GS.PECD.03

CÓDIGO

PROCEDIMIENTO

04

REVISIÓN Nº

ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

FECHA VIGENCIA

Marzo 2012

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INDICE 1.2.3.4.5.6.7.8.-

Propósito Alcances Responsabilidades Definiciones Descripción del proceso Referencias Registros Anexos

CONTROL DE MODIFICACIONES Revisión Nº

Nº de Sección

Fecha

Realizada por

Aprobada por

01

Todo el documento

Junio 2010

Srta. Carolina Sáez Asesor SSOMAC

Sr. Giuseppe Valdatta Subgerente SSOMAC

02

Sección 7

Octubre 2010

Srta. Carolina Sáez Asesor SSOMAC

03

Todo el documento

Agosto 2011

04

Todo el documento

Marzo 2012

Sr. Giuseppe Valdatta Subgerente SSOMAC Sr. Jaime Vilajuana Gerente General Sr. Jaime Vilajuana Gerente General

Srta. Carolina Sáez Jefe SGI

Srta. Carolina Sáez Jefe SGI

Descripción del cambio Se unifican Procedimiento Control de Documento PRO-04 de Distribuidora Santa María versión 04 con procedimiento control de documentos PGC-01 y procedimiento Estructura y Contenido de un documento Oficial PGC-00 ambos de Transportes Lonquén. Se modifica el registro listado maestro de documentos externos incorporando toda la normativa y requisitos legales aplicables a la empresa. Se reordena el contenido de todo el procedimiento incorporando ítem para la distribucion de la documentacion.

INSTANCIAS DE APROBACIÓN Responsable Realizado por

Revisado por Aprobado por

Srta. Carolina Sáez Asesor SSOMAC

Fecha Marzo 2012

Sr. Marcelo Meza Gerente SSOMAC

Marzo 2012

Sr. Jaime Vilajuana Gerente General Transportes Santa María S.A

Marzo 2012

Firma

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1. PROPÓSITO 1.1. Establecer los requisitos de estructura y contenido de los documentos generados para el Sistema de Gestión Integrado (SGI). 1.2. Establecer la metodología para realizar, aprobar, modificar, distribuir y almacenar la documentación. 1.3. Establecer la metodología y frecuencia de control de los documentos externos que apliquen al proceso operativo de la organización.

2. ALCANCES Este Procedimiento es aplicable para la elaboración y control de todos los documentos asociados al Sistema de Gestión Integrado de Transportes Santa María S.A

3. RESPONSABILIDADES Responsable Gerente General Gerente/Subgerente / Jefes de Área

Gerente SGI

Supervisor Conductores/Operadores en general.

Actividad  Aprueba los procedimientos  Asigna los recursos necesarios para la implementación de este procedimiento.  Revisan y elaboran con la ayuda del Gerente de SGI los procedimientos e instructivos necesarios para su proceso.  Solicita actualizaciones y modificaciones si fuere necesario.  Elabora y modifica cuando sea solicitado los procedimientos del área.  Asesora y capacita a las distintas áreas en la elaboración de los documentos.  Difunde e instruye sobre los reglamentos, procedimientos e instructivos a los trabajadores.  Aplica los registros anexos de cada uno de los documentos.  Utilizar la documentación adecuada y en forma correcta, así como informar a su supervisión directa de las mejoras y de los documentos nuevos que deban elaborarse.

4. DEFINICIONES A continuación se presentan las principales definiciones para el establecimiento de los documentos, a saber: 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Documento: Información y su medio de soporte. Información: Datos que poseen significado. Reglamento: Documento que constituye un mandato o precepto a acatar para asegurar un determinado resultado. Es de cumplimiento obligatorio y puede tener carácter legal. Manual: Documento general que describe y contiene la información del sistema de gestión, se incluyen tanto los requerimientos administrativos como operativos y la descripción de los procesos.

PROCEDIMIENTO ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS 4.5. 4.6. 4.7. 4.8.

4.9. 4.10.

4.11. 4.12. 4.13. 4.14. 4.15.

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SGI: Abreviación de Sistemas de Gestión Integrados. Procedimiento de gestión integrado: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Entrega directrices generales de la organización. Procedimiento: Es un documento normalizado de un proceso administrativo u operativo, que describe las actividades o pasos de forma especificada que deben ejecutarse. Instructivo: Documento que explica en forma detallada, específica y ordenada el “cómo” se debe efectuar una actividad concreta, sirve para llevar a cabo el control efectivo de determinadas actividades que incluyen un procedimiento. Registro: Documento o archivo que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades efectuadas. Documentación externa: Es aquella documentación no elaborada por la empresa, pero que es necesaria para realizar las actividades operacionales, por ejemplo; la reglamentación vigente, procedimientos de los clientes, manuales de maquinarias, etc. Documento Controlado: Es todo documento que está sujeto a control de modificaciones, distribución y custodia y es un documento oficial del SGI. Copia Controlada: Documento que forma parte del SGI y que es controlada su distribución a los responsables de los procesos y a las personas que intervienen en el mismo. Copia Obsoleta: Es aquella copia de un documento que ha sido retirada de un área, debido a que sufrido modificaciones de acuerdo al proceso de modificación de un documento del SGI. Procedimientos de Implementación: Se refiere a los procedimientos confeccionados por requisitos normativos de ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007 Procedimientos Operativos: Se refiere a los procedimientos confeccionados por necesidad de los procesos propios de Transportes Santa María .S.A

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1 Elaboración de un Nuevo Documento a) La elaboración de un nuevo documento para el SGI, puede ser solicitada por los encargados de proceso o Gerencias respectivas de acuerdo a las necesidades del proceso. b) En las bases esta solicitud se elevara al Experto en Prevención de Riesgos Asignado, quien la gestionara con el Gerente del SGI. c) La elaboración de un nuevo documento se solicitara al Gerente del SGI mediante correo electrónico o llamado telefónico. Para registrar esta solicitud el Gerente del SGI utilizara el Registro Solicitud de Elaboración y/o modificación de documentos Ver Anexo 1.

5.2 Aprobación de un nuevo documento a) Posteriormente el Gerente del SIG revisara si amerita elaborar dicho documento. Si corresponde la elaboración, el Gerente del SGI designara un código interno al procedimiento y sus registros asociados. Si no corresponde la elaboración se le informa al solicitante en cuál de los procedimientos existentes se puede acoger la inquietud. b) El procedimiento lo deberá elaborar el encargado del proceso, solicitando si requiere la ayuda del Gerente del SGI para estructurarlo. d) Antes de enviar el documento al Gerente del SGI, el responsable de la elaboración del documento, discutirá el contenido con los demás integrantes de su proceso, para así realizar las modificaciones correspondientes. Luego de corregir el documento, lo enviará al Gerente del SGI para que lo revise y luego lo entregue al Gerente General para su aprobación.

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e) En el caso de que el Gerente General encuentre observaciones deberá comunicarlas al Gerente del SIG para que se proceda a la incorporación de estas. f) Una vez revisado el documento, el Gerente del SGI entregará al Gerente General el documento final para que protocolice mediante una firma la aprobación de este, para luego ser distribuido de acuerdo a la metodología de distribución

5.3 Contenido de los Documentos Los documentos asociados al Sistema de Gestión Integrado de Transportes Santa María S.A.: Manuales, Procedimientos, Instructivos, Registros y Estándares deberán confeccionarse de la siguiente manera: 5.3.1

Encabezado

a)

Llevara en su portada y todo el documento, encabezado que incluya en costado superior izquierdo logo de Transportes Santa María. S.A b) En el centro superior, ira el nombre genérico del documento; Manual, Procedimiento, Instructivo, etc., y en la parte inferior, el nombre específico del documento. c) En su costado derecho se asignara:  Código otorgado por el Gerente de SGI, (ver punto Nº 5.2.2 siguiente)  El número de la revisión,  Fecha de vigencia, y  Cantidad de páginas.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

CÓDIGO

xxxxxxx

REVISIÓN Nº

xxxxxx

FECHA DE VIGENCIA

xxxxxxx

xxxxxxxxxx

5.3.2

Codificación

La codificación identificará al documento para su control y es asignado SOLO por el Gerente del SGI para control. Tiene la siguiente estructura definida: a) Para Procedimientos de Implementación

PP.TNNN.UU

Gerencia que lo emite

Inicial indicativa del tipo de documento

Iniciales título del documento

Número del documento

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b) Para Procedimientos Operativos

PO.NNN.UU

Procedimiento Operativo

Iniciales título del documento

Número del documento

c) Otros documentos: Instructivos, planes, programas, políticas, estándares, etc., la codificación será la misma, variando solamente la letra inicial

PP.NNNN.UU

Gerencia que lo emite

Inicial indicativa del tipo de documento

Iniciales título del documento

Número del documento

d) Nomenclatura procedimientos de implementación: las nomenclaturas utilizadas serán las siguientes: PROCESO Se utilizará esta gerencia para cubrir los procesos de logística, control de flota, taller y bodega

NOMENCLATURA GO

Gerencia Seguridad para abreviar la Gerencia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Se aplica cuando los documentos sean de cualquiera de estas áreas. Se utilizara además para los documentos de entrenamiento operacional.

GS

Gerencia de Administración y Finanzas. Se utiliza cuando los documentos apliquen a Contabilidad o Finanzas Gerencia General

GF

Gerencia Recursos Humanos Gerencia Calidad

GG GRH GC

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e) Nomenclatura por tipo de documento: se utilizaran las siguientes abreviaturas: TIPO DOCUMENTO Manual Procedimiento Registro Instructivo Plan Programa Estándar

5.3.3

NOMENCLATURA M P R I PLA PRO E

Portada

La portada de todos los documentos deberá llevar la siguiente estructura a) Índice: Corresponde al contenido y estructura del documento, siendo el siguiente:     

  

Propósito: Se refiere a la razón por la que se crea este documento. Alcance: Se deben establecer los límites dentro de los cuales el documento tiene validez. Responsabilidades: Se deben señalar las responsabilidades de las personas conforme a las distintas actividades del proceso descritas en el documento. Definiciones: En este apartado se debe incluir, de ser necesario, todos los términos específicos, abreviaturas y símbolos utilizados en el documento Descripción del Proceso: Describe las actividades que deben ejecutarse para asegurar el control del proceso y que son necesarias para efectuar las actividades en condiciones habituales, ya sea en forma escrita o a través de un diagrama de flujo, que especifica de forma estructurada las actividades de un proceso y sus responsabilidades asociadas. Referencias: En este apartado se numeran documentos internos y externos que deben consultarse en relación al documento. Registros: se deben indicar los documentos que deberán ser elaborados para evidenciar la ejecución y control del proceso descrito. Anexos: se deben adjuntar todos aquellos documentos requeridos para la aplicación del proceso.

b) Control de modificaciones: Es aquel que se realiza sobre los cambios realizados en la documentación original, que originan nuevas ediciones que reemplazan y cancelan las anteriores.

Revisión Nº de Nº Sección

Fecha

Realizada por

Aprobada por

Descripción del cambio

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c) Aprobación: Recuadro con Elaborado por, Revisado por y Aprobado por, con fecha y firma, respectivamente. Responsable

Fecha

Firma

Realizado por

Revisado por Aprobado por

5.4 Formato a) Tamaño de la hoja: para todos los efectos será tamaño carta. b) Márgenes: Los márgenes utilizados para la elaboración de los documentos serán de 2 cm superior e inferior, 3 cm izquierdo y 2 cm derecho. El encabezado se ubicará a 1,5 cm del extremo superior. c) Letra: Toda la documentación elaborada para el SGI se deberá realizar con letra tipo Arial 10 minúscula y mayúscula para los títulos. La numeración se hará bajo esquema numerado.

5.5 Distribución a) Una vez que un documento ha sido aprobado por la Gerencia General, el Gerente del SGI lo ingresará al Registro Listado Maestro de Control de Documentos (Ver Anexo 2) y lo distribuirá a las personas asignadas de forma digital, enviando a sus correos o al interno como documento con copia no controlada protegido en formato PDF. b) Además se mantendrán actualizados en la red. c) El Gerente del SGI controlará el documento original marcando con timbre rojo con la leyenda “copia controlada” (ver anexo 3).El documento original se mantendrá archivado en oficina del Gerente del SGI. d) Cuando un documento sea “modificado”, el Gerente del SGI enviara la nueva versión del documento a la persona y/o personas y los subirá a la carpeta en red informando de esta actualización via correo interno. e) El Gerente del SIG deberá retirar y timbrar las copias obsoletas para su eliminación. Todo original de un documento eliminado deberá almacenarse e identificarse con un timbre que diga “Obsoleto” (ver anexo 4), quedando inutilizada la versión no vigente. f) Cuando sea necesario difundir o enviar documentos del sistemas de gestión a clientes o entidades públicas de enviara una copia original timbrada con la leyenda copia controlada N° Ver Anexo 5.

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5.6 Documentación Externa a) En el caso particular de los documentos de origen externo que no pueden ser modificados, como Normativas, Requerimientos Legales, Catálogos, Manuales, Especificaciones Técnicas, etc., los Gerentes, Encargados de Proceso y/o el Gerente del SGI, pueden determinar la necesidad de utilizar algún tipo de documentos que influyen en la operación de la organización. b) Una vez identificada, se debe comunicar al Representante de la Gerencia, quien evaluará en conjunto con el Gerente del SGI la incorporación de este documento. En caso de ser aprobada se incorpora el documento al Registro Listado de Normativa y Documento Externo (Ver anexo 6). c) Se deberá revisar anualmente si existe alguna actualización y dejar registrado en el Registro Listado de Normativa y Documento Externo. Además, el encargado de dicho documento deberá informar al Encargado del SGI toda vez que se produzca alguna modificación para proceder con el registro correspondiente. 5.7 Control de Documentos Con el objeto de asegurar que los documentos internos y externos se encuentren actualizados y distribuidos a las personas adecuadas, deberán considerarse los siguientes puntos: a) Eliminación de documentos obsoletos: Sera el Gerente del SGI el responsable de mantener actualizada la documentacion referente al Sistema de Gestión. En las bases serán los Expertos en Prevención de Riesgos quienes deberán mantener la documentacion actualizada según lo informado y difundido por el Gerente de SSOMA y el Gerente del SGI respectivamente. En las bases que no cuenten con Experto en Prevención de Riesgos permanente, esta retroalimentación se mantendrá con los Jefes de Base. b) Revisión de los documentos internos: Los documentos serán revisados durante auditorías internas, externas o cuando existan cambios o solicitudes que a criterio del responsable justifiquen la modificación del documento. Para todos los efectos se actualizara anualmente. c) Revisión de los documentos externos: Se deberá revisar anualmente si existe alguna actualización y dejar registrado en Registro Listado de Normativa y Documento Además, el encargado de dicho documento deberá informar al Gerente del SGI toda vez que se produzca alguna modificación para proceder con el registro correspondiente.

6

REFERENCIAS

6.1 Punto Normativo 4.2.3 ISO 9001:2008 6.2 Punto Normativo 4.4.5 OHSAS 18001:2007

7

REGISTROS

Registro Registro solicitud de elaboración y modificación de documento. Registro Listado Maestro de Control de documentos Registro Listado de Normativa y Documento Externo

Código GS. R01.PECD.03 GS. R02.PECD.03 GS. R03.PECD.03

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ANEXOS

ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 ANEXO 6

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CÓDIGO

: Registro solicitud de elaboración y codificación de documento : Registro listado maestro de control de documentos : Timbre copia controlada : Timbre copia controlada N° : Timbre Obsoleto : Registro listado de normativa y documento externo

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