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Protokoll der 36. Sitzung des Gemeinderates der Amtsperiode 2013-2017 vom Donnerstag, 16. Juni 2016,19:30 bis 20.00 Uhr im Gemeinderatszimmer

Vorsitz:

Spycher-Gerber Silvia, Gemeindepräsidentin

Anwesend:

Scholl Christoph, Vize-Präsident Däster-Engel Peter, Mitglied Grab Franziska, Mitglied Grabherr Robin, Mitglied Hadorn-Zaugg Hans Peter, Mitglied Heimgartner-Steiner Max, Mitglied Studer Thomas, Mitglied Zeller-Vuilleumier Carmen, Mitglied Zuber-Raymann Andreas, Mitglied Ziegler-Zimmermann Norbert, Ersatzmitglied

Entschuldigt

von Büren-Wemer Stephan, Ersatzmitglied Lüdi Walter, Ersatzmitglied Altermatt-Tschida Andreas, Mitglied Hugi Fabian, Ersatzmitglied Kohler-Jipulan Beat, Ersatzmitglied von Burg Franziska, Ersatzmitglied

Protokollführung: Brotschi-Zumstein Christoph, Gemeindeschreiber Referenten: Traktanden öffentlich 1.

Protokollgenehmigung Protokoll der Sitzung Nr. 35 vom 12.5.2016

2.

Kreditorenrechnungen Ergebnis der Rechnungskontrollen vom 17.5.2016 und vom 6.6.2016

3.

Mitarbeiterbeurteilung Kontrolle Mitarbeiterbeurteilung für die Periode 2015-2016

4.

kommunale Rechtsgrundlagen Zertifizierung der Gemeindeverwaltung

5.

Beitragsgesuche Beitragsgesuch Kammerchor Solothurn

6.

Beitragsgesuche Beitragsgesuch Weissensteinschwinget 2016

7.

Beitragsgesuche Beitragsgesuch Panathlon Club Solothurn (das andere Lager)

36. Gemeinderatssitzung vom Donnerstag, 16. Juni 2016

Seite 93

8.

kommunale Rechtsgrundlagen Erneuerungswahlen für die Legislaturperiode 2017-2021: Bestimmen der Wahltermine

9.

Mitteilungen und Verschiedenes Mitteilungen und Verschiedenes

36. Gemeinderatssitzung vom Donnerstag, 16. Juni 2016

Seite 94

öffentlich 012 0-2016

Gemeinderat

1.

Protokollgenehmigung Protokoll der Sitzung Nr. 35 vom 12.5.2016

Akten 

Protokoll der Sitzung Nr. 35 vom 12.5.2016

Beschluss Das Protokoll der Sitzung Nr. 35 vom 12.5.2016 wird genehmigt. 911 0-2016

Rechnungswesen

2.

Kreditorenrechnungen Ergebnis der Rechnungskontrollen vom 17.5.2016 und vom 6.6.2016

Kontrolle vom 17.5.2016 Robin Grabherr und Hans Peter Hadorn wiesen alle Rechnungen zur Zahlung an.

Kontrolle vom 6.6.2016 Max Heimgartner und Hans Peter Hadorn wiesen alle Rechnungen zur Zahlung an. 022 0-2016

Anstellungsverhältnisse, Personalbestand

3.

Mitarbeiterbeurteilung Kontrolle Mitarbeiterbeurteilung für die Periode 2015-2016

Ausgangslage Der Verwaltungskommission obliegen gemäss Beschluss des Gemeinderates vom 2. Juli 2009 auch die Pflichten des früheren LEBO-Ausschusses. An der Sitzung vom 8.6.2016 haben die Mitglieder der Verwaltungskommission in diesem Sinne die von der Verwaltung vorgelegten Mitarbeiter-Beurteilungsbögen kontrolliert und wie folgt kommentiert: Generell kann festgestellt werden, dass die Empfehlungen der Verwaltungskommission zur letztjährigen Mitarbeiterbeurteilung befolgt werden. Gemeindepräsidentin Silvia Spycher hat an den meisten Gesprächen teilgenommen. Die Gespräche und Beurteilungen wurden grundsätzlich sorgfältig durchgeführt. Es kommt zum Ausdruck, dass auch negative Punkte kritisch vorgebracht und Ziele vereinbart werden. Einstimmiger Beschluss Der Gemeinderat nimmt Kenntnis vom Bericht der Verwaltungskommission über die Kontrolle der Mitarbeiterbeurteilungen für die Periode 2015-2016.

36. Gemeinderatssitzung vom Donnerstag, 16. Juni 2016

000 0-2016

Recht

4.

kommunale Rechtsgrundlagen Zertifizierung der Gemeindeverwaltung

Seite 95

Ausgangslage Am 15.11.01 hatte der Gemeinderat beschlossen: 1. Die Einwohnergemeinde Selzach führt für die Verwaltung und die Kommissionen ein Qualitätssicherungssystem nach ISO 9001:2000 ein. 2. Die Ausbildung des Projektleiters und das Coaching werden der Schweizerischen Arbeitsgemeinschaft für Qualitätsförderung SAQ zum offerierten Preis von 29'280 Franken übertragen. 3. Die Anmeldung erfolgt auf den nächsten Konvoi. 4. Die Kosten von 30'000 Franken werden unter Konto Nr. 020.318.07 in den Voranschlag 2002 aufgenommen. 5. Über eine allfällige Zertifizierung nach ISO 9001:2000 wird zu einem späteren Zeitpunkt, respektive nach Abschluss des Projektes entschieden. Am 20.3.2004 beschloss dann der Gemeinderat weiter: 

Die Gemeindeverwaltung wird gemäss Offerte der Schweiz. Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme (SQS) vom 05.11.03 nach ISO 9001:2000 zertifiziert.



Zur Finanzierung der Zertifizierung wird für das Jahr 2004 zu Gunsten Konto 020.318.07 ein Nachtragskredit von Fr. 6'100.00 (inkl. Spesen und Mehrwertsteuer) bewilligt. Für die Aufrechterhaltung des Zertifikats für die Jahre 2005 und 2006 sollen für die fraglichen Jahre unter Konto 020.318.07 Budgetkredite von je Fr. 1'550.00 aufgenommen werden.

Im Jahre 2016 ist nun die Durchführung eines Rezertifizierungsaudits geplant. Dieses kann letztmals nach der Norm ISO 9001:2008 stattfinden. Ab 2017 ist auf die Norm 9001:2016 umzustellen, was mit erheblichem zusätzlichem Aufwand verbunden sein wird. Die Kosten für die Zertifizierung seit 2004 belaufen sich auf Fr. 37‘997.45, jährlich im Schnitt also rund Fr. 3‘200.00. Im Vorfeld der für 1.6.2016 geplanten Rezertifizierung soll nun die Verwaltungskommission grundsätzlich über die Aufrechterhaltung der Zertifizierung verhandeln. Erwägungen Ziel der Zertifizierung war u.a. eine kontinuierliche Verbesserung der Dienstleistungen der Verwaltung und der Einsatz der Zertifizierung als Marketingmassnahme. Man ging auch davon aus, dass die regelmässigen Kontrollen durch die externen Auditoren ein guter Anlass sind, um Know-how zu erlangen. Zwischenzeitlich hat sich die Bedeutung eines solchen Zertifikats verringert, ein wertvolles Marketinginstrument ist es wohl nicht. Es gibt sicher auch Mittel, mit welchen der Gemeinderat seine Verantwortung und Aufsicht für die Tätigkeit der Gemeindeverwaltung direkter und günstiger wahrnehmen kann. In diesem Sinne soll dem Gemeinderat beantragt werden, in Zukunft auf die Zertifizierung zu verzichten und ein anderes zweckmässiges Instrument zur Pflege und Weiterentwicklung des heutigen QS-Systems einzusetzen. Ein externer Berater soll hierzu dem Gemeinderat einen Vorschlag machen.

36. Gemeinderatssitzung vom Donnerstag, 16. Juni 2016

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Beschluss der Verwaltungskommission vom 19.5.2016 als Antrag an den Gemeinderat 1. Die Einwohnergemeinde Selzach verzichtet auf die Rezertifizierung gemäss Norm ISO 9001:2008. 2. Der Gemeinderat beauftragt einen Experten, ihm einen Vorschlag zum Einsatz eines zweckmässigen und kostengünstigen Mittels zur kontinuierlichen Kontrolle und Verbesserung der Dienstleistungen der Verwaltung zu unterbreiten. Eintreten wird beschlossen. Auf Anfrage von Robin Grabherr erklärt Silvia Spycher, dass für die Rezertifizierung mit Kosten von rund Fr. 4‘500.00 zu rechnen ist. Die Beratung durch einen Experten im Sinne von Punkt 2 des VK-Antrags sollte also auf jeden Fall nicht teurer sein. Christoph Scholl: Es macht wohl Sinn, wenn die Verwaltungskommission und nicht der Gemeinderat einen Expertenrat im Sinne von Punkt 2 des Antrags einholt. Thomas Studer: Die Gemeindeverwaltung verfügt ja über ein QM-System und funktioniert nach meiner Wahrnehmung. Brauchen wir unter diesen Umständen wirklich eine externe Beratung? Hans Peter Hadorn: Die Verwaltung ist sicher auf einem guten Stand. Die Evaluation eines praxistauglichen Mittels zur Kontrolle und weiteren Verbesserung der Verwaltungs-Dienstleistungen ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Der Experte soll nicht untersuchen, sondern der Verwaltungskommissionen einen Vorschlag zur selbständigem Kontrolle vorlegen. Christoph Brotschi: Das QM System als Grundlage für seinerzeitige Zertifizierung wird laufend aktuell gehalten und soll nun weiterentwickelt werden. Christoph Scholl: Es geht vor allem auch darum, dass die politischen Behörden ihre Verantwortung für eine gut funktionierende Verwaltung selber wahrnehmen und sich nicht einfach auf das Urteil einer Zertifizierungsstelle verlassen. Deshalb ist es sinnvoll, einen Expertenvorschlag für den Einsatz von zweckmässigen Instrumenten zu erwirken. Einstimmiger Beschluss 1. Die Einwohnergemeinde Selzach verzichtet auf die Rezertifizierung gemäss Norm ISO 9001:2008. 2. Die Verwaltungskommission beauftragt einen Experten, ihr einen Vorschlag zum Einsatz eines zweckmässigen und kostengünstigen Mittels zur kontinuierlichen Kontrolle und Verbesserung der Dienstleistungen der Verwaltung zu unterbreiten. 3. Für die Finanzierung des Auftrags gemäss Punkt 2 steht ein Kredit von maximal Fr. 3'000.00 zu Lasten Konto 0220.3132.00 zur Verfügung.

36. Gemeinderatssitzung vom Donnerstag, 16. Juni 2016

913 0-2016

Mittelverwendung

5.

Beitragsgesuche Beitragsgesuch Kammerchor Solothurn

Seite 97

Akten 

Beitragsgesuch vom April 2016

Ausgangslage Der Kammerchor Solothurn wird am 6. und 13. November 2016 zusammen mit dem Gallus Chor Kriens und dem Chor Bruder Klaus Kriens in der Kirche Bruder Klaus in Kries resp. in der Jesuitenkirche Solothurn die „Petite Messe Solonelle“ aufführen. Um dieses Konzert-Projekt finanzieren zu können, ist man auf die Unterstützung zahlreicher Stiftungen und Gönner angewiesen (das Budget sieht bei Ausgaben von Fr. 54‘690.00 und Einnahmen von Fr. 25‘500.00 einen Ausgabenüberschuss von Fr. 29‘190.00 vor). Erwägungen Der Gemeinderat hat vergleichbare regionale Anlässe in der Vergangenheit mit jeweils 100 Franken unterstützt. Einstimmiger Beschluss Die Einwohnergemeinde Selzach unterstützt die Konzerte vom 6. und 13. November 2016 des Kammerchors Solothurn mit einem Beitrag von 100 Franken. 913 0-2016

Mittelverwendung

6.

Beitragsgesuche Beitragsgesuch Weissensteinschwinget 2016

Akten 

Beitragsgesuch vom 9.5.2016

Ausgangslage Mit Schreiben vom 9.5.2016 bitten die Organisatoren des 65. Weissenstein-Schwinget vom 16.7.2016 um finanzielle Unterstützung des Anlasses. Bis 2014 spendete die EG Selzach immer einen Beitrag von 100 Franken. Mit der Begründung, dass der Weissensteinschwinget 2015 der grösste Sportanlass im Kanton Solothurn ist und in der Nähe stattfindet, wurde für 2015 ein Beitrag von 500 Franken beschlossen. Beschluss Die Einwohnergemeinde Selzach unterstützt den Weissenstein-Schwinget 2016 mit einem Beitrag von 500 Franken.

36. Gemeinderatssitzung vom Donnerstag, 16. Juni 2016

913 0-2016

Mittelverwendung

7.

Beitragsgesuche Beitragsgesuch Panathlon Club Solothurn (das andere Lager)

Seite 98

Akten 

Beitragsgesuch vom 27.04.2016

Ausgangslage Der Panathlonclub Solothurn organisiert seit 25 Jahren ein jährliches Sportlager für je 50 behinderte und nichtbehinderte Jugendliche. Gemeinsam verbringen die jungen Leute eine Sportwoche, während der sie aus 20 verschiedenen Sportarten ihre bevorzugte auswählen können. Ein siebenköpfiges Leitungsteam bereitet mit mehr als 1‘500 ehrenamtlich geleisteten Arbeitsstunden die Lager vor und führt sie durch. Finanziert werden die Lager durch bescheidene Beiträge der Teilnehmenden, durch einen Beitrag von Fr. 25‘000.00 aus dem Sportfonds und durch Einnahmen aus Sponsoring und Spenden von ca. Fr. 40‘000.00. Mit Schreiben vom 27.4.2016 wird die Einwohnergemeinde Selzach um einen Beitrag gebeten. Erwägungen Der Gemeinderat hat vergleichbare Anlässe in der Vergangenheit mit jeweils 100 Franken unterstützt. Einstimmiger Beschluss Die Einwohnergemeinde Selzach unterstützt „das andere Lager“ des Panathlonclub mit einem Beitrag von 100 Franken. 000 0-2016

Recht

8.

kommunale Rechtsgrundlagen Erneuerungswahlen für die Legislaturperiode 2017-2021: Bestimmen der Wahltermine

Ausgangslage Der Regierungsrat hat am 22.3.2016 folgende Wahltage für die kantonalen, regionalen und kommunalen Erneuerungswahlen 2017 festgelegt: Sonntag, 12. März 2017 - Kantons- und Regierungsratswahlen (Anmeldefrist: 9. Januar 2017) - Stadtratswahlen in Olten (Anmeldefrist: 9. Januar 2017)

Sonntag, 23. April 2017 - allfälliger zweiter Wahlgang Regierungsratswahlen - allfällige zweite Wahlgänge Stadtratswahlen in Olten - Wahl des Gemeindeparlamentes in Olten (Anmeldefrist: 6. Februar 2017) Sonntag, 21. Mai 2017 (eidg. Abstimmungstermin, evt. Kantonale Abstimmung) - Amteibeamtenwahlen (Anmeldefrist: 27. März 2017) - Einwohner-, Bürger-, und Kirchgemeinden: Gemeinderatswahlen (Anmeldefrist: 3. April 2017)

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Sonntag, 2. Juli 2017 - Allfällige zweite Wahlgänge Amteibeamtenwahlen - Einwohner-, Bürger-, Kirchgemeinden, Zweckverbände und Kreise: Beamtenwahlen (Anmeldefrist: 29. Mai 2017) - Wahl des Stadtpräsidiums und des Vizepräsidiums in Olten (Anmeldefrist: 15. Mai 2017) Sonntag, 24. September 2017 (eidg. Abstimmungstermin, evt. Kantonale Abstimmung)  Einwohner-, Bürger-, Kirchgemeinden, Zweckverbände und Kreise: Kommissionswahlen (Anmeldefrist: 7. August 2017)  Allfällige zweite Wahlgänge für kommunale Beamtenwahlen Kommunale Erneuerungswahlen können vom Gemeinderat ohne Gesuch an einem anderen Termin des Wahlkalenders festgesetzt werden. Gesuche um Verschiebung auf andere als die im Wahlkalender vorgesehenen Termine bewilligt die Staatskanzlei. Der 12. März 2017 ist allerdings für die Kantons- und Regierungsratswahlen reserviert. Die Gemeinden werden daher ersucht, am 12. März 2017 keine kommunalen Wahlen und Abstimmungen abzuhalten. Erwägungen Die vom Regierungsrat vorgesehenen Daten für die kommunalen Erneuerungswahlen entsprechen den Bedürfnissen der Gemeinde. Mit diesem Wahlkalender haben die politischen Parteien ausreichend Zeit, ihre Kandidaten für die Gemeinderats-, die Kommissions- und die Beamtenwahlen zu nominieren. Einstimmiger Beschluss Die kommunalen Erneuerungswahlen der Einwohnergemeinde Selzach für die Amtsperiode 2017 – 2021 finden an folgenden Daten statt: Sonntag, 21. Mai 2017 Sonntag, 2. Juli 2017 Sonntag, 24. September 2017

Gemeinderatswahlen Beamtenwahlen Kommissionswahlen und allfällige 2. Wahlgänge Beamtenwahlen

012 0-2016

Gemeinderat

9.

Mitteilungen und Verschiedenes Mitteilungen und Verschiedenes

Silvia Spycher macht auf die Entscheide der Gemeindeversammlungen von Bellach und Lommiswil in Sachen Statuten Schulkreis BeLoSe aufmerksam. Sie hat nun die Gemeindepräsidien um ein Gespräch zum weiteren Vorgehen gebeten. Dieses Gespräch wird voraussichtlich am 29.6.2016 stattfinden. Vertreter der EG Selzach werden Silvia Spycher und Christoph Scholl sein.

Entscheide Gemeindeversammlungen Bellach und Lommiswil in Sachen Statuten BeLoSe/Weiteres Vorgehen

Silvia Spycher: Am 10. Juni 2016 fand bei gutem Wetter die diesjährige Seniorenfahrt statt. Nach dem Ausflug ins Papiliorama in Kerzers lud die Gemeinde zum abschliessenden Nachtessen im Pfarreizentrum ein. Der Anlass kam gut an und etliche Teilnehmer/innen haben sich schriftlich bedankt.

Seniorenehrung 2016

36. Gemeinderatssitzung vom Donnerstag, 16. Juni 2016

Seite 100

Silvia Spycher: Mario Caspar lädt für seine Hochzeit vom 25.6.2016 auf 16.30 Uhr beim Krummturm in Solothurn zum Apéro ein. Die Verwaltung hat auch eine Gratulationskarte geschrieben, diese steht zur Unterschrift bereit. Wir werden dem Paar einen Zwetschgenbaum schenken.

Hochzeit Mario Caspar und Zoe Brotschi

Peter Däster macht auf das FC-Fest zum 90-jährigen Bestehen aufmerksam. Gleichzeitig werden die neuen Räumlichkeiten und das neue Spielfeld eingeweiht. Der Anlass findet am Samstag, 30. Juli 2016 statt und die Ratsmitglieder sind herzlich eingeladen.

FC-Fest zum 90-jährigen Bestehen und Einweihung neue Anlagen

Hans Peter Hadorn: Ich hatte an der VK-Sitzung vom 31.3.2016 auf den sich im diesjährigen Budget befindlichen Kredit über CHF 50‘000.00 für die Projektierung eines Kindergartens aufmerksam gemacht und gebeten, eine Arbeitsgruppe einsetzen und diese mit den Vorbereitungsarbeiten zu beauftragen. Wie sieht nun die Gemeindepräsidentin das weitere Vorgehen? Wir werden im nächsten Schuljahr drei Kindergartenklassen mit je 24 Schülern führen.

Projektierungskredit Neubau Kindergarten

Silvia Spycher: Ich werde das Geschäft vorerst mit Bauverwalter Thomas Leimer besprechen. Der Gemeinderat nimmt Kenntnis vom Inhalt der folgenden schriftlichen Mitteilungen: 1. Protokoll über die Eidgenössische Volksabstimmung vom 5. Juni 2016

Protokoll Eidg. Abstimmung vom 5.6.2016

2. Teilrevision Statuten BeLoSe/Auszug aus dem Protokoll des Gemeinderates Bellach vom 24.05.2016

Statuten BeLoSe/GR Beschluss Bellach vom 24.5.2016

3. Bericht Gesundheitsamt vom 10.5.2016 über die Kontrolle der Trinkwasserversorgung

Bericht Gesundheitsamt über die Kontrolle der Trinkwasserversorgung

4. Bericht Amt für Umwelt vom 10.5.2016 über Beurteilung der ARA Selzach für das Betriebsjahr 2015

Bericht AFU über die Beurteilung der ARA Selzach für das Betriebsjahr 2015

5. Leistungsbericht 2015 Netzwerk Grenchen

Leistungbericht 2015 Netzwerk Grenchen

6. Jahresbericht 2015 Wohnheim Kontiki

Jahresbericht 2015 Wohnheim Kontiki

7. Weiterbildung und Fachaustausch in der Raumplanung/Angebote Schweizerische Vereinigung für Landesplanung

Angebote Schweizerische Vereinigung für Landesplanung zur Weiterbildung

8. Einladung BSG zur Generalversammlung vom 20.6.2015

Einladung BSG zur Generalversammlung vom 20.6.2016

36. Gemeinderatssitzung vom Donnerstag, 16. Juni 2016

Seite 101

9. Einladung Volkshochschule Solothurn zur Vereinsversammlung vom 23.6.2016

Einladung VHS Sololthurn zur Vereinsversammlung vom 23.6.2016

10. Einladung der KEBAG AG zur Generalversammlung vom 28.6.2016

Einladung der KEBAG AG zur Generalversammlung vom 28.6.2016

11. Einladung zur 100 Jahr Feier KJBS vom 2.7.2016

Einladung zur 100-Jahr Feier KJBS vom 2.7.2016

12. Dank der Familie Ingold für den Versand des Elternbriefs der Pro Juventute

Dank der Familie Ingold für den Versand des Elternbriefs der Pro Juventute

13. Libero Entdeckerpass für alle Kinder und Jugendlichen bis 16 Jahre/Schreiben Pro Juventute vom 16.5.2016

Libero Entdeckerpass für alle Kinder und Jugendlichen

Selzach, den 29.06.2016 Einwohnergemeinde Selzach

Die Gemeindepräsidentin Silvia Spycher

Der Gemeindeschreiber Christoph Brotschi