AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Inhalt Vorbemerkung 1. Berichtigung der Allgemeinen Registerangaben 2. Technische Standesamtsnummer 3. Folgebeurkundungen 4. Schlussverfügung 5. XPersonenstandsnachrichten 6. Mitteilungen an Standesamt I in Berlin 7. Übernahme von Standesamtsadressen aus dem Ortsbuch 8. Besondere Beurkundungen 9. Eheregister 10. Geburtenregister 11. Lebenspartnerschaftsregister 12. Sterberegister 13. Nacherfassung von Altregistern

Vorbemerkung Für die Version AutiSta 9.4 wird zum ersten Mal auch eine technische IzA für die Administratoren in den Rechenzentren bereitgestellt, die auf der CD ausgeliefert wird. Das Handbuch, bisher im Hauptmenü unter dem Punkt Hilfe aufrufbar, steht nun nur noch online in Mein VfSt zur Verfügung. Die hier vorliegende fachliche IzA konzentriert sich deshalb ausschließlich auf die inhaltlichen Fragen. Neben einer Reihe von Einzeländerungen und Einzelergänzungen werden, als wichtigste fachliche Erweiterung, zwei neue Bereiche für die Nacherfassung von Übergangs- und Altregistern zur Verfügung gestellt. Sie werden hier ausführlich beschrieben. Wie bei jedem Update wurden die Meldungen aus der Praxis so weit wie möglich berücksichtigt, auch wenn sie hier nicht im Einzelnen aufgeführt sind. Bei der der Übernahme von Daten aus dem Bereich BV nach GA und BN nach EM haben sich bei internen Test mögliche Probleme aufgezeigt. In bestimmten Fallkonstellationen könnten die Daten aus dem Quellbereich Daten im Zielbereich überschreiben. Bis wir das Problem analysiert und behoben haben, werden wir deshalb diese beiden Übernahmen sperren.

1.  Berichtigung der Allgemeinen Registerangaben Die allgemeinen Registerangaben nach Anlage 1 PStV von Nr. 0001 bis Nr. 0014 werden bei der Beurkundung automatisch erzeugt und können nicht berichtigt werden.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

1/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

Abb. 1 Die allgemeinen Registerangaben von Nr. 0020 bis Nr. 0053 werden bei jeder Beurkundung durch das Standesamt eingegeben und sind entsprechend auch fehleranfällig. Da diese Daten aber weder bei einer Folgebeurkundung noch bei der Ausstellung von Urkunden verwendet werden, reicht es aus, deren Berichtigung in dem Feld Anlass der Beurkundung vorzunehmen. Entsprechende Ergänzungen wurden in allen Abteilungen in den Codetabellen vorgenommen.

2.  Technische Standesamtsnummer

Abb. 2 In der Codetabelle Verwaltete Standesämter, die im Hauptmenü unter Standesamt angelegt und gepflegt wird, sind die Angaben für die verwalteten Standesämter ergänzt worden. Neu sind die Angaben Behörde und Ort; die Felder Behördennummer (gleich Standesamtsnummer) und Referenz auf fremdes Standesamt gibt es schon seit AutiSta 9.3.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

2/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

Mit dem nächsten Update soll die interne Nummer durch die Behördennummer ersetzt werden. Dann können sowohl die Fusionen von Standesämtern als auch Änderungen von Standesamtsbezirken ohne manuelle Datenbankzuordnungen durchgeführt werden.

3.  Folgebeurkundungen

Abb. 3 In allen Bereichen für Folgebeurkundungen wird ein neuer Vorgang im Dialog Vorgang neu aufgerufen. In diesem Dialog wird zuerst das Standesamt ausgewählt und dann die Eintragsnummer des fortzuführenden Eintrags. Nur in der Abteilung Eheregister ist eine Ausnahme erforderlich, weil auch die Familienbücher, die auf Antrag angelegt wurden und die keine inländische Eintragsnummer führen, als Eheeinträge fortgeführt werden müssen. Für diese Fälle wird ein neuer Vorgang ohne Angabe einer Eintragsnummer über den Befehl Öffnen direkt geöffnet.

Abb. 4

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

3/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

Auf den Eingangsmasken der Fortführungsbereiche werden die Registerangaben (Nr. 0001 bis 0014 der Anlage 1 PStV) aus dem Dialog Vorgang neu angezeigt und gesperrt. Sie werden auch nicht durch Ausschalten der Logik freigeschaltet. Dadurch wird verhindert, dass versehentlich Registerangaben verändert und Beurkundungen in falschen Einträgen durchgeführt werden. Die Felder fortführen Register elektronisch, Register auf Papier und Nacherfassung werden von AutiSta automatisch angekreuzt (zur Nacherfassung siehe Nr. 12).

4.  Schlussverfügung

Abb. 5 Auf der Schlussverfügung der Erstbeurkundungen wird das Feld Registerart als Anzeigefeld eingeführt. Es ist nicht änderbar. Diese Maßnahme dient der Transparenz des Verfahrens für den Anwender.

5.  XPersonenstandsnachrichten Mit dem Update auf AutiSta 9.4 wird der Schemawechsel von Version 1.2 auf Version 1.3 durchgeführt. Produktiv gesetzt wird die Mitteilung der Eheschließung an das Geburtenregister der Ehegatten, StAmt2StAmt 012010. Für die bereits produktiven Mitteilungen StA2StA 011010, 012020 und 014010, sowie StA2MB 031010, 032010 und 035010 wurde der Schemawechsel von XPersonenstand Version 1.2.0 auf Version 1.3.0 durchgeführt.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

4/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

Neu ist die rein technische Mitteilung 901010 Return to Sender. Sie kann von AutiSta empfangen und im Posteingang des AutiSta-Servers eingesehen werden. Die Druckdialoge wurden hinsichtlich der elektronischen Mitteilungen überarbeitet.

6.  Mitteilungen an Standesamt I in Berlin

Abb. 6 Die Formulare für die schriftlichen Mitteilungen wurden an die Erfordernisse der Datenbank ODiS im Standesamt I in Berlin angepasst. Davon betroffen sind sowohl die Mitteilungen von Nachbeurkundungen von Personenstandsfällen im Ausland, als auch die Mitteilungen über Namenserklärungen, für die kein inländisches Personenstandsregister existiert. Neu eingeführt für die Mitteilung an ODiS wurde das Formular 16/684 für die Namenserklärung von Ehegatten. Die Verfügung Mitteilungen in BN wurde entsprechend ergänzt.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

5/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

Die Formulare für die übrigen Mitteilungen wurden um einzelne Angaben für das Standesamt I in Berlin ergänzt, zum Beispiel um das Datum der Wirksamkeit.

7.  Übernahme von Standesamtsadressen aus dem Ortsbuch Bei Einsatz der Ortsbuch-Integration in AutiSta 9.4 wird zur Adressierung von Mitteilungen an Standesämter im Ortsbuch jetzt sowohl über den Ereignisort als auch über den Standesamtsnamen gesucht. Damit wird gewährleistet, dass immer der richtige Empfänger ermittelt wird, auch für Mitteilungen an Register, die heute von einem anderen Standesamt verwaltet werden. Bei der Suche referenziert AutiSta auf die relevanten Vorgangsdaten. In Zweifelsfällen ermöglicht der Suchdialog die Verwendung von Wildcards.

8.  Besondere Beurkundungen 8.1  BG und BN Für die Mitteilung an das Standesamt I in Berlin wurde das Formular 16/684 neu eingeführt für alle Fälle, bei denen Ehegatten oder Lebenspartner beteiligt sind. 8.2  BK Für die Austrittserklärung durch die Eltern für das Kind wurde die Maskenfolge präzisiert. Auf den Formularen Austrittserklärung für das Kind, 16/503, und der Zustimmungserklärung eines Elternteils, 16/504, wurden die Angaben über das Sorgerecht neu bedingt. 8.3  BN Um Fehleingaben zu verhindern, wurden auf der Maske Rechtswahl und Erklärungen die Bedingungen für die Angleichungserklärung des ausländischen Ehegatten bei Bestimmung eines Ehenamens nach deutschem Recht enger gesetzt. Zur Einführung des Formulars 16/684 siehe oben.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

6/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

9.  Eheregister 9.1  EA

Abb. 7 Für Eheschließende, die aus einer gemeinsamen Vorehe gemeinsame Kinder haben, wurde auf der Maske Verwandtschaft, gemeinsame Kinder, das Feld gemeinsame Kinder aus Vorehe eingeführt, zur Unterscheidung von den gemeinsamen Kindern vor der jetzt zu schließenden Ehe. Die Angabe wird auf dem Formular der Anmeldung der Eheschließung 11/101 ausgedruckt.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

7/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

9.2  EE

Abb. 8 Auf der Maske Vorbereitung Eheschließung wurde aus Gründen der Einheitlichkeit des Verfahrens das Feld Anlass Beurkundung eingerichtet; es wird auf dieser Maske immer vorbelegt. Der Inhalt dieses Feldes wird bei der Visualisierung des Eintrags in der Historie des Registers angezeigt. Neu eingeführt wurde außerdem, ebenfalls aus Gründen der Einheitlichkeit und Transparenz, das Feld Ansprechpartner. Der Standesbeamte oder Mitarbeiter, der hier eingetragen wird, wird als Ansprechpartner auf allen Mitteilungen nach der Eheschließung angegeben, auch auf den Mitteilungen nach XPersonenstand. Die Formulare sind alle entsprechend angepasst worden. Auf der Niederschrift über die Eheschließung 12/103 wurde der Text korrigiert für die Fälle, in denen sich die Beteiligten durch einen vorläufigen Personalausweis oder einen vorläufigen Reisepass ausgewiesen haben. Für Ehegatten, die keinen Eintrag ihrer Religionszugehörigkeit wünschen oder deren Religionszugehörigkeit nicht eintragsfähig ist, wird eine Eheurkunde ohne den Leittext Religion, 12/1121, verwendet. Sie wird automatisch im Druckdialog aufgerufen, wenn bei beiden Ehegatten das Feld Religion leer oder das Feld eintragen ungleich x ist.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

8/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

9.3  EM

Abb. 9 Das Formular 12/233 für die Mitteilung über die Namensänderung der Eltern an das Geburtenregister des Kindes wurde um ein Formularfeld für die Angabe des Anlasses der Beurkundung ergänzt. Damit erhält der Empfänger einen zusätzlichen Hinweis über die Namensänderung, der es ihm ermöglicht, für die Folgebeurkundung im Geburtenregister des Kindes den richtigen Anlass auszuwählen. Ohne diese Angabe würden sich die Zusammenhänge häufig nur aus der Abschrift der Namenserklärung der Eltern erschließen.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

9/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

9.4  EN

Abb. 10 Auf der Maske Verfügung Antrag an anderes Standesamt werden alle Dokumente verfügt, die mit dem Antrag auf Nachbeurkundung an das zuständige Standesamt zu übersenden sind. Die Ankreuzfelder Angaben für Mitteilungen steuern den Aufruf der jeweils erforderlichen Masken. Die Angaben über die Anzahl der Urkunden, die der Antragsteller wünscht, werden auf dem Antrag ausgedruckt.

10.  Geburtenregister 10.1  § 4 Abs. 3 StAG Auf den Mitteilungen an die Meldebehörde und an das Jugendamt in den Bereichen GA, GE und GD wurde der Text über den Erwerb oder Verlust der deutschen Staatsangehörigkeit nach § 4 StAG geändert. In dem Formularfeld mit dem Leittext § 4 Abs. 3 StAG wird jetzt statt ja oder nein ausgegeben Erwerb oder Verlust. Die Änderung betrifft die Formulare 14/203 und 14/210 in GE, 14/240, 14/242 und 14/248 in GA, 14/243 und 14/247 in GD. 10.2  Begleitschreiben Konsulat In dem Begleitschreiben an das Konsulat wird die Staatsangehörigkeit von Mutter und Vater angegeben. 10.3  GE Für Nachbeurkundungen ist für alle Beteiligten die Abgabe einer Versicherung an Eides statt vorgesehen. Auf den Masken für den Antragsteller sowie für die Mutter

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

10/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

und den Vater wurde dazu je ein Ankreuzfeld zum Aufruf der Maske für den Text der Erklärung eingeführt, sowie entsprechende Felder auf der Verfügung zur Steuerung des Druckdialogs. Auf der Maske Verfügung Antrag an anderes Standesamt sind die gleichen Änderungen vorgenommen worden wie im Bereich EN (siehe Punkt 8.3).

11.  Lebenspartnerschaftsregister Die Änderungen in der Abteilung Lebenspartnerschaftsregister entsprechen den Änderungen in der Abteilung Eheregister, soweit sie hier in Frage kommen.

12.  Sterberegister Auf der Maske Verstorbene Person wurde der Leittext von PersNachweis in Nachweis Wohnsitz geändert und die Codetabelle Ausweise entsprechend ergänzt. In dem Formular 15/215 für die Mitteilung an das Standesamt I in Berlin nach Nachbeurkundung eines Sterbefalls im Ausland wird, wie in den anderen Bereichen für Nachbeurkundungen, der Sterbeeintrag mit dem Standesamtsschlüssel ausgegeben.

13.  Nacherfassung von Altregistern Mit der Version AutiSta 9.4 ist die Nacherfassung von Altregistern nach § 69 PStV in den Abteilungen Eheregister und Geburtenregister umgesetzt worden. Dabei hat es sich als besondere Schwierigkeit herausgestellt, dass bei der Nacherfassung frühere rechtliche Grundlagen zu berücksichtigen sind, für die es nicht immer eine Entsprechung im aktuellen Recht gibt. Diese Fälle müssen erst geklärt werden, möglicherweise durch eine Erweiterung der Anlagen 1 und 2 der PStG-VwV. Um aber mit der Nacherfassung beginnen zu können, lässt die Version AutiSta 9.4 zunächst nur die Erfassung von Einträgen ab 1999 zu. Außerdem wird empfohlen, nur jahrgangsweise nachzuerfassen. Die Akademie für Personenstandswesen wird die Nacherfassung von Altregistern als Baustein in ihren Seminaren anbieten. Standardfälle werden im AutiSta-Online-Training vorgestellt.

Abb. 11

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

11/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

13.1  Geburtenregister 13.1.1  Aufruf eines Vorgangs für die Nacherfassung Neu eingerichtet wurde der Bereich GF Nacherfassung. In diesem Bereich werden nur die Erstbeurkundungen nacherfasst. Sie werden elektronisch signiert und als abgeschlossen gekennzeichnet, wenn der Eintrag keine Randvermerke und weiteren Hinweise enthält. Im Bereich GF werden Vorgänge neu angelegt oder geöffnet und gesucht, wenn bereits als Vorgang vorhanden.

Abb. 12 Im Unterschied zum Bereich GE wird im Bereich GF ein neuer Vorgang immer mit der Eintragsnummer geöffnet.

Abb. 13 Empfohlen wird die systematische Nacherfassung von Jahrgängen.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

12/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

Abb. 14 Die Anordnung der Eingabefelder ist an die Gliederung der Datenfelder der Anlage 1 PStV angelehnt. 13.1.2  Nacherfassung von Randvermerken und Hinweisen Die Nacherfassung der Randvermerke und Hinweise wird in den vorhandenen Bereichen GA, GD, GK, GS, und GT sowie GH bearbeitet. Für die Nacherfassung wurde der Aufruf mit der Funktion Nacherfassen eingerichtet (siehe Abb. 9). 13.1.3  Anlass der Beurkundung für die Nacherfassung Die Codetabellen Anlass der Beurkundung berücksichtigen mit AutiSta 9.4 den Rechtsstand nach 1996 im Eheregister und nach 1998 im Geburtenregister.

13.2  Eheregister Die Nacherfassung der Heiratseinträge aus den Familienbüchern, die als Eheeintrag fortgeführt werden, ist weniger komplex als die Nacherfassung der Geburtseinträge. Die Nacherfassung von Randvermerken beziehungsweise Vermerken im Familienbuch und Hinweisen wird in den Bereichen EK, EM, ES und ET bearbeitet. Wegen der zu erwartenden Änderungen durch die Novellierung der Vorschriften wäre es vielleicht sinnvoll, mit der Nacherfassung abzuwarten, bis sich eine belastbare Antwort auf die Frage der Fortführung der Eheregister nach Auflösung der Ehe abzeichnet. Für die Nacherfassung der Familienbücher, die auf Antrag angelegt wurden, sind derzeit keine speziellen Regelungen vorgesehen. Wenn sie genauso behandelt werden sollen wie Nachbeurkundungen nach 2009, sollte man sie im Jahr der Anlegung nacherfassen.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

13/14

AutiSta 9.4  Informationen zur Auslieferung (IzA) Februar 2011

13.3  Drucken Es ist nicht vorgesehen, im Rahmen der Nacherfassung der Altregister in die elektronischen Register zu drucken.

© Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin

14/14