CODIGO: OCI-006-05

VERSION: PRIMERA

AREA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL TITULO:

DISPOSICION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS

RUBRO Formulado por:

NOMBRE

FIRMA

Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por:

Organo de Control Interno

VºBº OPP:

Oficina de Presupuesto

Planificación

y

FECHA

INDECI Sede Central

1.

PROCEDIMIENTO: DISPOSICION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS

CODIGO: OCI-006-05 FECHA:01/07/2005

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OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de la Disposición, Seguimiento y Evaluación de las Medidas Correctivas para el Organo de Control Institucional del INDECI. Este procedimiento sirve para verificar y controlar el cumplimiento de las implementaciones de las acciones correctivas recomendadas en los Informes resultantes de las Acciones de Control efectuadas por el Organo de Control Institucional. Dichas implementaciones serán adoptadas por la administración de la Unidad Orgánica auditada y serán evaluadas por los Auditores del OCI.

2.

ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para la Comisión de Auditoría encargada, el Supervisor y el Jefe del Organo de Control Institucional, así como los responsables de la Unidad Orgánica Auditada y sus niveles Gerenciales correspondientes. Describe las actividades desde el inicio del trámite de Resolución Jefatural para la implementación de las medidas correctivas en el área examinada hasta el archivo del Informe Semestral de Seguimiento de Medidas Correctivas luego de haber sido entregado un ejemplar a la Jefatura del INDECI.

3.

BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI. y Decreto Supremo Nº 005-2003-PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento. 3.2. Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. 3.3. Resolución de Contraloría Nº 114-2003-CG, que aprueba el Reglamento de los Organos de Control Institucional, y modificado por las Resoluciones de Contraloría Nº 014-2004-CG y Nº 047-2004-CG. 3.4. Resolución de Contraloría Nº 279-2000-CG, que aprueba la Directiva Nº 014-2000-CG/B150 – Verificación y Seguimiento de Implementación de Recomendaciones Derivadas de Acciones de Control. 3.5. Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), aprobadas por la Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG.

4.

REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Informe de la Acción de Control, que contiene las recomendaciones respectivas. 4.2. Resolución Jefatural que autorice la implementación de las medidas correctivas correspondientes. 4.3. Instalación del Sistema de Auditoría Gubernamental (SAGU) en el Organo de Control Institucional.

5.

RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Responsables de la implementación de las medidas correctivas de las unidades orgánicas examinadas. 5.2. Organo de Control Institucional.

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5.3. Jefatura del INDECI. 5.4. La Gerencia de Planificación y la Gerencia Central de Desarrollo de la Contraloría General de la República. 6.

CONSIDERACIONES. 6.1. La Jefatura del INDECI, en cada oportunidad que reciba un Informe resultante de una Acción de Control, deberá informar por una sola vez, a la Contraloría General en un plazo de quince (15) días útiles de recibido el Informe, las acciones dispuestas con precisión de plazos y de funcionarios responsables de implementar las recomendaciones formuladas; para lo cual deberá adjuntar el formato Nº 4: “Acciones Adoptadas por el Titular” que se muestra en la Directiva Nº 014-2000-CG. Asimismo remitirá una copia al Organo de Control Institucional de la entidad. 6.2. El Organo de Control Institucional deberá presentar los resultados de la verificación y seguimiento en forma impresa y en diskette, correspondiente a los siguientes periodos: Primer semestre (Enero-Junio) a más tardar el 31 de Julio del año de ejecución. Anual (Enero-Diciembre) a más tardar el 31 de Enero del año siguiente. 6.3. Los resultados de la evaluación de las medidas correctivas, deben presentarse a través de un Cuadro Resumen que incluya: Detalle de las observaciones y recomendaciones comprendidas en el informe anterior. Acciones adoptadas por la entidad. Evaluación del auditor sobre las acciones adoptadas por la entidad. Consideración si la recomendación fue implantada y la observación superada. 6.4. El estado de implementación de las recomendaciones se presentará en el formato Nº 5 - A: “Verificación y Seguimiento de la Implementación de Recomendaciones” – Acciones Adoptadas. Dicho formato que se encuentra en la Directiva Nº 014-2000-CG así como su respectivo instructivo. 6.5. La situación de los procesos administrativos comprende el reporte de la situación de las recomendaciones de inicio de los procesos administrativos o judiciales, respecto de las acciones adoptadas para su implementación, cuya información se presentará en el formato Nº 5 - B: “Verificación y Seguimiento de la Implementación de Recomendaciones” – Situación de los Procesos Administrativos e inicio de las Acciones Judiciales, formato que se muestra en la Directiva Nº 014-2000-CG con su respectivo instructivo. 6.6. Una vez iniciado el proceso judicial, es decir emitido el auto apertorio de Instrucción Penal o Admisorio de la demanda (en caso de recomendación penal y civil respectivamente), seguidamente deberá procederse a llenar el formato Nº 6 - A: “Acciones Judiciales” – Información General, y Nº 6 – B: “Acciones Generales” – Seguimiento de Procesos Judiciales, formatos que se encuentran en la Directiva Nº 014-2000-CG (con sus respectivos instructivos), los cuales se presentarán por una sola vez a la Contraloría General.

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7.

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SIGLAS 7.1. CGR: Contraloría General de la República. 7.2. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica. 7.3. OCI: Organo de Control Institucional. 7.4. SAGU: Sistema de Auditoría Gubernamental.

8.

DEFINICIONES 8.1. Concluido: Situación en la que un proceso de Implementación de Medidas Correctivas ya ha sido ejecutada y se han obtenido resultados finales. En el caso de establecerse la aplicación de Medidas Disciplinarias, ésta se ha efectivizado y anotado en el legajo del Servidor. 8.2. En proceso: Se refiere a la situación en donde la implementación de las Medidas Correctivas se viene desarrollando. 8.3. Informes Permanentes: Son aquellos informes que emiten los responsables del área en que se ejecuta la implementación de las medidas correctivas y que contienen los resultados de dicha implementación. Estos Informes se elaboran cada vez que se obtienen una cantidad conveniente de resultados. Se pueden emitir varios informes permanentes en un mismo semestre. Estos informes serán remitidos a la Jefatura del INDECI para su conocimiento los cuales serán posteriormente derivados al Organo de Control Institucional para su evaluación, seguimiento y registro en el SAGU. 8.4. Informe Semestral: El Informe Semestral de verificación y seguimiento de medidas correctivas es un documento escrito mediante el cual la Comisión de Auditoría responsable expone los resultados obtenidos durante el semestre sobre la implementación de las Medidas Correctivas del caso a través de la información recogida en los informes permanentes. Este informe tiene por finalidad brindar suficiente información a la Gerencia de Planificación y la Gerencia Central de Desarrollo de la Contraloría General de la República para tener un control efectivo sobre las acciones de implementación por parte de la entidad auditada y de su seguimiento por parte del Organo de Control Institucional. 8.5. Pendiente: Se refiere a la situación de un proceso de implementación que aún no se ha iniciado. 8.6. Recomendaciones: Constituyen las medidas específicas y posibles que, con el propósito de mostrar los beneficios que reportará la acción de control, se sugiere a la administración de la entidad para promover la superación de las causas y deficiencias evidenciadas durante el examen. Las recomendaciones se formularán con orientación constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestión de la entidad y el desempeño de los funcionarios y servidores públicos a su servicio, con énfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de los parámetros de economía, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo proporcional a los beneficios esperados.

9.

GLOSARIO DE TERMINOS Sistema de Auditoría Gubernamental: Es la herramienta informática que permite a los órganos del Sistema Nacional de Control el registro del Plan Anual de Control a través de su programación, ejecución y evaluación. La información remitida por medios magnéticos, mediante uso del SAGU, tiene carácter de Declaración Jurada.

INDECI

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10. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Viene del proceso “Elaboración del Informe de las Acciones de Control” o del proceso “Elaboración del Informe Especial” Jefe del INDECI

1. Recibe Informe de la Acción de Control o Informe Especial, contiendo las observaciones, conclusiones y recomendaciones.

OAJ

Responsable

Se inicia el proceso “Trámite de Resoluciones”, el que concluye con la firma de la Resolución Jefatural, así mismo la Oficina de Asesoría Jurídica se encargará de entregar 2 copias de la Resolución Jefatural a la Contraloría General de la República y 1 copia al Titular de la Unidad Orgánica auditada adjunto en el Informe de la Acción de Control.

CGR

Responsable

2. Recibe las Resoluciones Jefaturales y envía una al OCI.

JEFATURA

3. Recibe la Resolución Jefatural. Secretaria

OCI

4. Entrega la Resolución Jefatural al Jefe para su conocimiento.

Jefe

4. Recibe, toma conocimiento y deriva la Resolución Jefatural al Auditor Responsable.

Auditor Responsable

5. Recibe, toma conocimiento y deriva la Resolución al Asistente Administrativo para su registro.

Asistente Administrativo

6. Registra la Resolución Jefatural en el SAGU. 7. Archiva la Resolución Jefatural. 8. Recibe el Informe de la Acción de Control y la Resolución Jefatural correspondiente.

Unidad Orgánica Auditada

SGII

Responsable

9. Efectúa la implementación de las medidas correctivas en base a las recomendaciones que contiene el Informe. 10. Elabora los Informes permanentes sobre las implementaciones (pendientes, en proceso o concluidas), lo envía a Jefatura del INDECI para su conocimiento, quien a su vez los deriva al OCI.

Secretaría General

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de los Informes permanentes a la OCI y a la Jefatura del INDECI, para conocimiento.

Secretaria

11. Recibe y registra los Informes permanentes para luego entregárselos al Jefe.

Jefe

12. Recibe Informes permanentes de las medidas adoptadas por la Unidad Orgánica auditada, conoce y los deriva al Auditor responsable.

OCI

INDECI

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13. Revisa, evalúa y verifica las medidas correctivas adoptadas.

OCI

Auditor Responsable

Unidad Orgánica Auditada

Responsable

Secretaria

Auditor Responsable

No se encuentra realizada la implantación en forma adecuada 14. Solicita mediante un memorándum a la Unidad Orgánica auditada, información o documentos adicionales, e indica observaciones y/o aclaraciones de las recomendaciones señaladas en el Informe de Acción de Control. 15. Recibe memorándum de solicitud o indicaciones. 16. Envía Información adicional solicitada. 17. Recibe y registra información o documentos adicionales, luego envía al Jefe para su conocimiento, ir a la actividad 12. Se encuentra realizada la implantación en forma adecuada 18. Envía informe al Asistente Administrativo para su respectivo registro en el SAGU. 19. Registra en el SAGU las medidas correctivas.

OCI

Asistente Administrativo

20. Emite reporte semestral del Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas y lo envía al auditor responsable.

Auditor Responsable

21. Revisa y corrige Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas.

Supervisor

21. Revisa y corrige Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas. 21. Revisa y corrige Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas.

Jefe

Apoyo Administrativo Auditor Responsable Supervisor

22. Aprueba Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas y lo envía al asistente administrativo para su respectivo registro. 23. Registra proyecto de medidas correctivas en el SAGU. 24. Imprime el Informe final semestral y el oficio. 25. Revisa y aprueba el Informe Final, semestral. 25. Revisa Informe Semestral.

Jefe

26. Le da el VºBº al Informe Semestral, firma los Oficios y la Memoranda e instruye para ser remitidos a la Contraloría General.

CGR

Responsable

27. Recibe el Informe Semestral del Seguimiento de las Medidas Correctivas y entrega cargo.

OCI

Secretaria

28. Recibe el cargo, lo archiva y envía una copia del informe semestral a Jefatura.

INDECI

PROCEDIMIENTO:

Sede Central

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SGII

Secretaría General

OCI

Secretaria

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Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega del Informe Semestral a la Jefatura del INDECI, para conocimiento. 29. Recibe cargo. 30. Archiva cargo de Jefatura, dando fin al proceso.

11. DIAGRAMA DE FLUJO

DISPOSICION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS INDECI OCI

CGR Jefe

Secretaria/ Asistente Administrativo

Supervisor

Auditor Responsable

UNIDAD ORGANICA AUDITADA Responsable

SGII SECRETARIA GENERAL

OAJ

JEFATURA

Inicio

Elaboración del Informe de las Acciones de Control

Elaboración del Informe Especial

Trámite de Resoluciones 2 Recibe Resolución Jefatural

3 Recibe Resolución Jefatural

4 Recibe y toma conocimiento

4 Envía al Jefe para su conocimiento 5 Recibe y toma conocimiento 6 Registra en el SAGU

RJ

8 Recibe informe y Resolución Jefatural

7 9 Ejecuta implementación de medidas correctivas

10 Elabora Informes permanentes (resultados) 11 Recibe, registra Informe y comunica al Jefe

α

Administración del Proceso de Trámite Documentario

11 Envía Informes permanentes

1 Recibe informe de Acción de Control (con superaciones, observaciones y recomendaciones)

DISPOSICION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS INDECI OCI

CGR Jefe

Secretaria/ Asistente Administrativo

Auditor Responsable

Supervisor

UNIDAD ORGANICA AUDITADA Responsable

α

a

13 Revisa, evalúa y verifica medidas correctivas adoptadas

12 Recibe Informes permanentes

Si

Implantación realizada adecuada ?

No 14 Solicita información o documentos adicionales e indica observaciones y/o aclaraciones de las recomendaciones 17 Recibe información o documentos adicionales y los envía al Jefe

a

16 Envía información adicional solicitada

18 Envía Informe al Asistente Administrativo para su respectivo registro

19 Registra en el SAGU

20 Emite Reporte semestral del proyecto de seguimiento de medidas correctivas 21 Revisa y corrige proyecto

22 Aprueba proyecto

β

21 Revisa y corrige proyecto

15 Recibe memorándum de solicitud o indicaciones

21 Revisa y corrige proyecto

SGII SECRETARIA GENERAL

JEFATURA

DISPOSICION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS INDECI OCI

CGR Jefe

Secretaria/ Asistente Administrativo

Supervisor

Auditor Responsable

UNIDAD ORGANICA AUDITADA Responsable

SGII SECRETARIA GENERAL

β 23 Registra proyecto en el SAGU

24 Imprime Informe final y oficios

25 Revisa y aprueba informe semestral

25 Revisa Informe semestral 27 Recibe Informe semestral

26 V°B° del Informe semestral, oficios y memoranda 28 Recibe y archiva cargo, envía una copia del Informe a Jefatura

29 Recibe cargo

Cargo 30

Fin

Administración del Proceso de Trámite Documentario

JEFATURA