Leistungsbeschreibung

PHOENIX HR

Oktober 2014

Version 1.0

Businesslösung Personalakte (HR) PHOENIX HR ist eine speziell für die Verwaltung von Personalakten konzipierte Erweiterung von PHOENIX. Sie enthält die typischen Tabellen, Workflows, Formulare und Erweiterungen für die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Überwachung von Akten, Dokumenten und Vorgängen. PHOENIX HR ist ohne jegliche zusätzliche Anpassung sofort einsetzbar.

Abb. Übersicht Mitarbeiter-Stammdaten

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Individuelle Erweiterungen PHOENIX kann beliebig erweitert werden. Dazu gehört nicht nur die Integration in die vorhandene IT-Landschaft, sondern auch Anpassungen im Datenmodell oder den Workflows. Dies kann durch den Kunden selbst oder IQUADRAT durchgeführt werden. Auch die Erstellung ergänzende Prozesse, wie z. B. Workflows für Urlaubsanträge oder Weiterbildung, können Sie selbst leisten oder bei IQUADRAT in Auftrag geben.

Schnittstellen Optional z.B. zur Übernahem der Mitarbeiterstammdaten

Importieren PHOENIX HR bietet vielfältige Möglichkeiten, um elektronische Personalakten, Verträge sowie Belege aus Papier zu übernehmen. •

Importieren von Dateien (z.B. gescannten PDF-Dateien oder beliebigen anderen Dateiformaten) aus dem Filesystem

•

Optional: Scannen mit PHOENIX Capture oder Schnittstelle zu vorhandenem Capture-Client

•

Optional: Import aus Mail-Client: Schnittstelle zu Outlook oder anderen Mailsystemen zum komfortablen Import von PDFAnhängen

Erstellen Neue Dokumente und Anlagen können über die serienmäßige Office-Schnittstelle auf Basis von zentral verwalteten Vorlagen direkt erzeugt werden. Mit dem optionalen Modul „Textbausteine“ kann das Erstellen von wiederkehrenden Dokumenten automatisiert werden. Außerdem werden damit die Fragen „Welcher Textbaustein ist in welchem Dokument vorhanden?“ und „Aus welchen Textbausteinen besteht ein Dokument?“ beantwortet.

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Zuordnen •

Akteneinträge o

Editierbar nach Reihenfolge, Symbol, Sortierung z. B. Abteilung, Personalnummer, Dokumentenart

•

Mitarbeiterstammblatt

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Persönliche Daten/Foto Personalnummer Status Funktion Qualifikation etc. Abteilung Kostenstelle Mandant Eintritts-/Austrittsdatum Genehmigungen (z. B. Budget, Schließanlage) etc. Assoziierte Dokumente o o o o o o o o o o o

Zusätzlich zum Hauptdokument können beliebige zusätzliche Dokumente (z. B. Korrespondenz, Nachträge, Bilder etc.) erfasst werden.

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Verwalten und Überwachen •

Terminüberwachung Mit dem Status des jeweiligen Akteneintrags wird die Überwachung gesteuert. Für jeden Akteneintrag werden die wichtigen Termine nicht nur angezeigt; Folgetermine wie „nächstmöglicher Kündigungstermin“ werden neu berechnet.

•

Erinnerungs- und Eskalations-Workflow PHOENIX Contract versendet automatisch Erinnerungs- und Eskalations-Mails. Dazu können beliebig viele Termine schon bei der Dokumentenanlage erfasst werden. Editierbare Bedingungen dieser Termine: o o o o o

•

Erinnerungs-Datum Erinnerungs-Neuberechnung (Wiederholung) Zuständiger Mitarbeiter Beschreibung der Aufgabe Vermerk für „Erledigt“

Workflow z. B. für die Bearbeitung einer Bescheinigung o Ad Hoc Mail mit direkter Auswahl bestimmter Mitarbeiter o Freigabe, Genehmigung o Automatische Übernahme nach dem Einscannen des unterschriebenen Dokuments o Festlegung der Löschfristen

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Workflow Dokumenten-Kenntnisnahme/-prüfung Nach dem Scannen wird jedes Dokument nach Vorgabe zur Kenntnisnahme/Prüfung an bestimmte Mitarbeiter weitergegeben.

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•

Zugriff auf die Personalakten und -dokumente Jeder Zugriff wird chronologisch mit Datum und Mitarbeiter erfasst (lückenloser Nachweis aller Einsichtnahmen).

•

o

Eigene Personalakte nach § 83 BetrVG Terminierte „Einladung zur Einsichtnahme“ per Mail Eingrenzung der First zur Einsichtnahme Automatische Erzeugung und Verteilung der notwendigen Zugangsdaten Einsichtnahme ohne Abbuchung einer Lizenz

o

Von Vorgesetzten auf die Personalakten Dauerhaft oder temporär Einrichtung der notwendigen Hierarchiestruktur Leichte Einsichtsbegrenzung

. Optionale Verschlüsselung von Personal-Dokumenten und -Daten nach dem 4-Augen-Prinzip

•

Historie Automatische, chronologische Erfassung relevanter Aktionen unter Angabe von Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit

•

Bemerkungen Chronologische und revisionssichere Erfassung der Bemerkungen

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Auswerten •

Einfacher Export zu Excel

•

Integrierter Reportgenerator (List & Label), wahlweise Schnittstelle zu Crystal Reports

Besonderheiten von PHOENIX HR Im PHOENIX HR können beliebig viele Mitarbeiterdaten verwaltet werden. Lizenztechnisch unterscheidet PHOENIX zwischen den Mitarbeitern, die nur im System geführt werden (keine Lizenz nötig)und den Mitarbeitern, die PHOENIX für die Personalverwaltung nutzen (Lizenznutzer). Letztere benötigen eine Named- oder Floatinglizenz. Sie unterliegen einem detaillierten Rechtesystem, das über die jeweils zugeteilte Rolle festgelegt wird.

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