ICIS 2014  Final Bid for Hyderabad, INDIA   

      Table of Contents    Executive Summary ....................................................................................................................................... 1  Site City ......................................................................................................................................................... 3  Conference Team .......................................................................................................................................... 6  Conference Facilities ................................................................................................................................... 11  Budget and Financial Model ....................................................................................................................... 16  Conference Program ................................................................................................................................... 18  Ancillary Meetings ...................................................................................................................................... 19    Appendix A: Letter of Support from ISB Dean ............................................................................................ 20  Appendix B: Detailed Breakdown of Cost Structure ................................................................................... 21  Appendix C: Pictures of the ISB Campus (Doctoral Consortium Location) ................................................. 22 

   

   

Executive Summary  The conference committee for ICIS 2014 is delighted to present a bid to host the conference in  Hyderabad, India.  We believe the time is right to take the conference to a country widely acknowledged  as one of the global leaders in information technology products and services.  Hyderabad, the proposed  site for the conference is unique in being one of the few global cities where tradition and technology co‐ exist, a revolution that has already attracted Microsoft and other major MNC's to set their overseas base  here.  Today Hyderabad’s west side is, with Bengaluru (Bangalore), the seat of India’s mighty IT and IT  enabled Services dynasty, home to a plethora IT services companies and captive units of firms such as  Infosys, Wipro, IBM, Accenture, UBS, Bank of America, Computer Associates and HSBC.  Hyderabad is  also home to some of the premier educational institutions in India.  These include the Indian School of  Business (a key supporter of this bid), one of the internationally ranked business schools in India that  was founded in partnership with the Kellogg School, the Wharton School, and the London Business  School.  The city is accessible from all parts of the globe; the Hyderabad Airport has been adjudged the  'Most Favorite Airport in India' at the Condé Nast Traveller India Awards in April, 2010.  Flights from  North America are one connection from Europe (via the Atlantic) or Asia (via the Pacific).  In December,  the temperature range is between 15 and 28 degrees Celsius, with the lowest rainfall for the year (under  2mm average) and over 9.5 hours of sunshine.  We expect Hyderabad and India to be a very attractive  destination for ICIS attendees and conservatively estimate an attendance of between 1100 and 1300.  As explained in this bid, India is an attractive venue for ICIS 2014 for a host of reasons.  It is one of the  world’s fastest growing economies and widely heralded as positioned to become a global leader in the  21st century.  At the same time, the country offers a unique setting in which to observe the  transformational power of IT and IT as the engine for alleviating some of most pressing challenges facing  the globe, including economic development, poverty, and the health and well being of citizens.  And of  course, India is an attractive tourist destination for travelers from all parts of the world.   The conference site will be held at the Hyderabad International Convention Center (HICC), attached to  the Novotel Hotel. The Novotel Hyderabad Convention Centre Hotel, a facility of 5‐star quality, is located  in Hyderabad’s IT and Business district and is connected to South Asia’s finest convention centre – the  HICC (site of PACIS 2009), offering state of the art exhibition, meeting and convention services. The  Hyderabad International Convention Center with 4,000 seating capacity is India's largest and the most  technologically advanced convention facility.  It is an integrated 291,000 square foot (27,000 m²) facility  which, together with the Novotel Hotel, covers 15 acres (61,000 m²). The location is 45 minutes drive  from The Rajiv Gandhi International Airport.   The doctoral consortium will be hosted on the Indian School of Business (ISB) campus.  ISB is one of the  top business schools in the world (ranked 12th by Financial Times).  The ISB Campus lies on a beautiful  site, with large boulders, open fields and clusters of large trees.  Accommodation for students and  faculty is available on the campus.  State of the art infrastructure in regard to meeting rooms and  ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 1 

    presentation facilities is also available.  The ISB campus offers the ideal setting for the doctoral  consortium where participants can engage in intellectual pursuits, interact and develop relationships in  an idyllic and distraction free environment.    The proposed conference committee, consisting of Ritu Agarwal, Ravi Bapna, and Laurie Kirsch  (Conference Co‐Chairs), Anandhi Bharadwaj, Alok Gupta,and Kai Lim (Program Co‐Chairs), Arun  Sundararajan and Bruce Weber (Doctoral Consortium Co‐Chairs), Jon Heales (Finance Chair), and Reema  Gupta (Local Arrangements Chair) are all respected, highly experienced, and well qualified members of  the global IS community.  Professor Ramesh Sharda, the conference co‐chair of AMCIS 2010 will serve as  a Senior Advisor to the conference co‐chairs.  Collectively the team has a wealth of relevant scholarly  accomplishments and conference experience, including leadership positions in past ICIS conferences  that provide a robust foundation for a successful ICIS in Hyderabad.  We are committed to making ICIS  2014 a memorable experience of a lifetime for attendees, rich in intellectual stimulation, community  building, and networking opportunities.  The conference committee has developed a realistic budget for the conference.  Our extensive  experience with hosting events in India coupled with the deep local relationships we have gives us the  confidence that the proposed budget is feasible.  Based on a detailed analysis of past ICIS attendance,  our budget scenarios include a worst case (900 attendees), most likely (1100 attendees), and best case  (1300 attendees.)  We project a net surplus of upwards of $98,000 in the most likely scenario of 1100  attendees, although we underscore that the attractiveness of the location makes this a conservative  estimate.  We are projecting a conference registration fee of $599 for academic early registration and  $365 for student early registration.  We also believe that there will be a significant increase in the pre‐ ICIS conferences and workshops. This increase will boost ICIS registration and also help offset expenses  related to the conference.  The program co‐chairs have crafted a compelling theme for the conference.  The proposed theme is “IT:  A Transformative Force,” which reflects the excitement and expectations about the potential of IT to  reshape life and work.  We expect the theme to resonate with and generate interest among IS scholars  across the globe and anticipate a record number of submissions.  The Program Co‐Chairs have  developed an initial set of 22 tracks that include, among others, transformations in healthcare IT, IT and  sustainability, IT in emerging economies, and monetizing information and information services.  Finally, the conference committee has determined that adequate facilities are available at the proposed  site for all ancillary meetings.  The cost for these meetings will be billed directly to the sponsoring  organization, thereby alleviating the administrative burden on AIS. 

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 2 

   

1.  Site City    Hyderabad: “Cyberabad”    The proposed site for hosting ICIS 2014 is Hyderabad, the capital of the state of Andhra Pradesh, is the  fifth largest cosmopolitan city in India. The city thrives with a variety of cultures intermingled into an  astounding culture that gives it a distinct identity of its own. This is where tradition fuses with  modernity, and heritage structures vie with modern high‐rise buildings to add to the beauty of the city.   Located in the heart of the Deccan plateau, 1760 ft above the sea level, Hyderabad has an invigorating  climate with awe inspiring prehistoric rocks and natural lakes, along with a variety of flora and fauna.   

  It is unique in being one of the few cities where tradition and technology co‐exist, a revolution that has  already attracted Microsoft and other major MNC's to set their overseas base here. With a dynamic  leadership, the state is steering the nation to new dimensions in the fields of Information Technology,  Biotechnology, Pharmaceuticals, Business Management, Construction, and more ‐ to emerge as a land of  immense business opportunities.  Hyderabad and Secunderabad, City of Pearls, has been at the  crossroads of global commerce dating back a 1000 years when the powerful Qutb Shahi and Asaf Jahi  dynasties of Persian origin ruled.  Today Hyderabad’s west side is, with Bengaluru (Bangalore), the seat  of India’s mighty IT and IT enabled Services dynasty, home to a plethora IT services companies and  captive units of firms such as Infosys, Wipro, IBM, Accenture, UBS, Bank of America, Computer  Associates and HSBC.  The infusion of IT has given rise to the moniker of “Cyberabad.”    Hyderabad is home to some of the premier educational institutions in India.  These include the Indian  School of Business (a key supporter of this bid), one of the internationally ranked business schools in  India that was founded in partnership with the Kellogg School, the Wharton School, and the London  Business School.  Hyderabad has vastly improved its infrastructure as a result of the industrial and  technology boom and boasts a brand new world class airport with direct flights from several major hubs  in Europe (London, Frankfurt, etc.) and Asia (Dubai, Bangkok, Singapore, etc.).  It is a short flight from  Mumbai and Delhi, with direct connections to most parts of the world.  The Hyderabad Airport has been  adjudged the 'Most Favorite Airport in India' at the Condé Nast Traveller India Awards in April, 2010.   Flights from North America are one connection from Europe (via the Atlantic) or Asia (via the Pacific).      Hyderabad offers a variety of tourist attractions ranging from Heritage monuments, Lakes and Parks,  Gardens and Resorts, Museums to delectable cuisine and a delightful shopping experience. The city of  ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 3 

    Hyderabad is a shopper's delight! From the world famous pearls to traditional arts and crafts, from  textiles of all modern brand names to ethnic wear, the city offers an astounding variety of shopping.  Hyderabad is famous world over for its fabulous diamond markets, glass embedded bangles and the  delectable "Hyderabadi Cuisine".      The best season to visit Hyderabad is between October and February.  In December, the temperature  range is between 15 and 28 degrees Celsius, with the lowest rainfall for the year (under 2mm average)  and over 9.5 hours of sunshine.  Hyderabad is a cosmopolitan city due to the multi‐ethnic and multi‐ cultural presence of people from all over the world.  It has some of the finest museums in the country.      For more information about Hyderabad, visit:    http://www.incredibleindia.org/index.html: Official Government Website  http://www.lonelyplanet.com/india/andhra‐pradesh/hyderabad‐and‐secunderabad: Lonely Plant Guide  to India  http://www.hyderabadtourism.in/: Public tourism site.      Significance of India as an ICIS Destination    The 2014 conference committee believes there are many compelling reasons to take the global  information systems community to India for ICIS 2014.  The importance of the BRIC countries (Brazil,  Russia, India, China) to the world economy is widely recognized: they are the fastest growing and largest  emerging market economies.  It is estimated that by 2020 the BRIC will be among the top 10 largest  economies in the world.  Along with accounting for almost half the world’s population, BRIC nations are  credited with contributing substantially to world GDP growth.    Among the BRIC nations, India is the second fastest growing economy and has seen unprecedented  economic expansion since liberalization occurred in 1991.  Today, India is the home for world‐class and  globally competitive firms in a range of industrial sectors including telecommunications (e.g., Bharti  Airtel), motor vehicles (Tata Motors, the new owner of Jaguar Land‐Rover), and financial services (ICICI  bank).  By virtue of being a cost‐effective and labor surplus economy, India’s information technology and  information technology enabled services (IT/ITES) sector has become a global tour de force – in 2007‐ 2008, this sector generated $52 billion.  Information technology has also played a major role in India’s  transformation: the Indian railway system, the fourth largest rail network in the world that transports  over 6B passengers annually has undergone a complete automation of its existing operations.  IT is being  utilized in diverse and innovative ways across the country such as assisting farmers in bringing their  products to market more speedily and obtaining better prices, and empowering women in villages.  In  short, not only is the IT industry in India strikingly successful, India provides a stimulating setting in  which to observe the transformational power of IT.    A recent McKinsey report1 makes the argument that the center of economic growth is shifting from the  developed to the developing nations.  It suggests that companies in traditional markets need to craft                                                               1

 Peter Bisson, Rik Kirkland, and Elizabeth Stephenson, “The Great Rebalancing,” McKinsey Quarterly, June 2010. 

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 4 

    innovation and strategies that would allow them to compete in the new markets.  The report also notes  that in the next two decades the emerging markets economies will shift their positions from low‐cost  providers of products and services to global suppliers of talent, capital, and innovation.  As companies  venture out into these economies, they have a lot to learn about context, consumers, culture, and a  wide range of local habits, customs, and norms.  Hosting ICIS 2014 in India will give our academic  colleagues an opportunity to view an emerging market economy from a close‐up perspective and learn  from Indian industry executives about their opportunities and challenges.  Such experiences will enrich  the IS research agendas of ICIS attendees.    India boasts some of the best academic institutions in the world.  The Indian Institutes of Technology  have produced several of the world’s leading entrepreneurs in the technology domain.  The Indian  Institutes of Management are among the finest business schools in the world.  India’s vibrant academic  community will offer ICIS attendees an opportunity to engage with leading scholars they may otherwise  not interact with.    Finally, we believe that the attraction of India as an exotic tourist destination will be a major factor in  drawing attendees to ICIS 2014.  The month of December is pleasant in all parts of the country.  From  the snow‐capped peaks of the Himalaya mountains, to the beaches of Goa, the monuments of Jaipur  and Agra, and the idyllic backwaters of Kerala, ICIS attendees can choose from multiple vacation spots to  combine recreation with business.       

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 5 

   

2.  The Conference Team    The conference committee has been carefully selected from the international IS community to ensure  academic and administrative coverage.  The team consists of the following:    o Conference Co‐Chairs: Ritu Agarwal (University of Maryland, USA), Laurie Kirsch (University of  Pittsburgh, USA), Ravi Bapna (University of Minnesota and Indian School of Business)  o Program Co‐Chairs: Alok Gupta (University of Minnesota, USA), Anandhi Bharadwaj (Emory  University, USA), Kai Lim (City University of Hong Kong)  o Doctoral Consortium Co‐Chairs: Arun Sundarajan (New York University, USA), Bruce Weber (London  Business School.)    o Budget Chair: Jon Heales (University of Queensland, Australia)  o Local Arrangements Chair: Reema Gupta (Srini Raju Center for Information Technology and the  Networked Economy, Indian School of Business, India)  o Senior Advisor: Ramesh Sharda (Oklahoma State University, USA)    Brief highlights of the conference committee’s accomplishments and relevant experiences are provided  below.      Conference Co‐Chairs    Ritu Agarwal is Professor and Dean’s Chair of Information Systems at the Robert H. Smith School of  Business, University of Maryland.  She is also the founder and Director of the Center for Health  Information and Decision Systems at the Smith School.  Her current research is focused on the use of IT  in healthcare settings, technology‐enabled transformations in various industrial sectors, and consumer  behavior in technology‐mediated settings.  Ritu’s publications have appeared in Information Systems  Research, MIS Quarterly, Management Science, Journal of American Medical Informatics Association,  IEEE Transactions, and other journals.  She has served on the AIS Council as Vice President for SIGs.   Editorial roles in the past have included appointments as Senior Editor at Information Systems Research  and MIS Quarterly, Associate editor at Management Science, and editorial board at Organization  Science.  She has reviewed extensively for ICIS, served on multiple ICIS program committees, acted as  track chair at ICIS 2008, and served as Program Chair for ICIS 2004.  She will be a Doctoral Consortium  Co‐Chair for ICIS in 2013.    Ravi Bapna is the Board of Overseers Professor of Information and Decision Sciences Department at the  Carlson School of Management, University of Minnesota. He also serves as the Executive Director of the  Srini Raju Centre for Information Technology and the Networked Economy (SRITNE) at the Indian School  of Business. He teaches graduate students and executives on how to align business and IT for  sustainable competitive advantage.  Prior to joining Carlson, Professor Bapna was an Associate Professor  and Ackerman Scholar in the Operations and Information Management Department at the School of  Business, University of Connecticut. His research interests are in the areas of economics of information  systems, online auctions, e‐market design, human capital issues of offshore IT service firms, Grid  computing, and the design of the IT organization. His research has been extensively published in a wide  array of journals such as Management Science, Informs Journal on Computing,  Statistical Science,  ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 6 

    Information Systems Research, Journal of Retailing, MIS Quarterly, Decision Sciences, CACM, Naval  Research Logistics, DSS, EJOR and ITM. His views have featured in the Financial Times, Wall Street  Journal, India Knowledge @ Wharton, The Economic Times and Business Today.     Laurie Kirsch is Professor and Senior Associate Dean at the Katz School of Business, University of  Pittsburgh.  Laurie’s research interests are in IT project management, systems development and control,  and knowledge management.  She served on the AIS council as the representative for Region 1.  Dr.  Kirsch has played leadership roles in multiple ICIS conferences including Track Co‐Chair in 2008 and  2009, and Program Co‐Chair in 2004.  Laurie has also been an active participant in the Academy of  Management, and held positions of Division Chair for the OCIS Division and Program Chair at the  Academy of Management Annual Conference.  She has published in Information Systems Research, MIS  Quarterly, Management Science, and several other leading outlets.  Laurie has served as Senior Editor  for Information Systems Research and Associate Editor for MIS Quarterly and Management Science.      Program Co‐Chairs    Anandhi Bharadwaj is Associate Professor of Information Systems and Operations Management and  Area Coordinator at the Goizueta School of Business, Emory University.  Professor Bharadwaj joined the  Goizueta Business School in 1995 from Texas A&M University where she received her Ph.D. degree in  Management Information Systems with a minor in Computer Science. She also holds an M.B.A and a B.S.  degree in Mathematics from India. Before pursuing her doctoral studies, Anandhi worked as an  information systems consultant at NIIT, a world‐wide IT consulting firm and was responsible for IT  systems development and executive training for clients world‐wide. Anandhi currently serves as a Senior  Editor for Information Systems Research and as an Associate Editor for Management Science.  She has  also served as an Associate Editor of MIS Quarterly (2002‐2004) and the Journal of AIS. Her research has  been published in journals such as Management Science, Information Systems Research, MIS Quarterly,  and EEE Transactions on Engineering Management.  Among other leadership roles in ICIS, Anandhi has  served as Track Chair for ICIS 2009. Associate Editor for ICIS 2008, Doctoral Consortium Chair, PACIS  2006, Kuala Lumpur, and Junior Faculty Consortium Chair, ICIS 2004, Washington D.C.    Alok Gupta is Curtis L. Carlson Schoolwide Chair in Information Management and Chair of Information  and Decision Sciences at the Carlson School of Management, University of Minnesota; from 1996 to  2001 he was an Assistant Professor at Dept. of OPIM, University of Connecticut. He received his Ph.D. in  Management Science and Information from the University of Texas, Austin. His research has been  published in various information systems, economics, and computer science journals such as  Management Science, ISR, MIS Quarterly, CACM, JMIS, Journal of Economic Dynamics and Control,  Computational Economics, Decision Support Systems, IEEE Internet Computing, International Journal of  Flexible Manufacturing Systems, Information Technology Management, and Journal of Organizational  Computer and Electronic Commerce. In addition, his articles have been published in several leading  books in the area of economics of electronic commerce. He was awarded a prestigious NSF CAREER  Award for his research on dynamic pricing mechanisms on the internet. From 1999‐2001, he served as  co‐director of Treibick Electronic Commerce Initiative (TECI), an endowed research initiative at Dept. of  OPIM, University of Connecticut. He is also an affiliate of the Center for Research in Electronic  Commerce (CREC) at the University of Texas at Austin. He serves as Senior Editor for ISR and an  ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 7 

    Associate Editor for Management Science. He also serves on the editorial boards of JMIS, DSS and  Brazilian Electronic Journal of Economics. He has been serving as Publisher of MIS Quarterly since 2005.   Alok’s past involvement with AIS conferences has been extensive, and has included the roles of Doctoral  Consortium Co‐Chair, PACIS 2009, Doctoral Consortium Faculty Mentor, ICIS 2009, and Doctoral  Consortium Co‐Chair, AMCIS 2011.    Kai Lim is a Professor of Information Systems at City University of Hong Kong. He is currently serving or  has served on the Editorial Boards of Management Information Systems Quarterly (MISQ), Information  Systems Research (ISR, starting January 2008), and The Journal of the Association for Information  Systems (JAIS).  He received his Ph.D. from the University of British Columbia, Canada. Prior to joining  CityU, he was on the faculty of the Weatherhead School of Management, Case Western Reserve  University and the University of Hawaii.  Kai Lim's research centered on the behavioral and managerial  aspects of Information Systems.  Currently, he is studying eCommerce‐related adoption issues, human‐ computer interactions, knowledge management, and cross‐cultural issues related to information  systems management. His work has appeared in some of the most prestige IS journals, including  Information Systems Research, Journal of Management Information Systems, and Management  Information Systems Quarterly.  Dr. Lim has been track Co‐Chair for ICIS in 2004, and on the ICIS  Program Committee as Associate Editor from 2005‐2009.  He has also been involved in the PACIS  conference as Co‐Chair of the Doctoral Consortium.     

Doctoral Consortium Co‐Chairs    Arun Sundararajan is Associate Professor and NEC Faculty Fellow at New York University’s Leonard N.  Stern School of Business, where he also is Director of their IS Ph.D. program. Professor Sundararajan’s  research studies the economics of information technology, how IT alters industry structure and  interpersonal interactions, the influence of social structures on economic outcomes, and the economic  value of information in networks.  Arun is Senior Editor, Information Systems Research, since 2009, and  has previously served as Associate Editor, Management Science, 2004‐2008, and Associate Editor,  Information Systems Research, 2006‐2008.   His research has been published in Information Systems  Research, Management Science, Journal of MIS, Decision Support Systems, Proceedings of the National  Academy of Science, Statistical Science and elsewhere.  Arun has been involved with multiple scholarly  conferences in leadership positions including Doctoral Consortium Faculty Member, ICIS 2010,  Conference co‐chair, Second Workshop on Information in Networks (WIN), 2010, Founding conference  co‐chair, First Workshop on Information in Networks (WIN), 2009, Workshop co‐chair, 20th Workshop on  Information Systems and Economics (WISE), 2008, and Doctoral Consortium Faculty Member, ECIS 2008    Bruce Weber is Professor of Information Management, Management Science and Operations and Chair,  Management Science & Operations, at the London Business School.  Bruce’s expertise is in information  technology developments in the financial services sector. His recent book 'The Equity Trader Course'  gives analytical and conceptual guidance for making sound trading decisions and for assessing  alternative market mechanisms and trading technologies.  His current research interests include Trading  decision analysis and market systems using computer simulation modelling and experimental  economics, financial services technology, performance metrics for digital business.  Bruce has been an  Associate Editor for MIS Quarterly and Information Systems Research and an AIS Council Member,  ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 8 

    elected in 2008.  He has published in Information Systems Research, Management Science, JMIS, JSIS  and elsewhere.  Bruce’s involvement with ICIS conferences has included ICIS 2009, Track Co‐Chair,  Economics and Information Systems (with D.J. Wu and Eric van Heck), ICIS 2004, Track Co‐Chair,  Information Systems and Economics (with Prabhudev Konana), ICIS 1990, Doctoral Consortium  participant, and Presenter, Discussant, and Session Chair at several conferences      Budget Chair    Jon Heales is a Senior Lecturer at the University of Queensland Business School (UQBS).  His primary  research interests focus on aspects of the evolutionary phase of the information system’s life cycle and  the business value of information systems.  Jon also conducts research into information systems  development and strategy, including the social and cultural aspects of information systems, incentives in  systems development, and information systems strategic planning, plagiarism and music piracy. Jon has  presented research papers at a variety of international conferences, including the International  Conference on Information Systems, the American Conference on Information Systems, and the  Australian Conference on Information Systems. Jon is an accountant (member of ASCPA), and was the  Treasurer for the ICIS 2000 conference held in Brisbane, and is Treasurer for ACIS2010 and PACIS2011.  ICIS 2000 came in with a substantially over budget surplus due to a prudent budgeting philosophy and  careful management of expenses across international boundaries and currencies. Jon has also served as  a track chair for AMCIS 2008/2009, and minitrack chair 2006‐2009. Jon is the Editor in Chief for AJIS  (Australasian Journal of Information Systems). Jon is a Past Chairman of the ACS (Qld) and Director of  the National Professional Development Board.  Jon’s publications include the Information Systems  Journal, Accounting and Finance, International Journal of Accounting Information Systems,  Communications of the AIS, Journal of Software Maintenance and Evolution, Journal of Global  Information Technology Management, and the Australian Journal of Information Systems.       Local Arrangements Chair    Reema Gupta is the Associate Director of the Srini Raju Centre for Information Technology and the  Networked Economy (SRITNE) at the Indian School of Business, Hyderabad, India. Gupta is very active in  organising outreach programmes and conferences for the Centre as well as building a strong network of  industry collaborators. Besides helping faculty in their research initiatives, she is actively working on  building a strong portfolio of case studies from the Indian IT and ITeS industry.  Gupta was instrumental  in making Pacific Asia Conference on Information Systems (PACIS 2009, www.isb.edu/sritne/pacis2009)  a roaring success.  She worked with the PACIS committee on picking the venue, menu and creating the  full program.  She has also interacted with the AIS committee at length to ensure the paper acceptance  process and system was followed.  In addition, Reema has hosted the annual SRITNE flagship conference  ‐ International Symposium of Information System for two consecutive years and got rave reviews from  all the participants (www.isb.edu/sritne/isis2009).  Prior to joining ISB, Reema worked for EMC  Corporation in Massachusetts as Senior Director and led many company‐wide strategic initiatives. She  has over 13 years of experience working in the IT related field and was recognized as the "Top 10  women to watch" in Massachusetts, for her work in Science and Technology.  During her career she has  attended various industry and academic conferences, including WISE and ICIS 2009.  Her eye for detail,  ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 9 

    contacts within the local hospitality industry and understanding of eastern and western cultures make  her the ideal candidate for the ICIS2014 local chair.      Senior Advisor    Ramesh Sharda is the Director of the Institute for Research in Information Systems (IRIS), ConocoPhillips  Chair of Management of Technology and a Regents Professor of Management Science and Information  Systems, Oklahoma State University. He served as the Conference co‐chair of AMCIS 2009 in San  Francisco, and is serving as the Chair of AMCIS Executive Committee for 2010‐2011, and also on the AIS  Council. Ramesh encouraged a large group of IS faculty members to come together and lead this  proposal.  Ramesh Sharda has extensive experience in organizing and supporting national and  international academic conferences including multiple INFORMS Computing Society Meetings, INFORMS  International Meetings (track chair etc.). He has also served on Program Committees of numerous other  meetings organized by INFORMS, ACM, and IEEE. He co‐chairs a minitrack for HICSS. He also organized  the first Big XII IS Research Symposium held at Oklahoma State. It has now become an annual event,  moving to various leading IS research schools within the Big XII areas. Ramesh is also a cofounder of a  company that produces virtual trade fairs, iTradeFair.com. This company brings the technologies and  operational expertise together to organize online, virtual events. Thus he brings significant managerial,  organizational, and leadership capabilities to the conference committee. 

  ________________________________    To summarize, as the biosketches provided above affirm, we have assembled a highly qualified and  experienced team for the ICIS 2014 conference committee.  We also note that the team’s scholarly  interests and accomplishments encompass a broad gamut of topics, thereby ensuring inclusion and  coverage of all areas of IS research in crafting the program for ICIS 2014.   

 

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 10 

   

3. Conference Facilities    A World Class Convention Centre connected to a World Class International Airport    The conference is the Hyderabad International Convention Centre (HICC) and the attached Novotel  Hotel (site of PACIS 2009). Hyderabad International Convention Centre is India's first purpose‐built,  state‐of‐the‐art convention facility managed by Accor2, one of the world's leading hospitality and  tourism management group. The HICC is located in Hyderabad’s IT and Financial District and is a  convenient 35 minute ride via the new six‐lane Outer Ring Road express highway to India’s finest new  international airports, the Rajiv Gandhi International Airport. HICC offers state of the art exhibition,  meeting and convention services, and a 4,000 person seating capacity. It is an integrated 291,000 square  foot (27,000 m²) facility which, together with the Novotel Hotel, covers 15 acres (61,000 m²). HICC is  proud to be the winner of the ‘Best Convention Centre’ National Tourism Award by Incredible India for  three years in a row. HICC’s IT Infrastructure, design, technology, telecommunications and AV  equipment are at par with the leading convention centers in the world.    

Hyderabad International Convention Center and Rajiv Gandhi International Airport    The modular HICC layout is well suited to facilitate full conference for plenary sessions, 6‐7 parallel  tracks (as in PACIS 2009), ample exhibitor and placement space as well as rooms for ancillary meetings.                                                               2

 http://www.accor.com/en/group/accor‐worldwide.html 

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 11 

    For the benefit of the committee we have included the detailed mapping of actual rooms in the HICC to  the requirements in the AIS lead sheet for ICIS 2014 in the file ICIS2014Bid‐ DetailedHICCRoomLeadSheetMapping.pdf.     Hotels    The HICC attached Novotel Hotel is of 5‐star 287 room quality, and has been designed to provide a  comfortable and business‐friendly environment for the business traveler.  Key features are Hi‐speed  internet; Wi‐Fi enabled rooms, international restaurant, contemporary bar, and 24 hours gym with  massage facilities. In close proximity to the Novotel, within a 15 minute air‐conditioned coach ride, are  three other 5‐star hotels (Westin, Oberoi and Trident and Ista) and one 4‐star hotel (Ella Suites). The  following map exhibits the proximity of the hotels to each other.    

Map of Conference Site and Hotel  ICIS 2014 Hyderabad 

 

 

Page 12 

      The following panel gives an indication of the excellent ambience provided by our chosen hotels:    Novotel 

Westin 

Oberoi  (opening 20123,  please see  Appendix D for  photograph) 

Ista 

                                                               3

 Members of our team met with Mr. Sanjeev Garg, Director – Project Development (Email ID:  [email protected]). He mentioned that the Trident (a division of Oberoi) will start functioning from  December 2011 & the Oberoi will start functioning from December 2012. Both Trident & Oberoi put together are  coming up with 600 rooms.  Below is the architect’s representation of the finished hotels.  ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 13 

    We will run (and have budgeted for) fully capacitated air‐conditioned coach service covering the 15  minute ride from the hotels to HICC at 10 minute intervals during peak hours of morning and evening  and 20 minute intervals during the non‐peak hours. Our plan is to have five 35‐seater dedicated buses  per hotel for each of the four hotels (Westin, Oberoi, Ista and Ella Suites. We will offer 10 minute  departures from 730am – 930am from each of the hotels to the convention center, 45 minute  departures between 930‐730pm originating both at the convention center and the hotels, and 10  minute departures back to the hotels in the evening after dinner, from 730‐930pm. The management of  this process will be handled by a team of staff and volunteers from our local partner, the Srini Raju  Centre for IT and the Networked Economy (hereafter SRITNE) at the Indian School of Business.  Each  hotel will be assigned one volunteer and one staff person from SRITNE.   In addition the bus service  agency has agreed to provide additional staff of 3‐4 person to handle on ground logistics. AIS will not  have to use any of its resources for this purpose.     In addition, we have secured favorable 2014 rates for the overall hotel room block as indicated in the  following table.     Estimated Room Block: Day Mon 12/8 Tues 12/9 Wed 12/10 Thurs 12/11 Fri 12/12 Sat 12/13 Single / 8 8 40 80 380 650 Double Suite 3 3 3 Total 8 8 40 83 383 653 Rates: Novotel $    134.00 $    134.00 $       134.00 $         134.00 $  134.00 $   134.00 Westin $  180.00 $   180.00 Oberoi $   180.00 Ista $   112.00 Ella Suites $   112.00

Sun 12/14 Mon 12/15 Tue 12/16 Wed 12/17 880 880 700 115 3 883

3 883

$    134.00 $    180.00 $    180.00 $    112.00 $    112.00

$      134.00 $      180.00 $      180.00 $      112.00 $      112.00

3 703

Total 3741

3 118

21 3762

$     134.00 $       134.00 $     180.00 $     180.00 $     112.00 $       112.00 $     112.00 $       112.00

Hotel Room Rates and Distribution    The following table also provided the overall hotel room capacity and travel time from HICC to the  hotels.    

 

 

Hotel Room Capacity within 15 Minutes Drive from HICC      The following table presents illustrative budgets for travelers travelling from Berlin and New York to  Hyderabad for ICIS. Fares are from current same period searches on expedia.com  

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 14 

    Origin 

Destination 

AIR 

Registration 

Hotel (3  nights) 

Per Diem4 

Berlin 

Hyderabad 

$918 

$599 

$450 

$240 

New York 

Hyderabad 

$1708 

$599 

$450 

$240 

  In summary, based on our prior experience of hosting PACIS 2009 and our deep local ties and network,  we are confident that ICIS attendees visiting Hyderabad will have a pleasant experience with respect to  the various facilities.       Social Event  In order to minimize transportation cost and time we plan to have this at the Novotel hotel poolside.  The event will feature exquisite Hyderabadi and Continent cuisine, one round of cocktails followed by a  cash bar, and a cultural extravaganza. This includes live Qawali music, an ancient Sufi tradition that is the  specialty of the region as well as a live Indian dance performance by the Stem Dance Kampini from  Bangalore. This will combine classical Indian dance with elements from Flamenco as per the image  below. Please visit http://www.stemdancekampni.in/ for more details. 

                                                             4

 http://aoprals.state.gov/web920/per_diem_action.asp?MenuHide=1&CountryCode=1155 

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 15 

   

    Doctoral Consortium Location and Accommodation    The Doctoral Consortium will be hosted on the Indian School of Business (ISB) campus. ISB is one of the  top business schools in the world (ranked 12th by Financial Times in 2009). With the support of the ISB  Dean (see Appendix A) and the Srini Raju Centre for IT and the Networked Economy (of which one of the  co‐chairs is the executive director)  we are pleased to provide a subsidized room and board to all ICIS  2014 doctoral consortium attendees, students and faculty. As detailed in the budget in the next section,  we are able to host entire doctoral consortium at a cost of $25,000 @ $500 per person assuming 40  students and 10 faculty. This includes room, board, facilities and an interactive cultural event with  colorful indigenous Lambadi dancers.      The ISB Campus lies on a beautiful site, with large boulders, open fields and clusters of large trees. The  campus architects have retained and highlighted the existing rock formations and the tree canopies.  Ecological balance is maintained on the campus by a large artificial lake which collects rainwater from  the roadways, parking lots and rooftops. The Academic Centre is the heart of the campus and houses  the Learning Resource Centre (LRC), the knowledge hub of the institution. The courtyard is the social  hub of the campus, providing space for service outlets, facilities and leisure. The campus provides  housing for resident and visiting faculty and also executive program participants in a 100 room  professionally managed hotel called “Executive Housing or EH.” ISB boasts a fine Recreation Centre that  houses a fitness centre, swimming pool, football/cricket ground, and courts for squash, tennis,  basketball and other sports. The Student Villages form the four cornerstones of the campus, each  accommodating 130 to 210 students in a mix of four‐bedroom apartments and studio apartments. The  doctoral consortium participants will be housed in the Executive Housing and all sessions will leverage  the state of the art infrastructure in regard to meeting rooms and presentation facilities at the ISB.      

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 16 

   

4. Budget and Financial Model    We expect the attendance at ICIS 2014 in the world’s second fastest growing economy and a hub for the  global IT services industry to be at or above par the last decade’s average. The financial model is based  on the spreadsheet template and budget figures supplied by the AIS office.  We also examined budgets  of the ICIS meetings from Las Vegas (2005) all the way to Phoenix (2009) paying close attention to Paris  (2008).  Our budget uses a conservative estimate of 1100 paid attendees.  While hotels associated with  convention centers in India do not have the scale to subsidize the cost of the meetings rooms, we have  other opportunities for cost savings, which in the end allow us to project a net surplus of upwards of  $98,000.        As is typical we present a likely scenario of 1100 attendees, as well as worst case (900) and best case  scenarios (1300) attendees. Over and above the regular ICIS attendees from around the globe, we  propose to use a special subsidized registration fee of $180 covering the variable costs for delegates from  South Asian Association for Regional Cooperation (SAARC) countries. The special fees will be extended to  academics with valid institute affiliation from India, Pakistan, Nepal, Bangladesh, Bhutan, Sri Lanka and  Maldives.  Since we will recover the variable costs associated with such registrants they do not impact  the above‐mentioned budget and associated surplus.  However, this accommodation has the benefit of  integrating a larger pool of researchers and institutions into mainstream IS research and scholarship and  into AIS.     A pro‐forma budget based on our past experience doing PACIS 2009, the International Symposium on IS  (ISIS) every December from 2006, as well as our extensive research and interactions with HICC is  provided on the following page.  While we have hard commitments from HICC, all other amounts should  be considered to be in 2010 dollars.      Travel to Hyderabad    As of date, the Rajiv Gandhi International Airport has direct flights from the following destinations  across the globe:  • Frankfurt (Lufthansa)  • London (British Airways)  • Dubai (Emirates Airlines)  • Abu Dhabi (Etihaad Airlines)  • Qatar (Qatar Air)  • Singapore (Singapore Airlines, Air India)  • Bangkok (Thai Airways)  • Kuala Lampur (Malaysian Airlines)    For North American colleagues we recommend using Boeing 777 direct flights from New York  (Continental, Air India), Chicago (American) or Toronto (Air Canada) to Delhi and Mumbai, where we will  setup a special help desk to facilitate an easy transfer to Hyderabad. Delhi’s newly opened Terminal 3 at  the Indira Gandhi International Airport is the world’s 5th largest terminal and second in Asia only to  ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 17 

    Beijing. It offers seamless connectivity to other destination in India.  Flying time from North America to  India ranges between 13‐15 hours depending on wind and routing patterns.  At the time of writing,  economy class tickets from N. America to India for the first half of December are available in the $1200 ‐  $1400 range depending on the airline and route.     Low

Attendance

Medium High Budgeted                 900             1,100             1,300

Revenues   Registrations Exhibits Sponsorships ‐ Standard Other Revenue

        496,214           15,000           50,000             1,250

        605,373           15,000           50,000             1,250

        714,532           15,000           50,000             1,250

Base rate of $599 Academic early, $365 Student early $1,500 for 10 exhibitors Industry, Govt. of India, State Government, Academic Institutions Private Placement

Total Revenue

        562,464         671,623         780,782

Reception/Events/Tours

        211,958         213,958         216,958 expenses if applicable

Conference Management

          19,056           22,056           25,056 fees for AIS office and committee and room rebates if applicable.

On‐site Conference Expenses Equipment Exhibit Expense Sponsorship Consortia

        195,889             8,889             1,500                  ‐           25,000

Proceedings

          20,000           20,000

Publicity

            4,500             4,500

Workshop Other Insurance

Food/beverage and/or meeting room fees workshops or MIS Camp                  ‐                  ‐                  ‐             2,000             2,000             2,000 Miscellaneous fees that may arise             9,800             9,800             9,800 Insurance to cover conference facility

Support Services

          37,617           37,617           37,617 the conference

Accounting Web/DRS/Network Maintenance Webhosting AIS/Database Management Bank Service Charges

            9,167             5,528                 756             2,100                 500

Credit Cards Total Expenses

            7,350             7,350         561,610         602,388         644,165

Expenses Includes opening and closing reception, transportation and facility

Includes Meeting Planner fees, Registration processing fees, travel

        231,667             8,889             1,500                  ‐           25,000

        267,444             8,889             1,500                  ‐           25,000

Largely meals for conference, but also includes registration supplies, keynote speaker fees, souvenirs and tips to Hotel staff AV equipment, Labor, cyber café and wi-fi fee to set up and break down exhibit area

food/beverarge and awards for Doctoral Consortium - ISB support ScholarOne fees for paper submissions, design and printing of           20,000 program and pocket guide and CD Proceedings costs to publicize conferences - giveaways at previous             4,500 conferences

15% of allcoated charges from AIS office to manage and support

Net Contribution To Surplus

854

            9,167             5,528                 756             2,100                 500

69,235

            9,167             5,528                 756             2,100                 500

15% of charges for Accounting services rendered by 3rd Party (Meeting Expectations) 15% of costs paid for maintenance of registration site 15% of costs paid for hosting of the website 1/3 of Association Management Services license fee

minimal charge to cover banking fees Payments to AMEX and MC/Visa for processing payments via             7,350 credit card

136,617 This is a conservative estimate

  Pro‐forma Budget for ICIS 2009 

 

   

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 18 

    In summary, we have worked hard at ensuring a conservative budget that achieves minimum cost for  attendees and results in a healthy net contribution to the community.  For the benefit of the site  selection committee, Appendix B has a more detailed breakup of the cost structure.  

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 19 

   

5. Conference Program    Proposed Theme for ICIS 2014: “IT: A Transformative Force”    The proposed conference theme for ICIS 2014 is “IT: A Transformative Force.”  The theme of the  conference emphasizes the fundamental role of technology as a transforming force in businesses,  communities, societies, and markets. Over the last few decades, there have been periods of palpable  excitement and expectations about the potential of information technology to fundamentally reshape  life and work.  Many would argue that we are currently in the throes of yet another such moment when  today’s relatively nascent technologies such as cloud computing, social platforms, and app‐based  architectures will yet again unleash another wave of digital transformations, changing how we connect,  how we communicate, how we work, how we play, and how we live.    The ICIS 2014 conference in India will invite academic scholars and practitioners from across the globe  to share their ideas and visions about IT as a transformative force through research paper presentations,  panel discussions, debates, and poster sessions.  The theme is an inclusive one that provides  opportunities for all IS scholars to participate and benefit from the conference. We will have several  tracks that draw and connect the conference theme to both established as well as novel areas of  research in IS.      Suggested tracks are as follows:    1. (Conference theme) Digital Transformations  2. Digital Business Strategy & Ecosystems  3. Transformations in Data and Business Analytics  4. Breakthrough ideas in IT design  5. Global ICT and e‐business transformations  6. IT and Sustainability , Green IT  7. Transformations in healthcare IT  8. Challenges and Transformations in IT Security  9. Transformations in IT Management  10. Research Methods for IS: Cool Tools  11. Delivering innovations in IT and through IT  12. Reshaping relationships through IT  13. Economics and Value of IT  14. IT in Emerging Economies  15. IT Based Smart Markets and Services  16. IS Security and Managed Security Services  17. Human‐Computer Interaction  18. Web 2.0 and Online Communities  19. Monetizing Information and Information Services  20. Transformations in Crowdsourcing and E‐Lance Economy  21. Transformations in IS Curriculum and Education 

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 20 

   

6. Ancillary Meetings    In preparing this bid the conference committee has paid attention to all of the requirements for ancillary  meetings, including size, meeting space needs, etc.  We have investigated the availability of space at  HICC and determined that adequate facilities are available for all pre‐ICIS meetings.  The expenses for  such meetings will be billed directly to each sponsoring organization (e.g., an AIS SIG, WITS, etc.) directly  at cost, thereby relieving the administrative burden on AIS staff.   

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 21 

    Appendix A: Letter of support from Indian School of Business Dean and Nasscom 

  ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 22 

   

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 23 

    Appendix B: Detailed Breakdown of the Estimated Cost Structure for ICIS 2014, Hyderabad    1 2 3 4

Budget head for ICIS 2014 Conference Local transport Airport pickup and drop for invitees Transpotation between ISB - Novotel A/C Buses (35 seater) Air Tickets

5

Novotel_Conference venue expenses

6 7 8 9 10 11

Miscellanious AIS Registration Conference Coordinator Conveyance Telephone calls etc. Videography & editing Photography Banners

12 13 14 15 16 17 18 19 20

Boarding & Lodging Lunch on Day 1 Lunch on Day 2 Coffee and Tea Breaks Pre Conference Dinner Dinner on Day 1 with cash bar Gala Dinner on Day 2 Live Performance - 1 Live Performance - 2 Speakers & Special Invitees - Lodging

1100 1100 5500 300 1100 1100 1 1 40

1,100 1,100 300 2,000 1,500 1,500 150,000 350,000 8,000 Sub Total

21 22 23 24

Conference material Delegate Kit (with pen & pad) Momentos Name tags Marketing Material

1100 100 1100 1100

750.00 1,500.00 100.00 500.00 Sub Total

25 26 27

A/V Equipment IT/AV serives at Conference Venue Misc expenses at Conference Venue Exhibit Expense

28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

Consortia Proceedings Publicity Workshop Other Insurance Support Services Accounting Web/DRS/Network Maintenance Webhosting AIS/Database Management Bank Service Charges Credit Cards

S. No

Budgeted Budgeted Rate (INR) Amount (INR)

Qty 10 30 66 25

4,000 3,000 15,000 12,000 Sub Total

1100 50

675 1,000 25,000 2 50,000 3 15,000 30 1,000 Sub Total

200,000.00 200,000.00 67,500.00

Remarks

40,000 10 cabs on disposal 90,000 10 cabs on disposal x 3 days 990,000 22 buses on disposal x 3 days 300,000 1,420,000

$ $ $ $ $

889 2,000 22,000 6,667 31,556

8,208,118 Total expenses at the conference venue

$

182,403

$ $ $ $ $ $ $

16,500 1,111 556 2,222 1,000 667 22,056

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $

26,889 26,889 36,667 13,333 36,667 36,667 3,333 7,778 7,111 195,333

$ $ $ $ $

18,333 3,333 2,444 12,222 36,333

$ $ $

4,444 4,444 1,500

Food/beverarge and awards for Doctoral Consortium - ISB support $ ScholarOne fees for paper submissions, design and printing of program$ costs to publicize conferences - giveaways at previous conferences $ Food/beverage and/or meeting room fees workshops or MIS Camp $ Miscellaneous fees that may arise $ Insurance to cover conference facility $ 15% of allcoated charges from AIS office to manage and support the c $ 15% of charges for Accounting services rendered by 3rd Party (Meetin $ 15% of costs paid for maintenance of registration site $ 15% of costs paid for hosting of the website $ 1/3 of Association Management Services license fee $ minimal charge to cover banking fees $ Payments to AMEX and MC/Visa for processing payments via credit c $

25,000 20,000 4,500 2,000 9,800 37,617 9,167 5,528 756 2,100 500 7,350

$

602,388

742,500 50,000 25,000 100,000 45,000 30,000 992,500

1,210,000 1,210,000 1,650,000 600,000 1,650,000 1,650,000 150,000 350,000 320,000 8,790,000

Approximate value 2day X 25000 per day 3 days X 10000 per day 30 banners X 1000 each

1100 guest X 1100 per head 1100 guest X 1100 per head 1100 guest X 5 X 300 1100 guest X 1500 per head (cash-bar) 1100 guest X 1500 per head (cash-bar) Qawali and folk dance (with decorations) Stem Dance with stage setup 40 guest X 1 night = 40 nights of accommodation + airport transfer

825,000.00 150,000.00 110,000.00 550,000.00 (ISB insights, News letters, Flyers, Book marks e.t.c) 1,635,000.00

200,000.00 Stage, AV services, Lighting, Tables & Chairs 200,000.00 Network Access 67,500.00 Exhibit stalls for participants

Total Expenses S. No 1 2 3 4 5 6

Revenue ICIS Registration AIS Support for Doc. Consortium Book publishers Universities Corporates Other Total Revenues

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Qty 1100 1 10 10 10

Revenue per 24561 225000 67500 45000 180000

Total Cost in $

Expected Revenue 27,016,785 225,000 675,000 450,000 1,800,000 56,250 30,223,035

Remarks Average (student + early bird registration) Doctoral Consortium support $1500/publisher support $1000/university support $4000/corporate support Private Placement

Total Rev in $ $ 600,373 $ 5,000 $ 15,000 $ 10,000 $ 40,000 $ 1,250 $

671,623

 

Page 24 

    Appendix C. Doctoral Consortium Location  Indian School of Business, Hyderabad     

Path to Academic Center   

Front View of Campus 

ICIS 2014 Hyderabad 

 

 

 

Page 25 

   

 

The Executive Education Center   

Inside the Academic Center: The Library    ICIS 2014 Hyderabad 

 

 

Page 26 

    Appendix D: Architect’s Rendering of Oberoi Hotel Expected to Open in 2012   

 

ICIS 2014 Hyderabad 

 

Page 27