Supplier Connection

New User Start-Up Guide

Neue Benutzer-Einstiegsanleitung (New User Start-Up Guide) Vorgesehene Zielgruppe Die Anleitung ist als Leitfaden für den gewöhnlichen Benutzer des Lieferantenunternehmens gedacht. Es wird davon ausgegangen, dass Supplier Connection betriebsbereit ist und dass der Unternehmensadministrator Ihre Benutzer-ID hinzugefügt und Ihnen die Zugangsberechtigung für ein oder mehrere “Versenden nach” Zielorte erteilt hat..

Inhalt Der Leitfaden bietet eine Übersicht über folgende Themen: •

Supplier Connection Hilfe

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Internet Explorer Einstellungen

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Acrobat Reader Einstellungen Seite 7

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Benutzer-Voreinstellungen

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Einrichten des Benutzerzugangs

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Trainingsunterlagen und Videos

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Fragebogen zum Training

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Bitte beachten Sie, dass das Training für einen Unternehmens-Administrator umfassender und Teil des Einstiegsprozesses und der Voreinstellungen (auch Supplier Connection Enablement genannt) ist. Wenn der Einstiegsprozess nicht durchgeführt wurde, muss Ihr Unternehmensadministrator auf das Einstiegs-Handbuch Your Next Steps (Die nächsten Schritte) zurückgreifen, welches dem Registrierungs-Willkommensbrief beigefügt war. Dieses Einstiegshandbuch (Start-Up Manual) findet sich auch auf der Trainingsseite des Covisint Portals, Sparte Supplier Connection Enablement.

WICHTIG:

Der Schritt “Einrichten der Benutzer-Zugangsberechtigung” (“Establish User Privileges” ) ist entscheidend. Ein neuer Benutzer wird erst dann EDI-Tabellen sehen, bzw. Lieferscheine kreiieren können, wenn sein Zugang von dem Unternehmensadministrator eingerichtet wurde.

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Supplier Connection Hilfe Für Fragen zur Applikation benutzen Sie bitte die Supplier Connection “Hilfe” Funktion ( siehe Screen Shot). • “portal training page” - bietet Ihnen einen direkten Zugang zur Supplier Connection Trainingsseite auf dem Covisint Portal. Ein Fenster öffmet sich, so dass Sie Supplier Connection nicht zu verlassen brauchen. Siehe Schaubilder auf den folgenden Seiten. • “help for this form” (“Formularhilfe”) erklärt Ihnen die jeweilige Seite, auf der Sie sich gerade befinden. Zusätzlich zu Text- und Bildmaterial sollen bald kurze Videoclips zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Seiten die Funktion “Formularhilfe” aufweisen. • “request help” (Hilfsanfrage) - Diese Funktion verschafft Ihnen einen direkten Zugang zu Covisint Supplier Connection Beratern. Sie ist Ihr nächstes Hilfsmittel für offene Fragen, nach Durcharbeitung der Portal Trainingsunterlagen und Nutzung der “help for this form”- Funktion. Siehe “request help” -Schaubild (nach dem Trainingsseiten-Schaubild). Hilfe- Menü

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Portal Trainingsseite: Schaubilder Wenn Sie die “portal training page” anklicken, gelangen Sie auf die Haupttrainingsseite des Covisint Portals. Klicken Sie hier auf “Training”.

1. Klicken Sie auf “Training”

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2. Klicken Sie auf das Supplier Connection Link für Ihren Einkäufer

3. Die Supplier Connection Training Sparte enthält Bedienungsanleitungen, Leitfäden und Videos.

4. Bitte beachten Sie, dass Sie hier gratis den Adobe Reader und den WebEx Video Player herunterladen können.

Bitte beachten Sie, dass ein grosser Teil des Unterrichtsmaterials in diesem Kapitel an Ihren Unternehmensadministrator gerichtet ist. Die Themen für den gewöhnlichen Benutzer finden sich im Kapitel “Trainingsunterlagen und Videos”.

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“Request for Help”: Schaubild Wenn Sie “request for help” anklicken, wird u.a. Vorlage aufgerufen. Mit der Taste “submit” (senden) können Sie Ihre Anfrage an das Covisint Level 2 Support-Team schicken. Den 24-Stunden Help Desk sollten Sie in Anspruch nehmen, wenn Sie Probleme mit dem Zugang zu Covisint Portal oder Supplier Connection haben.

Feedback Types • Request for Help (Hilfsanfrage) (zuvor gezeigt) • Anregungen • Fragebogen zum Training

Beschreibung der Angelegenheit Wenn die Frage sich auf ein bestimmtes Dokument bezieht, geben Sie bitte die entsprechende Nummer des Dokuments an, z.B. Lieferscheinnummer, an.

Bitte benutzen Sie dieses Feld nur im Notfall. Die meisten Covisint Berater sprechen nur English und müssen einen Übersetzer einschalten, wenn das Problem nicht auf Englisch gelöst werden kann.

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Internet Explorer Einstellungen Bitte stellen Sie sicher, dass die unten im Schaubild eingekreiste Option nicht markiert ist

Step 1 3

2 4

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Adobe Acrobat Reader Einstellungen Bitte stellen Sie sicher, dass die Einstellungen, wie unten gezeigt, markiert sind.

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Benutzer Voreinstellungen Zuerst sollten Sie Ihre Voreinstellungen einrichten. Über das Menü “Einstellungen” können Sie Ihre Voreinstellungen vornehmen. Die verschiedenen Möglichkeiten sind unten aufgeführt. Bildschirmüberschriften und System-Nachrichten werden in der von Ihnen gewählten Sprache erscheinen.

Die Zeitzoneneinstellung legt Datum und Zeit fest. Ausserdem passt sie Ihr Dokument der entsprechenden Zeitzone an. Diese Einstellung legt die Ansicht Ihrer Grundeinstellung fest, wenn Sie sich in Supplier Connection einloggen. Siehe Schaubild unten.

Rechts sehen Sie die Teilansicht Ihrer Inbox (Posteingang): Dies ist die empfohlene Grundeinstellung für den gewöhnlichen Benutzer. Die Posteingang-Teilansicht (Teil) ist die Arbeitsseite, um Tabellen einzusehen und Lieferscheine zu erstellen. Der gewöhnliche Benutzer kann im ‘Posteingang’ auf die Dokumentenansicht wechseln (Dok), um eine Auflistung der einzelnen Dokumente aufzurufen. Allerdings ist er nicht berechtigt, das vollständige Dokument auszudrucken.

Zur Zeit sind werden Email-Benachrichtigungen noch in ‘list administration’ (Verwaltungsliste) festgelegt. In der nächsten Supplier Connection Version jedoch werden sie unter den Benutzer Voreinstellungen angelegt werden.

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Einrichten des Benutzerzugangs

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Um Dokumente im Zusammenhang mit einem “Versenden von”-Standort einzusehen oder zu erstellen, muss Ihnen der Unternehmensadministrator für jeden einzelnen “Versenden von” Standort Benutzerrechte einräumen. Bitten Sie daher Ihren Unternehmensadministrator um die Einrichtung Ihrer Benutzerrechte. Ihr Administrator kann die Anleitung hierfür Schritt für Schritt im Handbuch “Configuring Supplier Connection” nachschlagen.

Beispiel: Benutzer ID ‘USERB2” ist zwei Standorten zugeordnet (Hatfield Werk und Stamping Werk)

USERB2 wurde mit “Ansichtsrechten” in Bezug auf das Hatfield Werk versehen. Achtung: Mindestens ein “Versenden von”-Standort muss für ein Unternehmen definiert werden. Wenn Ihr Unternehmen nur ein Werk hat, kann es den gleichen Namen benutzen wie das Unternehmen. Bsp.: “Advanced Products” könnte einen “Versenden von”-Standort haben, der ebenfalls “Advanced Products” hiesse.

Für das Stamping Werk können ihm andere Rechte eingeräumt werden, indem das Formblatt entsprechend abgeändert wird.

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Trainingsunterlagen und Videos Die Trainingsunterlagen und Videos finden sich auf dem Covisint Portal (Taste “Schulungen”). Wie Sie auf die Trainingsseite gelangen können, haben wir Ihnen auf den ersten Seiten gezeigt (siehe S. 2ff.) Bitte beachten Sie, dass ein Grossteil des Trainingsmaterials für den Unternehmensadministrator gedacht ist. Die Trainingsunterlagen für den gewöhnlichen Benutzer sind in den u.a. Kästchen hervorgehoben. Die rechte Spalte beinhaltet Anregungen, wie und wann das Trainingsmaterial zu nutzen ist.

Schritt 1 Zu einem Grundverständnis des Systems Introduction and System Navigation (Video, 8 minutes) (Einleitung und System Navegation) Quick Guide - General User: Supplier (Document, xxx kb) (Kurzanleitung-gewöhnlicher Benutzer: Lieferant) Quick Guide (Kurzanleitung) bietet eine einfache Übersicht über Dokumentenansicht und die Erstellung von Lieferscheinen Help Functions and Bulletins (Document, 160 kb) (Hilfsfunktionen und Bulletins) Dieses Dokument bietet einen Überblick über die in Supplier Connection verfügbaren Hilfsfunktionen sowie über die unterschiedlichen Möglichkeiten, Anzeige und Archivierung der Bulletins durchzuführen.

Nutzen des Trainings: Das System Navegationssystem Video, in Kombination mit der Kuzanleitung ist die angemessene Vorbereitung für die Nutzung von Supplier Connection. Anregung: Gehen Sie nochmals das Schulungsmaterial durch und versuchen Sie dann Supplier Connection zu nutzen, indem Sie als “Übung” einen Lieferschein erstellen (schicken Sie diesen “Übungslieferschein” nicht ab, er sollte aus Ihrem “Draft-Ordner” gelöscht werden). Anregung: Greifen Sie auf dieses Dokument Help Functions and Bulletins nur zurück, wenn die Nutzung der Hilfsfunktionen nicht klar ist. Es ist wichtig, dass jeder Benutzer über die Online Hilfe und die “request for help” (Hilfsanfrage) Funktionen Bescheid weiss. .

Schritt 2: Inbox Management Inbox Management Features (Video, 4 minutes) (Posteingang Management Funktionen) Inbox Management Features (373 kb) Dieses Dokument gibt einen Überblick über den Posteingangsordner, in dem Materialabruf-Informationen eingesehen werden können. Sowohl auf der “Dokumenten Ebene” wie auch auf der “Teil” Ebene werden die Inbox (Posteingang) Funktionen erklärt. Filterfunktion, Download, Druck, Ansicht und die Erstellung von Lieferscheinen sind ebenfalls Gegenstand dieses Dokuments.

Nutzen des Trainings: Viele Inbox (Posteingang) Funktionen werden umso sinnvoller, je mehr Einkäufer mit zahlreichen “Versenden nach” Zielorten, bzw. eine grosse Anzahl von Teilnummern ins Spiel kommen. Der typische Supplier Connection benutzer mit nur wenigen “Versenden n Verbindung mit nur wenigen “Versenden nach” Zielorten und einer beschränkten Anzahl von teilen benötigt diese “fortgeschrittenen” System Funktionen nicht. Anregung: Sehen Sie sich noch mal das Video an, um Grundkenntnisse zu vertiefen, wie z.b. Wechseln zwischen Teil- und Dokumentenansicht des Posteingang; Listen ansehen, Listen ausdrucken. Gehen Sie bitte noch mal die Trainingsunterlagen durch, wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen.

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Schritt 3: Erstellen von ASN (Lieferschein) und Bar Code Labels Erstellen von ASNs and Bar Code Shipping Labels (Video, 11 minutes) Supplier Connection Shipping Process (Document, 519 kb) Dieses Dokument verschafft detaillierte Anleitungen, um einen vorläufigen Lieferschein (ASN) zu erstellen, Verpackungen für gemischte Ladungen zu handhaben sowie Bar Code Labels und Lieferscheine auszudrucken.

Trainings-Nutzen: Dieses Material (und insbesondere die Trainingsunterlagen) vertiefen das Training des Versandprozesses. Wenn Sie kleine Lieferungen haben und relativ einfache Verpackungen, die keine besonderen Eingaben nötig machen, ist die Schulung von Schritt 1 für Sie angemessen. Anregung: Sehen Sie sich das Video an, um etwaige Unklarheiten zu beseitigen, die beim Üben der Erstellung von Lieferscheinen auftreten mögen. Grundkenntnisse des Versandprozesses beinhalten • Definition der Standart-Verpackung •Löschen von Edit Mitteilungen • Drucken von Bar Code Labels und Lieferscheinen •Draft ASNs (vorläufiger Lieferschein) lokalisieren und versenden. Anregung: wenn das Video Ihre Fragen nicht beantwortet oder wenn Sie kompliziertere Verpackungsverhältnisse haben, bspw. gemischte Lasten, schlagen Sie bitte im Handbuch (reference manual) nach.

Schritt 4: Nutzung von Part Master und damit verbundenen Referenz-Dateien Updating Part Master Files (Video, 8 minutes) Reference File Maintenance (Referenz-Datenpflege) (Document, 328 kb) Dieses Dokument verschafft Ihnen detaillierte Instruktionen wie Sie Referenz-Dateien updaten können, die Sie für die Erstellung von ASNs (vorläufige Lieferscheine) und Bar Code Labels benötigen. Die Referenz-Dateien beinhalten: • Buyer Part Master (Einkäufer Part Master) • Supplier Part Master (Lieferant Part Master) • Containers and Pallets (Behälter und Palletten)

Trainings-Nutzen: Anhand dieses Materials (insbesondere Handbuch (reference guide)) können Sie Ihre Kenntnisse über die Nutzung der Referenz-Dateien vertiefen. Diese Trainingsunterlagen sind dann wichtig (wie beim ASNProzess) wenn das Versandverfahren komplexer ist und ein bestimmtes Einkäufer-Unternehmen Referenzdaten wie “Gewicht” und “Herkunftsland” benötigt. Anregung: Wie bei Schritt 3 sollten Sie sich zuerst das Video ansehen. Ein Benutzer sollte zumindest verstehen, wie er mit den Daten “parts per container” (Teile pro Behälter) und “containers per pallet” (Behälter pro Pallette) umgehen soll.

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Ergänzende Dokumentation: Schulungsunterlagen in anderen Sprachenl Supplier Connection Participant Guide (Supplier Connection Teilnehmer Leitfaden) (Document, 1500 kb) Dieses Dokument verschafft einen allgemeinen Überblick über Supplier Connection in folgenden Sprachen: • Deutsch • Französisch • Italienisch

Training Kommentar: Dieser Teilnehmer Leitfaden ist als Ergänzung gedacht für Benutzer, deren Muttersprache nicht Englisch ist. Anregung: Bitte sehen Sie sich zuerst die Videos an, bevor Sie auf diesen Leitfaden zurückgreifen.

Help Requests (Hilfsanfrage) Supplier Connection Hilfs Menü

Anregung: Wenn Sie Probleme haben, nutzen Sie bitte die “Help Request” Funktion im Supplier Connection Hilfs- Menü Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Email-Adresse korrekt eingeben. Achtung: Hilfsanfragen werden direkt an Covisint Level 2 Support Berater weitergeleitet. Hilfsanfragen werden von Montag bis Freitag, 8:00 Uhr bis 17.00 Uhr bearbeitet.

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New User Start-Up Guide (Seite 13)

Training Fragebogen Bitte geben Sie uns ein Feedback des Trainingsprozesses, indem Sie den Trainingsfragebogen (aus dem Supplier Connection Hilfsmenü) zurückschicken. Klicken Sie bitte ‘request help’ (Hilfsanfrage), um die unten gezeigte feedback Seite zu öffnen. Dann klicken Sie bitte auf ‘training questionnaire’ (Trainingsfargebogen).

Bitte beantworten Sie Frage 1 in Bezug auf diese “Neue Benutzer Einstiegsanleitung” (New User Start-Up Guide).