Benchmark Estimating Software Whitepaper
La Importancia de usar las herramientas adecuadas Ventajas de usar un programa de estimación de costes en vez de hojas de cálculo
Autor: David Power Distribution Manager 49 Berry Street Nowra NSW 2540 Australia Ph: +61 2 4422 3444
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La importancia de usar las herramientas adecuadas Ventajas de usar un programa de estimación de costes en vez de hojas de cálculo
Contenido Introducción ........................ 2 Procesos más eficientes ..... 2 Problemas Asociados con Hojas de Cálculo …............. 3 Conclusiones …...................5 Benchmark Estimating Software ….......................... 5 Bibliografía …...................... 6
Introducción Por definición, una estimación es un cálculo aproximado. Esto significa que siempre habrá una una cierta proporción de riesgo asociada con toda estimación de costes. El coste estimado, esfuerzo y duración de cualquier actividad afectará al resultado final, por lo que la calidad y detalle de la información disponible para preparar el estimado es un factor crítico. Pocos proyectos fallan por culpa de las carencias técnicas de los ingenieros o proyectistas que los preparan. La mayoría fallan, demasiado a menudo, por errores que escapan a los mecanismo de control o por no disponer de las herramientas apropiadas para hacer el trabajo. Utilizar un programa informático especialmente diseñado para calcular costes y presupuestos le ayuda a reducir los riesgos económicos de su empresa al mismo tiempo que le dará otras muchas ventajas, algunas de las cuales no demasiado aparentes inicialmente1. Este documento intentará descubrirle algunas de estas ventajas.
Procesos más eficientes
1. Pratt, D. Estimating software systems boost productivity and accuracy of estimating: Fundamentals of Construction Estimating ISBN-10: 1439059640
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Si bien es cierto que las hojas de cálculo resultan de gran utilidad para muchas aplicaciones, en proyectos de estimación de costes, los sistemas desarrollados entorno a una base de datos central ofrecen una funcionalidad mayor que las hojas de cálculo, además de ser capaces de incorporar múltiples procesos y procedimientos en una sola herramienta. Esto permite a las empresas mejorar la eficiencia de sus procesos y reducir sus costes corrientes, además de mejorar su productividad y conseguir mejores retornos de cada proyecto.
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Problemas Asociados con Hojas de Cálculo Las hojas de cálculo son un recurso muy utilizado para hacer estimaciones de costes por la facilidad que ofrecen para formular cálculos y crear plantillas que pueden usarse una y otra vez; sin embargo, esto tiene un precio. Nadie rinde cuentas En las hojas de cálculo no es fácil rastrear lo que se ha cambiado o quien lo ha cambiado. Esta carencia hace que sea difícil identificar un problema y corregirlo a tiempo de una manera sencilla. Estrechez de miras Las hojas de cálculo no pueden ofrecer una visión de 360 grados del proyecto mostrando todos los datos relativos al proyecto en una sola pantalla a modo de centro de mandos. Las hojas de cálculo no fueron diseñadas para alertar de oportunidades, elaborar cotizaciones o gestionar cambios en un proyecto. Mientras que las hojas de cálculo son muy potentes para trabajar con datos estáticos, en el mundo real, la estimación de costes requiere capacidad para gestionar riesgos que son dinámicos y que deben tenerse en cuenta para elaborar presupuestos efectivos y ajustados. Errores que pueden ser difíciles de identificar “Una vez vendimos Benchmark Estimating Software a una empresa que había cometido un error de 250k$ por culpa de una columna oculta en una hoja de cálculo. El responsable de IT entonces nos dijo que la flexibilidad de las hojas de calculo era de hecho su desventaja” Robert MacDonald CEO Benchmark Estimating Software
Una fórmula incorrecta dentro de un conjunto de hojas de cálculo no siempre es fácil de identificar ya que todos los números parecen iguales. Cuando se realizan cambios y las fórmulas actualizan los valores automáticamente, normalmente solamente vemos el valor final, no la fórmula que lo está calculando. Esto es en si mismo una fuente de errores y al trabajar con celdas vinculadas, un error puede fácilmente expandirse por toda la hoja o incluso todo el libro sin ser detectado. Las hojas de cálculo dificultan la colaboración La colaboración entre miembros de un equipo puede ser una tarea difícil de gestionar cuando trabajamos con hojas de cálculo. Los equipos de proyectos se beneficiarán de disponer de una herramienta que les proporcione una interface estándar y que devuelva resultados
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predecibles con un alto grado de seguridad y una buena administración del sistema. Además, durante el proceso de aprobación, la persona que revise el presupuesto debería ser capaz de ver la formulación, ya que esto le ayudará a entender como se han obtenido los costes. Un programa especialmente diseñado para esta tarea permite ver siempre la información subyacente, los datos se extraen de bibliotecas centrales y sigue unas reglas para la construcción de los diferentes elementos del proyecto. Hojas de Cálculo
Software para Estimación de Costes
Crea presupuestos a partir de formatos y fórmulas estándar Automáticamente registra los cambios realizados por cada usuario Ofrece una visión de 360º del proyecto Los errores son fácilmente identificables y corregibles Permite la colaboración entre equipos de trabajo Las entradas se pueden validar según un conjunto de reglas Genera informes precisos y auditables Captura business intelligence Combina proyectos sin dificultad Ofrece datos conjuntos sobre todas las cotizaciones y proyectos de la empresa
Problemas de consistencia de datos Para conseguir un reporting de calidad es importante que los datos usados sean los correctos. Las hojas de cálculo no ofrecen ninguna garantía en este sentido, mientras que los programas de estimación de costes disponen de funciones para validar los datos según una serie de reglas predefinidas (por ej. metros vs. metros cuadrados). Un buen software es capaz de generar informes precisos que ayudarán a eliminar errores y omisiones en la entrada de datos. Problemas entre departamentos Desde un punto de vista de comunicación entre departamentos, el uso de hojas de cálculo presenta varios problemas que pueden perjudicar a la competitividad de la empresa. Por ejemplo, las hojas de cálculo son muy difíciles de auditar y no permiten capturar ninguna información vital para el análisis y gestión de procesos. Así, es muy difícil integrar los procesos de estimación de costes con otros procesos de gestión en la empresa. Problemas de formación Resulta normalmente difícil formar a los empleados en el uso de las hojas de cálculo ya que sus formatos no son estándar y sus variantes pueden ser infinitas.
Conclusiones Las hojas de cálculo son sin duda una herramienta útil. Sin embargo, para garantizar la rentabilidad de los proyectos que requieren precisión en la estimación de sus costes, las empresas no deberían subestimar las ventajas que ofrecen los programas específicos para esta tarea. Página 4 4 Copyright Benchmark Estimating 2011
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Los software para estimación de costes permiten a las empresas elaborar presupuestos de una manera más eficiente y consistente. Estos sistemas almacenan los costes de personal, equipos, materiales y subcontratistas en una base de datos central accesible por todos los miembros del equipo según sus niveles de autorización. Los beneficios que emanan de realizar estimaciones de costes correctas se transmiten a todos los niveles del proyecto, incluyendo compras, gestión del proyecto, contabilidad, etc. Las características que ofrece un software integrado de estimación de costes contribuyen a mejorar la profesionalidad de la empresa y eliminar errores en los presupuestos, reducir costes e impulsar la productividad de toda la empresa al eliminar muchas tareas repetitivas.
Benchmark Estimating Software Benchmark Estimating Software es un programa para estimación de costes que simplifica y mejora todos los procesos de ofertas.
Benchmark Estimating Software es actualmente utilizado por clientes de todos estos
Con décadas de experiencia en sectores relacionados con construcción y 15 años de desarrollo continuo por parte de un equipo de profesionales informáticos, hemos conseguido un programa único en su sector.
sectores: ●
Empresas de asfaltado
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Contratistas de obra civil
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Ingenieros Consultores
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Consultores de Costes
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Empresas de perforaciones
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Faclity Services
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Paisajistas y mantenimiento de
zonas verdes ●
Organismos Públicos
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Ingenierías
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Departamentos de Carreteras
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Autoridades de gestión de aguas
●
Empresas de aguas
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Hoy, Benchmark Estimating Software tiene más de 2000 usuarios en diferentes sectores y multitud de países. Ofrecemos un sistema para la estimación de costes que es fácil de usar, potente y flexible para ayudarte a ofertar todo tipo de proyectos. Si quiere conocer mejor las ventajas y beneficios que puede obtener de Benchmark Estimating Software, por favor póngase en contacto con nuestro equipo: : : : : :
[email protected] www.benchmarkestimating.com +61 2 4422 3444 (Australia) +44 161 237 1155 (UK) +34 985 308 906 (España)
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Bibliografía Caulkins, Jonathan P., et al. "Do Spreadsheet Errors Lead to Bad Decisions" Carnegie Mellon University. http://www.heinz.cmu.edu/research/230full.pdf Panko, R. “What We Know About Spreadsheet Errors?” University of Hawai’i; College of Business Administration. http:// panko.shidler.hawaii.edu/My%20Publications/Whatknow.htm Pratt, D "Estimating software systems boost productivity and accuracy of estimating" in Fundamentals of Construction Estimating ISBN-10: 1439059640 European Spreadsheet Risks Interest Group “EuSpRIG” (http:// www.eusprig.org/quotes.htm)
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