Macros Tabla de contenidos 1.- INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 3 2.- MACRO QUE PERMITE CERRAR EL FORMULARIO DE PROVEEDORES - VINCULADO................................................................................ 3 3.- MACRO QUE PERMITE ABRIR SIMULTÁNEAMENTE UN FORMULARIO Y UN INFORME ............................................................................... 4 4.- MACRO QUE PERMITE SALIR DE ACCESS ................................................... 5 5.- MACRO CONDICIONAL ....................................................................................... 6
Universidad de Salamanca Facultad de Economía y Empresa Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa
© 2011 Federico Cesteros. All rights reserved. Prohibida la reproducción parcial o total del presente documento sin permiso explícito del autor. Universidad de Salamanca. Facultad de Economía y Empresa. Departamento de Economía e Historia Económica.
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1.- Introducción •
Una macro es un objeto de Access que engloba un conjunto de acciones que, al ejecutarse, el programa que se crea las realiza automáticamente en el mismo orden en el que se hayan especificado. De esta manera, se pueden automatizar aquellas tareas que se realicen frecuentemente en Access sin necesidad de poseer conocimientos de programación. Access implementa el lenguaje de programación Visual Basic a través del cual podríamos personalizar también las acciones; sin embargo sería preciso conocer este lenguaje cuyo objetivo que no es competencia de este curso.
2.- Macro que permite cerrar el formulario de Proveedores - Vinculado -
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En el grupo Otros de la pestaña Crear se pulsa en el botón Macro, apareciendo una hoja de macro vacía. La creación de una macro se realiza seleccionando la acción de la lista desplegable e indicando, entre los argumentos de la acción que aparecen en el panel inferior, sobre qué objetos se va a realizar. Opcionalmente, se pueden indicar también algunos comentarios a las distintas acciones que realice la macro (esto viene bien para recordar más fácilmente el significado de cada acción). Como primera acción seleccionamos Bip, que como se observa no tiene argumentos y, como esta acción emite un sonido en comentario podemos escribir: aviso sonoro. Segunda acción: Cerrar, en argumentos seleccionamos Tipo de Objeto: Formulario, Nombre del objeto: Formulario Proveedores - Vinculado, Guardar: Preguntar y en comentario escribimos: Cierra el formulario de Proveedores - Vinculado. Picamos en el botón guardar y asignamos como nombre: Macro Cerrar Formulario Proveedores - Vinculado. Cerramos la ventana de diseño de la Macro y nos vamos al objeto Formularios y abrimos en vista Diseño el formulario Proveedores Vinculado. Del grupo de Controles de la pestaña Diseño seleccionamos el control de Botón y lo colocamos (haciendo clic) en la zona de encabezado. En el primer cuadro de diálogo del asistente, en categorías seleccionamos Otras y en acciones Ejecutar Macro. Siguiente. Ahora seleccionamos Macro Cerrar Formulario Proveedores Vinculado. Siguiente. En este cuadro, en texto escribimos Salir del Formulario y en Imagen seleccionamos Ejecutar Macro. Siguiente. Dejamos el nombre que aparece por defecto para el botón de comando. Finalizar.
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Guardamos los cambios, pasamos a vista formulario y picamos en el botón de comando que acabamos de crear. En primer lugar se oirá el aviso sonoro y después se cerrará el formulario (en este orden escribimos las acciones en la macro). Si posáis el puntero sobre el botón de comando sin hacer clic, aparecerá un comentario (rectángulo de color amarillo) cuyo texto es: Salir del Formulario, que si recordáis escribimos en la ventana correspondiente del asistente. Como no es muy espectacular la acción de aviso sonoro (acción Bip) vamos a modificar la macro incluyendo otra acción que se aprecie mejor. En la ventana del objeto Macros seleccionamos la macro que hemos creado y abrimos el menú contextual (con el botón derecho del ratón) para pulsar sobre la opción Vista Diseño. Seleccionamos la fila de la acción Bip (picando en el cuadro de más a la derecha de esa fila) y la eliminamos con el botón Eliminar filas del grupo Filas de la pestaña Diseño. Insertamos una nueva fila en el lugar de la anterior que hemos eliminado (Botón Insertar filas del grupo Filas de la pestaña de Diseño). Seleccionamos en la fila insertada la acción CuadroMsj, Comentario: Muestra un mensaje en pantalla. Argumentos de acción, en Mensaje introducimos el texto: Pulse Aceptar para Salir. Bip: Sí (haría otra vez el aviso sonoro), Tipo: Aviso? y en Título escribimos: Salir de Formulario Proveedores - Vinculado (este título se muestra en la barra de título del cuadro de mensaje). Guardamos los cambios y cerramos esta ventana de diseño de la macro. Se puede abrir ahora el formulario Proveedores - Vinculado y comprobar que secuencialmente la macro va realizando las acciones que hemos programado.
3.- Macro que permite abrir simultáneamente un formulario y un informe
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En el grupo Otros de la pestaña Crear se pulsa en el botón Macro, apareciendo una hoja de macro vacía. Primera acción: CuadroMsj, Comentario: Cuadro de mensaje, Argumentos de la acción: Mensaje: Pulse Aceptar para Iniciar Macro, Bip: Sí, Tipo: Información, Título: Comienzo de Macro Clientes. Segunda acción: Abrir formulario, Comentario: Abre el Formulario Clientes, Argumentos: Nombre del formulario: Formulario de Clientes, Vista: Formulario, Modo de datos: Modificar (así podemos incluir nuevos registros o modificar los existentes), Modo de la ventana: Normal. Los argumentos Nombre del Filtro y Condición WHERE no se cumplimentan.
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Tercera acción: IrARegistro, Comentario: Selecciona registro nuevo, Argumentos: Tipo de objeto: Formulario, Nombre del objeto: Formulario de Clientes, Registro: Nuevo. Cuarta acción: Abrir Informe, Comentario: Abre el informe Etiquetas de Clientes, Argumentos: Nombre del informe: Etiquetas Clientes, Vista: Vista Preliminar (si aquí hubiésemos seleccionado Vista Imprimir, automáticamente al ejecutar la macro y llegar a esta acción imprimiría este informe). Modo de la ventana: Normal. Al igual que antes, los argumentos Nombre del Filtro y Condición WHERE no se cumplimentan. Picamos en el botón Guardar y la llamamos Macro de Clientes. Aceptar. Ejecutamos la macro en la ventana de Diseño con el icono de Ejecutar, que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la pestaña Diseño, o bien, seleccionándola, sin abrirla, y pulsando el botón derecho del ratón para que surja el menú contextual donde se hace clic sobre la opción Ejecutar, o también (igual que antes, seleccionándola sin abrirla) a través de la pestaña Herramientas de la base de datos, grupo Macro, botón Ejecutar macro. Aparecen en diferentes ventanas el informe Etiquetas Clientes y el formulario de Clientes con el cursor colocado en la fila correspondiente al registro nuevo. Es posible seguir la ejecución de una macro paso a paso lo cual permite ver los resultados que arrojan cada una de las acciones que contiene. Para ello, se abre la macro en vista Diseño y, del grupo Herramientas de la pestaña Diseño, se hace clic en el botón Paso a paso. Se guardan los cambios y se cierra la macro. Ahora se pulsa sobre el botón Ejecutar y se muestra una pantalla con los detalles de la acción que está a punto de realizarse. Se pica en el botón paso a paso de esta pantalla y ejecuta la acción y pasa a la siguiente y así sucesivamente. Una vez que se sale de Access se desactiva automáticamente la opción Paso a paso, con lo que la macro volverá a ejecutarse normalmente la próxima vez que se arranque el programa. El botón Detener, detiene la ejecución de la macro y el botón Continuar, desactiva el modo Paso a paso y ejecuta la macro completa.
4.- Macro que permite salir de Access
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Siguiendo el procedimiento habitual, se crea una nueva macro en vista Diseño. Primera acción: RelojdeArena, Comentario: Cambia la forma del cursor, Argumentos: Reloj de Arena activo: Sí. Segunda acción: CuadroMsj, Comentario: Cuadro de mensaje, Argumentos: Mensaje: Pulse Aceptar para Salir de MSAccess, Bip: Sí, Tipo: Crítico, Título: ¡¡ATENCION!! Tercera acción: Salir, Comentario: Sale de Microsoft Access, Argumentos: Opciones: Preguntar (por si acaso tenemos abiertas otras
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ventanas de otros objetos en los que no hemos guardado los cambios. Así, nos aseguramos que al salir de Access todo aquello que hubiéramos modificado se podría guardar ahora). Picamos en el botón guardar y la nombramos Macro Salir de Access. Ejecutarla para ver el resultado desde el botón Ejecutar macro del grupo Macro de la pestaña Herramientas de la base de datos, seleccionando en la ventana que se visualiza la Macro Salir de Access, tal y como se muestra en la siguiente imagen:
5.- Macro condicional -
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Las macros también permiten realizar ciertas operaciones en función de que se cumpla o no una determinada condición (por eso se llaman macros condicionales). A continuación vamos a crear una macro que nos va a permitir actualizar el precio de venta de los distintos tipos de cervezas. Si se recuerda ya se creó en el objeto Consultas una consulta de actualización que permitía solamente actualizar el precio de venta de los tipos de cerveza de la marca Mahou. Otra diferencia entre ambos objetos es que la macro actualizará el dato de un solo registro (el que esté activo), mientras que en la consulta se actualizaron todos los datos que cumplieron las condiciones que exigimos.
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Según el procedimiento habitual se accede a una ventana de diseño vacía para crear una macro nueva. Hacemos clic sobre el botón Condiciones del grupo Mostrar u Ocultar de la pestaña Diseño, con lo que aparece en la ventana de diseño la columna Condición. Introducimos en la celda Condición de la primera fila: [Concepto]=”Aguila”; esta condición hará que la acción de esta fila solo se ejecute si el dato del registro en el campo Concepto es Aguila. Seleccionamos como acción de esta primera fila: Establecer Valor (si no se encuentra entre las acciones que muestra la lista desplegable, pulsar en el botón Mostrar todas las acciones de este mismo grupo). En Comentarios escribimos: Actualización Precio y como Argumentos de acción, en Elemento se escribe entre corchetes el nombre del campo al que se quiere dar un determinado valor, en nuestro caso: [Precio Venta] y en Expresión se introduce el valor concreto que ha de tomar dicho campo, en nuestro caso: [Precio Venta]*1,05. De esta manera se aumentará automáticamente el precio de venta de la cerveza Aguila en un 5%. En la celda condición de la segunda fila escribimos: [Concepto]=”Carlsberg”; en acción seleccionamos Establecer Valor. En comentarios escribimos lo mismo de antes y en Argumentos de acción ponemos también lo mismo de antes, pero suponiendo un incremento de precio del 4%. Podemos repetir los pasos anteriores hasta completar todas las condiciones, acciones y argumentos de acción para cada tipo de cerveza, suponiendo que para Voll Damm el aumento es del 3%, para Estrella Damm es del 2%, para Mahou 5 estrellas es del 1,5% y para Mahou clásica es del 1%. Sin embargo, para agilizar el proceso, se pueden duplicar las líneas ya introducidas (seleccionando dicha línea y luego copiar y pegar) y posteriormente se modifican las líneas duplicadas para adecuarlas a los requisitos establecidos. Guardamos la macro con el nombre: Incremento de Precios. Para que funcione correctamente la macro creada debe ser ejecutada desde algún objeto que contenga los campos Concepto y Precio Venta. Por ello, la vamos a ejecutar desde el subformulario Datos de Ventas, agregando en dicho subformulario (en su vista diseño, en la zona de encabezado) un botón de comando (se hace como siempre) que permita su ejecución. Para agregar el botón de comando a dicho subformulario, se selecciona éste del cuadro de herramientas y se pica en la zona de encabezado. En la primera ventana del asistente, en categorías seleccionamos Otras y en acciones Ejecutar macro. En la ventana siguiente seleccionamos la macro Incremento de Precios. En la tercera ventana del asistente picamos en la opción texto y escribimos Actualizar Precio. En la última ventana no modificamos el nombre del comando que nos propone el programa. Finalizar. Entonces, abrimos el Formulario Ventas de cerveza por Marca (que incluye el subformulario Datos de Ventas) y cuando se tenga activo un registro del subformulario (hacemos clic en él) ejecutamos la macro, la cual tomará el dato del campo Concepto, comprobará que condición
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establecida en la macro se cumple ([Concepto]=”Aguila”, por ejemplo) y realizará la acción de incrementar el Precio de Venta para este registro. Sucesivamente, nos colocamos en los siguientes registros de Aguila que aparecen en el subformulario y podemos incrementar el precio de venta automáticamente de esta manera. Para aumentar el precio de venta en otro Concepto (por ejemplo Carlsberg), picamos en los botones de navegación de los registros hasta que aparezca la marca de cerveza deseada. Ahora repetimos el proceso anterior. En definitiva, la macro condicional sólo ejecuta la acción correspondiente a cada Concepto individualmente, ya que para cada Concepto sólo se cumple su respectiva condición, es decir, las restantes acciones no las ejecutará, ya que no se cumplirían sus respectivas condiciones. En la siguiente imagen se pueden comprobar las condiciones y acciones que se han establecido en esta macro:
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