PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA
Código : PFI.03
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Revisó:
Jefe Sección Presupuesto Profesional División Financiera Profesional Planeación
Aprobó:
Versión : 04
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Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución No. 1858
Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades a seguir para solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).
Aplica a todas las solicitudes de certificados de disponibilidad presupuestal (CDP) que efectúen las Unidades Académicas y/o Administrativas y Proyectos.
NORMATIVIDAD
Acuerdo del Consejo Superior No. 67 de 2003, Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander 2003. Por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander.
Decreto 111 de 1996 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (Artículo 89, 112 y 113) Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto.
Decreto 568 de 1996 de la Presidencia de la República, Artículo 19 y 20. Por el cual se introducen algunas modificaciones al Decreto 568 de 1996.
Decreto 4730 de 2005 de la Presidencia de la República, Artículo 18. Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia.
Acuerdo del Consejo Superior No. 097 de 2015, por el cual se dictan normas presupuestales para el funcionamiento de la unidad especializada de salud de la Universidad Industrial de Santander.
Ley 715 de 2001. Artículo 67, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 365 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salu d, entre otros.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Apropiación Presupuestal: Partidas que aparecen en el presupuesto de gastos y señalan los topes máximos de gasto para ser comprometidos o ejecutados durante la vigencia anual correspondiente.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad , es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado .
CS: Consejo Superior
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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Código : PFI.06 Versión : 04
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Disponibilidad presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte.
SIF: Sistema de Información Financiero.
UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
CONSIDERACIONES
Para llevar a cabo la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), se deben cumplir los siguientes requisitos:
- El rubro que se afectará debe contar con disponibilidad presupuestal suficiente. - El concepto por el cual se solicita el CDP debe corresponder con el rubro que se afectará - Se debe tener en cuenta el Gravamen a Movimientos Financieros dependiendo del Fondo que se trate . - Deberá solicitarse previamente o tener la misma fecha de adquisición del bien o servicio . Art. 37 del Estatuto Presupuestal.
Los ordenadores del gasto de las UAA y/o Proyectos están facultados para realizar autorizaciones de: cuentas, solicitudes de CDP, modificaciones presupuestales y traslados de fondos por adquisición interna de bienes y servicios en los casos en que se requiera.
Los CDP´s pueden ser expedidos de manera global o individual.
Al cierre de cada vigencia, los CDP´s expedidos fenecen ya que corresponden a la anualidad del presupuesto respectivo .
Código : PFI.03
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA
Versión : 04
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
DIAGRAMA DE FLUJO
Procesamiento en S.I. o intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
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Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INICIO
Solicitar CDP 1. Identifica la necesidad de adquirir bien y/o servicio
1. Identifica la necesidad de adquirir un bien y/o servicio.
2. Consulta disponibilidad presupuestal
¿Disponibilidad suficiente?
2. Consulta en el SIF la disponibilidad presupuestal en el rubro o rubros que se quieren afectar. Si
UAA y/o Proyecto
Secretaria de la UAA y/o Funcionario Encargado
A Pág.4
No ¿Requiere Modificación Presupuestal?
No
B Pág.4
Si
3. Modificación Presupuestal
Si
3. Se lleva a cabo el Procedimiento de Modificación Presupuestal.
Sección Presupuesto
4. En caso de que la modificación presupuestal no sea aprobada, informa a la UAA y/o Proyecto y devuelve documentos.
Jefe Sección Presupuesto
¿Modificación aprobada? No
4. Informa a la UAA y/o Proyecto
FIN
PFI.01 - Procedimiento Modificación Presupuestal
Código : PFI.03
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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL DIAGRAMA DE FLUJO
A
5. Solicita CDP
6. Estudia solicitud
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
5. Si existe disponibilidad presupuestal suficiente y cumple con los demás requisitos (Ver Consideraciones), solicita CDP en el SIF registrando la descripción detallada y clara del bien o servicio a adquirir, código de la UAA y/o proyecto, rubro y valor correspondiente.
Secretaria de la UAA y/o Funcionario Encargado
6. Revisa en el SIF las solicitudes de CDP, verifica que exista disponibilidad presupuestal para los rubros que se quieren afectar y que se cumplan los requisitos correspondientes.
Auxiliar Administrativo Presupuesto
No ¿Aprueba solicitud ? Si 7. Asigna CDP
7. Una vez cumplidos todos los requisitos, acepta la solicitud de CDP en el SIF, el cual genera automáticamente el número del CDP.
Auxiliar Administrativo Presupuesto
FIN
8. Registra motivo de no aceptación
9. Consulta, analiza y corrige inconsistencias
8. Si se presentan inconsistencias, rechaza la solicitud de CDP y registra en el SIF el motivo de no aceptación.
9. Consulta en el SIF el motivo de no aceptación, analiza, corrige inconsistencias y solicita nuevamente CDP. (Ver Consideraciones).
Auxiliar Administrativo Presupuesto
Secretaria de la UAA y/o Funcionario Encargado
Versión : 04
Página 4 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código : PFI.03
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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
Descomprometer un CDP
B
10. Identifica necesidad de descomprometer CDP
10. Identifica la necesidad de descomprometer un CDP.
Ordenador del Gasto
11. Envía solicitud en físico
11. Envía solicitud en físico debidamente firmada y justificada por el ordenador del gasto, a la Sección de Presupuesto donde se mencione el número de CDP, rubro, UAA y valor a descomprometer.
Secretaria de la UAA y/o Funcionario Encargado
Solicitud firmada y justificada
12. Verifica en el SIF la información
¿Presenta inconsistencias?
12. Verifica en el SIF la información suministrada.
Auxiliar Administrativo Presupuesto
13. Si no presenta inconsistencias, procede a descomprometer el valor solicitado del CDP.
Auxiliar Administrativo Presupuesto
14. Si presenta inconsistencias se devuelve a la UAA la solicitud para ser corregida.
Auxiliar Administrativo Presupuesto
Si
No
13. Descompromete el CDP
FIN
14. Devuelve solicitud para corrección
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PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Código : PFI.03
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
FECHA DE APROBACIÓN
Resolución 041 del 2000, por la cual se aprobó el procedimiento de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para la generación del compromiso presupuestal.
Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos. Inclusión de objetivo, alcance, normatividad y definiciones. Especificación de los responsables de las actividades. Se amplían y detallan las actividades en general.
Complemento de los responsables en las actividades.
Modificación en las consideraciones cambiando el Jefe de División Financiera por los ordenadores del gasto de las UAA y/o Proyectos como personal facultado para realizar autorizaciones de cuentas, inclusión de un requisito y dos consideraciones. Inclusión del Acuerdo del Consejo Superior No. 097 de 2015 y la Ley 715 del 2001, Art. 67. Inclusión en el procedimiento las actividades a realizar para descomprometer un CDP, incluye las actividades 11 a la 14.
Febrero 8 del 2000
02
Diciembre 04 de 2007
03
Noviembre 19 de 2009
04
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Septiembre 05 de 2016
