Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”

Program Leonardo da Vinci Zarządzanie projektem TOI –część I

.

Szkolenie dla beneficjentów TOI 2013 Warszawa, 7 października 2013 r.

1

Projekt transferu innowacji LdV •Leonardo da Vinci - VET VOCATIONAL •TOI – transfer innowacji

•produkt nie usługi •projekt wielostronny

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

2

Projekt transferu innowacji LdV zgodne z planem (wnioskiem/umową): rezultaty (Q)

zasoby

czas

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

3

Projekt transferu innowacji LdV zgodne z planem (wnioskiem/umową): rezultaty - Q

zasoby

czas – 2 lata

0,4 M € + partnerzy + ?

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

4

Czas Przedłużenie czasu realizacji projektów 2013 ? – niestety… Półmetek – ważny moment kontrolny dla NA i dla partnerstwa Ale… opóźnienia zjawiają się też po półmetku Badanie potrzeb - testowanie - ewaluacja – czas  wykorzystanie – cel/R końcowy

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

5

Zasoby (1) Czy da się zwiększyć zasoby projektu TOI? • grantu LdV – NIE • partnerstwo - partnerstwo instytucji vs międzynarodowy zespół • użytkownicy, interesariusze (upowszechnianie, testowanie, steering i in.)

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

6

Partnerstwo LdV TOI zakłada: •aktywny udział wszystkich partnerów;

•każdy musi skorzystać z projektu, nie tylko „importer”.; •międzynarodowe partnerstwo ma dać możliwości uczenia się od siebie nawzajem i instytucji partnerskich i pracowników – stworzenia dzięki temu lepszych produktów (wzajemna inspiracja i efekty synergii widoczne w końcowych produktach). Koordynator powinien rozpoznać korzyści z realizacji projektu dla instytucji partnera i osób realizujących projekt. Ważne jest i motywowanie i monitoring (ryzyka). PROGRAM LEONARDO DA VINCI

7

Zasoby (2) … partnerstwo a podwykonawstwo - szczególna rola partnerów/partnerstwa w TOI

(założenia: innowacja/nauka, korzyści dla biorców i dawców);

- zarządzanie i merytoryczna strona rezultatów nie mogą być zlecane podwykonawcom!

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

8

Zgodność projektu z założeniami To co zostało zadeklarowane we wniosku – który stanie się częścią umowy – jest dla partnerstwa zobowiązujące. W stosunku do NA odpowiedzialny za realizację umowy (czyli za działania całego partnerstwa) jest beneficjent. Zmiana umowy może dotyczyć poprawy, ale nie umniejszenia / pogorszenia projektu (bo grant z konkursu). Trzeba zatem tak zarządzać projektem, żeby stworzyć dobre rezultaty końcowe i dobrze zrealizować zaplanowane działania, oraz dobrze je zaprezentować i „sprzedać” wszystkim zainteresowanym. (…adaptacja polega na tym że.. …tak przeprowadzone testy przekonująco pokazały że…)

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

9

NA ocena projektu po zakończeniu (1) Merytoryczna ocena ex post projektu LdV TOI prowadzana przez NA i zewnętrznych ekspertów skupia się przede wszystkim na jakościowej ocenie produktów końcowych.

Jakość rezultatów oceniana jest pod różnymi aspektami: - zgodności z planami/umową ; - zgodności z najnowszymi osiągnięciami w kształceniu/szkoleniu zawodowym w danym sektorze / dla danej grupy docelowej; - użyteczności i adekwatności do potrzeb grup docelowych; - trwałości - rezultaty będą stosowane w instytucjach/krajach partnerskich po zakończeniu projektu; - oddziaływania projektu na grupy docelowe, region, krajowe systemy VET w krajach partnerstwa.

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

10

NA ocena projektu po zakończeniu (2) NA ocenia również zarządzanie projektem: -

zarządzanie jakością; testowanie; ewaluację; upowszechnianie; sposób zarządzania partnerstwem (m.in. zgodnym z umową zaangażowaniem poszczególnych partnerów w poszczególne zadania, znajdującym odbicie np.. w protokołach ze spotkań partnerskich. )

Dobre zarządzanie przekłada się na jakość produktów.

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

11

Kontrolowanie jakości Jakość produktów końcowych jest zasadniczą sprawą w projekcie TOI, a błędy mogące wprowadzić w błąd uczącego się są nieakceptowalne; niekiedy jednak trzeba zaakceptować niedostatki jakościowe rezultatu (poważna decyzja – zasady do ustalenia w konsorcjum) Jeżeli przewidujemy istnienie ryzyka dla projektu, które miałoby poważne konsekwencje dla któregoś z ważnych rezultatów, to w ramach zarządzania ryzykiem wskazane jest zaplanować działania zapobiegawcze i prowadzić monitoring ryzyka.

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

12

Monitoring Odpowiedzialność za monitorowanie postępów całego projektu i wydatków w projekcie spoczywa na beneficjencie; beneficjent powinien zadbać, by Partnerzy monitorowali każdy swoje działania i wydatki. Jeżeli wyznaczeni są partnerzy odpowiedzialni za poszczególne pakiety robocze, to oni monitorują realizację tych pakietów – ale ostateczna odpowiedzialność za cały projekt, przypomnimy, spoczywa na beneficjencie.

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

13

Zarządzanie grupą partnerską (konsorcjum) Zarządzanie grupą partnerską jest obowiązkiem beneficjenta. Obejmuje: - koordynowanie prac w ramach projektu; - dbanie o terminowe wykonywanie zadań i o terminowe dostarczanie sprawozdań i rzetelność rozliczeń (ew. sankcje: wstrzymanie wypłaty środków); - wydatki partnerów powinien akceptować beneficjent (opisy faktur).

14

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Umowa między beneficjentem a partnerem – sugestie W umowie beneficjenta w partnerami warto ująć zobowiązania partnera takie jak: - dołożenie wszelkich starań w celu realizacji oraz właściwego zarządzania pracami projektu. - przestrzeganie wszystkich postanowień umowy zawartej przez beneficjenta z Narodową Agencją Programu. - przekazanie beneficjentowi wszelkich informacji i dokumentów wymaganych przez beneficjenta/NA na potrzeby zarządzania projektem. - przekazania beneficjentowi wszelkich informacji i dokumentów koniecznych do sporządzenia sprawozdania cząstkowego/końcowego oraz kopii wszystkich dokumentów potwierdzających działania partnera. 15

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Porozumienie konsorcjum w sprawie praw autorskich i ewentualnej komercjalizacji Porozumienie konsorcjum w sprawie praw autorskich do produktów końcowych - ważne – nawet, jeśli nie jest planowana komercjalizacja;

- kwestie korzystania z produktów takich, jakie powstaną na koniec projektu, a ewentualnie również – kwestie ich ewentualnego dalszego rozwijania; - jedni beneficjenci odkładają podpisanie umów dot. praw autorskich na koniec projektu; inni wolą nie odkładać ich podpisania. Zależy to od projektu i partnerstwa.

16

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Partnerstwo i rezultaty projektu Ważne jest wczesne zadbanie by wszyscy partnerzy – i wszystkie osoby pracujące w projekcie – dokładnie tak samo rozumieli: – końcowe rezultaty / produkty; – grupę docelową; – cele projektu, założenia dot. testowania i ewaluacji itd. i związki między poszczególnymi rezultatami cząstkowymi/etapowymi a końcowymi i między poszczególnymi działaniami a rezultatami.

17

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Partnerstwo i rezultaty projektu Funkcjonalne związki między poszczególnymi rezultatami i między działaniami i rezultatami: całe partnerstwo musi pamiętać, że badanie potrzeb, upowszechnianie, szkolenie testowe, ewaluacja służyć mają jakości głównych rezultatów końcowych i wiedzieć, jak posłużą. (nie chodzi o to, by „odrobić” działania bo zapisane we wniosku, bo dobra praktyka projektowa..) Doprecyzowując w gronie konsorcjum koncepcję poszczególnych produktów, rezultatów czy nawet materiałów służących upowszechnianiu, należy ustalić komu dokładnie i do czego dany rezultat/materiał ma służyć.

18

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Dziękuję za uwagę i zapraszam Państwa do podzielenia się swoimi doświadczeniami i pomysłami dotyczącymi zarządzania projektami.

19

PROGRAM LEONARDO DA VINCI