Konkurs Ministra Spraw Zagranicznych POMOC ZAGRANICZNA 2008

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej Warszawa, 19 lutego 2008

1

program spotkania 1. 2.

ZałoŜenia konkursu i zasady udziału w konkursie Przygotowanie i złoŜenie wniosku projektowego


3. 4. 5. 6. 7.

Formularz wniosku on-line

Sposób i kryteria oceny wniosków Podpisanie umowy dotacji i realizacja projektu; współpraca z MSZ podczas realizacji projektu Rozliczenie dotacji Odpowiedzi na pytania Indywidualne konsultacje z ekspertami MSZ

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

2

2

ZłoŜenie wniosku projektowego

do 5 marca rozpatrzenie wniosku przez Zespół Konkursowy

Informacja o uzyskaniu bądź nieuzyskaniu dotacji Pisemne indywidualne powiadomienie

do połowy kwietnia (strony internetowe MSZ)

wniosek MSZ do Min. do 19 kwietnia (niezwłocznie Finansów o uruchomienie środków na dotacje po ogłoszeniu wyników)

Podpisanie umowy dotacji

pierwsza połowa maja

Dotacja przelana na konto wnioskodawcy

do 14 dni od dnia podpisania umowy

Realizacja projektu; kontakt z MSZ; ew. zmiany w budŜecie

do dnia zakończenia projektu; nie dłuŜej niŜ do 31 grudnia

Zwrot niewykorzystanych środków

w ciągu 30 dni od zakończeniu projektu

ZłoŜenie sprawozdania finansowego i merytorycznego

w ciągu 30 dni po zakończeniu projektu; najpóźniej do 30 stycznia

wyznaczenie opiekuna projektu w DWR MSZ – osoby do kontaktu ws. projektu monitoring: formularze i wizyty monitorujące

potwierdzenie rozliczenia dotacji

3

Kto moŜe wciąć udział w konkursie? zarejestrowane w Polsce organizacje pozarządowe (art. 3 pkt 2 udppiw)

• stowarzyszenia • fundacje • osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w RP, o stosunku

• Organizacja poŜytku publicznego? • Spółka akcyjna? • Gmina? • Uczelnia publiczna?

Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeŜeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności poŜytku publicznego

• niepubliczne szkoły wyŜsze Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

4

4

Projekty o charakterze pomocowym / rozwojowym czyli przyczyniający się do: • wsparcia rozwoju danego kraju / danej społeczności i wzmocnienia ich potencjału • redukcji ubóstwa • wsparcia procesów transformacji i reform, praworządności i państwa prawa • wzmocnienia społeczeństwa obywatelskiego • budowy demokracji • poszanowania praw człowieka

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

5

5

Oficjalna Pomoc Rozwojowa ang. Official Development Assistance (ODA) definicja Komitetu Pomocy Rozwojowej (DAC/OECD) Darowizny i poŜyczki przekazywane krajom rozwijającym się (określona grupa krajów) przez oficjalne instytucje rządowe państw-dawców i organizacje międzynarodowe, mające na celu wsparcie rozwoju gospodarczego i dobrobytu w tych krajach.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

6

6

Kraje priorytetowe Ukraina

8 mln PLN

Białoruś

4,5 mln PLN (w tym inicjatywy medialne 2 mln PLN)

Gruzja Mołdowa

2 mln PLN

Afganistan Autonomia Palestyńska Tanzania Pozostałe kraje biorcy ODA Afryka i Bliski Wschód

1 mln PLN

2 mln PLN

1 mln PLN 500 tys. PLN

4,5 mln PLN

1 mln PLN Azja, w szczególności Azja Środkowa i Kaukaz Południowy 500 tys. PLN Bałkany Zachodnie

7

Projekty odpowiadające obszarom wsparcia • obszary wsparcia są określone w Regulaminie konkursu • odrębne dla kaŜdego kraju / regionu • uzasadnienie związku proponowanego projektu z obszarami wsparcia objętymi konkursem leŜy w gestii wnioskodawcy

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

8

8

Projekty mieszane • obejmujące więcej niŜ jeden kraj • dotyczące tego samego obszaru wsparcia w kaŜdym z tych krajów • obszary wsparcia muszą być priorytetowe dla wszystkich krajów, których dotyczy dany projekt nie więcej niŜ 15% łącznej kwoty środków przewidzianych w konkursie

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

9

9

Okres realizacji projektów • Środki z dotacji naleŜy bezwzględnie wykorzystać do 31 grudnia • Niewykorzystane środki są zwracane do budŜetu państwa (wraz z odsetkami) • okres realizacji projektu = czas ponoszenia kosztów kwalifikowanych – Początek realizacji projektu: realnie najwcześniej od drugiej połowy kwietnia (tj. od dnia powiadomienia o przyznaniu dotacji) – Koniec realizacji: data wskazana we wniosku – zakończenie działań programowych i administracyjnych; nie później niŜ 31 grudnia Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

10

10

opcjonalny komponent Edukacji Rozwojowej (1) • nie więcej niŜ 10% wartości budŜetu projektu • działania skierowane do polskiego społeczeństwa i mające na celu podniesienie świadomości i poszerzenie wiedzy na temat problemów rozwoju na świecie: – powiązane z projektem; nawiązujące do problemów, które projekt stara się rozwiązać w konkretnym kraju/regionie – zgodne z zasadami edukacji rozwojowej – działania edukacyjne a nie Public Relations

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

11

11

opcjonalny komponent Edukacji Rozwojowej (2) nie będą traktowane jako komponent Edukacji Rozwojowej (i uznawane za koszt kwalifikowany): • bezpośrednia promocja projektu (broszurki, ulotki, UWAGA: działania promocyjne, w rozsądnych granicach i jeśli są odpowiednio uzasadnione, mogą być elementem projektu; trzeba je jednak nazwać PROMOCJA projektu, a nie EDUKACJA ROZWOJOWA • bezpośrednia promocja wnioskodawcy • zbiorki rzeczowe i pienięŜne • promowanie programów adopcji na odległość

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

12

12

Współpraca z partnerem z kraju beneficjenta Partner z kraju beneficjenta – OBLIGATORYJNY (trwałość projektu) • Forma prawna partnera niekoniecznie taka sama jak wnioskodawcy • Podmioty o charakterze komercyjnym – jedynie w uzasadnionych przypadkach • partner musi być SPRAWDZONY • koszty ponoszone przez partnera są kwalifikowane • koszty związane z nawiązaniem współpracy i przygotowaniem projektu nie są kwalifikowane

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

13

13

Obligatoryjny wkład własny • wkład własny = wkład wnioskodawcy lub partnera, lub beneficjentów / uczestników, lub inne źródła finansowania • minimum 5% całkowitej wartości projektu • o charakterze finansowym lub rzeczowym • przedstawiony w wymierny sposób, np.: liczba roboczogodzin, stawka godzinowa, wartość jednostkowa

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

14

14

Ile projektów moŜe złoŜyć jedna organizacja? Brak ograniczeń, z zastrzeŜeniami: • kaŜdy z wniosków projektowych na ten sam kraj partnerski musi dotyczyć innego obszaru wsparcia • przy zgłoszeniu więcej niŜ 3 projektów obligatoryjnie do wniosku naleŜy załączyć: – podstawowe informacje o wszystkich projektach zgłoszonych przez wnioskodawcę w ramach konkursu (wg wzoru MSZ) – informacje o zdolności operacyjnej wnioskodawcy (wg wzoru MSZ) Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

15

15

przygotowanie i złoŜenie wniosku formularz wniosku on-line

16

Przygotowując projekt naleŜy: • DOKŁADNIE zapoznać się ze wszystkimi dokumentami • Ocenić realność realizacji pomysłu przy istniejących ograniczeniach czasowych i kadrowych, moŜliwościach komunikacji z partnerem oraz obowiązujących przepisach !!! ZAMÓWIENIA PUBLICZNE • Skupić się na celach i rezultatach, a nie na działaniach • Zastanowić się, jaka jest wartość dodana naszej oferty • Zastanowić się, jak zapewnić trwałość projektu • Najlepiej zacząć od matrycy logicznej

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

17

17

Prawo zamówień publicznych (1) Wyłączenia całkowite: • zamówienia określone w art. 4 ustawy Pzp • zamówienia o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro (1 euro = 3,8771) Wyłączenia częściowe : • art. 5 ustawy Pzp dotyczące m.in. usług prawniczych, zdrowotnych, szkoleniowych lub edukacyjnych

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

18

18

Prawo zamówień publicznych (2) Ustawę Prawo zamówień publicznych stosuje się do zawierania umów, których przedmiotem są:
Roboty budowlane - wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy Prawo budowlane
Dostawy - nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaŜy, dostawy, najmu, dzierŜawy oraz leasingu
Usługi - wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

19

19

ZłoŜenie wniosku krok po kroku wniosek = formularz + załączniki • Rejestracja w portalu www.polskapomoc.gov.pl – wejście przez sekcję Współpracuj z nami • Uzyskanie loginu i hasła • Wypełnienie formularza wniosku on-line • Przesłanie formularza do bazy za pośrednictwem łącza internetowego • Wydrukowanie formularza, skompletowanie załączników, podpisanie przez osoby upowaŜnione • Przesłanie pocztą lub złoŜenie w MSZ (dziennik podawczy) do 5 marca wydrukowanego i podpisanego wniosku w 3 egzemplarzach (oryginał z załącznikami niemerytorycznymi + 2 kopie) DECYDUJE DATA WPŁYNIĘCIA WNIOSKU DO MSZ Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

20

20

Jak napisać wniosek? • • • •

W języku polskim Jasne i zwięzłe sformułowania Przejrzysta konstrukcja Nie powtarzać niepotrzebnie tych samych treści w kilku miejscach wniosku • Dobrze zatytułować: TYTUŁ PROJEKTU ma znaczenie

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

21

21

formularz wniosku on-line www.polskapomoc.gov.pl

22

BudŜet projektu • Koszty administracyjne a koszty programowe • Koszty administracyjne – maksymalnie 20%, w tym ew. koszty partnera • Okres realizacji projektu: nie wcześniej niŜ od połowy kwietnia i nie dłuŜej niŜ do końca grudnia (wydatki mogą być ponoszone najwcześniej od dnia powiadomienia przez MSZ o przyznaniu dotacji)

• Pozycje budŜetu a kategorie kosztów • Realne szacunki

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

23

23

Koszty niekwalifikowane • Koszty juŜ sfinansowane z innych źródeł • Koszty przygotowania wniosku, studiów wykonalności, itp. • Zakup środków trwałych dla wykonującego zadanie • Długi, kredyty, itp. • Straty wynikające z róŜnic kursowych • Kary, grzywny, mandaty, itp. • Napoje alkoholowe

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

24

24

Załączniki • niemerytoryczne • merytoryczne

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

25

25

rozpatrzenie wniosku

26

Ocena wniosków • Zespół Konkursowy – powołany przez Dyrektora Generalnego SłuŜby Zagranicznej – złoŜony z pracowników MSZ: Departamentu Współpracy Rozwojowej i departamentów terytorialnych

• Obserwatorzy z ramienia organizacji pozarządowych (z Grupy Zagranica)

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

27

27

Kryteria oceny Wymogi formalne Ocena pod względem merytorycznym i finansowym, m.in.: • Zgodność z kryteriami geograficznymi i tematycznymi • Zdolność operacyjna i finansowa wnioskodawcy; doświadczenie • Zgodność z zasadami pomocy rozwojowej – – – – – –

Własność projektu i partnerstwo; współpraca z partnerem Komplementarność względem działań i środków lokalnych Trwałość Efektywność budŜetu Równość szans Wpływ na środowisko

• Realność realizacji (harmonogram, zarządzanie projektem) Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

28

28

Decyzja o (nie)przyznaniu dotacji • Decyzja ostateczna (brak moŜliwości odwołania) • Ograniczona ilość środków  wygrywają wnioski najlepsze • Zmniejszenie dotacji – wskazanie pozycji budŜetu podlegających redukcji • Wyłączenie lub redukcja komponentu Edukacji Rozwojowej • Zwiększenie dotacji – wskazanie konkretnych komponentów projektu i pozycji budŜetu • Nieprzyznanie dotacji – pisemne uzasadnienie na prośbę wnioskodawcy

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

29

29

realizacja projektu bieŜąca współpraca z MSZ

30

Kontakty z MSZ • postępy w realizacji (równieŜ ze względów promocyjnych) • wspólne rozwiązywanie trudnych problemów (sytuacje „beznadziejne”) • opiekun projektu w DWR MSZ – od momentu ogłoszenia wyników (w tym ws. podpisania umowy)

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

31

31

Korespondencja • numer projektu • nazwa kraju beneficjenta • forma korespondencji – poczta elektroniczna (ew. telefon) • w sprawach bieŜących, informowanie o postępach, przekazanie materiałów (np. fotografii) • adresowana do opiekuna projektu

– pisemna (pismo, faks) • w sprawie zmian w projekcie • adresowana do Dyrektora Departamentu Współpracy Rozwojowej MSZ nie do opiekuna projektu Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

32

32

Zarządzanie projektem i środkami z dotacji • Wydatkowanie środków ściśle według warunków umowy • Dotacja przelana na wyodrębnione konto podane w umowie • Wyodrębniona ewidencja księgowa środków z dotacji; dokumentacja prowadzona zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi MSZ • BieŜąca kontrola (wewnętrzne monitorowanie) wydatkowania środków w trakcie realizacji projektu: wnioskowanie o zgodę na przesunięcia w budŜecie powinno być wyjątkiem, a nie regułą

• Cały czas pamiętać o celu projektu, nie nastawiać się na działanie

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

33

33

Potencjalne problemy i czynniki ryzyka • przyzwyczajenie beneficjentów do pomocy zewnętrznej • nietrwałość i brak powiązań z miejscowym systemem (edukacja, opieka zdrowotna) – koszty eksploatacji (np. serwisowanie, wyposaŜenie) – kadra i personel do obsługi; zarządzanie

• • • •

uwarunkowania kulturowe zagroŜenie korupcją zamówienia publiczne oferta potencjalnych miejscowych dostawców towarów i usług

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

34

34

Zmiany w projekcie • Zmiana koordynatora – zła praktyka • Zmiany merytoryczne – tylko w wyjątkowych przypadkach • Zmiany w budŜecie – przesunięcia w budŜecie, na które wymagana jest zgoda MSZ (jednocześnie 2 warunki: minimum 10% wartości danej kategorii kosztów i wartość minimum 2 tys. PLN) – z dokładną informacją o proponowanym przeznaczeniu środków do przesunięcia – przed ich dokonaniem, a nie po fakcie – brak moŜliwości dodania nowych pozycji – brak moŜliwości zwiększania wynagrodzeń i honorariów Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

35

35

monitoring projektu ze strony MSZ 2007: wizyty monitorujące w połowie projektów proces uczenia się dzielenie się problemami i wnioskami nie wyłącznie kontrola i nadzór • Formularze monitorujące • Wizyty monitorujące pracowników MSZ (niekoniecznie opiekuna projektu) – podczas wizyt monitorujących pracownik MSZ jest obserwatorem; nie bierze aktywnego udziału w wydarzeniu; ew. jedynie bardzo krótkie, kurtuazyjne wystąpienia

• Koordynator DWR MSZ ds. monitoringu Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

36

36

Informowanie o źródle pochodzenia funduszy • zgodnie z wytycznymi MSZ – załącznik do umowy dotacji • informowanie beneficjentów • sygnowanie logo „polska pomoc” publikacji, materiałów, wybudowanych obiektów, zakupionego sprzętu • współpraca z mediami

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

37

37

rozliczenie dotacji sprawozdanie merytoryczne i finansowe

38

Zwrot niewykorzystanych środków • w ciągu 30 dni od zakończenia projektu • niewykorzystanie dotacji a dobrze zaplanowany budŜet i dobrze zrealizowany projekt • zwrot odsetek • oświadczenie o dokonaniu zwrotu wraz z kopią przelewu przesłane jeszcze przed wysłaniem sprawozdania lub załączona do sprawozdania • wyszczególnienie zwrotu kwoty dotacji i kwoty odsetek

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

39

39

sprawozdanie finansowe • wg wytycznych, zgodnie ze schematem • uporządkowane i czytelne: kolejność pozycji w sprawozdaniu zgodna z kolejnością w budŜecie • zestawienie planowanych i zrealizowanych wydatków • opisanie dokumentacji, nie tylko zestawienie • informacja o wkładzie własnym; rzeczowy sposób rozliczenia • kopie korespondencji z MSZ dot. zmian w projekcie, w tym w budŜecie • faktury i rachunki obcojęzyczne opisane po polsku • kurs wymiany podany na kaŜdej fakturze (rachunku) wystawionej w obcej walucie

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

40

40

Materiały multimedialne • materiał fotograficzny załączony do sprawozdania wraz ze zgodą na wykorzystanie • format plików • zgoda na wykorzystanie w publikacjach o polskiej pomocy

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

41

41

Z kim się kontaktować do 5 marca i do dnia ogłoszenia wyników? w kwestiach ogólnych

[email protected]

rejestracja w systemie on-line

Katarzyna Czerniecka Ilona Korchut

[email protected] [email protected]

formularz wniosku projektowego

Ilona Korchut Ewa Drwal

[email protected] [email protected]

komponent Edukacji Rozwojowej

Joanna Popławska

[email protected]

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy Rozwojowej 19 lutego 2008

42

42