Wroc aw, 13 kwietnia 2006 roku WK.660/236/K-57/05 Pan Ireneusz urawski Burmistrz Miasta Z otoryja Plac Orl t Lwowskich 1 59-500 Z OTORYJA
Regionalna Izba Obrachunkowa we Wroc awiu, dzia aj%c na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 pa)dziernika 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.), przeprowadzi a w okresie od dnia 14 grudnia 2005 r. do 10 marca 2006 r. kontrol3 kompleksow% gospodarki finansowej Gminy Miejskiej Z otoryja. Zakres badanych zagadnie8, okres obj3ty kontrol% oraz ustalenia przedstawiono szczegó owo w protokole kontroli, podpisanym (bez wniesienia zastrze:e8) w dniu 10 marca 2006 r. i przekazanym Panu Burmistrzowi. Wcze=niej, Regionalna Izba Obrachunkowa przeprowadzi a w Gminie Miejskiej Z otoryja w 2001 r. kontrol3 kompleksow%, a w 2004 r. – kontrol3 dora)n% w zakresie gospodarki mieniem komunalnym. Zadeklarowane przez Kierownictwo dzia ania naprawcze, w odpowiedzi na wyst%pienia pokontrolne, zosta y zrealizowane. W toku niniejszej kontroli ujawnione zosta y nieliczne przypadki wyst3powania uchybie8 i nieprawid owo=ci (odmiennych od stwierdzonych w wyniku poprzednich kontroli). W celu ich wyeliminowania, w sytuacjach gdy by o to mo:liwe, podejmowane by y dzia ania maj%ce na celu doprowadzenie gospodarki finansowej Miasta do zgodno=ci z prawem oraz wewn3trznymi przepisami. Ka:de takie dzia anie naprawcze zosta o odnotowane w protokole kontroli. Przyk adowo: -
zmieniono procedur3 sprzeda:y lokali mieszkalnych na rzecz dotychczasowych najemców, w celu spe nienia
wymogów
art. 35
ust. 2
ustawy
z dnia
21 sierpnia
1997 r.
o gospodarce
nieruchomo=ciami (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), -
wprowadzono korekty w umowach sprzeda:y nieruchomo=ci, zawartych w formie aktów notarialnych,
-
zarz%dzeniem Nr 32/2006 Burmistrza Miasta z 13 lutego 2006 r., uzupe niono Zak adowy Plan Kont o wykaz kont ksi%g pomocniczych, zgodnie z wymogiem § 12 ust. 1 pkt 2 rozporz%dzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowo=ci oraz planów kont dla bud:etu pa8stwa, bud:etów jednostek samorz%du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.),
-
zarz%dzeniem Nr 47/2006 Burmistrza Miasta z 7 marca 2006 r. wprowadzony zosta “WYKAZ programów komputerowych dopuszczonych do stosowania w rachunkowo=ci Urz3du Miejskiego w Z otoryi”, z okre=lonymi datami instalacji (rozpocz3cia eksploatacji) wersji programów, zgodnie z wymogiem art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 wrze=nia 1994 r. o rachunkowo=ci (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.),
-
zarz%dzeniem Nr 29/2006 Burmistrza Miasta z 10 lutego 2006 r. dokonano zmian w “Instrukcji
2 gospodarki kasowej w Urz3dzie Miejskim w Z otoryi”, dostosowuj%c m.in. zapisy w instrukcji do stanu faktycznego i wprowadzaj%c nowe zasady nadawania oznakowania ró:nym raportom kasowym, zgodnie z art. 21 ust. 1 powo anej ustawy z dnia 29 wrze=nia 1994 r. o rachunkowo=ci, -
wydane zosta o zarz%dzenie Nr 21/2006 Burmistrza Miasta z dnia 6 lutego 2006 r. w sprawie przeprowadzenia, zgodnie z wymogami cz3=ci II ust. 11 obowi%zuj%cej “Instrukcji ewidencji i kontroli druków =cis ego zarachowania w Urz3dzie Miejskim Z otoryja”, dodatkowej inwentaryzacji druków =cis ego zarachowania. Ponadto kontrola wykaza a inne uchybienia, które zosta y szczegó owo pisane w protokole
kontroli, w szczególno=ci w ni:ej przedstawionym zakresie: W zakresie ustale) ogólno-organizacyjnych Kierownicy jednostek organizacyjnych dzia ali na podstawie upowa:nie8 przyznanych przez Burmistrza Miasta lub wcze=niej przez Zarz%d Miasta, jednak w jednostce brak by o centralnego rejestru upowa:nie8. Obowi%zek prowadzenia w Urz3dzie centralnego rejestru kancelaryjnego wydawanych upowa:nie8 i pe nomocnictw wynika bezpo=rednio z § 21 ust. 1 pkt 4 “Instrukcji kancelaryjnej dla organów miny i zwi%zków mi3dzygminnych”, stanowi%cej za %cznik do rozporz%dzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwi%zków mi3dzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.). W zakresie wykonywania bud.etu Sprawy ewidencji i poboru podatków i op at w Gminie Miejskiej Z otoryja, zosta y uregulowane “INSTRUKCJJ W SPRAWIE EWIDENCJI I POBORU PODATKÓW I OPMAT”, wprowadzon% zarz%dzeniem Nr 7/2001 Burmistrza Miasta Z otoryja z dnia 5 kwietnia 2001 r. W podstawie prawnej “Instrukcja” ta zawiera a nieobowi%zuj%ce ju: przepisy rozporz%dzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania ustawy o post3powaniu egzekucyjnym w administracji,, w tym tak:e na sposób naliczania odsetek i op at prolongacyjnych, co jednak nie mia o wp ywu na prawid owo=N prowadzonego post3powania. Podczas realizacji w 2005 r. gminnego programu profilaktyki i rozwi%zywania problemów alkoholowych =rodki uzyskane z tytu u op at za korzystanie z zezwole8 na sprzeda: napojów alkoholowych nie zosta y w pe ni wykorzystane. Niewykorzystane =rodki w wysoko=ci 44.320,32 z zosta y uj3te jako nadwy:ka bud:etowa. By o to niezgodne z zapisami art. 182 ustawy z dnia 26 pa)dziernika 1982 r. o wychowaniu w trze)wo=ci i przeciwdzia aniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 ze zm.), który okre=la , :e dochody uzyskane z ww. tytu u wykorzystywane b3d% na cele zwi%zane z realizacj% gminnego programu profilaktyki i rozwi%zywania problemów alkoholowych i nie mog% byN przeznaczone na inne cele. Ponadto,
ujawniono
pojedyncze
przypadki:
dokonywania
nieformalnych
poprawek
w wewn3trznych dowodach ksi3gowych - niezgodnie z zasadami okre=lonymi przepisem art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 wrze=nia 1994 r. o rachunkowo=ci (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76,. poz. 694
3 ze zm.), braku - na rozchodowych dowodach kasowych - okre=lenia daty oraz numeru i pozycji raportu kasowego, w którym zosta y zaewidencjonowane, wbrew wymogom ust. 15 cz3=ci III obowi%zuj%cej “Instrukcji gospodarki kasowej w Urz3dzie Miejskim w Z otoryi” (instrukcja wprowadzona zarz%dzeniem Nr 10/2001 Burmistrza Miasta Z otoryja z 23 kwietnia 2001 r., zm. zarz%dzeniem Nr 29/2006 z dnia 10 lutego 2006 r.), oraz podpisywania list p ac przez mniejsz% liczb3 osób od wymaganej przepisem § 11 ust. 5 “Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów ksi3gowych” (instrukcja wprowadzona zarz%dzeniem Nr 12/2003 Burmistrza z 4 czerwca 2003 r.). W zakresie gospodarki mieniem komunalnym Podczas
sprzeda:y
lokali
mieszkalnych
w trybie
bezprzetargowym,
stwierdzono
nieprawid owo=ci, polegaj%ce na braku jednoznacznych danych dotycz%cych wielko=ci powierzchni u:ytkowej oraz powierzchni mieszkalnej lokalu mieszkalnego, opisanego w protokole kontroli (inne wielko=ci ujmowano w “Operacie szacunkowym nieruchomo=ci”, “PROTOKOLE Z ROKOWAP” czy “AKCIE NOTARIALNYM UMOWIE SPRZEDAQY” a inne w umowie najmu lokalu). Powy:sza nieprawid owo=N dotyczy a tak:e innych obj3tych kontrol% lokali mieszkalnych sprzedawanych w 2005 roku. Ponadto w wykazach nieruchomo=ci przeznaczonych do sprzeda:y, nie zawarto wszystkich informacji, które s% wymagane przepisem art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomo=ciami (tekst jednolity w Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.). W toku kontroli, od dnia 10 lutego 2006 r. Gmina Miejska Z otoryja zmieni a procedur3 sprzeda:y lokali mieszkalnych na rzecz dotychczasowych najemców, dostosowuj%c j% do ww. wymogów. Podczas sprzeda:y w dniu 18 listopada 2005 r. nieruchomo=ci w trybie przetargowym, wyst%pi y nieprawid owo=ci polegaj%ce na tym, :e w “Wykazie nieruchomo=ci przeznaczonych do sprzeda:y” b 3dnie wskazano, :e czynno=N ta podlega stawce 22 % podatku VAT – nie uwzgl3dniono zapisów art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i us ug (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535 ze zm.). Wg opinii radcy prawnego Urz3du Miejskiego, do %czonej do wyja=nienia Zast3pcy Burmistrza, powo any art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy ma zastosowanie do sprzeda:y nieruchomo=ci zarówno w trybie bezprzetargowym, jak i w trybie przetargu. Nadp ata wynikaj%ca z b 3dnie zastosowanej stawki podatku VAT, w kwocie 10.322,89 z , zosta a zwrócona stronie kupuj%cej, poleceniem przelewu w dniu 06.01.2006 r. Obecna kontrola wykaza a, :e zdecydowana wi3kszo=N spraw prowadzona by a zgodnie z obowi%zuj%cymi przepisami. Nale:y równie: zaznaczyN, :e ju: w toku niniejszej kontroli zosta y wdro:one dzia ania naprawcze, w wyniku których wi3kszo=N uchybie8 zosta o usuni3tych. Przekazuj%c powy:sze do wiadomo=ci Panu Burmistrzowi, Regionalna Izba Obrachunkowa we Wroc awiu, dzia aj%c na podstawie art. 9 ust. 2 powo anej ustawy z dnia 7 pa)dziernika 1992 r. o regionalnych
izbach
obrachunkowych,
wnosi
o podj3cie
niezb3dnych
dzia a8
wyeliminowania nieprawid owo=ci opisanych w protokole kontroli, a w szczególno=ci:
w celu
4 1. Zaprowadzenie centralnego rejestru kancelaryjnego wydawanych upowa:nie8 i pe nomocnictw, zgodnie z § 21 ust. 1 pkt 4 “Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i zwi%zków mi3dzygminnych”, stanowi%cej za %cznik do rozporz%dzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwi%zków mi3dzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.). 2. Uaktualnienie “INSTRUKCJI W SPRAWIE EWIDENCJI I POBORU PODATKÓW I OPMAT” stosownie do przepisów rozporz%dzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o post3powaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 154 ze zm.) oraz rozporz%dzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zw ok3 oraz op aty prolongacyjnej, a tak:e zakresu informacji, które musz% byN zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373). 3. Dostosowanie wielko=ci wydatków zwi%zanych z realizacj% gminnego programu profilaktyki i rozwi%zywania problemów alkoholowych do zrealizowanych dochodów, zgodnie z zapisami art. 182 ustawy z dnia 26 pa)dziernika 1982 r. o wychowaniu w trze)wo=ci i przeciwdzia aniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 ze zm.). 4. Poprawianie b 3dów w wewn3trznych dowodach ksi3gowych, gdy dopuszczalne s% poprawki, zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy z 29 wrze=nia 1994 r. o rachunkowo=ci (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76,. poz. 694 ze zm.). 5. Wyegzekwowanie podpisywania listy p ac przez osoby wymienione w § 11 ust. 5 “Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów ksi3gowych”, wprowadzonej zarz%dzeniem Nr 12/2003 Burmistrza Miasta z 4 czerwca 2003 r.). 6. Doprowadzenie do okre=lenia - na rozchodowych dowodach kasowych - daty oraz numeru i pozycji raportu kasowego, w którym zosta y zaewidencjonowane, zgodnie z wymogami ust. 15 cz3=ci III obowi%zuj%cej “Instrukcji gospodarki kasowej w Urz3dzie Miejskim w Z otoryi”, wprowadzonej zarz%dzeniem Nr 10/2001 Burmistrza Miasta Z otoryja z 23 kwietnia 2001 r., zm. zarz%dzeniem Nr 29/2006 z dnia 10 lutego r.). 7. Umieszczanie w wykazach nieruchomo=ci przeznaczonych do sprzeda:y wszystkich informacji, które s% wymagane przepisem art. 35 ust. 2 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomo=ciami (tekst jednolity w Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.). 8. Wyegzekwowanie zachowania przez pracowników merytorycznych nale:ytej staranno=ci w zakresie zapewnienia zgodno=ci zapisów odno=nie powierzchni u:ytkowej i mieszkalnej we wszystkich dokumentach zwi%zanych ze sprzeda:ami lokali mieszkalnych oraz powo ywanych dokumentów w tre=ci sporz%dzanych aktów notarialnych umów sprzeda:y. Regionalna Izba Obrachunkowa we Wroc awiu, zgodnie z przepisem art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 7 pa)dziernika 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, oczekuje w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wyst%pienia pokontrolnego, zawiadomienia o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Do wniosków zawartych w wyst%pieniu pokontrolnym przys uguje prawo zg oszenia zastrze:enia do Kolegium Izby. Zastrze:enie sk ada w a=ciwy organ jednostki kontrolowanej, za po=rednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od otrzymania wyst%pienia
5 pokontrolnego. Podstaw% zg oszenia zastrze:enia mo:e byN tylko zarzut naruszenia prawa poprzez b 3dn% jego wyk adni3 lub niew a=ciwe zastosowanie.
Do wiadomo=ci: Pan Wies aw Wo)niak Przewodnicz%cy Rady Miejskiej w Z otoryi