MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________

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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL REGIONAL NOROCCIDENTAL ABREGO, NORTE DE SANTANDER

MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________

INTRODUCCION

En la asistencia médica la concepción de

CALIDAD se ha definido como un

fenómeno multidimensional y complejo que incluye varios y diversos conceptos. En forma genérica la buena asistencia medica se define como la practica racional basada en las ciencias medicas y aplicación de todos los servicios de la medicina moderna a las necesidades de la población;

de ellos se desprende que la

asistencia medica de calidad incorpora un método científico que detecta los problemas mediante diagnostico correctos e instaura la terapia apropiada con el objeto de satisfacer las necesidades del paciente.

El control de la calidad de la asistencia médica analiza los tres componentes de la misma; estructura, proceso y resultado, estableciendo una relación funcional: una buena estructura aumenta las posibilidades de un buen proceso, y un buen proceso aumenta las posibilidades de un buen resultado.

El montaje del Sistema Obligatorio de Garantía a la Calidad en Salud, consta de una serie de etapas a través de las cuales se crean condiciones propicias para el surgimiento de procesos autogestionarios de evaluación y mejoramiento de la calidad en la organización.

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ En primer lugar le corresponde a la Gerencia de la Institución realizar los ajustes de estructura organizacional para crear la dependencia a la cual asignara la responsabilidad de los procesos de evolución y mejoramiento de la calidad.

La categoría jerárquica y la planta de cargos de esta repartición dependerán de la estructura orgánica de la ESE HRNO de su magnitud como organización y de la disponibilidad de recursos.

Es recomendable que esta dependencia se ubique a nivel de staff con respecto a la Gerencia, en lugar de depender de ella en forma directa. De esta manera se asegura la independencia de las actuaciones y se define de entrad, su perfil en la organización: el ente asesor y no punitivo.

Una vez creada la dependencia y el plan de cargos, se procederá a establecer un soporte normativo que le otorgue legitimidad administrativa, esto implica que se deben definir claramente sus objetivos, competencias y funciones dentro de la organización y en lo posible avalarlos mediante un acto administrativo.

En segundo lugar se deben establecer las condiciones para que el ente creado no se convierta en una figura de papel. Es preciso movilizar una serie de recursos (planta física, materiales, equipos, etc.) y definir el talento humano necesario para emprender el desarrollo del sistema.

En la selección de la

persona o personas que integraran este equipo deben

primar los aspectos técnicos por encima de cualquier otra consideración.

La tercera etapa marca inicio de las labores del equipo de calidad. La tarea inicial de este grupo consiste en asesorar a la organización para diseñar y aplicar un 3

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ Plan de Desarrollo Institucional que responda a la realidad y a las necesidades de la entidad, lo cual implica desarrollarse a través de un proceso estratégico y participativo, es decir, un trabajo comprometido que involucre a toda la organización, incluyendo a los usuarios, en la realización de un diagnostico primario de calidad, en orden de prioridades.

A partir de este diagnostico primario se definen los objetivos generales y específicos del mejoramiento de calidad.

El paso siguiente consiste en establecer un conjunto de procesos de auditoria en salud, los cuales constituyen en lo sucesivo, una de las tareas fundamentales del equipo de calidad.

El objetivo básico es el realizar el seguimiento de los Planes de Desarrollo Institucional: Dos de las actividades claves del proceso de auditoria de las entidades aseguradoras, será la verificaron del cumplimiento de los requisitos mínimos esenciales en toda la red de servicios y la evaluación del sistema de referencia y contrarreferencia.

A partir de estas actividades y evaluaciones se procederá a concretar con la alta gerencia una serie de gestiones tendientes a intervenir los problemas prioritarios de calidad.

La Auditoria en salud concebida de esta manera deja de ser actividad desordenada, que quiere decir abarcar todos los frentes, para convertirse en un proceso planificado y sistematizado orientado por objetivos claros y apoyados en una información oportuna y confiable, como instrumento básico para el logro de las metas.

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ El resultado de la auditoria no puede ser informes fríos, cargados de resultados negativos y de propuestas y sanciones; en su lugar los equipos de auditoria deben ser promotores del cambio, generadores de planes de mejoramientos y asesores para su cabal implantación.

En la medida en que se van logrando los objetivos iniciales, será necesario cubrir otras arreas, establecer nuevas prioridades, modificar los instrumentos de evaluación, aumentar el nivel de exigencia de los estándares, etc.

Finalmente cabe recordar que la búsqueda de la calidad no debe ser responsabilidad exclusiva de los equipos de auditoria en salud.

La calidad de una institución de salud debe ser una meta y un compromiso de todos los funcionarios de la institución.

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO.

CODIGO: CE-O-01

No

ACTIVIDAD

1

o

Solicitar el carné de seguridad social, documento de identidad para verificar activación en LA BASE DE DATOS dadas por las diferentes EPS, y así determinar el tipo de contratación sostenida con la ESE HRNO.

2

o

Al no presentar ningún tipo de carné de seguridad social, se le prestara el servicio CON TARIFA PARTICULAR.

3

o

Si el usuario está afiliado a una EPS con contrato por capitación, se procederá a asignar la cita por Odontólogo.

4

o

Los afiliados a la EPS, que tengan un tipo de contrato por evento, se le solicitara la respectiva autorización para brindarle una atención oportuna o en defecto se remite a su IPS de referencia.

5

o

Informar de la disponibilidad y oportunidad de citas y los odontólogos que laboran en dicha área para que sea de elección por el usuario.

6

o

Seleccionar el día, la hora y el odontólogo de preferencia.

7

o

Anotar en el LIBRO DE CITAS, registrando el nombre del paciente, identificación, empresa, día y hora de la cita.

8

o

Informar al usuario el lugar de la atención de acuerdo al odontólogo en la cita asignada.

9

o

Hacer énfasis al usuario de la puntualidad de la cita para evitarles inconvenientes en su atención.

10 o

Enviar el usuario a pagar su cuota moderadora respectiva en los contratos con EPS_C.

DEPENDENCIA (Responsable)

OFICINA DE CITAS ( Auxiliar de Citas)

6

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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO.

CODIGO: CEO-01 Parte 2….

11



Proceder al diligenciamiento de la apertura de la historia clínica de acuerdo a la norma legal vigente, si el usuario es de primera vez.

12



Trasladarse al archivo del área y buscar las historias CONSULTA EXTERNA clínicas correspondientes de los usuarios conocidos o que (Auxiliar de Odontología) han consultado previamente.

13



Recepcionar, revisar, organizar las historias clínicas y dejar todo preparado en el consultorio del odontólogo que va atender las citas asignadas.

14



Una vez atendidos los pacientes, se procede a sacar fotocopia del carne, el documento de identidad y la autorización en los contratos por eventos.

15



Realizar la respectiva facturación de la consulta odontológica una vez atendidos los pacientes con base a los procedimientos realizados con cargo a la EPS_S/EPS_C y solicitar el recibo de pago de la cuota moderadora para los afiliados del régimen contributivo.

OFICINA DE FACTURACION (Cajera/Facturadora)

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS POR ODONTOLOGO. CODIGO: CEO-02

No

ACTIVIDAD

1



Solicitar el carné de seguridad social, documento de identidad para verificar su activación en la base de datos suministrada por las EPS y así determinar el tipo de contratación sostenida con la ESE.

2



Si el usuario está afiliado a una EPS y tiene contrato por capitación, se procederá a asignar la cita por odontólogo.



Si el usuario es afiliado a una EPS, cuyo tipo de contrato es por evento, se le solicitara la respectiva autorización para brindarle una atención oportuna o en defecto se remite a su IPS de referencia.

3



Si el usuario no presenta ningún tipo de carné, se procederá a brindarle atención si lo desea con TARIFA PARTICULAR.

5



Solicitar fotocopia del carne, el documento de identidad y la autorización en los contratos por eventos.

6



Enviarlo al consultorio de odontología que corresponda.

7



Diligenciar la parte de identificación de la historia clínica odontológica, si el usuario consulta por primera vez, de acuerdo a las normas técnicas legales vigentes.

4

DEPENDENCIA (Responsable)

OFICINA DE CITAS (Auxiliar de Citas)

CONSULTA EXTERNA 8



Buscar la historia clínica en el archivo, si el usuario ya ha consultado anteriormente, de acuerdo a las normas que rigen el manejo de archivo.

9

□

Pasar la historia clínica al consultorio odontológico correspondiente, donde será atendido.

(Auxiliar de Odontología )

8

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS POR ODONTOLOGO. CODIGO: CEO-02

Parte 2….

11



Enviar los pacientes a la oficina de facturación con el Formato de Actividades Realizadas, una vez atendidos por el odontólogo.

12



Recepcionar, revisar, organizar las historias clínicas de los CONSULTA EXTERNA pacientes atendidos para archivarlas. (Auxiliar de Odontología)

13

o

Solicitar a los pacientes entregar copia de la facturación realizada

14



Una vez atendidos los pacientes, se procede a sacar fotocopia del carne, el documento de identidad y la autorización en los contratos por eventos.

15



Realizar la respectiva facturación de la consulta odontológica una vez atendidos los pacientes con base a los procedimientos realizados con cargo a la EPS_S/EPS_C y solicitar el recibo de pago de la cuota moderadora para los afiliados del régimen contributivo.

16



Enviar a los pacientes al consultorio de odontología a presentar copia de la facturación realizada.

OFICINA DE FACTURACION (Cajera/Facturadora)

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ NOMBRE DEL PROCESO: ATENCION POR ODONTOLOGIA. CODIGO: CEO-03 No

ACTIVIDAD

Recepcionar las historias clínicas y colocarlas en los consultorios correspondientes. Confirmar la asistencia del usuario, verificar su pago de la cuota moderadora en el usuario del régimen contributivo y registrar su asistencia en el libro de citas.

1



2



3



Llamar y recibir al paciente de acuerdo a la hora asignada en la cita.

4



Realizar la atención solicitada, de acuerdo a las normas técnicas legales vigentes.

5



Registrar todos los eventos en la historia clínica y la atención en el RIPS correspondiente, de acuerdo a las normas legales vigentes.

6



Tomar una de las siguientes conductas:

♠ Tratamiento indicado según lo encontrado en su consulta de primera vez con sus respectivas recomendaciones o controles. ♠ Remisión ambulatoria a un segundo o tercer nivel de atención según el caso. ♠ Remisión al servicio de urgencia de nuestra IPS, para su valoración y/o hospitalizacion según el caso. ♠ Requiere examen de ayuda diagnóstica. 7



DEPENDENCIA (Responsable) CONSULTA EXTERNA (Auxiliar Odontología )

CONSULTA EXTERNA (Odontólogo General)

Según la conducta tomada se procederá a realizar lo siguiente:

♠ Si el tratamiento es ambulatorio, se diligenciara la historia clínica odontológica según las normas técnicas establecidas, dándole la educación según el caso. Incluye el odontograma de primera vez.

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ NOMBRE DEL PROCESO: ATENC ION POR ODONTOLOGO GENERAL. CODIGO: CEO-03 Parte 2….

8

♠ Si requiere remisión ambulatoria se diligenciará el FORMATO DE REMISION-CONTRARREMISION, de acuerdo a las normas establecidas en el sistema de referencia y contrarreferencia y se enviara a la IPS de referencia. ♠ Si necesita remisión de urgencia y/o hospitalizacion se le informara a la auxiliar de odontología y se notificara al servicio de urgencia y/o hospitalizacion al medico de turno y lo enviara con las recomendaciones según el caso. ♠ Si requiere examen de apoyo diagnostico, diligenciar la solicitud del examen registrando nombre completo del usuario, fecha, diagnostico, empresa y los estudios que solicita según el caso. o Enviar al paciente a la oficina de facturación una vez se haya atendido con el Formato de Actividades realizada.

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

10



11

 

12



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

14



15



CONSULTA EXTERNA (Odontólogo General)

Realizar el respectivo copago a los usuarios del vinculado, si la conducta tomada es tratamiento ambulatorio de endodoncia, exodoncia u operatoria, de acuerdo a la afiliación al sistema de seguridad social. Si es particular pagara la tarifa establecida. Sacar fotocopia del carne correspondiente y del documento de identidad y realizar la facturación. Entregar copia del recibo de caja. Enviar al paciente para odontología.

Recibir el paciente con la facturación y corroborar que lo facturado sea el tratamiento ordenado. Anotar en el formato de inasistencia, si el usuario no asiste a la cita asignada Remitir a la oficina de Auditoria Medica, la lista de inasistentes para darle el manejo que ello exige. Retirar las historias clínicas de los consultorios médicos para su revisión, organización y posterior proceso de archivo una vez terminada completamente la atención del usuario.

FACTURACION (Cajera)

CONSULTA EXTERNA (Auxiliar Odontología)

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTA EXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIO DE LA IPS. CODIGO: CEO-04 No

ACTIVIDAD

1



2



3



4



5 6



7





8



9



10



Valorar al usuario que asiste al servicio de consulta externa según la evolución clínica y/o respuesta al tratamiento instaurado anteriormente. Definir la conducta, estableciendo si las condiciones actuales del paciente amerita atención intrahospitalaria de baja o mediana complejidad. Diligenciar el formato de Remisión si amerita atención de segundo nivel de atención. Registrar toda la información pertinente en la historia clínica del paciente, dejando claro los motivos por lo cual amerita la atención intrahospitalaria. Registrar la atención en el RIPS correspondiente Educar al usuario y/o familiares acerca de la necesidad de la atención intrahospitalaria. Informar al paciente y/o familiares, la conducta tomada y verificar la activación del paciente al Sistema de Seguridad Social. Realizar en el formato de órdenes médicas la hospitalizacion y enviarla al medico general de turno las respectiva ordenes médicas intrahospitalarias del paciente, según el caso y hacer seguimientos juntos. Registrar en un recetario con original y copia, cada uno de los estudios de apoyo diagnóstico y los medicamentos e insumos necesarios para el tratamiento intrahospitalario. Entregar a la auxiliar de odontología, la carpeta de la historia clínica del paciente, junto con el formato de órdenes médicas, fórmula médica debidamente diligenciada y demás soportes correspondientes para ser entregado en el servicio hospitalario.

DEPENDENCIA (Responsable)

CONSULTA EXTERNA (Odontólogo )

12

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________

NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTA EXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIO DE LA IPS CODIGO: CEO-04

Parte 2…

13 

Recibir la historia clínica completamente diligenciada de acuerdo a la norma legalmente establecida, junto con el formato de órdenes médicas y fórmula medica debidamente diligenciada.

14



Llevar la historia clínica junto al paciente al servicio hospitalario correspondiente y hacer entrega de ello a la auxiliar de enfermería de turno, quien iniciara el proceso de admisión al servicio de hospitalizacion de acuerdo al manual de proceso normatizado.

15



Entregar al paciente en el servicio hospitalario por parte de la Auxiliar de Odontología y presentárselo al Medico de Turno y/o Auxiliar de enfermería del servicio para su internación.

16 

CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de odontología)

SERVICIO HOSPITALARIO (Auxiliar Enfermería)

Realizar la admisión del paciente con base al proceso normatizado en el servicio hospitalario.

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ NOMBRE DEL PROCESO: REMISION AMBULATORIA DEL PRIMER NIVEL A NIVELES SUPERIORES DE ATENCION. CODIGO: CEO-05 No

ACTIVIDAD

1



Valorar al usuario que asiste al servicio de consulta externa según la evolución clínica y/o respuesta al tratamiento instaurado.

2



Definir la conducta, estableciendo si las condiciones del paciente amerita atención de mediana o alta complejidad.

3



Diligenciar el formato de Remisión-Contra remisión, según los lineamientos establecidos por la norma (identificación del paciente, Resumen de la patología, Impresión Diagnóstica, manejo realizado, justificación de la remisión, especialidad a la que se remite), si se determina que el paciente amerita una atención odontológica de mediana o de alta complejidad.

4



5



6



Educar al usuario y/o familiares acerca de la necesidad de la atención en nivel superior.

7



Solicitar al especialista consultado en el formato, que a través de la valoración que realice, determine si las condiciones del paciente amerita su atención y seguimiento o en su defecto realizar la respectiva contra remisión de acuerdo a lo establecido en dicho proceso.

8



Informar al paciente y/o familiares de la red de servicio disponible de acuerdo a la vinculación del paciente al Sistema de Seguridad Social.

9



Enviarlo a la IPS de referencia y/o a la Coordinación de la EPS de acuerdo a la especialidad solicitada y la vinculación al Sistema de Seguridad Social.

DEPENDENCIA (Responsable)

CONSULTA EXTERNA ( Odontólogo)

Registrar toda la información pertinente en la historia clínica del paciente, dejando claro los motivos por lo cual amerita la atención en niveles superiores de atención. Registrar la atención en el RIPS correspondiente

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIA CLINICA. CODIGO: CEO-06

No 1

ACTIVIDAD



Solicitar las historias clínicas de los pacientes de consultas programadas y las enviadas para consultas prioritarias remitidas del proceso del TRIAGE en urgencias.

2



Diligenciar la historia clínica, de acuerdo a las normas técnicas legales vigentes, si el usuario consulta por primera vez.

3



Solicitar las historias clínicas para responder o adelantar pasos inherentes al proceso de garantía a la calidad, glosas y demás procesos administrativos que requiera su uso.

4



Buscar la historia clínica en el archivo, si el usuario ya ha consultado anteriormente, de acuerdo a las normas que rigen el manejo de archivo.

5



Localizar las historias clínicas de pacientes que hayan estado recientemente hospitalizado que no se encuentren en el archivo de la IPS, por r parte de la auxiliar de enfermería de servicios hospitalarios, quien se encargara de buscarla y entregarla a la dependencia que la solicito.

6



Registrar en el LIBRO DE SALIDA Y ENTRADA de historias clínicas, cada una de las historias clínicas solicitadas por los funcionarios que tienen acceso al manejo de la misma. Deben registrar fecha y hora de salida, número de la historia clínica, dependencia a donde va la HC especificando para que medico si es consulta externa, firma del funcionario de archivo que entrega y firma del funcionario que recibe.

DEPENDENCIA (Responsable)

CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Enfermería)

AUDITORIA MEDICA – GERENCIA-

CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Archivo)

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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________ NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIA CLINICA CODIGO: CEO-06

Parte 2…

7



Entregar a la auxiliar de enfermería y oficinas que tienen acceso al manejo de la misma, cada una de las historias clínicas solicitadas, previamente enumeradas, contabilizadas y registrada su salida de la dependencia de archivo.

8



Manejar las historias clínicas, de acuerdo a la normatividad legal vigente con respecto a la custodia y conservación de la misma.

9



Entregar las historias clínicas en el término máximo de 48 horas, una vez realizada la diligencia por la que fue solicitada.

10



Recibir las historias clínicas, previa verificación de la buena conservación, organización y presentación de la misma.

11



Registrar en el libro de salida y entrada de historias clínicas, la fecha de entrega, la dependencia que lo hace y la firma del funcionario que recibe la historia clínica.

12



Custodiar las historias clínicas según los parámetros establecidos para el manejo del archivo.

CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Archivo

AUDITORIA MEDICAAUXILIAR DE ENFERMERIA

CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Archivo)

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