Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos
Pedidos a Laboratorios 1. Configuración de columnas por proveedor El grid de pedidos a laboratorio va a tener múltiples columnas ya que dependiendo del laboratorio que se trate se necesitarán unos valores u otros. Para facilitar la legibilidad de la pantalla se permitirá configurar el grid de las líneas del pedido en función a una configuración grabada en el proveedor. Igual que se guarda la configuración de un grid podremos guardar la configuración del proveedor. Primará la del proveedor sobre la del grid en general. Se guarda la configuración en la carpeta C:\pharmaplus euro\Grids, con la extensión *.ccg (frmPedidosLaboratoriosrxdbgDetallePedidos0001.ccg). Dentro de esta carpeta hay otra carpeta llamada Restaurar, que guarda las configuraciones por defecto que tenemos en Pharmaplus.
2. Unidades recepcionadas y recepción parcial Vemos cada uno de los puntos a tener en cuenta en la nueva operatoria de recepción de pedidos a laboratorios:
2.1
Columnas de recepción
Tendremos estas columnas relacionadas con la recepción: Unidades parcialmente recepcionadas Son las unidades que ya se han recepcionado. A partir de ahora las llamaremos UR. Un pedido podrá ser recepcionado parcialmente muchas veces. En esta columna iremos acumulando las unidades recepcionadas. Le llamaremos Recepción parcial para que sea homogéneo con las columnas de la recepción de pedidos en firme. La columna tendrá el título R.Parc. Por defecto será una columna oculta y si el usuario quiere verla deberá configurarse el grid.
Unidades servidas Son las unidades que vamos a recepcionar, total o parcialmente. A partir de ahora las llamaremos US. El título de la columna será Servido para mantener la homogeneidad con la pantalla de recepción de pedidos en firme. La columna de US se utilizará para indicar el número de unidades que se quieren recepcionar en un momento dado.
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos En esta columna distinguiremos entre el valor NULO, es decir, vacío, y el valor CERO. NULO quiere decir que no hemos informado de cuantas unidades se han servido y sin embargo CERO significa que vamos a recepcionar CERO unidades. Por lo tanto no debemos asumir CERO cuando el valor del campo esté vació. Si las US superan las PR el exceso se repercutirá en las unidades bonificadas, es decir, la diferencia entre las US y las PR se sumará a las unidades bonificadas con el consiguiente recálculo del descuento de bonificación, el precio de coste, margen etc. Tendremos que crear una nueva columna en la tabla tbDetallePedidosLaboratorios para almacenar este dato: UnidadesServidas. Unidades pendientes de recepcionar La columna de unidades pendientes de recepcionar, a partir de ahora PR, será de solo lectura y mostrará en todo momento de las unidades que no se han recepcionado todavía. Las columnas UR y PR serán de solo lectura, no modificables por el usuario. Sin embargo la columna US si será modificable. Tendremos que crear una nueva columna en la tabla tbDetallePedidosLaboratorios para almacenar este dato: UnidadesPendientes. Vemos el comportamiento de estas columnas según el estado del pedido: Pedido PENDIENTE Cuando el pedido está PENDIENTE las tres columnas están inactivas, vacías y de solo lectura. Pedido ENVIADO Cuando el pedido se pasa a enviado la columna PR será igual a las unidades facturadas más las bonificadas. La columna US se inicializará a NULO. La columna UR se inicializará a CERO. La columna US pasará a ser modificable. Las otras dos, PR y UR seguirán de solo lectura. El usuario pondrá los valores que quiera en la columna US. La idea es que cuando crea el pedido en compañía del representante del laboratorio pacta ya unas condiciones e indica que cantidad va a pedir. Por ejemplo, quedan que si pide 200 unidades le regalan 20. Esto se traduciría a poner unidades facturadas 200 y bonificadas 20. Total 220 unidades. Con estas condiciones ya se calcula el descuento que corresponde a dicha bonificación y se da por supuesto que cuando llegue la entrega se van a respetar las condiciones pactadas. Se pasa el pedido a enviado. Pasa el tiempo y le llega una primera entrega de 100 unidades. Estas 100 unidades serían informadas en la columna US. Se quieren incorporar dichas unidades al stock y además se quiere registrar ya el precio de coste de estas 100 unidades para así poderlo repercutir ya en el PVP. Esto se realizará con la recepción del pedido (ALT-R) Pedido RECEPCIONADO Un pedido pasará a estado recepcionado cuando no tenga unidades pendientes de recepcionar por lo que la columna US será también de solo lectura y con valor NULO. Alliance Healthcare España Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza) Teléfono 976 72 86 00 | Fax 976 72 86 10 | www.alliance-healthcare.es Alliance Healthcare España: Alfamadrid, Alisur, Alianza Farmacéutica, Cerf, Cfasa, Dimafar, Farmacen, Medicamenta, Safa Galénica, Safándalus, Silva Ortiz, Suministros Farmacéuticos Egara Razón social: Safa Galénica, S.A. Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza). NIF: A-50004324. Reg. Mercantil de Zaragoza Tomo 1242, Folio 212, Hoja Z-6041, Inscripción 1ª
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2.2
Funciones de recepción
Vemos el comportamiento de cada una de las funciones:
Recepción manual (Ctr-R) Sirve para asumir las unidades servidas (US) igual a las pendientes de recepcionar (PR). Cambiaremos la pregunta que hacemos ahora. La pregunta será: ¿Desea recepcionar las unidades pendientes? Y no haremos ningún tipo de pregunta acerca de las bonificaciones. En el caso que la respuesta del usuario sea positiva se procederá a rellenar la columna US. Si la columna está vacía se asumirán como US el valor de la columna PR. Si la columna está con valor CERO se dejará a cero. Recepción con escáner (May-R) Se incrementará la columna US cada vez que se lea el código de un artículo.
2.3
Recepción de pedido
La recepción del pedido se seguirá realizando con la opción ALT-R. Gestión de unidades servidas La recepción del pedido incrementará las unidades de stock con las cantidades que el usuario haya informado en la columna US. Se incrementará la columna UR con el valor de la columna US. La columna US se inicializará a NULO. Se recalculará la columna PR = PR – US Procesos de recepción Se trata de una recepción total en todos los aspectos por lo que se tendrá que llevar a cabo todo lo que habitualmente hacemos al recepcionar un pedido: o o o o
Incrementar stock de los productos Cálculo del precio de última compra y actualización en la ficha del artículo Cálculo del PVP y de precios de promociones si procede Gestión de albaranes: habrá que tener en cuenta que cada vez que se realice la recepción de un pedido parcialmente se podrá generar uno o varios albaranes y todos asociados al mismo pedido
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Cierre de la recepción El pedido se podrá recepcionar varias veces. Cuando realicemos la primera recepción pasará ya al estado RECEPCIONADO pero se podrá dejar la recepción abierta. El usuario podrá seleccionar en el momento de la recepción si quiere o no cerrarla.
Cuando se realice la recepción del pedido (ALT-R) se pedirá la confirmación al usuario y aparecerá una ventana de este tipo:
¿Desea realizar la recepción del pedido?
Cerrar la recepción
Aceptar
Cancelar
Si la respuesta es afirmativa se procederá con la recepción del pedido. El check Cerrar la recepción servirá para cerrar la recepción. Si se detecta que en todas las filas se cumple una de estas dos condiciones: • •
Después de la recepción que se va a llevar a cabo, ya no quedarán unidades pendientes de recepcionar (UR + US = UnidadesPedidas) La columna de US es CERO
El check de cerrar la recepción aparecerá activado por defecto. Después de realizar la recepción se pondrá el valor True en el campo SwRecepcionFinalizada de la tabla tbCabeceraPedidosLaboratorios. Cuando se realice una recepción, aunque sea parcial, se realizará ya el cambio de precios, tanto el PUC como el PVP en la ficha del artículo.
2.4
Cálculo de importes
Las columnas de importes y los importes totales del pedido se calcularán de diferente manera según el estado del pedido. Pedido PENDIENTE Cuando el pedido está pendiente los importes se calcularán como se está haciendo ahora, teniendo en cuenta las unidades facturadas y bonificadas. No cambiaremos el comportamiento actual. Pedido ENVIADO y RECEPCIONADO sin cerrar la recepción Cuando el pedido está ENVIADO o RECEPCIONADO pero no se ha cerrado la recepción se realizarán los cálculos de los importes con las UNIDADES SERVIDAS. Alliance Healthcare España Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza) Teléfono 976 72 86 00 | Fax 976 72 86 10 | www.alliance-healthcare.es Alliance Healthcare España: Alfamadrid, Alisur, Alianza Farmacéutica, Cerf, Cfasa, Dimafar, Farmacen, Medicamenta, Safa Galénica, Safándalus, Silva Ortiz, Suministros Farmacéuticos Egara Razón social: Safa Galénica, S.A. Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza). NIF: A-50004324. Reg. Mercantil de Zaragoza Tomo 1242, Folio 212, Hoja Z-6041, Inscripción 1ª
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Más adelante veremos como en los totales del pedido podremos visualizar tanto los totales según las UR (unidades parcialmente recepcionadas) como los totales según las US (unidades servidas) ya que puede ser que un pedido se recepcione varias veces y nos interese ver el importe total recepcionado o solo la recepción parcial que estamos realizando. Pedido RECEPCIONADO con la recepción cerrada Cuando el pedido RECEPCIONADO y ya se ha cerrado la recepción se calcularán las columnas de importes con las UR (unidades parcialmente recepcionadas) que serán las unidades totales recepcionadas en las diferentes recepciones del pedido.
3. Listado de incidencias Cuando se cierra una recepción en pedidos a laboratorio, en el caso que se detecten incidencias, es decir, se hayan recepcionado menos unidades que las pedidas, se realizará un listado de dichas incidencias.
4. Unificar columnas de cargos y descuentos línea No es necesario tener una columna de cargo por línea y otra de descuento. Lo unificaremos todo en una y el signo del valor numérico nos indicará si es un cargo o un descuento: negativo será un descuento y positivo un cargo. Habrá que realizar un proceso de cambio de versión para los pedidos ya existentes. Se creará además una segunda columna de descuento/cargo por línea que se imputará sobre el primer descuento/cargo realizado. Revisar cómo se están aplicando los descuentos globales: se tienen que aplicar después de haber aplicado en cascada los dos descuentos por línea.
5. Nuevas columnas en pedidos a laboratorios Se han de añadir varias columnas en pedidos a laboratorio dar más información al usuario. Se deberá realizar un proceso en el cambio de versión de cara a que los pedidos existentes anteriores a esta nueva funcionalidad se mantengan coherentes a la nueva lógica.
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5.1 -
-
Descripción de las nuevas columnas Tipo de IVA del producto: añadir una columna con el IVA del artículo, no desde la pantalla de pedidos a laboratorio, sino desde la ficha del artículo, pero que se refresque en la pantalla del pedido después de haberlo cambiado en la ficha del artículo. Poder ordenar el pedido por esta columna. Nuevas columnas de precios: se han de añadir varias columnas relacionadas con la valoración de la línea: •
Precio de coste unitario sin impuestos (PCU): en esta columna se calculará el precio de coste después de aplicar el descuento de bonificación, descuento/cargo 1, descuento/cargo 2 y los descuentos y cargos globales. Importe de la línea a coste sin impuestos: se calculará multiplicando el PCU por las unidades recepcionadas. Habrá que tener en cuenta el estado del pedido: o Pendiente: se tendrán en cuenta las unidades facturadas mas las bonificadas o Enviado y Recepcionado con la recepción sin cerrar: se calculará con las unidades servidas o Recepcionado con la recepción cerrada: se calculará con las unidades totales recepcionadas Importe bruto de la línea: se multiplica el precio albarán sin IVA por las unidades facturadas en caso de ser un pedido pendiente. Si es un pedido enviado o parcialmente recepcionado se obtendrá el precio bruto unitario dividiendo el precio albarán para las unidades facturadas más las bonificadas y se multiplicará por las unidades servidas para calcular el importe bruto.
•
•
•
Importe de los descuentos de la línea (descuentos y cargos por línea, no las bonificaciones). Sin impuestos: en esta columna si visualizará el importe resultante del sumatorio del descuento/cargo 1, el descuento/cargo 2, los descuentos globales y los cargos globales por la unidades recepcionadas. Las unidades recepcionadas se calcularán igual que en el punto anterior dependiendo del estado del pedido. Importe neto de la línea: diferencia entre los dos importes anteriores Total IVA de la línea: es el importe correspondiente al IVA del importe de la línea a coste
• •
5.2
Descripción de las columnas y globo informativo
Vemos cada una de las columnas del grid de la pantalla de pedidos a laboratorio: Titulo Lin.
Descripción Número de la línea del pedido
Código
Código del artículo
Descripción
Nombre del artículo
Un
Unidades pedidas
Fac
Unidades facturadas, es decir, las que se van a pagar
Bon
Unidades bonificadas
Servido
Unidades servidas en la recepción en curso
Pte.
Unidades pendientes de recepcionar
R.Parc.
Unidades recepcionadas parcialmente. Por defecto está oculta
St.
Stock actual del artículo
PVF
Precio de venta farmacia
P.Albaran
Precio albarán
C.Gl
Coste global
D.Gl
Descuento global
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos %D.Bonif
Tanto por ciento de descuento de bonificación
%C/D1
Tanto por ciento de cargo o descuento 1. Positivo indica cargo y negativo descuento
%C/D2
Tanto por ciento de cargo o descuento 2. Se aplica sobre el 1.
P.Coste
Precio de coste unitario después de aplicar cargos y descuentos. Impuesto incluidos o no, dependiendo de los check Aplicar IVA y Aplicar Recargo Equivalencia
P.Coste S/IVA
Precio de coste unitario sin impuestos incluidos
Imp.IVA
Importe del IVA de la línea
PVP
Precio de venta al público
Margen
Margen de beneficio calculado a partir del precio de coste y el PVP
I.Coste
Importe de la línea según el precio de coste
I.Coste S/IVA
Importe de la línea según el precio de coste sin impuestos
I.Bruto S/IVA
Importe del precio albaran sin IVA por las unidades facturadas
I. C/D
Importe de los cargos y descuentos aplicados en la línea excepto el descuento de bonificación sin impuestos incluidos
I.Neto
Importe de la línea a precio de coste sin IVA y sin aplicar los cargos y descuentos
I.PVP
Importe de la línea a precio de venta al público
Cuando se posicione el ratón sobre una columna aparecerá un globo informativo que mostrará la descripción de la columna. Pondremos el contenido de la columna Descripción de la tabla anterior. La primera columna de la tabla indica el título que hay que poner a la columna.
6. Nuevos totales en pedidos a laboratorios Se han de añadir los siguientes totales en la pantalla de pedidos a laboratorios: -
Total importe bruto de las líneas: sumatorio de la columna Importe Bruto sin IVA Total importe de los descuentos: sumatorio de la columna Importe de los cargos y descuentos Total importe neto de las líneas: sumatorio de la columna Importe Neto Las tres bases Total bases Los importes de los tres IVA’s Total IVA’s Los tres importes del RE Total RE Los tres totales de IVA+RE Total de IVA+RE Los tres totales Base+IVA+RE Total factura
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7. Cálculos Vamos a describir el cálculo de las columnas en pedidos a Laboratorios Un: Indica las unidades que se han pedido al laboratorio. En principio este campo es igual que el facturado. (Fac). La aplicación trabaja con los datos que pongamos en Fac y usa el campo Un para el envío del pedido por módem o ADSL Fac: Son las unidades que nos factura el proveedor. No son las unidades que nos sirve el proveedor porque puede haber bonificaciones. Bon: Cantidad en unidades obtenida en el pedido mediante bonificaciones Servido: Suma de Fac + Bon (es lo máximo que has de recepcionar) Pte: Podemos recepcionar varias veces, hasta que cerremos la recepción. Nos indica lo que todavía no ha pasado a stock. R. Parc: Indica el stock que ya se ha recepcionado y por lo tanto está incorporado al stock de la farmacia. Los campos Servido, Pte. y R. Parc. no se pueden modificar cuando el pedido este en estado pendiente. Hay que pasarlo al estado de enviado para tener acceso a estos campos. St. Nos indica el stock que tenemos en este momento en la ficha de artículos. PVF: Es la base para el cálculo del resto de columnas en el caso de que tengamos en Proveedores marcada la Valoración a pvf. Hay otra posibilidad y es marcar La valoración a Precio albarán. En principio los precios de albarán están vacíos y coge por defecto el mismo que el pvf. Sabemos que para el cálculo de costes vamos a tomar como base el pvf o el Precios albarán. Necesitamos saber si ese precio lleva iva y recargo de equivalencia incluido. Lo normal es que el precio de referencia no lleve ni iva ni recargo, con lo cual las casillas sin iva y sin recargo estarán marcadas. Queda abierto el programa a que algún proveedor proporcione los precios con iva y con recargo, en este caso tendíamos que desmarcar estas casillas en este proveedor. P. Albarán: Podemos decir lo mismo que en PVF. La diferencia estaría en que este campo no es actualizable por disquete directamente, aunque si podríamos poner estos precios en el pvf y luego trabajar con P. Albarán. Si el P. Albarán está vacío coge el pvf automáticamente. El precio albarán está definido para cada proveedor. Se guarda en tbArticulosProveedores con el nombre de PrecioAlbaran y se puede ver con alt +F5. C.GL: Este campo guarda el importe en euros que supone un cargo global que se ha hecho al pedido desde la pestaña “Costes Descuentos”. El importe es por unidad. D.GL: Este campo guarda el importe en euros que supone un descuento global que se ha hecho al pedido desde la pestaña “Costes Descuentos”. El importe es por unidad. %C/D1: Aquí ponemos los descuentos a nivel de línea. Positivo es cargo y negativo es descuento. Se indica en porcentaje, es decir -10 indica que es un descuento del 10% en la línea correspondiente. %C/D2: Aquí ponemos los descuentos a nivel de línea. Positivo es cargo y negativo es descuento. Se indica en porcentaje, es decir 10 indica que es un descuento del 10% en la línea correspondiente. Este campo se emplea para dar la posibilidad de aplicar un segundo descuento. Este descuento se aplicará sobre la base que se obtiene de aplicar el primer descuento. Alliance Healthcare España Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza) Teléfono 976 72 86 00 | Fax 976 72 86 10 | www.alliance-healthcare.es Alliance Healthcare España: Alfamadrid, Alisur, Alianza Farmacéutica, Cerf, Cfasa, Dimafar, Farmacen, Medicamenta, Safa Galénica, Safándalus, Silva Ortiz, Suministros Farmacéuticos Egara Razón social: Safa Galénica, S.A. Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza). NIF: A-50004324. Reg. Mercantil de Zaragoza Tomo 1242, Folio 212, Hoja Z-6041, Inscripción 1ª
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos %D Bonif: Se indica en porcentaje el descuento que supone la bonificación de esa línea. Se calcula
%D Bonif= Bon/(Bon+Fac) * 100 P. Coste: Este es el campo sobre el que gira el resto de la información. Nos indica a qué precio nos sale una unidad de ese artículo teniendo en cuenta todas las posibilidades que nos pueda dar un proveedor. Si iniciamos el cálculo con Base0 y entendiendo por Base0=PVF sin iva y recargo o bien Base0= P.albarán sin iva ni recargo. La secuencia de cálculo será: Tras el primer Cargo/descuento individual quedará
(Base0 + %C/D1*Base0)
Llamamos Base1=(Base0 + %C/D1*Base0), el resultado que nos queda de la primera operación Tras el Segundo Cargo/descuento individual quedará (Base1 + %C/D1*Base1) Llamamos Base2=(Base1 + %C/D1*Base1), el resultado que nos queda de la segunda operación. Tras el tercer C/D global quedará Base2+C.Gl o bien Base2+D.Gl (teniendo en cuenta siempre los signos) Llamamos Base3 al resultado de la última operación. Por último aplicaremos el descuento por bonificación a esta base3 Pcoste sin iva= (Base3-%D. Bonif *Base3) Pcoste=(Base3-%D. Bonif *Base3)*1,045 ( iva reducido) Pcoste=(Base3-%D. Bonif *Base3)*1,07 ( iva normal) Pcoste=(Base3-%D. Bonif *Base3)*1,2 ( iva incrementado) Veámoslo con un ejemplo en el que existan todas estas posibilidades. Tengo un artículos cuyo Precio Albarán es 1 euro, en este euro No está incluido ni el iva ni el recargo. Es decir en la ficha de este proveedor tenemos que tener valoración a P. Albarán y marcado sin iva y sin recargo. Tenemos un primer descuento del 10% que es por ejemplo un descuento del cliente. El precio de coste tras este descuento será 1 euro – (10/100)*1 euro = 0,9 euros Tenemos un segundo descuento del 10% aplicable sobre el resultado del primero Nos quedará (0,9 euro -(10/100)* 0,9 euros) = 0.81 euros Nótese que el 10% lo aplicamos sobre 0,9 y no sobre 1. Si quisiéramos aplicarlo sobre la base inicial 1, bastaría con entender que descuento1 es la suma de primer descuento + segundo descuento. Es decir pondríamos en %C/D1=20 en este ejemplo Ahora tenemos un descuento del 5% global por Pronto Pago. Este descuento repercute en un D. GL de 0,04 euros. (nos lo indica la casilla D. GL en pharmaplus). Para calcular este descuento
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos Será (5/100) de 0.81 es decir 0.05*0.81=0.0405 redondeando nos presenta 0.04 pero internamente no redondea, hay que arrastrar todos los decimales hasta el final. P. Coste es en este momento 0.81-0.0405= 0,7695 euros. El tema se puede complicar porque puede ser que el descuento global del 5% fuera un descuento global de 0,2 euros. Habría que repartirlo proporcionalmente entre las líneas ponderándolas por el campo I. coste o por P.Coste o por P.albarán (son proporcionales). Ya veremos más tarde como se reparte este descuento global hecho en euro con otro ejemplo. Ya sólo nos queda el descuento por bonificación. Este queda indicado en el campo %D. Bonif y hay que aplicarlo sobre 0,7695... Supongamos que es del 50%, es decir por cada una que pido me regalan otra. El precio Coste quedará 0.7695 – (50/100)* 0.7695= 0,38475 euros. Cada artículo que inicialmente valía 1 euro ahora vale 0,38475 euros sin aplicar iva y recargo. Si aplicamos iva y recargo quedará suponiendo que es de iva reducido 0,38475 * 1,045 = 0,40206375 euros=0.40 redondeando Cada unidad nos sale a 0,40 euros. Como me han servido 2 unidades el albarán me cuesta con iva y con recargo 0,80 euros. Si lo vemos de otra manera, cuesta 1, me descuentan 10%, otro descuento 10% y uno por pronto pago del 5%, el coste será de 0,7695 sin iva y recargo. Con iva y recargo será 0.7695*1,045= 0,8041275 Sale la misma cantidad, lo que nos indica que el coste está bien calculado. Tenemos que tener claro que el precio de coste que vemos en P. Coste es siempre con iva y con recargo. También tiene que estar claro que los distintos descuentos / recargos son consecutivos y se calculan SIEMPRE sobre el resultado que nos da el descuento anterior y en este orden
Primer descuento/recargo Segundo descuento/recargo Descuento/recargo global Descuento Bonificación
Vamos a ver como se hace el reparto ponderando por línea cuando es un descuento Global que nos lo dan en euros, no en porcentaje. El reparto se hace atendiendo al campo I. Coste donde ya están reflejadas las unidades y los posibles descuentos. Se tiene que cumplir que el número de unidades de la línea multiplicado por el campo C.GL o D.GL y este producto sumado para todas la líneas sea igual al coste o descuento que hemos puesto en la pestaña correspondiente. Iva: Indica el iva del artículos. Tendrá los valores 4, 7 o 16. Permite ordenar el pedido por esta columna. Si modificamos el iva del artículo con alt+f1 quedará reflejado en la columna y en el resto de datos que se ven afectados, totales, margen..
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos P.Coste s/iva: Es el precio de coste quitándole el iva y el recargo de equivalencia. Imp. IVA: Es el importe total que supone el iva+recargo en ese artículo. No es el iva por unidad, es el iva para todas las unidades facturadas ( Fac). No influyen las unidades bonificadas ya que no se cobran. PVP: Es el precio venta público del artículo. Es un campo modificable. Según este valor se recalcula el margen de beneficio. Al recepcionar nos preguntará por la posibilidad de dejar este pvp definitivamente en la ficha de artículos o bien generar un segundo pvp para las promociones y para el número de unidades que recepcionemos. PM: Indica si el artículo está por encima del precio menor. Hay que activar el parámetro “Marcar artículos PVP superior precio menor” que se encuentra en la pestaña Pedidos de parámetros Generales. M. Bruto- Se calcula como el margen (veremos a continuación) pero sin tener en cuenta las bonificaciones. Margen: Se calcula Margen= ((PVP-P.Coste)/PVP)*100 Donde PVP es el valor de la columna del mismo nombre y lo mismo con P. Coste Si PVP=1,15 y P.Coste=0,78 nos sale M=((1,15-0.78)/1.15)*100=32.17 % Realmente no nos cuadrará exactamente con el valor que nos da pharmaplus porque los datos que vemos están redondeados a 2 decimales. Internamente coge todos los decimales. En el ejemplo se ve que el P. Coste=0,78 pero a la hora de calcular es 0,78375. M=((1.15-0.78375)/1.15)*100=31.8478% aprox. 31,85 % que es lo que aparece en la columna margen. I. Coste : Es el P. Coste *( Fac + Bon) y tiene que ser igual a (P. albarán * Fac)* 1,045 (P. albarán * Fac)* 1,08 (P. albarán * Fac)* 1,20 según sea el iva del artículo. Coste S/IVA: Le quitamos el iva y recargo al campo I. Coste. I.C/D: Es el importe que ha cargado (positivo) o descontado (negativo) para esa línea. No incluye las bonificaciones y es el importe total (no es por unidad). I.neto: Es el resultado de multiplicar las unidades Facturadas (fac) por el Precio Albarán o el PVF (según parámetro). La idea es tener el dato de lo que nos hubiese cobrado el proveedor de no tener ningún descuento/recargo. El importe irá sin iva ni recargo dependiendo de los parámetros sin iva y sin recargo de proveedores. Se tiene que cumplir que (I. neto – I.C/D)= I. Coste S/IVA Es decir si al neto de la línea le quitamos los descuentos no da el precio de coste sin el iva. I.PVP: PVP*(Fac + bon). Si vendiéramos todas las unidades recibidas (tanto facturadas como bonificadas) al precio que marca PVP, el importe sería el que se indica en este campo. Alliance Healthcare España Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza) Teléfono 976 72 86 00 | Fax 976 72 86 10 | www.alliance-healthcare.es Alliance Healthcare España: Alfamadrid, Alisur, Alianza Farmacéutica, Cerf, Cfasa, Dimafar, Farmacen, Medicamenta, Safa Galénica, Safándalus, Silva Ortiz, Suministros Farmacéuticos Egara Razón social: Safa Galénica, S.A. Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza). NIF: A-50004324. Reg. Mercantil de Zaragoza Tomo 1242, Folio 212, Hoja Z-6041, Inscripción 1ª
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos En la parte inferior de la ventana de pedidos a laboratorios, tenemos 4 pestañas. 1.- Estadísticas: vemos las ventas/compras de los 2 últimos años, tanto en unidades como en una gráfica. Vemos el estado actual del pedido (pendiente-enviado y recepcionado). El estado Cerrado se puede apreciar en que los botones Rec. Man, Rec. Scan y Rec. Ped están desactivados. Vemos la fecha de caducidad de la línea en que estamos y un recordatorio de los precios que teníamos al entrar el pedido por primera vez, PrecioAlbaránAnterior (el que tenemos en tbArticulosProveedores) y PVP Anterior (el que tenemos en tbArticulos)... 2.- Farmacias. Podemos distribuir el stock de la línea entre varias farmacias. Lo facturará como si no hubiera distribución de unidades ya que es un único pedido con las condiciones correspondientes. La diferencia está en que sólo pasará a stock las unidades Totales menos lo que se ha repartido a otras farmacias. También sacará una factura para cada farmacia. 3.- Coste Descuentos. Aquí se ponen los cargos (costes) o descuentos globales del pedido. 4.- Totales. Distintas formas de contabilizar el pedido para que podamos cubrir las distintas posibilidades en que los proveedores generan las facturas. Total PVF: es la suma para todas las líneas de (PVF *Fac) Total Prec Alb . Es la suma para todas las líneas del pedido de (:P.Albaran*Fac) Total P. Coste: Suma de las columnas I. Coste, es con Iva y recargo equivalencia. Total PVP: Suma de la columna I.PVP Imp. Bruto: Es el producto de las unidades Facturadas (Fac) por el precio de albarán y sumado para todas las líneas del pedido Sería lo que nos cobra el proveedor si no tuviéramos descuentos/recargos y sin los impuestos. Imp. Descuentos: Cantidad que nos descuenta o carga el proveedor. Los descuentos siempre son sin iva y sin recargo equivalencia. Es la suma de la columna I.C/D. Imp. Neto: Es la diferencia entre Imp. Bruto + Descuentos/recargos. También tiene que ser igual al la suma del (I. Coste S/iva*(Fac +Bon)) para todas las líneas del pedido. M.T. Pedido: Margen total del pedido en Porcentaje y en euros. El calculo se hace como siempre M=((Total PVP –Total P.Coste)/(Total PVP))*100. En la parte inferior tenemos las bases, ivas, recargos para los distintos artículos. También lo que supone la suma de impuestos y las bases incrementadas con iva y recargo equivalencia.
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos
Aprovisionamientos Esta opción es para hacer grandes pedidos de manera automática. Dependiendo del tiempo que se tarda en servir el pedido necesitaremos un tratamiento especial del “stock pendiente de recibir”. Entramos en Pedidos-Utilidades-Listas de Aprovisionamiento La lógica de esta opción se puede resumir en 2 pasos 1. Seleccionar los artículos que queremos pedir ( campos para filtrar los artículos) 2. Decidir las unidades que queremos pedir de los artículos seleccionados. Cómo en todo pedido tenemos que elegir los artículos y las cantidades. Esta selección se hará de una manera automática. La primera pantalla que aparece es de filtrado de artículos. El ordenador nos pregunta que seleccionemos filtros para generar listas de artículos. Sobre esas listas se determinará el número de unidades a pedir. La pantalla es
Aparecen las listas ya generadas y con la tecla , podemos generar nuevas listas.
La generamos dinámica, es decir la lista se regenera con la nueva información de la tabla de artículos. Lista estática es que siempre es la misma. Por ejemplo si seleccionamos todos los artículos con stock=0 y salen en un momento dado un número de 100, si la lista es estática siempre aparecerán esos 100 artículos y si es dinámica aparecerán a veces 80, a veces 120….cambia con la situación de la farmacia. Alliance Healthcare España Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza) Teléfono 976 72 86 00 | Fax 976 72 86 10 | www.alliance-healthcare.es Alliance Healthcare España: Alfamadrid, Alisur, Alianza Farmacéutica, Cerf, Cfasa, Dimafar, Farmacen, Medicamenta, Safa Galénica, Safándalus, Silva Ortiz, Suministros Farmacéuticos Egara Razón social: Safa Galénica, S.A. Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza). NIF: A-50004324. Reg. Mercantil de Zaragoza Tomo 1242, Folio 212, Hoja Z-6041, Inscripción 1ª
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos La siguiente pantalla permite el filtro
Puedo filtrar por código, por nombre, por laboratorio, por familias, por tipo de producto, por ubicación, por proveedor( dueño del artículo), por proveedor habitual de compra, desde stock hasta stock, desde PVP hasta PVP, desde Coste hasta coste, sin denominación, sin laboratorio, sin familia,…..las posibilidades son muchas. En la segunda zona el filtrado será por las compras o ventas en el periodo indicado. En el ejemplo, estamos seleccionando artículos a partir del 6000000 ( especialidad), que en este momento no tengamos stock y que en lo que va de año se ha vendido al menos una vez y se haya comprado al menos una vez. Me genera una lista con todos los articulos que cumplen estas condiciones. Nos lo indica el programa.
Son 368 con los que voy a trabajar. Ahora es cuando pasamos al apartado 2 , ¿ Cuanto me va a pedir de cada uno de esos 368 artículos ?
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos La respuesta a esta pregunta se decide en esta otra pantalla
En esta pantalla podemos definir Formulas de cálculo de la cantidad a pedir que dependen de las variables disponibles que ofrece el programa. Las variables son:
Además de Stock, StockDisponible(Stock+Stock Pendiente), StockMinimo y StockMaximo que no son parametrizables.
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos De las variables predefinidas, las anteriores, creamos las variables disponibles y con las variables disponibles creamos nuestras fórmulas. El caso más sencillo es poner un numero en la sección fórmula. Si ponemos 2 nos pedirá 2 unidades de los 368 artículos que habíamos seleccionado previamente. Vamos a ver un ejemplo de como crear una Fórmula. De los 368 artículos ya filtrados, queremos pedir el 50% de lo que se vendío el mes anterior. Da lo mismo el mes en que estemos, siempre tendrá en cuenta el mes anterior.Pulsamos botón variables , Seleccionamos ventasMesActual –x y le llamamos VMESANTERI En numero mes ponemos 1 y pulsamos Añadir. Quedará esto:
Si suponemos que estamos en Junio del 2013 y cómo parámetro hemos puesto 1 quiere decir que tomamos como referencia las ventas del mes anterior(Mayo), si ponemos 2 sería tomar como referencia las ventas del mes Abril, si ponemos 12 sería tomar como referencia Junio del 2012… Ya nos aparece la variable creada como Variable disponible. Dando doble click al nombre de la varible nos pasa a la fórmula y operando con esta varible conseguimos pedir el 50%. Quedaría así:
Pulsando siguiente genera una propuesta de pedido. Para evitar tener que definir cada vez una fórmula podemos guardarla y recurrir a ella cunado deseemos. Basta con pulsar Previamente habiendo dado un codigo una descripción.
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos Aparece una lista con el resultado en el ejemplo
En todo momento podemos retroceder y ahora podemos terminar la propuesta sin hacer nada o bien generar un Pedido o generar una Cartera dePedidos con el botón Pulso generar Aprovisionamiento y sale esta pantalla
Esta pantalla es importante. Según la opción que elijamos aquí puede afectar al funcionamiento normal de los pedidos en farmacia, los pedidos diarios. A la izquierda estan las opciones de generar cartera o pedido afectando directamente a los pedidos diarios y a la derecha es generar cartera o pedido SIN afectar a los pedidos diarios. La diferencia es si va a modificar o no el stock pendiente de los artículos afectados. Lo habitual es NO QUERER afectar a los pedidos diarios, porque el pedido va a tardas varios días en llegar a la farmacia por eso generamos una cartera TIPO ( palabrá que se usará para indicar que no afectan las lineas de este pedido al stock pendiente) o un pedido de Aprovisionamiento lo mismo, la palabra Aprovisionamiento nos indicará que el pedido no modifica el stock pendiente.
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Pedidos a Laboratorios y Aprovisionamientos
Genero un pedido de Aprovisionamiento y me dice:
Ha generado el pedido 150001 para enviarlo a Safa. Nos podría haber indicado más pedidos en el caso de que en el pedido propuesto hubiera varios Proveedores habitual de compra. Siempre manda las líneas por defecto al proveedor Habitual de compra. Luego si queremos rectificar hay que ir a los pedidos marcar lineas y traspasar. Para evitar esto podemos enviar directamente el pedido a una Cartera tipo. En una cartera las lineas de pedido estan sin decidir a quien se las vamos a enviar. El nuevo pedido generado tendrá el mismo nombre que la lista generada y tiene control de stock pendiente.
nos indica, además, que no
En el caso de seleccionar Cartera Tipo
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Vamos a buscar la cartera en Pedidos-Gestión de Pedidos-Cartera de Pedidos Seleccionamos la cartera Tipo
En carteras los pedidos todavía no se han generado. Nos propone un proveedor ( según el campo relleno en la ficha de articulos, en el campo Proveedor Habitual de Compra.
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