SISTEMA DE ARCHIVO Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA

INTRODUCCIÓN

Algunas veces, el archivar queda delegado a un segundo término, o sencillamente, los documentos se acumulan en el escritorio durante semanas, esto ocasiona grandes problemas, ya que cuando el jefe o la jefa solicita un expediente a la persona encargada de la secretaría, ésta no lo tiene al día y trata de localizar el o los documentos en la carpeta donde guarda temporalmente los documentos en espera de ser archivados, por lo que el objetivo secretarial no se cumplirá.

LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Planeación Control

Organización

Ejecución Integración

CONCEPTOS, EQUIPO Y MOBILIARIO

El documento es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la información que se requerirá posteriormente. Puede originarse en la misma organización o llegar a través de correspondencia.

Los expedientes son documentos relacionados con un mismo asunto y contenidos en un fólder o carpeta membretada.

El archivero es el mueble en donde se guardan los expedientes en forma ordenada y segura, los hay de diversos materiales, formas y tamaños; para elegir el archivero adecuado se debe considerar el tamaño del local y el volumen de expedientes que se maneja.

Los disquetes y discos compactos (CD) son discos donde se almacena información; en algunos casos puede grabarse varias veces.

Los fólderes o carpetas son de cartulina, los hay de varios colores y en tamaño carta y oficio; cuando contienen documentos y la pestaña está rotulada, recibe el nombre de expediente. Es importante considerar el grosor de éste al archivar los documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se maltraten.

Los portacarpetas se fabrican en tamaño carta y oficio, son de cartoncillo grueso o papel manila, algunas se sostienen de la gaveta por dos rieles metálicos y otras están reforzadas con cartón resistente; las dos son útiles en manejo de archivos. Además, llevan integrado el índice o jinete, que se emplea para proteger los expedientes.

Las tarjetas guías son de material resistente; las hay en varios colores y tamaños: carta, oficio y algunas más pequeñas para directorios personales. Tienen un borde superior o pestaña para indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo el cual están archivados, las guías siempre deben anteceder a los expedientes y pueden ser alfabéticas o numéricas.

Las etiquetas pueden ser de cartulina o de papel adhesivo, se rotulan a máquina para indicar lo que contienen las portacarpetas o los archiveros, y se protegen con índices de acrílico, según el caso. Al rotularse; las etiquetas toman el nombre de marbetes.

Los índices son de acrílico transparente o de color, y se pueden colocar en varias posiciones, a través de los rieles o de botones fijadores a las portacarpetas; son muy útiles para proteger etiquetas.

La caja archivadora es de cartón resistente con un refuerzo metálico; y tiene una pestaña acrílica para localizar los expedientes fácilmente; ya que puede contener de 30 a 35. La caja se mantiene verticalmente y está suspendida de un riel, el cual permite que la caja se deslice a lo largo del archivero.

La gaveta es de cartón, plástico o acrílico, similar a la gaveta de un archivero vertical, las hay en varios tamaños, según su utilidad: archivo muerto o directorio personal.

El archivero vertical consta de tres o cuatro gavetas, cada una de ellas tiene un portamarbete con la etiqueta que indica cómo están archivados los expedientes, y una cerradura para conservarlos con todas las medidas de seguridad necesarias. Es recomendable utilizar la última gaveta para expedientes que no se ocupen con frecuencia.

El archivero lateral es de tamaño variable, ya que se adapta a las necesidades de la organización, ocupa poco espacio y puede contener portacarpetas o cajas archivadoras, o se puede utilizar como estante, además de tener a la vista los expedientes.

La computadora se considera un sistema para crear, revisar, corregir, imprimir y almacenar los escritos de una organización.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Correspondencia es cualquier comunicación escrita. Ésta puede ser clasificada de acuerdo con su fuente en: recibida, enviada o interna. Correspondencia recibida como su nombre lo indica es la recibida de organizaciones externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes. Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o a organizaciones externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una fotocopia del original. Correspondencia interna (interdepartamental), incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma organización, como: memoranda, informes, circulares, avisos.

RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

TRAYECTORIA DE UNA CARTA

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

SISTEMA ALFABÉTICO

• Conocer adecuadamente el alfabeto. • Considerar que para el archivo no existen letras dobles (ch, ll, rr), éstas siempre se tomarán como consonantes sencillas seguidas de otra. • Conocer y aplicar las reglas de clasificación.

Reglas de clasificación El nombre completo de una persona consta de nombre (s) y apellidos paterno y materno. Al archivar un documento relacionado con una persona, se toma en cuenta lo siguiente: •

Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por último el nombre (s), antecedido de una coma.

Si existen dos o más personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la letra que corresponde al paterno, pero se alfabetiza por el materno. Ejemplo: José Luis Carmona González

Carmona González, José Luis

Jorge Carmona Valdés

Carmona Valdés, Jorge

Patricia Díaz Gutiérrez

Díaz Flores, Elvira

Elvira Díaz Flores

Díaz Gutiérrez, Patricia

Cuando dos o más personas tienen los mismos apellidos (paterno y materno), se archiva en la letra que corresponde al apellido paterno, pero se alfabetiza de acuerdo con el nombre. Ejemplo: Victoria Rosas Torres

Rosales Pérez, Alejandra

Luis Rosales Pérez

Rosales Pérez, Luis

Josefina Rosas Torres

Rosas Torres, Josefina

Alejandra Rosales Pérez

Rosas Torres, Victoria

Si las personas tienen un título o grado (académico, eclesiástico, militar) se escribe la abreviatura de éste después del nombre y entre paréntesis. Ejemplo: Dra. Martha Rivas Gaytán

Barrera Torres, Lucía (Profa.)

Profa. Lucía Barrera Torres

Chávez Suárez, Ernesto (Gral.)

Lic. Mario Robledo Martínez

Rivas Gaytán, Martha (Dra.)

Gral. Ernesto Chávez Suárez

Robledo Martínez, Mario (Lic.)

Apellido del esposo, nombre de la persona, apellido paterno y la preposición de entre paréntesis o la abreviatura Vda. de, sin olvidar que si tiene un título siempre irá después del nombre y a éste le antecede una coma. Ejemplo: Teresa Villafuerte de Medina

Medina, Teresa Villafuerte (de)

Maria Salazar de Miranda

Miranda, Maria Salazar (de)

C.P. Luisa Almaguer de Nava

Mora, Ana (Ing.) García Vda. de

Ing. Ana García Vda. de Mora

Nava, Luisa (C.P.) Almaguer (de)

Los apellidos con preposiciones, artículos o prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se archivan después del nombre. Cuando forman parte del primer apellido, se escriben después del nombre. Ejemplo: Virginia de los Cobos Ríos

Cobos Ríos, Virginia de los

Luis de los Ríos Ruiz

Ríos Ruiz, Ángela de los (Arq.)

Arq. Ángela de los Ríos Ruiz

Ríos Ruiz, Luis de los

Dra. Laura de la Cuadra de Rubio

Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra (de)

Si los artículos se encuentran en el segundo apellido, no se separan de éste. Ejemplo: Fernando Camarena de la Madrid

Baeza de los Monteros, Laura (Lic.)

Luz Baeza de los Monteros

Baeza de los Monteros, Luz

Lic. Laura Baeza de los Monteros

Camarena de la Madrid, Fernando

Ana Carrión de del Río

del Río, Ana Carrión (de)

Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su denominación, se archivan como aparecen escritos; si tienen una preposición, no se toma en cuenta para alfabetizar y conservar su lugar, pero si tienen un artículo al principio, éste se deberá escribir después del nombre y entre paréntesis. Ejemplo: Compañía Mexicana, S.A.

Compañía Mexicana, S.A.

Institución Bancaria, S.A.

Institución Bancaria, S.A.

El príncipe, S.A.

Lipesa de México, S.A.

Lipesa de México, S.A.

Príncipe, S.A. (El)

Los nombres de las empresas que contengan apellidos dentro de su denominación, se alfabetizan a partir del apellido, luego la o las palabras que le sigan a éste y por último lo que antecede al apellido. Ejemplo: Compañía Hermanos Solórzano, S.A.

Salinas, S.A. Compañía

Empresas Velásquez y Hermanos, S.A.

Solórzano, S.A. Compañía Hermanos

Compañía Salinas, S.A.

Vázquez, S.A. Empresas Unidas

Empresas Unidas Vázquez, S.A.

Velásquez y Hermanos, S.A. Empresas

Cuando las compañías tienen sucursales se alfabetizan de acuerdo con el nombre de ésta, ya sea un número, nombre, país, estado o ciudad. Ejemplo: Banco Mexicano, sucursal 06

Agencia Crucero, S.A., sucursal Guerrero

Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa

Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa

Industria Maderera, S.A., sucursal Polanco

Banco Mexicano, sucursal 02

Agencia Crucero, S.A., sucursal Guerrero

Banco Mexicano, sucursal 06

Banco Mexicano, sucursal 02

Industria Maderera, S.A., sucursal Centro

Industria Maderera, S.A. sucursal Centro

Industria Maderera, S.A., sucursal Polanco

SISTEMA GEOGRÁFICO Reglas para archivar 1. Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir del país y con auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es: a. Guía alfabética. b. Guía del país con mayúsculas compactas. c. Subguía del estado con mayúsculas compactas. d. Expediente. El cual incluye el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de una coma, y la denominación de la persona u organización. Calgary, AB Compañía Constructora, S.A. ALBERTA

CANADA C

Las cédulas de catalogación o referencias mecanográficas son un auxiliar importante para que la secretaria localice los expedientes. Cuando un expediente está archivado de acuerdo con el lugar geográfico y sólo se conoce el nombre de la persona o de la organización, éste se puede localizar con ayuda de la cédula de catalogación. Ejemplo: País

Estado o Provincia

Ciudad

Cliente

Canadá

Alberta

Calgary

Compañía Constructora, S.A.

COMPAÑÍA CONSTRUCTORA, S.A. Calgary, Alberta - Canadá

Cua ndo se a rchiva de a cu erdo c on e l n om b re del es ta do y co n ay uda de l o rd en a lfab ético, la su ces ión d e la s gu ía s es la s iguie nte: a. G u ía a lfa bética . b. G u ía p ara el es ta do c on m a yús cu la s c om pa ctas . c. Ex ped ien te . S e rotula c on e l nom b re de la ciud ad , la abrev ia tura de l es ta do, an tece dida de una com a , y p or ú ltim o e l n om b re de la p erso na o e m pres a.

Ejem p lo : Esta do

Ciu dad

Clie nte

Baja Ca lifo rn ia

Ca lgary

Com p añ ía Co ns truc tora, S .A .

En se nad a, B. C. So lórzan o Ch áve z, M aría SO LÓ R ZAN O CHÁVEZ , M A R ÍA Ens en ada , Ba ja Californ ia

Cua ndo se archiva de a cu erdo con el nom bre de l e stad o y c on a yu da d el orde n alfabé tic o, la su ces ión d e la s gu ía s es la s iguie nte: a. G u ía a lfa bética . b. G u ía p ara el es ta do c on m a yús cu la s c om pa ctas . c. Ex ped ien te . Se rotula c on e l no m bre d e la c iuda d, la ab re viatu ra de l es tado , an te ce dida de un a co m a, y po r últim o el nom bre de la pe rs on a o em p re sa .

Ejem p lo : Esta do

Ciud ad

C lien te

Baja Ca lifo rn ia

Ca lg ary

C om pa ñía Co ns truc to ra , S .A.

E ns ena da , B. C. S olórza no C háv ez , M aría SOL ÓRZ ANO CHÁ VEZ, M ARÍA En se nad a, Baja Ca lifornia

Si los documentos se archivan de acuerdo con la importancia de una empresa en una zona geográfica, ya sea por ventas, población, u otras causas, la disposición de las guías es la siguiente: a. Guía principal para el estado con mayúsculas compacta. b. Expediente. Con el nombre del estado y el nombre de la persona u organización. Ejemplo: La empresa Ocheleri, S.A. tiene distribuidas las zonas geográficas de acuerdo con las ventas de cada sucursal. •

Zona norte, primer lugar en ventas Sonora y Nuevo León.

•

Zona centro, segundo lugar en ventas Distrito Federal y Morelos.

•

Zona sur, tercer lugar en ventas Tabasco. Estado

Ciudad

Cliente

Sonora

Hermosillo

Ocheleri, S.A. sucursal Sonora

Nuevo León

Monterrey

Ocheleri, S.A. sucursal Nuevo León

Distrito Federal

México

Ocheleri. S.A.

Morelos

Cuernavaca

Ocheleri, S.A. sucursal Morelos

Tabasco

Villahermosa

Ocheleri, S.A. sucursal Tabasco

SISTEMA CRONOLÓGICO

La compañía Seguros Latina, S. A., archiva las pólizas de sus clientes de acuerdo con el sistema cronológico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificarla a sus clientes con anticipación. CLIENTE

FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PÓLIZA

Industrias Láser, S.A.

03 de enero de 2008

Ing. Fernando Iniesta Luna

24 de febrero de 2008

Empresas Vecla, S.A.

18 de marzo de 2008

Compañía Coprensa, S.A.

15 de mayo de 2008

Lic. Benjamín Romero Juárez

30 de junio de 2008

SISTEMA POR ASUNTOS O TEMÁTICO Para archivar los documentos en forma lógica, se debe considerar la secuencia alfabética o la sucesión numérica. Por lo tanto, hay dos métodos para archivar: a. Alfabético temático. No representa dificultad para archivar y se emplean las respectivas guías alfabéticas. b. Numérico temático. Este método es práctico porque se auxilia de guías numéricas consecutivas. Algunas veces, un expediente se solicita por el asunto y no por su número, por lo tanto es necesario elaborar las respectivas cédulas de catalogación numérica.

Ejemplo: La compañía Luva S.A., utiliza el sistema temático para archivar sus expedientes de acuerdo con el departamento al que van dirigidos. Departamento de ventas: trámites, clientes, reclamaciones y almacén. Departamento de crédito y cobranzas: proveedores y reclamaciones. Recursos humanos: nombramientos, capacitación, solicitudes y altas. Departamento de compras: proveedores y reclamaciones.

SISTEMA NUMÉRICO La denominación de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un número para cada expediente. Este número puede ser asignado por él o la secretaria o estar marcado en el documento, como el número de folio de una factura pedido, cotización, póliza, etcétera. Al archivar, se utilizan guías para separar los expedientes.

RECOMENDACIONES GENERALES

Control de expedientes Para llevar un control exacto de los expedientes es necesario conocer algunos elementos que nos ayudarán a localizarlos con mayor rapidez y también a decidir su destrucción al término de uso legal. Para controlar adecuadamente el archivo, es necesario conocer diversas formas para archivar, mismas que ayudarán a la persona encargada de la secretaría a elegir bajo qué designación se archivarán los documentos, controlar la entrada y salida de expedientes y determinar cuando un documento ha llegado a su término legal.

Legajos Es conveniente que los expedientes tengan un determinado grosor, cuando alguno de ellos contenga demasiados documentos es necesario elaborar un legajo, para evitar que se maltraten. El legajo es una de las partes en que se divide un expediente, un ejemplo de ellos son los tomos de una enciclopedia.

Referencia cruzada Si al codificar la correspondencia, un documento se puede archivar en más de una designación, se elabora una referencia cruzada, se elige el tema de mayor jerarquía para archivarlo y se hace una referencia para el otro asunto, así el documento se localizará en cualquiera de las dos designaciones.

Ejemplo: La empresa Lade, S.A., solicitó a Especialidades Serigráficas un catálogo publicitario y una solicitud de apertura de crédito y se elaborará una referencia cruzada para publicidad. La carta llega con fecha del día 17 de febrero del año en curso. (El sistema que se utiliza en la empresa es por asuntos.)

Nombre: Asunto: Fecha: Véase en:

REFERENCIA CRUZADA Empresa Lade S.A. Elías Moussan Vélez Publicidad 17 de febrero de 2009. Solicitud de crédito

EMP RESA S LADE , S.A. Tokio 35 C ol. Portales Deleg. B enito Juárez 03300 México, D.F. Tel. 521-35-85 17

de febrero de 2009.

C .P . ALFONS O LAR ZE RES Especialidades Serigráficas Amigar Vidal 5 C ol. Constitución de 1917 09260, México, D.F. Estimado contador: Me complace dirigirm e a usted para solicitarle el últim o catálogo publicitario de serigrafía, a fin de conocer qué posibilidades existen de que sus productos se adapten a las necesidades de nuestra empresa. Asimismo, le solicito información acerca de los planes de crédito que ofrecen. Espero su respuesta a la brevedad posible o la visita de alguno de sus representantes. C ordialmente Sr. Elías Moussan Vélez G erente G eneral

Tarjeta de fuera Ejemplo: Salida Nombre expediente Solicitud de empleo

Nombre solicitante

Fecha de salida

Díaz Ríos, Luis (Ing.) 09/01/22

Fecha devolución 09/02/03

Tarjeta cedular Fecha de entrega:

09/02/03

Nombre del expediente:

Solicitud de empleo

Nombre del solicitante:

Díaz Ríos, Luis (Ing.)

Firma

Destrucción de documentos

La persona encargada de la secretaría debe conocer cuándo concluye la importancia de un documento y transferirlo al archivo muerto o inactivo, para este tipo de archivo, se usan gavetas de cartón. Generalmente, estas cajas se colocan en estantes, cada caja debe contener sus respectivas guías y, por fuera, las etiquetas que indican lo que contiene, por si es necesaria su localización posterior. La transferencia es importante ya que proporciona espacio para expedientes nuevos.

Consejos prácticos para el archivo Los consejos más prácticos para el archivo son: No deje para otro día lo que deba archivar, sino que procure hacerlo diariamente a una hora determinada. Use carpetas de colores detrás de las guías. Archive siempre detrás de las guías. Rotule las carpetas para indicar el asunto que contiene; si está escrito a máquina, protéjalo con cinta o mica. No utilice nunca sujetadores (clips). Evite la acumulación de expedientes en una gaveta, pues los documentos se maltratan. Archive en la última gaveta los expedientes que no se consulten con regularidad. Deje espacio especial para los expedientes confidenciales; de preferencia colóquelos en una gaveta cerrada con llave. No abra más de una gaveta al mismo tiempo y evite accidentes.

Cédulas de catalogación

VEGA CASTRO, REBECA (Título) Mérida, Yucatán (Subtítulo) 04-03-05 (Fecha)

Currículum vitae (Asunto)

Alma G. (Identificación mecanográfica)