Estrategias para el manejo de las finanzas y flujo de efectivo DESARROLLE Y EXPANDA SU NEGOCIO Presentado por: Brenda L. Rodríguez Galarza, CPA Directora Regional PR SBTDC San Germán

FRASE DEL DÍA “No hay dificultades que no sean oportunidades… como no hay problemas que no puedan ser capitalizados.” Efraín Vasallo “El éxito es una manera de pensar”.

OBJETIVO DE LA EMPRESA

Alcanzar el éxito financiero

REGLAS A SEGUIR PARA EL MANEJO DE LAS FINANZAS

REGLAS…  Regla #1  Tener un plan negocios/estratégico 

  



de

Tener una visión, misión y objetivos definidos que le de dirección a todos los integrantes de la empresa Debe ser por escrito Establecer períodos: dónde deseo estar en 10 años, 5 años, 1 año Establecer el rol de cada integrante del grupo de trabajo en lograr las metas y objetivos contenidos en el plan Participación de los empleados, socios y comunidad externa

 Regla #2  Evaluar el impacto financiero de las acciones/decisiones gerenciales 

Compra de activos, contratación de empleados, nuevas líneas de negocio/producto  Integración de departamentos del negocio: contabilidad, mercadeo, recursos humanos, ventas, almacén, entre otros

REGLAS…  Regla #3  Tener la contabilidad del negocio al día    

Interna Contador Externo El empresario debe conocer Realizar análisis financiero

 Regla # 4  Separar las actividades del negocio de las personales  Mantener cuenta bancaria para uso exclusivo del negocio

 Regla #5  Tener familiar

un

presupuesto

 Regla #6  Tener un presupuesto de las operaciones del negocio y compararlo con lo actual  Evita el problema de reaccionar día a día  Es imprescindicible para el control de costos

REGLAS…  Regla #7  Tener sistema de control interno para proteger los activos del negocio    

Tener estándares de conducta y ética definidos Compromiso de parte de todos los empleados Asignación de tareas y autoridad Control físico de los activos

 Regla # 8  Cumplir con las obligaciones contributivas y reglamentaciones gubernamentales

 Regla #9

 Evaluar y/o reestructurar los sistemas operacionales del negocio  Aumentar eficiencia mediante uso adecuado de activos y recursos humanos  Reducir/eliminar los procesos que no añaden valor

CONTABILIDAD ¿Qué debes conocer?

QUÉ ES CONTABILIDAD DEFINICIÓN INFORMAL  Mantener información de ingresos, gastos, activos y deudas de mi negocio, en una forma organizada, que me permita conocer en cualquier momento, mi posición financiera

USOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE  Personal    

Elaborar estados financieros Control Administrativo Toma de Decisiones Ajustarte al Presupuesto y controles internos  Estudiar el progreso del negocio  Vigilar costos  Prevenir robos

CÓMO DEBE SER SU CONTABILIDAD  Costo vs. Beneficio de obtener la información a tiempo  Estándar vs. adaptado

 Simplicidad  Evite la duplicidad

 Participación del dueño  Entiéndalo

 Controles internos  Políticas y procedimientos

ESTADOS FINANCIEROS  Income Statement (Estado de ingresos y gastos)  Balance Sheet (Estado de Situación)  Retained Earnings Statement (Estado de Ganancias Retenidas)  Cash Flow Statement (Estado de Flujo de Efectivo)

ESTADO DE SITUACIÓN

ESTADO DE INGRESOSY GASTOS

EL CICLO FINANCIERO OPERACIONAL

ANÁLISIS FINANCIERO

Qué es eficiencia en los negocios?

FINANCIAL RATIOS  Balance Sheet Ratios  Income Statement Ratios  Overall Efficiency Ratios  Specific Efficiency Ratios

FINANCIAL RATIOS… Balance Sheet

Income Statement

 Current

 Gross Margin

 Quick

 Net Margin

 Debt-to-worth

FINANCIAL RATIOS… Overall Efficiency

Specific Efficiency

 Sales-To Assets

 Inventory Turnover

 Return On Assets

 Inventory Turn-days

 Return On Investment

 Accounts Receivable Turnover

 Average Collection Period  Accounts Payable Turnover  Average Payment Period

ESTRATEGIAS PARA EL BUEN MANEJO DE FLUJO DE EFECTIVO

EL CICLO DE FLUJO DE EFECTIVO Paso 1 Compra la mercancía a crédito

Paso 2 Vender Mercancía a clientes a crédito

Paso 4 Pagar a proveedor por mercancía

Paso 3 Cobrar cuentas a cobrar de clientes

PUNTO DE EQUILIBRIO (BREAK EVENT POINT)

GASTOS FIJOS

Costos Fijos

$6,000

$4,000

$2,000

$0 0 100 200 300 400 Número de Productos/Unidades de Servicio Vendidas

GASTOS VARIABLES Gastos Variables (Costos)

$2,500

$2,000 $1,500 $1,000

$500 $0 0

100

200

300

400

Número de Productos/Unidades de Servicio Vendidas

CAUSAY EFECTO DE LOS PROBLEMAS FINANCIEROS Causas de problemas financieros: •Exceso de inventario •Cuantas por cobrar excesivas •Pobre control del inventario •Malas compras •Precios erróneos •Baja productividad •Alto endeudamiento •Pobre control de gastos Efecto: •Baja en ventas •Bajo margen de ganancia y ganancia neta •Deficiencia en flujo de efectivo

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR/MANTENER UN BUEN FLUJO DE EFECTIVO 1. Preparar presupuesto de flujo de efectivo 2. Tener una reserva de efectivo 3. Determina qué está afectando el flujo de efectivo • Mal manejo de Inventario, cuentas por cobrar 4. Determina las causas de la baja en márgenes de ganancia 5. Pagar las contribuciones a tiempo-evita el embargo de cuentas de banco 6. Aumento en las ventas/ingresos (sin sacrificar la calidad • •

Aumento en precios y/o clientes y frecuencia de compra Impulsar las ventas de productos con mayor margen de ganancia

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR/MANTENER UN BUEN FLUJO DE EFECTIVO 7. Manejo efectivo de las cuentas por cobrar • • • • •

Tener políticas de crédito que sean realistas con su posición financiera Ofrecer descuentos a los clientes para agilizar el cobro Factura inmediatamente luego de entregar producto u ofrecer el servicio Pedir referencias de crédito a potenciales clientes Diversificar cartera de clientes

8. Maximizar la inversión en activos. Tener equipos eficientes 9. Tener línea de crédito y hacer buen uso de la misma

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR/MANTENER UN BUEN FLUJO DE EFECTIVO 10. Reducir desperdicios de producción y demás actividades de la empresa 11. Negociar términos de pago y precios con suplidores 12. Cortar o bajar los gastos del negocio de manera realista 13. Mantener niveles de inventario adecuados • • •

Hacer ventas de descuento para inventario que no se mueve Optimizar tamaños de compra Esto disminuye el pago de contribuciones y seguros

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR/MANTENER UN BUEN FLUJO DE EFECTIVO 14. Pagar a los suplidores de acuerdo a las políticas establecidas • Aprovechar los descuentos por pagar antes • Envía el pago el día que corresponde, no antes. Puedes utilizar transferencia electrónica

15. Monitoreo continuo del flujo de efectivo 16. Unirse a grupos o cooperativas de negocios Ej: grupos de farmacias para comprar a precios más bajos 17. Mantener controles internos en el manejo de efectivo y otros activos

ESTRATEGIAS FINANCIERAS PARA HACER CRECER LOS NEGOCIOS Estrategia General: Maximizar el valor de la empresa

Optimizar la inversión de los dueños

Optimizar los ingresos

Optimizar el financiamiento

Minimizar Gastos

Minimizar el pago de contribuciones

Minimizar la vulnerabilidad

Maximizar el uso de sistemas (valor añadido)

PUERTO RICO SBTDC

Acuerdo Cooperativo desde el 1997

ACCESIBILIDAD A TRAVÉS DE TODA LA ISLA

PR SBTDC Service Center

Ocho (8)Centros de Servicios  6 Oficinas Regionales (SBDCs)  Centro Comercio Internacional (ITC)  Centro de Innovación y Tecnología (CiT)  Programa de Educación Empresarial  Oficinas Ejecutivas en Hato Rey

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SERVICIOS INTEGRADOS DEL PR SBTDC

Asesoramiento Educación Empresarial (conocimiento)

Individual y Continuo (necesidades/ etapa de crecimiento)

Seguimiento Ciclo de Vida (sustentable)

Visitas al Cliente

TE LLEVAMOS DE LA MANO… Plan de Exportación Incentivos de PRIDCO Financiamiento para Exportación Misiones Comerciales

Exportar Búsqueda de Patente Fase Cero Propuestas SBIR/STTR Competencia Innoventure

Innovar Sr. Fernando Rodríguez Prime Janitorial Services

Estrategias de Crecimiento Análisis Financiero Contratación Federal Modelos de Excelencia

Crecer

Mapa de Crecimiento Visitas al Negocio Estructura Financiera Plan Operacional Recursos Humanos

Adiestramiento Plan de Negocio Análisis de Crédito Financiamiento Formas SBA

Comenzar

Idea de Negocio

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CPA Brenda L. Rodríguez Galarza, SCBC

PR SBTDC San Germán Regional Director Universidad Interamericana Recinto San Germán [email protected] (787)892-6760 (787)264-1912 ext 7715