víctor Hugo Tabares Carrreño

Programador

Daniel Martinez

Líder expertos temáticos

Angélica Rivera Salem

Líder línea de producción

Santiago Lozada Garcés

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